Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 1. Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Nesta versão do sistema Condomínio21 foi incluído novo filtro de seleção para exibição do balancete - Não exibir resumo financeiro. Este recurso possibilita realizar a escolha de visualização do resumo da movimentação financeira do condomínio. Observação: Esta opção será habilitada quando for utilizado o Balancete com formato Detalhado e na tela emissão for selecionado o modelo Mensal. Como fazer: a) Acesse o Menu Relatórios > Contas> Demonstrativo de Receitas e Despesas ( Balancete). b) Selecione o balancete a ser exibido através dos filtros. c) Habilite a opção não exibir resumo financeiro e clique em visualizar. 2

3 d) O resumo financeiro não será apresentado no balancete. 3

4 e) Para visualizar o resumo financeiro no balancete, desabilite a opção não exibir resumo financeiro e clique em visualizar. f) O sistema apresenta o relatório com o resumo financeiro. 4

5 2. Importação de Unidades e Pessoas* Visando contribuir com a produtividade das administradoras, foi desenvolvida uma nova funcionalidade no Condomínio21 que possibilita importar para o sistema unidades e suas respectivas pessoas de forma automática. Com esta nova funcionalidade, o processo de cadastro de unidades, proprietários e locatários de um novo condomínio passa a ser feito de forma ágil, bastando fornecer ao sistema uma planilha ou arquivo no formato texto contendo as informações a serem utilizadas no cadastro. Esta planilha ou arquivo texto poderá apresentar os dados cadastrais em qualquer ordem, sendo necessário apenas indicar ao sistema em qual coluna está cada informação. A partir daí, o Condomínio21 fará a leitura. Assim que o arquivo for lido pelo sistema, será feita, automaticamente, uma análise dos dados que apontará as inconsistências para que sejam corrigidas na planilha ou arquivo texto pelo usuário, garantindo assim a integridade dos dados ao serem importados. Estas situações encontradas durante a importação serão exibidas na aba Log de Importação. A tela de importação apresenta uma legenda com painel em cores que sinalizam e facilitam a identificação destas inconsistências. Esta feature permitirá que a primeira cobrança de um novo condomínio seja realizada com maior agilidade e em um prazo menor, uma vez que o trabalho de digitação desses cadastros não precisará ser feito. Importante: Para realizar a importação é necessário a existência de um condomínio cadastrado através do Menu Cadastro > Condomínios. Esta nova funcionalidade possibilitará a importação de arquivos em: formatos.txt,.csv e.xlsx. Se a Administradora receber os dados de um novo condomínio em um layout diferente daquele usado na última importação, bastará criar uma nova configuração com o novo layout. Ao criar a configuração de importação, inserir os campos na mesma ordem em que eles são apresentados na planilha. *Esta feature é um diferencial das versões Corporate. Como fazer: a) Acesse a tela Importação de Pessoas e Unidades através do Menu > Arquivo > Exportação /Importação > Importação de Pessoas e Unidades. b) Selecione o botão Novo para habilitar os campos necessários para criar uma nova configuração de importação. c) Informe o Nome da configuração de importação. Utilize um nome que facilite a identificação no futuro, caso seja necessário importar uma nova planilha em formato semelhante. Escolha o Tipo de Arquivo (Texto ou Excel) e o Tipo de Importação ( Pessoas ou Pessoas e Unidades ). Pessoas: serão importados somente dados de proprietários. Pessoas e Unidades: serão importados os dados da unidade e seus respectivos proprietários e locatários. 5

6 d) Clique no botão [+] Adicionar Campo para inserir as colunas. e) Clique em [...] do campo Campo: da nova coluna para exibir a tela de busca rápida. f) Na tela de Busca Rápida selecione o nome da coluna e clique em Selecionar. g) Repetir os passos acima (de d a f ), sucessivamente para todas as colunas que foram inseridas. Ao final, clique no botão Gravar. 6

7 h) Depois de clicar no botão Gravar, o campo Arquivo será habilitado. Através dele, deverá ser localizado o arquivo no qual estão os dados a serem importados para o sistema. i) Clique no botão [...] para selecionar o arquivo de importação. Figura 1 Exemplo de uma planilha de importação de dados de pessoas i) Clique no botão Executar leitura do arquivo. 7

