Sumário. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

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2 Sumário Legenda Cadastros e Lançamentos Recebimento de Doc s Baixa de Proprietários Lançamento em Lote (Manual) Alteração/ Exclusão de Lançamentos Inclusão/ Alteração Imagens nos Extratos Alteração de Doc s de Aluguel Extratos Simples Conferência Conta Corrente de Proprietários Agrupado por Imóveis Mensal Agrupado por Imóveis/ Período Consultas Grades Encargos por Dia Saldo Atual Proprietários Saldo Atual de Imóveis por Proprietário Taxas Administração Recebidas Recebimento Seguro Conteúdo Cálculo do Carnê Leão Recebimentos no Mês por Histórico De ISS no Mês Certificado de Quitação Aluguéis Consulta Doc Procedimentos/ Transferências Fechamento do Dia Cálculo de Juro sobre Saldo Devedor Débito de Valores Variáveis Geração do arquivo Cliente On Line Notas Fiscais de Proprietários

3 Legenda Retornar para Menu Principal Gravar Imprimir Excluir Editar Exportar Arquivo para TXT Gerar Arquivo para Birô de Impressão Laser Voltar menu anterior Inicia processo Visualizar em tela Pesquisar Confirmar Cancelar Gravar Ordenação Alfabética Ordenação Numérica Alterar Avançar Configuração 3

4 1. Cadastros e Lançamentos 1.1. Recebimento de Doc s Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ RECEBIMENTOS DE DOC S. Este programa registra os recebimentos por digitação manual (baixa individual) ou retorno automático das liquidações recebidas em banco (baixa coletiva por arquivo magnético). Dia do Lançamento em C/C: informe neste campo a data correspondente aos recebimentos efetuados. Empresa contábil para lançamentos: informe neste campo a empresa contábil para lançamentos das taxas de recuperação de despesas. Esta empresa é cadastrada no módulo Contabilidade Gerencial. Para acessar o programa de busca de Empresas contábeis, clique sobre o botão ou tecle F2. Número do Lote Contábil: informe neste campo o lote contábil para receber os valores de recuperação de despesas: Taxa Porte, Taxa Bancária ou Aluguéis Garantidos pela Administradora. O sistema lançará os valores nas contas correspondentes da Contabilidade Gerencial da empresa. Retorno Automático: selecione esta opção para efetuar a baixa de títulos recebidos em banco por meio magnético conforme leitura de arquivo enviado pelo Banco. Processando Documentos com diferença: selecione esta opção para processar a baixa de contratos recebidos no banco com valores divergentes do sistema. Esta opção deverá ser selecionada para baixa de documentos através do processo de retorno automático quando a diferença encontrada na crítica do retorno for diferente do valor total do doc, mais a multa. Se a diferença encontrada na crítica for o valor 4

5 idêntico a multa não há a necessidade desta opção ser selecionada. Lançando Recebidos no Banco: selecione esta opção para registrar se os lançamentos são provenientes de títulos recebidos no Banco. Caso contrário não selecione esta opção para o sistema considerar os lançamentos como provenientes do Terminal de Caixa. Aceita Baixa de Doc em Atraso: selecione esta opção para efetuar a baixa de contratos após vencimento. Desta forma o sistema não consistirá "Doc em atraso lance-o pelo sistema Terminal de Caixa". Mês para Baixa de Aluguel: informe neste campo o mês de emissão dos aluguéis para baixa dos títulos em conta corrente. Compensando Doc s do Dia: informe neste campo a data de baixa dos doc s. Este campo identificará se o boleto está em atraso ou não. Se a data informada neste campo for superior ao vencimento do doc o sistema consistirá de que o documento encontra-se em atraso e só aceitará a baixa se a opção "Aceita baixa de doc em Atraso" for selecionada, caso contrário, a baixa deverá ser efetuada pelo módulo Terminal de Caixa. Para não consistir que o documento encontra-se em atraso, mesmo que pago em dia posterior ao vencimento, informe neste campo o primeiro vencimento do mês. Obs. Alertamos que a baixa de doc s por este programa, não efetua o cálculo e lançamento de multas no Conta Corrente. Para baixa de doc s em atraso com cálculo e lançamento de multa utilize o módulo de Terminal de Caixa. Nº Nacional do Banco: informe neste campo o número nacional do banco em que a Administradora recebe os aluguéis. Valor da Taxa Porte/ Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Porte (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Código da Taxa Banco/Valor: informe no primeiro campo o código do evento configurado para cobrança da Taxa Banco (Financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo dos Doc s/ Configurações). No campo seguinte informe o valor cobrado na emissão dos doc s de aluguel. Recebimento dos Aluguéis: Ao selecionar a opção de Retorno Automático, clique no botão para efetuar a baixa dos doc s de locação recebidos através do arquivo do banco processado no módulo Diversos. O sistema apresentará a seguinte consistência: 5

6 O sistema solicita que seja informado se a multa dos aluguéis garantidos deverá ser lançada na Contabilidade Gerencial. Se selecionada a opção Sim, a multa será lançada na Contabilidade Gerencial, conforme conta informada nas configurações do Caixa para Contabilidade Geral. Se selecionada a opção Não, o sistema lançará a multa na conta corrente do proprietário, conforme histórico informado nas configurações do Caixa para Locação. Em ambas as situações não serão consideradas as configurações do cadastro do contrato. As configurações do contrato serão consideradas somente se a baixa for efetuada através do módulo Terminal de Caixa Recebimento Automático. O sistema solicita que seja informado se a multa dos contratos deverá ser lançada na Contabilidade Gerencial. Se selecionada a opção Sim, a multa será lançada na Contabilidade Gerencial, conforme conta informada nas configurações do Caixa para Contabilidade Geral. Se selecionada a opção Não, o sistema lançará a multa na conta corrente do proprietário, conforme histórico informado nas configurações do Caixa para Locação. Em ambas as situações não serão consideradas as configurações no cadastro do contrato. As configurações do contrato serão consideradas somente se a baixa for efetuada através do módulo Terminal de Caixa - Recebimento Automático. Ao selecionar a opção Caixa o sistema habilita o campo para informar o campo Imóvel. Informe o código do contrato ou clique no botão para acessar o programa de busca de contratos cadastrados. O sistema mostrará a serie, registro, vencimento, inquilino e os valores que compõem o boleto de cobrança do contrato informado. Confira todas as informações e clique no botão para efetuar a baixa do doc. 6

