Baixa Boletos de Locação - Sami ERP++

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1 Baixa Boletos de Locação - Sami ERP++ 1. Baixa Manual de Boletos 1.1. Recebimentos Doc s - Caixa Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ ABERTURA DE CAIXA/ LOCAÇÃO LANÇAMENTOS AUTOMÁTICO/ RECEBIMENTOS DOC S. Neste botão o programa efetua a baixa dos doc s de cobrança pagos pelos inquilinos, conforme tela abaixo. Contrato: informe neste campo o código do contrato para baixa. Para acessar o programa de busca de contratos, clique sobre o botão ou tecle F2. O sistema listará os boletos de cobrança do contrato informado que constam com o pagamento em aberto no sistema. Mês Ref.: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o mês de emissão para baixa do aluguel. Vl. Original: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor total do boleto de aluguel. 1

2 Multa: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor da multa, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Porte: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor do porte configurado para cobrança do locatário. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Juros: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor dos juros, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Correção: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor de correção monetária, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Vl. Autenticação: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor total a ser pago pelo Inquilino. Este valor não poderá ser alterado pelo usuário, visto que é o resultado dos valores gerados pela emissão mais as eventuais alterações de porte, multa, juros e correção monetária. Det.: ao clicar no botão é possível visualizar o boleto de aluguel gerado no mês, com a possibilidade de impressão do mesmo. Ao abrir o boleto é possível salvá-lo e imprimí-lo. Selecione o(s) mês(e)s de referência desejado(s) para efetuar a(s) baixa(s) do(s) pagamento(s) e clique no botão. Para selecionar todos os contratos listados em tela marque a opção Selecionar Todos. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento, cheque, dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Ao informar que o pagamento será realizado através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar o lançamento. 2

3 Para retornar ao menu, sem confirmar o lançamento, clique no botão. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da quitação. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) mesmo(s) Recebimento de Doc s Conta Corrente de Locação Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ RECEBIMENTOS DE DOC S. Este programa registra os recebimentos por digitação manual (baixa individual) ou retorno automático das liquidações recebidas em banco (baixa coletiva por arquivo magnético). 3

4 Dia do Lançamento em C/C: informe neste campo a data correspondente aos recebimentos efetuados. Empresa contábil para lançamentos: informe neste campo a empresa contábil para lançamentos das taxas de recuperação de despesas. Esta empresa é cadastrada no módulo Contabilidade Gerencial. Para acessar o programa de busca de Empresas contábeis, clique sobre o botão ou tecle F2. Número do Lote Contábil: informe neste campo o lote contábil para receber os valores de recuperação de despesas: Taxa Porte, Taxa Bancária ou Aluguéis Garantidos pela Administradora. O sistema lançará os valores nas contas correspondentes da Contabilidade Gerencial da empresa. Retorno Automático: opção utilizada para baixa automática de boletos. Caixa: selecione esta opção para efetuar a baixa manual dos boletos de locação o Nº Caixa: informe neste campo o número do caixa utilizado para dar baixa nos boletos. Processando Documentos com diferença: opção utilizada para baixa automática de boletos. Lançando Recebidos no Banco: selecione esta opção para registrar se os lançamentos são provenientes de títulos recebidos no Banco. Caso contrário não selecione esta opção para o sistema considerar os lançamentos como provenientes do Terminal de Caixa. Aceita Baixa de Doc em Atraso: selecione esta opção para efetuar a baixa de contratos após vencimento. Desta forma o sistema não consistirá "Doc em atraso lance-o pelo sistema Terminal de Caixa". 4

