TREINAMENTO LBCGAS. MODULO Financeiro

Transcrição

1 TREINAMENTO LBCGAS MODULO Financeiro

2 INDICE 1. Faturamento de clientes 3 2. Contas a Pagar Contas a Receber Cartão de crédito Cheques Devolução de cheques Boleto Bancário Movimentação bancária Conciliação de Cartões Vale-Compra Coleta de Valores 52 2

3 1. FATURAMENTO DE CLIENTES Essa ferramenta é utilizada para emissão do documento Fatura referente aos vales (notas a prazo) de consumo do cliente correntista em um determinado período, permitindo emissão de nota fiscal e emissão de boleto sobre esse documento. Existem duas maneiras para se realizar um faturamento. Uma delas é de forma manual onde o usuário seleciona um determinado período e data de vencimento para emissão do documento fatura. A outra maneira é realizar o faturamento de forma mais pratica é utilizar o Faturamento Automático, pois este permite através de uma configuração pré-definida gerar as faturas referentes ao clientes que tenham consumo no período desejado e emitir o documento com base em uma data de vencimento programada. 3

4 1.1. FATRURAMENTO AUTOMÁTICO: Para utilização desse tipo de faturamento é necessário antes de mais anda criar as tabelas de faturamento que servirão como parâmetro para a criação das faturas. Para isso acesse no menu de Cadastros a opção Tabela de Faturamento. Vamos definir aqui as informações que o sistema ira utilizar para localizar os vales do cliente em um determinado período, a data de fechamento desse período e o tipo de vencimento que deve ser utilizado na emissão dessas faturas. Veja abaixo a descrição dos campos para criar uma Tabela de Faturamento: Identificação: Seleciona uma descrição que melhor identifique essa tabela de faturamento. Tipo: Selecione entre os tipos, Mensal, Quinzenal, Decenal, Semanal ou diário, de acordo com a periodicidade do faturamento. 4

5 Dias: Selecione o dia de fechamento dessa fatura. Cada tipo de faturamento irá oferecer uma opção para essa informação. Vencimento: Informe nesse campo, qual o parâmetro o sistema deve utilizar para definição da data de vencimento para esse faturamento. *É possível habilitar para uma tabela de faturamento do recurso de parcelar as faturas do cliente que a utilize. Defina o número máximo de parcelas e o intervalo entre elas. O próximo passo é iniciar um novo faturamento para isso acesse, FINANCEIRO > FATURAMENTO DE CLIENTES > FATURAMENTO AUTOMÁTICO e tecle Insert para iniciar um novo faturamento. Será aberta uma tela com opções para definição do Faturamento Automático que foram cadastradas previamente nas Tabelas de Faturamento. Indique um grupo de clientes, o tipo de acerto a processar e a data base para o faturamento (data de fechamento). 5

6 Será aberta uma tela no qual o sistema ira realizar o faturamento com base das informações inseridas, após o seu término clique em Finalizar. As faturas geradas no faturamento automático podem ser identificadas na tela de faturamento pela indicação do numero do processo que as gerou. 6

7 1.2. UNIFICAÇÃO DE FATURAS: Este recurso permite unificar faturas de um determinado cliente gerando uma nova fatura a fim de realizar apenas pagamento com apenas um recebimento. Para utilizar essa opção é necessário habilita-la no sistema antes de iniciar o processo, para isso acesse Utilitários > Configurações > Financeiro > Faturamento e ative a Unificação de Faturas. Dentro do Faturamento de Clientes, cliente no botão para criar uma nova fatura e verá que foi criada uma nova opção com o nome Unificação de faturas. Será aberta uma tela para inserir os dados do faturamento, não é necessário para esse caso informar o período referente ao faturamento pois os vales já estão faturados, então vamos apenas informar a data de emissão, o prazo um novo vencimento e em seguida selecione o cliente. Observe que será aberta uma tela mostrando as faturas pendentes do cliente selecionado. Marque as faturas que deseja unificar e clique em Salvar. 7

8 Ao final do processo, as faturas que foram unificadas são denominadas Fatura Unificada, e uma nova fatura identificada por Fatura Unificadora é gerada com valor da soma das faturas que foram unificadas. Conforme figuras abaixo. É possível desfazer o processo deletando a fatura unificadora caso seja necessário. 8

9 1.3. PARCELAMENTO DE FATURAS: Esta ferramenta é utilizada para parcelar uma fatura. Esta função deve ser configurada na tabela de faturamento selecionada para o cliente que terá sua fatura parcelada (ver cadastro de tabela de faturamento). Na tela de Lista de faturas, selecione a fatura que deseja parcelar e clique no botão Parcelar. Será aberta uma tela para que defina o número de parcelas e o prazo entre elas, clique em Parcelar. Ao fim do processo a fatura selecionada será fragmentada de acordo com o numero de parcelas definidas. 9

