GUIA PRÁTICO PARA OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO DA EMPRESA

Transcrição

1 GUIA PRÁTICO PARA OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO DA EMPRESA

2 INTRODUÇÃO... 3 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER CONCLUSÃO SOBRE A FOCCO... 24

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Não é segredo para ninguém que, para poder crescer e prosperar, uma empresa deve ser lucrativa. Assim, para alcançar esse estado, o gestor deverá fazer um bom uso dos recursos financeiros existentes, além de saber exatamente para onde vai o dinheiro dentro da organização empresarial. 4

5 INTRODUÇÃO Por se tornar rentável, a companhia cria as condições que a permitirão realizar novos investimentos, os quais a deixarão atualizada em relação às necessidades do mercado. Isso torna o negócio competitivo e faz com que seja viável a realização de um processo constante de crescimento sustentável. Portanto, é indiscutível a importância do controle financeiro dentro de uma empresa. Com ele, usam-se alguns indicadores que permitirão verificar os resultados obtidos e, consequentemente, avaliar como está a saúde financeira da companhia. Dessa forma, o gestor tem informações sólidas que lhe auxiliará na sua tomada de decisão. Devido a isso tudo, um empreendedor consciente deve procurar meios de melhorar a sua administração financeira. Criamos este guia para auxiliar você nessa tarefa. Aqui você aprenderá formas de otimizar a gestão financeira da sua empresa, entenderá como a tecnologia pode ser usada nessas atividades e descobrirá os erros que devem ser evitados. Boa leitura! 5

6 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA

7 Para alcançar esse objetivo, será necessário que o empreendedor siga as seguintes dicas: ELABORE UM PLANEJAMENTO FINANCEIRO DE MÉDIO E LONGO PRAZO COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA Como em qualquer atividade, é essencial ter um planejamento para conseguir elaborar e executar um controle financeiro eficaz. Desse modo, o gestor tem a clareza necessária sobre quais atividades deverão ser realizadas para alcançar os objetivos definidos. Para ter sucesso na gestão de uma empresa, um bom gestor deve ter alguns métodos e procedimentos que tornarão a sua tomada de decisão mais eficiente. Assim, em conjunto com as boas práticas existentes, será possível realizar um controle financeiro eficaz. Diante disso, é possível realizar um planejamento estratégico visando um período de médio e longo prazo. Dessa maneira, se torna viável fazer projeções que estipulam como será o futuro da empresa, o que permite definir táticas que protegem a companhia de possíveis adversidades do mercado. 7

8 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA OTIMIZE O CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA Conceitualmente, o fluxo de caixa é um controle sobre a movimentação financeira em um período predeterminado. Por meio dele, o gestor saberá com exatidão para onde vai cada recurso da sua empresa, o que permite a realização de análises que embasarão a tomada de decisão. Contudo, para ser eficaz, é necessário que todas as operações de entrada e saída de dinheiro sejam registradas. Dessa forma é possível descobrir algumas despesas insignificantes que, quando somadas, impactam no saldo final do caixa. 8

9 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA Para conseguir entregar um elevado valor ao cliente, é necessário que a empresa tenha alguns custos como a compra de produtos, a realização de investimentos, o pagamento de fornecedores e colaboradores. Contudo, sem um acompanhamento adequado, é impossível determinar onde esses recursos estão sendo aplicados ou se cada gasto está gerando o retorno esperado. Existe um sério risco de a empresa comprometer uma elevada fatia do seu faturamento, o que poderá prejudicar a lucratividade do negócio. Assim, caso não ocorram melhorias, a companhia poderá se tornar deficitária. FAÇA O CONTROLE DOS CUSTOS E ADOTE MEDIDAS DE REDUÇÃO Para evitar esse problema, é preciso que a organização conte com soluções que a ajudem a controlar e diminuir os seus custos sem que, para isso, prejudique a qualidade dos seus produtos ou serviços. Dessa forma a empresa cria uma vantagem competitiva, pois poderá reduzir os seus preços ou aumentar sua lucratividade. 9

10 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA APRIMORE A GESTÃO DE ESTOQUES Não é segredo para ninguém que, para conseguir manter um bom controle financeiro, é necessário que exista na empresa um sistema de gestão de estoques eficaz. Afinal, um produto em excesso é sinônimo de dinheiro parado, já que o recurso investido poderá demorar a voltar. Ao mesmo tempo, a falta de mercadoria resulta em perda de oportunidade de vendas, pois o consumidor vai procurar um concorrente para sanar as suas necessidades. Para realizar um gerenciamento adequado do depósito, é necessário acompanhar a frequência de venda de cada item, comparando-a com a demanda existente. Com isso, o gestor terá embasamento para repor as mercadorias de acordo com o fluxo de vendas, o que permite a implementação de estoque mínimo que atenda o mercado. Com esse controle, ocorre a redução dos custos operacionais e a otimização do capital de giro, o que garante o atendimento ao cliente. 10