5 Mês para Baixa de Aluguel: informe neste campo o mês de emissão dos aluguéis para baixa dos títulos em conta corrente. Compensando Doc s do Dia: informe neste campo a data de baixa dos doc s. Este campo identificará se o boleto está em atraso ou não. Se a data informada neste campo for superior ao vencimento do doc o sistema consistirá de que o documento se encontra em atraso e só aceitará a baixa se a opção "Aceita baixa de doc em Atraso" for selecionada, caso contrário, a baixa deverá ser efetuada pelo módulo Terminal de Caixa. Para não consistir que o documento se encontra em atraso, mesmo que pago em dia posterior ao vencimento, informe neste campo o primeiro vencimento do mês. Nº Nacional do Banco: informe neste campo o número nacional do banco em que a Administradora recebe os aluguéis. Valor da Taxa Porte/ Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Porte (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Código da Taxa Banco/Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Banco (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Recebimento dos Aluguéis: Ao selecionar a opção Caixa o sistema habilita o campo para informar o campo Imóvel. Informe o código do imóvel ou clique no botão para acessar o programa de busca de imóveis cadastrados. O sistema mostrará a série, registro, vencimento, inquilino e os valores que compõem o boleto de cobrança do contrato informado. Confira todas as informações e clique no botão do doc. para efetuar a baixa Obs. Alertamos que a baixa de doc s por este programa, não efetua o cálculo e lançamento de multas no Conta Corrente. Para baixa de doc s em atraso com cálculo e lançamento de multa utilize o módulo de Terminal de Caixa. 5

6 2. Baixa Automática de Boletos 2.1. Liquidação Arquivo Retorno Acesse o módulo DIVERSOS/ BANCOS/ PREFEITURA ON-LINE/ LIQUIDAÇÃO ARQUIVO RETORNO. Este programa efetua a leitura do arquivo de retorno dos títulos recebidos no banco referente aos Doc s (Boletos) de Condomínio e Locação. O Sistema emitirá um relatório da crítica do processo, informando os registros processados e os não encontrados, apresentando as devidas inconsistências. Selecione o Tipo de retorno como Cobrança para processar o arquivo de retorno da cobrança dos doc s recebidos através do Banco, ou Débito em conta para processar o arquivo de retorno do débito em conta efetuado, conforme o arquivo de débito em conta previamente enviado ao banco. No campo Tipo de Processamento selecione se o arquivo a ser processado será único ou múltiplo. No campo Localização e nome do arquivo de retorno clique no botão para informar o caminho onde se encontra salvo o arquivo do retorno bancário enviado pelo banco. Em Banco que está sendo efetuado o retorno será informado automaticamente o nome do banco identificado através do arquivo informado. Imprimir via de controle interno de doc's já baixados : marque essa opção para que o SAMI imprima 4º via dos doc s já baixados. Imprimir nome do Condômino : opção utilizada para baixa de boletos de condomínio. 6

7 4º via condomínio com Taxa banco : opção utilizada para baixa de boletos de condomínio. Processar arquivo com diferença a MAIOR ou a MENOR: informe nestes campos se permite que no processo de retorno bancário conste na listagem unidades/ contratos processados com doc s pagos com diferença a maior ou menor, até o valor estipulado. Para iniciar o processo de leitura do arquivo, clique sobre o botão. As abas Retorno Bancário Condomínios, Retorno Bancário Locação e Retorno Bancário Não Processados serão habilitadas após o processo de leitura do arquivo de retorno. Nessas abas serão listados os retornos dos doc s pagos na rede bancária. Após processar o arquivo, o sistema habilita o botão para gravar e imprimir o relatório de baixa. Importante: É necessária a impressão do relatório de retorno bancário para que o sistema grave a informação dos imóveis processados no Conta Corrente de Locação. Atenção! Caso haja mais de um arquivo de retorno para ser processado no mesmo dia é necessário processar um arquivo e fazer a baixa do mesmo no Conta Corrente, para depois processar outro arquivo de retorno. Se processado arquivo de retorno de débito em conta, o SAMI identificará o motivo, caso alguma unidade/ contrato não proceda o devido débito. Após a emissão da crítica, o sistema irá fazer a seguinte pergunta "Deseja Imprimir 4ª Via dos Doc s recebidos no Banco?". Caso a opção seja afirmativa, o sistema irá imprimir por folha 03 boletos bancários (parecido com a Ficha de Compensação) Recebimento de Doc s Conta Corrente de Locação Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ RECEBIMENTOS DE DOC S. Este programa registra os recebimentos por digitação manual (baixa individual) ou retorno automático das liquidações recebidas em banco (baixa coletiva por arquivo magnético). 7

