Implantação de processos e técnicas de gestão de estoque em uma microempresa familiar.

Transcrição

1 Implantação de processos e técnicas de gestão de estoque em uma microempresa familiar. Fabiana Martendal (UNIOESTE) fabimartendal@hotmail.com Coautor Marcelo Roger Meneghatti (UNIOESTE) frmeneghatti@hotmail.com Resumo O objetivo deste trabalho é relatar o auxilio a uma pequena empresa familiar do ramo de varejo a organizar seu estoque, por meio de análise da situação atual, sugerindo técnicas buscadas em estudos bibliográficos para possível aplicação, visando melhorar a deficiências na liquidez e possibilitar ajustes eficazes em seus processos de gestão, que acabam negligenciados pelas empresas podendo trazer resultados indesejados para a organização. A metodologia utilizada foi pesquisa de campo junto à empresa com entrevistas durante o período de um mês para identificar as dificuldades e as necessidades da empresa. A partir deste pressuposto se observou as atividades já realizadas e o funcionamento do sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), e fez-se um levantamento de quais aplicações seriam mais interessantes. Este estudo é considerado método misto pois faz uso de técnicas qualitativas e quantitativas de pesquisa. O resultado obtido foi satisfatório pois auxiliou a empresa a iniciar o processo de gestão, tendo em vista que não sabiam como fazê-lo, em decorrência destas aplicações o gestor conseguiu compreender melhor como deveria utilizar seus sistema ERP de gestão, que antes estava sendo ignorado por falta de conhecimento das bases utilizadas. Foram sugeridas algumas etapas para organização do estoque. Com o mapeamento de todo o inventário, ajuste dos produtos no sistema, e estabelecimento dos níveis de estoque mínimo e ponto de pedido a empresa conseguiu uma melhora significativa no sua gestão de estoques. Palavras-chave: Gestão de estoques, Análise de dados, Definição de processos. Área Temática: Estratégia e Competitividade. 1 Introdução A administração exercida de forma profissional e mais especializada possível permite que as empresas estejam mais preparadas para permanecerem no mercado atualmente, para isto é importante dar atenção a cada processo relativo à produção de mercadorias, serviços e outras áreas. A gestão dos estoques muitas vezes recebe pouca atenção dos empresários, a falta de logística no gerenciamento de materiais pode trazer resultados indesejados ao que tange a saúde da empresa. Este presente relato buscou responder ao seguinte questionamento, que se tornou pergunta de pesquisa: Quais as dificuldades enfrentadas na empresa em questão, para definir etapas do processo de gestão de estoques? Em função deste questionamento o 1

2 estudo desenvolvido neste relato técnico, tem por objetivo relatar o auxilio a uma pequena empresa familiar do ramo de varejo a organizar seu estoque e definir processos de organização, por meio de análise da situação atual, sugerindo técnicas buscadas em estudos bibliográficos para uma possível aplicação no controle e gestão de estoques visando melhorar a deficiências na liquidez e possibilitar ajustes eficazes para seus processos, que muitas vezes são negligenciados pelas empresas o que pode trazer resultados indesejados para a organização. A empresa estudada foi uma loja de tintas, que iniciou suas atividades em julho de 2014, funciona no ramo de varejo de tintas imobiliárias, automotivas e complementos em geral. No momento a empresa está passando por uma reestruturação para melhorar sua gestão, inclusive a de estoques. O objetivo da empresa para os próximos cinco anos é aumentar seu faturamento em ate 70%. Contudo a linha de produtos que pode garantir este aumento está com pouco giro, a empresa é familiar e alguns problemas vêm da pouca experiência dos sócios proprietários no ramo. Percebe-se então que por este motivo, tanto quanto para melhorar o atendimento a seus clientes, a real necessidade da empresa é exercer uma gestão de estoques mais profissional. 2 Parâmetros econômicos conceituais A gestão de estoques se refere ao controle dos materiais que a organização utiliza para obter lucro, uma loja de varejo que vende vários itens, por exemplo, costuma estocar certa quantidade dos seus produtos enquanto outra quantidade fica a venda na loja, a soma dos produtos que estão na loja e no depósito chama-se inventário. De acordo com Pozo (2010) o termo controle de estoques surge da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a empresa deve estocar, dentro de parâmetros econômicos. Para saber qual é a quantidade mínima que a empresa deve estocar para atender a demanda de seus clientes sem ter excessos em estoque é necessário o conhecimento de alguns conceitos e realização de cálculos matemáticos. Estoque mínimo, também conhecido como estoque de segurança (ES), é a quantidade mínima de um determinado produto que se deve manter em estoque para que o mesmo não falte. A definição desta quantidade se da pela fórmula ES= C.K, onde C é o consumo médio do período e K o coeficiente do grau de atendimento ou fator de segurança estabelecido pela empresa (GURGEL,2002, p.63). 2

