MANUAL DO SISTEMA. Versão 6.04

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.04 Estoque...2 Controlando a Garantia - Honda Motocicletas...2 Controlando a Boutique...6 Entrada de Peças no Estoque...7 Entrada de Mercadorias...7 Importação do Faturamento Fábrica...8 Entrada de outros Fornecedores (Manual)...13 Cadastrando as duplicatas...17 Vendendo uma peça...19 Inserindo um orçamento...19 Inserindo um Orçamento...20 Gerando a venda a partir do orçamento...22 Abrindo Requisição...27 Conferência de Requisição de Peças...31 Perdendo uma Venda...33 Utilizando o Catálogo de Produtos no orçamento e na requisição...35 Formas de Pagamento...37 Simulação de Venda de Peças...42 Faturando uma Requisição...45 Faturamento de uma única Requisição...45 Faturamento de várias Requisições de um determinado Cliente

2 Estoque Neste manual iremos destacar como movimentar o estoque de produtos, detalhando as entradas e saídas destes. Controlando a Garantia - Honda Motocicletas O processo de garantia é simples, porém um pouco trabalhoso, pois ele movimenta dois estoques: o estoque almoxarifado e o estoque garantia. Veremos agora, como realizar todo o processo de garantia, desde da entrada da peça com defeito até o retorno da fábrica. 1. Verificação da peça em estoque Verificar disponibilidade da peça em estoque para iniciar atendimento ao cliente. Para consultar o estoque entre em: Peças>>Tabelas>>Produtos ou através do ícone Produtos. 2. Entrada da peça com defeito no estoque garantia Entrada por Garantia é a entrada da peça com defeito do cliente no estoque garantia. É esta peça que posteriormente será enviada para a fábrica avaliar. Este movimento não altera o estoque almoxarifado. Configuração do Tipo de Movimento : A peça com defeito deve entrar no estoque com o seguinte valor: Custo de aquisição x 10% do PPS (Preço Público Sugerido). Para configurar o sistema Adicion de acordo com este cálculo, acesse o menu Peças >> Tabelas >> Tipos de Movimento, selecione o tipo de movimento Entrada por Garantia. Ao editar o movimento, será apresentada uma nova janela: Marque o custo de aquisição, e em Índice, informe 10% do PPS (Preço Público Sugerido). Para saber o PPS de sua região, entre em contato com a fábrica. Entrada no estoque garantia: Abra uma requisição com o tipo de movimento Entrada por Garantia, da peça com defeito. Nesta requisição será necessário informar o número da S.G e a data da S.G. Após a abertura da requisição fature-a para movimentar o estoque. Para faturamento de uma requisição consulte o capítulo 'Faturando uma Requisição'. 2

3 Maiores informações de como abrir uma requisição, verifique o capítulo 'Vendendo uma Peça Abrindo Requisição'. 3. Abertura da O.S. em garantia Abra para o veículo uma O.S. Garantia em nome do FABRICANTE. Maiores informações sobre o Tipo de Ordem de Serviço e abertura de OS, verifique o manual de Oficina, nos capítulos Parametrizando o módulo Tipo de Ordem de Serviço e Abrindo uma Ordem de Serviço. 4. Saída da peça nova do estoque almoxarifado para substituição da peça com defeito. Configuração do Tipo de Movimento: A peça nova deve sair do estoque com o valor do custo de aquisição. Para configurar o sistema Adicion de acordo com este valor, acesse o menu Peças >> Tabelas >> Tipos de Movimento, selecione o tipo de movimento Saída para Garantia. Ao editar o movimento, será apresentada uma nova janela: Marque Garantia, e em Índice informe 1. O preço garantia é o que consta no cadastro do produto, como vimos em Cadastro de Produtos Entendendo Saldos e Custos (manual Módulo Peças Configurações). Saída no estoque da peça nova: Abra uma requisição com o tipo de movimento Saída para Garantia da peça nova. Nesta requisição será necessário informar o número da Ordem se Serviço Garantia, que foi aberta no passo anterior (3). 5. Faturamento da Ordem de Serviço Garantia aberta no item 3. Fechamento da OS: Verifique no manual do módulo de oficina, capítulo Manipulando Ordem de Serviço Fechamento de OS, o procedimento para fechar a OS. Emitir a nota fiscal da ordem de serviço/requisição: Após fechamento da O.S. é necessário efetuar o faturamento da O.S. e da Requisição. Verifique como efetuar o faturamento da O.S. no manual do módulo de oficina, capítulo Manipulando Ordem de Serviço Faturamento. Para faturamento de uma requisição consulte o capítulo 'Faturando uma Requisição'. Após tudo isso o FABRICANTE tem um prazo para solicitar a peça com defeito, caso ela solicite a peça: 3

