Guia de Estudo Folha de Cálculo Microsoft Excel

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1 Tecnologias da Informação e Comunicação Guia de Estudo Folha de Cálculo Microsoft Excel Estrutura geral de uma folha de cálculo: colunas, linhas, células, endereços Uma folha de cálculo electrónica ( electronic spreadsheet ) é um programa que proporciona uma área de trabalho ou folha de trabalho ( worksheet ), cuja configuração genérica é a de uma tabela ou folha quadriculada, dividida em colunas e linhas. COLUNAS: Dispostas na vertical e representadas por letras: A, B, C, etc. LINHAS: Dispostas na horizontal e numeradas de 1 até um determinado número. CÉLULAS: Intersecção das colunas com as linhas; unidades elementares da folha de cálculo. Cada célula é representada por um endereço ou referência: - Uma letra - correspondente à coluna; - Um número correspondente à linha. BLOCO, INTERVALO OU FAIXA ( RANGE ): conjunto de células contíguas, dispostas em forma de rectângulo. Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de cálculo: - STRINGS OU CADEIAS DE CARACTERES: Informação que, normalmente, serve para dar um título a uma secção de trabalho, uma indicação em relação aos dados que se encontrem ao lado ou por baixo, etc. - NÚMEROS OU DADOS NUMÉRICOS DIRECTOS: Podem ser de vários tipos ou formatos: números positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em formato de percentagem ou de valores monetários, etc. - DATAS E HORAS: Estes tipos de dados têm de ser escritos num formato reconhecido pelo programa, normalmente semelhante ao que é usado na escrita habitual, mas dependendo da configuração do ambiente de trabalho. - FÓRMULAS: Normalmente, são expressões matemáticas ou lógico-matemáticas, através

2 das quais se efectuam cálculos. Os cálculos efectuados pelas fórmulas podem utilizar valores numéricos directos ou valores contidos noutras células, através da indicação dos seus endereços. Conceitos de livro e folha de trabalho LIVRO DE TRABALHO: De cada vez que iniciamos um novo trabalho, é-nos aberto automaticamente um novo livro. Permite-nos criar ou incluir (e retirar) folhas de trabalho, bem como guardá-las em conjunto, associadas a um ficheiro informático. Principais elementos do ambiente de trabalho O ambiente de trabalho do Excel contém elementos comuns a qualquer outra janela de programa de aplicação do ambiente Windows. Sob a barra de título situa-se a habitual barra de menus, e, por baixo desta, as também usuais barras de ferramentas com um conjunto de botões que tornam mais fácil e rápida a execução das principais operações. Para além da barra de ferramentas principal, temos também uma barra de formatações, bem como a possibilidade de incluir outras, para certas tarefas mais específicas. Entre as barras de ferramentas e a área de trabalho da folha de cálculo situa-se a chamada barra de fórmulas. Na barra de fórmulas introduzem-se e editam-se, não apenas as fórmulas, mas todos os dados, qualquer que seja a célula activa. Na parte inferior da folha de trabalho, temos uma barra dividida em duas partes: - A parte esquerda, na qual pode ver-se um conjunto de quatro botões e uma série de separadores ou indicativos das várias folhas do livro em que estamos a trabalhar; - A parte direita, que corresponde à barra de deslocamento horizontal. A última barra da janela do programa é a chamada barra de estado (status bar), que nos dá indicações úteis acerca do trabalho que estamos a realizar. Outras características da folha de cálculo Excel O facto de trabalhar no ambiente Windows confere ao Excel todas as características e potencialidades das aplicações concebidas para aquele ambiente, nomeadamente, o facto de se poderem efectuar transferências de informação entre diferentes documentos

