Configurando o SysFar para receber Pedido Eletrônico

Transcrição

1 Pedido Eletrônico O SysFar dispõe de um recurso muito útil para se fazer pedido de compra para fornecedores. Trata-se do Pedido Eletrônico. A maioria dos fornecedores de medicamentos fornece para a farmácia um programa de comunicação que, através dele, pode ser feito uma lista de produtos para ser mandado, via Internet, para o fornecedor. Desta maneira, o pedido é faturado rapidamente, economizando tempo e tornando a rotina de pedido muito mais rápida. Primeiramente, deverá ser instalado no computador com acesso à Internet, o programa de comunicação com a distribuidora. Como exemplo, usaremos o fornecedor SAGRA para ser feito o pedido. O programa deste é instalado na pasta C:\REMOFAR\. Como é feita a integração do Programa de Pedido Eletrônico com o SysFar? É simples! O SysFar, com base no cadastro de produtos gera o pedido de compra em um arquivo de texto, que é lido pelo programa de pedido eletrônico. Abaixo, um diagrama de como funciona a transmissão do pedido: SysFar Arquivo de pedido Programa de Pedido Eletrônico Programa lê o arquivo de pedido Distribuidora Pedido é enviado à Distribuidora Configurando o SysFar para receber Pedido Eletrônico De início, deveremos configurar, no cadastro do fornecedor, as seguintes informações: Código Tabela Internet: é esta opção que define que este fornecedor está associado com o pedido eletrônico;

2 Código no Fornecedor: este é o código da farmácia cadastrado no fornecedor (para obtê-lo, será necessário efetuar um cadastro no fornecedor). Depois disto, vá em UTILITÁRIOS > CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA > CONFIGURA DADOS USUÁRIO. Preencha com as informações da farmácia: ATENÇÃO! É de extrema importância preencher os dados corretamente, pois quando o arquivo de pedido é gerado, ele usa estas informações para identificar o pedido no fornecedor. Associando os produtos do SysFar com os produtos da lista da distribuidora Nem todos os produtos que você possui no SysFar podem existir na distribuidora. E cada farmácia possui vários produtos diferentes da outra. Para evitar confusões, antes de gerar o pedido eletrônico, deveremos associar os produtos do SysFar com os produtos da lista do fornecedor. Desta maneira, todo produto do SysFar já estará com um código do fornecedor, facilitando na hora de gerar o pedido. Para isso, vá em COMUNICAÇÃO > Nome-da-Distribuidora > ATUALIZA TABELA. No nosso exemplo, veja o diagrama para atualizar pela Sagra:

3 Se caso ele der alguma mensagem de arquivo ausente (Arquivo \REMOFAR\PRODUTO.TXT não encontrado), verifique se este arquivo está na pasta indicada. Caso contrário, será preciso entrar em contato com o distribuidor para eles lhe disponibilizarem o arquivo. Gerando o Pedido Eletrônico Terminado de configurar o pedido eletrônico, já podemos gerar o pedido. Vá em RELATÓRIOS > RELATÓRIO PEDIDO DE COMPRA. Aparecerá a seguinte tela: Produtos zerados: mostra no relatório somente os produtos dos grupos selecionados que estejam com zero no estoque; Fabricante: seleciona os fabricantes dos produtos a ser inserido no pedido de compra; Pedido todos itens fabricante: esta opção funciona somente quando é selecionado SOMENTE UM FABRICANTE. Sendo assim, o SysFar ignorará todas as outras opções do pedido de compra, e mostrará no relatório todos os itens do fabricante selecionado; Tipo Preço: mostra por qual preço o relatório de pedido de compra será somado Tipo Compra: dependendo do fornecedor, poderá ser escolhido a opção de tipo de compra; Num pedido: mostrará o número do pedido que será gerado no momento, caso deseje salva-lo; Desfazer pedido: vai desfazer o pedido digitado, fazendo com que os produtos deste pedido retornem para o pedido de compra; Mostrar últimos pedido gerados: Desfazer todos pedidos gerados: irá fazer com que o SysFar desfaça todos os pedidos que já foram gerados, mostrando os produtos no relatório de pedido de compra; Pedido Livre: não mostrará nada na tela de pedido de compra; deixará o relatório livre para inserir os produtos desejados; Curva: escolhe os produtos classificados pela curva

