Entre em contato. Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento

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1 Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento Digitalização de documentos em papel e manuseio de documento digitalizado automático Entre em contato POLY IT SOLUTIONS Rua Trípoli, 92 11º andar. São Paulo / SP - Brasil Tel.:

2 1. Contexto 2. O documento eletrônico: um meio de transmitir informação a. Valorização da informação b. Implementação c. Digitalização d. Recuperação de repositórios de documentos e criação de um sistema de arquivamento e. Leitura automática de documento (ADR) e validação 3. Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações 4. Conclusão a. O desafio b. Solução c. Sinopse da aplicação Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados.

3 1. Contexto A troca de informações permite que a empresa se adapte a suas operações e organizações de acordo com os requisitos dos usuários, clientes, membros, fornecedores e gerenciamento. Uma quantidade cada vez maior de informação é trocada diariamente, normalmente na forma de documentos. Um documento contém informação. Normalmente está vinculado a um produto com recursos para a escrita ou gravação e com a finalidade de comunicar ou armazenar volumes de conteúdo. Pode ser utilizado para fins de consultas ou confirmações. Existem de várias formas: como mídia de papel, eletrônica e de voz. Pode ser armazenado, localizado, identificado e medido. Ao ser criado, um documento apresenta um impacto apreciável em seu ambiente devido à importância dada ao conteúdo que ele transmite, então, com o passar do tempo, ele vai se tornando menos essencial e até obsoleto (p. ex., um memo). A prioridade do documento eletrônico em uma empresa tornou-se tão evidente que levou a um amento de volume de dados em circulação tanto fora quanto dentro da empresa e em uma aceleração de trocas de dados. Portanto, tornou-se mais difícil gerenciar documentos e as informações que eles contêm, localizá-los, acessá-los, e não só isso, mas também verificar sua relevância. Consequentemente, a distribuição de informações na empresa é um obstáculo real para a eficiência do trabalho e competitividade. Algumas estatísticas - (Fonte Capital Magazine): O custo de arquivamento de documentos em papel varia de 0,46 a 1,53 (de $0,60 a $2,10) e de sua busca de 4,60 a 305,30 (de $6,03 a $400,50), sendo que as empresas produziram 172 bilhões de fotocópias em O volume de documentos impressos pelas empresas está aumentando a um índice de 3 a 5% por ano e representa 90 a 95% das informações que circulam na empresa. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados.

4 2. O documento eletrônico: um meio de transmitir informação a. Valorização da informação O documento apresenta diversas funções que, direta e simultaneamente, atendem aos interesses das informações daqueles que as originaram e dos destinatários. Esse meio possibilita transmissão rápida, distribuição mais ampla, custos reduzidos e permite obter grande facilidade de operação e processamento. Essas vantagens podem ser utilizadas pela empresa para aumentar sua produtividade, gerar grandes economias e utilizar novas possibilidades oferecidas pela legislação (por exemplo: a digitalização projetada de folhas pagas na França). O documento eletrônico está assumindo a liderança como o meio de transmissão de informação. No contexto de um arquivo simples, cuja consulta e acesso são regulamentados e certificados*, a disponibilização em formato digitalizado de todos os documentos, independentemente de seu meio original (analógico, microforma, fotografia, papel...) parece ter se tornado uma necessidade. Essa disponibilização é implementada pela utilização de tecnologias da Internet empresarial que abre novas perspectivas de colaboração e compartilhamento de dados e conteúdo. *cf: Memo de Posicionamento sobre Arquivamento Jurídico. Relatório Branco RSD SA. b. Implementação A digitalização consiste de um processamento de meios físicos de modo a transformá-los em documentos digitalizados. São abrangidos diversos aspectos da produção de conteúdo: O gerenciamento de saída consiste do gerenciamento de fluxo de documentos produzidos por saídas de software. Atualmente é imperativo limitar a impressão desses documentos e favorecer a distribuição na forma de documento eletrônico por canais da Internet e s (p.ex., notas fiscais e extratos bancários). Essa digitalização na fonte pode, no entanto, requerer que uma cópia de papel seja gerada e mantida por um determinado número de documentos gerenciados. O gerenciamento de entrada consiste da transformação da mídia, tal como notas fiscais em papel e processos físicos, em seus equivalentes digitalizados. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 2