10 2. CONTAS A PAGAR Esta ferramenta é usada para registrar/movimentar todas as contas a pagar/despesas no sistema. Todas as despesas lançadas manualmente devem ser previamente cadastradas em cadastro de despesas e receitas como o tipo Despesa. Todas as informações que por fim terá uma despesa serão registradas com uma origem diferente MULTIPLOS PAGAMENTOS: Outra maneira pratica para registrar o pagamento de varias despesas é selecionando todas as despesas desejadas com a letra S. Será aberta uma tela de seleção de títulos exibindo todos os títulos selecionados para pagamento, informe a conta destino para debito e clique em registrar pagamento. 10

11 2.2. CENTRAL DE PAGAMENTOS Para a rede de postos podemos utilizar o recurso de múltiplos pagamentos entre empresas, onde e possível centralizar os pagamentos através de um financeiro unificado agilizando no pagamentos de contas e despesas. Acesse FINANCEIRO > CENTRAL DE PAGAMENTOS. Na tela inicial estão listados os pagamentos realizados até o momento, para iniciar um novo, pressione INSERT e clique no botão Inserir contas a pagar. Aqui iremos selecionar as empresas que vamos utilizar para buscar contas e despesas e também qual data base para localiza-las. Na próxima tela serão exibidas as contas e despesas localizadas dentro do período solicitado, e também descriminadas a quais empresas pertencem. Para iniciar o pagamento, vamos selecionar os lançamentos (utilizando a tecla S). Após selecionada pressione o botão Pagamento. 11

12 Nesta tela serão informados os dados utilizados para o pagamento do lançamento selecionado. A central de pagamentos permite que o usuário utilizar informações de um pagamento para ser replicada para os demais selecionados e desta maneira realizar um pagamento unificado. Para utilizar este recurso, após realizar um dos pagamentos selecionados, pressione o botão Aplicar modelo de pagamento (para isso é necessário estar com o cursor no último lançamento pago. Será exibida uma janela solicitando quais os parâmetros o sistema deve utilizar para registrar os pagamentos nos demais lançamentos selecionados no período. 12

13 3. CONTAS A RECEBER Esta é a ferramenta utilizada para lançamentos de receitas além dos recebimentos de cartões, cheques e fatura de clientes. Todos os lançamentos de contas a receber devem ser previamente cadastrados em cadastro de despesa e receita como o tipo Receita Para registrar uma conta a receber, entre no Menu Financeiro clique em contas a receber e clique em Insert. Será aberta uma tela para inserir os dados da receita, em seguida clique em Salvar. Para registrar o pagamento de um recebimento clique em Pagamento, insira a data do pagamento, se necessário, insira a multa, juros e o desconto e informe a forma de pagamento, e clique em Registrar. 13

14 4. CARTÃO DE CRÉDITO Esta é a ferramenta utilizada para movimentações de cartões de créditos. O controle de Cartões NÃO permite sua inclusão, pois a sua origem de informação provém do fechamento do caixa, portanto qualquer alteração necessária deve ser feito no fechamento de caixa. Para que o recebimento de cartões registrados no P.O.S. esteja em sincronismo com o fechamento de caixa, se possível, faça a finalização do terminal, a cada turno, emitindo um relatório para conferência. Observe que o registro do lote de cartão neste caixa é o mesmo do controle de lote do cartão. 14

15 4.1. DEFININDO LOTE: O registro de cartões de crédito no fechamento de caixa significa um lote de cartão de credito representado por várias transações. O controle de lotes de cartões do sistema permite identificar o lote e informar o número de transações. Para definir um lote acesse Cartões de Credito do MENU Financeiro e clique em Definir lote. Na tela Definição de lote digite o número para identificação do cartão e o número de transações deste lote e clique em Salvar. Observe que o lote definido é identificado pela cor azul. 15

16 4.2. RECEBENDO LOTES DE CARTÕES DE CRÉDITO: Para registrar uma baixa de um lote de cartões de crédito entre FINANCEIRO > CARTÕES DE CRÉDITO, em seguida Novo Recebimento. Informe ao sistema qual a data base de processamento dos lotes. Definindo como data base LANÇAMENTO, serão capturados os lotes com data do lançamento no fechamento de caixa, e data base RECEBIMENTO, será capturado os lotes com data prevista para recebimento dos cartões. Clique em Processar. Serão listados os lotes de cartões de acordo com a data definida. 16

17 Selecione os lotes de cartões para recebimento utilizando a barra de espaço e clique em Registrar recebimento. Será aberta uma tela Registrando recebimento de lotes, insira despesa administrativa, os dados do recebimento e clique em receber. Os lotes de cartões recebidos registram um crédito na conta bancária estabelecido no cadastro da forma de pagamento ou selecione outra conta para depósito. Para visualizar os recebimentos de lotes de cartões, clique no botão Recebimentos na lista de controle de lotes. 17