3 do Excel ou de outras aplicações mediante as conhecidas técnicas cortar, copiar e colar, bem como, a inserção de objectos e o estabelecimento de ligações dinâmicas (técnicas OLE). As potencialidades do Excel em matéria de gráficos são excelentes, quer devido à grande variedade de tipos e formatos de apresentação, quer devido às possibilidades de inserção e articulação dos gráficos com as folhas de trabalho, a partir das quais foram elaborados. Assim uma eventual alteração dos dados, pode reflectir-se de imediato no gráfico. O tratamento da informação à maneira de base de dados, no Excel, permite, de uma forma bastante fácil e flexível, efectuar consultas em modo de formulário, reordenação dos dados, aplicação de critérios de consulta e filtragem, etc. Quando se fala de bases de dados relativamente a folhas de cálculo, devemos ter presente que se trata de bases de dados em formato simples flat-file ou monotabela. Normalmente a primeira linha da tabela é reservada para escrever os nomes dos campos; as linhas de dados que se lhe seguem correspondem aos registos. O Excel permite a articulação de diferentes documentos ou folhas de trabalho, estando ou não visíveis em simultâneo no ecrã. Esta característica possibilita um tipo de trabalho em folhas de cálculo a que se costuma chamar de multitabela ou folha de cálculo 3D. O Excel também oferece a possibilidade de trabalhar com macros, tornando assim possível a automatização de tarefas. As macros têm por base a linguagem de programação Visual Basic. Tipos de endereços e referências Um endereço ou referência é uma indicação para o programa tomar o valor contido na célula referenciada e utilizá-lo nas operações da célula. Endereços ou referências relativas: de um modo geral, os endereços ou referencias do tipo relativo readaptam-se às novas posições para onde são copiados, mediante um mecanismo de manutenção do paralelismo. Exp.: D2. Endereços ou referências absolutas: Para onde quer que seja copiada uma referência absoluta, ela manter-se-á sempre inalterada, não sofrendo, pois, nenhuma adaptação relativa à nova posição. Exp.: $D$2. Quando se fazem operações de mover, inserir ou excluir células, as referências incluídas em fórmulas que possam ser afectadas por essas operações, serão adaptadas à nova disposição dos, de modo a manter a lógica que tinham anteriormente. Assim, as referências (relativas ou absolutas) podem sofrer alterações mas sempre no

4 sentido de preservar a lógica dos cálculos, em conformidade com a disposição dos dados. Endereços ou referências mistas. Enquanto que o mecanismo das referências relativas permite que as cópias façam uma adaptação em relação à coluna e À linha e as referências absolutas fazem fixar ao mesmo tempo a linha e a coluna, há, no entanto, situações em que queremos fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou vice-versa, fixar a linha e deixar a coluna relativa. Exp.: $D2; D$2. Referências circulares Uma referência circular acontece quando em determinada célula se introduz uma fórmula que faz referência à própria célula em que se situa a fórmula. Uma referência circular pode acontecer de modo directo ou indirectamente: - De um modo directo, se a referência à própria célula se situa directamente na fórmula; - Indirectamente se a referência circular acontece por via de referência a uma outra célula que, por sua vez, faz referência à célula onde se introduziu a fórmula. O Excel não aceita este tipo de referências e dá origem a uma mensagem de erro e a indicação CIRC na linha de status. Referências por nome Uma outra possibilidade de fazer referências a células ou blocos de células é a atribuição prévia de nomes a essas células. Menu inserir comando nome submenu definir quadro definir nome Referências externas Uma referência externa é uma referência em que se indica uma célula ou faixa de células de uma outra folha de trabalho, exterior àquela em que estamos a trabalhar. Para indicar uma referência externa numa fórmula, escreve-se o nome da folha externa seguido de um ponto de exclamação (!) e, por fim, o endereço ou referência à célula, faixa de células ou nome que pretendemos utilizar. Exp.: Folha!D2.

5 Mensagens de erro Mensagem #DIV/0! #N/D ou #N/A #NOME? #NULO! #NUM! #REF! #VALOR! Significado Valor a dividir por zero Valor não disponível (Not Available) Nome ou designação não reconhecida Intersecção nula de duas faixas Problemas com um valor numérico na fórmula Problemas com uma referência a célula ou faixa Problemas com o tipo de valor numérico ou de um operando NOTA: Este guia não dispensa o estudo do manual adoptado para a disciplina de Tecnologias de Informação e Comunicação TIC. O acompanhamento presencial das aulas é essencial. In:

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