Maturidade da Impressão e Gestão Documental nas Organizações Nacionais

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1 Maturidade da Impressão e Gestão Documental nas Organizações Nacionais

2 1. Tendências na impressão e gestão documental 2. Modelo de maturidade da impressão e gestão documental 3. Q&A 2

3 Uma nova plataforma de inovação TI IDC Visit us at IDC.com and follow us on 3

4 Alteração da 3 ª Plataforma: Da Produtividade das TI para a Produtividade das Organizações Inovação Informação Segurança Pública Redes Inteligentes Edificios Inteligentes Retalho Omnicanal Veículos Conectados Saúde Conectada Cidades Inteligentes Pagamentos Móveis Agilidade de Negócio Setores Inteligentes Agilidade TI Serviços Sistemas 4

5 Algumas tendências Mercado híbrido combinação de documentos impressos e electrónicos. No entanto, os processos de negócio baseados em papel ainda são dominantes. 55% dos processos de negócio são baseados em papel A implementação de serviços geridos de impressão vai continuar a crescer. Contratos MPS mais maduros vão endereçar os objetivos de eficiência dos processos de negócio e de produtividade dos colaboradores. Migração de equipamentos centrados na impressão para soluções documentais. Apesar das organizações reconhecerem os benefícios da racionalização dos processos de negócio, os custos permanecem como o principal factor para a adopção destas soluções. Mobilidade dos colaboradores e a crescente utilização de equipamentos móveis vai continuar a impulsionar a necessidade de migração do papel para o digital para possibilitar o acesso a conteúdos em qualquer lugar e em qualquer altura. Os equipamentos tablets vão ser incorporados nos fluxos de trabalho como equipamentos de entrada de dados. Evolução das normas e da segurança em redor da impressão móvel. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 12

6 Algumas tendências As áreas de negócio vão adquirir particular influência nas decisões relacionadas com serviços documentais Tecnologias baseadas em assinatura (i.e., cloud) que não requerem instalação e implementação A próxima geração de serviços geridos de impressão e documentos começa a materializar-se. Soluções de mobilidade, cloud e segurança são apostas seguras. A gestão de impressão vai evoluir para o ponto central de integração das soluções documentais. A automatização e optimização de documentos de negócio vai focar-se nos processos e não somente na mudança dos fluxos em papel para fluxos digitais. Não converter processos em papel em processos digitais foco no processo (papel ou electrónico) e na sua continua optimização Optimização do fluxo de trabalho independentemente do formato Antecipação de ferramentas BDA horizontais e verticais IDC Visit us at IDC.com and follow us on 13

7 Despesa em crescimento M$ CAGR: 9,2% Enterprise output management Device management and control Paper-to-digital document management IDC Visit us at IDC.com and follow us on 14

8 1. Tendências na impressão e gestão documental 2. Modelo de maturidade da impressão e gestão documental 3. Q&A 15

9 Modelo de Maturidade Características Características Gestão fragmentada da impressão; Responsabilidade distribuída; iniciativas ad-hoc e por silos; ausência de patamar de despesa; esforços individuais ou de pequenos grupos Características Monitorização de equipamentos e de volumes de impressão; centralizada, iniciativa envolve múltiplos grupos; implementação de equipamentos de monitorização ; manutenção proactiva; patamar de despesa estabelecido Características Optimização dos equipamentos tendo em consideração os requisitos/fluxos de trabalho dos utilizadores, assim como as funcionalidades dos equipamentos; estrutura de governação e/ou de gestão da mudança implementada; análise continuada para introdução de melhorias Características Gestão da impressão e dos documentos alargada a toda a organização; inclusão de utilizadores residenciais, móveis e escritórios suporte para equipamentos móveis; pode incluir instalações centralizadas de impressão e/ou compras externas; iniciativas emergentes para converter fluxos de trabalho em papel em formato electrónico Reengenharia e transformação dos fluxos de trabalho intensivos em documentos das diferentes áreas de negócio; integração estreita com os sistemas corporativos

10 Modelo de Maturidade - Medidas 18 IDC Visit us at IDC.com and follow us on

11 Fase ad hoc Descrição Gestão de recursos de impressão e fluxos de documentos é fragmentada Departamento de compras adquire ou aluga equipamentos, serviços e software numa base transacional Departamento de TI gere a implementação destes equipamentos na rede e cada área de negócio define a gestão e as politicas associadas. Inexistência de iniciativas de gestão de implementação e utilização de equipamentos Ausência de uma visão consolidada dos custos de impressão e dos documentos e os esforços de redução de custos (impressão e de fluxos de documentos) são ad-hoc. Multiplicidade de equipamentos (impressoras, copiadoras, MFP); ratio empregado/equipamentos é elevado (5:1); elevado número de equipamentos isolados Existência de iniciativas departamentais ou individuais de compreensão dos custos associados ao output, redução do desperdício de impressão e de redução das despesas com hardware, consumíveis e serviços. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 19