5 O gerenciamento de entrada ou geração de imagem fica sujeito a certas restrições: De fato, a digitalização de documentos de papel requer a implementação de procedimentos associados com a preparação do documento. Trata-se de desfazer maços, remover grampos, solucionar questões de formatos e gramatura, e organizar a preparação em lotes, etc. Isso também implica na disponibilização de métodos que permitam a integração rápida da imagem digitalizada no repositório do documento com um mínimo de intervenção humana. Além da infraestrutura de equipamentos, esses métodos são organizados com o auxílio de software capaz de otimizar processamentos e atender aos requisitos de automação. Essas soluções disponibilizam um serviço de leitura automática de documentos (ADR) leitura ótica de caracteres (OCR) tipo: áreas e textos completos, reconhecimento de formato, código de barra, caixas de seleção, e/ou digitalização de empurrar e puxar (push/pull). Essas tecnologias possibilitam uma indexação automatizada do documento de modo que possa ser arquivado em termos de regras relevantes profissionais ou empresariais padrão; elas podem ser também aplicadas para a extração de dados durante operações. A metodologia em questão consiste em passar da fase de aquisição à recuperação com a indexação do documento sendo uma etapa intermediária. Essa indexação pode ser feita manualmente por volumes limitados ou documentos individuais. Gerenciamento de entrada ou de geração de imagens representa a fase industrial da digitalização de documentos arquivados pela empresa, ou enviados por ela, no formato de papel. A integração automatizada do processo de indexação do documento de papel de entrada (IM) é necessária para otimizar o gerenciamento. Por meio da extração do documento de informações identificadas como uma ocorrência única, é então possível associá-lo ao seu contexto operacional. Essa questão pode ser facilmente solucionada utilizando tecnologias de reconhecimento de caractere datilografado ou manuscrito. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 3

6 c. Digitalização É necessário digitalizar documentos em papel não estruturados para convertê-los em documentos eletrônicos de formato padrão (Tiff G4, JPEG, PDF e PDF/A, etc.) de acordo com os requisitos da empresa. Durante essa digitalização, diversos níveis de ajuste estarão disponíveis ao operador: Geral: tal como o tipo de digitalização (carregador automático com ou sem separadores de páginas ) No documento: o número de páginas por documento, detecção do separador de documentos, eliminação de páginas em branco Nos parâmetros do scanner: formato (A3, A4 ), resolução (300, 600 dpi ), etc. Nos parâmetros de captura: digitalização de frente/verso, pré-visualização de imagem, visualização automática após a digitalização Nos parâmetros da OCR: realinhamento de imagem, reconhecimento de todo conteúdo da imagem ou de uma parte delineada exata do conteúdo da imagem (indexação) Após serem digitalizados, esses documentos são então classificados, gerenciados e armazenados em diferentes tipos de mídia, tais como cartuchos, fita magnética, CD e/ou DVD. Essas mídias são utilizadas principalmente no arquivamento de documentos para períodos mínimos de consulta e ao mesmo tempo com alto custobenefício. Outra mídia menos padronizada pode ser utilizada, tal como disco óptico digital, magneto-óptico, leitores zip, duplicador de imagem ou jukebox. Quanto ao estabelecimento de uma forma de referência ativa (consulta, edição de documentos arquivados, link com o arquivo), após os arquivos terem sido digitalizados, eles podem ser recuperados em uma base de dados documentária por meio de exportação ou coleta automática. Benefícios: Redução de estoque de papel e aumento de espaço útil Custos reduzidos de armazenamento Tempo de arquivamento e de consulta a arquivos reduzidos Deixar a informação mais segura com a criação de nova forma de armazenamento (em caso de roubo ou incêndio, por exemplo) Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 4