18 5. CHEQUES Esta é a ferramenta utilizada para movimentações de recebimentos de cheques. O controle de recebimento de cheque, assim como o de cartão de crédito, NÃO é permitido sua inclusão ou alteração, pois a sua origem da informação provém do fechamento do caixa, portanto qualquer alteração necessária deve ser feito no próprio fechamento de caixa. Observe que o registro do CHEQUE neste caixa é o mesmo do controle de cheque registrado como LOTE MESTRE. Observe que existe uma coluna com o nome Tipo de registro. Para cada tipo de registro segue uma definição. LOTE MESTRE registro de recebimento de cheque no fechamento de caixa. LOTE quando o LOTE MESTRE é definido um novo lote sem dados do cheque. CHEQUE MESTRE é relacionamento dos dados do cheque a partir de um LOTE MESTRE. CHEQUE é o relacionamento dos dados do cheque a partir de um CHEQUE MESTRE. 18

19 5.1. RELACIONANDO CHEQUES: O registro de cheques no fechamento de caixa significa que este lote é representado por vários cheques. Entre em cheques do Menu Financeiro e clique em Relacionar Na tela Relacionando cheque digite os dados do cheque e clique em salvar. Observe que os dados do cheque relacionado são identificados pela cor azul como CHEQUE MESTRE, pois não possui dados detalhados. Este cheque mestre pode ser fragmentado em vários outros cheques, basta seleciona-lo e clicar em Relacionar. 19

20 5.2. REGISTRANDO DEPÓSITO DE CHEQUE: Para registrar um depósito de cheques entre no MENU FINANCEIRO, clique na opção cheques, em seguida tecle Novo Dep/Transf. Será aberta uma tela Incluindo cheques. Para que o sistema faça a leitura dos lotes de cheques pendentes é preciso que informe ao sistema qual o tipo de cheque e a data base de importação dos lotes. Definindo como data base Lançamento, serão capturados os lotes com data do lançamento no fechamento de caixa, e data base Recebimento, serão capturados os lotes com data prevista para recebimento dos lotes ou cheques. Clique em Processar. Serão listados os lotes ou cheques de acordo com a data definida. 20

21 Selecione os lotes e/ou cheques para recebimento utilizando a barra de espaço e clique em Depositar. Será aberta uma tela Efetivando deposito, insira os dados do deposito e clique em Registar depósito. Os lotes recebidos registram um crédito na conta bancária estabelecido no cadastro da forma de pagamento ou selecione a conta para deposito. Para visualizar os recebimentos de lotes de cartões, clique no botão Dep./Transf. na lista de controle de lotes. Após o recebimento do lote e/ou cheque o mesmo é identificado pela cor verde. 21

22 6. DEVOLUÇÃO DE CHEQUES Esta ferramenta tem como objetivo registrar cheques devolvidos pelo banco. Os cheques devolvidos não precisam necessariamente estar registrados na lista de lote de cheques para devolução REGISTRANDO DEVOLUÇAO DO CHEQUE: Para registrar um cheque devolvido entre no MENU FINANCEIRO, selecione a opção cheques devolvidos, clique em Incluir. Na coluna da esquerda insira os dados do cheque, na coluna da direita insira a data do deposito e devolução e clique em Salvar. Observe que o cheque está registrado com a situação 1ª Devolução, registrando débito na conta bancária selecionada. 22

23 Para registrar a Reapresentação do cheque devolvido, selecione o cheque e clique em Reapresentação, será aberta uma tela com a reapresentação em destaque, insira a data para reapresentação e a conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir. Observe que o cheque registrado está com a situação Reapresentada, registrando débito na conta bancária selecionada. 23

24 Para registrar a 2ª Devolução do cheque devolvido, selecione o cheque e clique 2ª Devolução será aberta uma tela com a 2ª Devolução em destaque, insira a data para a 2ª devolução e a conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir. Observe que o cheque registrado está com a situação 2ª Devolução, registrando débito na conta bancária selecionada. 24

25 Para registrar o recebimento do cheque devolvido, selecione o cheque que esta com a situação 2ª Devolução e será aberta uma tela com a 2ª Devolução em destaque, insira a data para depósito e conta para crédito e clique em Salvar. Veja a seguir. Observe que o cheque registrado está com a situação Recebida, registrando débito na conta bancária selecionada. 25

26 7. BOLETO BANCÁRIO Esta é a ferramenta utilizada para registro dos boletos bancários do sistema. Existem duas maneiras para registrar boleto no sistema, inserindo MANUALMENTE e boleto originado do FATURAMENTO INSERINDO UM BOLETO MANUALMENTE: Para inserir um boleto no sistema MANUALEMENTE no sistema entre no MENU FINANCEIRO, selecione a opção boletos, tecle em Insert. Será aberta a tela para inserir as informações sobre o titulo, preencha os dados e clique em salvar. Será registrado o boleto bancário na lista de controle de boletos bancários com a origem da informação MANUAL. 26

27 Para emissão do boleto bancário através do faturamento de cliente é preciso que no cadastro de cliente esteja marcada a opção BOLETO na aba faturamento. (ver cadastro de clientes). * EXEMPLO DO BOLETO BANCO ITAU 27