7 1.2. Baixa de Proprietários Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ BAIXA DE PROPRIETÁRIOS. Este programa efetua o processo de baixa dos lançamentos correspondentes ao pagamento da renda mensal dos proprietários. Na aba Configurações Dia do Lançamento em C/C: informe neste campo a data correspondente aos pagamentos efetuados. Empresa contábil para lançamentos: informe neste campo a empresa contábil para lançamentos das taxas de recuperação de despesas. Esta empresa é cadastrada no módulo Contabilidade Gerencial. Para acessar o programa de busca de empresas contábeis, clique sobre o botão ou tecle F2. Número do Lote Contábil: informe neste campo o lote contábil para receber os valores de recuperação de despesas, como por exemplo, Taxa Remessa. O sistema lançará os valores nas contas correspondentes da contabilidade geral da empresa. Lança Individualizado as Taxas no Conta Corrente: selecione este campo para lançar os eventos que compõem o demonstrativo do proprietário de forma individualizada no Conta Corrente do Proprietário. Lançando Pagamentos no Banco: selecione esta opção para registrar os lançamentos de pagamentos efetuados através do Banco. Processando Retorno da Remessa: selecione esta opção para baixar o pagamento de proprietários a partir do arquivo magnético gerado para depósitos em C/C ou Ordem de Pagamento ao Banco da Administradora. Caso a Administradora não efetue pagamentos de proprietários por remessa magnética, não clique nesta opção. Do arquivo da remessa de Proprietários: selecione esta opção para baixar o 7

8 pagamento de proprietários a partir do arquivo magnético gerado para depósitos em C/C ou Ordem de Pagamento ao Banco da Administradora (Remessa de Proprietários no módulo Diversos - Bancos/Prefeitura On-Line). Do arquivo de emissão de cheques: selecione esta opção para baixar o pagamento de proprietários a partir do arquivo gerado no processo de geração de cheques de proprietários (Financeiro/ Contas a Pagar/ Emissão/ Emissão Cheques). Este arquivo será gerado somente para proprietários configurados para pagamento em deposito cheque Obs.: Caso o proprietário receba sua renda em cheque na Administradora, a baixa continua sendo de modo individual. Ao processar a baixa deste arquivo, os lançamentos serão efetuados individualmente no lote da Contabilidade Gerencial, conforme conta contábil configurada. Lançando Pagamento no Caixa: selecione esta opção para registrar os lançamentos de pagamentos efetuados através do Caixa da Administradora. Nº Nacional do Banco: informe neste campo o número nacional do banco correspondente à remessa magnética para pagamento dos proprietários. Campo disponível somente para Processo Retorno da Remessa. Nº do Banco: informe neste campo o número nacional do banco correspondente a remessa magnética para pagamento dos proprietários. Escolha o arquivo de Retorno a Processar: opção disponível somente para Processo de Retorno da Remessa. Selecione na tela de arquivos disponíveis o arquivo para processo de retorno. Na aba Pgto Proprietário: 8

9 Proprietário: informe o código do proprietário ou clique no botão programa de busca de proprietários por nome. para acessar o Obs: caso a baixa seja geral pelo processo de Retorno da Remessa não informe código neste campo. Histórico: informe o código do histórico para pagamento de proprietário. Valor: este campo será preenchido automaticamente com o valor do recibo selecionado. Nº do cheque: informe neste campo o número do cheque gerado para pagamento do proprietário. Total de Demonstrativos baixados: este campo será preenchido automaticamente com o valor a ser baixado do recibo do proprietário. Clique no botão Proprietário. Clique no botão proprietário. para confirmar a retirada ou ressarcimento do para cancelar a retirada ou ressarcimento do Clique no botão para efetuar a retirada ou ressarcimento dos proprietários pelo arquivo magnético gerado pela Remessa de Pagamento aos Proprietários em banco. Observação: ao sair desta tela o sistema demonstrará os lançamentos contábeis efetuados e solicitará confirmação para os lançamentos de contrapartida a serem efetuados na Contabilidade Gerencial, após clicar sobre o botão. A opção Pagamento de Proprietários é geralmente utilizada para baixa das rendas mensais dos proprietários com recebimento em banco, ou seja, deposito em C/C ou ordem de pagamento. Este procedimento pode ser realizado de maneira coletiva por arquivo de remessa enviado ao banco ou de modo individual por proprietário. Para utilizar o processo de Retorno da Remessa, a Administradora deverá obter junto ao banco, convênio para pagamento on-line da renda mensal dos proprietários. Através do software ou site do banco você enviará mensalmente listagem eletrônica com os dados bancários e valores líquidos para depósito em C/C ou ordem de pagamento. O processo de baixa coletiva dos proprietários será disponibilizado após gerar o arquivo de remessa dos proprietários pelo módulo Diversos/ Bancos/ Prefeitura On- Line/ Remessa de Proprietário. 9

