Business Process Management

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Eduardo Beltrão Clementino
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2 Business Process Management O imperativo da eficiência operacional Na constante busca pelo aumento da eficiência operacional e diminuição dos custos, as organizações procuram optimizar os seus processos de negócio. Contudo, a real optimização dos processos só se consegue quando estes são automatizados, isto é, quando são integrados numa ferramenta de BPM que normaliza os procedimentos, os formulários e minutas utilizados, os circuitos internos, define tempos de execução e monitoriza os tempos e estado dos processos. Uma das mais avançadas ferramentas de nova geração de BPM é o Sequence, um software com implementações e presença a nível mundial, desenvolvido pela PMN Soft, uma empresa israelita de tecnologias de informação. A Leadership Business Consulting, através da sua unidade de negócio dedicada às tecnologias de informação, Leadership Business Technologies, é parceira certificada em Sequence. O SEQUENCE responde aos desafios organizacionais garantindo Informação de gestão abrangente e fiável Elevado controlo sobre os processos Alinhamento entre a estrutura orgânica e os processos Uniformização na tramitação dos processos e formulários/ minutas Orientação para resultados Orientação para o cliente interno e/ou externo Clarificação de responsabilidades Diminuição do número de recursos afectos a um processo 2

Contudo, a real optimização dos processos só se consegue quando estes são automatizados, isto é, quando são integrados numa ferramenta de BPM que normaliza os procedimentos, os formulários e minutas

3 Sequence - A Solução de BPM O SEQUENCE é um software de Business Process Management (BPM) intuitivo e flexível que contém funcionalidades poderosas que permitem às organizações, transformar os seus processo de negócio, convertendo-os de um fluxo manual para um fluxo automatizado, num curto espaço de tempo. Benefícios Redução dos tempos de ciclo dos processos Melhoria do nível de serviço da organização Informação de gestão e reporte em tempo real Visão integrada do desempenho dos processos Redução da necessidade de RH afectos aos processos Redução da circulação de papel Possibilidade de consulta do estado do processo Monitorização dos tempos do processo e pontos de estrangulamento Aumento da fiabilidade e transparência da informação Vantagens Sem programação orientado para utilizadores de negócio Reduzido esforço de implementação Totalmente integrável com sistemas Microsoft Totalmente integrável com SAP e outras aplicações de negócio Interfaces amigáveis e intuitivos Necessidades de formação reduzidas Robusto e escalável Registos e arquivo automático 3

Benefícios Redução dos tempos de ciclo dos processos Melhoria do nível de serviço da organização Informação de gestão e reporte em tempo real Visão integrada do desempenho dos processos Redução da

4 Principais Características do Sequence Um click para iniciar um Processo Os colaboradores podem iniciar processos na sua home page com um único clique, fazendo a aplicação a tramitação automática. Podem também consultar o estado dos seus processos, ver com quem estão pendente ou por quem já passaram e em que datas. Utilização do MS Outlook Para minimizar os tempos de resposta, as tarefas podem ser enviadas via , podendo ser executadas directamente no mesmo ou através do link para a página do Sequence. Monitorização dos Processos O controlo efetivo dos processos de negócio é fundamental para uma gestão bem sucedida e para a tomada de decisões. O Sequence permite a visualização e controle em tempo real dos KPI definidos para cada processo, permitindo tomar acções correctivas de forma rápida e eficiente. Melhoria Contínua dos Processos O Sequence permite simular alterações aos processos para optimização antes de serem introduzido na organização, possibilitando criar cenários para identificar formas de introduzir melhorias quantificáveis. Autonomia dos Utilizadores de Negócio O Sequence tem um ambiente de desenvolvimento que foi projetado para garantir que utilizadores não-técnicos possam desenvolver ou adequar os processos às transformações organizacionais, permitindo assim uma grande autonomia da organização. 4

Utilização do MS Outlook Para minimizar os tempos de resposta, as tarefas podem ser enviadas via e-mail, podendo ser executadas directamente no mesmo ou através do link para a página do Sequence.