28 7.2. RECEBENDO BOLETO BANCÁRIO: Para receber um boleto bancário na tela de controles de boletos bancários clique em Pagamento. Será aberta uma tela Registrando pagamento de títulos, após registrar os dados, clique em Registrar. O boleto bancário recebido será creditado na conta bancária definida. Obs.: para configurar a conta bancaria para recebimento do boleto, entre em contato com a LBC Sistemas para maiores informações ARQUIVO DE REMESSA PARA O BANCO: Esta ferramenta tem por objetivo gerar um arquivo em formato *. TXT (arquivo de remessa) com leiaute definido pelo estabelecimento bancário contendo as informações dos títulos gerados no sistema. O banco devolve outro arquivo (arquivo de retorno) com o mesmo formato contendo as informações dos títulos que foram quitados para que seja importado pelo sistema registrando as baixas do boleto. Obs.: Para utilização desta ferramenta é preciso que seja configurado emissão do boleto bancário pelo próprio sistema, entre em contato com a LBC Sistemas para maiores informações. 28

29 7.4. GERANDO ARQUIVO DE REMESSA: Após registrar todos os boletos no sistema clique em Remessa, será aberta uma tela para seja inserido as informações do arquivo. O campo Formato do arquivo de remessa, o estabelecimento bancário devera informar qual o tipo de arquivo a ser utilizado. Para salvar o arquivo na pasta destino clique em processar IMPORTANDO O ARQUIVO DE RETORNO: Para importar o arquivo de retorno entre em boletos e clique em Pagamento, será aberta uma tela de Registro de pagamento de títulos, clique em Pagamento eletrônico, será a aberta a tela Leitura do arquivo de retorno pagamento eletrônico, onde se deve informar o local onde o arquivo de retorno foi salvo. Clique em Processar. Selecione os boletos para serem baixados e clique em Processar. 29

30 8. MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA Esta opçao do menu financeiro tem por funçao mostrar todo o registro das contas bancarias exibindo o resultado final de toda a movimentaçao financeira, portanto todo pagamento/recebimento devem ser registrados criteriosamente. Para acessar a movimentaçao bancaria entre no MENU FINANCEIRO, em seguida clique em Movimentaçao bancaria. Observe que todos os lançamentos são originados de movimentaçoes financeiras diferentes. Para a alterção e exclusão, deve ser feito na origem do lançamento. Na movimentaçao bancaria é possivel realizar a conferencia do saldo bancario com as informaçoes lançadas. Chamamos de Reconciliaçao bancaria. Clique em Reconciliaçao, sera aberta uma tela para que se informe a data e o saldo atual da data informada, clique em Confirmar. 30

31 Sera aberta uma tela Lançamentos em conta onde é permitido selecionar/alterar/incluir um lançamento para que o saldo informado confronte com o saldo do extrato bancário. Ao final da conferencia clique em Reconciliar para confirmar o saldo informado. 31

32 9. CONCILIAÇÃO DE CARTÕES Introdução NOVOS PROCEDIMENTOS Com o objetivo de auxiliar no cruzamento das informações de cartão de credito registradas no sistema, com as transações recebidas pela administradora de cartões, o LBCGAS passa a contar com esse novo modulo que através da importação do arquivo de VAN ou EDI, fornecido por empresas que gerenciam essas operações, irá oferecer ao usuário uma maior segurança e praticidade na conferência dos recebimentos de cartões de crédito. Atualmente o sistema trabalha com as principais administradoras de cartões, Redecard, Cielo e Getnet. Para utilizar o recurso, o usuário deve contatar de uma empresa terceirizada que irá ser responsável pela disponibilização dos arquivos que serão utilizados para a conciliação de cartões. 32

33 9.1. CONFIGURAÇÕES INICIAIS Para ativar o recurso, o usuário deve entrar em contato com o suporte técnico solicitando a ativação da conciliação de cartões. Nessa fase serão solicitados alguns dados de sua empresa que a identifiquem junta a administradora de cartão. Ao marcar a opção Controlar cartões de credito e débito por transação (CV) e não somente por lotes (RV), o usuário terá acesso as configurações dos dados para acesso ao arquivo VAN. Será necessário selecionar de qual a administradora de cartões o sistema fara a leitura dos arquivos. No campo Código do ponto de venda, devemos preencher de acordo com o código de identificação da sua empresa perante a administradora e por fim no campo Local (pasta) para leitura dos arquivos, iremos indicar onde os arquivos de VANs estão sendo salvos após terem sido recebidos pela empresa gerenciadora das informações do cartão. *É possível realizar a conciliação de mais de uma Administradora, basta que os dados sejam cadastrados nessa tela. Para o cruzamento das informações registradas no PDV sejam validadas e confrontadas com o arquivo VAN será necessário estabelecer um campo de identificação da transação a cada venda realizada. Esse campo será solicitado ao operador de caixa ao finalizar um cupom com a forma de pagamento do tipo cartão e pode ser selecionado entre o número da autorização ou os 4 últimos números do cartão. 33

