Contabilidade/SAPO Roteiro de Virada de Exercício 2017 x 2018

Transcrição

1 Contabilidade/SAPO Roteiro de Virada de Exercício 2017 x 2018

2 Histórico de revisões Revisão Data Descrição da alteração /11/2016 Criação deste manual /11/2017 Atualização Encerramento 2017/início 2018

3 SUMÁRIO Preparação para virada do exercício 2017/ Procedimentos que antecedem o encerramento Encerramento dos meses até novembro Encerramento do Exercício (Processos >> Encerramento Anual) Instruções Conhecendo as etapas de encerramento de exercício Validações Encerramento do Exercício Ajustes Verificações Finais Conferência Pós Encerramento Garantir que o plano de contas configurado condiz com o plano de contas a ser utilizado pela UF 21 5 Garantir o correto procedimento de início do exercício Início do Exercício (Processos >> Início do Exercício) Instruções Conhecendo as etapas de início do exercício Validações Importações Início do exercício Gerar dados de despesas e receitas anteriores Fases do início Garantir a integridade dos dados transferidos Garantir a integridade dos lançamentos do exercício de 2018 conforme roteiro contábil proposto pelo Tribunal Acompanhar a liberação de rubricas e elementos no site do TCE... 29

4 Preparação para virada do exercício 2017/2018 A seguir os tópicos sugeridos para serem verificados de forma a garantir uma correta virada do exercício. Procedimentos que antecedem o encerramento Valide o procedimento de encerramento anual de 2017; Revise os lançamentos efetuados automaticamente pelo encerramento anual (são todos gerados por eventos iniciados em XX); Valide nos roteiros de lançamentos contábeis do Tribunal de contas (se houver) se os lançamentos existentes no sistema estão de acordo com os propostos pelo Tribunal de Contas. A seguir maiores instruções acerca do processo de encerramento do exercício disponível a partir de 2017: 3

5 1 Encerramento dos meses até novembro Analisar e corrigir inconsistências que possam surgir na validação de encerramento. Analisar e efetuar as devidas baixas de prestação de contas. 4

6 Efetuar os devidos lançamentos contábeis para o encerramento do exercício Ajustar eventos ( até ) e dívida ativa (Informar conta corrente), verificando o tipo da mesma e sua ocorrência se dá pelo reconhecimento da VPA ou baixa do crédito a receber: 5

7 Através do acesso Cadastro de Contrato, na aba Movimento de Controle, possibilidade de ajustes no valor do contrato (anulação ou execução do valor): 6

8 Efetuar lançamento de transferência financeira. Ex.: O evento utilizado pela Câmara para a devolução é o

9 Emitir o relatório de Regra de validação de fonte de recurso. Na emissão verificar as colunas diferença e comparação, as mesmas devem apresentar valor 0,00. Caso apresente valor diferente, deve ser analisado e corrigido. 8

10 Emitir o balancete de verificação para análise do saldo das contas. Segue alguns exemplos. Verificar contas com saldo invertido Verificar conta de provisão 13 Contas de Prestação de Contas 8912 Emitir o relatório de relação de restos a pagar e analisar os possíveis a serem cancelados. 9

11 Importar dados iniciais para encerramento de exercício

12 11

13 2 Encerramento do Exercício (Processos >> Encerramento Anual) A tela de encerramento do exercício tem como objetivo o desmembramento das etapas de execução, bem como das fases de encerramento do exercício. 2.1 Instruções A seguir, a explicação de cada funcionalidade da tela: Os Botões permitem desativar ou ativar a execução de determinada da etapa: O botão cinza indica que o processo não está marcado para execução; O botão verde Indica que o processo está marcado para execução (caso o processo seja obrigatório não será possível desmarcar). 12

