Soluções adequadas ao seu ramo de atividade CONTABILIDADE

Transcrição

1 Soluções adequadas ao seu ramo de atividade CONTABILIDADE

2 Pacote Contabilidade Destinatários O pacote Gestão Contabilística destina-se a Organizações que têm como principal objectivo a prestação de serviços na área de tratamento contabilístico. Dada a importância dos documentos e da comunicação interna e da organização com o exterior, o pacote Gestão Contabilística inclui as funcionalidades de Gestão Documental e Expediente, garantindo um controlo total dos documentos e seu ciclo de vida. Vantagens Com o módulo Base poderá gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores, grupos, permissões e acessos. Com a Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, terá a possibilidade de aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos necessários para trabalhar, quer sejam recentes ou antigos. Em plena articulação com o módulo de Gestão Documental, o Expediente permite a utilização de um processo ad-hoc, onde em cada momento são definidos os intervenientes apropriados, com a liberdade de evolução ditada pela própria natureza dos assuntos a analisar. Com o módulo de Contabilidade Geral poderá efectuar a gestão económica e financeira dos seus clientes, numa óptica de lançamentos directos nos diários e rúbricas definidos. O módulo permite a criação de mapas específicos, definindo para cada linha do mapa, as contas que deverá somar e subtrair, de acordo com a natureza (débito ou crédito). Com o módulo de Vendas poderá gerir as contas dos seus clientes, automatizando inclusivamente a geração sistemática de documentos, no caso de avenças mensais. Com o módulo de Tesouraria poderá emitir documentos de liquidação, mantendo um controlo minucioso do estado da dívida de cada cliente. Módulos incluídos

3 Módulo Base Administração do Sistema O módulo de Administração do Sistema permite gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores e grupos, permissões e acessos. Gestão Documental O módulo de Gestão Documental permite disseminar informação pura, intra ou extra empresa,relegando o arquivo físico para o arcaico. Para isso, haverá métodos rigorosos de classificação do arquivo electrónico de documentos, cujo acesso terá regras a cumprir. O módulo de Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, permite aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos necessários para trabalhar, quer sejam recentes ou antigos. Este módulo regista, para memória futura, todas as versões dos documentos, isto é, memoriza os seus estádios (documento, seu subscritor, data de inclusão). Assim, todos os documentos podem ser facilmente consultados pelo seu número, data, palavra-chave ou outra designação, prescindindo do formato físico. Principais Características Motor de Pesquisa - Ao estilo de motores de pesquisa na web, capaz de encontrar resultados na informação introduzida na aplicação ou constante nos documentos da gestão documental. Sistema de Classificação - Possibilidade de definir tipos de documentos, com atributos livres ou com valores pré-estabelecidos. Regras de Redireccionamento - Quando submetidos a partir de qualquer formulário ou processo, os documentos podem ser automaticamente classificados e organizados na gestão documental. Centralização - repositório central de informação. Encriptação - a informação é encriptada, o que impossibilita a sua leitura ou modificação fora do sistema. Catalogação - cada documento será catalogado segundo os critérios definidos. Segurança - os acessos aos documentos são definidos na administração do sistema, em função dos perfis de utilizador. Auditoria - os acessos aos documentos são registados, de tal forma que é possível saber quem acede ao quê e quando. Controlo de Versões - possibilidade de manter um registo de todas as versões de um dado documento, bem como um registo dos responsáveis pelas alterações. Acesso Simultâneo - possibilidade de várias pessoas acederem ao mesmo documento simultaneamente. Expediente O módulo de Expediente, em plena articulação com o módulo de Gestão Documental, permite a utilização de um processo ad-hoc, onde em cada momento são definidos os intervenientes apropriados, com a liberdade de evolução ditada pela própria natureza dos assuntos a analisar. Os processos, transversais à organização, podem ser de entrada ou saída. O processo é desmaterializado desde o início com a digitalização e vinculação de documentos no formato digital. O seguimento do processo pode ser controlado por temporizadores, pré-definidos ou definidos pelo utilizador de forma a poder visualizar em relatórios os processos por utilizador e estado (iniciado, em curso, atrasado, encerrado).

