Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 1. Segunda via de boletos por 1 e SMS 2 através do Comunidades Online Para agilizar o processo de envio de segunda via de boletos aos moradores foi implementada melhoria no Condomínio21 com o objetivo de automatizar as tarefas quando existirem solicitações de geração de segunda via originadas do site Comunidades On-Line. Foi desenvolvido um aplicativo que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo serviço web, ou seja, gerar os boletos conforme dados enviados, enviar s com boletos anexos para os solicitantes e atualizar o servidor web indicando quais solicitações já foram processadas. O Condomínio21 também passou a possibilitar o envio via SMS dos principais dados para pagamento do boleto, dentre eles: linha digitável, valor e data de vencimento. Desta forma, oferecemos mais uma facilidade para Administradora e condôminos. Este manual contém informações que irão auxiliá-los desde a configuração até a utilização da nova feature no dia-a-dia. As instruções estão divididas em quatro seções: Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por e SMS Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos por e SMS Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e SMS no Condomínio21 Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e SMS Instruções para Condôminos 1 O envio de segunda via por está restrita aos clientes que utilizam o Condomínio21 integrado ao site Comunidades On-Line e está disponível a partir da versão O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online e está disponível a partir da versão do Condomínio21. 2

3 Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por e SMS A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Condomínio21 para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos no Comunidades Online. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez. Como fazer: Criar grupo e usuário para envio de segunda via de boletos por e SMS a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso. b) Clique em Novo e crie um grupo de permissão que tenha acesso restrito para que seja vinculado ao usuário que será responsável pelo envio de 2ª via de boletos por e SMS c) Para criar o usuário acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários. d) Clique em Novo e cadastre um usuário para ser vinculado ao envio de 2ª via de boletos por e SMS. Esse usuário deverá pertencer ao grupo criado no primeiro tópico. e) Na aba Configurações marque a opção Emite 2a via de boleto automaticamente através de solicitação do Comunidades On-Line. 3

4 f) Ao marcar essa opção, será apresentada uma mensagem informando que esse usuário terá acesso a todos os condomínios. Importante: somente um usuário poderá ter permissão para emitir segunda via de boletos pelo processo automático. g) Caso seja desmarcada essa opção para o usuário informado, o sistema emite uma mensagem informando que outro usuário deverá ser configurado para que o processo de envio automático de segunda via de boletos não seja desativado, pois é imprescindível que haja um usuário configurado com essa permissão para que a funcionalidade esteja ativa. Como fazer: Configurar serviço de geração de boletos a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações. b) Na aba Online a opção Integrar com o módulo Online deve estar configurada corretamente. 4

5 c) Marque o parâmetro Disponibilizar boletos em aberto para solicitação de segunda via. A marcação deste parâmetro indicará ao Condomínio21 que os boletos em aberto dos condomínios que possuem o Comunidades Online deverão ser enviados ao site para que a segunda via seja solicitada pelos condôminos. Se este parâmetro estiver desmarcado, os boletos em aberto não poderão ser visualizados no site. Configurar também o parâmetro Prazo para emissão da 2ª via de boleto no site: [ ] dias. O padrão são 30 dias, mas pode ser informado qualquer valor entre 0 e 120 dias. d) Descrição dos campos da seção Configurações de Serviços Web: 5

6 Serviço Web: lista os serviços existentes e disponíveis para atualização. Hora inicial: horário que o serviço começa a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 08:00. Hora final: horário que o serviço interrompe a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 19:00. Segunda a Sexta: periodicidade de execução do serviço no período de segunda à sexta. Informação padrão do sistema - 4h/4h. Sábado: periodicidade de execução do serviço aos sábados. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Domingo: periodicidade de execução do serviço aos domingos. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Feriado: periodicidade de execução do serviço aos feriados. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Importante: A periodicidade de envio pode interferir na performance da aplicação, portanto, é interessante avaliar de forma cautelosa a necessidade de atualização dos boletos em aberto no site, a fim de manter as informações atualizadas conforme a rotina diária da Administradora. Se a sua Administradora processa as baixas apenas uma vez ao dia, a atualização no site não precisa ser feita a cada 4 horas, por exemplo. Pode ser feita apenas a cada 8h, minimizando o impacto na performance. Se a periodicidade não for configurada, o envio dos boletos em aberto para o site não será realizado. e) Preencha os campos referentes ao serviço e clique em Gravar. f) Na aba marque o parâmetro Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto caso queira que o especificado no campo abaixo deste parâmetro receba notificações quando ocorrer alguma falha durante o envio da segunda via ao condômino, seja por ou por SMS. 6

