PHC Workflow. Informatize de forma eficaz todos os circuitos e processos de trabalho usados na sua empresa

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1 PHCWorkflow DESCRITIVO O PHC Workflow permite que o conjunto de acções a executar, sigam uma ordem pré- -definida de acordo com as normas da empresa, aumentando a agilidade e produtividade dos colaboradores. PHC Workflow Informatize de forma eficaz todos os circuitos e processos de trabalho usados na sua empresa BENEFÍCIOS _Processos de negócio controlados _Informação tratada e acessível no momento correcto _Maior eficiência _Redução de custos de gestão _Satisfação do cliente _Transparência dos processos _Formação direccionada _Interligação departamental _Integrado com o restante Software PHC SOLUCÃO _Controlo e automatização de processos internos _Arranque, transições e fecho de acções _BPM (Business Process Management) O Acesso a toda a informação encontra-se centralizado num único monitor. DESTINATÁRIOS _Todas as empresas que necessitam gerir processos pré-definidos entre várias pessoas e/ou departamentos p. 01

2 _ Defina a sequência de acções a serem executadas para determinado processo de workflow; _ Pré-defina quem executa essas acções e quanto tempo tem para o fazer; _ Configure para quem deve escalar uma acção que não foi cumprida num determinado prazo; _ Defina informação específica de cada processo, ou seja, crie variáveis com informação relativa ao _ processo em particular; _ Visualize um ecrã de monitor onde cada pessoa pode saber todas as acções que tem para executar, bem como a totalidade da informação agregada ao respectivo Workflow; _ Se possuir o módulo ControlDoc pode agregar documentos digitais a cada processo; _ Integrado com a gestão de correspondência da PHC para permitir iniciar Workflows relativos a entrada e saída de correspondência; _ Consulte a qualquer momento todo o histórico de acções de cada processo, quem fez o quê e quando, quanto tempo demorou, etc.; _ Monitorize o estado de todos os processos internos em aberto. O PHC Workflow permite: _Automatizar processos internos As organizações devem, cada vez mais, automatizar os seus processos internos, não só para reduzir custos, mas ainda para aumentar a satisfação de clientes e colaboradores, o que em última análise é vital no ambiente competitivo em que vivemos; _Organização mais rápida e ágil Um sistema de Workflow permite que os processos que a organização possui sejam modelados, automatizados, geridos, monitorizados e optimizados. Torna a organização mais rápida e ágil a reagir; _Pré-definição de processos internos O PHC Workflow permite à organização pré-definir quais os processos internos que deseja ver automatizados, definir quem o fará, quando e ajudar os colaboradores a executar de forma rápida. Desta forma, todos os dados estão sempre disponíveis na empresa independentemente da presença do colaborador responsável. Vantagens de utilização do Módulo Workflow: _Redução de custos Com a informação seja centralizada num único monitor, a gestão das tarefas é mais eficiente, gerando maior rapidez de execução e tomada de decisão; _Interligação entre departamentos Os processos são mais normalizados, permitindo desta forma controlar e optimizar a informação interna; _Transparência O sistema de workflow torna um processo interno totalmente transparente, melhorando em muito a sua visibilidade e eficiência; _Satisfação do cliente A consistência nos processos leva a uma maior previsibilidade nos níveis de resposta aos pedidos de clientes; _Aumento da competitividade e Concretização de objectivos Qualquer organização necessita controlar melhor os seus procedimentos internos para manter a competitividade e atingir os seus objectivos, por isso é necessário: _Centralização de processos - A informação deve estar documentada e implementada, de acordo com as normas internas de cada empresa, evitando que a informação circule oralmente, pelos diversos colaboradores; _Aumento da eficiência - O tempo ganho na admissão ou substituição de funções internas dos colaboradores é relevante, pois permite que cada colaborador saiba exactamente o que tem para executar em cada acção; _Controlo da organização em tempo real - Com o Workflow as tarefas que cruzam os vários departamentos podem ser controladas ao pormenor, sabendo quem executa a tarefa, se o timming previsto é respeitado e todo o historial de cada acção. Modo de Funcionamento do Workflow Gestão de Workflow a partir de um único monitor O monitor principal do Workflow encontra-se dividido em 4 áreas distintas: _A Área 1, mais conhecida por Minhas acções e ou Workflows que posso consultar, permite visualizar os apontadores para os Workflows, acções e tabelas de monitor que se encontram no software; _A Área 2, com o nome de Minhas acções em Aberto, disponibiliza acções relativas ao workflow seleccionado na área 1. Neste local, pode seleccionar qual a acção sobre a qual vai actuar ou executar; _Na Área 3, temos os Elementos sobre a acção, onde encontra toda a informação relacionada com o registo seleccionado na área 2; _Finalmente a Área 4, Operações sobre a acção, permite visualizar as opções para actuar sobre a acção seleccionada na área 2. Conforme a acção seleccionada e o seu status surgem diferentes opções. p. 02