5 Soluções chave na mão em BPM já desenvolvidas mas adaptáveis com metodologias ágeis LOGÍSTICA Requisição de Material de Escritório Planeamento da Avaliação de Fornecedores Avaliação de Fornecedores Gestão de Processos de Desalfandegamento Resposta a Requisições RECURSOS HUMANOS Folha de Horas e Justificação de Faltas Gestão de Férias - Pedido e Marcação de Férias Gestão de Performance Individual Entrada de Novo Colaborador Saída de Colaborador COMPRAS Elaboração das Peças de Procedimento Elaboração de Minutas de Contrato GESTÃO DA QUALIDADE Gestão de documentos do Sistema de Gestão de Qualidade / ISO 9001:2008 Elaboração do Plano de Auditorias Realização de Auditorias Gestão de Não Conformidades e de Acções Correctivas, Preventivas e/ou de Melhoria COMERCIAL Gestão de Reclamações de Clientes Gestão de Leads e Propostas 5

Individual Entrada de Novo Colaborador Saída de Colaborador COMPRAS Elaboração das Peças de Procedimento Elaboração de Minutas de Contrato GESTÃO DA QUALIDADE Gestão de documentos do Sistema de

6 Referência de Implementação Grupo Internacional do Sector Petrolífero Direcção de Compras e Logística Este Grupo Internacional do Sector Petrolífero, no seu processo de expansão e de aumento da sua eficiência operacional, decidiu montar uma Direcção de Compras e Logística capaz de responder às necessidades e desafios crescentes da empresa. No entanto, verificou que, apesar de possuir os RH e aplicações necessárias para responder às necessidades das várias Direcções e empresas do grupo, esta direcção necessitava de melhorar o seu controlo interno, de responder mais rapidamente às questões e pedidos dos seus clientes internos e de aumentar a sua eficiência interna. Solução Com o apoio da Leadership, a Direcção de Compras e Logística optou pela utilização do Sequence. Os principais processos de negócio foram automatizados com o Sequence, nomeadamente: Apoio na elaboração de minutas de contacto Elaboração de peças de procedimento Planeamento e Avaliação de Fornecedores Gestão de processos de desalfandegamento Resposta a requisições de subsidiarias Resultados A eficiência operacional obtida com adopção destas soluções permitiu poupanças estimadas e aumentos de eficiência de: Menos 25% no tempo médio de desalfandegamento Menos 15% no tempo total para elaboração de concursos ao mercado Menos 10% nos consumos de papel e consumíveis Menos 5 dias na diminuição do prazo médio de pagamentos, através de maior eficiência operacional 6

No entanto, verificou que, apesar de possuir os RH e aplicações necessárias para responder às necessidades das várias Direcções e empresas do grupo, esta direcção necessitava de melhorar o seu

7 A Leadership Business Technology A Leadership Business Technology presta serviços no espaço que conjuga o conhecimento do negócio com o conhecimento dos sistemas e tecnologias de informação, apoiando os nossos clientes a melhorar os resultados para o seu negócio pela correcta utilização dos sistemas e das tecnologias. A Leadership Business Technology é a unidade de negócio da Leadership Business Consulting que presta serviços de consultoria em tecnologia e de implementação de soluções tecnológicas de gestão. A nossa Visão Advisors de referência em Tecnologias de Negócio, independentes de fornecedores e implementadores, centrados no cliente e focados na criação de valor tangível. Quem Somos Advisors independentes e de referência em tecnologias Alinhamento da tecnologia com os objectivos de negócio Problem solvers e business transformers, sem push tecnológico Mobilização de competências multi-disciplinares Elevada capacidade de obtenção de resultados Os logótipos da PNMsoft, Sequence e Hot Change são propriedade da PNMsoft. Todos os direitos reservados. 7

A Leadership Business Technology é a unidade de negócio da Leadership Business Consulting que presta serviços de consultoria em tecnologia e de implementação de soluções tecnológicas de gestão.

8 Johannesburg Lisboa Luanda Madrid Maputo Porto Praia San Francisco Contacto: Angola: Africa do Sul: /7 Cabo Verde: Espanha: E.U.A: Moçambique: Portugal:

com Angola: +244 922 303 903 Africa do Sul: + 27 11 325-4556/7 Cabo Verde:

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