7 d. Recuperação de repositórios de documentos e criação de um sistema de arquivamento Para facilitar a utilização de todos seus arquivos, a empresa necessitará centralizálos, coletando-os em um único centro de referência. A criação desse sistema de arquivamento - juntamente com a implementação de um plano de arquivamento - permitirá que a empresa otimize a distribuição e utilização de todos os conteúdos produzidos, recebidos e arquivados. Com relação aos arquivos de papel a operação consiste em digitá-los completamente e armazená-los em um depósito de documentos. Ao associar esses documentos com o sistema de Gerenciamento de Conteúdo de Empreendimento, a empresa desenvolve o valor de seu repositório de documento pela disponibilização on-line desses conteúdos da mesma forma que seus dados, sendo os dados estruturados ou não estruturados. O desempenho das ferramentas de indexação permite uma velocidade considerável tanto na recuperação quanto na consulta dos documentos armazenados nesse repositório de documentos. Além da habilidade de racionalizar, a operação de digitalização a empresa pode manter o repositório de documentos em um servidor que permitirá aos usuários arquivar, consultar ou distribuir os documentos pela Internet ou rede local. A organização é também capaz de capturar e gerenciar todos os tipos de documentos e dados em uma única localização (Documentos do Microsoft Office, Acrobat (PDF), fotografias (Jpeg, Pcx), desenhos, s e centenas de outros formatos. Benefícios: Redução de espaços de armazenamento Facilidade de acesso a documentos e dados mantidos sob segurança Gerenciamento dos dados mais utilizados na empresa Criação de um único ponto de acesso para os dados da empresa Agilização de operações de pesquisa Compartilhamento simultâneo de informações por diversos terminais Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 5

8 e. Leitura automática de documento (ADR) e validação A leitura automática de documento (ADR) é um sistema que permite que o conteúdo seja reconhecido em uma página manuscrita ou digitada. Em comparação com o reconhecimento de caractere óptico (OCR), que apenas identifica caracteres, o ADR executa todo o processamento necessário para recuperar as informações da página. Esse sistema de leitura tem como função principal processar os documentos que entram na empresa, tais como formulários de pedidos, formulários de entregas, notas fiscais, etc. Com esse sistema, o processo de aquisição de dados é executado em diversas etapas, que são independentes entre si: Preparação e configuração dos formulários. Digitalização e identificação do formulário. Digitação manual de determinados caracteres não reconhecidos - apesar de uma taxa de reconhecimento muito alta (100% das caixas de seleção e 98% de texto manuscrito) a digitação manual de alguns caracteres não reconhecidos é, às vezes, necessária. Exportação de dados interpretados para o sistema de IT selecionado para o processamento de dados. Uma vez concluído esse processo de aquisição e dependendo da natureza dos documentos digitalizados, pode ser necessário implementar um processo de validação (fluxo de trabalho) antes do arquivamento. Nesse estágio, a validação não é técnica no sentido em que o procedimento não é executado de acordo com os critérios de qualidade do documento. Trata-se de uma fase operacional importante baseada em informações (metadados ou índice) permitindo uma correspondência do documento com uma ação ou outro conteúdo. De forma correspondente, no caso de notas fiscais de fornecedores, a ADR permite que informações sejam recuperadas com relação ao originador, quantidade, tipo de documento, etc. e o documento seja integrado no sistema de referência da empresa perfeitamente de acordo com o sistema de arquivamento. Por meio da ferramenta de fluxo de trabalho, o intervalo de validação permitirá que informações sejam utilizadas para finalidade de processamento: por exemplo, validação e implementação de um processo englobando pagamento de nota fiscal, integração de contabilidade, arquivamento do documento, etc. Benefícios: Retorno bem rápido de investimento (economia de tempo, portanto, economia de recursos financeiros) Processamento de todos os tipos de formulários Menos erros de entrada manual Integração automática de dados com diferentes programas de processamento Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 6

