MANUAL DE APOIO AOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 MANUAL DE APOIO AOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS A prestação de contas é matéria que deve respeitar o quadro normativo em vigor actualmente (consultar nota final deste manual). No POCAL Simplificado, movimento de receita inferior a vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do regime geral da função pública, de acordo com o nº 1 do artigo 6º articulado com as Considerações Técnicas do POCAL (ver nº 3 do ponto 2), os documentos de prestação de contas das autarquias locais são: a) Controlo orçamental Despesa... b) Controlo orçamental Receita... c) Execução anual do PPI... d) Fluxos de caixa... e) Contas de Ordem... f) Operações de tesouraria... g) Modificações ao orçamento Receita... h) Modificações ao orçamento Despesa... i) Modificações ao plano plurianual de investimentos... j) Contratação administrativa Situação dos contratos... k) Transferências e subsídios... l) Aplicações em activos de rendimento fixo e variável... m) Empréstimos... n) Outras dívidas a terceiros... o) Caracterização da entidade... p) Relatório de gestão... O Tribunal de Contas determina que estas mesmas autarquias, devem elaborar também os seguintes mapas: q) Guia de Remessa... r) Resumo diário de tesouraria... s) Síntese das reconciliações bancárias... t) Mapa de fundos de maneio... u) Relação de acumulação de funções... v) Relação nominal dos responsáveis... Nota final: Novo Regime de Contabilidade das Autarquias Locais Regime Simplificado: - Decreto-Lei 54-A799, de 22 de Fevereiro; - Lei 162/99, de 14 de Setembro; - Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro; - Decreto-Lei 84-A/2002, de 5 de Abril; - Lei nº 60-A/2005, de 30 de Dezembro. No âmbito da prestação de contas devem ser consideradas também as disposições contidas nos seguintes diplomas: - Lei nº 69/99, de 18/09, alterada pela Lei nº 5-A/2002, de 11/01 (Lei das Autarquias Locais, quanto às competências dos órgãos nesta matéria); - POCAL (quanto à definição dos documentos de prestação de contas, das regras a respeitar na sua elaboração e das entidades a quem devem ser enviadas as contas); - Lei nº 2/2007, de 15/01 (Lei das Finanças Locais, quanto aos princípios fundamentais, à contabilidade, prestação e auditoria externas das contas); - Instruções nº 1/2001 2ª S emitidas pelo Tribunal de Contas (no âmbito da organização e documentação das contas das autarquias locais. Ver também a Resolução nº 4/2001 2ª S publicada no D.R. nº 191, II Série, de 18/08/2001)

2 Para impressão dos mapas de prestação de contas e, ou, obtenção de informação contabilística na aplicação do POCAL Regime Simplificado, seguir as indicações respectivas (para qualquer dúvida contacte o nosso suporte técnico): a) Controlo orçamental Despesa (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Controlo Orçamental - Despesa - Preencher campo Data Limite com data limite a considerar nos cálculos, que no caso de prestação de contas normalmente será 31 de Dezembro do ano em causa. b) Controlo orçamental Receita (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Receitas Arrecadadas Mapas Controlo Orçamental - Receita - Preencher campo Data Limite com data limite a considerar nos cálculos, que no caso de prestação de contas normalmente será 31 de Dezembro do ano em causa. c) Execução anual do PPI (Plano Plurianual de Investimentos) (Ponto 7.4 do POCAL) Menu Plano P.P.I. em Vigor Mapas Execução do P.P.I. - Preencher campo Interpretação com valor 1 ou 2 segundo a interpretação que desejam e com no campo Legenda se desejam que o descritivo da interpretação seja impresso no mapa, ou seja, que seja impresso no mapa a fórmula utilizada no cálculo da coluna Montante previsto, Total. A diferença entre as duas interpretações relaciona-se precisamente com a fórmula utilizada no cálculo dessa mesma coluna Montante previsto, Total : Interpretação 1: «Montante previsto, Total» = «Montante executado, Anos anteriores» + «Montante previsto, Ano» + «Montante previsto, Anos seguintes» Interpretação 2: «Montante previsto, Total» = «Montante previsto, Ano» + «Montante previsto, Anos seguintes» A Interpretação 2 exclui o montante previsto nos anos anteriores, dando um valor total previsto só do ano corrente juntamente com os anos seguintes. Verifica-se assim, que este total não reflecte o total previsto para cada acção, em cada momento, uma vez que faltarão as importâncias executadas em anos anteriores. É contudo a interpretação de acordo com o POCAL. A interpretação mais utilizada é a Interpretação 1, pois permite-nos obter neste mapa e, mais precisamente nesta coluna, o valor total previsto para um determinado investimento, dado que esta interpretação inclui os valores dos anos anteriores. d) Fluxos de caixa (Ponto 7.5 do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Fluxos de Caixa - Inclui também o mapa das Contas de Ordem - ver mapa da alínea e). e) Contas de Ordem (Ponto 7.5 do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Fluxos de Caixa - O mapa das Contas de Ordem encontra-se incluído no mesmo mapa dos Fluxos de Caixa, de acordo com a lei e o modelo oficial do POCAL.

