Como manter um nível adequado de estoques?

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1 Como manter um nível adequado de estoques? 1 INTRODUÇÃO Sabe-se que ao manter grandes volumes de estoques a empresa irá arcar com custos desnecessários em armazenagem, movimentações e controles, além de deixar de investir os seus recursos financeiros em outras atividades. Porém, também é sabido que as empresas não podem se dar ao luxo de deixar de atender pedidos de venda por falta de produtos. Isso a deixaria menos competitiva no mercado no qual está inserida. Pensando nisso, qual seria o nível ideal de estoques e como a companhia age para manter esse nível? 2 OBJETIVO Identificar a forma de manter um nível adequado de estoque. 3 REFERENCIAL TEÓRICO 3.1 GESTÃO DE ESTOQUES Nas empresas comerciais e industriais os estoques são fundamentais para as suas operações. As quantidades em estoque, a necessidade de compra e o momento certo para fazê-la são questões de grande importância para o sucesso da companhia. Existem parâmetros e procedimentos essenciais para o planejamento de estoques. São três questões básicas e fundamentais: quando fazer o pedido de ressuprimento, o quanto pedir e os procedimentos de controle dos estoques. (BOWERSOX; CLOSS, 2009). O ponto de ressuprimento pode ser definido por item ou centro de distribuição. Pode ser estipulado em unidades ou em dias de suprimento. Esse ressuprimento deve estar baseado na certeza da demanda futura, a partir dos históricos passados.

2 O quanto pedir é uma questão delicada, pois é importante para a empresa que não seja comprado nem a mais nem menos do que o necessário para atender às demandas. De acordo com Pozo (2002), a previsão de estoque, de modo geral, tem base nas informações vindas da área de vendas onde são compostos os dados sobre as demandas do mercado e onde são determinados os níveis de estoque necessários. A previsão das demandas do mercado é uma é um processo de grande importância para o planejamento da empresa, e, por conta disso, deve-se levantar e analisar essas informações com critérios bem definidos. Informações da dinâmica do mercado devem ser utilizadas para que sejam decididos as quantidades e os prazos a serem estabelecidos. Para Bowersox e Closs (2009, p. 236): O princípio que rege a determinação de lotes de compra visa ao equilíbrio entre o custo de manutenção de estoque e o custo de emissão e colocação de pedidos a fornecedores. O pormenor mais importante para compreender essa relação é lembrar que o estoque médio é igual à metade da quantidade do pedido de compra. Portanto, quanto maior for a quantidade do pedido de compra, maior será o estoque médio e, consequentemente, maior o custo anual de manutenção do estoque. É muito comum, a utilização de níveis mínimos e máximos de estoque para fins de gestão de saldos e ressuprimento. Quando determinada mercadoria tem seu saldo inferior ao limite mínimo é o momento de emitir o pedido de compra ou abastecimento. Segundo Bowersox e Closs (2009, p. 258): O sistema reativo de estoques, como indica seu nome, responde às necessidades de controle de estoques de uma empresa, ao longo do canal de distribuição. Os pedidos de ressuprimento são emitidos quando o estoque disponível cai abaixo de um mínimo ou de um ponto de ressuprimento predeterminado. A quantidade pedida é geralmente baseada em algum cálculo de lote, embora também possa ser uma quantidade variável, em função dos níveis de estoques do momento e de um nível máximo predeterminado. Em resumo, um sistema de estoques reativo espera que a demanda dos clientes puxe o produto ao longo do sistema. Existem dois tipos de incertezas que tem influência direta nas políticas de estoque. A primeira alerta para as incertezas nas demandas, que dão origem a flutuações nas quantidades de vendas. A segunda abrange incertezas relacionadas

3 com a duração do ciclo de atividades que dão origem a variações no ciclo de ressuprimento de estoque. (BOWERSOX; CLOSS, 2009). O custo da falta de produtos em estoque pode causar prejuízos à empresa. Esse tipo de custo é difícil de ser calculado com precisão, já que envolve uma série de estimativas, rateios e valores intangíveis. De acordo com Dias (1993), os custos de falta de estoque ou custo de ruptura podem ser determinados das seguintes maneiras: Através de lucros cessantes, devidos a incapacidade de fornecer e também, perdas de lucros com cancelamento de ordens de venda; por meio de custos adicionais, causados por fornecimentos com material de terceiros; por meio de custos gerados por desrespeitar os prazos contratuais como multas, prejuízos, bloqueio de reajuste; e através da mancha na imagem da companhia junto ao mercado o que só vem a beneficiar os concorrentes. É preciso ter consideradas essas incertezas no cálculo de níveis de estoque de segurança para, dessa forma, evitar rupturas ou excessos de mercadorias. Segundo Bowersox e Closs (2009, p. 246): O estoque de segurança é substancialmente diferente para os limites máximo e mínimo. Estoques de segurança existem para amenizar as incertezas de demanda durante o prazo de ressuprimento. Consequentemente, uma política centrada no valor mínimo do ciclo de atividades dá uma proteção inadequada; uma política centrada no valor máximo, ao contrário, resulta em estoque de segurança excessivo. Estoque de segurança é aquele estoque que a organização tem em seus armazéns para que não falte produto para os clientes. Então, são os produtos armazenados para eventuais faltas de produto ou atraso nas entregas. Para Francischini (2002), os desvios mais críticos no processo de reposição de estoque ocorrem em três pontos principais: aumento repentino de demanda aumentos não-previstos da demanda do item em estoque podem ocorrer por várias causas, como, por exemplo, a entrada de um grande pedido do produto final, promoções de venda, etc; atrasos no processo do pedido de compra;

