DICAS MENTOR WEB (icoruja)

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1 DICAS MENTOR WEB (icoruja) FECHAMENTO DE ANO LETIVO -> INICIALMENTE DEVE-SE VERIFICAR NAS CONFIGURAÇÕES DO SUB-NÍVEL DE ENSINO, SE ESTÁ PARAMETRIZADO PARA UTILIZAR O FECHAMENTO. IMAGEM EM ANEXO. -> POSTERIORMENTE PODE-SE REALIZAR O FECHAMENTO DO PERÍODO LETIVO (VALE RESSALTAR QUE APÓS O FECHAMENTO NÃO SERÁ POSSÍVEL REALIZAR ALTERAÇÕES NAS INFORMAÇÕES DAS TURMAS E OUTRAS INFORMAÇÕES RELACIONADAS AO PERÍODO LETIVO FECHADO.) -> PARA REALIZAR A REABERTURA TEMOS 2 PROCESSOS. -REABERTURA DE PERÍODO LETIVO DEVE-SE ACESSAR A TELA DE PERÍODO LETIVO, E EXCLUIR AS INFORMAÇÕES DO CAMPO "DATA DE FECHAMENTO" ->APÓS REABRIR O PERÍODO LETIVO PODE SER REALIZADO A REABERTURA DE TURMA. -REABERTURA DE TURMA DEVE-SE ACESSAR O CADASTRO DE TURMAS, E EXCLUIR A DATA DE FECHAMENTO DA TURMA", E ALTERAR SUA SITUAÇÃO VISTO QUE AO FECHAR O MOVIMENTO O SISTEMA ALTERA SUA SITUAÇÃO PARA "CONCLUÍDO" OBS:. O USUÁRIO QUE POSSUIR A PERMISSÃO ESPECIAL NÃO NECESSITA REALIZAR A REABERTURA DO MOVIMENTO. VALE RESSALTAR QUE ESTE TIPO DE PERMISSÃO É SUGERIDO QUE SEJA LIBERADO APENAS O ADMINISTRADOR DO SISTEMA. PARA REALIZAR OS PASSOS DE REABERTURA DEVE-SE REALIZAR OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS ABAIXO:. ->CADASTRAR OS PROCESSOS NO SECURITY, VINCULADOS AO MÓDULO ACADÊMICO PUBLICAR_USUARIO_SISTEMA ALTERA_MOVIMENTO_ACADEMICO_FECHADO **PODE-SE TOMAR POR EXEMPLO AS CONFIGURAÇÕES JÁ APLICADAS NO SECURITY DA BASE DE TREINO** -CADASTRAR PERMISSÕES PARA O PERFIL DE USUÁRIO DESEJADO. PARA IMPRIMIR LISTA DE ALUNOS SEM ALGUNS ALUNOS: ALTEREI O RELATÓRIO DE LISTA DE ALUNOS POR SITUAÇÃO PARA QUE SEJA POSSÍVEL DIGITAR OS CÓDIGOS DOS ALUNOS QUE VC NÃO QUER LISTAR. DEIXE OS CÓDIGOS SEPARADOS POR VÍRGULAS. TAMBÉM ACRESCENTEI UM CAMPO PARA SUBTÍTULO DO RELATÓRIO ONDE VC PODE COLOCAR O NOME DO PASSEIO OU SAÍDA DE ESTUDOS. PARA NÃO IMPRIMIR OS BOLETOS JÁ IMPRESSOS SIGA OS SEGUINTES PASSOS: 1) Em Parcelas/Geração, não gere os títulos, somente gere as parcelas; 2) Em Cobrança Bancária/Geração de Títulos marque as opções Boletos e Selecionar somente parcelas sem títulos ; Assim o sistema irá gerar os títulos e imprimir os boletos apenas para as parcelas sem títulos gerados. Seguindo estas dicas você irá imprimir somente boletos que ainda não possuam títulos. Caso você precise imprimir segundas vias de títulos deixe a opção Selecionar somente parcelas sem títulos desmarcada. ALTERAR CRONOGRAMA DE TURMA Na função de manutenção de Cronogramas de Turma existe o link Alterações em lote de cronograma, onde é possível alterar várias configurações do cronograma (inclusive o professor da turma/disciplina) sem a necessidade de excluir o cronograma e incluir novamente. Para conseguir alterar o cronograma o horário não pode estar confirmado e o diário da turma não pode estar fechado.

