Manual de Geração de Arquivos para o SIB versão 3.0

Transcrição

1 Manual de Geração de Arquivos para o SIB versão 3.0 Para a versão 3.0 do Sistema de Informações de Beneficiários (SIB), o sistema K2 conta com uma série de ferramentas para possibilitar um envio mais simples dos arquivos de movimentação de Beneficiários para a Agência Nacional de Saúde Suplementar, ANS. Neste manual serão apresentados passo a passo os seguintes procedimentos: - Apresentação da nova versão do módulo de Operações do SIB do K2; - Importação do Arquivo de Conferência Especial, versão 3.0 do SIB; - Comparação do Arquivo de Conferência com a Base de Dados do K2; - Atualização na Base de Dados do K2 do novo código CCO, do SIB 3.0; - Ferramenta de Correção de Cidades e Estados de Beneficiários; - Geração de Arquivos de Envio para o SIB; - Processamento de Arquivos de Retorno (CCO); (16)

2 Apresentação da nova versão do módulo de Operações do SIB do K2 Esta é a nova interface do SIB no K2. No painel da esquerda está o menu com as opções. No canto inferior esquerdo, a Versão de Controle do módulo.

3 Importação do Arquivo de Conferência Especial, versão 3.0 do SIB Devido ao fato de a ANS ter criado um Novo método de Codificação de Registros, o CCO (Código de Controle Operacional) para os Beneficiários, fez-se necessária a importação do Arquivo de Conferência (ArqConf) para que o novo código fosse incorporado à Base de Dados do K2. Importando o Arquivo Deve ser selecionada a opção Importar Arquivo de Conferência, no Menu do lado esquerdo. Ao clicar nesta opção, o sistema exibe na tela os filtros e operações disponíveis para a Importação, como mostrado abaixo:

4 Em Local do Arquivo de Conferência, deve-se clicar no botão destacado na figura abaixo (1). Será aberta uma tela de seleção de arquivos, onde deve ser selecionado o Arquivo de Conferência Especial, disponibilizado pela ANS à partir do dia 25/06/2009. Assim que o Arquivo for carregado, serão exibidas as Informações sobre ele, no quadro (2). IMPORTANTE: O Sistema só aceitará Arquivos de Conferência da Versão 3.0. A versão do arquivo pode ser confirmada após o mesmo ter sido carregado, conforme destacado (3). Para realizar a Importação do Arquivo selecionado, basta clicar no botão Processar Importação (4) Caso já tenha sido feita alguma importação de Arquivo de Conferência, será exibido o aviso:

5 O Sistema iniciará a Importação do Arquivo. O Processo pode ser acompanhado pela barra de progresso, destacada abaixo. Ao final da Importação, o Sistema exibirá a seguinte mensagem:

6 Comparação do Arquivo de Conferência com a Base de Dados do K2 Uma vez tendo sido feita a importação do Arquivo de Conferência, será necessária a Comparação deste arquivo com a Base de Dados do Sistema K2. Isto é feito da seguinte forma: Clique na opção Comparar ArqConf e K2, no menu da esquerda.

7 Em seguida, clique no botão Comparar ArqConf e K2 (1). Será exibido o aviso (2). Clique em Sim caso queira continuar.

8 O Processo pode ser acompanhado pela barra de progresso, conforme destacado abaixo. Ao final da Comparação do Arquivo de Conferência, o Sistema exibirá a seguinte mensagem:

9 Atualização na Base de Dados do K2 do novo código CCO, do SIB 3.0 Depois de o Arquivo de Conferência ter sido Importado e Processado no Sistema, deve ser realizada a Atualização do CCO, Código de Controle Operacional da nova versão do SIB. Ainda na tela de Comparação de Arquivo de Conferência e K2, existe o botão Atualizar CCO, destacado na figura abaixo. IMPORTANTE: Em alguns casos, este botão pode estar desabilitado após a comparação do ArqConf. Caso isto ocorra, feche a tela das Operações do SIB e abra-a novamente. Ao clicar neste botão, o Sistema efetuará a atualização de todos os CCO dos Beneficiários do K2. O Processo pode ser acompanhado pela barra de progresso e, ao final, será exibida a mensagem:

10 Ferramenta de Correção de Cidades e Estados de Beneficiários Na nova versão do SIB (3.0), não será mais enviada para a ANS o nome da cidade do Beneficiário. Ao invés disso, será enviado o Código do Município da Tabela de Municípios do IBGE. Ao gerar os arquivos, o sistema busca automaticamente o Código do Município para a Cidade e Estado cadastrados nas informações do Beneficiário e, caso não localize, solicita a intervenção do Operador do Sistema. No entanto, devido ao fato de esta informação não possuir nenhum tipo de validação até hoje, podem existir muitas incoerências no cadastro. Para auxiliar no processo de correção dos nomes de cidades pode ser utilizada a seguinte opção:

11 Ao clicar na opção Correção de Nomes de Cidades do menu, será exibida a tela abaixo. Nesta tela os itens destacados são: 1 Lista de Cidades e Estados errados nos Cadastros dos Beneficiários. 2 Tabela de Municípios do IBGE. 3 Campo para localização de cidade na Tabela do IBGE. 4 Visualizar Cadastros clicando neste botão é possível visualizar os cadastros dos beneficiários que estão utilizando a Cidade/Estado errada. 5 Atualizar Cadastros clicando neste botão o sistema atualizará os dados dos cadastros que possuírem a Cidade/Estado errada (selecionada na lista 1) pela Cidade/Estado correta (selecionada na lista 2). 6 Fecha a Tela.

