GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Gerenciamento das Comunicações

Transcrição

1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Gerenciamento das Comunicações

2 Gerenciamento das Comunicações

3 Gerenciamento de Projetos

4 Gerenciamento das Comunicações!!" #!$%& &#$%& '# # $(# )

5 Gerenciamento das Comunicações Escopo / Plano de Aula Conceitos da Comunicação Aplicada a Projetos Planejamento das Comunicações Determinar as informações necessárias às partes envolvidas no projeto. Distribuições das Informações Tornar disponível, de forma regular, as Informações às partes envolvidas no grupo Relato de Desempenho Coletar e disseminar as informações de desempenho, inclui relatórios de posicionamento, medidas de progresso e previsões. Encerramento Administrativo Gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou do projeto. Estudo de Caso e modelos utilizados

6 PLANEJAMENTO DISTRIBUIÇÃO PLANO DE COMUNICAÇÕES RELATO ENCERRAMENTO

7 PLANEJAMENTO Requisitos de Comunicações: Devem ser determinados levando em consideração apenas as informações relevantes ao projeto e aos Stakeholders (excesso é Custo e Falta pode causar desvios ambas levam ao Insucesso ) Identificar o que informar e a quem informar, considerando se tais informações são realmente necessárias ao projeto.

8 PLANEJAMENTO Tecnologias de Comunicação: Descrever os meios que serão utilizados para que as informações, cheguem de forma adequada e no tempo certo aos envolvidos (Como e Quando!!!) Restrições: Fatores que limitam ou podem prejudicar o Plano de Comunicações (Ex mais comum... Falta de recursos) Ferramenta: Analise das partes envolvidas: Informações aos Stakeholders (Analise de Quem, Quando, Como e O que)

9 MODELO DE MAPA PARA ANALISE Nome do Projeto: Exemplo O QUE COMO QUEM (Destinatários) QUANDO (Frequencia) RESPONSÁVEL Partida do projeto Reunião Todos Stakeholders Inicio do Projeto Gerente do Projeto Plano do Projeto Documento Todos Stakeholders Inicio e Revisões Gerente do Projeto Reunião da Equipe Minuta de Documentos e Atas Equipe de Gestores do Projeto Semanalmente Gestor de Unidade do Projeto (ex. Subgerente) Relatórios de Progresso Relatórios Via , Pasta na Rede Publica Gestores do Projeto e Stakeholders Quinzenalmente Equipe de Monitoramento Comunicação de Marcos Atingidos Gestores do Projeto e Stakeholders Quando Terminados Equipe de Monitoramento Relatório de Aceitação do Projeto Carta Gestores do Projeto e Stakeholders Final do Teste Gerente do Projeto Relatório de Fechamento do Projeto Documento Gestores do Projeto e Stakeholders Final do Projeto Gerente do Projeto

10 Distribuição das Informações Disponibilizar de forma regular as informações necessárias às partes envolvidas no projeto. A resposta a solicitações. Exemplos: Plano de gerenciamento das comunicações Plano do projeto (geral) Resultados do trabalho (metas, prazos, etc)

11 Distribuição das Informações - Ferramentas Habilidades de Comunicação: Fluxo da Informação do emissor ao receptor (e feedback da informação recebida). Exemplos: Escrita e Oral, Ouvida e Falada Interna (dentro do projeto) e Externa (imprensa, cliente, etc) Formal (relatórios, sinteses etc) e Informal (anotações, conversas informais etc) Vertical (Superiores e Inferiores) e Horizontais (entre pares)

12 Distribuição das Informações - Ferramentas Sistemas de recuperação de informação: Formas de compartilhar as informações com membros da equipe e partes envolvidas. Exemplos: Arquivamento Manual Banco de dados Software de gerenciamento de projeto

13 Distribuição das Informações - Ferramentas Sistemas de distribuição de informação: Formas de distribuir as informações com membros da equipe e partes envolvidas. Exemplos: Fax, , Intranet, etc

14 Distribuição das Informações (O que!) Registros Projeto: Agendas, correspondências, e documentos que descrevem o projeto Relatórios do Projeto: Relatórios formais do projeto, com situação e outras questões, inclusive de problemas e riscos Apresentações do Projeto: Apresentações utilizadas durante o projeto as partes interessadas,principalmente durante as reuniões de apresentação de resultados

15 Estudo de Caso A UNI-Consult, consultoria formada por ex-alunos do MBA da Universidade Católica, tem a proposta de implantação do ECC do SAP para a UNISANTOS.

16 À Universidade Catolica de Santos Santos - SP Introdução Prezados Senhores, Estamos encaminhando-lhes nossa proposta de serviços para implementação da solução de gestão empresarial SAP, após análise prévia dos requisitos da Universidade. Esperamos que o conteúdo desta proposta esteja de acordo com suas expectativas, para o qual nos colocamos a disposição para a apresentação e discussão, eliminando quaisquer dúvidas. Aproveitamos a oportunidade para agradecer-lhes pela oportunidade concedida, e desejamos que a partir dela, possamos estreitar um relacionamento de parceria duradouro. Atenciosamente, UNI-CONSULT 16

17 Macro Escopo da Solução Gestão de Materiais Estoques Vendas e Distribuição Controladoria Gestão Financeira Gestão de Ativos 17

18 COMUNICAÇÃO - INTERFACES Outras Partes Interessadas Sistemas legados Contr. Alunos Folha de Pagto SAP FERROVIA Serviços Precisam ter a informação de seus papéis no projeto 18