10 1.3. Lançamento em Lote (Manual) Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ LANÇAMENTO EM LOTE. Este programa efetua lançamentos manuais não previstos no Contas a Pagar ou no Contas a Receber da empresa. Dia do Lançamento em C/C: informe neste campo a data correspondente aos pagamentos/ recebimentos efetuados. Empresa contábil para lançamentos: informe neste campo a empresa contábil para lançamentos das taxas de recuperação de despesas. Esta empresa é cadastrada no módulo Contabilidade Gerencial. Para acessar o programa de busca de Empresas contábeis, clique sobre o botão ou tecle F2. Número do Lote: informe neste campo o lote contábil para receber os valores de recuperação de despesas. O sistema lançará os valores nas contas correspondentes da contabilidade geral da empresa. Código do Proprietário: informe o código de proprietário correspondente ao lançamento ou clique no botão proprietários por nome para acessar o programa de busca de Código do Imóvel: informe neste campo o código de imóvel correspondente ao lançamento ou clique no botão para acessar o programa de busca de imóveis. Caso não seja informado o programa não buscará este lançamento na consulta de Extrato por Imóvel. O código de imóvel será importante e obrigatório para lançamentos com divisão de renda, ou seja, com mais de um proprietário. Código do Contrato: informe o código do contrato correspondente ao lançamento ou clique no botão para acessar o programa de pesquisa de contratos. 10

11 Competência do Lançamento: informe neste campo o mês de competência do lançamento. Histórico: informe neste campo o código de evento correspondente ao lançamento ou clique no botão para acessar o programa de históricos por nome. Este evento será base para totalização dos eventos no Diário de Conta Corrente. Complemento: informe neste campo o complemento do histórico informado para melhor descrição do lançamento. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Lançando a: este campo demonstrará qual o tipo de lançamento será efetuado, Débito ou Crédito, conforme a configuração do histórico selecionado. Lançando de: selecione esta opção para determinar se o lançamento é proveniente de operações realizadas no Caixa, Banco ou Extra-Caixa. Nº do Caixa para Lcto's com Autenticação Manual: informe neste campo o número de caixa para lançamentos autenticados manualmente no sistema de Caixa e não foram transferidos para o Conta Corrente de Locações. Transfere para Demonstrativo de Proprietário: selecione esta opção para transferir o lançamento Extra-Previsão ao programa Eventos de Proprietários no módulo de Locação, caso as despesas ou receitas ainda não foram lançadas em seu demonstrativo de pagamento. Mês para Lançamento: informe neste campo o mês de referência para lançamento nos Eventos de Proprietário no módulo de Locação. Para confirmar o lançamento Extra-Previsão no Conta Corrente de Locação, clique neste botão Para cancelar o lançamento Extra-Previsão no Conta Corrente de Locação,. clique neste botão 1.4. Alteração/ Exclusão de Lançamentos Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ ALTERAÇÃO/ EXCLUSÃO DE LANÇAMENTOS. Neste programa é possível alterar e excluir lançamentos dos extratos de proprietários, diário e balanço do movimento contábil. Mês Extrato: informe o mês do extrato. Proprietário: informe o código do proprietário ou clique no botão. O sistema listará os registros efetuados no mês informados todos os lançamentos relacionados ao proprietário. 11

12 Informe o número do registro ou selecione o mesmo na lista abaixo para alterar ou excluir: digite neste campo o número do registro e clique na tecla TAB para habilitar a alteração do lançamento. Caso não seja digitado o número do registro é possível alterá-lo dando um duplo clique sobre a linha do registro desejado. Ao selecionar o registro o sistema habilitará a aba Alteração Lançamento. Os campos desta aba serão preenchidos automaticamente. Para alterar algum destes campos, clique sobre eles e faça as devidas alterações. Ao selecionar o registro poderão ser alterados dados como valor, complemento, histórico padrão, etc. Para excluir o registro clique no botão. O sistema abrirá a tela para confirmar a exclusão. Para ordenar os lançamentos em ordem alfabética, clique no botão. Para ordenar os lançamentos em ordem de lançamento, clique no botão. Para exportar a listagem de lançamentos relacionados ao proprietário no mês informado para o programa Microsoft Excel, clique no botão. Caso deseje imprimir a listagem, clique no botão. 12

13 1.5. Inclusão/ Alteração Imagens nos Extratos Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ INCLUSÃO/ ALTERAÇÃO IMAGENS NOS EXTRATOS. Neste programa é possível incluir, excluir, alterar, consultar e digitalizar as imagens dos lançamentos dos extratos dos proprietários no mês informado. Mês Extratos: informe o mês do extrato. Proprietário: informe o código do proprietário ou clique no botão programa de busca de proprietários por nome. para acessar o Tecle TAB para que o sistema liste os lançamentos efetuados, no mês informado, relacionados ao proprietário. Selecione o(s) lançamento(s) que deseja incluir uma imagem e clique na aba imagem. Para ordenar os lançamentos em ordem alfabética, clique no botão. Para ordenar os lançamentos em ordem de lançamento, clique no botão. Para exportar a listagem de lançamentos relacionados ao proprietário no mês informado para o programa Microsoft Excel, clique no botão. Caso deseje imprimir a listagem, clique no botão. Para incluir uma imagem do banco de dados: selecione o registro desejado e clique na aba Imagem. No campo Localizar Imagem (Somente Arquivos *JPG) selecione a imagem salva previamente no diretório do seu computador. 13

14 Para digitalizar um documento e anexá-lo a um registro: selecione o registro desejado e clique na aba Imagem. No campo Escanear Documento, clique no botão para inicializar o processo de digitalização. Importante: este processo permite que sejam anexados documentos para mais de um registro por vez, para isso, selecione os todos os registros desejados e proceda com o processo de digitalização. A cada registro selecionado será anexada uma página escaneada. Para consultar uma imagem anexada a um registro: clique no botão sobre a linha do registro e o sistema abrirá automaticamente na aba Imagem, no campo Registro Selecionado a visualização do documento. Para excluir uma imagem anexada a um registro: clique no botão sobre a linha do registro e o sistema abrirá automaticamente na aba Imagem, no campo Registro Selecionado a visualização do documento. Clique sobre o botão excluir a imagem. para Após incluir, alterar ou excluir uma imagem, clique no botão alterações. para gravar as 1.6. Alteração de Doc s de Aluguel Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CADASTROS E LANÇAMENTOS/ ALTERAÇÃO DE DOC S DE ALUGUEL. Este programa destina-se ao controle de liquidação do imóvel. Esta tela contém os valores gerados pela emissão dos recibos de inquilino e proprietário e suas respectivas datas de pagamento e recebimento. 14