34 9.2. CONFIGURANDO OS TURNOS O LBCGAS, ao realizar a leitura do arquivo VAN irá fazer uma pré-seleção das transações que pertencem a um determinado turno de acordo com seu horário de abertura e fechamento, esse último podendo sempre ser informado a cada importação do arquivo. Antes então de iniciar a conciliação dos cartões em um determinado caixa faça uma revisão em seu cadastro sobre o início e fim dos caixas como mostra a tela abaixo. 34

35 9.3. RELACIONANDO AS BANDEIRAS PARA FORMAS DE PAGAMENTO Para realizar o cruzamento e identificar o nível de acuracidade entre as informações registradas pelo operador de caixa e o arquivo VAN, é necessário identificar as bandeiras relacionadas ao cartão para sua forma de pagamento correspondente. Essa configuração garante que cada transação registrada na VAN seja importada para o caixa com sua forma de pagamento correta de acordo com seu cadastro. Vamos acessar Cadastro > Formas de pagamentos e realizar uma revisão nas formas de pagamento do tipo cartão que serão transacionadas pelo arquivo VAN. Como podem verificar, a cima estamos definindo as configurações para a forma de pagamento Mastercard. No campo Operação é importante que sua definição esteja configurada de maneira correta, selecionando entre Débito e Crédito. Note que para as formas de pagamento do tipo cartão (Redecard, Cielo, etc.) é exibida uma nova opção para configurações especiais para o modulo conciliador dos cartões. 35

36 Aqui vamos definir qual a empresa administradora da forma de pagamento, e a bandeira correspondente ao tipo de cartão CONFERINDO CARTÕES POR TRANSAÇÃO Ao configurar esse novo modulo, será apresentado na tela de importação de caixas, um botão com o nome Cartões, e será através dele que iremos alterar, incluir e conciliar as informações de cartões de cada turno. Note que após habilitar o controle de cartões pela conciliação de arquivos VAN o sistema não mais irá permitir alterações na sessão de formas de pagamentos do fechamento de caixa. 36

37 Localize na parte inferior da tela de fechamento de caixa o botão Cartões. Clicando no botão iremos visualizar a nova tela de conferencia de transações de cartões do fechamento de caixa, que traz as informações detalhadas de cada transação (campo CV) e agrupadas em lote (campo RV), onde podemos inserir novos cartões, alterar valores, e até mesmo corrigir a forma de pagamento caso tenha sido identificada de forma incorreta. 37

38 Os recebimentos de cartões registrados no PDV estarão nessa tela independente dos cartões serem ou não transacionados pela administradora que fornece o arquivo VAN. Para inserir um novo registro de cartão, basta clicar dentro do campo CV, pressionar a tecla INSERT e registrar os dados da transação. Na inclusão de uma nova transação é importante estar atento ao campo de validação (Nº do cartão ou Nº da autorização) pois ele influencia na conciliação dos cartões que serão validados junto ao arquivo VAN. Além da inclusão de novos registros, é possível editar os campos de Forma de pagamento, tanto no CV quanto no RV para que o sistema faça a transferência da transação para o lote correspondente ao da forma de pagamento correta. 38

39 A visualização dos cartões por transação, além de incluir mais detalhes sobre a forma de pagamento recebida, ainda permite que cada transação seja tratada individualmente auxiliando também no processo do recebimento do mesmo CONCILIANDO CARTÕES COM DADOS DAS ADMINISTRADORAS Após verificar os lançamentos registrados no caixa, vamos passar para a etapa de leitura do arquivo que traz a movimentação referente ao caixa. Localize na parte inferior da tela de conferencia de cartões, o botão Conciliar cartões com dados das administradoras. O sistema ira proceder com a leitura dos arquivos que foram baixados para a pasta configurada previamente. Ao finalizar o processo, o sistema irá apresentar uma tela solicitando o preenchimento do horário de fechamento do POS para realizar a seleção automática das transações do turno baseado no horário da emissão do relatório. Caso exista mais um de POS que pertença a essa administradora, coloque o horário do último relatório impresso. 39

40 Na primeira tela de conciliação de cartões, iremos visualizar os totais por forma de pagamento, organizados por operação e terminal e também visualizar as transações detalhadas que foram selecionadas com base no horário de abertura do turno (configurado no cadastro) e o fechamento do POS com base no horário informado na tela anterior. Na sessão Totais por forma de pagamento, operação e terminal, o usuário ira visualizar os totais de acordo com a seleção dos CVs separados por operação e forma de pagamento e que também pode ser visualizado por terminal para realizar a conferencia por fechamento de POS. Com um duplo clique na forma de pagamento, é possível selecionar e exibir somente as transações da bandeira determinada. No canto superior da tela será exibida uma janela que permite o usuário lançar o total da soma dos comprovantes pelo relatório do POS e visualizar a diferença confrontando o total das forma de pagamento fornecido pela VAN. *No exemplo a cima, selecionamos as transações da forma de pagamento Maestro. 40