9 3. Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações a. O desafio O gerenciamento de reivindicações de seguro (sinistros) é uma área chave para a proteção de assegurados. Do ponto de vista das seguradoras, é um fator determinante de concorrência entre as empresas e para o refinamento da imagem da indústria de seguros. Esse é o motivo pelo qual a OECD*, em suas recomendações preparadas pelo Comitê de Seguro da OECD e adotadas pelo Conselho da OECD em 24 de Novembro de 2004, solicita às seguradoras e autoridades públicas dos países membros da OECD para assegurarem a existência de um gerenciamento eficaz e equitativo das reivindicações de seguro, levando em consideração o código de boa prática anexada nessa recomendação. O tratamento de uma reivindicação envolve diversos processos, que incluem as seguintes fases: Declaração da reivindicação (abertura de um processo) Recebimento da solicitação de compensação (documento em papel ou em formato eletrônico) Emissão do processo O processo preparado pela seguradora envolve o seguinte: o número de registro da reivindicação o número da apólice o nome do titular da apólice de seguro / reclamante / beneficiário um documento resumindo o desenvolvimento e estado da inspeção do processo o tipo de seguro a data da abertura do processo a data da reivindicação a data da notificação a descrição da reivindicação dados dos reclamantes data da avaliação dos danos se necessário, a cópia em papel e/ou em formato eletrônico dos relatórios por especialistas e investigadores identificação do especialista custo estimado dos danos data dos pagamentos e seus respectivos valores se aplicável, a data da recusa se aplicável, os nomes de intermediários a data de fechamento do processo os documentos de reconstituição (remontagem) entre a seguradora e o titular da apólice do seguro / reclamante / beneficiário *OECD boa prática no gerenciamento de reivindicações de seguro 2004 Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 7

10 Avaliação dos danos (o documento que foi utilizado como a base para o estabelecimento do valor da compensação) As seguradoras também devem ser responsáveis pelo atendimento aos limites de tempo com relação a solicitações de compensação de possíveis petições e quanto ao acordo de disputas durante a execução de verificações internas de serviços de solução de reivindicações. Para responder às previsões de empresas nesse setor da economia, e permitir que elas atendam a essas recomendações, será necessário estar apto a: Acompanhar um arquivo (processo) do cliente completamente durante sua fase operacional, relacionar esse arquivo com os arquivos relativos às políticas que o cliente retirou, mas também relacionar esse arquivo ou esses arquivos com possíveis processos de reivindicações e fornecer o histórico caso venha a ser comprovadamente necessário (AUDITORIA). b. Solução O primeiro requisito é o de digitalizar as declarações de reivindicações (formulários de solicitação de compensação adaptados ao tipo de seguro em questão e fornecidos pelas seguradoras) preenchidas pelos titulares da apólice do seguro. A imagem dessa declaração é o elemento chave da criação automática ou manual do próprio arquivo (processo) de reivindicação relacionado com o arquivo do titular da apólice do seguro e/ou do seguro em questão. O executivo de TI da organização e seus associados encarregados de identificar uma solução eficaz para o gerenciamento de documentos eletrônicos fazem uma escolha estratégica para aperfeiçoar o gerenciamento, consulta, rastreabilidade e preservação de seus arquivos de titulares de apólice de seguros. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 8

11 c. Sinopse da aplicação Quando a declaração chega por , ela é digitalizada e registrada no sistema de IT da empresa por meio de inclusão na solução de gerenciamento de documentos utilizada como base para a aplicação do gerenciamento de reivindicações. Quando uma declaração for feita em um formato eletrônico o documento é incluído como o mencionado acima. A inserção do documento eletrônico pode ser automatizada até o ponto em que o módulo de inserção possa extrair informação de indexação do conteúdo do documento. O registro do documento é acompanhado de seu arquivamento manual (se colocado em uma cesta) ou automático e atua como um gatilho para o início do procedimento de gerenciamento da reivindicação em questão. Então, o arquivo é criado e seu conteúdo aumentará à medida que a solução da reivindicação for avançando. Sua acessibilidade é possível por todos envolvidos: pelo cliente, o ajustador da apólice ou de reivindicações (mesmo pelo próprio cliente) é um dos valiosos aspectos adicionais da solução com as quais a digitalização, ingestão e gerenciamento de documentos eletrônicos estão associados. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 9