12 Geração de Arquivos de Envio para o SIB O processo de geração de arquivos foi modificado neste novo módulo. Ele está disponível na opção respectiva do menu. Para gerar o arquivo, o primeiro passo é informar o período (1). Por padrão, o Sistema traz o período definido para o mês anterior. Em seguida, deve-se clicar no botão Verificar Beneficiários para que o Sistema verifique as Inclusões, Alterações e Exclusões do Período Solicitado. Após o término do processo de verificação, os dados poderão ser visualizados no painel 3. Após as verificações e validações, o arquivo poderá ser gerado no local informado (4), através do botão Gerar Arquivo.

13 Após clicar no botão Verificar Beneficiários, o Sistema iniciará a verificação.

14 Caso o Sistema detecte algum nome de Cidade/Estado errado, será exibida a seguinte tela para o operador: Nesta tela os itens destacados são: 1 Lista de Cidades e Estados errados nos Cadastros dos Beneficiários. 2 Tabela de Municípios do IBGE. 3 Campo para localização de cidade na Tabela do IBGE. 4 Visualizar Cadastros e Atualizar Cadastros para manipulação dos dados dos Beneficiários, conforme descrito neste manual em Correção de Nomes de Cidades. 5 Utilizar Selecionada este botão efetua o envio do Código do Município no arquivo SIB, porém, não corrige no cadastro do Beneficiário. Caso o Operador não queira realizar as correções de Cidade (uma a uma) enquanto o Sistema efetua a Verificação dos Beneficiários, pode clicar em Cancelar. Será exibida a mensagem de confirmação abaixo:

15 Caso o Operador Clique em Sim, o Sistema ignorará as Verificações de Cidade/Estado durante esta Verificação de Beneficiários. Será exibida a mensagem abaixo:

16 Ao término da Verificação dos Beneficiários, os dados podem ser visualizados na tela. 1 Lista de Registros de Envio (que serão utilizados para gerar o arquivo SIB). 2 Lista de Erros de Validação dos Dados.

17 Clicando com o Botão Direito do mouse na Lista de Erros (2), é exibido o seguinte menu flutuante: Clicando em Localizar Registro de Envio, o sistema localiza nos Dados dos Beneficiários o Registro que gerou a Inconsistência selecionada. Cadastro do Beneficiário abre o Cadastro de Beneficiários do Sistema K2, para facilitar o processo de correção das inconsistências. Quando esta opção é clicada, a Inconsistência selecionada fica destacada na cor verde, a fim de auxiliar no processo de correção. IMPORTANTE: Após a Correção dos Dados, deve ser clicado novamente o botão Verificar Beneficiários. Ainda nesta tela, podem ser observados três botões nos Dados dos Beneficiários, como destacado abaixo: 1 Localizar Beneficiário nos Registros de Envio (Busca por Nome); 2 Inclusão Manual de Registro possibilita a inclusão manual de um registro (seja ele de Inclusão, Alteração ou Exclusão). 3 Exclusão Manual de Registro possibilita a exclusão manual de um registro dos Registros de Envio (seja ele de Inclusão, Alteração ou Exclusão), retirando o mesmo do Arquivo SIB.

18 Gerando o Arquivo: Com as verificações e validações finalizadas, deve-se clicar no botão Gerar Arquivo. Caso existam erros nos registros, é exibida a seguinte mensagem: Caso tenham sido feitas Interações Manuais (Inserção ou Remoção) nos Registros de Envio (Inclusões, Alterações ou Exclusões) e não tenha sido feita a respectiva Validação, será exibida a mensagem abaixo: Caso as Validações tenham sido bem sucedidas, o arquivo será gerado no Local escolhido e, em seguida, será exibida a seguinte mensagem:

19 Processamento de Arquivos de Retorno (CCO) Devido ao novo processo do SIB, após o envio do arquivo mensal de movimentação, a Operadora receberá um Arquivo de Devolução. O arquivo com a extensão CCO deverá ser processado no Sistema, utilizando a opção mostrada abaixo: O Arquivo CCO deve ser selecionado através do botão (1) e em seguida, Processado (2).

20 Relatórios Para auxiliar o processo de Verificação e Conferência, estão disponíveis os seguintes relatórios: IMPORTANTE: Os relatórios somente serão gerados após a Verificação dos Beneficiários, efetuada no botão Verificar Beneficiários.