41 É possível também selecionar as transações pelo terminal. Essa função pode ser utilizada no caso de existir mais de um PDV e cada um possui um POS definido, também no caso quando a troca de óleo possui um caixa independente do caixa de pista e as transações sejam realizadas em POS separados. *No exemplo a cima estamos selecionando apenas as transações do terminal A seleção realizada com base nos horários de abertura do caixa e fechamento do POS pode ser alterada manualmente, incluindo ou excluindo lançamentos que não façam parte do caixa. Para alterar a seleção basta selecionar a transação e altera-la com a barra de espaços. É possível realizar a busca de uma determinada transação na tela de detalhes. Para isso posicione o curso na coluna da informação que deseja utilizar para a busca e digite o valor desejado. *A busca pode ser realizada nos campos, Nº CV, Nº da autorização, Nº do cartão e valor. 41

42 9.6. SELECIONANDO O MODELO DE ANÁLISE DAS TRANSAÇÕES Ao prosseguir com a conciliação após definir o intervalo das transações do arquivo VAN que serão analisadas, o usuário deve selecionar um dos modelos de análise: Assumir totalidade das transações informadas pelas administradoras DESCARTANDO TODAS as transações registradas no caixa. Esse modelo deve ser utilizado para Substituir todas as transações registradas no sistema pelas transações informadas pelas redes administradoras. Esse método deve ser utilizado quando se deseja descartar os lançamentos que já foram registrados no PDV assumindo a informação do arquivo VAN. *Os lançamentos que foram registrados na tela de Conferencia de Cartões não serão descartados nessa opção. CRUZAR transações informadas pelas administradoras com as transações registradas no caixa, apontando as divergências. Esse modelo cruza as informações registradas no PDV, com as transações informadas pelas redes administradoras. As transações que tiverem o ponto de confronto igual em ambas as informações serão automaticamente selecionadas e as divergentes apontadas para análise. Ao selecionar a opção de Substituir, o sistema ira retornar a tela de conferência de cartões com os lotes e transações importadas do arquivo, assumindo as informações registradas no arquivo VAN. 42

43 Para registrar os cartões no fechamento de caixa, clique no botão Finalizar SALVANDO lançamentos CRUZANDO INFORMAÇÕES COM O ARQUIVO VAN Ao selecionar o segundo modelo de conciliação, o sistema fará um comparativo das transações que foram localizadas dentro do fechamento de caixa e também no arquivo VAN. Por padrão o sistema seleciona as transações que estejam registradas no LBC e no arquivo da ADM. As operação que não tiverem sido registradas no caixa, ou não tiverem sido localizadas no arquivo da VAN estarão disponíveis para análise do usuário. Quando o a 43

44 transação foi localizada apenas no arquivo VAN ela estará marcada na coluna ADM. Se o usuário selecionar a transação com a barra de espaço, ela será incluída no caixa. As transações que não são gerenciadas pelo arquivo da administradora estarão registradas apenas na coluna LBC. Caso os dados da transação não tenham sido registrados corretamente no PDV não serão localizados no arquivo VAN e estarão pendentes de analise na coluna LBC. Para inclui-las no caixa basta seleciona-las utilizando a barra de espaço. 44

45 9.8. CONTROLE DE CARTÕES DE CRÉDITO POR TRANSAÇÕES Com a alteração do modelo de recebimento de cartões de lote para detalhado, transação a transação, o recebimento dos cartões também possibilita a visualização das transações detalhadas, agrupadas por RV (resumo de vendas). Ao acessar a sessão, Financeiro > Cartões de crédito, o usuário irá visualizar as mesmas transações que estão registradas no fechamento de caixa de forma mais detalhada. Ao realizar um Novo Recebimento, o usuário poderá visualizar as transações agrupadas pelo RV. *No exemplo a cima, visualizamos as transações do RV e suas respectivas transações. Como as transações são individuais, é possível criar um lote individual para determinada transação, que por ventura vá ser recebida em uma data diferente das demais, ou que teve sua transação cancelada ou estornada por algum motivo. 45

46 Para utilizar essa função, selecione o lançamento deseja tornar individual, e clique no botão Criar lote individual para transação (pgto pendente). Note que o lançamento de R$25,99 que estava junto com os demais agora é um lote individual e ficará pendente para ser recebido futuramente. 46

47 10. EMISSÃO DE VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) O sistema possui um recurso que permite ao operador de caixa emitir um valecompra para o cliente quando o mesmo realizar um consumo e for gerado um troco sobre o valor do pagamento. A emissão desse vale permite ao cliente gerar o valor de credito com o posto podendo utiliza-lo gradativamente dentro do prazo de validade do mesmo. Para ativar a emissão de vale-compra, o usuário deve entrar em contato com o suporte solicitando a configuração do recurso EMITINDO VALE-COMPRA (CONTRA-VALE) Para a emissão do vale-compra, é necessário que a venda realizada tenha gerado um troco no cupom. Após finalizar o cupom, pressione o botão F7 e acesse a opção 7 Emissão de valecompra. 47