2 HABILITAR A TELA DE SALVAMENTO/ABERTURA DE DOWNLOAD DE ARQUIVO NO INTERNET EXPLORER Para habilitar a tela de salvamento/abertura de download de arquivo no internet Explorer abra o navegador e habilite o Aviso automático para downloads de arquivo em Ferramentas/Opções da Internet/Segurança/Nível Personalizado/Downloads/ Aviso automático para downloads de arquivo Marque a opção Habilitar, clique em ok e depois teste a geração do arquivo. HABILITAR A TELA DE SALVAMENTO/ABERTURA DE DOWNLOAD DE ARQUIVO NO FIRE FOX Ferramentas/Opções/Geral e marcar a opção Sempre Perguntar onde Salvar Arquivos TROCA DE TURMA NO MENTOR WEB ANTES DO INICIO OFICIAL DO ANO LETIVO Para efetuar as trocas de turma anteriores ao início oficial do ano letivo sigam as orientações abaixo. Estas mudanças não ficarão registradas no sistema. SOMENTE NUMERE OS ALUNOS NAS TURMAS APÓS EFETUAR TODAS AS MUDANÇAS DE TURMAS. NÂO UTILIZE A OPÇÃO REMANEJAR TURMA PARA AS TROCAS QUE NÃO DEVEM FICAR REGISTRADAS NO SISTEMA. Passos para trocar turma sem registrar a mudança no sistema: 1) Acesse a ficha do aluno; 2) Clique na aba aluno; 3) Clique em matrículas do aluno; 4) Escolha a matrícula desejada; 5) Clique na aba período; 6) Clique em TROCAR TURMA (não use remanejamento de turma); 7) Escolha a turma; 8) Clique em Trocar; 9) Confirme a troca de turma. OBSERVAÇÔES: 1) SOMENTE NUMERE OS ALUNOS NAS TURMAS APÓS EFETUAR TODAS AS MUDANÇAS DE TURMAS. O processo de numeração dos alunos nas turmas indica que as turmas numeradas são oficiais e já iniciaram as aulas. 2) NÂO UTILIZE A OPÇÃO REMANEJAR TURMA PARA AS TROCAS QUE NÃO DEVEM FICAR REGISTRADAS NO SISTEMA. 3) TODAS AS TROCAS REALIZADAS ATRAVÉS DA OPÇÃO REMANEJAR TURMA SERÃO REGISTRADAS NO SISTEMA. 4) TODAS AS TROCAS REALIZADAS APÓS A NUMERAÇÃO DA TURMA SERÃO REGISTRADAS NO SISTEMA. 5) SE A ESCOLA JÁ REALIZOU TROCAS DE TURMAS EM 2010/1 ATRAVÉS DA ROTINA DE REMANEJAMENTO QUE NÃO DEVEM FICAR REGISTRADAS NO SISTEMA, FAVOR AVISAR AO SERVIÇO DE INFORMÁTICA DA SEC PARA QUE POSSAMOS REALIZAR O PROCESSO DE REVERSÃO DO REGISTRO DA TURMA. ALTERAR DISCIPLINAS NAS TURMAS E MATRÍCULAS 1) Entre no cadastro da turma e INCLUA as novas disciplinas. No campo ORDEM coloque a mesma ordem da disciplina antiga. 2) Acessar a tela "Ajustes de Matricula" em Operações/Matrículas/Ajustes de Matrículas a) escolher a opção "Incluir"; b) Informe em "Turma" a turma a alterar; c) Clique no link Lista de disciplinas ; d) Na tela que será aberta escolha as disciplinas novas para incluir matrículas para os alunos e clique em Retornar Selecionados ; e) Informe Tipo de Disciplina = Normal, Situação de Resultado = Cursando e marque o campo Possui Custos; f) Clique no botão "Realizar Processo" na parte superior da tela. 3) Acessar a tela "Ajustes de Matricula" em Operações/Matrículas/Ajustes de Matrículas a) escolher a opção "Excluir"; b) Informe em "Turma" a turma a alterar; c) Clique no link Lista de disciplinas ; d) Na tela que será aberta escolha as disciplinas antigas para excluir matrículas para os alunos e clique em Retornar Selecionados ; e) Clique no botão "Realizar Processo" na parte superior da tela. 4) Entre no cadastro da turma e EXCLUA as disciplinas antigas.

