Comunicação oral e escrita

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1 Comunicação oral e escrita Marta C. Gomes Prof. Auxiliar SUTVS 4 Abril 2008 Motivação Nova etapadavida Maior autonomia Mais tempo em actividades de comunicação formal Éimportanteser proficiente BOA IMAGEM 3 Motivação Síntese da aula Nova etapadavida Maior autonomia Mais tempo em actividades de comunicação formal Escrita (relatórios, cartas, s, ) Oral (apresentações) Expressão escrita: Processo de escrita Orientações para elaborar documentos Expressão oral: Como estruturar uma apresentação oral Melhorar a comunicação oral Exemplos Conclusão e discussão 2 4 1

2 Como elaborar documentos Como elaborar documentos escritos Como é que escrevemos? 1. Início Objectivos Âmbito Clientes/leitores Escrevo, não escrevo? Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST) 7 Como elaborar documentos Início Planeamento Execução Controlo Como elaborar documentos 2. Planeamento da escrita Objectivos (o que é que eu quero com o que escrevo) Âmbito (o que fica dentro e fora do discurso) Planeamento (estrutura, organização e tempos) Adequação aos recursos (meios disponíveis) Adequação em valor (aspectos a sublinhar) Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST) 6 Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST) 8 2

3 Como elaborar documentos 3. Execução da escrita Plano Afinação contínua Rascunhos ( drafts ) Melhoria da forma Melhoria da estrutura Como elaborar documentos 5. Estrutura O documento deve estar bem estruturado Ideias claras (estrutura clara) Organizar ideias Leva tempo! FIO CONDUTOR ( storyline ) do princípio ao fim Textos longos (relatórios, teses) Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST) 9 11 Como elaborar documentos 4. Controlo do processo Avaliação do resultado Aferição de eficácia Controlo de qualidade Como elaborar documentos 5. Estrutura Ideias claras (estrutura clara) FIO CONDUTOR ( storyline ) do princípio ao fim Põr-se no lugar do leitor Tornar a sua tarefa (leitura) agradável Final de um capítulo: conclusões e ligação ao próximo Cedido por Prof. José Figueiredo (DEG/IST)

4 Como elaborar documentos Como elaborar documentos 5. Estrutura Introdução Desenvolvimento Conclusão Documentos longos Documentos curtos Cartas formais s formais Por que ordem escrevê-las? Estrutura Em textos longos, caprichar na escrita: 1. Desenvolvimento 2. Conclusão 3. Introdução 4. Resumo/sumário executivo O desenvolvimento, ao contrário das outras partes, só será lido em pormenor por uma minoria de pessoas 15 Como elaborar documentos 5. Estrutura Em textos longos, escrever por esta ordem: 1. Desenvolvimento 2. Conclusão 3. Introdução 4. Resumo/sumário executivo No final tem-se uma visão de síntese que torna mais fácil escrever a introdução e o resumo Como elaborar documentos 6. Dificuldades na escrita Escrever é difícil, pode ser mesmo doloroso. Porquê? Relação estreita entre pensamento e linguagem O pensamento conserva-se e fixa-se através da linguagem A linguagem não só se reflecte no pensamento como o determina

5 Como elaborar documentos 6. Dificuldades na escrita Escrever estrutura o pensamento Leva-nos a pensar no nosso trabalho de uma forma diferente MECivil: é importante ir escrevendo a tese e não deixar para o fim! Versõessucessivasatéàfinal Facilita muito o trabalho com o orientador 50% do tempo (ou mais) a escrever! Apresentações orais 17 Aprofundamento de competências 1. J.M. Viegas, Como escrever um relatório técnico ou científico - Recomendações gerais, 2005/ A.C. Madeira, M.M. Abreu, Comunicar em Ciência - Como redigir e apresentar trabalhos científicos, Escolar Editora, Twelve steps to developing an effective first draft of your manuscript, San Francisco Edit. 4. Cursos de formação em expressão escrita (gerais; escrita técnica e científica) Apresentações orais Porque se fazem apresentações orais? Uma das razões é o seu poderoso impacto emocional. Podem fomentar a confiança das pessoas e motivá-las para agir, estimulando a inteligência organizacional e a mudança. 18 5

6 Estruturar uma apresentação oral Estruturar uma apresentação oral 4 regras de ouro 1. Ter em atenção a audiência Adaptar a forma como a mensagem é transmitida: Comunicação num seminário/conferência científica Divulgação científica/técnica Apresentação numa reunião de empresa Reunião com um cliente Convenção anual da empresa Coordenação de uma equipa de trabalho 23 Estruturar uma apresentação oral Estruturar uma apresentação oral 1. Ter em atenção a audiência Em que contexto se vai falar? Conhecer a audiência: formação académica, cultural, idade, distribuição por sexos,... Procurar informar-se! Adaptar a mensagem à audiência Vai-se falar para aquela audiência Estabelecer os objectivos O que é uma apresentação em público? Transmissão de um conjunto de ideias encadeadas à audiência Que mensagem (conjunto de ideias fundamentais) quero passar? OBJECTIVOS A seguir: trabalhar para atingir os objectivos Organizar as ideias Leva tempo! 24 6