4 falhas no sistema de informação do da área de compras podem gerar demoras na expedição do pedido; atrasos de entrega por conta do fornecedor. o fornecedor muitas vezes não consegue cumprir os prazos de entrega devido a problemas operacionais ou de transporte. Assim, uma forma de se prevenir de rupturas é manter um estoque de segurança que esteja disponível, caso aconteça algum imprevisto, fora do planejado. Quando o impacto das incertezas sobre o ciclo de atividades de estoque não é avaliado de forma estatística, é comum utilizar a política de estoque de segurança baseada na média de dias de ressuprimento. Porém, quando estes ciclos mostram variações relevantes, é preciso um estudo estatístico formal. Nos casos de produção ligada à demanda derivada, a principal incerteza é a do ciclo de atividades. (BOWERSOX; CLOSS, 2009). O ciclo de atividades de estoque é definido como a combinação dos tempos utilizados em atividades relacionadas à comunicação, processamento e transporte. Esses eventos fazem com que a informação ou produto se movimente entre dois locais. O ciclo integrado de atividades é a base para planejar a política de estoque. Até aí, todas as explicações sobre o estoque de segurança consideraram constante o tempo de duração do ciclo de atividades. Quando se tem estoque reserva, sempre que se aumenta a quantidade a ser comprada, também aumenta o estoque médio da empresa. Isso gera aumento de custos de manutenção de armazenagem, e também pode gerar juros, obsolescência, avarias e outros problemas de conservação de mercadorias. Por outro lado, quando se aumenta as quantidades do lote de compra, diminuem os custos da colocação dos pedidos de compra, o custo das unidades compradas, da mão de obra empregada e do manuseio dos produtos. O resultado disso é a existência de dois focos de forças nos afetando, duas fontes opostas, uma encorajando estoques para agilidade no atendimento das vendas, mas com custos mais altos e a outra, alertando sobre esses custos. O lote econômico de compra é a quantidade que equilibra o custo do pedido e o custo de armazenagem. (POZO, 2007). De acordo com Bowersox e Closs (2009, p. 247):

5 Tratar incertezas de demanda e incertezas de ciclos de atividades significa combinar duas variáveis independentes. A duração do ciclo é, pelo menos a curto prazo, independente da demanda diária. No entanto, ao definir estoque de segurança, deve-se calcular o impacto conjunto referente a variações de demanda e de ciclos de atividades. A logística é o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, a movimentação e a armazenagem de materiais, peças e produtos acabados e, também, seus fluxos de informações através da organização e seus canais, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura mediante atendimento dos pedidos a baixo custo e a plena satisfação do cliente. O mesmo autor menciona também a questão da vantagem competitiva, onde descreve que uma empresa pode alcançar uma posição de superioridade duradoura sobre os concorrentes através da logística. A base da vantagem competitiva fundamenta-se, primeiramente, na capacidade de a empresa diferenciar-se de seus concorrentes aos olhos do cliente e, em segundo lugar, pela capacidade de operar a baixo custo. (POZO, 2007). As funções de planejar e controlar estoques são fator primordial, numa boa administração do processo produtivo. 4 CONCLUSÃO Conhecer o mercado e ter acesso às informações de demanda com base no histórico de vendas em determinado período são a base para efetuar uma compra adequada e assim, manter um nível de estoque coerente. Na medida em que se têm as informações e o conhecimento mencionados acima, pode-se definir quantidades mínimas e máximas dos produtos. Para isso, também é importante conhecer o tempo de entrega de cada fornecedor. Além disso, pode haver picos de demanda que não foram previstos e eventuais atrasos por parte de fornecedores. Para contornar tais eventos inesperados, a empresa pode incluir na fórmula do cálculo dos mínimos e máximos uma quantidade de estoque de segurança. Assim, a empresa terá um tempo para tratar as incertezas do mercado sem abrir espaço aos seus concorrentes e sem deixar os seus clientes descontentes.

6 REFERÊNCIAS BOWERSOX, Donald J., CLOSS, David J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. Ed. São Paulo: Atlas, FRANCISCHINI, Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logística. 2. ed. São Paulo: Atlas, POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007.

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