ENQUADRAMENTO DO IGFIJ NA JUSTIÇA PORTUGUESA

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1 1 Boas Práticas

2 DESMATERIALIZAÇÃO PROCESSOS NA JUSTIÇA Instituto de Gestão Financeira e Infra-Estruturas da Justiça, I.P. 2 Boas Práticas GRAÇA NAMORA Coordenadora Gabinete Sistemas de Informação

3 ENQUADRAMENTO DO IGFIJ NA JUSTIÇA PORTUGUESA O Instituto de Gestão Financeira e Infra-Estruturas da Justiça foi criado em 2007, com a aprovação da nova Lei Orgânica do Ministério da Justiça e no âmbito das orientações definidas pelo Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), integrando os objectivos de melhoria da qualidade dos serviços públicos e ganhos de eficiência. É um instituto público dotado de autonomia administrativa, financeira e património próprio, sob a tutela e superintendência do Ministro da Justiça e com jurisdição sobre todo o território nacional. 3 Boas Práticas

4 ENQUADRAMENTO DO IGFIJ NA JUSTIÇA PORTUGUESA MISSÃO Assegurar a gestão orçamental, financeira e das instalações afectas ao Ministério da Justiça. VISÃO Ser reconhecido pelo cumprimento atempado das responsabilidades perante terceiros, pela adequação das instalações e eficiência no controlo orçamental do MJ. 4 Boas Práticas

5 ÁREAS DE ACTIVIDADE Empreendimentos Conservaçãoe manutenção do património do Estado atribuído ao Ministério da Justiça e implementação de novos investimentos, no mesmo âmbito, tais como Palácios de Justiça, Centros educativos, Estabelecimentos Prisionais e instalações do Instituto dos Registos e Notariado; (75%- 80% PIDDAC do MJ) Financeira Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento e acompanhar a execução orçamental dos serviços e organismos do Ministério da Justiça; arrecadare administrar as receitas e efectuar os pagamentos inerentes a Custas dos processos judiciais, Apoio judiciário, Conservatórias e Cartórios Notariais; (transferências Serv. Integrados MJ , orçamento IGFIJ ); (gestão financeira processos judiciais ) Património Gestão concertada dos meios patrimoniais do Ministério da Justiça, com a Administração, Planeamento e Monitorização dos imóveos afectos ao mesmo. (900 instalações MJ) 5 Boas Práticas

6 FACTORES DETERMINANTES PARA A MUDANÇA O PONTO DE PARTIDA NOVEMBRO 2007 (Organização) Existiam pelo menos 3 Institutos, ou seja, um Financeiro e Orçamental, um Patrimonial, um de Empreendimentos, com articulação reduzida Reduzido enfoque na receita (sendo uma das atribuições mais críticas) Inexistência de modelo de reporting de gestão que permitisse aferir a eficiência e eficácia da actividade do Instituto 6 Boas Práticas

7 FACTORES DETERMINANTES PARA A MUDANÇA O PONTO DE PARTIDA NOVEMBRO 2007 (Sistemas) Inexistência de plano estratégico de sistema de informação Nível de cobertura dos processos em termos de sistemas aplicacionais robustos e integrados era extremamente reduzido. Ex.: Excel era uma ferramenta que sustentava demasiada informação crítica A versão utilizada do sistema SAP, não era suportada pelo fornecedor 7 Boas Práticas

8 FACTORES DETERMINANTES PARA A MUDANÇA O PONTO DE PARTIDA NOVEMBRO 2007 (Sistemas) Existiam actividades suportadas por diferentes sistemas com elevada duplicação de actividades de registo, riscos de erros, e fiabilidade de dados Dependência de recursos humanos externos ao IGFIJ (Rede, Sistemas, Dados) com elevado risco de perda de informação Inexistência de aplicações de gestão documental e workflow que permitam a desmaterialização dos processos 8 Boas Práticas