48 Na tela de emissão de vale-compras, após o usuário se identificar para realizar o procedimento, é necessário informar o cupom para que o sistema faça a leitura do valor consumido e o valor do troco que será gerado no total do vale. É obrigatório o preenchimento do CPF e o nome do cliente. No campo emissão do vale, é possível definir se o vale será divido em parcelas, o prazo de validade dos mesmo e o intervalo entre as parcelas. Ao finalizar a emissão será impresso no ECF um relatório de duas vias com os dados do vale. 48

49 No LBCGAS, foi criada uma nova opção no menu Financeiro, com a opção Vale-compra e nele já podemos verificar a emissão do mesmo que acabou de ser registrado na pista. Essa gravação é em tempo real pois o cliente, caso desejar já pode utilizar o vale-compra logo em seguida, antes mesmo que o turno onde o vale foi emitido tenha sido fechado. Nesta tela de Conta Controle de vale-compras, é possível realizar a Reimpressão do vale, ou no caso de perda, a sua Reemissão, lembrando que nesse caso, o número do valecompra será alterado para que o vale anterior não seja utilizado por outro pessoa. Ao finalizar o caixa no PDV, o vale-compra estará registrado na sessão Emissão de contra-vale do fechamento de caixa onde foi emitido. Esse valor não pode ser editado uma vez que sua emissão só ocorre no PDV. 49

50 10.2. REALIZANDO O RECEBIMENTO DO VALE-COMPRA NO PDV Para fazer o recebimento de um vale-compra no PDV vamos utilizar o código 995 no campo da forma de pagamento no fechamento do cupom. No recebimento também é necessário que o usuário faça sua identificação e em seguida preencha o número de controle do vale compra que foi impresso anteriormente. O sistema ira comunicar com o servidor do LBCGAS e fará a consulta do valor disponível do vale-compra. Caso o mesmo esteja dentro do prazo de validade basta proceder com o recebimento. No caso de existir um novo troco, o usuário pode emitir um novo valecompra sobre essa venda. 50

51 Quando o caixa tem um recebimento de vale-compra, o pagamento é registrado na sessão Recebimento de contra-vale no fechamento de caixa. 51

52 11. CONTROLE AVANÇADO DAS SANGRIAS E COLETAS DE VALORES O controle avançado de Sangrias e Coleta de valores, permite ao usuário controlar as sangrias repassadas do caixa para o Cofre e também a coleta quando realizada por empresa de transporte de valores. Para a utilização do recurso são necessárias algumas definições e configurações que devem ser feitas. *As definições do controle de sangrias e coletas devem ser realizadas por um técnico da LBC Sistemas. Após a ativação do recurso, vamos cadastrar no primeiro campo uma senha que será solicitada ao usuário de PDV toda vez que for realizada uma coleta de valores na pista. O segundo campo, iremos definir uma forma de pagamento do tipo Dinheiro que será utilizada para relacionar o valor das Sangrias que foram registradas no fechamento de caixa. No terceiro campo vamos definir a conta bancaria para onde o valor coletado será transferido assim que o mesmo for recolhido pela empresa autorizada a realizar a coleta. É possível configurar alguns parâmetros de preenchimento obrigatório, como nome do Fiel responsável pela coleta, placa do veículo de transporte e o número da Guia de transporte. Também podemos configurar um valor máximo por lote de sangria, limitando o usuário do PDV de realizar apenas uma sangria com o valor total recebido no caixa. 52

53 11.1. REGISTRANDO SANGRIA NO CAIXA A cada retirada de valores em dinheiro do caixa, para depósito no cofre, a movimentação deve ser registrada no sistema através de Sangria. Para registrar uma Sangria no PDV, pressione F7 na tela de Vendas ou na tela de Seleção de Caixa e selecione a opção 1 Sangria. valor. Informe os dados do responsável, observações, forma de pagamento (DINHEIRO) e *Pressionando a tecla F2 é possível visualizar as sangrias registradas durante o turno em aberto. 53

54 11.2. COMPROVANTES DE SANGRIA A cada registro de Sangria realizada no sistema, serão impressos 3 comprovantes com dados da operação. O primeiro comprovante, de caráter fiscal, deve ser mantido na gaveta do caixa até seu fechamento. Ele pode ser requisitado por um Fiscal da Receita Estadual em casos de fiscalização. O segundo comprovante deve assinado e anexado ao envelope de depósito, com o código de barras visível (voltado para frente). Ele será utilizado para agilizar o processo de coleta dos valores quando o carro forte estiver no posto. O terceiro comprovante deve ser assinado e entregue ao gerente. 54