7 g) Esta notificação é restrita ao processo de envio automático através de solicitação realizada no Comunidades Online. O processo de envio manual de boleto por do Condomínio21 não gera notificação quando ocorre alguma falha. Neste caso, pode ser consultado o Log de Envio de de Boleto em Arquivo > Log > > Consulta Boletos. Para visualizar o log da nova funcionalidade a opção 2ª via Comunidades deve estar marcada. h) No botão Cadastrar modelo de informe qual será o modelo utilizado para envio automático de segunda via marcando a opção Modelo 2ª via Comunidades. 7

8 i) Na seção Serviço local de envio automático de segunda via de boletos, campo Local, informe a máquina (estação) onde a aplicação que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo serviço web será executada. Este campo deve conter o nome da máquina onde a aplicação será executada, podendo ser uma estação de trabalho (com atalho apontando para o aplicativo no servidor) ou o próprio servidor. 8

9 Apenas uma máquina pode ser utilizada para o processamento das solicitações. A utilização em duas máquinas ao mesmo tempo não é permitida. Apenas a máquina indicada neste parâmetro poderá executar a aplicação. É imprescindível que a máquina designada para executar a aplicação tenha acesso à Internet. j) O local de pagamento e a mensagem de cobrança que serão considerados na emissão da segunda via de boleto por são os mesmos usados na primeira via. Este recurso estará disponível somente para os boletos cuja primeira via foi emitida a partir da nova versão do Condomínio21. Para emissão de segunda via dos boletos mais antigos, gerados antes desta nova versão, o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança configurados no cadastro da conta corrente para a qual o boleto foi gerado. Se não houver uma configuração no cadastro da conta corrente, o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança marcados como Principal nos seus respectivos cadastros. 9

10 Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente Para que seja configurado local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente para a qual o boleto será impresso é necessário que o Condomínio21 esteja integrado com o Comunidades On-Line e que o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio 21 On-Line esteja disponível e com a configuração Enviar informações para Internet marcada. a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes. b) Os campos para preenchimento do local de pagamento e mensagem de cobrança a serem utilizados no envio automático de segunda via de boletos estão disponíveis na aba Outras Configurações. c) Selecione o local de pagamento e a mensagem de cobrança nos referidos campos e clique em Gravar. d) Com essas informações preenchidas ao enviar a segunda via do boleto através do processo automático de envio o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança definidos no cadastro da conta corrente. Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança principal (geral, para qualquer banco/conta utilizado somente quando não houver uma definição no cadastro da conta corrente) 10

11 Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos por e SMS A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Comunidades Online para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez. Como fazer: Teste de solicitação de envio de 2ª via de boletos - Administradora a) No Comunidades On-Line faça login com o administrador do sistema. b) Acesse o menu Empresa > Dados Cadastrais. 11

12 c) Na seção Segunda via de boletos que fica no final da página, marque a opção Habilitar envio de segunda via de boletos de forma automática. d) Clique em Salvar. Em seguida faça o teste do envio de segunda via de boletos automático através do link Clique aqui. 12

13 e) Será aberta uma seção para informar o condomínio e a unidade para a qual será enviado o teste de segunda via do boleto por . f) Após selecionar os dados do condomínio e a unidade clique em Abrir. Na tela Segunda via de boletos selecione o boleto, a data para pagamento (habilitada somente com a configuração apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades On-Line). Informe o ao qual será enviado boleto e/ou o número de celular que receberá o SMS com os dados para pagamento do boleto. g) No campo de seleção do boleto clique no botão Legenda para ver a descrição de cada status. O status é atualizado de acordo com o andamento da solicitação para que o usuário possa fazer o acompanhamento através do Comunidades On-Line. 13

14 h) Clique em Solicitar 2ª via. Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso. i) O boleto será encaminhado em formato PDF para o informado na solicitação. Esse é um teste a ser realizado pela Administradora do Condomínio. 14

15 Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e SMS Instruções para Condôminos A seguir estão descritos os passos necessários para que o condômino faça a solicitação da segunda via de boletos no site do Comunidades Online Como fazer: Solicitação de envio de 2ª via de boletos - Condômino a) No Comunidades On-Line faça login com usuário e unidade do condômino. b) Acesse o menu Início > Segunda Via > Solicitação. c) Na tela de Segunda via de boletos serão apresentados os períodos (meses de referência) que têm boletos em aberto, respeitando a configuração do prazo máximo permitido para emissão de segunda via de boleto no site (veja neste manual: Configurar serviço de geração de boletos item c). Selecione o período desejado, informe a data para pagamento (habilitada somente com a configuração apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades On-Line) e informe o para recebimento do boleto. O 15

16 usuário poderá informar, também, um número de celular para receber um SMS 3 contendo o valor, data de vencimento e código de barras do boleto a ser pago. Clique em Solicitar 2ª via. d) Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso. e) O boleto será encaminhado em formato PDF para o informado na solicitação. 3 O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online. 16