3 As Contas de Ordem em conjunto com as Contas de Operações de Tesouraria constituem a contabilização das Operações Extra-Orçamentais: Contas de Ordem: depósitos de garantia e caução, apresentados por fornecedores e empreiteiros ou, ainda, recibos para cobrança relativos a receitas debitadas ao tesoureiro. Contas de Operações de Tesouraria: cobranças efectuadas com obrigatoriedade de entregar as respectivas importâncias a terceiros. Enquanto que os valores dos Fluxos de Caixa são automáticos, no respeitante às Contas de Ordem não existe ainda, na aplicação do POCAL, modo de registo, controlo e respectivo preenchimento destas, embora esteja previsto em futuras actualizações deste módulo. f) Operações de tesouraria (Ponto 7.6 do POCAL) Menu O. Tesouraria Operações de Tesouraria Plano Mapas Mapa de Fluxos Esta opção imprime o mapa de prestação de contas das Contas de Operações de Tesouraria de acordo com o POCAL, que engloba em conjunto com as Contas de Ordem, as Operações Extra-Orçamentais ver alínea e). g) Modificações ao orçamento Receita (Ponto do POCAL) Menu Outros Prestação de Contas Modificações do Orçamento das Receitas Este mapa regista todas as modificações orçamentais efectuadas às receitas durante o ano de gerência em questão. Na coluna relativa às Modificações Orçamentais estão totalizados os valores dos reforços e das deduções resultantes de todas as alterações e revisões efectuadas às receitas. h) Modificações ao orçamento Despesa (Ponto do POCAL) Menu Outros Prestação de Contas Modificações do Orçamento das Despesas À semelhança do mapa referido na alínea g) Modificações ao orçamento - Receita, este mapa regista de igual modo todas as modificações orçamentais efectuadas durante o ano de gerência em questão, mas neste caso às despesas. Na coluna relativa às Modificações Orçamentais estão totalizados os valores dos reforços e das deduções resultantes de todas as alterações e revisões efectuadas às despesas. i) Modificações ao plano plurianual de investimentos (Ponto do POCAL) Menu Outros Prestação de Contas Modificações do P.P.I. Na linha das alíneas g) e h) este é um mapa idêntico ao mapa de cada modificação ao P.P.I., simplesmente totalizando os valores de todas as alterações e revisões efectuadas ao P.P.I. no respectivo ano de gerência. j) Contratação administrativa Situação dos contratos (Ponto do POCAL) Menu Outros Prestação de Contas Contratação Administrativa Mapas Situação dos Contratos Mapa de informação sobre todos os contratos celebrados, com fornecedores e empreiteiros, durante o ano de gerência ou anos anteriores se existe no actual ano execução financeira. Nesta opção não vai encontrar mapa algum já preenchido com qualquer tipo de informação. O programa do POCAL disponibiliza aqui é o preenchimento manual do mapa, através da opção Inserção e de seguida a sua impressão num modelo de acordo com o POCAL.

4 k) Transferências e subsídios (Ponto do POCAL) Em agenda para melhor adaptação - Pretende-se, neste ponto, obter informação sobre todas as operações de transferências e subsídios no âmbito da despesa e da receita e com distinção relativa à classificação económica orçamental entre corrente e capital. As transferências e os subsídios estão ligadas, no classificador económico, aos seguintes capítulos: No âmbito da despesa: * 04 Transferências Correntes * 05 Subsídios * 06 Outras Despesas Correntes * 08 Transferências de Capital * 11 Outras Despesas de Capital No âmbito da Receita: * 06 Transferências Correntes * 08 Outras Receitas Correntes * 10 Transferências de Capital * 13 Outras Receitas de Capital Nota: O capítulo 05 da despesa «Subsídios» além de ter a natureza de transferências correntes reveste-se de características muito próprias: consideram-se «Subsídios» os fluxos financeiros não reembolsáveis das autarquias locais para as empresas públicas municipais e intermunicipais ou empresas participadas, com o objectivo de influenciar níveis de produção, preços ou remunerações dos factores de produção. Os «Subsídios» que normalmente fazem parte do plano financeiro das juntas de freguesia devem ser inscritos pelo capítulo 04 do classificador económico da despesa Transferências Correntes. Para obter estes mapas: a) Mapa de Transferências Correntes - Despesa (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Mapas de Despesa Mapas de Despesa, Ordem Pag. - Conjunção (e) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo 05. seleccionar agora: - Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo Na Escolha a última coluna a imprimir: seleccionar Destinatário Nota: Se o orçamento utilizar a classificação orgânica, antes de mandar imprimir, seleccionar a opção: - Disjunção (ou) e utilizar da mesma forma que no passo anterior se filtrou o capítulo da classificação económica das transferências correntes, mas seleccionando órgãos diferentes.