3 Área 1 Minhas acções e ou Workflows que posso consultar Nesta primeira área, pode introduzir um registo de correspondência, arrancar um novo workflow e visualizar e agrupar todas as acções a executar do respectivo utilizador. Com este ecrã pode iniciar Workflows, desde que tenha acesso para tal, bem como escolher o que deseja observar. _Página de Variáveis para consultar e definir as variáveis que estão disponíveis no momento da acção seleccionada. _Depois, para alterar uma determinada função basta clicar no seu valor e alterar; _Página de Anexos para consultar Anexos do ControlDoc, adicionar um novo anexo em pdf ou fax, enviar uma mensagem interna a qualquer utilizador ligado à acção, etc.; _Página de Comentários para visualizar e introduzir comentários relacionados com a acção. Os comentários introduzidos podem ser particularmente importantes se, por exemplo, a acção for delegada para outro utilizador. Área 4 Operações sobre a acção Pode visualizar e escolher qual é a opção mais correcta. De acordo com a acção seleccionada e seu respectivo status, surgem diferentes opções que possibilitam: Área 2 Minhas Acções em Aberto Neste campo tem a possibilidade de visualizar todas as acções a desenvolver, de acordo com o escolhido na área Meus Workflows. Aqui pode seleccionar qual a acção sobre a qual deseja actuar, ou seja, executá-la ou obter mais informação. _Iniciar para começar uma acção; _Suspender neste caso, se acção já está iniciada, aparece uma opção para suspender o workflow; _Delegar se na configuração a acção é delegável, então esta opção permite-lhe passar a outro utilizador a execução desta acção; _Histórico para consultar as várias alterações que existiram na acção seleccionada; _Terminar a opção que finaliza uma acção de workflow. Área 3 Elementos sobre a acção Neste espaço visualiza diversas opções, mediante uma selecção anterior na área Minhas acções em aberto. As opções disponibilizadas são: _Página de Acção para consultar a descrição da acção; _Página de Ligações para consultar as ligações relacionadas com o Workflow da acção; De acordo com o status do Workflow, as opções da área 4 variam. Processos que podem ser geridos pelo PHC Workflow O PHC Workflow tem um conjunto de exemplos já incluídos, alguns deles aqui apresentados, permitindo ao utilizador adaptar apenas à sua realidade aqueles que deseja utilizar. _Aprovação e processamento de despesas de pessoal Na introdução de despesas profissionais (Refeições, Combustível, Transportes, etc.), o Workflow vai despoletar: primeiro a aprovação contabilística, depois a hierárquica que dá a despesa como aprovada. _Aprovação de compras Ao recepcionar uma factura de um fornecedor, o Workflow vai validar o pagamento através de um processo contínuo e ordenado. Assim, confirma contabilisticamente todos os p. 03

