Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Novidades versão 32.10/ Log de Auditoria Avançado* Nesta versão do Condomínio21 Corporate foi disponibilizado o novo Log de Auditoria Avançado que apresenta, como diferencial, a abrangência de um volume maior de dados e operações que poderão ser auditadas. Os processos contemplados nesta nova feature são: Contas a Receber inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; emissão, alteração e impressão de boletos; cancelamento e baixa de contas. Contas a Pagar inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; cancelamento e baixa de contas. Cadastro de Unidades e de Contas Correntes inclusão e exclusão de unidades; alteração dos principais campos destes dois cadastros. Fechamento inclusão e exclusão de um fechamento; alteração em algumas informações de fechamento. A primeira etapa antes da utilização do Log de Auditoria Avançado consiste em configurar o seu comportamento, informando ao Condomínio21: a) quais são os processos e campos a serem auditados; b) de quanto em quanto tempo os dados do log devem ser descartados; c) como deve ser feito o descarte do log. Como fazer: A Configurando o novo log 1. Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração > Manutenção > Desempenho e Segurança. Na aba Segurança, marque a opção Gerar log de auditoria avançado. 2. Clique no botão Ok. Dica: a opção Gerar log de auditoria não precisa estar marcada para que o novo log seja utilizado. 3. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração. Todos os processos estarão com o log desativado, conforme a figura abaixo. 2

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4 4. Para habilitar o log em todas as operações de um determinado processo, Contas a Receber, por exemplo, basta marca-lo no grid e, automaticamente, todas as operações serão marcadas pelo sistema. 5. Selecione, individualmente, os campos que deverão ser auditados. IMPORTANTE A seleção de um grande número de processos, operações e, principalmente de campos, pode comprometer a performance do sistema. Por esta razão, recomendamos que esta configuração seja definida com cautela e levando em consideração a real necessidade de sua empresa. 4

5 6. Repita as etapas 4 e 5 para os demais processos que deverão ser auditados. Novidades da Versão 32.10/ Defina o período em que os dados do log deverão ser mantidos no banco de dados. A permanência pode ser de 1 a 12 semanas. Passado o período definido, o Condomínio21 eliminará, automaticamente, os dados armazenados no log. O novo log de auditoria gera cópia dos dados alterados, indicando quem alterou, quando, o conteúdo do campo antes da alteração e novo conteúdo. Este procedimento pode aumentar o tamanho do banco de dados, por esta razão é importante que os dados do log sejam eliminados depois de um determinado período. Quanto maior o tempo de permanência, maior pode ser o volume de dados armazenados no log. 8. Defina como deve ser o descarte automático das informações armazenadas no log. O Condomínio21 poderá gerar, automaticamente, um arquivo no formato texto contendo a lista dos dados antes de eliminá-los do log. Para gerar esse backup, escolha a opção Exportar para TXT e excluir do banco de dados. Para não gerar o arquivo de backup, escolha a opção Excluir do banco de dados. 9. Clique no botão Gravar. Será emitida a mensagem conforme a figura abaixo. Depois que o log foi configurado, as operações passarão a ser monitoradas e poderão ser consultadas posteriormente. B Consultando os dados do novo log 1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta. 5

6 2. Selecione um processo. Os dados do filtro serão modificados conforme o processo selecionado. 6

7 3. Preencha os campos do filtro de acordo com a informação que precisa ser rastreada. O Condomínio21 permite que sejam visualizadas todas as informações armazenadas no log, mas também é possível restringir a busca a um determinado campo, como por exemplo, a data de vencimento. 4. Clique no botão Filtrar para visualizar os dados do log. C Expurgando os dados do novo log manualmente 7

8 1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração. Novidades da Versão 32.10/ Clique no botão Expurgo. 3. Informe o número de dias que deverão ser considerados para eliminação dos dados do log. O Condomínio21 eliminará todos os dados de log gerados com data superior ao número de dias informado na tela. 4. Defina como deverá ser o descarte: gerando um arquivo TXT de backup ou apenas eliminando do banco de dados. 5. Clique no botão Processar. 8

