Aquisição. Manual APC

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2 Sumário 1. ORÇAMENTO CADASTRO DAS VERBAS UNIDADE ORGANIZACIONAL Orçamento SUGESTÕES DE COMPRA ITENS VISUALIZAÇÃO CONSULTA GERAL E GERAÇÃO DE LICITAÇÃO SOLICITANTES LICITAÇÃO INFORMAÇÕES ITENS FORNECEDORES/ITEM PROCEDIMENTOS GERAIS DISTRIBUIÇÃO SOLICITANTES CONSULTA GERAL COPIAR ITENS RECEBIMENTO PEDIDOS Informações Itens Recebimento Solicitante Consulta Visualizar Impressão PEDIDOS PENDENTES ORÇAMENTOS PENDENTES FORNECEDOR / EDITORA CADASTRO Histórico Vínculos CONSULTA Área de Conhecimento Editoras / Fornecedor PADRÃO LICITAÇÃO CONSULTAS SUGESTÃO / LICITAÇÃO / PEDIDO Unidade Organizacional Solicitante Título Fornecedor Entrega cotação Nota fiscal Pendências/Catalogação AGENDA Agenda...12

3 6.1.9 Agenda por período PERMUTAS DUPLICATAS CIRCULAÇÃO DE PERIÓDICOS PERIÓDICOS ADICIONAR COLEÇÃO Vínculos ASSINATURAS Formação do Pedido Histórico PREVISÃO PERMUTAS InstituiçÕES DUPLICATAS ENCADERNAÇÃO Cadastro Consulta GERAR COLEÇÃO LISTA PARA CIRCULAÇÃO ANEXOS... 1

4 APRESENTAÇÃO Esta atividade controla o processo de seleção e aquisição de materiais bibliográficos (livros, periódicos) e especiais (filmes, fitas de vídeo, slides, mapas, etc.). Figura: O processo de aquisição resulta de estudos que revelam os interesses e as necessidades dos usuários, se constitui na base de toda e qualquer biblioteca ou serviço informativo, não podendo, no entanto, ser considerado isoladamente das demais funções. Os procedimentos para efetuar a aquisição variam de biblioteca a biblioteca, sendo muitos os fatores que influenciam a tomada de decisão, como a política da Instituição, os instrumentos disponíveis, etc. O Módulo de do Sistema Pergamum oferece, justamente, um eficiente instrumento para a realização dessa importante atividade biblioteconômica. O programa estabelece prioridades e procedimentos para aquisição de materiais bibliográficos e multimeios incluindo desde sugestões de compras (pré-catalogação), pedidos, registros das informações referentes a preços, prazos, controle dos fornecedores, controle orçamentário até a chegada dos pedidos com a criação dos acervos e exemplares. A principal qualidade do Sistema consiste no gerenciamento dos processos da biblioteca por um único sistema, interligados entre si, apresentando ainda, muitas outras vantagens: Controla todo processo de compra; Evita a duplicação de serviços. O registro entra uma única vez desde a licitação até a précatalogação; Permite o registro automático do livro;

5 Permite a exportação e importação de dados com vistas a minimizar esforços, possibilitando o compartilhamento de serviços; Coloca o universo de registros informacionais disponíveis no fechamento do pedido; Identifica o usuário que solicitou o título a ser adquirido; Controla assinatura, renovações e recebimento dos periódicos; Identifica os dados do processo de licitação; Permite gerar estatísticas de todos os processos; Controla a posição do material (esgotado, aguardando chegada do pedido, etc.), proporcionando a informação imediata da situação de todo o processo. A seguir será ilustrado o processo da aquisição como um todo. Todo o processo funciona da seguinte forma: Cadastro das verbas destinadas a cada departamento Solicitação do usuário com o cadastro no Sistema dos itens desejados Emissão de planilhas de itens a serem cotados para cada fornecedor Inserção no Sistema dos preços e prazos estipulados pelos fornecedores Emissão de planilhas de cotação com os melhores preços (material escolhido) Formação de pedidos diferenciados para cada fornecedor. CONFIGURAÇÕES INICIAIS Módulo Parâmetros/Instituição/Parâmetros/Geral / marcar as opções desejadas Carta licitação para bibliotecas que necessitam encaminhar junto com a licitação uma carta; Pedidos/Itens seqüenciais para bibliotecas que desejam trabalhar no pedido com o número dos itens seqüenciais; Usa pré-sugestão para bibliotecas que trabalham com pré-sugestão, onde o departamento poderá autorizar ou não a compra de um item; Verba sugestão esta opção libera a visualização e escolha das verbas na sugestão; Disciplina sugestão esta opção libera a visualização e escolha das disciplinas na sugestão Figura: Configurações iniciais