55 11.3. REGISTRANDO A COLETA DE VALORES Este procedimento permitirá o controle da coleta de valores via sistema, registrando o total de sangrias registradas nos últimos fechamentos de caixa. Para registrar uma coleta, pressione a tecla F11 na tela de Seleção de Caixa ou Alt+F11 na tela de Vendas e em seguida Selecione a opção Coleta de valores (sangrias). Nesta primeira tela, será solicitada uma senha que deve ser passada pelo Gerente Administrativo, e também o código e senha do operador que irá registrar a coleta. 55

56 Ao liberar o acesso, será exibida a lista de coletas registradas (histórico). Para iniciar a coleta, pressione a tecla insert. Como mostra o exemplo abaixo, deveram ser preenchidos os dados para registro da coleta de valores. No campo Identificação do portador será solicitado os dados da empresa responsável por recolher as sangrias do cofre. Em Lista de sangrias a serem coletadas, serão exibidas todas as sangrias registradas nos caixas desde a última coleta. Para confirmar o recolhimento de cada valor, pressione a barra de espaço para registra um OK informando que o valor foi conferido. Vale lembrar que não é permitido excluir ou deixar sangrias pendentes para uma próxima coleta. Para agilizar o processo de conferência, utilize o leitor de código de barras para localizar os envelopes. 56

57 Ao final será exibida uma mensagem confirmando o registro da coleta de valores e a impressão do relatório de coleta comprovando os valores recolhidos. RELATÓRIO DA COLETA DE VALORES 57

58 11.4. CORRIGINDO VALORES DE SANGRIA Na tela onde se registra a Coleta de valores é possível corrigir uma sangria que tenha sido registrada incorretamente (digitação do valor). Para realizar a correção de valor de uma sangria, selecione o registro da mesma na Lista de sangrias coletadas e pressione F10. Os dados da sangria serão exibidos na tela. Para realizar a correção, é necessária uma senha de autorização gerada pelo escritório central. Corrija o valor da sangria no campo 3. Informe todos os campos (1 a 5) para ao escritório central. Digite no campo senha de autorização os números ditados. Se todos os dados estiverem corretos, o sistema corrigirá imediatamente o valor da sangria na lista de pendências. 58

59 11.5. VERIFICANDO LANÇAMENTOS DE SANGRIA NO FECHAMENTO DE CAIXA Com a ativação do controle avançado de coleta de valores, o fechamento de caixa quando importado no LBCGAS passa a trazer os registros das sangrias realizados no PDV. As sangrias estarão totalizadas no campo de recebimentos do fechamento de caixa relacionadas na forma de pagamento que foi cadastrada na configuração do novo controle de coletas. Para visualizar a informação detalhada das sangrias desse caixa, basta selecionar o lançamento e pressionar a tela +. 59

60 cofre. O status de pendente na coluna coleta, indica que as sangrias ainda estão dentro do A forma de pagamento, criada para o registro das sangrias, está direcionando o recebimento dos valore para um conta cofre que foi criada para representar a localização do lançamento na movimentação bancaria e será movimentada assim que a empresa de coleta de valores realizar a retirada dos valores. Ao verificarmos essa conta na Movimentação bancaria, vamos identificar que existe um credito no mesmo valor que foi totalizada as sangrias do caixa. 60

61 No menu Financeiro, irá surgir uma nova opção chamada Coleta de valores (sangrias), nesta tela vamos observar os detalhes de todas as sangrias que estão pendentes de coleta dentro do cofre VISUALIZANDO A COLETA DE VALORES NO LBCGAS Quando a coleta é realizada no PDV, o caixa que estava em aberto durante o processo, irá importar junto com a sua movimentação o registro da Coleta de valores para o modulo gerencial. No caixa que tinha sido importado anteriormente, a informação detalhada das sangrias foi atualizada indicando em qual coleta foram recolhidas. 61

62 O saldo da conta Cofre, também sofreu alteração com a movimentação, pois um debito no mesmo valor do total das sangrias que estavam registrados nele foi debitado pela coleta. No registro de Coletas de valores (sangrias), a tela que antes mostrava as sangrias pendentes no cofre estará vazia após essa coleta. Para visualizar a listagem das Coletas registradas, localize no canto inferior esquerdo o botão Lista de coletas de valores registradas. Para visualizar as sangrias dessa coleta dê um duplo clique sobre ela. 62

63 Caso após a coleta, a empresa responsável tenha verificado que algum lote da sangria tenha sido registrado com valor incorreto, é possível realizar a alteração do valor dessa sangria, clicando no botão Corrigir valor de sangria já coletada. *A permissão para alteração de valor de sangria já coletada, e geração de senha para alteração de sangria no PDV deve ser previamente liberada no perfil de acesso do usuário, por padrão essas opções encontram-se bloqueadas. De acordo com a configuração realizada na ativação do controle avançado das sangrias e coletas de valores, após a coleta, a conta final será creditada com o valor da mesma. 63