14 Indicadores de status exibem a situação da etapa: Aguardando execução: Indica que o processo está pronto para ser executado; Aguardando reexecução: Indica que o processo foi executado anteriormente e que continua disponível para ser reexecutado. No processo de encerramento, as únicas etapas que podem ser reexecutadas são as de Validações e Fases de Encerramento. Para executar o encerramento novamente, faz-se necessária a execução da anulação do balanço. Reexecução necessária: Indica que a etapa foi executada com sucesso e que alguma etapa anterior da qual a etapa em questão tinha dependência, foi reexecutada, sendo necessário reexecutar também esta etapa. Este status somente será exibido em etapas do Início de Exercício. Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado. Erro na execução: Indica falha na execução do processo, essa notificação sempre será acompanhada de um erro no LOG. Botões auxiliares na parte inferior direita auxiliam o processo: Desmarcar todos/marcar todos: Permite marcar e desmarcar em único clique os botões de ativação das etapas ( ). Botão com opção dinâmica: Este botão exibe como descrição sempre a última opção selecionada no botão (Expandir todos, Recolher todos, Acessar LOG): Tela de LOG: Enquanto o processo está sendo executado, a tela de LOG de execução fica visível, possibilitando o seu acompanhamento. 13

15 Por meio dela é possível visualizar a descrição, data e hora (de forma a identificar o tempo de execução de cada processo) e status das etapas de execução. O sistema também permite consultar LOGs de execução anteriores. A navegação é realizada pelos botões <, <<, >>, > Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado. Indica falha na execução do processo. Indica que o processo e o LOG estão em fase de execução. Exibe informações acerca do processo executado. Este status indica que determinado item foi executado anteriormente. Aplica-se somente aos itens que devem ser executados apenas uma vez a cada novo processamento. O sistema indica que ele foi executado anteriormente, que está tudo certo. Na tela de Log de Execução, passando o cursor do mouse sobre este ícone, o sistema exibe um texto indicando em qual log de execução esta etapa foi executada anteriormente. Permite a impressão do LOG de execução. 14

16 Dependências: O sistema exibe um texto indicando quais são as dependências da etapa em questão assim que o foco do mouse passa sobre determinada etapa. Tecla F3: A tecla F3 permite o acesso rápido ao LOG de Execução. 2.2 Conhecendo as etapas de encerramento de exercício Validações Executar Validações de Encerramento do Exercício: Esta fase é obrigatória, pois é por meio dela que o sistema valida informações importantes como: versões de arquivos de configuração de lançamentos, data contábil, entre outros. Executar Pré-Validações de Encerramento do Exercício: Por meio desta fase são executadas todas as pré-validações padrões do sistema, conforme estiverem configuradas para cada Estado Encerramento do Exercício Cancelamento de saldos Cancelar os restos a Pagar Por meio desta etapa o sistema identifica o exercício informado na tela Parâmetros de Encerramento do Exercício, campo <Cancelar restos do(s) ano(s) de:>. 15

17 Identificando o campo selecionado e o(s) exercício(s), então: O sistema gera anulações de restos a pagar para os restos processados e não processados de empenhos anteriores e ordens anteriores com mesmo exercício origem que o informado no parâmetro que não possuírem data de pagamento. As anulações são criadas com data de 31/12 e com o texto padrão Pelo encerramento do exercício. IMPORTANTE: Para alguns Estados haverá nessa tela o campo Data de Encerramento onde o usuário deve informar a data para registro do encerramento. Caso a data de encerramento não seja informada o sistema irá sugerir a data 31/12/2017. <Anular os saldos liquidados de OP dos empenhos e subempenhos por estimativa:> Caso o usuário tenha marcado a opção Anular os saldos liquidados de OP dos empenhos e subempenhos por estimativa como Sim, então o sistema exibe uma tela solicitando a marcação dos empenhos/subempenhos com Tipo de empenho estimativos. Em seguida, realiza a anulação destes empenhos e subempenhos selecionados. Caso o usuário tenha marcado como Não, então o sistema irá gerar as ordens de pagamento dos empenhos estimativos que possuem liquidação sem OP. Gerar as ordens de pagamento para os saldos liquidados e não pagos Gerar as ordens de pagamento para os saldos liquidados e não pagos: Aqui o sistema irá gerar OPs automaticamente para liquidações que possuem saldo a pagar. 16