17 f) O SMS será recebido como no exemplo abaixo: g) Vale lembrar que a segunda via do boleto que será recebida pelo condômino está formatada no leiaute básico padrão Febraban. No caso do SMS, serão enviados apenas os principais dados do boleto e a linha digitável, necessária para a realização do pagamento através de smartphones ou internet. h) Somente serão apresentados boletos em aberto com até 120 dias de atraso. Boletos com vencimento anterior a esse período não estarão disponíveis para solicitação de segunda via (veja neste manual: Configurar serviço de geração de boletos item c). i) Os valores dos boletos serão recalculados considerando nova data de vencimento e configuração de juros, multa e correção do Condomínio21. j) É importante ressaltar que o sistema enviará todos os boletos em aberto da unidade no mês de referência solicitado. Portanto, se houver dois boletos em aberto para um determinado mês, os dois serão enviados por . 17

18 Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e SMS no Condomínio21 A seguir estão descritas informações que auxiliarão a Administradora a monitorar as solicitações feitas pelos condôminos no site do Comunidades Online e atuar nos casos em que o boleto não pode ser enviado automaticamente pelo sistema. Como fazer: Acompanhar envios a) O aplicativo Cond21Boletos.exe é inicializado de forma automática juntamente com o Sistema Operacional na máquina configurada para executá-lo. b) A tela de monitoramento apresentada permite acompanhar o andamento das requisições originadas do Comunidades On-Line. Importante: para ter acesso à tela de monitoramento é necessário que todas as configurações citadas no primeiro tópico desse manual tenham sido realizadas no Condomínio21. c) O aplicativo Cond21Boletos.exe realiza as atualizações no site Comunidades On-Line de acordo com a configuração que foi realizada para o serviço no Condomínio21 considerando hora inicial e final definidas. 18

19 d) De 5 em 5 minutos a aplicação Cond21Boletos.exe verifica se há processos na fila para serem executados e envia os boletos para o e/ou número de celular informado. e) Na tela de monitoramento é possível realizar os seguintes filtros: Situação: Monitoramento, Aguardando Envio, Enviados e Processados Com Falha. A opção padrão para o campo é Monitoramento. Data Inicial e Data Final: permite informar um período para filtro das solicitações por data de criação. 19

20 Condomínio: permite filtrar um condomínio específico ou considerar todos. A opção padrão do campo é Todos. Unidade: o campo é habilitado sempre que é selecionado um condomínio específico. O valor padrão do campo é Todas e pode ser alterado através do binóculo de pesquisa que exibirá as Unidades cadastradas para o condomínio selecionado. Mês de referência: permite filtrar as solicitações referentes aos boletos de um determinado mês. O campo deve ser preenchido conforme máscara MM/AAAA. f) Botões disponíveis na tela: Enviado Manualmente: permite ao usuário retirar o item da fila para enviar o boleto manualmente. Esse botão será habilitado somente para as solicitações Processadas com Falha. Cancelar Envio: permite ao usuário impedir o processamento da solicitação, cancelando o envio da segunda via de boletos. Esse botão fica habilitado para as solicitações Processadas com Falha e Aguardando Envio. Selecionar Todos: permite ao usuário selecionar todas as solicitações apresentadas na tela para execução de alguma ação através dos botões acima. g) Informações disponíveis na tela: Última disponibilização de boletos em aberto para o Comunidades: informa a data e a hora em que ocorreu a última atualização dos boletos em aberto no Comunidades OnLine através da integração com o Condomínio21; Novas solicitações serão verificadas em: cronômetro que informa em quanto tempo novas solicitações serão verificadas e processadas pelo Cond21Boleto.exe. Observação: Quando o filtro de situações está preenchido com a opção Monitoramento, à frente dos campos Processados com Falha e Aguardando Envio, será exibida a quantidade de solicitações existentes nestas situações. Estas quantidades serão atualizadas conforme atualização automática da tela. Ao alterar o filtro para Processados com Falha ou Aguardando Envio, as quantidades serão exibidas somente quando o botão Filtrar foi acionado. 20

21 h) Campos disponíveis na tela de monitoramento: Condomínio: apresenta o condomínio ao qual a unidade que solicitou a segunda via de boleto por pertence; Unidade: apresenta a unidade que requisitou o boleto; Cliente: nome do sacado apresentado no boleto; Data: data de vencimento informada no site do Comunidades On-Line quando foi efetuada a solicitação de segunda via de boleto; Mês: mês de referência do boleto; Número: nosso número CNAB do boleto original; /Celular: endereço de e/ou número de celular para o qual o boleto será enviado; Observação: exibe as mensagens de erro exibidas no site do Comunidades On-Line para as solicitações Processadas com Falha. Para as solicitações com envio manual é exibido texto Enviado manualmente pelo usuário. A coluna é apresentada em branco para as solicitações que estão com situação Aguardando Envio e Enviados com processo automático. i) O processamento do envio da segunda via de boletos por ou SMS apresenta falha quando os dados bancários estão incorretos ou incompletos ou não foi possível gerar o nosso número CNAB para a solicitação. Outra situação que provoca falha é quando as configurações de principal não foram realizadas corretamente. Nesse caso, quando a configuração Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto estiver marcada o endereço cadastrado receberá um da Administradora informando o motivo dessa falha conforme exemplo abaixo: Quando é informado um número de celular para receber SMS também é enviada uma mensagem a esse número no seguinte formato: 21

