COTAÇÃO DE COMPRAS COM COTAÇÃO WEB

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1 COTAÇÃO DE COMPRAS COM COTAÇÃO WEB

2 RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS Todos os direitos reservados. A RMS Software é a maior fornecedora nacional de software de gestão corporativa para o mercado de comércio e varejo. Este documento contém informações conceituais, técnicas e telas do produto que são confidenciais, podendo ser utilizadas somente pelos clientes RMS no projeto de utilização do RMS/Retail. A reprodução deste material, por qualquer meio, em todo ou em parte, sem a autorização prévia e por escrito da RMS Software S.A., ou envio do mesmo a outras empresas terceirizadas não pertencentes ao grupo da RMS, sujeita o infrator aos termos da Lei número 6895 de 17/10/80 e as penalidades previstas nos artigos 184 e 185 do Código Penal. Para solicitar a autorização de reprodução parcial ou total desde documento, ou ainda necessitar enviá-lo à outra empresa, é necessário enviar uma solicitação assinada e com firma reconhecida para o departamento de controle de manuais da RMS, que fica situado à Al. Rio Negro, º andar, Alphaville, Barueri, São Paulo, ou se necessário o cliente poderá entrar em contato pelo Telefone (0xx11) A RMS Software S.A. reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste manual, no todo ou em parte, sem prévio aviso. O nome RMS e os logotipos RMS, RMS/Retail são marcas registradas da RMS Software e suas empresas afiliadas no Brasil. Todos os demais nomes mencionados podem ser marcas registradas e comercializadas pelos seus proprietários. RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

3 ÍNDICE Cotação de Compras com Cotação Web... 4 Objetivo... 4 Parametrização... 4 Descrição do processo... 4 Digitação de preços - VGCDIGCO... 4 Como criar a Tabela de Fornecedor Como acessar a cotação de preços Funções da Cotação de Preços Função F5 Associar - VGCMFOIT Função F8 ANALISAR Função CtF8 - Analisar Maiores Preços Função F10 ExcCotação Função ShF8 GerOrdem Função ShF8 Contato Função ShF9 ConsProduto Função ShF7 Importar Função ShF6 Excluir Preços Início do processo WEB Função F9 Controle WEB Função F7 Importa WEB

4 Cotação de Compras com Cotação Web Objetivo O programa de cotação de preços se propõe a realizar uma análise de custos entre fornecedores alternativos de uma ordem de compra via WEB. Parametrização Para utilizar a Cotação de Preços é necessário que exista tabela de preços para os Fornecedores que farão parte da cotação. Parâmetro:30 Acesso: COTACAOWEB Conteúdo: S Descrição: Habilita os botões Descrição do processo Digitação de preços - VGCDIGCO Está sendo disponibilizado com a Cotação de Preços o programa de Digitação de Preços a serem cotados (VGCDIGCO). Este programa tem como objetivo facilitar a alteração de custos de um determinado fornecedor sem a necessidade de acessar a cotação de preços, fazendo com que este fornecedor não visualize o preço disponibilizado pelo seu concorrente. Para utilizar o sistema será necessário: 1. Criar um novo usuário no programa RmsUser.exe 4

5 2. Cadastrá-lo na Tabela 001- Compradores do sistema. Incluir no Acesso o nome do Comprador cadastrado e no conteúdo o código do fornecedor COM dígito (7 bytes). 5

6 OBSERVAÇÃO: Cada fornecedor tem seu usuário para este programa. O Programa de digitação de preços deverá ser cadastrado no RMSMENU. O novo usuário somente poderá acessar o programa de digitação de preços. 6

7 Depois de realizado o cadastro do novo usuário e suas respectivas permissões de acesso, será necessário efetuar logon com o novo usuário para obter acesso a digitação de preços. Efetuado o logon acesse o programa de digitação de preços - VGCDIGCO. Após ter acessado o programa de digitação, serão disponibilizadas as ordens de compra de fornecedores diferentes ao que estiver logado, ou seja, permite a digitação de preços de produtos diferentes de acordo com as ordens de compra disponibilizadas na tela. 7