18 Atualizar parcelas Atualizar parcelas dos contratos e convênios: Neste momento são atualizadas as parcelas de contratos, contratos de dívida e convênios como Em atraso caso o vencimento da parcela corresponda ao mês do encerramento anual em questão e que o status esteja diferente de pago Gerar dados de despesas e receitas anteriores Importar saldos de despesas anteriores e receitas anteriores: Nesta etapa o sistema insere os dados nos cadastros de Despesas anteriores, Despesas anteriores do Legislativo e Receitas anteriores do menu Módulo Orçamentário >> Arquivos, informações do exercício que está sendo encerrado que são geradas no próximo. Fases de encerramento As fases de encerramento estão dispostas e configuradas conforme definição de cada Estado. 17

19 2.2.3 Ajustes Setar sequencial de grupo de lançamentos Executar rotina para setar sequencial de grupo de lançamentos: Esta etapa é responsável por gerar o sequencial de grupo de lançamentos, informação esta necessária para a geração de arquivos para os Tribunais de Contas de PR, RS, SC, AL, ES e RR Verificações Finais Verificações Finais Executar validação de contas com saldos inválidos no exercício: Nesta fase são identificadas contas que deveriam ter seus saldos encerrados pelo processo de encerramento anual, mas que por algum motivo não foram encerradas. Neste caso, estas contas serão citadas na janela Contas com Saldo Inválido

20 3 Conferência Pós Encerramento Com o encerramento realizado, é hora de conferir os saldos das contas para verificar se encerraram corretamente. Emitir o relatório >> mensais >> balancetes >> verificação = Seleção= Anual, Sair com lançamentos de encerramento = Sim. Analisar saldo dos grupos Ativo, Passivo (os valores devem ser iguais); Contas do grupo 3 e 4 devem ser encerradas; Contas de restos dos grupos 5 e 6 consistir com o relatório >> Diários >> resumos >> Relação de restos a pagar (01/01/2000 até 31/12/2017 e Incl. Empenhos do Exerc.). 19

21 Conta DFR utilizada deve ser encerrada; Encerramento do grupo 62213XX; Transferência de saldos das contas automáticas de credores do Passivo Financeiro para as contas do Passivo Financeiro de Restos a Pagar; Transferência de saldos das contas automáticas de contratos de dívida do tipo ""F - Serviço da Dívida (F)"" do Passivo Financeiro para as contas ""O - Serviço da Dívida de Exercícios Anteriores (F)"" do Passivo Financeiro do mesmo contrato de dívida. Mesma coisa para contas financeiras de Juros e Encargos; Confirmação das inscrições de restos a pagar do exercício nas contas do grupo 53 e 63; Encerramento das contas de Controle (grupo 8) da dívida ativa baixada ou cancelada; Valor apurado de superávit do exercício nas contas do grupo 2.3.X de acordo com o cálculo de VPA (-) VPD; "Emita os anexos anuais (Módulo Financeiro >> Relatórios >> Anexos anuais): o o o o Balanço Orçamentário Balanço Financeiro Balanço Patrimonial Demonstração das Variações Patrimoniais 20

22 o o o Demonstração da Dívida Fundada Interna/Externa Demonstração da Dívida Flutuante Demonstração dos Fluxos de Caixa Equilíbrio entre Ingressos e Dispêndios no Balanço Financeiro: Os valores para as duas colunas devem ser iguais sempre. Se não estiverem, podem existir lançamentos efetuados incorretamente pelo usuário (exemplo: lançamentos de uma conta de indicador de superávit F para uma P) ou pode haver uma inconsistência no relatório. Neste caso cabe uma análise mais apurada; Lembrando que existe uma pré-validação chamada Equilíbrio Ingressos x Dispêndios do Balanço Financeiro que é executada a todo encerramento mensal e também no encerramento anual que deve prever situações de inconsistência no relatório. 4 Garantir que o plano de contas configurado condiz com o plano de contas a ser utilizado pela UF Comparar a última versão do plano de contas disponibilizado pelo Tribunal de Contas com o plano de contas existente no sistema (principalmente as contas referentes a contratos de dívida, contratos, convênios, credores). 5 Garantir o correto procedimento de início do exercício Efetuar o procedimento de início do exercício: Revisar os lançamentos efetuados automaticamente por este processo (são todos gerados por eventos iniciados em XX). No Sapo Utilitários, em Cadastros >> Tipos de Validação do Início é possível visualizar todas as fases de início. Em cada fase, existem comentários indicando os lançamentos que são realizados; Validar nos roteiros de lançamentos contábeis do Tribunal de contas (se houver) se os lançamentos existentes no sistema estão de acordo com os propostos pelo TCE. 21