8 j) Se houver linha de cabeçalho (títulos de colunas) na planilha, indique no campo Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha o número da linha a partir da qual a importação deve ser realizada. Exemplos: Nesta planilha, o campo Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha deverá receber o valor 2. Desta forma, o sistema irá ignorar a linha 1, que contém a linha de cabeçalho. Na planilha abaixo, o campo Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha deverá receber o valor 3. Desta forma, o sistema irá ignorar as linhas 1 e 2, já que nesta planilha o cabeçalho ocupa duas linhas. Neste último exemplo abaixo, o campo Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha deverá receber o valor 1 (que é o padrão do sistema). Desta forma, o será realizada a importação dos dados a partir da primeira linha, pois esta planilha não tem linha de cabeçalho. k) Quando o sistema concluir a leitura do arquivo, os dados serão apresentados na aba Visualização para que possa ser feita uma conferência visual antes que a importação dos dados seja feita. 8

9 Na aba Visualização é apresentada uma legenda e um log para facilitar a correção dos dados inconsistentes. Cada cor corresponde a uma situação diferente. Serão destacados somente os campos que apresentarem algum tipo de inconsistência. Desta forma, será fácil identificar o que precisa ser corrigido na planilha antes de processar a importação. Vermelho: São erros críticos que impossibilitam a importação do arquivo. Amarelo: São advertências que alertam sobre uma inconsistência, mas não impedem a importação do arquivo. Fundo Branco/Fonte azul: São textos que foram substituídos através da tabela de conversão. Na aba Log de Importação é informada, detalhadamente, cada inconsistência encontrada pelo sistema e em qual linha esta inconsistência foi identificada. Importante: Se for necessário fazer correções na planilha ou no arquivo texto, é imprescindível fazer uma nova leitura do arquivo, clicando no botão correspondente. 9

10 l) Depois que não houver mais nenhuma inconsistência crítica (itens em vermelho), clique no botão Importar Dados para processar a importação. Tabelas de conversão Alguns dados da planilha podem ser convertidos durante a importação para que fiquem compatíveis com os valores que são aceitos pelo sistema sem que seja necessário alterar manualmente todos os dados do arquivo. Exemplo: o sistema exige que o campo Tipo de Pessoa seja F quando for física ou J quando for jurídica. Se na planilha esse campo estiver preenchido com variações das palavras Física e Jurídica, basta criar uma tabela de conversão para que o sistema possa fazer a adaptação durante a importação dos dados. Como fazer: m) Clicar no botão Tabela de conversão e adicionar os dados de origem (neste exemplo: Física, física, jurídica, jurídica, etc) e os dados do destino (neste exemplo: F, J ). n) Clicar no botão [+] Adicionar Campo para incluir a nova coluna. o) Clicar em [...] do campo Campo: da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecionar o campo que será convertido (neste exemplo será o campo Proprietário Tipo de pessoa ). p) Clicar em [...] do campo Tabela de conversão: da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecionar a tabela de conversão que será usada. 10

11 q) Concluir a configuração das demais colunas, clicar no botão Gravar e executar as outras etapas descritas acima a partir do item h) deste manual para fazer a leitura do arquivo e a importação. Valor fixo Se for necessário repetir o mesmo valor em um determinado campo para todas as unidades e/ou pessoas importadas, é possível utilizar o campo Valor fixo:. Utilizando esse recurso, o sistema não fará a leitura da planilha para buscar esta informação. Exemplo: todas as pessoas do condomínio são do tipo pessoa física. Como fazer: r) Clicar no botão [+] Adicionar Campo para incluir a nova coluna. s) Clicar em [...] do campo Campo: da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecionar o campo que será convertido (neste exemplo será o campo Proprietário Tipo de pessoa ). 11

