PLANO DE AÇÃO MÓDULO I

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1 PLANO DE AÇÃO MÓDULO I Referência Documental : PGC.002 Revisão : 00 Data : Emitente : PE. Portal Gerencial CONLOG 2011 CONLOG

2 Planos de Ação Módulo I APRESENTAÇÃO Esta ferramenta tem por objetivo auxiliar na correção de desvios dos resultados dos painéis de desempenho estratégico, ou seja, pode ser registrado o fato gerador do desvio e sua causa, e através deles planejadas e registradas ações para que o resultado do indicador seja atingido. Cada etapa do registro do plano de ação possui validações especificas e este módulo foi desenvolvido para apresentar a ferramenta e suas funções, que se encontram no Portal Gerencial Conlog ( PLANO DE AÇÃO O plano de ação é uma ferramenta de qualidade utilizada para planificar ações a serem executadas, serve também de acompanhamento, através do estado (status) da ação. Esta ferramenta pode ser considerada um projeto cujo objetivo consiste em estruturar idéias e estratégias na realização das atividades. De forma simples plano de ação significa, responder qual o fato (acontecimento) e causa (aquilo ou aquele que ocasiona o acontecimento) que gerou o desvio, qual ação (o que será feito) para solucionar o problema, quem será o responsável pela execução da ação, qual a data prevista para conclusão da ação, qual o status da ação (acompanhamento), a data de conclusão realizada (data em que a ação foi encerrada) e o resultado da ação (resultado gerado pela execução da ação). Assim, visando a melhoria continua da organização disponibilizamos no Portal Gerencial Conlog os Painéis de Desempenho estratégico e Planos de Ação. 2.1 ACESSO AO PAINEL DE DESEMPENHO ESTRATÉGICO Para acessar o aplicativo do Plano de Ação você precisa primeiramente acessar o Painel de Desempenho Estratégico, este pode ser acessado no Portal Gerencial Conlog, através do endereço Para o acesso, utilize seu usuário do Maxys e solicite sua senha através do vanderson@conlogsa.com.br ou pelo fone (49) ramal Página 2 de 10

3 Imobilizado Módulo I Quando seu acesso for autorizado, a tela de funções habilitadas para você será carregada. Localize o ícone da Gestão Estratégica, clique sobre ele para acessar o módulo. Após o clique você será direcionado para a página principal do módulo, que disponibiliza, dependendo das liberações do usuário, os ícones DRE, Orçamentos, Resumo Orçamentos, Painéis de Desempenho Estratégico entre outros. Para acessar o Painel de Desempenho Estratégico de sua responsabilidade clique sobre o ícone Painel de Desempenho Estratégico. Após o clique você será direcionado para a página onde se encontram os Painéis disponíveis para o seu usuário, por conseqüência que são de sua responsabilidade. Este(s) Painel ou Painéis são links que ao serem carregados exibem os indicadores que compõem o Painel bem como o seu resultado. Página 3 de 10

4 Planos de Ação Módulo I Destacamos que somente colaboradores autorizados têm acesso a esta guia, para analisar e registrar ações referentes aos desvios. Após visualizar a tela com as funções habilitadas para você, localize o ícone que compreende o Painel de seu interesse, clique sobre ele para acessar a guia. Além disso, você também pode visualizar resultados de anos anteriores através do filtro do Período, onde através da seleção do ano desejado e clique sobre o botão Consultar são exibidos os Painéis do Período correspondente. Depois do clique você será direcionado para o Painel de Desempenho Estratégico escolhido, onde você pode analisar os resultados de cada indicador nos meses. Observe que ao lado direito há uma legenda com a representação da cor de cada circulo, os planos podem ser registrados em qualquer indicador, não somente nos que possuem a cor vermelha ou laranja, pois como destacamos acima o Plano de Ação é considerado um projeto cujo objetivo consiste em estruturar idéias e estratégias na realização de atividades. 2.2 ACESSO AO PLANO DE AÇÃO Agora após analisarmos os resultados, podemos criar os Planos de Ação para corrigir os desvios, e até mesmo para melhoria dos resultados que já se encontram dentro do esperado. Para o registro das ações basta clicar sobre o circulo do indicador que deseja criar o Plano de Ação. Página 4 de 10

5 Imobilizado Módulo I Um item importante que deve ser considerado para o registro é que existe um circulo para cada mês, e onde houver o acesso (clique) será registrada a ação, por exemplo, se você clicar sobre o circulo que se encontra no mês de Junho/2011 para o indicador Faturamento e registrar uma ação o sistema considera a ação para o mês de Junho/2011. Então, observe com cuidado o mês desejado e clique sobre o circulo para acessar o indicador e registrar o Plano de Ação. Observe que, foi carregada a página do Plano de Ação com um resumo do indicador, onde consta o mês selecionado com seu respectivo resultado, logo abaixo os campos para registro do Fato e Causa ocorrido ou possível (quando a ação é preventiva) do desvio, em seguida uma mensagem que indica a inexistência de registros para o indicador no mês selecionado, caso já existam registros a mensagem não é exibida REGISTRANDO O PLANO DE AÇÃO Agora, chegamos a fase de registro do Plano, inicialmente é necessário somente o preenchimento dos campos Fato e Causa, pois, visualizamos que para cada Fato e Causa podem existir mais de uma ação para correção do desvio. Então preencha os campos e clique no botão Gravar, após o clique será exibido o registro gravado e uma mensagem de sucesso, vale ressaltar que em caso de não preenchimento dos campos será exibida uma mensagem de erro. Página 5 de 10