23 6 Início do Exercício (Processos >> Início do Exercício) A tela de início do exercício tem como objetivo o desmembramento das etapas de execução, bem como das fases de início do exercício, para que possam ser executadas de forma individual, respeitando os controles de dependência. 22

24 6.1 Instruções Botões permitem desativar ou ativar a execução de determinada da etapa: O botão cinza indica que o processo não está marcado para execução; O botão verde Indica que o processo está marcado para execução (caso o processo seja obrigatório não será possível desmarcar). Indicadores de status exibem a situação da etapa: Aguardando execução: Indica que o processo está pronto para ser executado; Aguardando reexecução: Indica que o processo foi executado anteriormente e que continua disponível para ser reexecutado. No processo de encerramento, as únicas etapas que podem ser reexecutadas são as de Validações e Fases de Encerramento. Para executar o encerramento novamente, faz-se necessária a execução da anulação do balanço. Reexecução necessária: Indica que a etapa foi executada com sucesso e que alguma etapa anterior da qual a etapa em questão tinha dependência, foi reexecutada, sendo necessário reexecutar também esta etapa. Este status somente será exibido em etapas do Início de Exercício. Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado. Erro na execução: Indica falha na execução do processo, essa notificação sempre será acompanhada de um erro no LOG. Botões auxiliares na parte inferior direita auxiliam o processo: Desmarcar todos/marcar todos: Permite marcar e desmarcar em único clique os botões de ativação das etapas ( ). Botão com opção dinâmica: Este botão exibe como descrição sempre a última opção selecionada no botão (Expandir todos, Recolher todos, Acessar LOG ou Relac. 201x/201x): 23

25 Tela de LOG: Enquanto o processo está sendo executado, a tela de LOG de execução fica visível, possibilitando o seu acompanhamento. Por meio dela é possível visualizar a descrição, data e hora (de forma a identificar o tempo de execução de cada processo) e status das etapas de execução. O sistema também permite consultar LOGs de execução anteriores. A navegação é realizada pelos botões <, <<, >>, >. Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado. Indica falha na execução do processo. Indica que o processo e o LOG estão em fase de execução. Exibe informações acerca do processo executado. Este status indica que determinado item foi executado anteriormente. Aplica-se somente aos itens que devem ser executados apenas uma vez a cada novo processamento. O sistema indica que ele foi executado anteriormente, que está tudo certo. Na tela de Log de Execução, passando o cursor do mouse sobre este ícone, o sistema exibe um texto indicando em qual log de execução esta etapa foi executada. Permite a impressão do LOG de execução. 24

26 Dependências: O sistema exibe um texto indicando quais são as dependências da etapa em questão assim que o foco do mouse passa sobre determinada etapa. Tecla F3: A tecla F3 permite o acesso rápido ao LOG de Execução. O início de exercício do sistema pode ter variações de etapas, dependendo do Estado, conforme veremos nos próximos itens. 6.2 Conhecendo as etapas de início do exercício Validações Executar Validações de Início do Exercício: Esta fase não pode ser desmarcada pelo usuário, pois é por meio dela que o sistema valida informações importantes como: versões de arquivos de configuração de lançamentos, data contábil, entre outros. Executar Pré-Validações de Início do Exercício: Por meio desta fase são executadas todas as pré-validações padrões do sistema, conforme estiverem configuradas para cada Estado. 25