12 Sinopse de gerenciamento de reivindicações 1. Criação de um arquivo de reivindicação logo que a declaração for recebida 2. Digitalização dos documentos do cliente 3. Captura automática dos documentos produzidos no contexto do gerenciamento da reivindicação e arquivamento no arquivo do titular da apólice do seguro 4. Digitalização de documentos complementares necessários para o processamento 5. Monitoramento de acesso a informações (gerentes, agentes...) e disponibilização dos resultados por meio de um portal seguro da Internet O sistema e a digitalização de itens intensificam a rastreabilidade e segurança do processamento e gerenciamento de arquivos, pois oferecem uma forma simples e eficaz de assegurar a recuperação imediata de qualquer item que constitui a fase pré-analítica de um arquivo e uma redução considerável no volume de fotocópias. Benefícios: Colocação de todos os documentos em um formato digital digitalizando o arquivo do cliente Assegurar um acesso seguro ao documento ou todas as partes do arquivo podem ser acessadas pelos gerentes autorizados envolvidos Desmaterialização do arquivo, garantindo a relevância e integridade das informações que ele contém Centralização de informações e garantia de sua segurança Colaboração, redução de espaço de armazenamento em escritórios, nível de serviço fornecido ao cliente, produtividade, etc. Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 10

13 AUDITOR AGENTE E/OU DESPACHANTE DO TITULAR DA APÓLICE DO SEGURO AGENTE Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento Declaração recebida Criação de um arquivo de reivindicação e arquivamento do documento Digitalização e inserção do documento estabelecendo o documento de reivindicação Link com o arquivo do titular da apólice do seguro e/ou apólice do seguro Início do procedimento de gerenciamento da reivindicação SIM Proposta de acordo (solução) NÃO Discussão e novos documentos do titular da apólice do seguro Nova proposta de acordo NÃO Arquivado em uma pasta de Litígio SIM Fechamento da reivindicação e atualização do arquivo do titular da apólice do seguro Direitos Autorais RSD Todos os direitos reservados. 11

14 4. Conclusão: digitalização, uma preocupação comum em empresas de todos os portes O interesse em solução para digitalização tem aumentado desde a legislação relativa à responsabilidade das empresas no contexto de suas operações ter se estendido a todas as organizações e empresas. Na verdade, os requisitos de atendimento com relação à aplicação do tipo Sarbanes Oxley, Basel II ou IAS/IFRS, as regulamentações não são mais aplicáveis somente a empresas reconhecidas como de grande porte, sendo que um número cada vez maior de pequenas e médias empresas / pequenas e médias empresas industriais estão também adquirindo gerenciamento, monitoração e desempenho-controle satisfatórios. No contexto de utilização desses pacotes de firmware específicos, o processamento documentário eletrônico também deve estar associado a procedimentos relacionados com conformidade. Dessa forma, as empresas estão também interessadas em saber se as soluções de nova geração disponíveis no mercado são direcionadas somente para grandes organizações, emitindo e recebendo um volume considerável de documentos e s. Hoje em dia, estão todos enfrentando a realidade de uma economia baseada em uma circulação de aumento constante de documentos. As informações são trocadas em mídia de papel e em formatos eletrônicos, independentemente do tamanho da empresa. Portanto, está se tornando crítico integrar o aspecto de papel no fluxo de trabalho eletrônico para centralizar as operações de gerenciamento e aumentar a produtividade e eficiência de relacionamentos com clientes e ao mesmo tempo reduzir custos operacionais. Essas preocupações não são mais prerrogativas de empresas grandes. Empresas pequenas e médias são também afetadas pelo volume de troca global de informações e estão sendo desafiadas quanto à conformidade com os requisitos. Ao mesmo tempo, uma característica do mundo das empresas pequenas e médias é que possuem recursos limitados de informática e nem sempre têm o conhecimento necessário para instalar e manter soluções dedicadas. Nesse contexto, o aspecto técnico é apenas um estágio em uma estratégia de gerenciamento documentário. Soluções homogêneas, integradas muito provavelmente constituem uma resposta mais adequada aos requisitos de empresas pequenas e médias e de grandes cadastros contábeis. Os pontos-chave dessa integração são: Convergência entre gerenciamento de saída e entrada em uma única solução Exclusividade no sistema de arquivamento Sistema de arquivamento robusto Padronização e atendimento com normas técnicas Acesso seguro Longevidade satisfatória Arquitetura em aberto (por termo indeterminado) Alto grau de disponibilidade independentemente dos volumes manuseados Direitos Autorais RSD, Todos os direitos reservados. Todos os nomes de produtos mencionados nessa publicação são marcas comerciais ou marcas registradas de seus respectivos proprietários info@rsd.com