4 6. Saída para a Fábrica da peça com defeito Saída Simples Remessa Garantia, é a saída da peça com defeito (que foi feita a entrada no item 1, pela Entrada por Garantia) do cliente para a Fábrica. Este movimento não altera o estoque almoxarifado, somente baixa o estoque garantia. Para efetuar esta saída, é necessário que a Entrada por Garantia já esteja Faturada. Configuração do Tipo de Movimento: A peça com defeito deve sair do estoque com o mesmo valor da Entrada por Garantia, ou seja, com o seguinte cálculo: Custo de aquisição x 10% do PPS (Preço Público Sugerido).Para configurar o sistema Adicion de acordo com este cálculo, acesse o menu Peças >> Tabelas >> Tipos de Movimento, selecione o tipo de movimento Saída Simples Remessa Garantia. Ao editar o movimento, será apresentada uma nova janela: Marque o custo de aquisição, e em Índice, informe 10% do PPS (Preço Público Sugerido). Para saber o PPS de sua região, entre em contato com a fábrica. Saída Simples Remessa Garantia: Abra uma requisição com o tipo de movimento Saída Simples Remessa Garantia da peça com defeito. Nesta requisição será necessário informar o número da S.G de cada peça. A S.G deve ser a mesma da Entrada por Garantia. Após a abertura da requisição fature-a para movimentar o estoque. Para faturamento de uma requisição consulte o capítulo 'Faturando uma Requisição'. Maiores informações de como abrir uma requisição, verifique o capítulo 'Vendendo uma Peça Abrindo Requisição'. Caso a fábrica NÃO solicite a peça após o prazo determinado: 7. Sucateamento da peça com defeito. Saída para Sucateamento Estoque Garantia, é a saída da peça com defeito do cliente (que foi feita a entrada no item 1, pela Entrada por Garantia) para sucateamento, pois a fábrica não solicitou a peça. Este movimento não altera o estoque almoxarifado, somente baixa o estoque garantia. Para efetuar esta saída, é necessário que a Entrada por Garantia já esteja Faturada. 4

5 Configuração do Tipo de Movimento: A peça com defeito deve sair do estoque com o mesmo valor da Entrada por Garantia, ou seja, com o seguinte cálculo: Custo de aquisição x 10% do PPS (Preço Público Sugerido). Para configurar o sistema Adicion de acordo com este cálculo, acesse o menu Peças >> Tabelas >> Tipos de Movimento, selecione o tipo de movimento Saída Simples Remessa Garantia. Ao editar o movimento, será apresentada uma nova janela: Marque o custo de aquisição, e em Índice, informe 10% do PPS (Preço Público Sugerido). Para saber o PPS de sua região, entre em contato com a fábrica. Saída para Sucateamento Estoque Garantia: Abra uma requisição com o tipo de movimento Saída para Sucateamento Estoque Garantia da peça com defeito em nome do sucateador. Nesta requisição será necessário informar o número da S.G de cada peça. A S.G deve ser a mesma da Entrada por Garantia. Após a abertura da requisição fature-a para movimentar o estoque. Para faturamento de uma requisição consulte o capítulo 'Faturando uma Requisição'. Maiores informações de como abrir uma requisição, verifique o capítulo Vendendo uma Peça Abrindo Requisição. Observações: Verifique junto ao seu contador a legislação para emissão destes tipos de notas fiscais. 5

6 Controlando a Boutique A boutique tem um controle separado do almoxarifado. Veremos agora como controlá-la desde sua entrada, até sua saída. 1. Entrada de mercadorias em estoque: Para realizar a entrada na boutique, é preciso que a mercadoria entre primeiramente no estoque almoxarifado. Veja no capítulo 'Movimentando o Estoque Entrada de Mercadoria', como fazer a entrada em almoxarifado. Após a entrada em almoxarifado, entre em Peças >> Movimentos >> Entrada de Mercadorias. A digitação é praticamente igual a entrada no almoxarifado, a única diferença é que em Tipo de Movimento, deve-se selecionar Transferência Almoxarifado p/ Boutique. 2. Venda de mercadorias em boutique: Para efetuar a venda de mercadorias no estoque boutique, é necessário que a transferência do almoxarifado para boutique já tenha sido feita. O procedimento de venda é através de uma requisição, para verificar como abrir uma requisição veja capítulo 'Vendendo uma peça Abrindo Requisição'. Abra a requisição com os Tipos de Movimento: Saída por Venda Boutique e Saída por Brinde Boutique, para movimentar o saldo boutique das peças. 3. Retorno para o Almoxarifado: Caso haja a necessidade de voltar a mercadoria para almoxarifado para utilizar outros tipos de movimento da requisição, é necessário fazer um retorno. Para tal operação, faça o caminho Peças >> Movimentos >> Entrada de Mercadorias. O procedimento é o mesmo de uma entrada comum em estoque, porém o Tipo de Movimento será Retorno da Boutique para Almoxarifado. Observações: Verifique com a contabilidade sobre que natureza de operação utilizar para os movimentos de entrada e saída. 6

7 Entrada de Peças no Estoque Neste tópico explanaremos as diversas formas de entrada em estoque que o sistema Adicion oferece. Entrada de Mercadorias A entrada das notas fiscais importadas do IHS e a entrada de outros fornecedores, ou seja, aquelas que devem ser digitadas manualmente no sistema, são realizadas no mesmo caminho, em Peças >> Movimentos >> Entrada de Mercadorias. Para Para Para Para Para visualizar uma nota fiscal digitada incluir uma nova nota fiscal alterar os dados de uma nota fiscal já digitada estornar uma nota fiscal já digitada imprimir uma nota fiscal já digitada 7 Botão Botão Botão Botão Botão VISUALIZAR INSERIR EDITAR ESTORNAR IMPRIMIR

8 Importação do Faturamento Fábrica Depois de feita a importação do faturamento de peças, as notas fiscais ficam disponíveis no sistema para serem importadas. Tal procedimento só deve ser feito quando a nota fiscal física estiver na concessionária junto aos produtos, para efeito de conferência de valores e tributação e também para exatidão do estoque de produtos. Para proceder com a importação das notas fiscais, a partir da janela de entrada de mercadorias ( Peças >> Movimentos >> Entrada de Mercadorias ), clique no botão Inserir. Selecione o Tipo de Movimento Entrada por Compra da Fábrica e observe que o botão Selecionar Nota Fiscal da Fábrica ficará habilitado. Clique neste botão para selecionar a nota fiscal que entrará no estoque. Como mostra a próxima imagem: 8

