MicroWork Baixa Cartão - CIELO

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1 Considerações Gerais Na versão 6.11 do sistema MicroWork ADICION, foi disponibilizado o módulo MicroWork Baixa Cartão CIELO, onde através do extrato que a CIELO envia aos clientes é possível fazer a integração e baixa dos lançamentos. O Módulo "MicroWork Baixa Cartão CIELO", tem o objetivo de agilizar os lançamentos de baixa de vendas de cartão de crédito/débito através da movimentação financeira (caixa/banco) do sistema MicroWork ADICION, a partir do arquivo de "Extrato Eletrônico" fornecido pela rede CIELO. Para utilização do módulo Baixa Cartão CIELO é necessário obter junto a rede CIELO, o arquivo magnético denominado Extrato Eletrônico. A negociação para liberação do recurso de Extrato Eletrônico CIELO deve ser conduzida exclusivamente entre a concessionária e o representante CIELO. O sistema MicroWork ADICION faz a integração do tipo de opção de extrato: 01 Vendas com CV 03 Venda com CV + Parcelamento Futuro 04 Venda com CV. O sistema efetua a leitura de arquivo com extensão: TXT (texto) e RET. Dados para contato com a CIELO para aquisição do extrato eletrônico: Sra. Mariana (EDI CIELO) edi@cielo.com.br (11) Para obter esse módulo no sistema é necessário que faça a contratação através do website MicroWork ( na Área do Cliente, no menu //dministrador. 1

2 Configuração do Módulo CIELO Após a aquisição, liberação e ativação do módulo no sistema MicroWork ADICION, é necessário algumas configurações no sistema. Para configuração de Parâmetros acesse o caminho Configurações >> Parâmetros >> Geral - aba Outros /aba Conciliação de Cartões. Informe a Rede: CIELO e o Número do Estabelecimento: XXXXXXXXXX (10 caracteres), esta informação é o código do estabelecimento junto a rede CIELO. É possível adicionais mais de um número de estabelecimento para a revenda. Em Deseja realizar o lançamento de baixa de parcela de cartão:, marque Individual ou Agrupado, sendo: Individual: será gerado um lançamento para cada parcela de cartão baixada e outro lançamento para a taxa de cartão, também individual. Agrupado: será gerado um lançamento para todas as parcelas de cartão baixadas no mesmo dia (de acordo com a data prevista de pagamento informada no arquivo), e o lançamento será agrupado totalizando as baixas. Marcando a opção Deseja conciliar o lançamento automaticamente ao fazer a baixa de cartões? o sistema fará a conciliação automaticamente no banco, onde a baixa foi efetuada. Será considerado a data prevista de pagamento dentro do arquivo da CIELO para data de conciliação dentro do sistema Adicion. Importante: Para concessionárias que utilizam o produto MicroWork Integrador de Concessionárias (FUSION) a configuração deverá ser feita individualmente em cada revenda. 2

3 Configurando as Administradoras de Cartão Para configuração da Administradora de Cartão, acesse o caminho: Financeiro >> Tabelas >> Administradora de Cartões, selecione a administradora e clique em editar, apresentará a tela abaixo: No campo Recebimento: quando configurado como 30 (30 dias), as parcelas serão apresentadas mensalmente no mesmo dia da primeira parcela, não importando se o dia é útil ou não. Desta forma uma venda em 04 parcelas apresentada em 10/12/2009 terá o seguinte plano de pagamento: A única exceção para a regra acima é se o dia da apresentação original não existir no mês de liberação da parcela. Um exemplo é uma venda cuja primeira parcela foi apresentada em 31/01/2010. Como não existe dia 31 no mês de fevereiro, a parcela deste mês será apresentada no último dia do mês, ou seja, 28/02/2010. O mesmo acontece em abril quando a parcela será apresentada em 30/04/2010. Veja abaixo como fica a previsão de liberação das parcelas: 3

4 Em seguida acesse a aba Rede: Selecione a Rede: e a Bandeira:, em seguida informe o número de estabelecimento e os produtos pertencentes a Administradora de cartão selecionada. É necessário repetir a configuração de Bandeira + Número de Estabelecimento para todas as bandeiras utilizadas. Importante: A mesma configuração deverá ser efetuada localmente nas filiais. Após essa configuração, é necessário baixar o arquivo em formato texto (TXT) ou (RET) e salvar em c:\integra ou na pasta que desejar, para efetuar a importação das informações para o sistema. 4

5 Regra para arredondamento do valor da parcela de cartão Em Movimentações no Financeiro, quando efetuar o recebimento de uma duplicata com cartão ( ), o sistema efetuará o arredondamento das parcelas conforme: O arredondamento é sempre realizado na primeira parcela e ocorre nos casos em que o resultado da divisão do valor da venda pela quantidade de parcelas for uma dízima periódica. Neste caso a primeira parcela será maior do que as demais. Em hipótese alguma o valor das demais parcelas poderá ser maior do que o valor da primeira. Em uma venda de R$ 100,00 parcelada em 03 vezes o resultado da divisão é de R$ 33,3333. Neste caso o sistema trunca o cálculo na segunda casa após a vírgula e o valor de cada parcela seria R$ 33,33. Pegamos esse valor e fazemos o cálculo inverso, ou seja, multiplicamos por 3. O valor original da venda subtraído de R$ 99,99 (resultado da conta anterior) será de R$ 0,01. Este será o valor que será acrescido na primeira parcela. Desta forma o valor da primeira parcela será R$ 33,34 e das demais será R$ 33,33; Ainda na tela de Movimentações, em Cartão(...), foi inserido uma imagem para orientação ao funcionário do caixa, em qual campo do comprovante utilizar para inserir o documento: 5