4 Módulo de Vendas O módulo de Vendas permite gerir todas as questões relacionadas com as vendas, seja na gestão dos clientes, existências, armazéns como também dos próprios documentos que executam as transacções comerciais. O módulo de Vendas inclui um mecanismo de agendamento para automatizar a emissão de documentos comerciais regulares, bem como um processo para controlo mensal de emissão e entrega dos documentos gerados pelo sistema. O módulo de Vendas atende à Legislação em vigor, uma vez que os Documentos: são geridos por séries; são sequênciais dentro de cada série e imutáveis; incluem o nome domicílio e contribuinte da entidade adquirente; incluem a descrição inequívoca dos bens/serviços comercializados, com discriminação do preço líquido e impostos devidos; são em idioma nacional; são em moeda nacional; incluem a expressão "Processada por Computador". É possível a integração com o módulo de Contabilidade Geral, por meio de criação de Movimentos Diferidos. Este módulo integra as funcionalidades de Gestão Documental, onde pode aceder a uma estrutura partilhada com outras entidades do mesmo tipo, podendo, em simultâneo, possuir estrutura própria, com controlo de acessos definida ao nível da administração. Qualquer entidade tem ainda disponível uma área de Vínculos com outras entidades, Notas e Relatórios Individuais. Principais Tipos de Entidade Clientes Outros Devedores Produtos Documentos de Venda Principais Formulários Parâmetros do Módulo Principais Relatórios Documentos Emitidos Requisitos Este módulo requer uma licença válida no seguinte módulo:

5 Módulo de Tesouraria O módulo de Tesouraria permite manter o registo de todas as transações com entidades externas (Clientes, Fornecedores, Outros Devedores e Outros Credores), acompanhando de igual forma os movimentos de regularização (pagamentos e recebimentos). O módulo de Tesouraria possibilita a extracção detalhada e/ou agrupada de movimentos, como seja o mapa de antiguidade de dívida. O módulo de Tesouraria integra naturalmente com o módulo de Contabilidade Geral, por meio de criação de Movimentos Diferidos. Este módulo integra as funcionalidades de Gestão Documental, onde pode aceder a uma estrutura partilhada com outras entidades do mesmo tipo, ao mesmo tempo que pode ter estrutura própria, com controlo de acessos definida ao nível da administração. Qualquer entidade tem ainda disponível uma área de Vínculos com outras entidades, Notas e Relatórios Individuais. Principais Tipos de Entidade Clientes Fornecedores Outros Devedores Outros Credores Contas Bancárias Parâmetros do Módulo Reconciliação Bancária Movimentos Não Reconciliados Principais Formulários Emissão de Recibos de Tesouraria: Recibos Notas de Pagamento Principais Relatórios Extrato de Movimentos Antiguidade da Dívida Requisitos Este módulo requer uma licença válida nos seguintes módulos:

6 Módulo de Contabilidade Geral O módulo de Contabilidade Geral permite a gestão económica e financeira da empresa, numa óptica de lançamentos directos ou por via de reflexo, com lançamentos diferidos gerados pelos demais módulos. O módulo de Contabilidade Geral integra as funcionalidades de Gestão Documental, onde pode aceder a uma estrutura partilhada com outras entidades do mesmo tipo, ao mesmo tempo que pode ter estrutura própria, com controlo de acessos definida ao nível da administração. Documentos integrados na Gestão Documental podem ser vinculados a documentos contabilísticos, para um fácil acesso em ambas as direcções: 1. Da Gestão Documental, num dado documento, podemos aceder ao documento contabilístico; 2. Num documento contabilístico podemos aceder ao documento da Gestão Documental. Qualquer entidade tem ainda disponível uma área de Vínculos com outras entidades, Notas e Relatórios Individuais. O módulo de Contabilidade Geral permite a criação de mapas customizados, definindo para cada linha do mapa, as contas que deverá somar e subtrair, de acordo com a natureza (débito ou crédito). Principais Tipos de Entidade Bancos Contas Bancárias Exercício Contabilístico Principais Formulários de Contabilidade Geral Parâmetros do Módulo Configuração de Mapas Principais Formulários de Exercício Contabilístico Lançamentos Contabilísticos Diários Plano de Contas Câmbios Extrato de Movimentos Principais Relatórios Balancete Balanço Requisitos Este módulo requer uma licença válida no seguinte módulo:

7 Soluções adequadas ao seu ramo de atividade