Software GEFISEME Aplicação destinada ao auxílio do serviço de Metrologia. Rua D. Afonso Henriques, Rio Tinto

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1 Software GEFISEME Aplicação destinada ao auxílio do serviço de Metrologia Rua D. Afonso Henriques, Rio Tinto

2 Conteúdo Introdução... 2 Gestão de acessos... 3 Ficha de ENTIDADE... 4 Ficha de INSTRUMENTO/EQUIPAMENTO... 5 Registo de INTERVENÇÃO... 6 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de instrumentos... 7 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de massas... 8 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de contadores de tempo... 9 Registo de INTERVENÇÃO Informação transversal a todos os ensaios Marcações de serviços Tabelas auxiliares Mapas de exploração Menu de gestão Legislação Tecnologia de suporte Página 1

3 Introdução Pretende-se durante estze documento demonstrar as funcionalidades e vantagens que a utilização do programa GEFISEME proporciona aos seus utilizadores bem como às entidades onde os mesmos se encontram inseridos. Trata-se de uma ferramenta que começou a ser desenvolvida no ano de 2007 e teve o seu início de actividade no decorrer do ano de 2008 num serviço Municipal de Metrologia. Desde sempre, um dos maiores cuidados tidos no seu desenvolvimento foi obter uma ferramenta de utilização simples, intuitiva e fácil de utilizar para conseguir chegar a todos os seus potenciais utilizadores, sabendo que o grupo alvo é composto por pessoas com predisposição para a utilização das novas tecnologias mas também tem uma parte significativa de pessoas que não tem essa predisposição e necessitam de ferramentas de fácil acesso e utilização. Esta ferramenta permite uma gestão eficaz da base de dados dos clientes e de todos os instrumentos de medição que já foram alvo de intervenção. Os utilizadores passam a ter a facilidade de consultar rapidamente todo o histórico existente em sistema, desde datas de intervenções, locais onde se encontravam os equipamentos e a sua rastreabilidade, resultados dos ensaios, etc. Com esta informação e a facilidade da sua consulta, o técnico passa a ter a possibilidade de melhorar o desempenho no seu serviço. De forma resumida, os técnicos que utilizarem esta ferramenta passam a ter mais tempo para as suas tarefas técnicas. As tarefas administrativas inerentes à sua função passam a ser mais simples, rápidas e uniformizadas. Página 2

4 Gestão de acessos A solução tem de base uma gestão de acessos que permite obter e registar a identificação de todos os utilizadores junto com cada informação que é inserida ou alterada em sistema. Não é possível aceder à ferramenta sem conhecer um código de utilizador e uma palavra-chave que sejam válidos. Em conjunto com o grupo de utilizador que estiver associado ao registo que aceder à aplicação, é possível definir as permissões dos utilizadores com base nas quatro seguintes opções: NÃO ACEDER; LER (consulta); ESCREVER (inserir/alterar); ELIMINAR. Página 3

5 Ficha de ENTIDADE A ficha de entidade permite manter o registo de todos os clientes nos quais ou para os quais se realizam serviços de Metrologia. Esta informação está orientada ao NIF, sendo que cada entidade pode ter N moradas de instalações associadas ao registo base, que classificamos por defeito como sendo o local da sede. Não descuidamos dados fundamentais para o serviço, como por exemplo a identificação da freguesia, ramo de actividade ou até mesmo o nome comercial que permite registar o nome pelo qual o estabelecimento é conhecido, isto porque na maioria dos casos esse nome não corresponde ao nome fiscal. Página 4

6 Ficha de INSTRUMENTO/EQUIPAMENTO Os instrumentos de pesagem necessitam de ter um registo criado com todas as características técnicas do equipamento. São essas definições que vão permitir ao software aplicar as definições corretas durante os ensaios e também na aplicação das taxas de serviço. Alem das características técnicas, existe outro conjunto de informação que permite ao técnico um conhecimento melhorado do instrumento. Todos os instrumentos necessitam obrigatoriamente de ter atribuído um número de série, um modelo e uma marca. Não podem existir dois números de série iguais dentro do mesmo modelo de equipamento. Na ficha de cada instrumento é possível consultar o histórico das intervenções realizadas ao mesmo, independentemente da entidade onde se encontrava. Para facilitar a criação de registos, existe a possibilidade de duplicar registos. Desta forma, quando necessitam de criar um registo e já dispõem de um igual o sistema apenas solicita o número de série e fica o registo criado! Página 5