8 Estas ordens de compra serão distintas, pois não serão duplicados fornecedores, tornando possível a visualização dos produtos vendidos pelos concorrentes do fornecedor logado e a atribuição do seu respectivo preço. Ressaltando que não será possível visualizar o custo atribuído pelo concorrente. Funções disponíveis: FIM: Retorna para o menu RMS DIGITAR PREÇOS: Acessa a tela para digitar os preços por ordem de compras 8

9 Considerações Relevantes Existem algumas considerações importantes que devem ser relevadas. Alguns exemplos são: Campo (s) Obrigatório (s) para digitação. Condição de Pagamento: Ao iniciar a sua digitação para uma das filiais de sua respectiva grade, o sistema somente irá navegar para o próximo campo se for digitada alguma condição de pagamento válida, portanto, caso exista o desconhecimento da condição a ser atribuída pressione [Enter] ou [Clique] sobre o botão que permite um filtro de condições de pagamento. Botão que permite o filtro de Condições de pagamento 9

10 Filtro da Condição de Pagamento: ATENÇÃO! Lembrando que se for pressionado [Enter] ou [Clicar] sobre o campo da condição de pagamento e não foi digitada alguma condição de pagamento existente no sistema, não será possível continuar a navegação pelo programa de digitação. Data de Vigência indicada pelo sistema. Data Vigente: A data de vigência indicada pelo sistema é gerada a partir da soma da data atual com quinze dias, podendo esta data ser alterada para maior ou menor pelo seu usuário. Navegabilidade A navegabilidade da digitação será realizada de acordo com as informações presentes na tela e com os dados digitados. Esta será realizada pelos botões Shif+F3 (grade de Produtos), Shift+F4 (grade de Filiais) e ao pressionar [Enter], isto é, além da navegação natural realizada pelo mouse. Como criar a Tabela de Fornecedor ATENÇÃO: Deverá ser criada uma tabela para cada fornecedor 10

11 11

12 Função F2 Gerar Tabela Preencha os campos necessários F4 Selecionar Produtos 12

13 13

14 Função F4 Digitar 14

15 Função F6 Analisar 15

16 16

17 Função F8 - Atualizar 17

18 18

19 Depois de atualizado a tabela sai da grade: 19

20 Como acessar a cotação de preços Acesse o sistema RMS e selecione o programa de Compras Corporativo. 20

21 Digite um comprador existente e que possua pelo menos uma ordem de compra referenciada a ele. Caso contrário será necessário gerar uma nova ordem de compra com o comprador escolhido. Selecione uma Ordem de Compra na grade, execute a função CtF10+Funções Em seguida a função ShF7COTAÇÃO: 21

22 O sistema abrirá a tela abaixo (VGCMCOOR), já com as informações correspondentes carregadas na tela: Para utilizar a cotação de preços estão disponíveis as funções conforme abaixo: 22