9 Na aba NF Trânsito, é possível visualizar somente as notas fiscais em Aberto, ou seja, as que ainda não tiveram sua entrada efetuada. Também é possível localizar uma nota fiscal específica, como no exemplo acima. Na Aba Nº Nota Fiscal, as notas são ordenadas pelo número e independente de estarem Abertas ou Importadas. Seguindo o exemplo acima, selecionamos uma nota fiscal, agora é necessário selecionar o fornecedor da mesma, se é da Fábrica Acessórios ou Peças. Depois de indicado o fornecedor, basta clicar no botão Selecionar para retornar à janela inicial de entrada de mercadorias: 9

10 Como mostra a figura acima, todos os dados serão preenchidos automaticamente, somente os campos Natureza de Operação e Chave de Acesso deverão ser preenchidos pelo usuário, pois estes virão em branco. O usuário deverá fazer as seguintes verificações: Se o Fornecedor está correto. Se o Total de Itens está correto. Se o Total da Nota Fiscal está correto. Se a tributação dos itens está correta. Se os Impostos e demais valores estão corretos. No caso de produtos com substituição Tributária de ICMS, como mostra o exemplo acima, os valores de Base e Valor de ICMS ST. não são preenchidos automaticamente, pois os mesmos não constam no arquivo de importação. Neste caso, é necessário que o usuário digite tais valores em seus respectivos campos (Base Cálculo ICMS ST. e Valor ICMS ST.) e NÃO apague os campos de Base e Valor ICMS Fornecedor, pois estes irão incidir sobre o custo (custo médio e custo médio contábil) dos produtos. 10

11 Os campos Base ICMS Fornecedor, Valor ICMS Fornecedor e Valor do IPI serão calculados automaticamente ao selecionar a nota fiscal da fábrica, porém estes podem ser alterados por questões de arredondamento, para que o sistema fique de acordo com a nota fiscal física, portanto apresentarão a figura - Não Calcula Automático. O arredondamento deve ser efetuado diretamente no item, clicando sobre ao lado do item: A seguinte tela será apresentada: Após alterar as informações necessárias clique em SALVAR. 11

12 Ao clicar sobre o ícone - Não Calcula Automático, é travada a edição dos campos e a figura apresentada será, para que os campos sejam calculados automaticamente, sem possibilidade de alteração. Depois de verificada esta primeira aba, é necessário cadastrar o Contas a Pagar, para isso, clique na aba Duplicatas a Pagar: Nesta janela serão apresentados automaticamente, somente o fornecedor e a Duplicata, o restante dos dados deverá ser preenchido manualmente. Informe o Portador e o Centro de Custo através das lupas. Em Departamento clique em Inserir para adicioná-lo. Informe também o Nº de Parcelas e a data do Primeiro Vencimento. Em Valor Parcela informe o valor unitário das parcelas. Com estas informações, as parcelas da duplicata serão apresentadas. Para alterá-las, selecione a que desejar e clique no botão Editar, desta forma é possível alterar a Ordem, o Vencimento e o Valor de cada uma. Para finalizar a entrada, basta clicar no botão SALVAR e será apresentada a opção de imprimir etiqueta de produtos. Veja como imprimir em 'Impressão de código de barras em etiquetas de produtos.' 12

13 Entrada de outros Fornecedores (Manual) Neste tipo de entrada, todos os dados da nota fiscal devem ser informados manualmente. Ao clicar no botão Inserir, a seguinte janela será apresentada: Os campos da Nota Fiscal de entrada a serem preenchidos são: Tipo de Movimento: Selecione qual o tipo de entrada está tendo os itens. Veja detalhes em 'Tipos de Movimento'. Natureza de Operação: Selecione a que melhor atende o tipo de movimento escolhido. O cadastro de Natureza de Operação encontra-se em Faturamento >> Tabelas >> Natureza de Operação. Documento Fiscal: Número da nota fiscal de entrada. Modelo: Informe o modelo da nota fiscal. Espécie: Informe a espécie da nota fiscal. Série: Série da nota fiscal de entrada. Fornecedor: Neste campo informe o fornecedor das peças, que deve ser o mesmo da nota fiscal. Para selecioná-lo clique na lupa. Chave de Acesso: Neste campo informe o código de 44 dígitos que consta 13

14 na nota fiscal emitida pelo fornecedor. Data da Emissão: Data da emissão impressa na nota fiscal de entrada. Data da Entrada: Data que as peças estão entrando no estoque (data atual). Total do Documento: Valor total da nota fiscal. Itens da Nota Fiscal: Insira os produtos da nota fiscal, um a um, utilizando o botão INSERIR. A quantidade, código e valores devem estar de acordo com a nota fiscal impressa. Atente-se aos campos de IPI%, Desc(%), Desc(R$) e ICMS%, efetuando o preenchimento correto destes. Os indicadores coloridos indicam a forma de tributação dos produtos, desta forma é possível saber se há produtos classificados de forma incorreta e conferir os valores de ICMS Fornecedor, Substituição Tributária e Retido. Totais da Nota Fiscal: Compreende toda a parte de impostos e frete na nota fiscal do fornecedor. Outros Valores/Custo: Compreende a parte de outras despesas, ICMS Retido e valores de frete referente ao conhecimento de transporte. 1) Base ICMS Fornecedor: Corresponde a soma da base de cálculo de cada item da nota fiscal. A base de cálculo de cada item é composta por: a. Para produto Tributado, Retido ou ST: valor total do produto (valor do produto-desconto * sua quantidade) + a proporção a ele devida dos campos (Frete + Seguro + Despesas Acessórias). b. Para produto com Redução B.C. UF-SP/PR: valor total do produto (valor do produto-desconto * sua quantidade) + a proporção a ele devida dos campos (Frete + Seguro + Despesas Acessórias) 33.33%. 14