15 Mês de referência: informe o mês de referência da emissão de recibos de inquilino e proprietário que deseja consultar ou efetuar alterações. Note que este mês não é o mês caixa, e sim o da emissão dos recibos. Contrato: informe neste campo o código do contrato ou clique sobre o botão para acessar o programa de busca de contratos. Nome do Inquilino: este campo será preenchido automaticamente pelo nome do locatário do contrato informado. Totais do Imóvel Data de pagamento: neste campo é possível efetuar uma baixa de recibo do inquilino manualmente, para efeito de relatórios e controles de atraso, não considerando esta baixa para efeitos contábeis. O sistema somente eliminará do controle administrativo do atraso o imóvel informado, não efetuando nenhum lançamento em conta corrente auxiliar ou contabilidade gerencial. Total do doc sem bonificação: caso o contrato em questão possua desconto para pagamento em dia configurado no cadastro do mesmo, neste campo, será mostrado o total do boleto sem este valor. Caso o locatário pague seu aluguel em dia e possua bonificação, o sistema diminuirá do valor deste campo o valor da mesma. Base para conta corrente: neste campo é possível lançar ou alterar o valor gerado pelo sistema para crédito no conta corrente auxiliar de proprietário. Pelo processo de baixa automática o sistema lançará o valor deste campo a crédito para o(s) proprietário(s) do contrato. Ao alterar o valor, os demais encargos que compunham o recibo do Locatário e que, casualmente poderiam estar configurados para recebimento em outras contas, assim consistindo e fechando o total do recibo e acrescentado às mesmas, farão com que o crédito total deste recibo não corresponda à realidade emitida e em mãos do Locatário. Taxa de Administração: neste campo o sistema grava o valor de taxa de administração que será descontado do proprietário no seu recibo de pagamento. Caso haja divisão de renda no contrato, este valor será automaticamente proporcionalizado pelo sistema entre os proprietários participantes desta divisão. Taxa de Administração s/ eventos proprietário: neste campo o sistema grava o valor de taxa de administração que será descontado do proprietário no seu recibo de pagamento. Caso haja divisão de renda no contrato, este valor será automaticamente proporcionalizado pelo sistema entre os proprietários participantes desta divisão. Valor do aluguel: este campo possui o valor do aluguel emitido no recibo do Locatário já com suas proporcionalidades, caso possua ocupação ou desocupação no mês. Este valor estará especificado no complemento do lançamento contábil do crédito do mesmo, mas o valor que será creditado no conta corrente do proprietário é o especificado no campo Base para Conta Corrente. 15

16 Pago pela Seguradora Fiança: este campo estará marcado se o aluguel foi pago pela Seguradora Fiança, no caso de atraso ou não. Note que, no caso do pagamento ter sido efetuado pela seguradora, o sistema continuará considerando o locatário como devedor, totalizando separadamente este débito e, se for do interesse do usuário, está a disposição todo um controle contábil deste pagamento, inclusive com o ressarcimento automático à seguradora, no caso de pagamento do locatário. Estes procedimentos estão detalhados no Terminal de Caixa. Aluguel garantido transferido p/ contab. geral: este campo é responsável pela contra partida na Contabilidade Gerencial dos aluguéis recebidos, que já foram lançados no conta corrente dos proprietários pelo procedimento de Transferência dos Aluguéis Garantidos para Contabilidade Gerencial (módulo Financeiro). Desmarque este campo para contabilizar o contrato selecionado na Contabilidade Auxiliar de Locações quando for recebido. Data do vencimento: este campo será preenchido automaticamente pelo dia do vencimento informado no cadastro do contrato. Caso seja necessário alterar o vencimento de um doc já emitido, cadastre a nova data neste campo e imprima novamente o boleto. Data do vencimento original: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, não sendo possível alteração. Multa, Correção e Juros: para recebimento de recibos em atraso no caixa, o sistema grava o valor de multa, correção e juros do último relatório de atraso. Caso este valor não esteja atualizado, você poderá alterá-lo por este programa e evitar a reemissão do relatório para este fim. Após a baixa do pagamento, o sistema não alterará mais este valor, ficando aqui gravado o valor realmente cobrado do locatário. Valor da taxa banco/ taxa porte: para recebimento no caixa dos recibos sem o valor de taxa banco e no retorno de banco com o mesmo, o sistema o separa do total do doc. Para o caso do porte, o sistema lança sempre com o mesmo acrescido, salvo alteração por este programa ou no momento da autenticação no caixa. Bonificação: neste campo será gravado o valor do desconto concedido ao locatário no caso de pagamento em dia, se assim configurado no cadastro do contrato. Por aqui o mesmo poderá ser alterado, implantado ou excluído. Aluguel de desocupação no mês: caso o imóvel tenha desocupado e ocupado dentro do mês referência, este campo mostrará o valor de aluguel base antes da ocupação ou desocupação, cobrado do locatário anterior, valendo-se deste campo para o ressarcimento deste valor ao proprietário. Evento Opcional (1): se no ato da emissão do doc do contrato estava configurado a cobrança do evento opcional 1. Evento Opcional (2): se no ato da emissão do doc do contrato estava configurado a cobrança do evento opcional 2, Evento Opcional (3): se no ato da emissão do doc do contrato estava configurado a cobrança do evento opcional 3. 16