23 NOME DESCRIÇÃO F3 Fim Finaliza o sistema retornando para o Compras Corporativo (VGCMMENU). F5 Associar Associa itens a um fornecedor e fornecedores a um item. Para realizar estes dois tipos de associação é necessário que o foco de seleção esteja sobre a grade de fornecedores e/ ou grade de produtos, tornando possível a sua diferenciação. F8 Analisar Analisa as melhores opções de compra comparando o Custo Líquido atual com o Custo Médio cotado e o Custo Líquido cotado. CtF8 Analisar Maiores Preços Analisa as melhores condições de compra desprezando o valor da ordem de compra original, comparando os melhores custos dos fornecedores alternativos. F10 ExcCotação Exclui a cotação atual. ShF2 PosFornec Seta o foco de seleção para a grade de fornecedores. ShF3 PosProd Seta o foco de seleção para a grade de produtos. ShF4 PosFilial Seta o foco de seleção para a grade de filial. ShF8 GerOrdem Seta o foco de seleção para a grade de filiais. GERA ORDEM Gera ordem de compras para a cotação. ShF10 + FUNÇÔES ShF6 Excluir Preços Realiza a exclusão dos preços digitados a serem cotados. ShF7 Importar ShF8 Contato Realiza a importação dos preços digitados a serem cotados. Gera uma ou mais ordens de compra de acordo com os fornecedores selecionados e quantidades pedidas Permite uma consulta mais detalhada a respeito do fornecedor alternativo selecionado. ShF9 ConsProduto F9 Controle WEB F7 Importa WEB Permite uma consulta mais detalhada a respeito do item selecionado. Exporta cotação para sistema WEB Importa cotação via web IDENTIFICAÇÃO DAS GRADES: GRADE Produtos ou Itens Fornecedores Filiais COR Botões de Ação Marcar: Permite que seja selecionado um fornecedor alternativo ou todos os fornecedores alternativos disponíveis na grade de fornecedores. Desmarcar: Permite que seja desmarcado um fornecedor alternativo ou todos os fornecedores alternativos disponíveis na grade de fornecedores. NAVEGAÇÃO A cotação de preços permite uma visão dos itens cotados nos seguintes eixos: Produtos / Fornecedores. Fornecedores / Produtos. Produtos / Fornecedores Com este tipo de visualização será possível verificar desde a quantidade comprada, custo líquido atual e tipo de embalagem do fornecedor na Ordem de Compra Original até as quantidades disponíveis, pedidas, custos médios cotados de um produto para múltiplos fornecedores alternativos e as filiais do fornecedor selecionado 23

24 Fornecedores / Produtos: Com este tipo de visualização será possível verificar as quantidades disponíveis, pedidas, custos médios cotados, tipos de embalagem do fornecedor alternativo de um fornecedor para múltiplos produtos e suas respectivas filiais. 24

25 Funções da Cotação de Preços Para associar fornecedores alternativos para cada item Para realizar a associação de um ou mais fornecedores alternativos a um produto, será necessário clicar sobre a grade de produtos, selecionando um dos produtos existente ou simplesmente pressionado <POSPROD> que o sistema posicionará automaticamente sobre o primeiro produto existente. Lembrando que o processo será o mesmo indiferentemente dos eixos. Logo em seguida clique no botão <Associar> Função F5 Associar - VGCMFOIT 25

26 Ao selecionar esta opção será carregado o programa de associação. Funções de tela: Fim: Voltar para a consulta do item. Confirmar: Confirmar a associação do fornecedor digitado. Exclusão: Excluir o fornecedor selecionado do item selecionado. Filtro: Acionar o help de fornecedores. Serão permitidas as opções: <CONFIRMAR>, <EXCLUSÃO> e <FILTRO> para associação de: 1. Associando PRODUTOS aos fornecedores. 26

27 Função F4 - Confirmar Confirme. 27

28 Tecle na função F3 FIM e o programa abrirá uma mensagem, como segue: 28

29 2. Associando FORNECEDORES aos produtos: Associação de múltiplos fornecedores ao produto selecionado, porém somente serão carregados na cotação os fornecedores pertencentes à ordem de compra. 29

30 Tecle na função F3 FIM e o programa abrirá uma mensagem, como segue: 30

31 Caso o produto não tenha um fornecedor associado a ele, o programa apresentará uma mensagem pedindo para executar a função F5 ASSOCIAR: Função F8 ANALISAR Para realizar uma análise será necessário indicar uma ou mais quantidades disponíveis para os fornecedores alternativos. 31

32 Ao iniciar o processo de análise o sistema questionará a possibilidade de realizar a análise, pois todos os itens pedidos e "flegados" serão zerados, fazendo com que o sistema indique através de uma análise dos custos líquido atual, médio cotado e líquido cotado quais são as melhores opções de compra. 32

33 Ao clicar em Sim o sistema iniciará o processo de Análise. Durante o período de análise estão sendo verificados os melhores custos e as possibilidades de compra partindo sempre da Ordem de Compra Original. Ao término da análise serão indicadas quais as suas melhores opções e quantidades de compra. Função CtF8 - Analisar Maiores Preços Analisa as melhores condições de compra desprezando o valor da ordem de compra original, comparando os melhores custos dos fornecedores alternativos. 33

