Manual de utilização Coletor Metrologic Optimus

Transcrição

1 Manual de utilização Coletor Metrologic Optimus Objetivo: auxiliar o usuário a fazer contagens de estoque via coletor e importá-las para o sistema Novo Sigilo (baseado na versão ). A contagem de estoque é dividida em 4 etapas, sendo elas: 1 exportação, para o coletor, do cadastro de produtos e depósitos; 2 utilização do coletor para a contagem do estoque; 3 importação da contagem efetuada no coletor; 4 apuração das diferenças e gravação das contagens; Antes de iniciar as etapas recomenda-se fazer as seguintes verificações no coletor: Limpar dados antigos: Vá em 3.Utilitários -> 3.Limpar Dados -> Data File -> 1. Todos ( tecle enter ). Configurar comunicação: Vá em 3. Utilitários -> 5.Configurações -> 3. Baixa Método -> 1.Cradle-IR (tecle enter ). Vá em 3. Utilitários -> 5.Configurações -> 4. Vel.Transmissao -> bps (tecle enter ). Configurar data e hora: Vá em 3. Utilitários -> 5.Configurações -> 8. Data/Hora -> tecle 2 e preencha os campos Obs: use a tecla BS para apagar algo digitado errado 1. Exportação do cadastro de produtos Para que o coletor possa reconhecer produtos pelo código de barras, é necessário que os mesmos sejam enviados do computador para o coletor. Para isso, rode o programa Convlay. Caso seja necessário, verifique as configurações clicando em sistema -> configurações:

2 Será exibida a tela com configurações de comunicação entre o aplicativo e o banco de dados do sistema Preencha os seguintes campos: - Sistema: Novo Sigilo - Ip servidor: nome ou ip do servidor do banco de dados; - Porta: de comunicação do banco de dados - BD: nome do banco de dados; - Usuario BD: usuário do banco de dados; - Senha usu: senha de usuário do banco de dados; Obs: Caso não saiba informar estes dados, solicite suporte junto ao revendedor do aplicativo e/ou da empresa responsável pelo software de gestão. Ative a opção Não gerar os arquivos por acesso do BD caso o sistema de gestão selecionado não permita acesso ao seus banco de dados e a troca de informação entre sistema e Convlay será apenas por arquivos; Ative a opção Não exportar produtos inativos/excluidos do BD caso tenha ciência que o sistema de gestão possui produtos excluídos nos seu cadastro e deseja que o aplicativo Convlay filtre este dados, buscando apenas o produtos ativos; Clique em testar conexão para verificar a comunicação inicial entre aplicativo e banco de dados; Clique em gerar arquivos cod.txt/dep.txt: o aplicativo fará um teste, acessando o banco de dados e gerando dados de produtos e depósitos para verificar se as informações geradas estão corretas; Clique em Salvar para gravar estas configurações;

3 Ligue o coletor para importar o cadastro. Aperte o botão vermelho no canto inferior direito do coletor: Utilizando as setas localizadas abaixo do botão laranja para navegar e os botões ao lado do botão laranja para confirmar, acesse o menu 3.utilitários => 1.transfer dados => 3.receber tabelas (caso necessite voltar para algum menu, use o botão esc ): Selecione a opção código:

4 Coloque o coletor na base e abra o programa Convlay, localizado na área de trabalho do seu computador. No programa, marque a opção enviar o arquivo e, em seguida, clique em Iniciar : Será exibido tanto na tela de status do Convlay quanto no display do coletor o andamento do envio de dados. Dependendo do número de produtos, o processo pode demorar um pouco. Ao final da importação, o aparelho emitirá um bip. Caso seja necessário, entre também na opção Depósitos, opção 2-Depositos, coloque o coletor na base e informe ao aplicativo Convlay que serão enviados os depósitos : E clique em iniciar assim que o coletor entrar no modo de espera para receber o arquivo.

5 Obs: A opção de enviar depósitos ao coletor só se faz necessário caso você tenha apagado o cadastro de depósitos atual da memória do coletor ou caso tenha cadastrado um novo deposito no sistema. Uma vez enviados estes dados, eles ficarão no coletor e você não precisará mais ficar enviando. 2. Utilizando o coletor para fazer contagens No coletor de dados, acesse a opção 1. Contagem. A seguir, haverá duas opções de contagem: Contagem padrão: é o método padrão de contagem onde se informa o código e quantidade contada; Conta um a um: é um método utilizado para quem possui poucas unidades de cada produto onde o usuário faz a leitura do produto e o mesmo já é armazenado com quantidade = 1 no coletor, onde, por exemplo, for encontrado 3 embalagens do mesmo produto a pessoa deverá fazer a leitura 3 vezes. Este método é utilizado normalmente por farmácias. Na tela seguinte, no campo loja preencha 000 e no campo depósito, preencha o número do depósito utilizado em seu estabelecimento (código do deposito em uso conforme cadastro de depósitos do sistema), com 4 dígitos (nesse manual o depósito utilizado é o 98, ou seja, é preenchido no coletor 0098): Agora que a loja e o depósito estão selecionados, pode ser feita a contagem do estoque. Para isso, use o botão laranja para ler o código de barras do produto, informe a quantidade contada e aperte qualquer um dos 2 botões enter ( ) localizados ao lado do botão laranja do coletor: Importante 1: o sistema Sigilo trata contagens separadas. Por exemplo, se forem contadas 10 skol e depois mais 30, o sistema ao importar já faz a soma e exibe 40 unidades na sua apuração; Importante 2: caso o coletor emita um bip diferente, é sinal de que o código lido não foi importado (o coletor mostrará a mensagem não encontrado pressione qualquer tecla) e, provavelmente, está incorreto no o código no sistema ou não está cadastrado. É muito comum um determinado produto surgir com um novo código de barras caso lancem um novo sabor, por exemplo. Para resolver o problema, corrija o cadastro do produto no sistema e repita a exportação de cadastros para o coletor através do Convlay; Importante 3: alguns produtos são difíceis de ler ou estão com o código de barras avariado, impedindo a leitura pelo leitor do coletor. É possível digitar, no campo código do coletor, o código de barras do produto através do teclado numérico do próprio coletor.