17 Evento Opcional (4): se no ato da emissão do doc do contrato estava configurado a cobrança do evento opcional 4. O valor dos eventos opcionais são configurados no módulo financeiro/ Contas a Receber/ Locação/ Cálculo de Doc s/ Configuração - Eventos Opcionais) Totais dos Proprietários Proprietário: neste campo, após a emissão do recibo de proprietário, será(ão) relacionado(s) o(s) código(s) e o(s) nome(s) do(s) proprietário(s) deste contrato, para controle de pagamento individual por imóvel. Percentual: neste campo será relacionado o percentual da renda de direito do proprietário relacionado. Valor líquido: neste campo será relacionado o valor líquido a receber ou recebido pelo proprietário deste contrato. Pago (S/N/A): neste campo será demonstrado "SIM" quando o Proprietário já recebeu o rendimento correspondente à parte dele neste imóvel. Será demonstrado "NÃO" quando o proprietário ainda não recebeu o rendimento dele neste contrato. Será demonstrado "ATRASADO" se quando da emissão do recibo do proprietário, este imóvel encontrava-se inadimplente e o proprietário não recebeu o crédito do mesmo em seu recibo. Estas informações poderão ser alteradas, clique sobre o campo para efetuar a alteração. Obs.: O imóvel garantido na vigência da garantia será creditado ao proprietário e neste campo será marcado "S". Esta marcação "A" proporcionará ao sistema o controle da cobrança de encargos deste imóvel, caso a configuração do Sistema determine a cobrança dos mesmos do proprietário em caso de atraso, evitando o lançamento duplo na reemissão do recibo do proprietário. Data do Pagamento: neste campo será relacionada a data em que o Proprietário recebeu o rendimento do imóvel pelo caixa ou pelo conta corrente. Este campo pode ser alterado caso seu cadastro de usuário possua senha autorizada. Esta opção contém informações importantes sobre o recebimento do locatário e o pagamento do(s) Proprietário(s). O acesso restrito ao mesmo, através do controle de senhas e o bom entendimento dos campos, ajudarão na segurança destas informações. 17

18 2. Extratos 2.1. Simples Conferência Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ EXTRATOS/ SIMPLES CONFERÊNCIA. Este programa gera um arquivo com os extratos de conta corrente de proprietário para o birô de impressão a laser. Mês de Referência: informe o mês para emissão do arquivo com os extratos. Impressão Geral: selecione esta opção para gerar o arquivo com todos os proprietários. Impressão individual: selecione esta opção para gerar o arquivo com somente os proprietários Imprimir com Resumo: selecione esta opção para gerar no arquivo de impressão o resumo dos lançamentos, totalizando-os. Imprimir Credores: selecione esta opção para emitir no arquivo somente os proprietários com saldo credor. Imprimir Devedores: selecione esta opção para emitir no arquivo somente os proprietários com saldo devedor. Para gerar no arquivo tanto proprietários com saldo devedor, como credor, selecione as duas opções. Carta para impressão no verso: para gerar uma carta no verso do extrato selecione a carta desejada. Para criar ou editar uma carta, clique no botão. Clique no botão para gerar o arquivo de extratos de conta corrente dos proprietários para o birô de impressão a laser. 18

19 2.2. Conta Corrente de Proprietários Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ EXTRATOS/ CONTA CORRENTE DE PROPRIETÁRIOS. Neste programa o usuário poderá emitir os extratos de conta corrente dos proprietários em forma de documento fiscal. Na aba Configuração: selecione nesta aba o tipo de consulta do movimento contábil. Conta Mensal do Proprietário: selecionando esta opção o sistema habilitará a seguinte tela: Mês Extrato: informe o mês contábil para busca de lançamentos por proprietário. Marque os proprietários a serem consultados. Para selecionar todos os proprietários, marque a opção Selecionar Todos. Ordenar: Por data: selecione esta opção para listar os valores no extrato por data de lançamento. 19

20 Por Imóvel: selecione esta opção para listar os valores lançados no extrato por imóvel. Consultar por Histórico no Período: informe o código do histórico para visualizar somente os extratos que contenham o histórico informado. Para acessar o programa de busca de históricos, clique no botão. Para não filtrar extratos por histórico, deixe este campo sem preenchimento. Com resumo por histórico: selecione esta opção para emitir um Resumo de Totalização dos Históricos padrões utilizados nos lançamentos em C/C. Exemplo: Totais dos Históricos de Aluguel, Taxa de Administração, Encargos Dvs. Mostra valor liquido do imóvel no período: selecione esta opção para mostrar no Extrato o Saldo Líquido dos lançamentos de cada imóvel do Proprietário. Pulo extra de linhas entre lançamentos: selecione esta opção para imprimir uma linha em branco entre os lançamentos do Extrato. Imprime rodapé no extrato de proprietário: selecione esta opção para imprimir a mensagem informada no Cadastro e Alteração de Proprietários (Sistema de Locação) campo Rodapé para Extrato de C/C. Imprime nome do contador e Nº CRC: selecione esta opção para imprimir a o nome do contador e o numero do CRC dele no extrato. Clique no botão para visualizar o(s) extrato(s) do(s) proprietário(s). Conta Proprietário por Período: selecionado esta opção o sistema habilitará a seguinte tela: Período da Pesquisa: informe o período contábil desejado para busca de lançamentos por proprietário. Marque os proprietários a serem consultados. Para selecionar todos os proprietários, marque a opção Selecionar Todos. 20

21 Ordenar: Por Data: selecione esta opção para listar os valores no extrato por data de lançamento. Por Imóvel: selecione esta opção para listar os valores lançados no extrato por imóvel. Consultar por Histórico no Período: informe o código do histórico para visualizar somente os extratos que contenham o histórico informado. Para acessar o programa de busca de históricos, clique no botão. Para não filtrar extratos por histórico, deixe este campo sem preenchimento. Com resumo por histórico: selecione esta opção para emitir um Resumo de Totalização dos Históricos padrões utilizados nos lançamentos em C/C. Exemplo: Totais dos Históricos de Aluguel, Taxa de Administração, Encargos Dvs. Mostra valor liquido do imóvel no período: selecione esta opção para mostrar no Extrato o Saldo Líquido dos lançamentos de cada imóvel do Proprietário. Pulo extra de linhas entre lançamentos: selecione esta opção para imprimir uma linha em branco entre os lançamentos do Extrato. Imprime rodapé no extrato de proprietário: selecione esta opção para imprimir a mensagem informada no Cadastro e Alteração de Proprietários (Sistema de Locação) campo Rodapé para Extrato de C/C. Imprime nome do contador e Nº CRC: selecione esta opção para emitir o número de controle fiscal, constando o nome do contador e o numero do CRC nos extratos. Clique no botão para visualizar o(s) extrato(s) do(s) proprietário(s). Consultando Lançamentos por Imóvel: selecionado esta opção o sistema habilitará a seguinte tela: 21