15 2) Valor ICMS Fornecedor: Corresponde a soma do valor do ICMS de cada item da nota fiscal. O valor do ICMS de cada item é composto por: a. Para produto Tributado, Retido ou ST: base ICMS fornecedor (1.a) * alíquota do produto. b. Para produto com Redução B.C. UF-SP/PR: base ICMS fornecedor (1.b) * alíquota do produto. 1) Base Cálculo ICMS ST: Esse valor é extraído da nota fiscal que comprova a compra das mercadorias. Somente existirá se a nota fiscal possuir produtos sujeito ao regime de substituição tributária. 2) Valor ICMS ST: Esse valor é extraído da nota fiscal que comprova a compra das mercadorias. Somente existirá se a nota fiscal possuir produtos sujeito ao regime de substituição tributária. 3) Base ICMS Retido (Bruto): Corresponde à soma da base de ICMS retido de cada item da nota fiscal sujeito à retenção na entrada. A base de cálculo de cada item é composta por: valor total do produto (valor do produto-desconto * sua qtde) + a proporção a ele devida dos campos (Frete + Seguro + Despesas Acessórias + Frete Transportadora + IPI) + Margem de valor agregado (MVA). 4) Valor ICMS Retido (Bruto): É o resultado da multiplicação do campo Base ICMS Retido (Bruto) pela alíquota adicional informada para o estado onde está estabelecida a concessionária. 5) Valor do Frete da NF: Deve ser extraído da nota fiscal que comprova a compra das mercadorias. 6) Valor do Seguro: Deve ser extraído da nota fiscal que comprova a compra das mercadorias. 7) Despesas Acessórias: Deve ser extraído da nota fiscal que comprova a compra das mercadorias. 8) Valor do IPI: Corresponde a soma do valor do IPI de cada item da nota fiscal. O valor do IPI de cada item é composto por: valor total do produto (valor do produto-desconto * sua qtde) + a proporção a ele devida dos campos (Frete + Seguro + Despesas Acessórias) * alíquota IPI. 9) Frete Transportadora: É o valor constante no CTRC Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga. 10)ICMS Frete Transp.: É o valor constante no CTRC Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga. Obs. Os campos Base ICMS Fornecedor, Valor ICMS Fornecedor, Valor do IPI, Valor ICMS Retido Bruto e Valor ICMS Retido serão calculados automaticamente e não será possível alterações quando o botão (Calcula Automático) estive habilitado. Caso seja necessário fazer alterações de valores, clique sobre o botão e o mesmo passará a ser, ou seja, Não Calcula Automático. 15

16 As alterações devem ser efetuadas diretamente nos itens, clicando sobre ao lado do item: A seguinte tela será apresentada: Após alterar as informações necessárias clique em SALVAR. Depois da primeira aba informada conforme as explicações acima, agora é necessário cadastrar as duplicatas a pagar da nota fiscal. 16

17 Cadastrando as duplicatas Após a digitação dos dados da nota fiscal, é possível digitar os dados para a geração das duplicatas a pagar. Para tal procedimento, clique na aba Duplicatas a Pagar. Nesta janela será apresentado automaticamente somente o fornecedor, o restante dos dados deverão ser preenchidos automaticamente. Digite o número da duplicata que será gerada. Informe o Portador e a Despesa / Custo através dos botões. Clique em Inserir para adicionar o rateio por departamento. Informe também o Nº de Parcelas e a data do Primeiro Vencimento. Em Valor Parcela informe o valor unitário das parcelas. Com estas informações, as parcelas da duplicata serão apresentadas. Para alterá-las, selecione a que desejar e clique no botão Editar, desta forma é possível alterar a Ordem, o Vencimento e o Valor de cada uma. Para finalizar a entrada, basta clicar no botão SALVAR e será apresentada a opção de imprimir etiqueta de produtos. Veja como imprimir em 'Impressão de código de barras em etiquetas de produtos'. Acessando o manual Módulo Peças Relatórios (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). 17

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19 Vendendo uma peça Neste módulo veremos toda a movimentação que gera faturamento de peças, abrangendo orçamentos, requisições, devoluções emitidas pela concessionária, geração de venda de orçamentos, garantia e boutique. Inserindo um orçamento Para abrir um orçamento no sistema Adicion 2R acesse Peças >> Requisição de venda >> Botão Orçamento, clicando no botão ORÇAMENTO, ou pelo atalho Orçamento de Peças e Serviços Para Para Para Para Para Para Para Para Para. incluir um novo orçamento Botão Consultar/Alterar um orçamento já existente em Aberto Botão cancelar um orçamento já existente em Aberto Botão abrir uma requisição referente ao orçamento Botão encerrar um orçamento (status: Aberto) Botão re-abrir um orçamento (status: perdido ou vencido) Botão Imprimir um orçamento Botão Consultar Tabela de Serviço Botão consultar os agendamentos da oficina Botão 19 INSERIR EDITAR CANCELAR GERAR VENDA PERDER RE-ABRIR IMPRIMIR TABELA SERVIÇO AGENDAMENTO

20 Inserindo um Orçamento Como vimos, para iniciar um novo orçamento, utilize o botão INSERIR. Alguns campos importantes: Validade: Para controle do sistema, passado os dias de validade (informado), que serão contados a partir da emissão, o status do orçamento irá alterar automaticamente para Vencido, para retornar ao status anterior clicar no botão RE-ABRIR. Tipo: Para um orçamento contendo somente peças, marque o tipo Peças. Tipo Movto: Selecione o tipo que melhor se encaixe no destino da peça, se é uma venda no atacado, para um cliente comum (balcão), de produtos da boutique (somente se controlar estoque separadamente) ou para outra concessionária. Vendedor: Informe o vendedor que está fazendo o orçamento. Produto: Clique no botão Inserir para adicionar um novo item. Desconto Adicional: Neste campo poderá ser dado um desconto adicional em % (percentual) ou R$ (valor) aos itens do orçamento. Uma vez informado o desconto será adicionado aos itens da requisição, juntamente com os percentuais/valores de descontos já existentes no produto. 20