9 6. Se for escolhida a opção Exportar para TXT e excluir do banco de dados, será gerado um arquivo semelhante ao exemplo abaixo. Este arquivo poderá ser visualizado em qualquer aplicativo de edição de texto. Atenção: o arquivo TXT será gerado na pasta LogAuditoria, na pasta de instalação do sistema Condomínio21 9

10 2. Cubo A partir da versão 32.10/ está disponível um novo relatório de Gráficos e Estatísticas, o Cubo Dinâmico. O objetivo da nova ferramenta é facilitar a gestão, análise e a visão dos negócios, de uma forma mais estratégica e dinâmica. É uma ferramenta desenvolvida para oferecer o gerenciamento das áreas de Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto, Inadimplência, Pessoas, Consumo e Fluxo de Caixa, com cruzamento de dados assim proporcionando uma visão mais estratégica para as análises e não somente na forma de relatórios. São exibidos gráficos comparativos baseados nas visões pré-configuradas pelo Condomínio21 e que são exibidas no momento em que o Cubo Dinâmico é acessado. Há também a possibilidade de criar novas visões personalizadas para as consultas, dentro do que for mais adequado para a análise de cenário de cada empresa. Essas novas visões poderão ser acessadas a qualquer momento em novas consultas. O resultado das visões pode ser exportado para o Excel e há ainda a opção de imprimir como relatório. Como fazer: 1. Acesse o menu Relatório > Gráficos e Estatísticas > Cubo Dinâmico. O Condomínio21 irá exibir o resultado baseado nos dados padrões do condomínio que estiver sendo operado pelo usuário no momento. Por padrão será exibida a visão de Contas a Receber Por Condomínio, como mostra a figura abaixo (Fig. 1). Podem ser inseridos novos dados para consulta nos campos de filtro. A tela será atualizada de acordo com o filtro realizado. 2. Caso queira alterar os campos de exibição no resultado da consulta, basta selecionar os itens na coluna campos à esquerda e eles serão exibidos no campo a direita, já com os dados preenchidos. 3. Para salvar essa nova visão configurada, clique no ícone de Salvar. O Condomínio21 irá exibir a mensagem Deseja salvar a visão configurada? (Fig. 2), clique em Sim e será exibido o campo 10

11 para inserir o nome da nova visão. Neste momento também é possível escolher uma imagem (ícone) para ser associada à nova visão. (Fig. 3) Fig. 2 Fig. 3 11

12 4. Após salvar a nova visão, a opção será exibida junto às demais já configuradas. (Fig.4) Fig Opção de alterar a exibição dos dados em linhas, colunas ou valor: clique com o botão direito do mouse sobre o campo, que não deve estar selecionado, e selecione a opção de Linha, Coluna ou Valor. Ao selecionar uma das opções automaticamente o sistema seleciona o campo e exibe a consulta da nova forma. (Fig. 5) (Fig. 6). Fig.5 Forma de Linha 12

13 Fig. 6 Forma de Coluna Novidades da Versão 32.10/ Opção Exportar dados para Excel: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone Exportar dados para excel ; será aberta opção de local para salvar a planilha, logo verifique a planilha salva, os dados serão exibidos conforme figura abaixo. (Fig. 7) Fig. 7 13

14 7. Opção de Imprimir Relatório: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone Imprimir ; os dados serão impressos de acordo com a figura abaixo (Fig. 8). Fig Opção de Excluir Visão: Selecione uma visão na coluna à esquerda e clique no ícone Excluir. Sistema irá exibir uma mensagem de confirmação, conforme figura abaixo. Após clicar em sim a opção de visão criada, será excluída da lista. (Fig. 9) OBS: Somente podem ser excluídas as visões criadas pelos usuários. As visões pré-definidas do sistema não podem ser excluídas, o ícone Excluir fica desabilitado. Fig. 9 14

15 3. Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes Novidades da Versão 32.10/ Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada opção de integrar por centro de custo. O objetivo é enviar os lançamentos que possuem rateio nos centros de custo da mesma forma para o Gcontábil. Como fazer: 1. Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas; aba outros, marque a opção Integrar por Centro de Custo (Fig.1) 2. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Receber; realize lançamento e apropriação por centro de custo; (Fig. 2) 3. Realize a exportação dos dados para o Gcontábil e faça a conferencia dos dados lançados (Fig.3). Os lançamentos visualizados devem estar de acordo com o realizado no sistema Condomínio, por centro de custo. Fig. 1 15