5 b) Mapa de Transferências Capital - Despesa (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Mapas de Despesa Mapas de Despesa, Ordem Pag. - Conjunção (e) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo 09. seleccionar agora: - Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo Na Escolha a última coluna a imprimir: seleccionar Destinatário Nota: Se o orçamento utilizar a classificação orgânica, antes de mandar imprimir, seleccionar a opção: - Disjunção (ou) e utilizar da mesma forma que no passo anterior se filtrou o capítulo da classificação económica das transferências correntes, mas seleccionando órgãos diferentes. c) Mapa de Subsídios Concedidos (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Mapas de Despesa Mapas de Despesa, Ordem Pag. - Conjunção (e) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo Na Escolha a última coluna a imprimir: seleccionar Destinatário Nota: Se o orçamento utilizar a classificação orgânica, antes de mandar imprimir, seleccionar a opção: - Disjunção (ou) e utilizar da mesma forma que no passo anterior se filtrou o capítulo da classificação económica das transferências correntes, mas seleccionando órgãos diferentes. d) Mapa de Transferências Correntes - Receita (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Receitas Arrecadadas Mapas Mapas de Receita, Guia Rec. - Conjunção (e) - Rubrica >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica < (Menor do que) seleccionar o capítulo 07. seleccionar agora: - Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo Na Escolha o tipo de designação a sair: seleccionar Destinatário

6 e) Mapa de Transferências Capital - Receita (Ponto do POCAL) Menu Movimentos Receitas Arrecadadas Mapas Mapas de Receita, Guia Rec. - Conjunção (e) - Rubrica >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica < (Menor do que) seleccionar o capítulo 11. seleccionar agora: - Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Disjunção (ou) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo Na Escolha o tipo de designação a sair: seleccionar Destinatário l) Aplicações em activos de rendimento fixo e variável (Ponto do POCAL) - Este mapa não vai ao encontro da realidade financeira da grande maioria das juntas de freguesia, uma vez que se relaciona com operações financeiras quer com a aquisição de títulos de crédito (obrigações, acções, quotas e outras formas de participação e adiantamentos ou subsídios reembolsáveis) no âmbito da despesa, quer com as receitas provenientes da venda e amortização destes mesmos títulos. Se porventura existirem operações financeiras que justifiquem a elaboração deste mapa é de salientar que no classificador económico do pocal as respectivas despesas são classificadas através do capítulo 09 e as receitas pelo capítulo 11. Assim sendo, para obter a informação a preencher no respectivo mapa: Para a despesa: Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Mapas de Despesa Despesas Agrupadas por Entidade - Conjunção (e) - Rubrica Dsp. >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica Dsp. < (Menor do que) seleccionar o capítulo 10. Para a receita: Menu Receitas Arrecadas Mapas Mapas de Receita, Guia Rec. - Conjunção (e) - Rubrica >= (Maior ou igual a) seleccionar o capítulo Conjunção (e) - Rubrica < (Menor do que) seleccionar o capítulo 12. Nota: no mapa deve-se distinguir entre os tipos de activos, distinguindo entre os activos de curto e médio prazos. - mapa Activos de rendimento fixo... (Ponto do POCAL) - mapa Activos de rendimento variável... (Ponto do POCAL)