21 Simulação A partir da versão 5.00.X, é possível visualizar as margens de lucro que a venda de um determinado produto irá resultar. Utilize o botão. Veja item 'Simulação de Venda de Peças'. Catálogo de Produtos O Catálogo de Produtos é um recurso especial do Adicion. Através dele é possível pesquisar os itens de dentro do orçamento, no momento da abertura do mesmo. Para acessá-lo, utilize o botão. Maiores informações de como utilizar o Catálogo de Produtos, no item 'Utilizando o catálogo de produtos no orçamento e na requisição'. Acesse o manual Módulo Peças Outros Recursos (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Formas de Pagamento No orçamento, o vendedor pode deixar pré-determinada a forma de pagamento combinada com o cliente, facilitando a venda caso esta venha a ser gerada. Para acessar as formas de pagamento, clique no botão. Veja item 'Formas de pagamento'. Observações Há também a opção de digitar observações no orçamento, para tanto utilize o botão. As observações digitadas serão impressas no orçamento. Após a digitação dos dados, clique em SALVAR para confirmar a Abertura. O orçamento ficará com situação Aberto, podendo ser editado (alterado), cancelado, perdido, caso o cliente não efetive a compra, ou se transformar em uma venda, que veremos no próximo tópico. 21

22 Gerando a venda a partir do orçamento Caso o cliente queira efetivar a venda, não é preciso que o vendedor abra uma requisição informando tudo o que já foi informado no orçamento, o sistema Adicion oferece a opção de transformar o orçamento em uma requisição ficando pronta para o faturamento. Na janela de Orçamento de Peças/Serviços, selecione o orçamento que gerará a venda e clique no botão GERAR VENDA. Aparecerá a seguinte tela: 22

23 Serão apresentadas as informações constantes no orçamento. O usuário poderá desmarcar as peças que não desejar inserir na requisição através da caixa de marcação que existe antes de cada código de produto, em Selecione as Peças. Poderá também visualizar os itens que não têm saldo em estoque, no quadro Peças sem Saldo, estes não serão inclusos na requisição. Clique no botão SALVAR para confirmar e será apresentado o número da requisição que foi gerada: O orçamento passará da situação Aberto para Fechado. Veremos outras situações que o orçamento pode ter: Cancelado: Para cancelar um orçamento, selecione o orçamento e clique em cancelar. Somente será possível cancelar um orçamento, se estiver na situação ABERTO. Veja a imagem: 23

24 Apresentará a seguinte mensagem: Clique em SIM para confirmar o cancelamento ou em NÃO para voltar a tela anterior. Vencido: Um orçamento ficará como Vencido quando o orçamento atingir o prazo de validade. Exemplo: emissão em 10/02/2009, validade de 5 dias, no dia 16/02/2009 estará Vencido, o sistema faz a checagem e alteração da situação automaticamente. Para voltar a situação anterior, selecione o orçamento e clique em RE-ABRIR. Re-abrir: Para re-abrir um orçamento, selecione o orçamento e clique em REABRIR. Somente será possível re-abrir um orçamento, se estiver na situação 24

25 PERDIDO ou VENCIDO. Veja a imagem: Apresentará a mensagem: Clique em SIM para confirmar o cancelamento ou em NÃO para voltar a tela anterior. Perdido: Para perder um orçamento, selecione o orçamento e clique em Perder. Somente será possível perder um orçamento, se estiver na situação ABERTO. Veja a imagem: 25

26 Apresentará a seguinte tela: Informe o motivo da perda e observações, clique em SIM para salvar, ou em NÃO para retornar a tela anterior. Veja como cadastrar novos motivos em 'Motivos de Perda de Venda'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Veja também como listar as vendas perdidas em 'Relatórios - Vendas Perdidas'. Acessando o manual Módulo Peças Relatórios (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). 26

27 Abrindo Requisição A requisição é o pedido de venda do cliente, onde serão relacionados os produtos que serão vendidos. Para acessar o módulo de requisições, faça o caminho Peças >> Requisição de Venda ou pelo atalho Para Para Para Para Para Para Para Para. incluir uma nova requisição alterar dados de uma requisição aberta Visualizar dados de uma requisição Cancelada ou Faturada abrir um orçamento cancelar uma requisição já aberta imprimir uma requisição emitir uma nota fiscal de uma requisição Aberta. conferir os produtos através do Leitor de Código de Barras Botão Botão Botão Botão Botão Botão Botão Botão INSERIR EDITAR VISUALIZAR ORÇAMENTO CANCELAR IMPRIMIR NOTA FISCAL CONFERIR Clique sobre o botão inserir, para iniciar a abertura da requisição. 27

28 Tipo de Movimento: É o tipo de movimento de entrada ou saída que terão os produtos relacionados na requisição. Segue uma breve explicação de cada tipo: Entrada por Devolução de Venda: Utilizado quando o cliente devolve a peça que comprou e não é possível fazer a devolução por cancelamento da nota fiscal ou cupom fiscal. Para esse tipo de movimento pode-se configurar o sistema para permitir efetuar a Entrada por Devolução sem a necessidade de informar o numero da nota/cupom fiscal de venda, veja mais detalhes em 'Configurando o Modulo Parâmetros'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Entrada por Garantia: Utilizado no processo de garantia. É a entrada da peça com defeito no estoque garantia. É necessário informar o número da solicitação de Garantia e a data da mesma. Saída Simples Remessa para Garantia: Utilizado no processo de garantia. É a saída das peças do estoque garantia, para a fábrica. É necessário informar o número da solicitação de Garantia de cada produto. Baixa o estoque gerado na Entrada por Garantia. Saída para Garantia: Utilizado no processo de garantia. É a saída da peça nova do estoque em troca da peça com defeito. Saída para Oficina: Utilizado para peças que saem para serem utilizadas nas motos que estão na oficina. Neste movimento é necessário informar o número da Ordem de Serviço. Saída para Sucateamento Estoque Garantia: Utilizado para peças que a fábrica não aceitou a garantia. Baixa o estoque gerado na Entrada por 28