3 TROCAR ALUNO DE SÉRIE OU PARA TURMA COM GRADE DE DISCIPLINAS DIFERENTE 1º) Acessar a tela "Ajustes de Matricula" escolhe a opção "Alterar"; Informe em "Turma principal" a turma da matricula errada; Informe em "Turma" a turma da matricula errada; Informe em "Aluno" o aluno que será alterada a matricula; Nas "OPÇÕES DE ALTERAÇÃO" escolha o recurso "Alterar turma principal"; Informe em "Nova turma principal" a turma correta que deve ser matriculado o aluno; Clique no botão "Realizar Processo" na parte superior da tela. 2º) Acessar a tela "Ajustes de Matricula" escolhe a opção "Incluir"; Informe em "Turma" a turma correta da matricula; Informe em "Aluno" o aluno que será alterada a matricula; Nas "DISCIPLINA(S) QUE SERÃO INCLUÍDA(S):" clique na lupa do recurso "Lista de disciplinas"; Na tela que vai abrir veja se as disciplinas e a turma estão corretas e clique na coluna Todas; Clique no botão "Retornar Selecionados"; Informe as características das disciplinas; Clique no botão "Realizar Processo" na parte superior da tela. 3º) Acessar a tela "Ajustes de Matricula" escolhe a opção "Excluir"; Informe em "Turma" a turma correta da matricula; Informe em "Aluno" o aluno que será alterada a matricula; Nas "OPÇÕES DE EXCLUSÃO" clique na opção "Turma(s)/Disciplina(s) selecionadas" e na lupa do recurso "Lista de disciplinas"; Na tela que vai abrir deve ser informada a turma da qual o aluno saiu (turma errada) e clique na coluna "Todas"; Clique no botão "Retornar Selecionados"; Clique no botão "Realizar Processo" na parte superior da tela. Este procedimento faz o ajuste de turma, disciplinas e de todo o financeiro para a turma escolhida. PESQUISAR PESSOAS no Mentor Web. 1 O Mentor Web possui cadastro de todas as pessoas registradas nas Escolas da SEC; 2 Por padrão cada Escola pesquisa as pessoas registradas por ela no cadastro; 3 As Escolas podem pesquisar pessoas registradas por outras Escolas para efeitos de matrículas (aluno de uma escola da SEC passa a ser aluno de outra escola da SEC); 4 Para consultar alunos de outra Escola basta deixar o campo Unidade da tela de pesquisa de pessoas em branco. Então se eu estiver matriculando no Stella Maris um ex-aluno do Dom Feliciano, eu posso utilizar o cadastro deste aluno feito pelo Dom Feliciano, assim como também posso utilizar o cadastro de todas as pessoas relacionadas com este aluno (pai, mãe, responsável, etc). Basta eu deixar o campo Unidade em branco no momento da pesquisa. BENEFÍCIOS CONCEDIDOS com filiação O relatório de benefícios concedidos (Gratuidades) com filiação é o ÚNICO relatório que deve ser enviado para a Secretaria da SEC (Ir. Gema). Para listar os benefícios concedidos (Gratuidades) com filiação conforme solicitado pela Ir. Gema e Clélia: 1 - Relatório: Financeiro/Relatórios Diversos/Descontos/Benefício Concedido. 2 Informe o período a ser listado; 3 Informe as parcelas a serem listadas; 4 Informe o período letivo; 5 Informe o tipo de desconto = 4-Gratuidade; 6 Informe Agrupa tipo de desconto = SIM; 7 Informe Desconto = Todos (as); 8 Informe Agrupa Desconto = SIM; 9 Informe Filiação - Agrupa = SIM; 10 Informe Agrupa Aluno = NÃO.

4 O sistema mostrará a filiação e o total de benefícios dos alunos para os filtros solicitados. RELATÓRIO DE RECEBIMENTOS Lembramos que o relatório de recebimentos listará as baixas do tipo 29 (Crédito Incobrável) se não for informado filtro de tipos de baixa na emissão. O relatório pode ser listado com todos os tipos de baixa se informado Agrupa = SIM para o campo Tipo de Baixa. O relatório também pode ser listado utilizando-se a lista de tipos de baixa. Ex: Lista de Baixas = 1,2 (listará as baixas de tipo 1 e 2). Para as baixas do tipo 29 o relatório mostrará somente o valor líquido e não mostrará os valores de desconto, acréscimo, multas, juros e valor pago, pois esta é uma baixa contábil e nenhum pagamento foi realmente realizado. RELATÓRIO VISITA DOMICILIAR ASSISTENTE SOCIAL Financeiro/Relatórios Diversos/Diversos/ Visita Domiciliar Assistente Social Os filtros são semelhantes aos do relatório de Benefícios Concedidos, apenas retiramos alguns filtros que não seriam necessários para este relatório. Para listar os alunos com Gratuidades, com filiação e agrupados por bairro para a assistente social: 1 - Relatório: Financeiro/Relatórios Diversos/Diversos/ Visita Domiciliar Assistente Social; 2 Informe o período a ser listado; 3 Informe as parcelas a serem listadas; 4 Informe o período letivo; 5 Informe o tipo de desconto = 4-Gratuidade; 6 Informe Agrupa tipo de desconto = SIM; 7 Informe Desconto = Todos (as); 8 Informe Agrupa Desconto = SIM; 9 Informe Bairro Agrupa = SIM; 10 Informe Agrupa Responsável = SIM (se for necessário imprimir o nome do responsável pelo aluno); 11 Informe Filiação - Agrupa = SIM; 12 Informe Agrupa Aluno = NÃO. MATRÍCULAS EM LOTE PASSO 1/6 Marque rematrícula manual e clique em Próximo PASSO 2/6 Informe o aluno a matricular, clique no ícone de acesso ao cadastro caso necessário. Clique em próximo.

5 PASSO 3/6 Deixe marcada a opção disciplina e informe o ano letivo e turma da matrícula nova do aluno. Clique em Próximo. PASSO 4/6 Escolha o plano de pagamento do aluno. Em Parcelas marque as parcelas que devem ser geradas. PASSO 4/6 Em Títulos informe os títulos que devem ser gerados e os boletos que devem ser impressos. Clique em Próximo.

6 PASSO 5/6 Neste passo é possível informar algum relatório que deva ser impresso no processo de matrícula (contrato, recibo, etc). Não é obrigatório informar relatório. Clique em Finalizar e o sistema irá matricular o aluno, gerar as parcelas, os títulos e os boletos. PASSO 6/6 Processo finalizado. Para imprimir os boletos clique no link Gerar Boletos.