6 3. Importação dos dados capturados Depois de feita a contagem do estoque, acesse, no coletor, o menu 2. Enviar dados => data file : Coloque o coletor na base e abra o programa Convlay, localizado na área de trabalho do seu computador. No Convlay, clique em Receber dados e depois em iniciar : Ao final do processo de importação, o programa apresentará a seguinte mensagem: Arquivo importado e convertido com sucesso para o sistema Novo Sigilo Importante: depois de a contagem ter sido lida pelo programa, o coletor apresentará 2 opções:

7 Use sempre a opção 1.todos, mas faça isso apenas depois que o próximo passo tenha sido finalizado. 4. Apuração das diferenças e gravação das contagens Agora temos o último passo, que é fazer com que o sistema leia os dados capturados. Para isso, abra o Sigilo Retaguarda e clique em produtos -> estoque -> contagem de estoque; - Clique no botão Inserir e escolha um evento: AJUSTE DE ESTOQUE: Gera um lançamento financeiro de ajuste de estoque AJUTE DE ESTOQUE COM EMISSÃO DE NFE: gera o lançamento e uma NF-e de ganho ou perda; A selecionar o evento, será exibida a tela abaixo: Descrição dos campos: Data de fechamento: preencha a data atual caso você já tenha fechado o estabelecimento. Caso ainda esteja ainda com o dia em movimento sempre informe o dia anterior. Mais abaixo há a explicação para isso; Tipo de Inserção: Arquivo (coletor); Depósito: informe o código do depósito conforme foi informado no coletor; Você pode importar dados de 3 formas: Produto: importa os dados de contagem apenas do produto selecionado (raramente usado); Grupo: Importa os dados apenas do grupo selecionado, demais dados do arquivo serão ignorados;

8 Obs: Você pode fazer toda contagem de estoque de uma vez só, gerando um arquivo único de contagem e importar um grupo por vez, utilizando o mesmo arquivo várias vezes até importar todos os grupos, visando facilitar a visualização e organizar o processo por etapas. Todos Produtos: importa todos produtos contidos no arquivo de uma vez só; Arquivo de importação: informe o caminho do arquivo de contagem, o mesmo que exibe no Convlay ao lado da opção Receber Dados ; Mostrar Contagens do Arquivo: opcional, exibe os dados lidos no arquivo, linha por linha. Para entender a metodologia: O sistema Novo Sigilo trabalha com ajuste de estoque sempre no fechamento do dia. Portanto o recomendado é fazer a contagem com o movimento encerrado e a loja fechada. Como nem sempre isso é possível há uma alternativa em fazer a contagem durante o dia e o sistema grava como se fosse a contagem de fechamento do dia anterior, fazendo as devidas compensações. Por exemplo: as 14:00 do dia atual foi contado um produto com 15 unidades em estoque, porém das 06:00 até as 14:00 já foram vendidas 5 unidades. Ao lançar esta contagem no sistema será ajustada a quantidade para 20 unidades com a data do dia anterior, pois: Começando o dia as 06:00 com (20 unidades) (5 unidades vendidas até as 14:00) = 15 unidades que equivale a mesma quantidade feita pelo coletor as 14:00. O sistema analisa data e hora para fazer as devidas compensações e faz com que o saldo as 14:00 esteja = 15 de acordo com o que foi contado. Confirmando os parâmetros da tela acima será dado início a importação. Será feito uma breve validação, exibindo os seguintes dados: Obs: A mensagem de registro não pode ser processado só deve ser levada em consideração se dentro dos parênteses (Conteúdo:) exiba algum dado não reconhecido. Estando em branco significa que não há dados inválidos. Clique em confirmar operação ou tecle F10 para prosseguir.

9 No nosso exemplo foi selecionado o grupo Bebidas, portanto serão exibidos todos os itens já movimentados do grupo, porém apenas os contidos no arquivo do coletor terão o campo contagem preenchido (note que o primeiro item não foi contado pelo coletor e está em branco). Isto serve como aviso caso a pessoa tenha se esquecido de contar algum produto, podendo contar manualmente e digitar direto nesta tela sem refazer todo processo com o coletor por causa de um produto. Também serão exibidos ajustes, caso existam, o saldo físico (baseado em operações de estoque) e o saldo escritural (baseado em lançamentos fiscais) e a diferença entre contagem e saldo escritural, data e hora da contagem (gerados pelo coletor no momento da contagem) e o valor da diferença em R$. Clique em atualizar (tecla F5) caso a loja esteja em movimento e deseja atualizar o saldo escritural dos produtos; Clique em Cancelar (tecla ESC) caso deseja desistir de toda operação; Clique em Salvar (tecla F10) para gravar em definitivo a contagem em exibição. Caso ainda haja produtos sem o campo contagem preenchido será exibido a seguinte mensagem; Obs: Feito as devidas conferências e gravado a contagem no sistema, já podem ser apagados os registros de contagem que ainda estão gravados na memória do coletor. (página 7 desse manual).