MoreDoc. Gestão de Expediente. Dezembro 2011

Transcrição

1 MoreDoc Gestão de Epediente Dezembro 2011

2 Características A utilização do MoreDoc é feita através de um browser web (Internet Eplorer, Mozilla Firefo, Google Chrome, etc), diminuindo os custos de instalação posto a posto. É por isso uma aplicação mais leve, não precisando de grande capacidade do lado dos postos de trabalho. O MoreDoc tem por base a plataforma open-source Alfresco, Alfresco que se apresenta como um ECM (Enterprise Content Management), sendo uma solução de gestão documental, de colaboração, de gestão de registos, de gestão de conhecimento, de gestão de conteúdo web e de imaging. É possível a integração do MoreDoc com outras aplicações, nomeadamente ao nível de: , Fa, Fa Utilizadores - Sistemas de Autenticação (LDAP, LDAP Active Directory), Directory Documentos - ERPs, ERPs por eemplo (Primavera, ou outros mediante análise), Entidades - Aplicações de Gestão de Entidades (ERP, Active Directory, etc)

3 Principais Funcionalidades Registo de Entradas Listagens Por Departamento Registo de Saídas Pesquisa Documentos Registo de Circulação Interna Pesquisa Tarefas Reserva de Referências Plano de Classificação Gestão de Tarefas Gestão de Dossiês e Volumes Gestão de Entidades Descritores 3

4 Registo de Documentos Encaminhamento Inicial Para conhecimento Para despacho Para parecer Para pedido de esclarecimentos Encaminhar Tarefa Encaminhar e Encerrar Tarefa Encerrar Tarefa Tarefas Pendentes

5 Registo de Entrada Gestão de registos por local: Servidor Repositório Comum Local A Local B Local C Os documentos de cada local vão para pastas diferentes (um para cada local) Os documentos por registar (no MoreDoc) são filtrados conforme local a que o utilizador pertence (e: utilizador de Local A apenas visualiza e pode registar documentos que foram digitalizados pelo Local A

6 Registo de Entrada Listagem de documentos por registar com pré-visualização do documento

7 Registo de Entrada Registo do documento de entrada com pré-visualização

8 Reserva de Referências Internas Eemplo de reserva de referência para documento de Circulação Interna

9 Registo de Saída Registo de documento de Saída com upload do documento

10 Saídas por Numerar Saída do documento

11 Registo de Circulação Interna Registo de documento de Circulação Interna com upload do documento

12 Gestão de Tarefas Monitorização Listagem de pendentes por departamento Ordenação conforme urgência Pesquisa por tarefa Acesso ao histórico de tarefas Emissão relatório de histórico Listagem de Tarefas Encaminhadas

13 Painel de Tarefas Pendentes Listagem de Tarefas Pendentes do Utilizador (em cima) Dados da tarefa seleccionada (em baio)

14 Listagem de Pendentes Listagem de Tarefas Pendentes. Filtros por: Departamento; Destinatário (utilizador ou serviço); Tipo de Tratamento; Data de Recepção; Remetente; Repositório

15 Pesquisa de Tarefas Pesquisa de Tarefas. Apenas devolve resultados de tarefas do utilizador ou do serviço (se chefia)

16 Controlo Diário de Documentos Listagem de Controlo Diário. Filtros por: Reposiório; Local; Departamento e Data de Entrada/Saída

17 Pesquisa Simples de Documentos Pesquisa em campos do registo e teto do documento

18 Pesquisa Avançada de Documentos Pesquisa Avançada filtro por campos de registo: repositório, referência interna, utilizador que registou, data de registo, tipo de documento, ano de registo, assunto

19 Gestão de Entidades Internas Possibilidade de criar Entidades Colectivas (departamentos, serviços, gabinetes, etc) e Utilizadores

20 Gestão de Entidades Internas Um utilizador pode pertencer a mais do que um serviço. À entrada da aplicação, é pedido ao utilizador que seleccione qual o serviço onde pretende entrar

21 Gestão de Entidades Eternas Entidades Eternas: Entidades Colectivas, Entidades Individuais e Contactos (pessoas que pertencem a entidades colectivas)

22 Classificação do Documento Selecção do dossiê aquando o registo do documento. O documento pode ainda ter dossiês associados. Apenas disponível na versão Enterprise

23 Listagem de Docs. por Classificar Lista de documentos que estão no repositório e que ainda não estão devidamente classificados (não estão atribuídos a um dossiê) Apenas disponível na versão Enterprise

24 Pesquisa por Classificação Elementos adicionais de pesquisa avançada: descritores, classe e dossiê Apenas disponível na versão Enterprise

25 Gestão Plano Classificação Um dossiê pertence apenas a uma classe. O dossiê é o último nível do plano de classificação. Possibilidade de reclassificar dossiê conforme recomendações MoReq Apenas disponível na versão Enterprise

26 Gestão de Descritores Possibilidade de criar novos tipos de descritores Apenas disponível na versão Enterprise

27 Delegação de Competências Atribuição de tarefas a outro utilizador por um período de tempo (as tarefas de utilizador A passam para o utilizador B enquanto o utilizador A está de férias) Apenas disponível na versão Enterprise

28 Integração com Alfresco Pasta de documentos de entrada por registar (do local Lisboa)

29 Integração com Alfresco Gestão de Utilizadores

30 Versão Community vs Enterprise Community Enterprise Gestão de Tarefas Pendentes Monitorização de Documento Edição de Meta-Informação do Documento Submeter e visualizar versões do documento Submeter e visualizar aneos Associar Dossiê ao Documento Visualizar outros documentos do dossiê Visualizar Tarefas Encaminhadas Visualizar Documentos Monitorizados Registo de Entradas Registo de Saídas Registo de Documentos de Circulação Interna Reserva de Referências Internas Listagem de documentos por Classificar

31 Versão Community vs Enterprise Community Enterprise Listagem de Controlo Diário Listagem de Pendentes por Departamento Pesquisa (Simples e Avançada) de tarefas e documentos Gestão de Dossiês Gestão de Classes (Plano de Classificação) Gestão de Descritores Gestão de Permissões Produção de Documentos a partir de templates Integração com Echange Assinatura Digital de Documentos Gestão de Entidades Gestão do ciclo de vida das entidades União de Contactos (mecanismo wizard e manual)

32 O nosso mérito Grande domínio da engenharia de Sistemas de Informação e sua integração em organizações compleas, constituídas por pessoas de diferentes culturas Orientação aos resultados Uma equipa motivada e competente Uma estratégia de crescimento sustentado Uma história de confiança e valor para o cliente

33 Conclusão Eperiência, Empenho, Resultados Contem connosco