29 Garantia. Saída para Uso Firma: Utilizado para saída de peças que serão utilizadas pela própria concessionária. Saída para Uso Firma para Oficina: Utilizado para saída de peças para a oficina, que serão utilizadas pela própria concessionária. É necessário informar o número da Ordem de Serviço. Saída por Brinde Almoxarifado: Utilizado para brindes do estoque almoxarifado. Saída por Brinde Boutique: Utilizado para brindes do estoque boutique, desde que seja controlado estoque separadamente. Saída por Devolução de Compra: Utilizado para devoluções de compras feitas pela concessionária. Para esse tipo de movimento pode-se configurar o sistema para permitir efetuar a Saída por Devolução de Compra sem a necessidade de informar o numero da nota fiscal de compra, veja mais detalhes em 'Configurando o Modulo Parâmetros'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Saída por Perda/Quebra: Utilizado para baixar estoque de peças quebradas ou perdidas. Saída por Simples Remessa: Utilizado para transporte de mercadorias. Saída por Transferência para Filial: Utilizado para peças transferidas entre filiais ou matriz e filiais. Saída por Venda Atacado:Utilizado para vendas no atacado. Saída por Venda Balcão:Utilizado para peças vendidas diretamente no balcão de vendas. Saída por Venda Boutique: Utilizado para venda de mercadorias da boutique, desde que seja controlado estoque separadamente. Venda para Concessionária:Utilizado para vendas para outras concessionárias. Cliente: Informe o código do cliente ou selecione-o através da lupa. Vendedor: Informe o código do vendedor ou selecione-o através da lupa. Mecânico: Somente necessário informar para movimentos de oficina. É o mecânico que solicitou as peças. O.S.: Somente necessário informar para movimentos de oficina. É o número da Ordem de serviço para qual as peças serão vinculadas. S. Garantia: Somente necessário informar no movimento de Entrada por Garantia. É o número da solicitação de garantia. Data da S.G.: Somente necessário informar no movimento de Entrada por Garantia. É a data da solicitação de garantia. Itens da Requisição: Após preencher o cabeçalho, será necessário inserir os itens da requisição. O usuário deverá informar o código do produto e a quantidade. O sistema apresentará Saldo, Descrição, Local, Curva e Preço. Desconto Adicional: Neste campo poderá ser dado um desconto adicional em 29

30 % (percentual) ou R$ (valor) aos itens do orçamento. Uma vez informado o desconto será adicionado aos itens da requisição, juntamente com os percentuais/valores de descontos já existentes no produto. O vendedor terá a opção de fornecer um desconto em percentual ou em reais, que pode ser delimitado, veja no capítulo 'Tipos de movimento - Aba Descontos'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Também pode-se aplicar um desconto no total final em percentagem ou em reais, que pode ser delimitado, para isso, escolha a forma desejada, insira o valor e clique em Aplicar. O sistema irá dividir proporcionalmente o desconto entre os itens inclusos na Requisição de Venda. O preço unitário do produto pode ou não ser alterado, de acordo com os parâmetros do sistema. Maiores informações sobre as configurações, consulte o capítulo de 'Configurando o Modulo Parâmetros'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). 30

31 Conferência de Requisição de Peças O sistema Adicion permite que o usuário efetue uma conferência de todos os itens que são inseridos nas requisições emitidas, e para que essa conferência tenha funcionalidade é necessário que se faça uma configuração prévia. A configuração deve ser feita no menu: Configurações >> Parâmetros >> Peças >> Aba Requisições, nesta tela terá que ser marcado a opção de Permite conferência de requisição de peças?. Feito esse procedimento de configuração, todos os itens da requisição que estiver com o status de ABERTA, deverão ser conferidos um a um, do contrário não será liberada a emissão da nota fiscal. Para efetuar a conferência selecione a Requisição e clique sobre o botão Conferir, conforme imagem abaixo: Em seguida a seguinte janela será apresentada: 31

32 Essa conferência pode ser efetuada manualmente, digitando o código do produto no campo PRODUTO e clicando sobre o botão CONFERIR ou pelo leitor de código de barras. Para maiores informações consulte o capítulo 'Código de Barras'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). 32

33 Perdendo uma Venda Para registrar uma venda perdida acesse o ícone disponível dentro da tela de abertura da requisição, como imagem abaixo: Produto: Informe o código do produto Quantidade: Informe a quantidade. Motivo: Informe o motivo da perda da venda. Para cadastrar novos motivos veja em 'Motivo de Perda de Venda'. Acessando o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Data: Informe a data da perda. Vendedor: Informe o vendedor. Observações: Pode ser informado qualquer observação necessária. Clique em Salvar para registrar. Veja como listar as vendas perdidas em 'Relatórios - Vendas Perdidas'. Acessando o manual Módulo Peças Relatórios (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). 33