6 Configurações Regionais no Windows Para que os dados da licitação não fiquem arredondados, é necessário que o Nº de casas decimais esteja marcado com <2>

7 1. Orçamento ORÇAMENTO A pasta Orçamento controla as verbas destinadas a cada Unidade organizacional e/ou Curso dentro da Instituição. Departamentos ou cursos Valor disponível para compra para esta UO Valor atualizado pelo sistema sempre que uma nova aquisição for realizada. Total comprometido no momento do pedido Figura: Orçamento É necessário cadastrar as tabelas Cadastro das verbas e Unidade Organizacional no Módulo /Orçamento, antes de iniciar o pedido de aquisição. 1

8 Orçamento CADASTRO DA UNIDADE UNIDADE ORGANIZACIONAL (UO) São os Departamentos ou Cursos que compõem a Instituição; UNIDADE PRINCIPAL (PAI) É a Unidade maior na qual a UO está inserida. Ex: Centro Universitário. RESPONSÁVEL, RAMAL, SIGLA Dados referentes ao responsável relacionado à Unidade Organizacional. CONTROLE DE VERBAS (Pasta Orçamento) DATAS DE LIBERAÇÃO E ENCERRAMENTO São as datas referentes ao intervalo de validade da Verba. Estes dados serão baixados a cada compra relacionada à Unidade Organizacional. VALOR DA VERBA É a verba destinada a cada UO, a ser utilizada entre as datas especificadas. VERBA È a descrição da verba a ser utilizada. FINALIZADO Esta opção permite que a verba da UO seja bloqueada quando necessário. OBSERVAÇÃO Campo liberado para dados adicionais. VALOR GASTO São os totais gastos para a verba indicada. VALOR DISPONÍVEL São os totais ainda disponíveis para utilização. 2

9 Orçamento 1.1 Cadastro das Verbas É o cadastro das descrições que serão utilizadas para identificar uma determinada verba. Figura: Cadastro das verbas Para inserir uma nova verba Procedimentos: Clicar em Código <Novo>; Digitar, no campo Descrição, o tipo da verba (anual, mensal, etc.); Clicar em Gravar. Para excluir uma verba Procedimentos: Clicar na Descrição do Código a ser excluído; Clicar em Apagar. Retornar para a pasta Unidade Organizacional. 3

10 Orçamento 1.2 Unidade Organizacional Esta pasta possibilita o cadastro de todos os Departamentos da Instituição. Departamentos são entendidos, dentro do Pergamum, como todo o local onde as pessoas podem ser alocadas. Exemplos de departamentos são cursos, centro de custos, departamentos propriamente ditos, centros, etc. É possível criar uma hierarquia entre os mesmos, de forma que um curso possa estar subordinado a um departamento que, por sua vez, pode estar subordinado a um centro. O cadastro poderá ser controlado pela própria Biblioteca ou através da importação de arquivo gerado por outros sistemas. Caso a Biblioteca opte por utilizar o controle de orçamento, o cadastro das UOs torna-se obrigatório. Figura: Unidade Organizacional A estrutura da UO se divide em unidade maior - Unidade Principal (pai) e uma unidade menor - Unidade Organizacional, dependendo da Instituição. Ex.: Centro (principal) e Departamento (subordinada) ou Departamento (principal) e Curso (subordinado). 4

11 Orçamento Cadastro da Unidade Principal (pai) Procedimentos: Digitar o número da Unidade Organizacional; Digitar o nome da Unidade Organizacional; Digitar o mesmo número (acima) na Unidade Principal; Pesquisar o nome do Responsável pela UO; Preencher os campos: Responsável, Ramal e Sigla; Clicar em Gravar. Cadastro da Unidade Organizacional (subordinada) Procedimentos: Digitar o número da Unidade Organizacional; Digitar o nome da Unidade Organizacional, no seu campo; Informar o código da Unidade principal (pai); Pesquisar o nome do Responsável pela UO; Preencher os campos: Responsável, Ramal e Sigla relacionados à Unidade Organizacional; Clicar em Gravar. Clicando no botão Mostrar, é possível visualizar as Unidades e suas hierarquias. Figura: Departamentos 5

