GESTÃO DOCUMENTAL E FLUXOS DE TRABALHO

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Alexandra Figueira Sousa
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2 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE PROCESSOS Não há documentos sem um fluxo associado (workflow). Não há processos (workflows) sem documentos associados.

3 3 GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS Informação sempre acessível, acesso fácil e rápido Redução do espaço, custos de armazenamento e impressão Redução da duplicação de dados e promoção da reutilização da informação e partilha Redução dos tempos de resposta, de circulação em papel, distribuição e recuperação dos documentos (pesquisas) Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia

4 4 4 FERRAMENTAS E SERVIÇOS DE REDE STANDARD BROWSER WEB GESTOR DE FICHEIROS GESTOR DE HTTP / HTTPS SMB / NFS SMTP

5 5 DIR ADAPTA-SE ÀS ORGANIZAÇÕES CUSTOMIZAÇÃO Hierarquia documental e workflows adaptados à organização Suporta todos os tipos de documentos e formatos ADM

6 6 GESTÃO DE GRUPOS E PERFIS CADA UTILIZADOR Acede aos documentos respeitantes à sua função Tem tarefas sobre os documentos

7 7 Fáceis de desenhar, utilizar e interpretar (gráfica e textualmente) com acompanhamento WORKFLOW

8 WORKFLOW VANTAGENS Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas) Aumento da eficiência

8 8 WORKFLOW VANTAGENS Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas) Aumento da eficiência (processamento automático) Diminuição da margem de erro e perdas de tempo Aumento da simplificação, transparência e controlo dos processos de negócio

9 9 AÇÕES Calendarização Notificação Atribuição automática ou à posteriori Definição de timmings para efectuar determinado tipo de acções Possibilidade de agendar ações no tempo Envio de notificações por

10 10 TEMPLATES Agilizar a criação de documentos Normalizar o aspecto final dos documentos (PDF) Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis + formatação pré-definida e não editável Estatísticas armazenar informação na BD geração de relatórios (também templates)

11 11 TEMPLATES OUTROS EXEMPLOS

12 12 TEMPLATES OUTROS EXEMPLOS FOCO NA CRIAÇÃO DO DOCUMENTO FAX número de fax de destino CARTA destinatário, morada, CP Associado a uma ação do workflow permite enviar o fax diretamente a partir do Associado a uma ação do workflow permite colocar assinatura digitalizada no documento

13 13 COMUNICAÇÕES UNIFICADAS Scanner Servidor de FAX Pastas Partilhadas Servidores de Aplicações (CRM/ERP/CMS) Comunições Unificadas

14 14 COMUNICAÇÕES UNIFICADAS TRATAMENTO DE s recebidos tratados como correspondência recebida, propostas, faturas, encomendas... Diferentes tipos de documentos e diferentes fluxos de trabalho associados Numeração (código) e registo de todos os s recebidos e enviados Associação de s (e respectivos anexos) a documentos

15 15 COMUNICAÇÕES UNIFICADAS JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL Faxes Enviados Faxes Recebidos Cartas Enviadas Cartas Recebidas

16 COMUNICAÇÕES UNIFICADAS JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL Faxes Enviados 39 15 25 13 Faxes Recebidos 58 58 40 29 Cartas

16 16 COMUNICAÇÕES UNIFICADAS JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL Faxes Enviados Faxes Recebidos Cartas Enviadas Cartas Recebidas s Enviados s Recebidos

17 17 FUNCIONALIDADES ESTATÍSTICAS Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador: -Acções realizadas -Nº realizadas Tempo médio de execução das ações Evolução na realização de acções Fonte de apoio Tomada de decisão

18 18 FUNCIONALIDADES ASSINATURA DIGITAL Certificado da Organização Cartão de Cidadão Colocada a assinatura digital no documento quando efetuada uma ação definida num workflow.

19 GESTÃO DE CONTRATOS / PROTOCOLOS Gestão de todas as versões do contrato Gestão Alertas de todas as versões do contrato - Gestão da caducidade dos contratos Gestão - Configuração dos diferentes de

19 19 GESTÃO DE CONTRATOS / PROTOCOLOS Gestão de todas as versões do contrato Gestão Alertas de todas as versões do contrato - Gestão da caducidade dos contratos Gestão - Configuração dos diferentes de Alertas (prazos) prazos de alerta Configuração diferentes tipos de contrato Associação dosdecontratos a orçamentos, adjudicações, faturas Associação a orçamentos, e outro tipodos de contratos documentos adjudicações, faturas e outro tipo de documentos Configuração de diferentes tipos de contrato - Prazo certo - Sem prazo - Com prazo de execução

20 19 PROCESSOS DE QUALIDADE QUALIDADE Aprovação de documentos Registo de Ocorrência Programa Anual de Auditorias Auditorias da Qualidade Programa Anual de Formação Compras Encomendas Revisão pela Gestão

21 20 MÓDULO EXTERNO IPORTALDOC LIGHT Publicação de informação online Interação com entidades externas

22 21 R.O.I. RETURN OF INVESTMENT Tempo estimado de processamento da informação em papel e a sua pesquisa: 40% - 60% do dia de alguns colaboradores 20% - 45% do custo global com os colaboradores 12% - 15% dos resultados de uma organização Retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente: Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade de pelo menos 10%

23 22 R.O.I. RETURN OF INVESTMENT COMO REDUZIR O TEMPO DE OPERAÇÃO DOS RH 1. Reutilização eficiente de documentos 2. Navegação inteligente entre documentos associados 3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada

24 23 REFLEXÃO Que problemas temos com documentação? Quais os nossos processos? Quais os mais críticos? Os que envolvem mais documentos? Os que envolvem mais pessoas? Que processos poderiam ser optimizados com workflows?

25 24 REFERÊNCIAS

26 OBRIGADO

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