1º SEMINÁRIO: Gestão Estratégica para Departamentos Jurídicos e Escritórios de Advocacia do Rio de Janeiro. LOCAL: Rio de Janeiro-RJ 13/02/2014

Transcrição

1 CONSULTORIA EM GESTÃO ORGANIZACIONAL 1º SEMINÁRIO: Gestão Estratégica para Departamentos Jurídicos e Escritórios de Advocacia do Rio de Janeiro LOCAL: Rio de Janeiro-RJ 13/02/2014 TEMA DA PALESTRA: Gestão de Fluxos de Trabalho e Indicadores de Performance PALESTRANTE: Edison Fernandes

2 CV DO PALESTRANTE Edison Fernandes Professor da EPD (Escola Paulista de Direito) - MBA em Administração Legal; MBA em Gestão Estratégica de TI FGV; Palestrante na AASP (Associação dos Advogados de São Paulo); Bacharel em Administração de Sistemas de Informação; Possui mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Consultor em Gestão e Automatização de Processos de Negócios; Membro Ativo da ABPMP(Association Of Business Process Management Professionals) Especialista em Telecomunicações e Redes de Computadores; Sócio da ESG Corp. É responsável pelas unidades de Negócios: Tecnologia da Informação Consultoria em Organização e Gestão Jurídica

3 MINHA FAMILIA RAZÃO DE TUDO

4 VISIBILIDADE COM QUAL VISIBILIDADE ESTAMOS GERINDO NOSSOS NEGÓCIOS? Limitação de Informação/Conhecimento Informação/Conhecimento desprezado (Reflexão)

5 COMO FUNCIONA O MEU NEGÓCIO? Informação Conhecimento Estratégia Estrutura organizacional

6 LEMBRANDO ALGUMAS HABILIDADES PARA UMA BOA GESTÃO Planejamento: Permite o direcionamento dos objetivos estratégicos Estabelecimento de Metas: Deve ser declarado um alvo a ser atingido, com valor, prazo e responsável Tomada de Decisão: Através do entendimento do negócio e de informações adequadas Delegação: Atribuição de tarefas, com adequado treinamento para sua execução Suporte: Motivação, orientação, fornecimento de condições de trabalho Comunicação: Ajuda no claro entendimento de tarefas, atribuições e cumprimento de metas, e divulgação dos resultados Controle do Plano: Garantir que o planejamento estratégico esta sendo seguido

7 ALGUMAS PERGUNTAS QUE TODO GESTOR DEVERIA SABER RESPONDER O que cada pessoa faz? Como funciona minha organização? Como obter as informações que preciso e do jeito correto? Como medir os desempenho das atividades? Quais os custos das minhas operações? Que tecnologia posso usar para melhorar o desempenho do meu escritório ou departamento? Quanto tempo leva as atividades para serem executadas?

8 O QUE É UM PROCESSO DE TRABALHO? Um conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma entradas em saídas Possuem um objetivo claro e conhecido Agrega valor ao negocio da empresa

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10 EXEMPLOS DE PROCESSO DE TRABALHO Atividades de Tratamento dos Processos Jurídicos Atividades Administrativas Atividades Financeiras Atividades de RH Atividades de Gestão Atividades de Serviços Gerais

11 O QUE CONTÉM UM PROCESSO DE TRABALHO?

12 QUAIS BENEFICIOS EM SE CONHECER OS PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO? Conhecer como as atividade são realizadas Definir claramente os resultados esperados Quem executa estas atividades Qual tempo médio de execução da atividade Qual o custo médio da atividade Quais as competências necessárias para realizar a atividade de forma eficiente e eficaz A carga diária de trabalho da atividade Elaborar e melhorar manuais e documentações de procedimentos Processos de trabalho formalizado

13 FLUXOS DE PROCESSOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS

14 ELABORAR CONTRATO

15 ACOMPANHAMENTO ADMISSIONAL

16 ACOMPANHAMENTO ADMISSIONAL

17 QUESTIONAMENTOS TAIS COMO: Custo? Tempo? PAINEL DE CONTROLE Competências? Indicadores de Performance? Acompanhamento? Variabilidade? Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia (adaptado de W. Edwards Deming).

18 UTILIZANDO INDICADORES PARA A GESTÃO DE PROCESSOS Conhecendo como os processos se encadeiam na empresa E os indicadores que monitoram a saúde dos processos

19 UTILIZANDO INDICADORES PARA A GESTÃO DE PROCESSOS

20 UTILIZANDO INDICADORES PARA A GESTÃO DE PROCESSOS Meta Realizado fora da meta Realizado dentro da meta

21 AS PESSOAS E OS PROCESSOS DE TRABALHO Estão adequadamente capacitadas para exercerem suas funções? Possuem os instrumentos necessários para realizarem suas obrigações? Como desenvolver as competências necessárias para que as pessoas executem suas atividades de forma eficiente e eficaz? Elas sabem porque estão realizando suas atividades e quais consequências que isto traz ao negocio da empresa?

22 POR ONDE COMECAR? Onde estamos? Identificar o cenário atual (Foto). Para onde iremos? Definir metas Analisar e propor melhorias nos Fluxos e Rotinas de trabalho identificados Como iremos? Implantar a Cultura da Gestão por Processo de trabalho.

23 MINI ROTEIRO ETAPA 1 REUNIÃO DE KICK-OFF (INÍCIO DOS TRABALHOS) ETAPA 2 PREPARAÇÃO DO PLANO DE MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO EXISTENTES ETAPA 3 APRESENTAÇÕES E WORKSHOPS DE ALINHAMENTO SOBRE OS CONCEITOS DE GESTÃO POR PROCESSO DE TRABALHO (ENVOLVER TODOS) ETAPA 4 EXECUÇÃO DO PROJETO DE MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO (IDENTIFICAR, ANALISAR E PROPOR MELHORIAS) ETAPA 5 WORKSHOPS SOBRE OS RESULTADOS DO MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE RABALHO (ENVOLVER TODOS) ETAPA 6 PREPARAÇÃO E APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL... ETAPA 7 IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO REFORMULADOS E APROVADOS E DA CULTURA DA GESTÃO POR PROCESSOS DE TRABALHO

24 FRASE DE UM ADMINISTRADOR Minha empresa tem muitos processos de trabalho. O problema é que cada funcionário tem o seu próprio processo

25 AGORA ME DIGAM! COM QUAL VISIBILIDADE VOCÊS ESTÃO GERINDO SEUS NEGOCIOS? Informação/Conhecimento do negócio insuficiente para uma boa gestão Informação/Conhecimento claro do negócio

26 Obrigado! Meus contatos: