Astra LX Registro de Pacientes e Médicos Guia para o acesso aos registros de Pacientes e Médicos e eliminação de dados duplicados no AstraLX

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1 Astra LX Registro de Pacientes e Médicos Guia para o acesso aos registros de Pacientes e Médicos e eliminação de dados duplicados no AstraLX 2011 Equipe Documentação Astra AstraLab 27/10/2011

2 Sumário Registro de Pacientes e Médicos... 3 Descrições Gerais... 3 Pacientes... 3 Médicos... 7 Normalização Normalização dos Pacientes Normalização dos Médicos

3 Registro de Pacientes e Médicos Descrições Gerais Esse manual tem como objetivo explicar como o usuário pode verificar e/ou modificar o registro de todos os pacientes e médicos; inclusive para mudar alguns dados cadastrais ou eliminar eventuais duplicações de dados. Pacientes Para iniciar o processo de verificação dos Pacientes cadastrados no banco de dados do sistema o usuário deve clicar sobre a opção Configuração Administrativa no menu principal do programa e escolher a opção Pacientes. Segue abaixo figura ilustrativa: Clicando sobre essa opção o sistema vai gerar uma nova tela denominada Registro Pacientes, como mostra a figura a seguir: 3

4 Essa tela está dividida em 2 colunas, na coluna da esquerda está a listagem de todos os pacientes cadastrados no sistema. Veja em destaque na imagem a seguir: Na coluna da direita encontram-se alguns campos com os dados do cadastro dos pacientes de acordo com o inserimento realizado na recepção. Veja em destaque na figura abaixo: Observação Importante: Com exceção do campo Código, todos os demais campos são passíveis de alterações cadastrais do paciente. 4

5 Segue abaixo a descrição dos campos disponíveis na tela: Código: Indica o código ID do paciente, atribuído automaticamente pelo sistema. Esse código é utilizado para a criação da carteirinha fidelidade do paciente, ou seja, esse código(que servirá como login) juntamente com a senha única preenchida no outro campo permitirá o acesso de todos os laudos via web. Senha: Esse campo é preenchido quando o Laboratório deseja fornecer uma senha única para o paciente retirar laudos pela internet; no caso de cliente fidelidade. Está diretamente associado ao campo Código. O usuário pode criar e inserir uma senha para o paciente ou fornecer uma senha aleatória através do sistema. Para fornecer uma senha aleatória deve clicar com o botão direito sobre o campo Senha e escolher a opção Gera nova senha, veja abaixo: Ou pode também clicar sobre o botão Cadastro do Menu e escolher a opção Gera nova senha. Código Externo: Indica o código externo do paciente. Quando este é proveniente de integração com sistemas externos neste campo será registrado o id do paciente no sistema externo. Código Saúde: Indica o número da carteira do plano de saúde do paciente. Validade da Carteira: Indica a data de validade da carteira do plano de saúde do paciente. CFD: Não usado. INPS: Não usado. Modo de entrega dos Laudos: Indica a forma que o paciente deseja ter acesso ao laudo. Aceite Privacidade: Não usado. E ainda: Sobrenome / Nome / Gênero / Sexo / Data de Nascimento / CPF 5

6 Clicando sobre a Aba Endereços o usuário tem acesso ao endereço residencial do paciente; caso tenha sido inserido no cadastro. Se os campos estiverem em branco o usuário poderá preencher e salvar, que automaticamente será modificado no cadastro do paciente. Além do endereço residencial pode informar o endereço do local onde nasceu. Veja em destaque na imagem abaixo: Clicando sobre a Aba Outros o usuário tem acesso a mais dados cadastrais do paciente, inclusive sobre a última requisição solicitada (ID do Médico, Convênio, Posto de Coleta). Veja em destaque na imagem a seguir: 6

7 Observação Importante: Na listagem com todos os pacientes o usuário poderá encontrar alguns dados duplicados, inclusive verificando a data do cadastro e o usuário que duplicou. Se esse caso for frequente (uso incorreto do cadastro) no laboratório, o usuário que esteja gerando as duplicações deve ser informado e treinado para utilizar melhor os recursos que o programa oferece para evitar esse erro; pois estas duplicações impedirá a visualização de resultados anteriores do paciente. Para regularizar a listagem eliminando as duplicações o sistema oferece o recurso de Normalização, para saber mais detalhes leia o capítulo Normalização dos Pacientes. Médicos Para iniciar o processo de verificação dos Médicos cadastrados no banco de dados do sistema o usuário deve clicar sobre a opção Configuração Administrativa no menu principal do programa e escolher a opção Médicos. Segue abaixo figura ilustrativa: Clicando sobre essa opção o sistema vai gerar uma nova tela denominada Registro de Médicos, como mostra a figura a seguir: 7