27 6.2.2 Importações Importar o orçamento para o novo exercício: Por meio desta rotina, o sistema importa receitas e despesas da LOA do Planejamento caso não existam. Antes disso, o sistema verifica se a LOA foi aprovada, se foi realizada sincronização, se foram importados programas, aplicações de recursos, detalhamentos, entre outros. Por meio desta etapa também são geradas contas vinculadas a cadastros. 6.3 Início do exercício Processos 26

28 Copiar dados adicionais das contas: Por meio desta etapa, o sistema efetua a cópia dos dados adicionais vinculados às contas do ano anterior para as contas do ano atual. Importar empenhos anteriores e ordens anteriores para o novo exercício: Por meio deste processo o sistema importa empenhos anteriores e ordens anteriores com saldo para o novo exercício. Juntamente com estas informações são replicados também os itens das ordens de pagamento (para os estados que a utilizam), o rateio para ordens de pagamentos referentes a consórcios, vencimentos e documentos fiscais. Importar dados de em liquidação de empenhos e empenhos anteriores: Por meio deste processo o sistema importa em liquidações com saldo para o novo exercício. Gerar contas de cadastros: Caso a geração de contas de cadastros ainda não tenha sido efetuada por Importar o orçamento para o novo exercício, então o sistema executa esta geração, que é a mesma efetuada pelo sistema por meio de Módulo Financeiro >> Utilitários >> Gerar contas de cadastros (gera contas de elementos, rubricas, contratos de dívida, contratos e convênios). Processos Opcionais: Os processos opcionais - como o próprio nome diz - permitem que o usuário selecione ou não determinada opção, conforme sua necessidade: Apagar os restos não movimentados transferidos para o cadastro de restos a pagar no novo exercício: Por meio desta rotina o sistema exclui os restos a pagar inseridos anteriormente pela rotina Transferir as ordens de pagamento em aberto para o cadastro de restos a pagar no novo exercício. Apagar as despesas extras não movimentados transferidas para o novo exercício: Por meio desta rotina o sistema exclui as despesas extras anteriormente pela rotina Transferir as ordens de pagamento em aberto para o cadastro de restos a pagar no novo exercício. 27

29 Transferir as ordens de pagamento em aberto para o cadastro de restos a pagar no novo exercício: Aqui o sistema insere automaticamente restos a pagar no exercício atual a partir das ordens de pagamento em aberto (sem data de pagamento e que não tenham sido geradas automaticamente pelo sistema) no ano anterior. Transferir as despesas extras em aberto para o novo exercício: Aqui o sistema insere automaticamente despesas extras no exercício atual a partir das que estiverem em aberto (sem data de pagamento) no ano anterior Gerar dados de despesas e receitas anteriores Gerar saldos de despesas anteriores e receitas anteriores: Aqui o sistema insere os dados nos cadastros de Despesas anteriores, Despesas anteriores do Legislativo e Receitas anteriores do menu: Módulo Orçamentário >> Arquivos Fases do início As fases do início estão dispostas e configuradas conforme definição de cada Estado. 28

30 7 Garantir a integridade dos dados transferidos Verificar se os saldos originados do ano anterior (fase gerada pelo evento ) estão corretos, se há diferença nos totais a débito e a crédito (não pode existir diferença nos lançamentos deste evento), e se os saldos das contas automáticas e de restos a pagar foram transferidos corretamente. Emitir Balancete de Verificação de 01/01/2018 até 01/01/2018 e consistir os saldos iniciais com os encerrados. Consistir os saldos das contas de restos, grupos (2,5,6) com o Relatório >> Diários >> Resumos >> Relação de restos a pagar (01/01/2000 até 31/12/ Garantir a integridade dos lançamentos do exercício de 2018 conforme roteiro contábil proposto pelo Tribunal Validar os lançamentos do exercício no cadastro de eventos contábeis para cada cadastro conforme proposta do Tribunal de Contas e identificar possíveis eventos não contemplados pelo modelo atual. 9 Acompanhar a liberação de rubricas e elementos no site do TCE Acompanhar no site do Tribunal de Contas as liberações da listagem rubricas e elementos. 29