9 9 Boas Práticas COMPETÊNCIAS

10 VECTORES CHAVE DO SISTEMA A VISÃO: com base no estudo realizado, a definição do Informação Integrado centrou-se em 3 vectores chave: INTEGRAÇÃO Dos departamentos, sistemas, processos e informação residentes no IGFIJ, com claras melhorias ao nível da oportunidade de acesso à informação e do controlo e previsão dos processos financeiros; INTEROPERABILIDADE Com os parceiros e utilizadores externos ao IGFIJ; SERVIÇO AO UTILIZADOR Interno e Externo, com melhores canais de comunicação, ponto de acesso único, ambiente homogéneo e interface ajustado às necessidades do utilizador. 10 Boas Práticas

11 11 Boas Práticas O SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO

12 FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO PARA O PROCESSO DE MUDANÇA Foco de todas as equipas envolvidas, nos objectivos COMUNSe resultados pretendidos, com a identificação de 5 PRINCÍPIOS BASE para o projecto: Mantém-se a plataforma base existente; Acrescenta-se nas áreas em falta, um sistema totalmente integrado cobrindo a totalidade de funcionalidades com lacunas; Elimina-se a duplicação entre sistemas; Garante-se a interoperabilidade entre os 2 subsistemas (SAP e Windows) e entre estes e o exterior (através de protocolos standard); Garante-se a facilidade na utilização em termos de apresentação. 12 Boas Práticas

13 BENEFÍCIOS OBTIDOS COM O PROJECTO BENEFÍCIOS INTERNOS AO IGFIJ - INTEGRAÇÃO Redução dos custos de gestão Eliminação do papel/desmaterialização dos processos; simplificação e desburocratização das práticas administrativas; controlo e gestão do fluxo documental e arquivo e integração com sistemas de back-office; Racionalização e eficiência Partilha de meios e informação, colaboração nos processos transversais e organização do trabalho em rede; Novas funcionalidades com melhor controlo dos processos Maior controlo da receita; melhor informação de gestão; controlo dos desvios de execução física e orçamental com potencialidades de previsão; reconciliações bancárias por tipo de pagamentos, geração de documentos únicos de pagamento, Portal do Funcionário, fluxo integrado de informação entre os departamentos. 13 Boas Práticas

14 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação dos imóveis e serviços instalados Informação das Custas Judiciais (SICJ) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) Gestão de Empreendim entos (SIGE) Visão integrada da execução física e material dos empreendimentos Agilização de cobrança e conta corrente da entidade Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) SAP Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Pagamentos e reconciliações bancárias Execução orçamental Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) Conta corrente do prestador e rigor na dívida 14 Boas Práticas

15 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação das Custas Judiciais (SICJ) Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) SAP Gestão de Empreendim entos (SIGE) Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Visão integrada da execução física e material dos empreendimentos Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) 15 Boas Práticas

16 INTEROPERABILIDADE ENTRE O ERP SAP E O SISTEMA DE GESTÃO DE EMPREENDIMENTOS A solução: Benefícios: BizTalk SIGE SAP Assegurar uma visão integrada do acompanhamento dos Empreendimentos execução física e financeira; Garantir as validações e alertas decorrentes dos requisitos legais em vigor e de procedimentos internos; Melhor planeamento dos projectos; Implementar um filosofia de entrada única de dados. 16 Boas Práticas

17 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação dos imóveis e serviços instalados Informação das Custas Judiciais (SICJ) Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) SAP Gestão de Empreendim entos (SIGE) Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) 17 Boas Práticas

18 INTEROPERABILIDADE ENTRE O ERP SAP E O SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE IMÓVEIS DO ESTADO A solução: Benefícios: BizTalk SIIE SAP Possibilidade de cadastro dos imóveis do Instituto e sob sua responsabilidade; Integração da gestão de imóveis com a contabilidade; Resposta à legislação em vigor CIBE; Permitir o reporte automático de informação aos sistemas centrais SIIE. 18 Boas Práticas