7 Estruturar uma apresentação oral 3. Construir o discurso Introdução Desenvolvimento Conclusão Facilmente perceptíveis, também numa apresentação oral Estruturar uma apresentação oral 4. Adaptação ao tempo disponível Muitas vezes: minutos Com apoio audiovisual: 1 slide por minuto Podem ser muito menos slides Depende do teor da apresentação Ter em atenção se há oradores antes e depois, quantos, quem são Como vai estar a audiência quando eu começar? Estruturar uma apresentação oral Estruturar uma apresentação oral 3. Construir o discurso Introdução Desenvolvimento Conclusão Ideias claras (estrutura clara): FIO CONDUTOR ( storyline ) do princípio ao fim Mostram o cuidado posto na preparação da apresentação - BOA IMAGEM Adaptação ao tempo disponível É fundamental TREINAR: Para controlar o tempo Reajustar o conteúdo Treino privado e/ou público Não ultrapassar (abusar) do tempo disponível: cortesia - BOA IMAGEM CUIDADO: Versões longa e curta da apresentação (podemos ter menos tempo) 28 7

8 Dicas p/uma boa apresentação Dicas para uma boa apresentação Sucesso garantido! 1. Tensão nervosa Haverá sempre ansiedade, medo nos momentos iniciais Há vários relatos de pessoas que se sentiram sob o efeito de psicoses momentâneas quando se lhes deparou a necessidade de falarem em público; pessoas que ficam bloqueadas para exprimir uma opinião numa reunião; pessoas que recusam convites para falar em público mesmo sabendo que isso é importante para a sua carreira. 31 Dicas p/uma boa apresentação Dicas p/uma boa apresentação 1. Tensão nervosa Falar em público é difícil? SIM! Porquê? Ficar sozinho perante um grupo de pessoas é, em termos antropológicos, pouco sensato. O orador fica indefeso, tendo a parede como único apoio de rectaguarda. DESCONFORTO O nosso sistema de ensino A cultura da comunicação em público (EUA) Tensão nervosa Haverá sempre ansiedade, medo nos momentos iniciais É um medo irracional Normalmente a tensão diminui muito após os momentos iniciais Como na prática de desportos de competição Depende do grau de timidez 32 8

9 Dicas p/uma boa apresentação 1. Técnicas p/combater o nervosismo Preparar a apresentação - SEGURANÇA Descansar bem de noite Não usar estimulantes ou tranquilizantes Tranquilizantes: podem tornar-nos apáticos Adrenalina: estimulante natural 33 Dicas p/uma boa apresentação 1. Técnicas p/combater o nervosismo O que a audiência não perdoa : 1 - Má preparação e/ou conteúdo fraco 2 - Ser tratada de forma inadequada E não a inexperiência do orador! Centrar-se na mensagem e não em si próprio Adquirir EXPERIÊNCIA Maior controlo sobre tudo! Por exemplo: eliminar muletas verbais 35 Dicas p/uma boa apresentação 1. Técnicas p/combater o nervosismo Exercícios de relaxamento Muscular Corpo Face (ioga facial) Respiratório É importante um bom arranque, firme, para adquirir confiança logo de início Decorar a(s) primeira(s) frase(s) Dicção Parece difícil... Mas não há nada mais simples! O SEGREDO que faz milagres: Pronunciar claramente todas as sílabas Com fluência Desacelera o discurso Necessário falar alto? Colocar a voz: o que é? 36 9

10 3. Linguagem não-verbal Mehrabian (1977): 7% de uma mensagem oral é comunicada pelas palavras 38% é transmitida pela voz (tom, expressão rítmica, inflexões, projecção) 55% pela linguagem corporal não-verbal Outras pesquisas: 7% 40% Respeitar a audiência Preparar cuidadosamente a apresentação (QUALIDADE do conteúdo) Boa apresentação pessoal (mas cuidado!) Ser pontual Não menosprezar ou mostrar-se superior à audiência Rejeição, hostilidade por parte da audiência Um seminário na Universidade de Coimbra Linguagem não-verbal Postura corporal transmite mensagens É importante ir adquirindo CONTROLO Rigidez versus flexibilidade: cuidado com movimentos excessivos ou distractores Como um elástico pode ser fatal! Respeitar a audiência O valor da humildade Raiz da palavra: húmus (matéria vegetal que fornece a nutrição às plantas) A mesma raiz que humanidade, humano,... Não é modéstia, submissão, inferioridade, mediocridade A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade 40 10