12 t) Digitar o valor que será repetido no campo Valor fixo: da nova coluna (neste exemplo será F ). u) Concluir a configuração das demais colunas, clicar no botão Gravar e executar as outras etapas descritas acima a partir do item h) deste manual para fazer a leitura do arquivo e a importação. Importação de Pessoas e Unidades Todos os passos mencionados até agora serão utilizados para os dois tipos de importação Pessoas e Pessoas e Unidades. Entretanto, a configuração da importação de Pessoas e Unidades possui uma particularidade que é a indicação do tratamento que deverá ser dado às informações do locatário. Há casos em que um novo condomínio (imóveis novos entregues por uma incorporadora) ainda não estão locados e, neste caso, os dados de locatário não existirão na planilha de importação. Há duas formas de tratar esta situação usando o campo Valor padrão para locatário não informado. As opções são: Repetir proprietário e Unidade vazia. Se for escolhida a primeira opção, ao importar o cadastro da nova unidade, o Condomínio21 irá repetir nos dados do locatário os mesmos dados importados para o proprietário. Se for escolhida a segunda opção, o Condomínio21 lançará o locatário com o código correspondente a Unidade vazia. Importação usando arquivo do tipo Texto (.TXT) Ao configurar a importação de um arquivo texto, alguns parâmetros adicionais devem ser definidos. Estes campos não ficam disponíveis na configuração de importação de planilha Excel. Separador decimal: informar ao Condomínio21 se os campos de valores utilizam Ponto ou Vírgula para separar os decimais. Formato de data: informar ao Condomínio21 o formato de data utilizado no arquivo texto. Exemplo: ano/mês/dia. Delimitador de campo: informar ao Condomínio21 qual é o caracter que separa um campo de outro. Exemplo: se os campos forem separados por ponto e vírgula, serão apresentados da seguinte forma no arquivo texto: Joao da Silva;F;145; 12

13 3. Nova forma de realizar lançamentos de Impostos - Saldo por Centro de Custo A nova versão do Condomínio21 disponibiliza uma melhoria na usabilidade do lançamento de impostos, a fim de reduzir dúvidas referentes aos lançamentos de notas fiscais com impostos retidos e lançamentos de uma conta a pagar referente a um único imposto. Lançamento de uma conta a pagar com retenção de impostos Para fazer o lançamento de uma conta a pagar com retenção de impostos o procedimento é o mesmo já conhecido. Apenas foi alterada a nomenclatura do campo Modo de Impostos para Retenção de Impostos e o campo Imposto deixou de ser exibido nesta opção. A funcionalidade continua a mesma. Lançamento de uma conta a pagar de um imposto específico Para este tipo de lançamento foi criada uma nova opção no sistema através do menu Editar > Lançamento de imposto avulso. Como Fazer: a. Acesse o menu Editar > Lançamento de Imposto Avulso. b. O sistema Condomínio21 abrirá a nova tela de Lançamento de Imposto Avulso. 13

14 c. Clique no botão Novo para habilitar o preenchimento dos campos de impostos. Observe que o campo Imposto já será marcado automaticamente pelo sistema. d. Informe a Classe e. Informe o Fornecedor f. Informe a Data de Vencimento g. Informe a Descrição h. Informe o Tipo de Pagamento i. Informe o Imposto ao qual se refere o lançamento avulso j. Clique em Gravar. O lançamento para pagamento do imposto será gravado no sistema. Para realizar a baixa não houve mudanças. O procedimento continua o mesmo. 14

15 Evoluções do Condomínio 21 Novidades da Versão 34.61/ Versão Funcionalidades 34.55/ Melhoria no recurso de seleção de cheques para o processo de impressão em lotes Novos filtros tela impressão de cheques: impressos e somente não impressos Melhoria tela impressão de cheques: exibição data de vencimento e seleção de impressora Novo parâmetro configurações avançadas: utilizar formulário pré-impresso 34.53/ Importação da configuração Exporta Contábil de lançamentos do Group Compras Novos códigos de DARF - Cadastro de Tipos de Impostos Ajustes no relatório de Saldos por Centro de Custo 34.45/ Campo observação no cadastro de unidade Opção para gerar relatório de benchmarking sem gráfico Novo modelo de relatório de inadimplência consolidado Alterações nos relatórios do Group Reports Agrupamento de contas a pagar e impressão de cheques em lote 34.28/ Validação de troca de plano de contas 34.04/ Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos Nova composição do número do documento do boleto 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 15