3 Ainda de acordo com Gurgel, ponto de reposição, ou tempo de reposição (TR) é o tempo decorrido desde a solicitação de um item até o recebimento do mesmo. Isso nos leva a outro conceito importante que é o ponto de pedido (PP), o momento em que eu devo solicitar ao fornecedor os produtos é dado pela quantidade de itens em estoque que garante a continuidade das vendas da empresa enquanto se aguarda a entrega dos produtos. Para isso é necessário saber qual a rotatividade dos meus produtos, qual o giro deles no estoque, se há muita ou pouca saída. O ponto de pedido é determinado pela fórmula (POZO, 2010, p. 89): PP= (CMM.TR)+ES CMM representa o consumo médio mensal TR o tempo de reposição ES o estoque de segurança Segundo Gurgel e Francischini (2002), muitos são os fatores que interferem nas quantidades estocadas de um produto, como por exemplo, a demanda não ser constante, haver falhas no setor de compras, o fornecedor atrasar a entrega, ou ainda o controle de qualidade rejeitar lotes entregues dos produtos estocados. A gestão de estoques é um desafio para a maioria das organizações, seu lucro ou prejuízo pode ser parcialmente explicado por quão bem a empresa é capaz de gerenciar seus estoques. Para que uma empresa tenha sucesso ela necessita ser organizada, ter qualidade e ser informatizada, partindo dessa premissa Leandro Callegari Coelho, professor na Université Laval, Québec, Canadá, cita 3 princípios básicos de gestão de estoque para uma empresa ter seu estoque bem gerenciado: previsão da demanda, monitoramento do sistema e qualidade do armazém (BRITO, 2015, p. 9). Para prever a demanda existem algumas técnicas de previsão de consumo, como a projeção, método do último período, média móvel e média móvel ponderada. Nesse trabalho utilizaremos o método de projeção que se baseia no consumo do mês anterior para determinar o consumo futuro. 2.1 Estratégias de Armazenagem e distribuição física dos produtos 3

