Caso de Estudo - Secretaria-Geral do Ministério da Justiça do BPM às Interações Humanas. Paulo Moniz - CTO

Transcrição

1 Caso de Estudo - Secretaria-Geral do Ministério da Justiça do BPM às Interações Humanas Paulo Moniz - CTO

2 Agenda BPM Objectivos Desafios Solução Primesoft Ganhos Obtidos Recomendações BPM na Primesoft Serviços Primesoft

3 BPM Abordagem tecnológica à gestão dos processos de negócio de uma organização

4 OBJECTIVOS GESTÃO PROCESSOS REDUZIR CUSTOS AUMENTAR COMUNICAÇÃO

5 DESAFIOS Adaptação cultural para partilhar informação Automatizar tarefas comuns Ganhar visibilidade sobre processos internos Assegurar privacidade e segurança nas interacções

6 SOLUÇÃO TECNOLÓGICA

7 Macro-Arquitectura Funcional Processos ad- Hoc Processos Contencioso e Jurídico Notas Internas Outros (futuramente) Integração Com Outros Sistemas BPM Gabinetes /SGMJ SGMJ / Gabinetes Processos de negócio Expediente/Correspondência Fluxo Ad-Hoc (Oracle) Integração com outros Sistemas de Gestão IGFIJ Portal do Cidadão... Repositório de Documentos (Filenet)

8 Principais módulos (aplicações) Gestão Documental Pesquisa avançada de documentos Consulta por metadados e por conteúdo Listagens de documentos Visualização de todos os metadados do documento Acesso à imagem do documento Autorizações estão indexadas aos processos, hierarquia e funções de cada colaborador Desenho e Consulta de Fluxos de Trabalho Pesquisa avançada de fluxos de trabalho Consulta de tarefas executadas Consulta de tarefas pendentes de cada fluxo de trabalho Visualização do detalhe de cada tarefa Autorizações estão indexadas aos processos, hierarquia e funções de cada colaborador Portal do Colaborador Acesso às tarefas individuais e do grupo Acesso às tarefas por tipo (parecer, despacho, informação, etc.) Diversos filtros relacionados com datas limite para execução Alertas por Acesso às tarefas dos subordinados Acesso às tarefas por tipo de processo (SG, DSJC)

9 Processos Ad-Hoc (Case Management) Expediente Direcção Director de Serviços Chefe de Divisão Técnico Processo Existente? Sim/Não Chefe de Divisão Director de Serviços Director de Expediente Direcção Serviços Qual convenção? SG ou DSJC Documento Comentários

10 Destaque Simplifica o processo da assinatura digital qualificada dos documentos (sem que o utilizador tenha que fazer check-in/check-out, e consequente descarregamento do documento para o lado cliente de forma manual); Compatível com Repositórios de Documentação mais conhecidos (Filenet, UCM, Alfresco, Documentum) Acessos restritos e autenticados via Directório (AD ou LDAP) Multiplas vias de carregamento documentos: Por procura no disco local; Por digitalização Por geração automática via template

11 Portal do Colaborador Início de fluxos Dashboard de tarefas Ecrã de tarefa seleccionada Filtros de tarefas

12 Ecrã de Tarefa Número do Processo e Designação da Tarefa Acesso à aplicação de pesquisa documental Tarefa em execução Próximos passo do fluxo Dados para próxima tarefa do fluxo Metadados do Processo Comentários anexados ao Processo Documentos do Processo Metadados do documento seleccionado

13 Ganhos Potenciais Aumentar a produtividade de processos de trabalho mais complexos e menos estruturados Aumentar a qualidade e velocidade na execução Inter-comunicação entre as várias unidades orgânicas Alinhamento dos processos operacionais com os stakeholders externos e com a estratégia Melhoria da qualidade de informação Apoio à decisão Redução de gastos em papel e tratamento de anomalias Redução de processos redundantes Agilizar aprovações Melhorar fluxos de informação Diminuir custos de distribuição Melhor auditoria

14 Recomendações Projecto piloto Começar por processos maduros Equipa interna Métricas Tempo para optimização Escolher bem o BPMs

15 BPM na Primesoft Workflow BPM CASE Encaminhamento de Documentos Aprovações Formulários Simples Aplicações de Negócio Encaminhantos Complexos Lógica baseada em Regras de Negócio Integração Monitorização de Processos Conteúdos e Processos Processos não são Lineares Gestão de Permissões Métricas e Gestão de Performance Processos ad-hoc Auditoria Checklists

16 Projectos de Sistemas de Informação Somos a Aposta de Clientes Referência A. Pública Central A. Pública Local Telecomunicações Banca & Seguros Tecnológicas Saúde Indústria Outros

17 SERVIÇOS PRIMESOFT? Re-Engenharia de Processos de Negócio Definição da cadeia de valor Levantamento de processos de negócio Análise de factores de legislação, estratégia, tecnologia e recursos humanos Propostas de melhorias Definição de indicares de negócio (KPIs)

18 SERVIÇOS PRIMESOFT? Implementação de Sistemas BPM Modelação e simulação Programação dos processos Programação portal dos colaboradores (task lists) Programação de portal de supervisores e decisores (dashboards)

19 OBRIGADO Caso de Estudo - Secretaria-Geral do Ministério da Justiça do BPM às Interações Humanas