Definições. BPM - Business Process Management. BPMN Business Process Modeling Notation. BPMS Business Process Management System

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2 Definições BPM - Business Process Management BPMN Business Process Modeling Notation BPMS Business Process Management System

3 Erros da Gestão de Processos / BPM 1. Fazer a Gestão sem Automação Desenho, Análise de fluxos gerando documentação, pouco comprometidas com implentação e agilidade operacional 2. Fazer Automação sem Gestão Acreditar que a implementação e agilidade operacional de um software resulta em melhores processos.

4 Erros da Gestão de Processos / BPM 3. Não fazer a implantação com a visão do todo A abrangência entendida no tempo Evitar sub processos departamentais isolados A soma dos ótimos locais pode não ser o ótimo do todo 4. Falta de Priorização de Processos e Melhorias Recursos Limitados Custo / Benefício X Viabilidade Operacional

5 Erros da Gestão de Processos / BPM 5. Pouco ou nenhum envolvimento das pessoas Conhecimento + Trabalho Compromrtido = Sucesso 6. Pouca sinergia com as iniciativas de TI existentes Complementar ao ERP, CRM, Interfaces, Recursos Técnicos 7. Falta alinhamento com estratégia corporativa Melhoria do Negócio, Sincronia, Priorização, Definições, Recursos

6 Por que usar BPMS? Aderência aos processos Monitora Gargalos Integra Aplicações e Etapas Manuais Permite acompanhamento Evita retrabalho Simplifica Treinamento e Implantação Facilita Gestão de Mudanças Agilidade Operacional

7 Para que pessoas e instrumentos sigam rigorosamente o tempo rítmico, a dinâmica e o andamento indicado na partitura, é necessário um chefe que mantenha a ordem da orquestra, pois do contrário seria fácil cada músico perder a marcação do tempo em relação aos outros. Entra, então, a figura do maestro como regente deste sistema.

8 OBJETIVOS > Apontar um problema crônico nas organizações: indisciplina na execução dos processos de negócios; > Verificar a aderência da empresa a esse conceito: quanto a empresa perde com duplicação de atividades; atrasos e rupturas nos processos? > Apresentar uma solução de baixo custo, rápida implementação e aplicação de comprovada efecácia.

9 ATENÇÃO > O PROBLEMA: Processos manuais; ferramentas inadequadas e fragmentação da operação. O CUSTO:... Processo de atendimento é responsável por 75% dos custos médicos e hospitalares... (H.C - USP, 2008). > O PROBLEMA: Falta de qualidade na comunicação; feedback das atividades inesxistente ou deficiente. O CUSTO:... Ruptura na comunicação dos processos de negócios é apontada como grande ralo por onde escoam recursos das pequenas e médias empresas... (SEBRAE, 2007).

10 SOLUÇÃO TECNOLÓGICA BPM - Business Process Manager > É um sistema que padroniza o andamento dos processos dentro de uma empresa, mapeando, redesenhando e monitorando tarefas, permitindo maior otimização e implementações durante o seu uso.

11 Maestro é um Software para Gestão de Fluxos de Informações e Atividades

12 BENEFÍCIOS Flexibilidade: > Independe do tamanho e complexidade da empresa; > Independe da localização geográfica onde os processos são resolvidos; > Independe da infra-estrutura tecnológica da empresa; > Permite a gestão de atividades cross-empresas ; > Aderente a qualquer fluxo processual. Custo x Benefício: > Proporcionais ao nível de utilização do sistema.

13 BENEFÍCIOS > Permite aderência aos padrões da empresa, simulações e modelagem de processos de negócios, armazenagem de documentações extensivas em suas devidas etapas. > Ajuda na gestão de relacionamento com o cliente, pois permite a criação de tarefas que possam envolver a sua participação em alguma etapa do processo.

14 Agenda eletrônica

15 Calendário Personalizado

16 Notificação de Pendências

17 Configurações Personalizadas de Acesso

18 Configurações Numéricas

19 Validação de Configuração do Processo

20 Relatórios (Performance/Conteúdo)

21 Processos (Simultâneos)

22 Configuração de Períodos (Ausência/Substituto)

23 Padronização de Peso (Ponderação)

24 Mapeamento de Tarefas

25 A MUDANÇA PROBLEMA SOLUÇÃO Para garantir que suas atividades sejam executadas, as empresas definem seus fluxos de informações e estabelecem os prazos para suas execuções. Em algumas situações, o papel ainda é a forma mais eficiente de agilizar um fluxo de informação, entretanto, na mesma medida do crescimento das empresas, crescem também o volume de documentos que precisam ser administrados. A capilarização das organizações (múltiplos estabelecimentos, linhas de negócios, múltiplos parceiros de negócios e pulverização de recursos), fragmenta os fluxos originais e os multiplica para alcançar a todos os níveis necessário. CUSTO CARACTERÍSTICA Chega um momento que o controle acaba atrapalhando o bom andamento do processo, é quando ele deixa de ser uma ferramenta de apoio e torna-se um custo a ser administrado. Este é o cenário propício para uma mudança.

26 CENÁRIO > Investimentos em ERP > Investimentos em Infra Estrutura de TI > Investimentos em Processos > Definir, Documentar, Treinar > Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) > Investimentos em Capital Humano > Capacitação, Motivação, Aspectos Sócio-Ambientais

27 SINTOMAS > Excesso de controles > Arquivos mortos > Pilhas de Papel > Planilhas > Pré-Impressos > Aprovações e Atrasos

28 QUAL É O PROBLEMA? Melhor ERP Melhores Processos Melhor Time

29 PRINCIPAIS CAUSAS Automatizar a Sequência de Tarefas.

30 1. MAPEAR PROCESSO Formulário digital Seqüência de tarefas Decisões Múltiplas Prazos / Responsáveis Acessos

31 2. INICIAR PROCESSO Srta. Sorriso Atendimento Cliente Dna. Confiança Encarregada Mr. Flash Operação Mr. Correto Operação Goleador Comercial

32 CARACTERÍSTICAS 100% Web, Número Ilimitado de Usuários simultâneos > Processos Envolvendo Terceiros / Parceiros Flexibilidade nos tipos de campos dos Formulários Decisões múltiplas, incluindo retorno a diferentes etapas do processo Notificação ao Gestor sobre Processos Parados Consultas e Relatório de Gestão de Processos e Pessoas > Processos Complexos > Rastreabilidade Gargalo/ Produtividade Redesenho e imediata aplicação Responsáveis em grupo, substitutos automáticos (expiração de prazos) Opções Restritas às definidas pelo processo > Mudanças no Processo / Agilidade > Disponibilidade Equipe / Férias / Ausências >Excesso de Boa Vontade

33 CASO REAL GRUPO SAINT GOBAIN Projeto CSC: Centro de Serviços Compartilhados 40 Empresas do Grupo Compartilhando Serviços de TI, Jurídico, Contabilidade, Viagens, Projetos entre outros... 3 ano em operação: 200 usuários ativos 90 processos mapeados Processos Utilizados Interface com SAP

34 Time is Money

35

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