22 Período da Pesquisa: informe o período contábil desejado para busca de lançamentos por proprietário. Lçto s em todas as contas inclusive a do proprietário: selecione esta opção para visualizar no extrato todos os lançamentos realizados ao imóvel no período, independente da conta em que foi registrado. Lçto s com algum encargo independente da conta: selecione esta opção para visualizar no extrato os lançamentos realizados no período ao imóvel com o evento selecionado, independente da conta em que foi registrado. Com resumo por histórico: selecione esta opção para emitir um resumo de totalização dos históricos padrões utilizados nos lançamentos em C/C. Exemplo: Totais dos Históricos de Aluguel, Taxa de Administração, Encargos Diversos. Mostra valor liquido do imóvel no período: selecione esta opção para mostrar no extrato o saldo líquido dos lançamentos de cada imóvel do proprietário. Pulo extra de linhas entre lançamentos: selecione esta opção para imprimir uma linha em branco entre os lançamentos do extrato. Imprime rodapé no extrato de proprietário: selecione esta opção para imprimir a mensagem informada no cadastro de Proprietários (Sistema de Locação) campo Rodapé para Extrato de C/C. Imprime nome do contador e Nº CRC: selecione esta opção para emitir o número de controle fiscal, constando o nome do contador e o numero do CRC nos extratos. Clique no botão para visualizar o(s) extrato(s) do(s) proprietário(s) Agrupado por Imóveis Mensal Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ EXTRATOS/ AGRUPADO POR IMÓVEIS MENSAL. Este programa gera um arquivo de extrato para impressão no birô de impressão a laser. Mês do extrato: informe o mês do extrato a ser gerado o arquivo. Proprietário inicial: informe o código do proprietário inicial para constar no arquivo de extratos ou clique no botão para acessar o programa de busca de proprietários por nome. Proprietário final: informe o código do proprietário final para constar no arquivo de extratos ou clique no botão para acessar o programa de busca de proprietários por nome. 22

23 Mensagem no rodapé: caso desejado, descreva uma mensagem que irá compor o rodapé do extrato. Clique no botão para emitir o extrato agrupado por imóveis mensal para o birô de impressão a laser Agrupado por Imóveis/ Período Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ EXTRATOS/ AGRUPADO POR IMÓVEIS/ PERÍODO. Neste programa o usuário poderá emitir os extratos de c/c dos proprietários em forma acumulada por imóveis. 23

24 Período do extrato: informe o período do extrato para busca dos lançamentos efetuados em conta corrente do proprietário. Proprietário inicial: informe o código do proprietário inicial para emissão do extrato ou clique no botão para acessar o programa de busca de proprietários por nome. Proprietário final: informe o código do proprietário final para emissão do extrato ou clique no botão para acessar o programa de busca de proprietários por nome. Mostrar contas a pagar de Proprietários: selecione esta opção para que sejam relacionadas as contas a pagar em aberto de cada proprietário, conforme cadastro e entrada efetuada. (Financeiro/ Contas a Pagar/ De Locação). Somente proprietários com saldo credor: selecione esta opção para que sejam relacionados somente os proprietários com saldo credor. Somente proprietários com saldo devedor: selecione esta opção para que sejam relacionados somente os proprietários com saldo devedor. Geral: selecione esta opção para que sejam relacionados todos os proprietários. Imprimir senha de acesso ao Cliente On-line: selecione esta opção para que seja impresso no extrato o código do proprietário para acesso do Cliente On Line. Mensagem Rodapé: neste campo poderá ser digitada alguma informação importante referente a algum lançamento realizado no extrato de conta. Clique no botão para visualizar o extrato de contas em tela. Para enviar o extrato por aos proprietários, clique no botão. Para impressão dos extratos, clique no botão. 24

25 3. Consultas 3.1. Grades Encargos por Dia Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CONSULTAS/ GRADES ENCARGOS POR DIA. Neste programa é possível consultar os totais dos eventos contabilizados em Conta Corrente, ou seja, a totalização dos pagamentos e recebimentos dos encargos de inquilinos e proprietários. Dia para consulta: informe neste campo a data desejada para consulta dos eventos lançados em conta corrente. Encargo a pesquisar: informe o código do encargo a pesquisar ou deixe o campo em branco para consultar todos os encargos lançados no dia informado. Para acessar o programa de busca de encargos, clique no botão. Para consultar em tela a Grade de Encargos por Dia pressione a tecla TAB após selecionar o evento específico ou Todos os eventos. O programa Grade de Encargos por dia apresentará ao usuário os totais dos valores "Recebidos e Pagos no Caixa ou Banco" e o saldo de cada evento. Na consulta de todos os eventos o programa totalizará em "***Vlr. sem Taxas" os lançamentos que por ventura não tenha sido vinculados a eventos. Exemplo: Retiradas ou Depósitos de Proprietários. Para consultar outras datas de lançamentos clique nos botões e. Para emitir o relatório clique sobre o botão. 25

26 3.2. Saldo Atual Proprietários Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CONSULTAS/ SALDO ATUAL PROPRIETÁRIOS. Neste programa é possível consultar e emitir a relação de saldos contábeis dos proprietários. Será apresentada a seguinte tela para preenchimento das configurações desejadas: Dia do saldo: informe neste campo até que dia deseja consultar os saldos das contas correntes dos proprietários. Prop. Inicial: informe neste campo o código de proprietário para iniciar a consulta de saldos. Prop. Final: informe neste campo o último código de proprietário para consulta de saldos. Página inicial: informe neste campo a número de página para contagem, isto é, a numeração inicial será a partir do que foi informado no campo. Saldos dos últimos 3 meses: clique nesta opção para imprimir os saldos dos proprietários dos três últimos meses, conforme o dia informado no campo Dia do saldo. Por exemplo: Dia de Saldo => 31/05/2015, logo os meses relacionados serão: 03/2015, 04/2015 e 05/2015. Obs. esta opção suprime os campos do quadro Controle de Pagamentos. Deixar uma linha em branco entre proprietários: clique nesta opção para imprimir uma linha em branco entre os proprietários relacionados. Emite Devedores: clique nesta opção para consultar os proprietários com saldo devedor. 26