34 Catálogo de Produtos O Catálogo de Produtos é um recurso especial do Adicion. Através dele é possível pesquisar os itens de dentro da requisição, no momento da venda. Para acessá-lo, utilize o botão. Maiores informações de como utilizar o Catálogo de Produtos, no item 'Utilizando o catálogo de produtos no orçamento e na requisição'. Formas de pagamento Assim como no orçamento, é possível deixar pré-definida na requisição, a forma de pagamento escolhida pelo cliente. Para informar a forma de pagamento, acesse o botão de Pagamento'.. Veja item 'Formas Simulação Disponível a partir da versão 5.00.X, é possível visualizar as margens de lucro que a venda de um determinado produto irá resultar. Utilize o botão. Veja item Simulação de Peças. Após preencher todos os dados necessários, clique em SALVAR na janela de Incluindo Requisição, a requisição ficará com situação Aberta e a mesma será impressa em tela. Neste momento, os produtos da requisição estão apenas reservados e só serão movimentados efetivamente, com o faturamento da requisição, que veremos no módulo de Faturamento. 34

35 Utilizando o Catálogo de Produtos no orçamento e na requisição Como já observamos, de dentro do orçamento e da requisição, há a possibilidade de utilizarmos o Catálogo de Produtos para consulta de peças ou inserilas diretamente no orçamento ou requisição. Para acessar o Catálogo de Produtos, clique no botão janela de abertura de orçamento e requisição. que se encontra na Com o catálogo aberto, selecione o modelo, o bloco e o grupo. Para verificar a referência do produto desejado, clique na imagem da aba Grupo para que a imagem seja ampliada. Com a referência, localize o produto na caixa de produtos, através do campo Ref. 35

36 Em Saldos serão apresentados os saldos Almoxarifado e Boutique e logo abaixo o Vlr. Venda e Local, ambas as informações constam no cadastro do produto. - Utilize essa opção para editar o cadastro do produto. - Utilize essa opção para inserir o produto da requisição. - Utilize essa opção para fechar o catálogo. - Utilize essa opção para consultar o T.M.O - Utilize essa opção para efetuar a Simulação de Venda desse produto. - Utilize essa opção para Voltar para a Tela Inicial. - Utilize essa opção para Voltar para a Tela Anterior. Caso não haja saldo em estoque disponível do produto selecionado, utilize a aba Alternativos para verificar os produtos intercambiáveis ou a aba Terceiros para verificar se há saldo em outras concessionárias. ( Terceiros somente disponível para clientes que utilizam a Central de Peças. Verifique capítulo 'Utilizando a Central de Peças'. Acesse o manual Módulo Peças Outros Recursos (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF)). A aba Interligação é exclusiva para clientes usuários do sistema Fusion. Através dela é possível visualizar nas empresas integradas o produto selecionado. Para mais informações de utilização do Catálogo de Produtos, veja capítulo 'Utilizando e atualizando o Catálogo de Produtos'. Acesse o manual Módulo Peças Outros Recursos (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF) 36

37 Formas de Pagamento No orçamento e na requisição o vendedor pode deixar pré-determinada a forma de pagamento combinada com o cliente, assim facilitando e agilizando a venda. O sistema trará como padrão uma parcela, mas pode-se desmembrar o valor em quantas parcelas for necessário, através do campo Parcelas. Para alterar os dados de qualquer parcela, clique sobre a que desejar e em seguida no botão EDITAR PARCELA. 37

38 Promoção de Produtos Para inserir um lote em promoção acesse o menu Promoção de Produtos. Clique em INSERIR para um novo lote de promoção: 38 Peças >>Tabelas >>

39 Em Descrição digite um nome para o lote que está sendo gerado, em Vigência Inicial e Vigência Final digite o período em que deverá vigorar a promoção, sendo que esta data pode ser alterada posteriormente. Clique no botão Inserir para digitar os produtos que entrarão na promoção e o valor ou percentual de desconto que terão. Clique em OK para finalizar o lote. Para concessionárias Honda, após salvar o lote de promoção, é possível gerar a planilha com as informações e enviá-la para a fábrica. Para gerar o planilha clique sobre a opção GERAR PLANILHA, conforme imagem abaixo: A seguinte tela será apresentada: 39

40 Será indicado um caminho padrão para salvar o arquivo, para salvar em outro local clique sobre e localize a pasta onde o arquivo deve ser salvo. Em seguida clique em gerar arquivo, ao término do processamento será apresentada a seguinte mensagem: Obs.: ORIGINAIS. Para geração da planilha serão considerados somente produtos Há ainda a opção de alocar todos os itens listados no relatório de produtos parados em um lote de promoção. Para acessar o relatório entre em "Peças >> Relatórios >> Produtos Parados". Depois de gerar o relatório, ao fechá-lo, o sistema gera automaticamente a possibilidade de inserir todos os produtos parados em promoção, como mostra a figura abaixo: 40

41 Obs.: Ao efetuar este processo todos os produtos listados neste relatório serão inseridos em um lote de promoção. Veja em 'Relatórios Promoção de Produtos' (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF Módulo Peças - Relatórios), como listar os produtos em promoção. 41

42 Simulação de Venda de Peças A partir da versão 5.00.X, é possível visualizar as margens de lucro que a venda de um determinado produto irá resultar. O acesso á Simulação é feito através do botão ou, disponível na tela de abertura de Orçamentos, Requisições, Catálogo de Peças e no Cadastro dos produtos. Ao clicar no botão, a seguinte tela será apresentada: Dados do produto: Caso esteja efetuando a Simulação de um produto através da abertura de um Orçamento ou Requisição, o código do produto será carregado automaticamente, caso contrário informe o código do produto. Serão apresentadas as informações do produto, conforme o cadastro do mesmo, veja item 'Cadastro de Produtos'. Acesse o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Saldos e Custos: Serão apresentados nesse quadro as informações de Saldos e Custos do produto simulado, conforme o cadastro do mesmo. Veja item 'Cadastro de Produtos Aba Saldos/Custos'. Acesse o manual Módulo Peças Configurações (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Dados Complementares : Caso esteja efetuando a Simulação de um produto através da Abertura de um Orçamento ou Requisição, os dados : Tipo de Movimento, Cliente, 42