22 Administradora do Condomínio Exemplo. Não foi possível emitir a segunda via de boleto no mês de referência 10/ Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades OnLine Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite informar data de pagamento ao solicitar a segunda via de boletos no Comunidades OnLine. Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 On-line. b) O novo parâmetro foi inserido na última coluna da tela conforme imagem abaixo. c) Marque a coluna Permitir correção de 2ª via de boleto. Com esse parâmetro marcado quando o condômino entrar na tela de solicitação de segunda via no Comunidades OnLine será apresentado um campo para informar a data de pagamento. As correções serão feitas no valor do boleto de acordo com a data de pagamento informada. 22

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24 3. Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber. Foi desenvolvida uma funcionalidade que permite obter o código do sacado, automaticamente, sempre que for solicitada importação das contas a receber. Atualmente, o sistema permite importar contas a receber somente através da utilização de arquivos de texto (.txt). A partir da nova versão será permitida a importação também através de arquivos em formato excel (.xls) Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Exportações/Importações > Importação de lançamentos Contas a receber. b) Clique no botão Novo. c) No campo Tipo de Arquivo, escolha a opção Texto ou Excel. 24

25 d) Informe as colunas da seção Mapeamento e Identificação dos campos como já é feito habitualmente no sistema. e) Informe os valores para os delimitadores e para formatação de campo e clique em Gravar.. 25

26 Importante: se o usuário selecionar a opção Excel os campos Delimitado por ponto e vírgula, Delimitado por Pipe, Separador Decimal e Formato de Data estarão desabilitados para edição. f) Configure o arquivo com os dados a serem importados na ordem em que foram cadastrados. O arquivo em formato excel deve conter, obrigatoriamente, as seguintes informações: Código do condomínio; Unidade; Código do sacado; Vencimento; Valor; Classe; Descrição. g) No campo Arquivo selecione o arquivo a ser importado clicando no botão [...]. h) Após selecionar o arquivo clique em Executar Leitura do Arquivo. O sistema irá proceder com a leitura do arquivo e copiar os dados para as colunas indicadas. É importante ressaltar que os dados do arquivo importado devem estar dispostos na mesma ordem em que as colunas são apresentadas na tela de Importação de Lançamentos. Veja exemplo abaixo: 26

27 Planilha contendo os dados a serem importados i) Após importar os dados o sistema realiza a validação de todos os campos obrigatórios e conclui a importação. 27

28 j) Concluída a importação é possível consultar o lançamento através da tela de Pesquisa de Contas a Receber. 4. Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos. A partir da nova versão estão disponíveis na tela de Pesquisa de Abonos e Descontos novos filtros que permitem pesquisar contas a receber e a pagar por descrição do arquivo de retorno por Data de Pagamento, Data de Liquidação e através da seleção do arquivo de retorno. Como fazer: a) Acesse o menu Editar > Pesquisa de Abonos e Descontos. b) Selecione a opção Data da Baixa para realizar filtros por data de pagamento, data liquidação e por arquivo de retorno. Informe a data inicial e a data final e clique em Filtrar. O sistema irá retornar as contas cuja data de pagamento estão entre as datas informadas. 28

29 c) Para localizar o arquivo de retorno clique no ícone de busca (binóculo) e clique em Filtrar. Serão apresentadas as contas que possuem abonos e descontos que foram concedidos para que o usuário possa autorizar ou desautorizar as correções. Importante: caso não existam no arquivo de retorno contas a pagar ou contas a receber que foram baixadas incorretamente, o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando que não foram encontrados dados para o filtro informado. 29

30 5. Nova composição do número do documento do boleto Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite exibir no boleto no campo Número do Documento o código do condomínio, unidade e número do cliente. Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes. b) Marque o parâmetro Exibir o código do condomínio no número do documento do boleto. Importante: o campo Número do Documento deverá ser preenchido respeitando o tamanho permitido que varia de 10 a 15 caracteres. c) Acesse o menu Baixas> Cobranças > Recibos/Boletos. d) Clique em visualizar o boleto após selecionar a unidade. 30

31 e) No boleto emitido o campo Número do Documento passa a apresentar o número da unidade e também o código do condomínio. 31

32 Evoluções do Condomínio 21 Novidades da Versão 34.04/ Versão Funcionalidades 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 32