27 Emite Credores: clique nesta opção para consultar os proprietários com saldo credor. Emite Movimento de Débito/Crédito: clique nesta opção para emitir os lançamentos à débito e à crédito. Emite Contas de Proprietários: selecione esta opção para relacionar as contas dos Proprietários. Emite Contas Analíticas: selecione esta opção para relacionar as contas analíticas. Controle de Emissão Emissão por Código de Proprietário: clique nesta opção para consultar os saldos dos proprietários em ordem do código de cadastro. Emissão por Nome de Proprietário: clique nesta opção para consultar os saldos, em ordem alfabética de proprietários. Emissão por Assessor: clique nesta opção para consultar os saldos dos proprietários por assessor específico. O programa emitirá apenas os saldos dos proprietários configurados em seu cadastro (Locação/ Cadastros/ Cadastro de Proprietários), ao(s) assessor(es) selecionado(s). Para acessar o programa de busca de assessores por nome, clique no botão. Obs. Esta consulta está disponível somente em impressora. Após selecionar esta opção o programa abrirá a tela para seleção de assessores. Controle de Retirados Emite somente Proprietários retirados: clique nesta opção para consultar apenas os saldos de proprietários retirados da empresa. Os proprietários retirados são os que possuem data de saída, no Cadastro de Proprietários (Locação/ Cadastros/ Cadastro de Proprietários). Não emite Proprietários Retirados: clique nesta opção para não consultar saldos de proprietários retirados. Emite todos os Proprietários: clique nesta opção para consultar os saldos de todos os proprietários, retirados ou não. Controle de Pagamentos Emite somente Proprietário com rec. em banco: clique nesta opção para consultar apenas os saldos dos proprietários com recebimento em banco. O programa irá 27

28 considerar os proprietários configurados para depósito bancário em seu cadastro (Locação/ Cadastros/ Cadastro de Proprietários), Emite somente Proprietários com rec. no caixa: clique nesta opção para consultar apenas os saldos dos proprietários com recebimento em caixa. O programa irá considerar os proprietários sem banco depositário em seu cadastro(locação/ Cadastros/ Cadastro de Proprietários), Emite todos os Proprietários: clique nesta opção para consultar os saldos de todos os proprietários, configurados para receber em banco ou em caixa. Proprietários com saldo acima de: informe neste campo o valor base para consultar os saldos dos proprietários acima do valor digitado. Não informe este campo se desejar consultar todos os saldos dos proprietários, independente do valor. Após efetuar as configurações desejadas, clique no botão para emitir o relatório de saldos dos proprietários em tela. Para emissão do relatório, clique no botão Saldo Atual de Imóveis por Proprietário Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CONSULTAS/ SALDO ATUAL DE IMÓVEIS POR PROPREIETÁRIO. Neste programa é possível consultar e emitir a relação de saldos contábeis dos imóveis por proprietários. Período para consulta: informe nestes campos a data inicial e final para emitir o relatório de saldos do período. 28

29 Imóvel Inicial: informe o código do imóvel inicial para listar o saldo. Para acessar o programa de busca de imóveis, clique no botão. Imóvel final: informe neste campo o último código de imóvel para consulta de saldos. Para acessar o programa de busca de imóveis, clique no botão. Proprietário a emitir: informe neste campo o código do proprietário que deseja consultar o saldo por imóvel. Para consultar todos os proprietários deixe este campo em branco. Mostrar imóveis com saldo zerado: selecione esta opção caso deseje que o sistema liste os imóveis com saldo zerado. Mostrar imóveis com saldo credor: selecione esta opção caso deseje que o sistema liste os imóveis com saldo credor. Mostrar imóveis com saldo devedor: selecione esta opção caso deseje que o sistema liste os imóveis com saldo devedor. Ordem de código: marque esta opção para que o relatório seja listado por ordem de código de imóveis. Ordem alfabética: marque esta opção para que o relatório seja listado por ordem alfabética de endereço dos imóveis. Após efetuar as configurações desejadas, clique no botão para emitir o relatório de saldo atual de imóveis por proprietário em tela. Para emissão do relatório, clique no botão Diário de Conta Corrente Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CONSULTAS/ DIARIO DE CONT CORRENTE. Este programa consultar o diário de conta corrente, onde constam todos os lançamentos efetuados através do caixa, extra-caixa e/ou pelo banco. Esta consulta diária é importe para conferência do movimento dos lançamentos de receitas e despesas na conta corrente de proprietários. O melhor método para conferência consiste em conciliar o diário de conta corrente com os relatórios do Caixa e movimento bancário da Administradora, respectivamente a Fita de Caixa e Borderô de títulos recebidos no banco. 29