11 COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA UTILIZE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO Como é possível perceber, para fazer um bom controle financeiro é necessário o acompanhamento de uma grande quantidade de dados. Assim, para manter a acuracidade necessária e evitar erros, é recomendado utilizar ferramentas que vão auxiliar nessa tarefa já que, caso ela seja feita de forma manual, aumenta-se a probabilidade de problemas. Uma boa solução é implementar um sistema de gestão empresarial, que integre todas as áreas da companhia. Por meio dele, todas as atividades serão automatizadas, o que garantirá mais agilidade na execução dos processos e aumentará a confiabilidade e a segurança das informações. 11

12 COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO

13 COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO Conforme já foi explicado, é recomendado o uso de ferramentas para auxiliar o controle financeiro de uma empresa. Afinal, existe um sério risco de o gestor cometer erros ao fazer esse gerenciamento de maneira manual ou utilizando apenas planilhas. Independentemente do porte da companhia, o uso de um sistema de gestão empresarial se torna benéfico, já que com o seu auxílio é possível realizar, de maneira eficiente e automatizada, o controle do fluxo de caixa, a gestão de estoques, bem como compras e pagamentos. Isso apenas foi possível devido à constante evolução que ocorreu nas soluções de TI (Tecnologia da Informação) nos últimos anos. Dessa forma, ao usar a tecnologia a seu favor, o gestor se beneficia de diversas formas, como: 13

14 COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO OTIMIZAÇÃO DO TEMPO Uma das principais vantagens de usar a tecnologia é a automatização das tarefas rotineiras. Dessa forma, ocorre o aumento da produtividade dos colaboradores, já que em vez de perder tempo realizando atividades burocráticas, eles poderão focar os seus esforços em ações estratégicas e que geram ganhos à companhia. Além disso, ao utilizar um sistema de gestão integrada, todos os dados provenientes dos diversos setores da empresa são concentrados em um único local, o que permite ao gestor acompanhar, em tempo real, o que está acontecendo na empresa. 14

15 COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO GESTÃO DE DADOS EFICAZES PRECISÃO DAS INFORMAÇÕES Para manter um bom controle financeiro, é necessário registrar todas as entradas e saídas da empresa caso contrário, existe uma enorme probabilidade de falência. Contudo, para ser eficaz é preciso que esses dados sejam catalogados de maneira eficiente e organizada, sendo que isso apenas é possível com uma ferramenta adequada. Para que a empresa possa ser bem gerenciada, é preciso que a tomada de decisões seja feita com base em dados. Contudo, caso as informações obtidas tenham erros fruto de processos manuais, as escolhas poderão proporcionar consequências gravíssimas. Ao utilizar a tecnologia, é possível obter dados e fazer análises que não seriam possíveis de outra maneira, uma vez que o software produz relatórios que facilitam o gerenciamento do empreendimento e que permitem identificar gastos desnecessários. Esse problema pode ser evitado ao empregar a tecnologia na gestão. Ao obter dados em tempo real, existe uma probabilidade quase nula de que eles estejam errados. Com isso, o empreendedor consegue realizar ações mais acertadas. 15

16 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER

17 1. NÃO REGISTRAR TUDO 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER Devido à grande importância da gestão financeira de uma empresa, qualquer erro cometido pelo empreendedor poderá prejudicar o futuro do seu negócio. Sendo assim, é importante ter um minucioso controle financeiro para que a companhia possa crescer e prosperar. A lista a seguir cita os erros mais comuns cometidos por gestores. Confira! Para ser eficiente, o gestor deve ter no seu controle financeiro o destino de todos os recursos da empresa. Dessa forma, é possível determinar os investimentos que não estão gerando os retornos esperados ou os gastos supérfluos que poderão ser cortados. Com isso, o empreendedor consegue planejar com precisão as ações dos próximos meses. Devido à correria do dia a dia, é comum ocorrer uma certa negligência na realização dos registros principalmente com aqueles gastos considerados irrelevantes. Todavia, ao serem somados por um longo período, esses gastos representam um montante que poderá viabilizar um importante investimento, por exemplo. 17

18 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER 2. DEIXAR DE FORMAR UMA RESERVA FINANCEIRA Uma coisa é certa: imprevistos acontecem! Por isso, é imprescindível que toda empresa tenha uma reserva financeira para, caso ocorra um infortúnio, a operação da companhia não seja comprometida. Além de possíveis prejuízos financeiros devido a alguma multa ou ação judicial, a reserva financeira ajuda a proteger os ativos da empresa da inflação, das elevadas taxas de juros cobradas nos empréstimos e da depreciação do patrimônio. Para isso, esse fundo deve ser aplicado em investimentos que rendam juros e que não ofereçam muitos riscos. 3. MISTURAR AS CONTAS PESSOAIS COM AS DA EMPRESA Isso acontece muito com empreendedores iniciantes. A mistura das contas da pessoa jurídica com as da física é um dos motivos que mais prejudicam a saúde financeira de um negócio. Afinal, ao considerar a empresa como um caixa eletrônico, o empreendedor está sabotando o seu próprio empreendimento, visto que esse ato compromete a lucratividade e a gestão financeira do negócio. 18