8 Dia do Lançamento em C/C: informe neste campo a data correspondente aos recebimentos efetuados. Empresa contábil para lançamentos: informe neste campo a empresa contábil para lançamentos das taxas de recuperação de despesas. Esta empresa é cadastrada no módulo Contabilidade Gerencial. Para acessar o programa de busca de Empresas contábeis, clique sobre o botão ou tecle F2. Número do Lote Contábil: informe neste campo o lote contábil para receber os valores de recuperação de despesas: Taxa Porte, Taxa Bancária ou Aluguéis Garantidos pela Administradora. O sistema lançará os valores nas contas correspondentes da Contabilidade Gerencial da empresa. Retorno Automático: selecione esta opção para efetuar a baixa automática de títulos recebidos em banco por meio magnético, conforme leitura de arquivo enviado pelo Banco. Caixa: opção disponível para baixa manual de boletos. Processando Documentos com diferença: selecione esta opção para processar a baixa de contratos recebidos no banco com valores divergentes do sistema. Esta opção deverá ser selecionada para baixa de documentos através do processo de retorno automático quando a diferença encontrada na crítica do retorno for diferente do valor total do doc, mais a multa. Se a diferença encontrada na crítica for o valor idêntico a multa não há a necessidade desta opção ser selecionada. Lançando Recebidos no Banco: selecione esta opção para registrar se os lançamentos são provenientes de títulos recebidos no Banco. Caso contrário não selecione esta opção para o sistema considerar os lançamentos como provenientes do Terminal de Caixa. Aceita Baixa de Doc em Atraso: selecione esta opção para efetuar a baixa de 8

9 contratos após vencimento. Desta forma o sistema não consistirá "Doc em atraso lance-o pelo sistema Terminal de Caixa". Mês para Baixa de Aluguel: informe neste campo o mês de emissão dos aluguéis para baixa dos títulos em conta corrente. Compensando Doc s do Dia: informe neste campo a data de baixa dos doc s. Este campo identificará se o boleto está em atraso ou não. Se a data informada neste campo for superior ao vencimento do doc o sistema consistirá de que o documento se encontra em atraso e só aceitará a baixa se a opção "Aceita baixa de doc em Atraso" for selecionada, caso contrário, a baixa deverá ser efetuada pelo módulo Terminal de Caixa. Para não consistir que o documento se encontra em atraso, mesmo que pago em dia posterior ao vencimento, informe neste campo o primeiro vencimento do mês. Nº Nacional do Banco: informe neste campo o número nacional do banco em que a Administradora recebe os aluguéis. Valor da Taxa Porte/ Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Porte (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Código da Taxa Banco/Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Banco (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Recebimento dos Aluguéis: Ao selecionar a opção de Retorno Automático, clique no botão para efetuar a baixa dos doc s de locação recebidos através do arquivo do banco processado no módulo Diversos. O sistema apresentará a seguinte consistência: O sistema solicita que seja informado se a multa dos aluguéis garantidos deverá ser lançada na Contabilidade Gerencial. Se selecionada a opção Sim, a multa será lançada na Contabilidade Gerencial, conforme conta informada nas configurações do Caixa para Contabilidade Geral. Se selecionada a opção Não, o sistema lançará a multa na conta corrente do proprietário, conforme histórico informado nas configurações do Caixa para Locação. Em ambas as situações não serão 9

10 consideradas as configurações do cadastro do contrato. As configurações do contrato serão consideradas somente se a baixa for efetuada através do módulo Terminal de Caixa Recebimento Automático. O sistema solicita que seja informado se a multa dos contratos deverá ser lançada na Contabilidade Gerencial. Se selecionada a opção Sim, a multa será lançada na Contabilidade Gerencial, conforme conta informada nas configurações do Caixa para Contabilidade Geral. Se selecionada a opção Não, o sistema lançará a multa na conta corrente do proprietário, conforme histórico informado nas configurações do Caixa para Locação. Em ambas as situações não serão consideradas as configurações no cadastro do contrato. As configurações do contrato serão consideradas somente se a baixa for efetuada através do módulo Terminal de Caixa - Recebimento Automático. 10

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