4 Maior Desconto: mostra os produtos com valor de maior desconto, cadastrados nas promoções; Maior Prazo: mostra os produtos com maior prazo, cadastrados nas promoções; Fornecedor: escolhe o fornecedor a ser gerado o pedido eletrônico; Imprimir Cód. Fornecedor: caso imprima, será exibido ao lado de cada produto, o código do fornecedor, para que seja facilitado no pedido pelo telefone; Somente promoções: vai mostrar somente os produtos que estão cadastrados nas promoções daquela distribuidora; Abrir Pedido: ele ignorará todas as opções, e vai abrir o pedido com o número pedido; Abrir Cotação: ele vai abrir a cotação vinda pelo fornecedor, já feito anteriormente; Tipo de Pedido: tem as opções de escolher o pedido. Normal, ele pega todos os produtos que estão abaixo do mínimo; faltas balcão ele mostra todos os produtos cadastrados nas faltas, e o pré-vendas ele mostrará a quantidade de produtos que está nas pré-vendas; Período de vendas: Digitando o período, ele ignorará as outras opções, e mostrará somente os produtos (na quantidade vendida) que foram vendidos na data especificada; Somente Produtos em Falta: vai mostrar, de acordo com o período de vendas, somente os produtos que foram vendidos no período, e que estejam com o valor do estoque abaixo do mínimo. Ao confirmar as informações do pedido, aparecerá uma tela parecida com a seguinte: Nesta tela, deverão ser informados as quantidades dos produtos, e os fornecedores que irá fazer o pedido (no exemplo, todos serão pela Sagra). Ao selecionar o fornecedor, o SysFar deverá mostrar automaticamente o código do produto no fornecedor. Caso não mostre, poderá ser aberta a tabela do fornecedor, apertando Alt+C (ou indo no botão Código Distribuidora). Caso não tenha na tabela, esta deverá ser atualizada junto ao fornecedor, ou mesmo assim se não tiver, é porque este produto não existe no fornecedor.

5 Feita as devidas modificações, clique no botão Gerar Pedido Eletrônico. Ele abrirá a seguinte tela: Selecione, nesta tela, a distribuidora a ser usada para pedido eletrônico. O campo Tipo Faturamento é usado em alguns casos, se a distribuidora possuir uma tabela de faturamento. Se toda a rotina for feita corretamente, deverá aparecer a mensagem de que o pedido foi gerado, e mostrará em qual pasta o arquivo foi gerado. Enviando o arquivo de pedido para a distribuidora Feito o arquivo de pedido, será necessário envia-lo para a distribuidora. Para isso, será usado o programa fornecido pela distribuidora, que faz a comunicação, e o envio do arquivo. Para acessá-lo, há duas formas: Abrir o programa em seu atalho (geralmente encontrado na Área de Trabalho do Windows) Ir, no SysFar, em COMUNICAÇÃO > Nome-da-Distribuidora > CONECTAR. Olhe abaixo, no SysFar:

6 Usando o programa, faça a comunicação com a distribuidora. ATENÇÃO: neste processo, como o programa de comunicação é de origem de terceiros, a SysFar não se responsabiliza por problemas técnicos e/ou de operação destes programas de comunicação, sendo estes reservados às pessoas que instalaram o programa, ou de seus fabricantes. Abaixo, uma tela do programa REMOFAR, usado pela Sagra: Processando Arquivo de Retorno de Pedido Depois de efetuar a comunicação, será necessário processar o retorno de pedido. O retorno de pedido é um arquivo que o programa de comunicação manda de volta, para ser processado no SysFar. Ele contém informações do estado do pedido perante à distribuidora (se foi atendido, se eles não possuem em estoque, ou se o pedido foi excluído). É importante processar este arquivo, pois todos os itens do pedido que foram atendidos não aparecerão mais no próximo relatório de pedido de compra.

7 Abaixo, as informações do retorno de pedido. Esta tela poderá ser impressa, para conferências futuras: Processar Arquivo de nota fiscal Em algumas distribuidoras, será necessário também processar o arquivo de nota fiscal. Este processo facilita a entrada dos produtos em estoque, pois ao processar a nota (também é um outro arquivo que o REMOFAR manda), o SysFar já guardará as informações da nota fiscal de compra. Desta maneira, não será necessário digitar todos os itens da nota, quando for dar entrada na mesma. Na figura abaixo, quando foi feita a entrada de nota, foi só informar o nome do fornecedor, e o número da nota, que o SysFar automaticamente puxa as informações da nota, incluindo os produtos e as respectivas quantidades.