12 Fase oportunista Descrição Criação de iniciativas para monitorizar e manter recursos corporativos de impressão a nível departamental, de área de negócio ou de divisão Cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) em parceria com um fornecedor de serviços. Maior visibilidade sobre os custos e volumes de impressão mas não contempla requisitos dos utilizadores, nem optimização de equipamentos. Consolidação de equipamentos com redução dos custos administrativos e de serviços. Redução do número de equipamentos individuais raramente suportada por análise de dados Contratação de fornecedor de serviços pode trazer benefícios de consolidação e de redução dos custos administrativos. Equipamentos são mantidos proactivamente, incluindo o fornecimento de consumíveis, tendo como resultado alguns ganhos de produtividade. Níveis de serviço e métricas são baseadas na tecnologia. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 21

13 Fase repetitiva Descrição Optimização de tipo, número e localização de equipamentos tendo em conta a redução de custos e a proximidade, fluxos de trabalho e requisitos (impressão, cópia, scan, fax) dos utilizadores. Iniciativa realizada a nível departamental, a nível de área de negócio ou divisão. Implementação de estrutura de governação e de programa de gestão da mudança para conduzir a organização para os objetivos delineados Programas internos de marketing e de incentivos para explicar a iniciativa e encorajar os colaboradores a aderir a politicas de impressão Impressão baseada em regras para reforçar e encorajar as politicas de impressão (duplex e redução da cor) Politicas especificas de aquisição e implementação de novos equipamentos Implementação de tecnologias de impressão "follow me" para reduzir o desperdício e aumentar a segurança dos documentos. Recolha continua de métricas que são utilizadas para melhorar as capacidades Níveis de serviço baseados na redução de custos, objetivos de sustentabilidade e satisfação dos utilizadores. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 23

14 Fase gerida Descrição Implementação de impressão e gestão documental através da organização. Optimização alargada suporte a utilizadores domésticos, remotos, móveis, etc. Suporte total a equipamentos móveis, incluindo a capacidade de aceder a impressão e digitalização através de smartphones e tablets, quer no interior da organização ou através de soluções publicas de cloud computing. Abordagem holística à impressão e gestão documental. Medição e monitorização do input e output de documentos em equipamentos desktop ou de grupo e avaliação da digitalização centralizada e das instalações. Avaliação, consolidação e optimização da impressão adquirida externamente. Canalizar cada trabalho de impressão para o equipamento adequado (custos e funcionalidades) Abordagem à conversão de fluxos de trabalho baseados em papel para fluxos de trabalho digitais incluindo várias atividade de digitalização, como seja digitalização para pastas e para repositórios documentais partilhados ou serviços públicos e cloud computing. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 25

15 Fase optimizada Descrição Reengenharia de fluxos de trabalho intensivos em documentos das áreas de negócio, incluindo conversão de papel para digital e fluxos de trabalho digitais. Implementação de tecnologias de captura inteligente, gestão de conteúdos (ECM) e gestão de processos de negócio (BPM) e integração com aplicações corporativas. Iniciativas podem criar a oportunidade de novos modelos de negócio Novos sistemas de adesão para clientes e outros stakeholders envolvendo a captura no momento em que a transação é iniciada. Regras de negócio podem ser aplicadas e os comentários podem ser disponibilizados rapidamente redução do tempo, maior visibilidade e maior satisfação. Níveis de serviço alinhados com objetivos de negócio, como sejam o crescimento da satisfação dos clientes, redução das taxas de erro e ciclos de aprovação mais reduzidos. IDC Visit us at IDC.com and follow us on 26

16 Orientações essenciais Algumas questões a colocar internamente Qual o nível de maturidade da sua organização na impressão e gestão documental? Quais os desafios específicos que a sua organização enfrenta na impressão e gestão documental? Qual o âmbito da sua infraestrutura de impressão e gestão documental? Quais os requisitos regulatórios e de segurança que sua organização deve cumprir? Quais os stakeholders que devem ser envolvidos no processo de avaliação? A sua organização assumiu o compromisso e está pronta? IDC Visit us at IDC.com and follow us on 27

17 Orientações essenciais Drivers Beneficios Redução de Custos Eficiência dos Processos Transformação do Negócio Conformidade Regulamentar Produtividade Redução de custos do arquivo, expedição e processamento dos documentos em papel Redução dos ciclos, maior consistência, redução dos erros Melhoria dos processos, melhoria da gestão financeira, melhoria da satisfação do cliente Maior consistência dos processos, melhoria da retenção/disponibilidade, auditoria Melhoria do acesso à informação, redução do processo de decisão IDC Visit us at IDC.com and follow us on 28

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