4 No Brasil, 48,2% das micro e pequenas empresas fecham em 3 anos de sua abertura(ibge,2001), estima-se que entre as principais razões para a mortalidade precoce estão o descontrole na gestão. Com base neste índice percebe-se a importância de realizar com eficiência a gestão de estoques que se torna recurso estratégico de competitividade frente aos concorrentes. Um conjunto de bens físicos acumulados pela empresa e tratados como ativo, pois são fruto de um investimento da empresa e, portanto, possuem valor atrelado, características próprias e são conservados durante algum tempo, e de alguma forma, atendem uma ou mais necessidades da empresa (MOURA, 2004, p. 37). Partindo do conceito do autor, compreendemos que o estoque atende a necessidade da empresa relacionado a necessidade de prover estes produtos em prontidão para os clientes, para atingir este objetivo que sustenta a empresa sendo ela de grande ou pequeno porte, é necessário instituir processos de gestão de estoque. Parte do processo de gestão de estoques é o controle de armazenagem e distribuição física dos produtos, subentende-se que o processo de armazenagem nada mais é do que guardar e movimentar produtos contemplando desta forma a estocagem, que por consequência é a maneira pela qual os produtos são separados e direcionados a seu devido local de guarda. A próxima etapa é a separação dos pedidos e neste estagio ocorre a conferencia, separação, emissão de documento fiscal e despacho da mercadoria. A armazenagem compreende quatro atividades básicas: recebimento, estocagem, administração de pedidos e expedição. As duas primeiras integram o processo de entrada de um produto na instalação de armazenagem, enquanto as outras duas compõem o processo de saída dos produtos (NOVAES, 2001, apud ARBACHE et al, 2008, p. 113). Neste contexto se buscou compreender o funcionamento destes processos primeiramente para reportá-los a organização estudada. O que se pode perceber é que já realizam estes controles de entrada com conferencia, armazenamento sob condições necessária para durabilidade e segurança dos produtos, e controle de saída através da administração de pedidos. O fato de a empresa ter esta rotina estabelecida facilitou que passássemos a próxima etapa que foi contextualizar o problema e buscar soluções. 2.2 Contexto Da Situação- Problema E Intervenção Realizada 4

5 Atualmente não existe uma gestão de estoques com processos pré-estabelecidas na empresa, apenas um controle empírico baseado nos conhecimentos do gestor, nas informações geradas através da alimentação de sistemas de compra e venda dos produtos, toda entrada é feita através de lançamento da NFE no sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning - Planejamento dos Recursos Empresariais) utilizado, que automaticamente atualiza o saldo de produtos em estoque contabilizando suas entradas e suas saídas, separando por grupos e subgrupos e possibilita também filtrar por referência, fornecedor ou marca. O estoque é conferido apenas no momento que antecede o pedido de compra, já foi realizada uma contagem de todos os produtos, no entanto, os produtos não estão bem organizados no estoque o que dificultou bastante e gerou alguns erros de contagem, ou seja, não foi eficiente. Com base nisso percebe-se alguns problemas ocorridos em decorrência de pular etapas. A coleta de dados realizada será apresentada a seguir, na forma de tópicos: 1- Foram coletados os dados de 23 produtos que tem um giro alto e são distribuídos pelo mesmo fornecedor, e selecionados 6 produtos de maior giro para realizar os cálculos, conforme quadro A entrega dos produtos depois de efetivado pedido de compras é de 5 a 7 dias. Levantaram-se dados de entrada e saída destes produtos por três meses, e seus custos de compra com impostos. 3- Organizadas estas informações na Tabela 01 para visualização das informações, foi feita uma análise junto ao gestor e que resultou em alguns questionamentos, o que estimulou a implantar uma rotina para organização e criação de etapas para gestão dos estoques que veremos a seguir. Descrição Entradas Saídas Estoque Thinner Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Saldo disponível PU alta T. 900ml PU baixa T. 900ml PU poliester 900ml PU poliester 18l PU poliester 5l Retoque 900ml Fonte: elaborado pelo autor (2015). 3 Metodologia 5