34 Ao clicar em Sim o sistema iniciará o processo de Análise. Durante o período de análise estão sendo verificadas as melhores condições de compra desprezando o valor da ordem de compra original, comparando os melhores custos dos fornecedores alternativos. Ao término da análise serão indicadas quais as suas melhores opções e quantidades de compra. 34

35 Função F10 ExcCotação Para realizar a exclusão de uma cotação será necessário clicar na Função F10 ExcCotação. Ao realizar este processo o sistema questionará a possibilidade da exclusão da sua cotação, como demonstra a figura a seguir: 35

36 Função ShF8 GerOrdem Para gerar uma nova Ordem de Compra será necessário que esteja "flegado" pelo menos um fornecedor alternativo e que exista pelo menos uma quantidade disponível e uma quantidade pedida. Além da possibilidade de geração de ordem de compra manualmente, existe a possibilidade de realizar-se uma análise, respeitando as suas necessidades, e posteriormente gerar uma ordem de compra, pois o sistema automaticamente já terá "flegado" as suas melhores opões e indicado as quantidades a serem pedidas. ATENÇÃO! Lembrando que ao gerar uma nova Ordem de Compra e esta nova ordem possuir uma quantidade pedida menor do que a atual o sistema irá abater da ordem de compra original a quantidade pedida na nova ordem de compra. 36

37 Depois de confirmar as alterações o programa criará novas ordens de compra de acordo com as condições da cotação. As condições que o programa analisa para definir a melhor condição são: Preço do fornecedor e Quantidade disponível. 37

38 A partir deste momento o processo de compras será idêntico, vale lembrar que para cada ordem gerada o programa apresenta somente as quantidades disponíveis. Função ShF8 Contato Consulta de informações de contatos do fornecedor Alternativo. Para realizar uma consulta de contatos do fornecedor alternativo, basta que seja selecionado o fornecedor alternativo e Função F10 + FUNÇÔES ShF8 Contato. 38

39 OBSERVAÇÃO Maiores informações quanto aos campos e funções, favor consultar o manual de Cadastro. 39

40 Função ShF9 ConsProduto Para consultar as informações de um produto, basta que seja selecionado o produto pretendido, selecionado o botão +Funções e a seguir clique em ConsProduto. O sistema remete para o programa de cadastro de produto. OBSERVAÇÃO Maiores informações quanto aos campos e funções, favor consultar o manual de Cadastro 40

41 Função ShF7 Importar Importação dos preços a serem cotados Existe a possibilidade de importação dos preços digitados, por um determinado fornecedor, para uma ordem de compra que esteja sendo cotada, permitindo assim uma atualização dos custos dos fornecedores alternativos disponíveis para ordem de compra. Durante o processo de importação é verificada a existência dos fornecedores alternativos, que estejam sendo importados, com os produtos disponíveis na cotação. Caso um fornecedor alternativo que tenha sido digitado, possua o produto da ordem de compra e não esteja associado ao mesmo, o sistema gerará uma associação automática do fornecedor alternativo ao produto disponível. Para acessar a Importação dos Preços a serem cotados será necessário pressionar Shift+F10 ou clicar no botão de +Funções e em seguida pressionar Shift+F7 Importar. 41

42 O sistema gerará automaticamente a importação. 42

43 Função ShF6 Excluir Preços O processo de exclusão é realizado com a data atual do sistema como parâmetro. Este processo exclui todos os preços a serem cotados com data de vigência ou validade inferior à data atual do sistema. Executando esta função o sistema emite a seguinte mensagem: Início do processo WEB Função F9 Controle WEB Permite que a cotação gerada seja exportada para web para consulta dos fornecedores participantes da cotação para consulta e revisão das negociações até período limitado, determinado. Ao final do período a cotação será importada para apuração e gerado a compra para o fornecedor que apresentar a melhor negociação. 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 Função F7 Importa WEB Até o final do período determinado para o controle WEB, a loja pode fazer a importação WEB para, com a análise dos resultados, poder determinar qual a melhor negociação e gerar a compra para o fornecedor escolhido. 48

49 49

50 Execute a função F3 FIM para fechar o programa A sequência será o mesmo processado descrito na página 34 para a função ShF8 - GerOrdem. 50

51 51

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