12 Orçamento ORÇAMENTO Nesta tela são cadastrados os Orçamentos de cada Unidade, possibilitando a verificação dos valores empenhados, valores gastos e valores disponíveis. Total gasto do momento do orçamento Valor atualizado pelo Sistema sempre que uma nova aquisição for realizada Valor comprometido para a compra de materiais Figura: Orçamento Procedimentos: Digitar a Data liberação (data em que a verba foi disponibilizada) Digitar a Data encerramento (data em que a verba deverá ser encerrada); Especificar o Valor da verba; Selecionar o tipo de Verba a ser utilizada, previamente cadastrado (anual, semestral, etc); Preencher o campo Observação, se necessário; Clicar em Gravar. Esta opção permite que a verba da Unidade Organizacional seja bloqueada a qualquer momento. Figura: Informação do sistema Mensagem exibida no momento da Seleção do menor preço, na Distribuição por unidade e no Orçamento ao gastar ou comprometer um valor maior que o valor disponível para a unidade solicitante. 6

13 Orçamento O controle do orçamento para cada UO deve ser realizado através de datas de liberação. Para cada recebimento de material que houver referência a uma determinada Verba, será atualizado o Valor Gasto. Assim, periodicamente, o processo poderá ser acompanhado. Somente após o cadastro de verbas para cada UO, será possível a impressão de relatórios por gastos/unidade/curso. No quadro, o campo Valor Gasto estará sendo mostrado o total já gasto para a verba indicada e, no Campo Disponível, o total que ainda está disponível para utilização. 7

14 2. Sugestões de Compra SUGESTÕES DE COMPRA Antes de iniciar o processo de aquisição pelo Sistema, deve-se definir a forma de trabalhar. No Sistema Pergamum há duas formas de usar a listagem de sugestão de compras: Pré-sugestão de compra e a Sugestão direta. Pré-Sugestão: possibilita trabalhar com listagens de pré-sugestão de aquisição. Para liberar esta opção no Módulo Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Geral e marcar a opção Usa présugestão. Todo o processo de pré-sugestão será realizado na Internet e só será recuperado após a confirmação pela pessoa responsável por este procedimento. Após esta confirmação os itens serão recuperados no Módulo de. Sugestão direta: A inclusão de itens na lista de sugestões é feita via Internet, aos usuários previamente autorizados, ou no próprio Módulo de, pelas Unidades Organizacionais: funcionários, professores, alunos, etc. Esta pasta permite o cadastro de sugestões para utilização em futuras aquisições. Com o cadastro das solicitações já se inicia o processo de pré-catalogação (Autor, título, editora) dos itens a serem utilizados mais tarde no processamento técnico. Figura: Consulta geral e geração de licitação 1

15 Sugestões de Compra PRIORIDADE Preferência (urgência) na compra determinada pelo solicitante para cada item. (Cadastrar em Parâmetros / / Prioridade) BIBLIOTECA Filtro por biblioteca. PENDENTES Filtro para mostrar apenas os itens pendentes. COM LICITAÇÃO FORMADA Filtro para mostrar apenas os itens com licitação formada. SOLICITANTE Pessoa que cadastrou o item na sugestão de compras. UO RESPONSÁVEL Unidade Organizacional que solicitou o material. UO RESP. PRINCIPAL Unidade Organizacional a qual a unidade responsável, solicitante, está subordinada. ÁREA É o código de classificação interna da biblioteca dada a cada item; BIBLIOGRAFIA Identifica se o item é uma bibliografia específica ou complementar relacionada à Unidade Organizacional a que se destina o material. (Cadastrar em Parâmetros / / Bibliografia) TIPO OBRA Identifica qual o tipo de material. SITUAÇÃO Status em que os itens solicitados se encontram. 2

16 Sugestões de Compra 1.3 ITENS Nesta tela são visualizados todos os itens sugeridos pela Internet ou cadastrado neste mesmo módulo. Os itens sugeridos pela Internet poderão ser conferidos e alterados conforme procedimentos do setor de aquisição. Figura: Itens A pasta Itens é composta pelas seguintes informações: Número da obra a ser solicitada (este número será fornecido automaticamente pelo sistema). Pré-Catalogação de itens não existentes Este botão abre a tela de catalogação para um pré-cadastro da obra solicitada (autor, título, editora, etc). Identifica o tipo de obra do item. Permite vincular a obra sugerida a um código de acervo já existente. Quantidade autorizada informa o número de itens que a pessoa responsável autorizou a compra (somente para as instituições que 3