19 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER 4. TOMAR EMPRÉSTIMOS SEM PLANEJAMENTO Para se manter competitivo, é comum alguns empreendimentos terem que captar crédito no mercado para fazer alguns investimentos. Essa prática é normal em vários mercados, mas para que ela gere o retorno esperado, é necessário que seja feita de maneira planejada. Caso contrário, ao contratar precipitadamente um empréstimo bancário, é possível que o gestor descontrole as finanças da sua empresa. Além de ter que devolver o valor inicial em um período determinado, será necessário quitar os juros e as taxas cobradas, o que pode prejudicar a saúde financeira do negócio. 5. NÃO TER CONTROLE SOBRE AS CONTAS A PAGAR E A RECEBER Pode parecer banal, mas é algo extremamente comum um empreendedor não ter o devido controle sobre as contas que ele deverá quitar. Caso isso ocorra, além de ser surpreendido com alguma cobrança ou até mesmo ter que pagar juros devido a atrasos, o gestor não tem uma visão clara do que vai sair do caixa. O mesmo acontece com a entrada de recursos. É preciso ter uma gestão correta sobre o que a empresa tem para receber, pois assim será possível fazer cobranças e elaborar um histórico que permite avaliar se a situação presente está dentro de determinado padrão. 19

20 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER 6. NÃO MEDIR E/OU ACOMPANHAR OS RESULTADOS FINANCEIROS É indiscutível o quanto é benéfico para uma empresa ter um controle financeiro eficiente. Contudo, de nada adianta investir tempo e dinheiro nessa atividade se o gestor não medir e acompanhar os resultados de perto. Para usufruir das vantagens do controle financeiro, é necessário que o empreendedor avalie os números obtidos e, caso necessário, reveja as estratégias e os métodos aplicados. 20

21 8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER 7. IGNORAR CONHECIMENTOS TÉCNICOS DA ÁREA Por se tratar de uma área técnica, existem diversos estudos que determinam a maneira mais eficiente de realizar a gestão financeira de uma empresa. Desse modo, é preciso ter um conhecimento específico em finanças e em economia para aplicar os métodos e, consequentemente, as boas práticas na companhia. Contudo, muitos empreendedores novatos acreditam que têm a capacidade de fazer, por conta própria, o controle financeiro de seu negócio. Para evitar possíveis erros, uma solução é aprender essa atividade por meio de cursos e conteúdo especializado. Se o gestor não tem tempo ou deseja melhores resultados, a melhor saída é terceirizar essa tarefa com profissionais especializados. 8. NÃO CONTAR COM A TECNOLOGIA Como é possível perceber, para que a equipe de gestão consiga realizar um controle financeiro competente, é preciso contar com algumas ferramentas. Apesar de ser possível realizar essas atividades de maneira manual e utilizando planilhas, as empresas que desejam se destacar no mercado precisam fazer uso de softwares que automatizem ao máximo suas operações. A gestão financeira é um desafio de elevada complexidade e exige o suporte de pessoas e recursos apropriados, uma vez que requer um método organizado e que todos os envolvidos se dediquem e cumpram o sistema de forma impecável. 21

22 CONCLUSÃO

23 Contudo, devido à complexidade da tarefa, é necessário que o gestor aplique algumas boas práticas, pois já existem métodos que tiveram sua eficiência comprovada. CONCLUSÃO Além disso, é preciso utilizar a seu favor soluções tecnológicas, como uma ferramenta de ERP (Enterprise Resource Planning) um dos sistemas de gestão empresarial mais utilizados no mercado, que automatiza algumas operações. Para se manter competitiva no mercado, uma empresa precisa ter suas finanças sob controle. Somente assim ela vai gerar lucro e, consequentemente, contar com recursos para fazer novos investimentos. Com isso, é possível evitar a ocorrência de alguns erros, o que deixa a gestão financeira da companhia mais eficaz. Seguindo esses passos o gestor terá informações que vão embasar sua tomada de decisão, o que facilita o alcance de metas.

24 A Focco é uma empresa especialista em gestão que, desde 1989, oferece as melhores práticas de gestão ao mercado. Sempre preocupada em cuidar bem do seu parceiro e conectada à tecnologia e a pessoas, a Focco hoje é referência em sistemas ERP nos segmentos onde atua.