8 Essa tela está dividida em 2 colunas, na coluna da esquerda está a listagem de todos os Médicos cadastrados no sistema. Veja em destaque abaixo: Na coluna da direita encontram-se alguns campos com os dados de cadastro dos médicos de acordo com o inserimento realizado na recepção. Veja em destaque a seguir: 8

9 Segue abaixo a descrição dos campos disponíveis na tela: Código: Indica o código ID do Médico, atribuído automaticamente pelo sistema. O médico utilizará o código ID como login para visualizar na web os laudos dos pacientes que foram associados ao nome dele no cadastro. Senha: Esse campo é preenchido quando o Laboratório deseja fornecer ao médico uma senha que lhe permita acessar pela internet os laudos de seus pacientes. Utilizado juntamente com o Código ID. O usuário pode criar e inserir uma senha para o médico ou fornecer uma senha aleatória através do sistema. Para fornecer uma senha aleatória deve clicar com o botão direito sobre o campo Senha e escolher a opção Gera nova senha, veja abaixo: Ou pode também clicar sobre o botão Cadastro do Menu e escolher a opção Gera nova senha. Código Externo: Indica o código externo do Médico. E ainda: Sobrenome / Nome / CRM / CPF / Especialidade / Departamento / Data de Nascimento. 9

10 Clicando sobre a Aba Endereços o usuário tem acesso aos endereços e telefones comercial e residencial do médico; além do celudar e . Veja em destaque na imagem a seguir: Clicando sobre a Aba Outros o usuário pode inserir dados adicionais, e verificar Estatística Quantitativa e de Pontos do médico. Veja em destaque na imagem a seguir: 10

11 A Estatística Quantitativa baseia-se na quantidade de pacientes que foram cadastrados associados a este médico. A Estatística Pontos indica o total de pontos estatísticos acumulados pelo médico baseando-se na configuração de cada análise na tabela de preços dos convênios. Para saber mais detalhes leia o Manual AstraLX - (900) Configuração de Convênios e Tabela de Preços. Nota: Os pontos Estatísticos não serão somados em caso de normalização de médicos. Essas estatísticas podem ser zeradas (por exemplo no início de cada ano, ou cada semestre); para isso o usuário deve acessar o botão Outros do Menu e escolher a opção Zerar quantidade/pontos. Veja em destaque na imagem abaixo: Observação Importante: Quando o usuário determina o Zeramento das estatísticas o sistema elimina os pontos estatísticos de todos os médicos. Clicando sobre a Aba Pacientes do Médico o usuário poderá visualizar a listagem de todos os pacientes que se cadastraram na recepção associando-se ao Médico. Veja em destaque na imagem a seguir: NOTA: As requisições que apresentam o síbolo! indicam que já foram enviadas para o arquivo. 11

12 Observação Importante: Na listagem dos médicos o usuário pode encontrar alguns dados duplicados, assim como na listagem dos pacientes. Alertamos que esse procedimento é errado e devido a este fato o usuário que está gerando as duplicações deve ser informado e treinado para utilizar melhor os recursos que o programa oferece para evitar esse erro. Para regularizar a listagem eliminando as duplicações o sistema oferece o recurso de Normalização, para saber mais detalhes leia o capítulo Normalização dos Médicos. Normalização Mesmo que o sistema disponibilize um processo de normalização dos cadastros duplicados, é importante ressaltar que os cadastros tanto de pacientes como de médicos devem ser realizados com atenção pelos usuários, utilizando todos os recursos que o sistema oferece para evitar tais erros. Para saber mais detalhes sobre o processo de cadastro consulte o Manual Astra - ThinClient - (200) Manual do Usuário. Para normalizar o banco de dados de Pacientes ou Médicos o sistema oferece o recurso que elimina as eventuais duplicações que foram feitas nos cadastros. Normalização dos Pacientes Para iniciar o processo de eliminação de duplicação de pacientes o usuário deve clicar sobre o botão Normalização do Menu e em seguida escolher a opção Procurar nomes semelhantes, como mostra a figura abaixo: A procura por nomes semelhantes é realizada através da função soundex, que analisa a semelhança sonora dos nomes. FILTRO POR NOME: Pode-se usar esta função para filtrar o banco de dados em base aos nomes dos pacientes. Exemplo=A% mostra somente pacientes para os quais o nome inicia com A. Esta função é útil para bancos de dados com muitos registros. 12