19 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação das Custas Judiciais (SICJ) Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) SAP Gestão de Empreendim entos (SIGE) Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) 19 Boas Práticas

20 20 Boas Práticas SICJ

21 SICJ Alguns dados Sobre o Sistema: Cerca de utilizadores registados em 400 tribunais Processos Guias Contas Notas Pedidos de Pagamento Sobre as operações realizadas: Registo de Processos por mês Transferência de Processos por mês Registo de Actos Avulsos por mês Notas emitidas por mês Registos de NIPs por mês NIPs comprados por mês Guias por mês Guias cobradas por mês Registo de Contas por mês Cerca de 20,000 pagamentos por mês Mais de Recebimentos por ano 21 Boas Práticas

22 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação das Custas Judiciais (SICJ) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) Gestão de Empreendim entos (SIGE) Agilização de cobrança e conta corrente da entidade Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) SAP Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) 22 Boas Práticas

23 DUC taxa justiça 23 Boas Práticas

24 24 Boas Práticas REEMBOLSO taxa justiça

25 REEMBOLSO taxa justiça 25 Boas Práticas

26 REEMBOLSO taxa justiça (pedido) 26 Boas Práticas

27 REEMBOLSO taxa justiça (consulta) 27 Boas Práticas

28 28 Boas Práticas REVALIDAÇÃO taxa justiça

29 REVALIDAÇÃO taxa justiça 29 Boas Práticas

30 INTEGRAÇÃO E INTEROPERA- BILIDADE SIMBA SISTEMA DE INTEGRAÇÃO E INTEROPERABILIDADE Middleware que permite a interoperabilidade entre as diferentes aplicações existentes no Instituto e aplicações externas, a fim de assegurar um modelo global mais eficaz e eficiente. Solução assente na plataforma Biztalk. Informação das Custas Judiciais (SICJ) Documento Único de Cobrança (DUC / Portal) Sistema Informação Imóveis Estado (SIIE) SAP Gestão de Empreendim entos (SIGE) Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público Informação de Gestão Orçamental (SIGO) Pagamentos do Apoio Judiciário (SPAJ) Conta corrente do prestador e rigor na dívida 30 Boas Práticas

31 31 Boas Práticas SPAJ

32 32 Boas Práticas SPAJ

33 INTEROPERABILIDADE ENTRE O ERP SAP E O SISTEMA DE APOIO JUDICIÁRIO A solução: Benefícios: BizTalk SPAJ SAP Assegurar a correcta contabilização do Apoio Judiciário dívidas, pagamentos, reposições, etc.; Uniformização do cadastro de entidades; Garantir uma conta corrente individualizada de cada entidade; Automatização de processos manuais; Implementar um filosofia de entrada única de dados. 33 Boas Práticas

34 CARACTERIZAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DO APOIO JUDICIÁRIO Cerca de Advogados a prestar apoio Judiciário; Aproximadamente 800 nomeações de advogados por dia; Média de 900 pedidos de pagamento por dia referentes ao Apoio Judiciário: 400 com origem na Ordem dos Advogados; 500 com origem nos Tribunais; 34 Boas Práticas

35 BENEFÍCIOS PARA O CIDADÃO E EMPRESAS SERVIÇO AO UTILIZADOR Redução drástica dos tempos de resposta às solicitações externas, dos cidadãos, empresas públicas e privadas, e organismos do Estado, eliminando um delaymédio de 4 a 6 meses, nomeadamente nos pedidos de reembolso 35 Boas Práticas

36 EM RESUMO.. Estudámos a organização Identificámos competências, serviços e processos Definimos a arquitectura SI E a tecnologia de suporte Implementámos as várias vertentes do projecto Estruturamos o backoffice Apresentamos serviços ao exterior 36 Boas Práticas

37 However beautiful is the strategy, you should occasionally look at the results Sir Winston Churchill Contactos: Graça Namora - https://igfij.mj.pt 37 Boas Práticas

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