4 dados da factura, verifica se a encomenda corresponde ao solicitado, aprova a compra e, por último, procede ao seu pagamento. _Correspondência Assim que chega correspondência por fax, ou papel, a mesma pode ser digitalizada e arquivada no Software PHC. Em seguida, o Workflow inicia um processo com uma única acção dando conhecimento ao(s) destinatário(s) da chegada de correspondência. Após a consulta do documento em formato digital, o destinatário dá o seguimento necessário. _Aprovação de propostas para clientes Se o vendedor introduz uma proposta no sistema que necessita de aprovação do Director Comercial antes de ser enviada ao cliente, o PHC Workflow despoleta uma acção de aprovação da proposta por parte do Director Comercial que, por sua vez, delega ao vendedor que fica incumbido de enviar a mesma ao cliente. _Gestão de reclamações (Se possuir o Módulo PHC Serviços pode integrar a gestão de reclamações com o PHC Workflow) Ao entrar uma reclamação, o módulo Workflow despoleta uma acção para o responsável da área reclamada, para que este possa actuar de imediato e responder rapidamente. _Controlo de qualidade e certificação Num processo de certificação de qualidade existem inúmeros procedimentos internos que devem ser executados de forma pré-definida. Com o PHC Workflow pode despoletar todo o tipo de procedimentos, que ficam devidamente registados com hipótese de auditoria futura. p. 04

5 PHCWorkflow DESCRITIVO Veja o que alguns utilizadores pensam do software PHC Segundo o Executivo da Assibeta Paulo Vieira, o software PHC é extraordinariamente simples de utilizar, com um interface gráfico simples e agradável, o que simplificou significativamente o processo de adaptação ao mesmo. António Pereira, Director de Sistemas de Informação da CEPSA realçou que a solução da PHC: criou uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna. As soluções PHC implementadas são de fácil utilização, dinâmicas e seguras pelo que tencionamos desenvolver a realidade do nosso negócio em certas áreas específicas, apontou José Costa, responsável do controlo de gestão da AeroCondor Transportes Aéreos. De acordo com Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro, com o software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autorizada aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementação de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adaptação à dinâmica do negócio, revelou Aníbal Pereira, administrador da Quinta Grande. Tendo sido possível integrar os diversos processos de negócio no PHC, que, pela sua capacidade de gestão de todas as vertentes do negócio, apoiada pela disponibilização de informação em tempo real, permite tomar decisões de gestão no momento certo, foi possível eliminar redundâncias administrativas e optimizar processos, aumentando a produtividade dos recursos humanos e a eficiência comercial da empresa., disse Dr. Luís Marvanejo, responsável dos Armazéns Marvanejo. Esteja sempre a par de todas as novidades, formacão, artigos de opinião e promocões PHC. Se deseja estar actualizado sobre as novidades PHC e receber periodicamente informação relacionada com o nosso software subscreva a idirecto no nosso site na Internet em p. 05

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7 O software PHC é uma ferramenta imprescindível na gestão diária de uma empresa. Trata-se de um software cuidadosamente estudado por utilizadores reais e desenvolvido segundo os seus conselhos conjuntamente com a nossa experiência acumulada desde Todo o seu modo de funcionamento está orientado para melhorar a actuação das Empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores, minimizando os tempos de trabalho e facilitando assim as tarefas rotineiras. Se tem a preocupação com a redução de custos da sua empresa, com a análise de rendibilidade da mesma e com o aumento da eficácia das várias áreas, então deseja com certeza vir a ser um dos muitos utilizadores do Software PHC. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do Software. Em virtude da constante evolução do software, não é possível garantir que as funcionalidades aqui descritas se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, por favor, confirme na Demonstração do Software que a mesma é aquilo que pretende. Para mais informação Para saber mais sobre este módulo pode consultar o site PHC em Quem é a PHC A PHC é uma organização 100% Nacional, nascida em 1989 e totalmente dedicada a aumentar a produtividade das empresas inovadoras. Possuímos uma rede de mais de 320 Parceiros certificados, 110 colaboradores em Lisboa, Porto e Maputo e mais de organizações a usar o nosso Software PHC Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p. 07