19 Premissas para realização do projeto Todos os Stakeholders devem receber a informação! Criação de manuais de usuário é uma atribuição dos usuários-chave do CLIENTE. Ele é também um guia de processos que deve ser mantido atualizado como forma de documentar o processos do CLIENTE A realização e formalização dos testes integrados também é uma atribuição expressa dos usuárioschave do CLIENTE, servindo como a assinatura de que o sistema está pronto para a entrada em produção 19

20 Premissas para realização do projeto Quando da fase de Planejamento de Testes Integrados, os cenários e processos de negócios definidos na fase 2 a serem testados e validados são o escopo definitivo do projeto. Quaisquer processos que estiverem fora desta lista e não forem testados, serão considerados fora do escopo O CLIENTE poderá e deverá, em determinadas situações, envolver pessoas que não estejam presentes em tempo integral na equipe do projeto, mas podem ser fundamentais para validar processos ou sanar dúvidas A UNI-CONSULT garantirá a disponibilidade de recursos próprios ou de terceiros necessários a 20 realização das atividades contratadas

21 Exclusões do escopo As exclusões são as atividades que estão claramente fora do escopo. Entende-se também que estão excluídos do escopo, todas as atividades ou funções que não estiverem expressamente discriminadas no escopo desta proposta. Devem estar claramente descritas e documentadas!!!!!!! Tem a mesma importância do Escopo... Exemplos: Cenários avançados de planejamento financeiro e simulação de resultado operacional, balanço patrimonial e fluxo de caixa O processo de inclusão de receitas extras de alunos não terá alimentação automática 21

22 Exclusões do escopo Inteface com sistema de da Universidade Interfaces com sistemas legados, exceto aquelas expressamente descritas nesta proposta Apuração de comissões de vendas diferentes do padrão disponível na solução Integração com equipamentos de controle de entrada de alunos etc. Empréstimos e Aplicações Financeiras (CFM Corporate Financial Management) Quaisquer atividades (relatórios, interfaces, sapscript, transações, etc.) que não estejam expressamente descritas dentro do 22 escopo do projeto

23 Estrutura Projeto - Gestão! "# 23

24 Estrutura Projeto - Operacional 24

25 Cronograma do Projeto $% && & & "& & '"& Projeto de Implementação SAP ERP Fase 1: Preparação do Projeto 1 Fase 2: Business Blueprint mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 Fase 3: Realização Fase 4: Preparação Final Fase 5: Go-Live e Suporte

26 Formatação do Plano de Comunicação: 0 - Pré-vendas 1 - Preparação do Projeto 2 - Business Blueprint/Workshop (Detalhamento do Escopo Extra e visão geral da solução préconfigurada); 3 - Realização 4 - Prepração Final 5 - Go-Live (Entrada em produção e Suporte) 26

27 PRÉ-VENDAS Apresentação da Solução SAP Pré-configurada Aceitação do Sponsor e Diretoria FASE 0 REAVALIAÇÃO DE PROCESSOS Levantamento da Aderência da Solução às necessidades da Unisantos Validação dos Processos da Solução Levantamento do Escopo Extra (necessidades adicionais) Reavaliação de Prazos/Custos e Riscos (Gerencia Operacional) Contratação 27

28 Falta de Planejamento da Comunicação

29 FASE 1 - PREPARAÇÃO Planejamento inicial do projeto Procedimentos do projeto Planejamento de treinamento Kickoff do projeto (reunião oficializando o inicio do projeto) Preparação do Ambiente para Instalação do SAP Verificação da qualidade 29

30 FASE 2 - BUSINESS BLUEPRINT/ WORKSHOP Treinamento básico SAP Instalação do Ambiente Pré-configurado Adaptação da Estrutura Organizacional Apresentação dos Processo de Negócios Detalhamento do Escopo Extra ($$) Verificação da qualidade 30

31 FASE 3 - REALIZAÇÃO Treinamento on the Job transf.de conhecimento Adequação da Configuração específicas do Cliente Configuração do Escopo Extra Preparação de Dados para Carga no SAP Validar perfis de autorização de acesso Testes individuais por módulo Teste integrado entre os módulos Elaboração do plano de entrada em produção (Plano de Cutover) Verificação da qualidade 31

32 FASE 4 - PREPARAÇÃO FINAL Realização de treinamento - usuário final Refinamento do Plano de Cutover Definir plano de Suporte após entrada em produção Execução do Plano de Cutover Verificação de qualidade FASE 5 - GO LIVE & SUPORTE Suporte a produção Finalização do projeto Verificação da qualidade 32

33 Treinamento Pelo fato de ser uma implementação baseada em cenários pré-formatados, o foco do projeto é treinar a equipe da Unisantos na utilização das melhores práticas contidas no sistema. On the Job Os usuários chaves serão treinados pela Uni- Consult nos processos configurados durante o projeto. Isto deve capacitá-los a levar o treinamento a todo o pessoal relevante que usará o sistema. Os usuários chaves treinarão os usuários finais, utilizando os materiais de treinamento padrão e o apoio dos consultores da Uni-Consult. O que ouço, esqueço. O que vejo, lembro. 33 E o que faço, aprendo!

34 EXERCÍCIO 1 PROJETO UNI-CONSULT Com base no exemplo e nas descrições, definir as partes interessadas (stakeholders) do projeto e elaborar o plano de comunicação para a implantação do SAP na Unisantos. Não é necessária nessa etapa a Descrição dos Relatórios e do Encerramento do projeto 34

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