1 DOCUMENTOS FATURÁVEIS

Transcrição

1 1 DOCUMENTOS FATURÁVEIS O faturamento do posto deve ser ágil e exato, para tanto as funcionalidades básicas que devem ser focadas são as de conferência de documentos e de configuração e validação das informações da fatura. 1.1 CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Existem duas maneiras de realizar a conferência de documentos, a primeira é prévia ao faturamento, através do relatório de conferência de documentos, a outra é durante o faturamento, editando a fatura gerada e validando em tela as informações dos cupons que compõem a fatura (vide tópico Faturamento). Para realizar a emissão de relatório de conferência de documentos, o usuário deverá acessar, pelo módulo Gerencial, a opção Financeiro Relatórios Conferência de Documentos e então será apresentada a interface para filtragem de dados. documentos. As informações apresentadas no relatório têm como objetivo a validação dos documentos apresentando apenas informações diretas sobre propriedade, emissão, vencimento e valor dos 1.2 FATURAMENTO GERAR FATURAS A rotina de faturamento do AutoSystem visa à agilização do processo de faturamento da empresa. Para garantir essa agilidade, seqüenciamos o processo, sendo que a cada fase completada, o sistema automaticamente questiona ao usuário sobre a próxima fase a ser realizada. Permite que sejam configurados previamente no grupo ou no cadastro do próprio cliente do posto, como será gerada a fatura do mesmo, ou seja, que documentos deverão obrigatoriamente ser gerados para cada cliente. Veja as opções marcadas na tela. Isso é feito para garantir que não haja esquecimento de geração dos dados obrigatórios, nem mesmo em caso de troca de funcionários na função de faturamento. Rua Marechal Deodoro nº 830 Sala 302 Vila Nova Blumenau SC (47) Página 1 de 5

2 A rotina de faturamento propriamente dita, começa pela localização dos dados a serem faturados. Em Financeiro Contas a Receber Geração de Faturas você tem acesso a tela de filtro chamada de Regras de Faturamento, preencha as informações a fim de localizar e agrupar os dados conforme sua necessidade. Feito isso, confirme o filtro para que sejam localizadas as possíveis faturas para geração. A lista de Faturas apresenta a informação de valor de cada fatura, assim como o número de títulos que as compõem, nome do cliente e tipo de título. Selecione uma, clicando sobre ela, e pressione Detalhar para acessar os documentos e dados sobre o faturamento que será gerado. Desmarcando títulos que não devem ser faturados, você edita o valor da fatura, e mantém o título em aberto para um faturamento futuro. Além disso pode ser determinada neste momento uma tabela de preço para faturamento, caso não haja configuração impedindo isso ou ainda caso não haja uma regra de preço de faturamento já aplicada. Pois se houverem uma das duas opções configuradas, o campo será bloqueado. Na aba Opções você pode interagir com as configurações de geração de documentos, mesmas configuradas no cadastro de clientes e citadas no início. Confirmando as modificações na tela Editar Fatura, você volta para a tela de Geração de Faturas. Marque na caixa de seleção apenas as faturas que deseja realmente gerar e emitir. Para agilizar, utilize o botão Marcar. Certo de suas seleções, pressione o botão Gerar Faturas. Assim será iniciada a rotina de geração das faturas e dos documentos acessórios do faturamento. Rua Marechal Deodoro nº 830 Sala 302 Vila Nova Blumenau SC (47) Página 2 de 5