6 A metodologia aplicada foi pesquisa de campo exploratória, que ocorreu entre a , e foi separada por etapas semanais, em um primeiro momento, realizou-se a coleta de dados contidos no sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning - Planejamento dos Recursos Empresariais), e elaboração de uma tabela para facilitar a visualização das informações. A etapa que concluiu a primeira semana de pesquisa foi a realização de uma analise da tabela e uma entrevista prévia junto ao gestor e proprietário da empresa para compreender suas duvidas e necessidades. Alguns dos problemas identificados com base no relato do empresário foram: produtos com cadastro em duplicidade, furos no estoque e insegurança com relação à quais quantidades de produto que deve comprar e manter em estoque foram as mais relevantes. Baseado nisso, foi realizado, na segunda semana de pesquisa, a aplicação de técnicas de calculo para estoque de segurança e ponto de pedido com base nas teorias estudadas, e criamos um quadro com os resultados obtidos para confrontar com a tabela elaborada anteriormente. Nas ultimas duas semanas ocorreu o acompanhamento da aplicação das sugestões dadas por este relato técnico. 3. Apresentação e análise das contribuições Foram realizadas as seguintes etapas na empresa em questão: 1. Levantamento de todos os itens do estoque, ou seja, contar e registrar toda a quantidade de produtos do inventario. Conferência no sistema, cruzamento das informações levantadas com o que está no sistema e correção de erros. Lembramos que isso deve ser feito com a loja fechada para que não ocorram entradas e saídas durante este período. 2. Cálculo da previsão de vendas /consumo para o próximo mês fazendo uma projeção, que considera como base para a demanda futura a mesma do mês anterior. 3. Definição de parâmetros para gestão de estoques a) Tempo de reposição: o fornecedor leva em média uma semana para entregar o pedido, então o TR será 7 dias. 6

7 b) Estoque mínimo para cada mercadoria: foi aplicada a fórmula para cada mercadoria, com um coeficiente de grau de atendimento de 90%. c) Ponto de pedido: utilizando os mesmos produtos calculou-se o ponto de pedido Quadro 2 Resultados obtidos. Item Estoque de segurança Ponto de pedido Thinner PU at900ml 8 68 Thinner PU bt. 900ML 3 31 Thinner PU pol.900ml Thinner PU pol.18l Thinner PU pol.5l 5 44 Thinner ret..900ml 5 37 Fonte: elaborado pelo autor (2015). 4 Considerações finais Diante do que foi exposto neste trabalho, pode-se concluir que os objetivos foram alcançados. Em um primeiro momento, com o entendimento do gestor, tanto da importância de praticar processos de gestão na prática, quanto do cuidado especial que se deve ter com estocagem dos produtos. Com o mapeamento de todo o inventário, ajuste dos produtos no sistema, e estabelecidos os níveis de estoque mínimo e ponto de pedido, a empresa conseguiu uma melhora significativa no seu processo de gestão de estoque. Ter o estoque organizado permite que a empresa gaste o mínimo possível em estoque sem que haja faltas ou sobras, podendo investir o dinheiro que antes acabava parado no estoque em outras áreas da empresa. Foi observado na rotina da empresa, que um possível desdobramento para pesquisas futuras será a inserção prática do método ABC para classificar os produtos, considerando que este seja um método estratégico para ajudar a empresa a melhorar sua receita. Outra contribuição e o possível desdobramento de âmbito acadêmico que abrange a compreensão do que possa definir quais habilidades esta categoria de gestores deve aprender, ou seja, o que se deve pesquisar para ensiná-los, caminhando para estudos colaborativos integrados em busca de desenvolvimento que resultará em eficiência. Entender o escopo das empresas familiares e quais os métodos podem ser praticados para profissionalizar estas organizações é outra inspiração para pesquisas futuras. 7

8 5 Referências ARBACHE, F. S; SANTOS, G. A; MONTENEGRO, C; SALLE. S; FEREIRA, W. Gestão de Logística, distribuição e trade marketing. 3 ed, Rio de Janeiro: Editora FGV, BRITO, J. C. P. A logística na administração de materiais. Universidade Nove de Julho. São Paulo, Disponível em: < Acessado em: 10 de agosto de FALCÃO. F. R. Gestão de Estoques: Uma Ferramenta Para A Redução De Custos. São Paulo, GURGEL, F. D. A; FRANCISCHIN, P. G. Administração de Materiais e do Patrimônio. Editora Thomson, IBGE - INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÍSTICA. As Micro e pequenas empresas comerciais e de serviços no Brasil. Disponível em < em 12 de outubro de POZO, H. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Uma abordagem Logística. Editora Atlas, 6ª Ed.,