6 Planos de Ação Módulo I Observe que, ao lado do registro existem quatro botões de controle, o primeiro é uma seta formando um circulo ( ) que serve para atualizar a tela, na seqüência encontramos uma lixeira ( ) esta serve para eliminar o registro, a seguir encontramos um lápis ( ) este por sua vez serve para editar o registro e por último e abaixo do registro um mais ( ) que serve para habilitar o registro de ações, conforme orienta a mensagem abaixo do registro. Então para registrar uma ação para o Fato e Causa clique sobre o mais ( ). Com os campos habilitados, basta preencher a Ação, Responsável e Data Prevista para Conclusão e em seguida clicar sobre o botão Gravar Ação, após a gravação o sistema exibirá uma mensagem de sucesso e o registro abaixo do Fato e Causa, a partir daí basta aguardar a aprovação pelo responsável para execução e encerramento da ação. Neste meio tempo, será possível ainda excluir ( ), editar ( ) e cancelar ( ) a ação, porém após a aprovação os botões para estas tarefas serão desabilitados. Página 6 de 10

7 Imobilizado Módulo I Nome do responsável Lembre-se é possível registrar mais de uma ação para o Fato e Causa, para isso basta repetir o processo anteriormente descrito, somente é importante atentar-se que para cada Fato e Causa é exibido um mais, sendo assim ao clicar neste botão a Ação é registrada para o respectivo Fato e Causa que se encontra a esquerda do botão APROVANDO UMA AÇÃO Neste ponto, somente alguns colaboradores tem acesso para aprovar ações, após o registro da ação, estes colaboradores perceberão no módulo Gestão Estratégica um link que libera o acesso a aprovação de ações, para aprovar uma ação basta clicar sobre a descrição CLIQUE AQUI. Ao clicar será carregada uma nova janela com as ações que necessitam de aprovação, nesta página você possui duas opções Aprovar Ação ( ) ou Reprovar Ação ( ), estas opções estão dispostas no lado esquerdo da ação, então basta clicar sobre uma delas para que seja carregado o campo onde você, como aprovador, deve deixar uma sugestão, mensagem ou opinião quanto a sua escolha, e a ação em questão, em seguida clique sobre o botão Gravar para registrar. Página 7 de 10

8 Planos de Ação Módulo I Nome do responsável O ato de Aprovar Ação libera novas opções para o responsável pela execução da ação, bem como para o responsável pelo registro da ação, já o Reprovar Ação efetua o bloqueio da ação, permitindo que a mesma apenas seja visualizada RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO, FINALIZANDO A AÇÃO No momento em que a ação é aprovada um novo link será habilitado para o responsável pela execução da ação dentro do módulo Gestão Estratégica, permitindo que o mesmo visualize e finalize a ação. Observe que a mensagem agora descreve que você é responsável pela execução da tarefa, para que você saiba qual tarefa deve ser executada basta clicar com o mouse na descrição CLIQUE AQUI, ao clicar não somente a leitura da tarefa será permitida, mas também a finalização da mesma. Para finalizar a tarefa é só clicar na opção Finaliza Tarefa ( ) que está no lado esquerda da descrição da mesma. Ao clicar em Finaliza Tarefa serão habilitados campos de preenchimento obrigatório, onde você como responsável pela ação deve informar a data de conclusão, se a ação foi efetiva e quais os resultados obtidos com a tarefa. Lembramos que não obrigatoriamente o responsável pela execução da ação deve finalizar a tarefa, esta opção também ficará disponível, após a aprovação, para colaborador que registrou a respectiva tarefa. Página 8 de 10

9 Imobilizado Módulo I Nome do responsável Destacamos que não será possível finalizar a mesma ação mais de uma vez, visto que o sistema observa o status da ação antes de gravar os dados. Neste ponto é concluída a ação do plano e o responsável pelo registro pode analisar as informações preenchidas através do Painel de Gestão Estratégica RESPONSÁVEL PELO REGISTRO, FINALIZANDO A AÇÃO Como descrito no tópico Responsável pela Execução, Finalizando a Ação, o responsável pelo registro da ação também pode finalizá-las, mesmo que a responsabilidade de execução seja de outro colaborador, para finalizar uma ação é simples, logo após a aprovação alguns botões exibidos e comentados no tópico Registrando o Plano de Ação serão desabilitados e outros serão habilitados, conforme descrito. O botão habilitado é o que permite ao colaborador que registrou, finalizar a ação, para isso basta clicar sobre o botão Finaliza Ação ( ), será aberta então uma nova janela, e o processo para finalizar a tarefa é igual ao descrito no terceiro parágrafo do tópico Responsável pela Execução, Finalizando a Ação. Nome do responsável Página 9 de 10

10 Planos de Ação Módulo I Além das informações contidas neste manual ainda existe a opção de visualizar todos os Fatos e Causas bem como as ações registradas em todos os meses para o indicador, para isso basta clicar sobre o nome do indicador. IMPORTANTE TODAS AS INFORMAÇÕES REGISTRADAS NOS PLANOS DE AÇÃO SÃO DE RESPONSABILIDADE DO GESTOR RESPONSÁVEL PELO PAINEL, SOMENTE SERÃO EFETUADAS ALTERARAÇÕES MEDIANTE ENVIO DE JUSTIFICANDO TAL NECESSIDADE. STATUS DO PROCESSO A ferramenta foi concluída em 31/01/2011, onde foram efetuados os últimos ajustes, caso sejam observados problemas é importante que a área de Gestão Estratégica seja informada, para que seja revisado o módulo. ACOMPANHAMENTO E DUVIDAS Dúvidas, acompanhamentos e considerações devem ser direcionados para: VANDERSON VICENTE CONLOG Matriz (49) vanderson@conlogsa.com.br CONLOG, Fevereiro de 2011 Página 10 de 10