3 Para dar início a sequência de processos, o sistema pede confirmação da sua certeza quanto a seleção realizada. Após serem geradas as faturas, na sequência, o sistema solicita se deseja emitir o Detalhamento de faturas. Documento importante que descreve detalhadamente o valor cobrado, documento por documento. Registro da Nota Fiscal de Faturamento é primeiro passo após a fatura estar gerada. Confirmando essa questão, você irá gerar uma NF com base em cupons fiscais que representará o montante de vendas realizadas no PDV para os documentos selecionados. Após ser gerada a Nota Fiscal ainda precisa ser impressa, portanto será apresentada a tela Geração de Nota Fiscal de Faturamento onde você registrará a Nota Fiscal e fará a sua impressão clicando no botão Registrar e imprimir Notas Fiscais. Ao realizar a operação de registro, será apresentada mensagem de confirmação da operação. Em seguida será questionado se deseja realizar a impressão da(s) Nota(s) Fiscal(is). Realizada a impressão, feche a janela de Geração de Nota Fiscal de Faturamento para voltar ao processo de faturamento. Neste momento, caso configurado para envio de , o sistema realizará a transmissão do ao cliente, constando anexo ao mesmo, o detalhamento de fatura e o boleto bancário, caso tenha sido optado nas opções, para realizar a emissão e envio do boleto anexo. Havendo problema nas configurações de ou ocorrendo alguma falha no envio, isso será reportado por uma mensagem de erro similar a esta. Rua Marechal Deodoro nº 830 Sala 302 Vila Nova Blumenau SC (47) Página 3 de 5

4 Neste momento o sistema questionará se deseja emitir as etiquetas para a maladireta, etiquetas essas referentes as faturas emitidas, contendo o endereço de cobrança do cliente ou o endereço principal, dependendo daquele que estiver cadastrado. Finalizando assim o processo de faturamento. Para cancelar uma fatura, utilize o botão CONTAS, sendo que deve ser filtrada a conta de faturas a receber do posto pela data de emissão da fatura. Uma vez localizada, esta deve ser EXCLUÍDA. 1.3 COBRANÇA BANCÁRIA BANCOS Para cadastrar os bancos basta acessar: Cadastros>>Tabelas>>Bancos Nesta tela deve ser informado o código e o nome do banco CONTA CORRENTE Cada conta corrente deverá ser cadastrada em Cadastros Tabelas Conta Corrente, clique no ícone Novo. Preencha os campos da área Informações, dessa forma o sistema terá um maior controle de movimentações. Na aba Plano de Contas, deve ser informada a Conta Banco para que sejam realizadas as operações financeiras corretamente, pois com essas opções marcadas, o sistema cria automaticamente as contas. Na aba Impressão de Documentos é configurado o modelo tipo de impressora que será utilizada para gerar o documento. A opção para imprimir cheques deverá ser preenchida quando a conciliação de cheque é utilizada no sistema. A opção para imprimir boletos deverá ser preenchida quando utilizada a cobrança bancária. A aba Intercâmbio de Informações é utilizada nos serviços de título em carteira, custodia de cheques e conciliação bancária via extrato de conta corrente. O campo pólo é a informação fornecida pelo banco, constante no contrato de prestação de serviço de custódia. Rua Marechal Deodoro nº 830 Sala 302 Vila Nova Blumenau SC (47) Página 4 de 5

5 1.3.3 PORTADOR BANCÁRIO O portador bancário nada mais é que um identificador de modalidade de cobrança bancária. Em Cadastros Tabelas Portadores é configurado os dados de identificação do posto junto ao banco, como Nº. do contrato e Nº. do Convênio. Na aba Arquivo é configurado o caminho da pasta onde serão colocados os arquivos contendo as informações para intercambio com o banco. Na aba Layout, pode ser escolhido o padrão da estrutura do documento, para configurar o motivo e o layout basta clicar no botão + e escolher as opções INSTRUÇÕES BANCÁRIAS Os dados cadastrados de Instruções Bancárias serão impressos no corpo do boleto bancário, como instruções. Clique em Cadastros Tabelas Instruções Bancárias. Informe as instruções de Multa, juro e/ou protesto, além de eventual mensagem extra ao operador de caixa da instituição financeira. Rua Marechal Deodoro nº 830 Sala 302 Vila Nova Blumenau SC (47) Página 5 de 5