30 Mês de Referência: informe neste campo o mês de referência para busca dos lançamentos. Dia inicial/ final: informe neste campo o dia inicial e final para consulta. Digite no formato DD. Para fechamento do diário mensal deverá ser informado o primeiro e último dia do mês. Listar recebimento em: defina o tipo de pesquisa do diário de C/C em tela: Caixa: selecione esta opção para listar somente os lançamentos provenientes do movimento realizado no Caixa da Administradora. Banco: selecione esta opção para listar somente os lançamentos provenientes do movimento realizado em Banco. Extra-Caixa: selecione esta opção para listar somente os lançamentos provenientes do movimento extra-caixa, ou seja, lançamentos não vinculados ao Caixa ou ao Banco. Exemplo: Ajustes contábeis, estornos, transferência entre contas, lançamentos de fechamentos (Ex.: Juros s/ saldo devedor). Garantidos: selecione esta opção para listar somente os lançamentos provenientes de contratos garantidos, cujo processo de garantia tenha sido efetuado para estes. Todos: selecione esta opção para listar os lançamentos de todas as opções mencionadas anteriormente. Nº do caixa/ banco: campo disponível somente para pesquisar lançamentos provenientes do Caixa ou Banco. Informe neste campo o número específico do Caixa ou Banco a consultar. Obs.: Não preencha este campo, caso deseje consultar "todos" os lançamentos provenientes do Caixa ou Banco (conforme selecionado). Evento a consultar: informe o código do evento desejado para consulta, caso deseje realizar a busca específica por um evento. Para acessar o programa de busca de históricos por nome, clique no botão. 30

31 Obs.: Não preencha este campo, caso deseje consultar "todos" os eventos lançamentos no período informado. Clique no botão para listar os valores lançados, conforme filtros aplicados. O sistema litará na aba Consultar Diário os valores e abrirá uma tela com a opção de impressão do diário. Na aba Busca por Histórico: Nesta aba é possível consultar a movimentação contábil de um determinado histórico, obtendo seu saldo total ou a discriminação dos lançamentos. Usualmente os assessores de Locações (gerentes de conta) efetuam a busca de uma determinada receita ou despesa nos extratos de c/c. Com este recurso é desnecessário o usuário pesquisar de maneira manual a movimentação do histórico nos extratos. Código do histórico a consultar: informe neste campo o código do histórico a ser pesquisado no Conta Corrente, conforme mês e dias informados. Para acessar o programa de busca do histórico por nome, clique sobre o botão. Consulta p/débito de tributação: selecione este campo se na consulta deve ser relacionada a tributação sobre este histórico. Alíquota: informe neste campo a alíquota a ser tributada sobre os valores relacionados do histórico informado. Clique no botão para listar os valores do histórico selecionado. 31

32 Após emissão da consulta em tela o sistema habilitará o botão impressão do relatório. para Na aba Busca por Valor: Nesta aba é possível pesquisar lançamentos efetuados no período selecionado, especificamente por valor. Valor: informe neste campo o valor para pesquisa nos lançamentos efetuados no mês e dias informados. Informe o valor sem pontos ou vírgulas. Clique no botão para listar o(s) lançamento(s) com o valor informado. Na aba Impressão do Diário: TROCAR TELA 32

33 Última página impressa: este campo estará disponível se o campo Para simples verificação não estiver selecionado. Informe neste campo o número da última página impressa no diário mensal. Por exemplo: a última página impressa no diário mensal anterior foi "31", no novo diário o programa irá imprimir a página inicial com o número "32". Esta informação somente será necessária para o livro diário fiscal. Valor Taxa Porte: informe neste campo o valor da tarifa de correio (porte) cobrada na emissão de doc s. Esta informação é para fins de conferência do valor total do doc impresso no diário para simples verificação, devido a taxa ser lançada na Contabilidade Gerencial e não na Conta Corrente de Locação. Valor Taxa Banco: informe neste campo o valor da tarifa bancária cobrada na emissão de doc s. Todos os Lançamentos: clique nesta opção para imprimir todos os lançamentos, possuindo código de imóveis ou não. Apenas Lançamentos com imóveis: clique neste opção para imprimir somente os lançamentos vinculados aos imóveis, ou seja, possuem código de imóvel informado no campo correspondente. Apenas Lançamentos com Proprietários: clique nesta opção para imprimir somente os lançamentos não vinculados aos imóveis, ou seja, não possuem código de imóvel informado no campo correspondente. Histórico a Emitir: informe neste campo o evento padrão, afim de imprimir somente os lançamentos vinculados ao mesmo. Não informe este campo para imprimir os lançamentos de todos os eventos. Caso não saiba o código do evento a emitir, clique sobre o botão para acessar o programa de busca de evento por nome. Imprimir nome do Proprietário: marque esta opção para que seja impresso na consulta do diário o nome do proprietário. Imprimir nome do inquilino: marque esta opção para que seja impresso na consulta do diário o nome do inquilino. Ambos (imprime linha adicional com o nome do inquilino): marque esta opção para que seja impresso na consulta do diário o nome do proprietário e do inquilino. Clique no botão parar emissão do relatório Taxas Administração Recebidas Acesse o módulo CONTA CORRENTE DE LOCAÇÃO/ CONSULTAS/ TAXAS ADMINISTRAÇÃO RECEBIDAS. Neste programa e possível consultar o total de Taxa de Administração arrecadada no mês contábil. 33

34 Mês de Referência: informe neste campo o mês contábil. Dia inicial: informe neste campo o primeiro dia para busca das taxas de administração dentro do mês informado. Final: informe neste campo o último dia para busca das taxas de administração dentro do mês informado. Proprietários: Físicos: selecione esta opção para relacionar somente as comissões dos Proprietários do tipo Pessoa Física. Jurídicos: selecione esta opção para relacionar somente as comissões dos Proprietários do tipo Pessoa Jurídica. Para relacionar na listagem tanto proprietários pessoa física, quanto pessoa jurídica, selecione ambas opções. Consultar: selecione Matriz ou Filial para efetuar a pesquisa, caso a administradora não tenha Filial cadastrada virá pré defino a opção Matriz. Proprietário Inicial: informe neste campo o código do proprietário inicial para pesquisa. Para acessar o programa de busca de Proprietário por nome, clique sobre o botão ou tecle F2. Proprietário Final: informe neste campo o código do último proprietário a pesquisar. Para acessar o programa de busca de Proprietário por nome, clique sobre o botão ou tecle F2. Assessor: informe neste campo o código do Assessor, caso a pesquisa deva ser para os Proprietários específicos de determinado Assessor. Tecle TAB para todos os Assessores. Para acessar o programa de busca de Assessores por nome, clique sobre o botão ou tecle F2. 34