16 Fig. 2 Novidades da Versão 32.10/ Fig. 3 16

17 4. Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar A partir da versão a opção Exporta Contábil está presente nas telas de Importação de Contas a Pagar e a Receber. O objetivo é facilitar para o cliente que utiliza a importação de contas via planilha do Excel e que trabalha com o Condomínio21 integrado com o Gcontábil, o envio dos dados já com a informação que aqueles lançamentos serão exportados para o Contábil. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Exportações/importações > Importação de Lançamentos Contas a Receber ou Contas a Pagar; selecione arquivos, nome da importação e logo ao lado do campo Código há a opção de Exporta Contábil. Se trabalhar com a exportação para o Contábil, essa opção deve ser marcada antes de executar a importação. (Fig. 1 e Fig. 2) 2. Acesse o menu Consulta > Lançamento de Contas a Receber ou Contas a Pagar; realize filtro referente as contas importadas, selecione um lançamento para alteração e verifique que a opção Exporta Contábil já está marcada de acordo com o que foi selecionado no momento da importação. (Fig. 3) Fig. 1 17

18 Fig.2 Alterar Lançamento de Contas a Pagar Fig. 3 18

19 5. Checagem manual ou automática de dados a resgatar do Comunidades Nesta versão foi incluída a opção Verificar automaticamente dados Cadastrais Online. O objetivo é diminuir a lentidão no sistema, pois ao realizar a troca do condomínio, o sistema verifica se há dados a serem resgatados. O novo recurso é um opcional podendo ser ligado/desligado via parâmetro. Como fazer: 1. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações > Aba Online; se a opção for para que o sistema verifique automaticamente, a opção deve estar marcada, caso contrário, se for feita uma verificação dos dados manual, deixar a opção desmarcada. (Fig. 1) 2. Acesse o menu Arquivo > Integrações > Consolida dados alterados no Comunidade21 > Aba Consultar dados; nesta opção é possível realizar a conferência se há dados do Comunidades21 a serem consolidados com o Condomínio21. (Fig. 2) Fig. 1 19

20 Fig. 2 Novidades da Versão 32.10/

21 6. Permissão especial para operações críticas Novidades da Versão 32.10/ A partir desta versão do Condomínio21, passou a ser possível aumentar o nível de segurança para a realização de algumas operações críticas, como o cancelamento de acordos, o cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos. Com esta nova feature, estas operações somente poderão ser confirmadas no sistema se houver o aval de algum usuário com perfil de alçada superior, como supervisores, gerentes e diretores, por exemplo. Etapas para a configuração e utilização do recurso: 1. Habilitar o recurso que condiciona a execução de alguns processos à liberação através de alçada especial. Se o parâmetro não for habilitado, a execução desses processos continuará acontecendo normalmente, dependendo apenas da permissão padrão de acesso à opção. 2. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de Permissões Especiais. Os usuários com acesso a esta opção poderão definir quem tem Permissões Especiais. Por esta razão, recomendamos critério na definição dos autorizados. 3. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de configuração de grupos de acesso. Os usuários com acesso a esta opção poderão, consequentemente, conceder a outros usuários (ou a si mesmos) acesso à opção que define quem tem Permissões Especiais (etapa 2). Por esta razão, recomendamos critério na definição dos autorizados. 4. Identificar os usuários com perfil de alçada superior que serão responsáveis por avaliar a operação que está sendo executada e liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes usuários definindo os processos cuja execução eles poderão autorizar. As operações passíveis de bloqueio com liberação através de senha são: cancelamento de acordos, cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos. 5. Durante a realização de uma operação crítica, se o usuário não tiver perfil de alçada superior, o sistema solicitará uma senha que deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos na etapa 4). Se a senha for válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida, ou seja, se o usuário que a digitou também não for autorizado para fazer aquela liberação, o sistema não permitirá que a operação seja concluída. 21