43 Vendedor, Mecânico e Recepcionista serão carregados automaticamente, conforme informado na abertura do documento. Caso contrário deverá informalos. Natureza de Operação: Informe a natureza de operação. UF Origem Compra: Informe o estado de origem da compra. UF Origem Venda: Informe o estado destino da venda. Preço: Informe qual preço deverá ser considerado para efetuar a simulação. Preço de Venda: Será apresentado o preço de venda do produto, conforme opção escolhida no campo acima, sendo que o valor é informado conforme o cadastro do produto. Acréscimo: Neste campo poderá ser informado um acréscimo, que será somado ao preço do produto. Desconto R$: Neste campo poderá ser informado um valor de desconto em R$, que será subtraído do preço do produto. Desconto %: Neste campo poderá ser informado um percentual desconto, que será subtraído do preço do produto. Preço a Simular: Preço de Venda + Acréscimos Descontos. de Sobre o Valor de Venda: Preço de Venda: Será apresentado o preço de venda dos produtos sem os descontos e acréscimos. Custo Médio Contábil: Será apresentado o custo médio contábil, conforme cadastro do produto. ICMS Apurado: Será efetuado o cálculo do ICMS, conforme a alíquota informada no cadastro da natureza de operação. Veja em Faturamento>>Tabelas>>Natureza de Operação. PIS Apurado: Será efetuado o cálculo do PIS, conforme a alíquota informada em Configurações>>Impostos, considerando o regime de apuração da empresa COFINS Apurada: Será efetuado o cálculo da COFINS, conforme alíquota informada em Configurações>> Impostos, considerando o regime de apuração da empresa. Custo Operacional: Será efetuado o cálculo do Custo Operacional, conforme a alíquota informada em Configurações>>Impostos. Comissão: Caso o vendedor informado na simulação esteja inserido em um perfil de comissão de peças, será apresentado o valor da comissão. IRPJ: Será efetuado o cálculo do IRPJ conforme a alíquota informada em Configurações >> Impostos, considerando o regime de apuração da 43

44 empresa. CSLL: Será efetuado o cálculo da CSLL conforme a alíquota informada em Configurações >> Impostos, considerando o regime de apuração da empresa. Sobre o Valor Simulado: Preço de Venda: Será apresentado o preço a simular, ou seja, o preço de venda com os descontos e acréscimos. O cálculos dos impostos serão feitos conforme quadro Sobre o Valor de Venda, sendo que nesse caso serão calculados considerando o Preço a simular. Margem de Lucro: O sistema irá calcular a margem e valor de lucro da concessionária, sobre o valor de venda e sobre o valor faturado. O lucro é calculado subtraindo do preço de venda, os custos informados na tela de simulação. Lucro R$ sobre preço de venda = Valor de Venda Custo de aquisição ICMS Apurado PIS Apurado COFINS Apurada Custo Operacional Comissão IRPJ CSLL. Lucro R$ sobre o valor simulado = Valor Simulado Custo de aquisição ICMS Apurado PIS Apurado COFINS Apurada Custo Operacional Comissão IRPJ CSLL. Segue exemplo abaixo: Valor Venda Valor Simulado R$ 45,36 R$ 55,36 Custo Aquisição R$ 23,00 R$ 23,00 ICMS Apurado R$ 1,66 R$ 1,66 PIS Apurado R$ 0,37 R$ 0,53 COFINS Apurada R$ 1,70 R$ 2,46 Custo Operacional R$ 0,45 R$ 0,55 Comissão R$ 1,36 R$ 1,66 IRPJ R$ 2,52 R$ 3,83 CSLL R$ 1,51 R$ 2,30 Lucro R$ R$12,79 R$ 19,37 Lucro % 28,20% 34,99% 44

45 Faturando uma Requisição O usuário tem várias situações de faturamento, desde o faturamento de uma simples Requisição até várias Requisições para um determinado cliente. É sempre importante antes de iniciar o faturamento, verificar se as naturezas de operação que serão utilizadas, e as situações tributárias dos produtos estão corretamente cadastradas. Veremos agora cada umas das opções de faturamento. Faturamento de uma única Requisição Pela própria tela de Abertura da Requisição: Nessa opção você pode emitir somente Nota Fiscal. Acesse o menu Peças >> Requisição de Venda, ou pelo atalho. Clique no botão Nota Fiscal para que a janela de emissão seja aberta. Dúvidas em como efetuar o faturamento favor consultar o manual de Faturamento disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. 45

46 Pelo Caixa: Nessa opção pode-se faturar a Requisição através dos botões Nota Fiscal ou Cupom Fiscal. Acesse o menu Financeiro >> Movimentações ou pelo atalho. Clique nos botões Nota Fiscal ou Cupom Fiscal para a abertura da janela de faturamento. Dúvidas em como efetuar o faturamento favor consultar o manual de Faturamento disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF 46

47 Faturamento de várias Requisições de um determinado Cliente Esse tipo de faturamento é utilizado para o usuário emitir uma Nota fiscal de várias Requisições abertas para o mesmo cliente, para isso acesse o menu Faturamento >> Nota Fiscal >> Fechamento de Requisições. Selecione o cliente através da lupa, marque as Requisições que deseja faturar e em seguida clique no botão Emitir NF, a janela de emissão da nota fiscal será aberta. Observação: As requisições vinculadas à Ordem de Serviço, não serão apresentadas, estas devem ser faturadas por Fechamento Ordem de Serviços. Veja o Manual de Oficina, disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF capítulo Faturamento Faturamento de várias OS de um determinado cliente. 47

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