7 Registo de INTERVENÇÃO Os registos de intervenção são numerados de forma automática. Cada intervenção necessita de ter indicação da entidade à qual fica associada bem como a morada da mesma. É necessário ainda indicar qual o técnico que procede à intervenção. Em cada intervenção podemos associar o número que quisermos de instrumentos de pesagem, massas ou contadores de tempo. É ainda no painel principal que é apresentado o valor total a receber pelo serviço efectuado, identificando se o serviço é interno ou externo, qual a taxa de deslocação se existir e taxa de ajuste e/ou urgência quando aplicável. Podemos ainda distinguir registos já recebidos controlando a data do seu recebimento, qual o modo de pagamento e qual o recibo associado a este serviço. Página 6

8 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de instrumentos Nos ensaios de instrumento devemos seleccionar o instrumento desde a lista de instrumentos existentes em sistema. Depois de indicado o instrumento e em função das suas características o sistema indica as escalas de erro e o valor da taxa correspondente. O técnico deve marcar os ensaios que vai efectuar, escolhendo entre histerese, excentricidade, mobilidade, repetibilidade e tara. As cargas sugeridas são preenchidas automaticamente, bem como os valores do erro e do erro corrigido. Apenas necessita de digitar os valores lidos durante o ensaio. Todos os cálculos são efectuados automaticamente, proporcionando de imediato o resultado final. O software permite a impressão do boletim de ensaios e do certificado. Página 7

9 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de massas Quando se pretende efectuar o registo de verificação de massas o sistema permite de forma rápida e em forma de lista efectuar o registo de diversas massas. Em cada linha é necessário indicar a marca, classe, tipo de verificação, valor nominal em gramas, a indicação 1 e 2. O sistema indicará o ERRO, o EMA, o resultado e o valor da taxa para cada linha. Nas massas aprovadas a linha surgirá a verde, nos casos de reprovado a linha será apresentada a vermelho. Está também disponível o espaço para registo da temperatura e humidade antes de iniciar a verificação, bem como para registo dos mesmos valores no fim da verificação. Também nos ensaios das massas é possível obter o boletim de ensaio e certificado para impressão completamente preenchido. Página 8

10 Registo de INTERVENÇÃO Ensaios de contadores de tempo O registo de serviços de verificação de contadores de tempo é muito semelhante ao registo das verificações das massas! O técnico nestes casos necessita de indicar se o contador de tempo é de Bilhar ou ténis de mesa, tecnologia digital ou mecânico, nº de série do equipamento, marca, modelo e os valores inerentes ao ensaio verificado. O sistema indica automaticamente a percentagem de erro, o resultado do ensaio e o valor da taxa a aplicar. Naturalmente também nos ensaios das massas é possível obter o boletim de ensaio e certificado para impressão completamente preenchido. Página 9

11 Registo de INTERVENÇÃO Informação transversal a todos os ensaios instrumento. Ligado a cada ensaio efectuado é possível registar o nº de selo que foi aposto no Em todos os ensaios existe a possibilidade de indicar quais os meios utilizados, a sua rastreabilidade e informação referente aos procedimentos utilizados. Estas indicações são muito importantes para o correto registo da informação. É também muito importante porque se trata de informação que surge nos certificados emitidos. Página 10

12 Marcações de serviços Cada técnico tem a possibilidade de registar e gerir os pedidos que são dirigidos ao serviço. Ao utilizarem esta funcionalidade conseguem facilmente obter uma lista dos serviços pendentes e com a indicação do nº de instrumentos bem como o alcance máximo por cada local. Desta forma torna-se mais fácil organizar principalmente o serviço externo! Tem ainda função que indica automaticamente se o serviço foi realizado dentro do prazo previsto por Lei, realizado fora do prazo, se está por realizar e ainda dentro do prazo ou se está por realizar e o prazo já foi ultrapassado. São ainda apresentados valores como o tempo médio de espera dos serviços realizados, o tempo médio de espera dos serviços pendentes e o nº de intervenções realizadas no ano e mês actual! Página 11

13 Tabelas auxiliares Existem diversas tabelas auxiliares que permitem utilizar valores padrão, evitando, ou minimizando desta forma a possibilidade dos utilizadores inadvertidamente utilizarem formas diferentes de classificar a mesma coisa! A tabela que sobressai neste grupo é a tabela das taxas! É com base na informação desta tabela que todos os cálculos de custos são efectuados. Página 12