22 Como fazer: 1. Arquivo > Configuração do Sistema > Geral > Aba Segurança; selecionar os processos que necessitam de liberação especial. Para não aderir a esta nova funcionalidade, basta manter os processos desmarcados; 2. Acessar Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso; fazer as modificações abaixo com o objetivo de restringir ao Administrador do Sistema o acesso às telas de configuração de permissões: a. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Permissões Especiais de todos eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o Administrador poderá definir os usuários que podem ou não modificar as permissões especiais. 22

23 Ao desmarcar a opção Permissões Especiais na tela de Grupos de Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão acessar a tela abaixo. b. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Grupo de Acesso de todos eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o Administrador poderá conceder ou não acesso à nova opção de configuração de Permissões Especiais. Ao desmarcar a opção Grupo de Acesso na tela de Grupos de Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão mais acessá-la. 3. Identificar os usuários que serão responsáveis por avaliar a operação que está sendo executada e liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes usuários definindo os processos cuja execução eles poderão autorizar. Para isto, basta selecionar um processo no quadro Processos não autorizados e clicar na seta à direita para que ele seja transferido para o quadro Processos Permitidos. Ao gravar a alteração, esse usuário passará a ter alçada para autorizar, através de sua senha os processos definidos. 23

24 Observação: é possível definir que o usuário é autorizado a liberar um ou mais processos, não necessariamente todos. Desta forma, é possível definir, por exemplo, que somente o gerente de contas a pagar pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de conta a pagar, e que somente o gerente de contas a receber pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de conta a receber. Um gerente geral poderia ter permissão para liberar todas as operações. 24

25 4. Durante a operação, se o usuário não tiver autorização especial, o sistema solicitará uma senha que deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos na etapa anterior). Se a senha for válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida, ou seja, se o usuário que a digitou também não for autorizado, o sistema não permitirá que a operação seja concluída. Exemplos: a) Acordo Cancelamento de Acordo (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada. Caso não seja fornecida a senha ou a mesma não seja válida, sistema exibe a mensagem abaixo. 25

26 b) Contas a Pagar Cancelar Baixa (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada. c) Contas a Pagar Alteração 26

27 d) Se o usuário tem perfil de alçada superior, a senha não será solicitada durante a execução dos processos críticos, como neste exemplo: Cancelamento de Baixa (a senha não foi solicitada) 27

28 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 31.86/ Inativar fornecedores Ajustes no relatório de Benchmarking 31.69/ Homologação Banestes - boleto e remessa Alteração do termo Document Group para Group Print Mensagem CNAB na remessa Sicredi 31.66/ Homologação Banco Sicredi Lançamento por Grupo considerar opção Multiplicar por Boleto CEF padrão Sicob com operação / Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação. Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas. Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência. Novo layout cobrança registrada SICOOB Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários s 31.49/ Divisão da tela de configuração do sistema Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas Imprimir log de envio de boletos e comunicados Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô 31.33/ Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto formatos C e E Médio Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais 31.29/ Numeração por faixa Unicred e Sicred Homologação CEF padrão Sinco 31.28/ Leitura de consumo para unidade vinculada Filtro de contas originais no relatório de inadimplência 31.12/ Editar observação na emissão de DARF Filtro de tipo de unidade em relatórios 31.12/ Relatórios para benchmarking Configuração de margens de relatórios Boleto Unicred Banco do Brasil Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos - BACEN Boleto de tributos municipais convênio 857 Destacar em negrito inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso Permitir ignorar unidades vinculadas ao inserir valor consumo zero Aumentar a fonte na consulta de plano de contas Visualizar contas originais de acordo velho 31.06/ Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada 31.03/ Importação de Dados cadastrais do Comunidades21 Importação de Consumo do Comunidades /2.467 Integração Condomínio 21 com Gestão Eletrônica de Documentos (GED) 28

29 30.86/ Ajuste das dimensões do código de barras em boletos do banco Banestes Maior quantidade de linhas na composição de arrecadação do boleto formato E e E Frente e Verso Mensagem ao inativar condomínio que tenha integração Online 29