13 Quando o usuário clica nesta opção do menu o sistema abre uma janela informativa para que o usuário indique o Nível de sensibilidade que o sistema deve utilizar para a Busca. O nível padrão do sistema é 10. Veja a imagem abaixo: Quanto maior o número mais sensível será o filtro, ou seja, o sistema irá procurar nomes + sobrenomes que se assemelham mais. Se o número indicado for muito baixo o sistema pode filtrar nomes que não possuem tanta semelhança. Após indicar o nível de sensibilidade e clicar em OK o sistema já organiza a listagem dos pacientes por semelhança sonora e seleciona a primeira semelhança encontrada. Veja no exemplo abaixo: Para certificar-se que o registro refere-se à mesma pessoa, excluindo pacientes homônimos, o usuário deve verificar o campo da data de nascimento, localizada ao lado do sobrenome. 13

14 Se realmente for a mesma pessoa o usuário deve selecionar primeiramente um dos registros, normalmente se escolhe o registro mais completo com endereços, telefones e etc, e clicar sobre o botão Normalização do Menu, escolhendo em seguida a opção Adicionar Paciente Correto. Logo em seguida, selecionar o outro registro e clicar sobre o botão Normalização do Menu, escolhendo em seguida a opção Adicionar Paciente errado. NOTA: Se tiver mais de um registro duplicado o usuário deverá em seguida repetir esse segundo processo descrito acima, selecionando-o e indicando também como paciente errado. Após realizar esse processo o usuário pode clicar sobre o botão Normalização do Menu e escolher a opção Mostrar registros para conferir se as modificações que serão feitas estão realmente corretas. 14

15 O sistema abre uma janela informativa detalhando as indicações de paciente correto e errado que foram realizadas pelo usuário. Veja abaixo: Após verificar os dados, o usuário deve clicar sobre o botão Normalização do Menu e escolher a opção Executar normalização. 15

16 O sistema vai gerar uma janela informativa para confirmação da execução, se os dados estiverem corretos basta clicar sobre o botão Yes. No exemplo acima, quando o usuário executar a normalização, o paciente indicado como errado será eliminado sendo que todos os dados de seu cadastro e as requisições serão associados ao ID do paciente que foi indicado como correto, corrigindo o erro de operação da recepção e eliminando a duplicação no banco de dados. NOTA: Se o usuário quiser desistir da normalização e eliminar os registros que foram indicados para correção, deve clicar sobre o botão Normalização do Menu e escolher a opção Eliminar Registros a corrigir. NOTA: A normalização dos cadastros não modificará os nomes dos pacientes nos laudos, caso o laudo já tenha sido liberado. Se for realmente necessário corrigir o nome do paciente em um laudo já liberado, o usuário deverá realizar a reabertura do mesmo e liberá-lo novamente. Para saber detalhes sobre liberação de laudos, consulte o Manual AstraLX - (400) Liberação de Laudos. 16

17 Normalização dos Médicos A procura por registros duplicados na listagem dos Médicos ocorre de forma diferente. Primeiramente, para organizar os nomes por ordem alfabética e facilitar a procura por registros duplicados o usuário deve dar um clique sobre o título da coluna do Sobrenome; e em seguida com a tecla Shift pressionada deve dar um clique sobre o título da coluna do Nome. Observação Importante: As setinhas ao lado dos campos Nome e Sobrenome indicam que os campos estão organizados por ordem alfabética. Veja em destaque abaixo: Veja abaixo o exemplo de uma lista de Médicos organizada após esse procedimento, e a indicação de alguns médicos duplicados no sistema: Após identificar algum médico duplicado o usuário deve realizar o mesmo procedimento explicado anteriormente no capítulo de Normalização de Pacientes; indicando o médico correto e o(s) médico(s) errado(s) e em seguida executar a normalização. 17

18 Manual Técnico criado e desenvolvido no ano de 2011 pela Equipe de Documentação Astra 18