7 m) Empréstimos (Ponto do POCAL) A informação a ser inscrita nas colunas deste mapa não se encontra na aplicação do POCAL, de momento, contudo se a sua elaboração for justificada, ou seja, se decorrerem operações financeiras que o justifiquem, deverá então ser elaborado como mapa de prestação de contas. Não esquecer o atendimento aos limites legais impostos sobre o endividamento. Inscreve-se neste mapa somente a informação relacionada com as instituições financeiras. No caso de terceiros ver alínea n). Na coluna da caracterização apresentar por instituição financiadora e por contrato efectuado (desagregado em curto prazo e em Médio e Longo prazos ), nas restantes é informação que devem recolher nos contratos efectuados, ou às entidades financiadoras. n) Outras dívidas a terceiros (Ponto do POCAL) (ver anexo: Outras dívidas a Terceiros (Ponto do POCAL) - EDITÁVEL.xls ) Assim como o mapa de Empréstimos também a informação a ser inscrita neste não se encontra na aplicação do POCAL, de momento. Este mapa juntamente com o mapa anterior Empréstimos constitui toda a informação sobre o nível de endividamento autárquico. Distingue-se do anterior por se aplicar a terceiros e não a instituições financeiras, e retrata simplesmente a evolução da dívida e da sua liquidação. Na coluna da caracterização apresentar por entidade relacionada e contrato efectuado (desagregado em curto prazo e em Médio e Longo prazos ). o) Caracterização da entidade (Ponto 8.1 do POCAL) (ver anexo: Caracterização da entidade (Ponto 8.1 do POCAL) - MODELO.pdf ) De acordo com o ponto 8.1 do POCAL e a resolução nº 4/2001 de 18 de Agosto do tribunal de Contas, é necessário estruturar um conjunto de informação que identifique a respectiva autarquia: - Identificação: designação, número de identificação fiscal, endereço, regime financeiro, etc.; - Estrutura organizacional: organograma; - Legislação: constituição orgânica; - Recursos humanos: identificação dos membros do executivo; - Organização contabilística: breve descrição do sistema informático utilizado, demonstrações financeiras intervalares, etc. - Outra informação considerada relevante.

8 p) Relatório de gestão (Ponto 13 do POCAL) Este relatório não é um documento financeiro, é sim um documento para apresentar e justificar os resultados da execução do orçamento e das grandes opções do plano, nomeadamente do Plano Plurianual de Investimentos. O relatório de gestão deve proporcionar uma visão clara da situação económica e financeira relativa ao exercício, espelhando a eficiência na utilização dos meios afectos ao desenvolvimento das actividades decorridas e a eficácia na concretização dos objectivos Deve contemplar os seguintes aspectos: - A situação económica relativa ao exercício; - Uma síntese da situação financeira; - Evolução das dívidas de curto, médio e longo prazos de terceiros e a terceiros nos últimos três anos; - Proposta fundamentada da aplicação do resultado líquido do exercício; - Factos relevantes ocorridos após o término do exercício. q) Guia de Remessa (Resolução 4/2001 do Tribunal de Contas) (ver anexo: Guia de Remessa (Resolução do Tribunal de Contas) - EDITÁVEL.doc ) r) Resumo diário de tesouraria (Ponto 12.2 do POCAL) Menu Movimentos Despesas Realizadas Mapas Resumo Diário da Tesouraria - Preencher os respectivos campos Data (De) e Data (Até), que no âmbito da prestação de contas será de Data (De) 1 de Janeiro e Data (Até) 31 de Dezembro do ano em causa. s) Síntese das reconciliações bancárias (Resolução 4/2001 do Tribunal de Contas) (ver em anexo: Síntese das Reconciliações Bancárias (Resolução do Tribunal de Contas) - EDITÁVEL.doc ) t) Mapa de fundos de maneio (Resolução 4/2001 do Tribunal de Contas) (ver em anexo: Mapa de Fundos de Maneio (Resolução do Tribunal de Contas) - EDITÁVEL.doc )

9 u) Relação de acumulação de funções (Resolução 4/2001 do Tribunal de Contas) (ver em anexo: Relação de Acumulação de Funções (Resolução do Tribunal de Contas) - EDITÁVEL.doc ) v) Relação nominal dos responsáveis (Resolução 4/2001 do Tribunal de Contas) Menu Outros Prestação de Contas Relação Nominal de Responsáveis Mapa Mapa da Relação Nominal de Responsáveis Mapa onde se informa o nome de cada responsável e o respectivo cargo, assim como o período de responsabilidade, e o valor auferido no período de gerência a que diz respeito. Se esta tabela já se encontrar preenchida, então deve-se alterar os registos e actualizar a informação que contém, de contrário é seleccionar a opção Inserção e preencher os campos propostos. Após isso é só imprimir o mapa. Ter em atenção que tendo lugar alguma alteração no executivo, deve-se registar neste mapa os respectivos responsáveis, ou seja, se alterar o Tesoureiro nesta mapa devem ser inscritos os dois elementos que ocuparam esse cargo, com o período de responsabilidade bem definido, e o montante auferido por cada elemento.

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