14 Faz também parte das tabelas auxiliares a gestão de registos de técnicos disponíveis para a realização de intervenções. Nestes registos existe a possibilidade de associar a assinatura digitalizada para a emissão de documentação com a assinatura aposta no local correto para evitar a necessidade de imprimir e digitalizar para posterior envio por meio digital. As restantes tabelas auxiliares são de gestão de códigos postais, tipos de actividade das entidades, marcas, modelos e fabricantes de equipamentos de pesagem e ainda marcas e modelos de contadores de tempo. Página 13

15 Mapas de exploração Os mapas disponíveis são diversos mas devemos começar por salientar o que entendemos ser o mais importante de todos eles pela quantidade de trabalho que retira mensalmente! Trata-se do mapa mensal ou anual para o IPQ. A emissão deste mapa resumese à indicação do mês ou do ano e do tipo de verificação conforme opção pretendida e logo se obtém o mapa todo preenchido. Também existe a disponibilização dos dados em ficheiro EXCEL, no formato solicitado pelo IPQ. Este é o novo formato a fornecer por forma a integrar no sistema PROQUAL. Página 14 Exemplo de mapa para IPQ 1

16 Outro mapa muito valorizado é o mapa de serviço diário. Este mapa resume por dia as intervenções e os valores recebidos para facilitar a gestão da tesouraria. Para além dos mapas anteriormente mencionados é possível obter listas de intervenções por entidade ou por técnico, ambas entre datas. Listagem detalhada de intervenções, filtrando entre datas, por NIF de entidade, por ramo de actividade ou por freguesia. Existe também uma lista de intervenções recebidas entre datas, sendo que neste caso a informação surge agrupada e identificada por forma de pagamento (tesouraria, técnico CHQ, técnico DIN). É ainda possível obter uma lista das intervenções que se encontram por receber. Página 15

17 Menu de gestão No menu de gestão é possível aceder a funções como a alteração da palavra passe do utilizador que estiver logado em sistema. É também neste menu que se consegue aceder ao registo de utilizadores bem como ao registo de grupos de utilizadores que permitem gerir as permissões na aplicação. Neste menu é também possível aceder à plataforma de dados onde é possível facilmente realizar ou repor cópias de segurança. Esta plataforma serve também para outras tarefas administrativas e mais técnicas como a execução de scripts de actualização. Página 16

18 O acesso às definições gerais é também no menu gestão. É nas definições gerais que se colocam todos os dados dos procedimentos utilizados, sobre os meios utilizados e a sua rastreabilidade, informações para a emissão de mapas e certificados, o número de registo IPQ, o NIF da entidade emissora dos documentos, o numerador dos certificados e outros parâmetros de sistema que permitem afinar a solução à medida de cada utilizador! É ainda no menu gestão que se encontra o assistente utilizado para introduzir dados do registo da licença e do servidor de dados. Página 17

19 Legislação Está disponível um painel onde se pode consultar diversa legislação relacionada com a actividade da Metrologia. Pode-se recorrer à pesquisa por palavras-chave. Em cada registo existe uma data, um título, uma introdução e o desenvolvimento. Poderá ainda estar associado um ficheiro, como por exemplo, o suporte digital do Diário da Republica de onde se obteve a informação que está a ser prestada! Página 18

20 Tecnologia de suporte Esta ferramenta tem por base ferramentas de desenvolvimento robustas e de última geração. O seu suporte assenta na plataforma.net ( dotnet ) da Microsoft e neste momento utiliza o Framework 4. No que diz respeito ao suporte de dados, utiliza o motor de dados Microsoft SQL. Neste caso e dependendo de algumas situações muito particulares que possam alterar os pressupostos, sugerimos a utilização do Microsoft SQL Server 2008 R2 SP2 - Express Edition. Esta plataforma de suporte de dados permite a qualquer momento o acesso aos dados para uma fácil extracção ou para a criação de interoperabilidade com outros sistemas. Não são necessários computadores que disponibilizem grandes recursos para a execução deste programa. Os requisitos mínimos são os seguintes: Sistema Operativo: Windows XP SP3 ou superior Requisitos de Hardware: Processador a 1 GHz ou superior 2048 MB de RAM 1 GB de espaço disponível no disco rígido (x86) ou 2 GB (x64) Página 19

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