6 Nota: Imagem ilustrativa, para outras redes o documento poderá ser identificado com outra nomenclatura. 6

7 Integração do Extrato Eletrônico Em Financeiro >> Movimentações, selecione a conta banco a qual será importada as informações e clique no botão Arquivo de retorno >> Cartões de Crédito. Importante: A baixa CIELO é centralizada, para efetuar baixa das demais filiais, selecione a Empresa: filial e a Conta: para baixa e faça a leitura do arquivo. Selecione a Rede: e Selecione a pasta: e em seguida em Processar : 7

8 Vlr. Total: apresentará o total de todos os documentos selecionados para baixa. Vlr. Total Taxas: apresentará o total das taxas de todos os documentos selecionados. Vlr. Total Líquido: apresentará o total líquido de todos os documentos selecionados. Sendo: Vlr. Total Vlr. Total Taxas = Valor Total Líquido. É possível fazer a baixa de uma parcela ou todas (desde que identificado), utilize os botões Sel. Todos, Des. Todos ou selecione manualmente. Trabalharemos com três situações, sendo elas: Identificado, Inconsistência e Não Identificado. As parcelas de cartões identificadas no arquivo processado ficará como Identificado, quando o documento estiver com a situação Não Identificado, na aba Inconsistências, será informado qual o motivo dela (exemplo: As informações de Emissão + Documento + Parcela + Valor, não foram encontradas, verifique a informação e efetue a baixa manual no caixa no menu (financeiro -> movimentações.). A situação Não Identificado poderá representar parcelas já baixadas ou documentos não existentes no sistema, onde as informações de: Emissão + Documento + Parcela + Valor não conferem com o documento no sistema, para isto poderá clicar no Imprimir, gerar um relatório e conferir as informações na consulta de Cartões de Crédito (localizado em: Financeiro >> Tabelas >> Cartões de Crédito. Outra inconsistência que poderá ser apresentado é: Bandeira ou Código do produto não identificado, para correção acesse o menu (Financeiro->Tabelas->Administradora de cartão, e configure o código do produto e bandeira). Para ajustar está inconsistência deverá localizar a parcela de cartão no sistema, verificar qual a administradora selecionada, editá-la e configurar o produto e bandeira para o estabelecimento. Nota: é importante efetuar o recebimento da duplicata com parcela de cartão no mesmo dia em que o cartão foi processado na administradora, caso a emissão do documento seja divergente o sistema não reconhecerá a parcela na rotina da CIELO. 8

9 Para as parcelas identificadas como Inconsistência, será possível corrigir alguns valores para recebimento da parcela do cartão, segue alguns exemplos: O documento habilitou o botão Editar Taxa, na aba Inconsistência informará o alerta: As informações de Valor da Taxa $ (R$ 1,70) diferem do valor do arquivo (R$ 1,72), verifique a informação e efetue a baixa manual no caixa no menu (financeiro- >movimentações.). Clique em Editar Taxa e informe o valor da taxa corretamente, em seguida o documento ficará como Identificado. 9

10 No próximo exemplo, o documento , foi identificado utilizando o número da Autorização e não o número do Documento (NSU), a inconsistência retornada foi: As informações de Emissão + Documento + Parcela + Valor, não foram encontradas, porém o documento foi encontrado utilizando a Emissão + Nº Autorização + Parcela + Valor, verifique atentamente a informação do documento antes de prosseguir. Para este caso, o usuário deverá validar se o documento identificado pelo número de autorização está correto, ao selecionar o documento e clicar em retornar será apresentado a mensagem: 10

11 Clique em Continuar para prosseguir com a baixa, ou em Retornar para voltar a tela anterior e desmarcar o documento. Nota: é responsabilidade do funcionário validar a informação antes de selecionar o documento para ser recebido no sistema, em caso de erro na baixa, deverá fazer o estorno do lançamento para acerto. Vamos ao terceiro exemplo, o documento foi identificado com inconsistência, alerta: As informações de Valor do documento (R$ 73,13) diferem do valor informado no arquivo (R$ 73,14), verifique a informação e proceda com a correção do valor clicando no botão Editar Parcelas. Veja que o botão Editar Parcela ficou habilitado, clique nele, sera apresentada a tela: 11

12 No sistema o valor da primeira parcela é diferente do valor informado no arquivo de integração, isto ocorre pois o arredondamento era feito de forma diferente. Edite as demais parcelas (não identificada no arquivo) alterando os valores, em seguida clique em Confirmar. Nota: quando a primeira parcela já foi recebida em meses anteriores, e o sistema identificar para ajuste de valor as demais parcelas 2/5, 3/5, o funcionário poderá ajustar a diferença de centavos até a última parcela, porém esta deverá ser recebida de forma manual, pois não será identificada no sistema. Feito o ajuste das parcelas o sistema, alterará o documento para Identificado. 12

13 Após a identificação dos lançamentos, é necessário clicar em retornar para que o sistema abra a tela de baixa de parcelas de cartões, onde aparecerá os lançamentos identificados para baixa. A Data do Movimento ficará desabilitada, e a Data da Conciliação em branco, será inserido um lançamento/recibo por parcela de cartão de acordo com a configuração feita em Parâmetros. O sistema fará a baixa da parcela de cartão de forma automatizada, porém necessário que o usuário efetue a conciliação dos lançamentos manualmente, caso a opção p\r conciliar automaticamente não esteja habilitada em Parâmetros. 13