11 4. Respeitar a audiência A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade Consciente do seu valor mas também dos seus limites Não se preocupa excessivamente com a própria imagem, sabe rir-se de si própria Centra-se no conteúdo da mensagem e na audiência Atitude de dar e receber: aprende com a troca de ideias com a audiência Trabalhar a autoconfiança Acreditar que o que se vai dizer interessa à audiência Preparar-se de forma cuidada e rigorosa Apresentar o tema de forma apelativa, mostrando entusiasmo e ritmo Sucessos: aumentam-na Insucessos: aprender com os erros - aumentam-na também! É bom decorar? Desaconselhável (excepção: primeiras palavras) Auxiliares: acetatos, slides PowerPoint, tópicos em papel ou cartões (+ pequenos) Falar naturalmente a partir destes Nãose perde o fioàmeada, nãohá hipótese de brancas Decorar só ao fazer TEATRO! Dificuldades ao falar noutra língua Admiti-las perante a audiência (sinceridade) Reacção favorável da audiência Cuidado redobrado Preparação da apresentação Treino Pedir para repetir as perguntas, mais devagar 44 11

12 8. Uso de meios audiovisuais PERIGO: serem uma muleta e não um auxiliar da apresentação FIO CONDUTOR ligando os slides Não subestimar o poder da palavra e das ideias (qualidade do conteúdo) Comemoração dos 250 anos do terramoto de Lisboa (seminário no DECivil em Novembro 2005) 10. Estudar o local Se for possível (chegar mais cedo) Que movimentação permite? Quais os meios à disposição? (Computador, retroprojector, quadro) Pode-se passar os slides à distância? Dá maior CONTROLO (efeito psicológico) Ter tudo a postos à hora Uso de figuras, gráficos, esquemas A memória retém melhor os estímulos visuais Muito úteis para explicar conceitos Excesso de figuras (divertidas): pode retirar credibilidade 11. É preciso tocar a audiência! O toque mais importante: VISUAL Olhar as pessoas nos olhos Falarparaelas, nãoparao fundodasalaou para o écran Maior impacto; perceber reacção ( feed-back ) Aproximar-se da audiência (uso do espaço) Dialogar com as pessoas (quando apropriado)

13 12. Usar o silêncio Não temer o silêncio Vantagens de fazer uma pausa Orador Audiência Gerir o silêncio de forma estratégica Criar suspense 14. Usar o humor Torna mais viva a apresentação Cuidado (pode não resultar ) Certo tipo de piadas pode ferir susceptibilidades Humor elegante Se não se está à vontade: preferível não usar! Sorrir Vínculo emocional com a audiência Expressão certa (sorriso natural) Cuidado com sorriso artificial: pode ser interpretado como troça, sobranceria,... Senão preferível não sorrir! 15. Contar histórias Dão vida à apresentação Necessárias em apresentações longas Quebram a densidade (pausa) Ilustração Resultam melhor se forem histórias pessoais Facilitam a introdução do humor

14 16. Ser filmado E visionar depois (autoscopia) Muito usado em cursos de formação de formadores, de apresentações em público Não há nada melhor! Pelo menos numa fase inicial da aprendizagem Exemplos Vimos algumas fotografias tiradas numa conferência nacional realizada recentemente Análise da postura dos oradores face à audiência (boas e más práticas) Um ponto fraco: algumas apresentações sem slides de conclusões Outro ponto fraco: mau controlo do tempo (culpa dos oradores e dos moderadores) Aprofundamento de competências 1. A. Rego, M.P. Cunha, Comunicar - Aprenda as regras de ouro das apresentações em público, Dom Quixote, D. Carnegie, Como falar facilmente, Livraria Civilização Editora, 1993 (ed. original: 1962). 3. E.J. Esperança, A Comunicação não-verbal, 3. Instituto do Emprego e Formação Profissional, Cursos de formação (apresentações em público) Conclusão Dar atenção ão! (Deve ser um ponto forte da apresentação ão) 54 14

15 Conclusão Conclusão As competências de expressão oral e escrita são muito importantes para a progressão na carreira A comunicação tem um papel fundamental Área técnica Área de gestão Ser proficiente na expressão oral e escrita éumavantagem competitiva na vida profissional É importante melhorar as competências Adquirir FORMAÇÃO Adquirir EXPERIÊNCIA (aproveitar as oportunidades) Conclusão Conclusão Falar em público (apresentações formais, ocasiões sociais) é uma ARTE que se pode aprender e desenvolver Benefícios para a vida pessoal, profissional, social SORRIR Os portugueses sorriem pouco? Saber usar o sorriso uma vantagem!

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