17 Sugestões de Compra trabalham com a Pré-sugestão). Quantidade solicitada informa a quantidade de itens solicitada pelo Funcionário e/ou professor. Situação em que o ítem se encontra. Indica o tipo de classificação adotada pela Biblioteca. Para as bibliotecas que utilizam classificações distintas é necessário marcar em Parâmetros / Instituição /Parâmetros / Catalogação / classificação distinta. As sugestões de compra podem ser agrupadas posteriormente por Prioridade ou Obra estrangeira para a geração de licitação. Possibilita especificar se a compra será para Bibliografia Básica (Texto) ou Complementar. Permite identificar as obras estrangeiras. Pesquisa os títulos somente no Módulo de (Este botão não possui nenhum vínculo com o Módulo de Catalogação) Grava os dados desta tela. Tem a finalidade de alterar a quantidade solicitada e distribuições (UO, Biblioteca e Fornecedor) dinamicamente. O botão Alterar quantidade tem a finalidade de alterar a quantidade solicitada e distribuições (UO, Biblioteca e Fornecedor) Para títulos já existentes na Biblioteca 4

18 Sugestões de Compra Pesquisar as obras no módulo de Consulta, para verificar a existência ou não do material na Biblioteca. Procedimentos: Clicar em Item para fornecer o próximo número a ser utilizado para cadastrar um novo título; Clicar <OK> na mensagem que será acionada. Figura 1: Informação do sistema Digitar o número do acervo, já pesquisado, em Cód. do acervo; Clicar em Transportar. Neste caso, não há necessidade de preencher os dados na Pré-Catalogação, pois esta catalogação já está pronta. Preencher os campos: Selecionar o Tipo obra (livro, CD-ROM, etc.); Digitar a Quantidade (quantos exemplares solicitados); Preencher o campo Valor estimado (não obrigatório); Selecionar a Situação da obra; Preencher o campo Observação, se necessário; Selecionar a Prioridade (grau de urgência da obra para aquisição); Selecionar a UO resp. (Setor que solicitou a obra, obrigatório); Marcar se a Obra é estrangeira (não obrigatório); Selecionar a Área do conhecimento (não obrigatório); O próximo passo é vincular o solicitante à obra cadastrada. Este processo pode ser feito também pela pasta Solicitantes. 5

19 Sugestões de Compra Para títulos não existentes na Biblioteca Pesquisar as obras no módulo Consulta para verificar a existência ou não do material na Biblioteca. Procedimentos: Clicar em Item, para fornecer o próximo número a ser utilizado para cadastrar um novo título; Clicar em OK; Clicar em Pré Catalogação/Cadastro; Preencher os campos estabelecidos como pré-catalogação, Exemplo: autoria (100, 110, 111), título (245), editora (260). Figura: Cadastro Os campos 100, 110, 111, 130 e 260 $b possuem vínculos com as tabelas autoridade e fornecedor. Ao digitar os referidos campos e teclar TAB abrirá a tela de pesquisa (tela amarela) para inclusão na pré-catalogação. Para as autoridades não encontradas, digitar corretamente e clicar em gravar. 6

20 Sugestões de Compra VISUALIZAÇÃO Digitar o nome da autoridade e dar um espaço Para transportar a autoridade clique duas vezes na linha. Para cadastrar uma autoridade não existente digitar o nome corretamente e clicar em gravar Figura: Para títulos não existentes na Biblioteca Clicar em Sair; Preencher os campos: Selecionar o Tipo obra (livro, CD-ROM, etc.); Digitar a Quantidade (quantos exemplares solicitados); Preencher o campo Valor estimado (não obrigatório); Selecionar a Situação da obra; Preencher o campo Observação, se necessário; Selecionar a Prioridade (grau de urgência da obra para aquisição); Selecionar a UO resp. (Setor que solicitou a obra, obrigatório); Marcar se a Obra é estrangeira (não obrigatório); Selecionar a Área do conhecimento (não obrigatório); O próximo passo é vincular o solicitante à obra cadastrada. Este processo pode ser feito também pela pasta Solicitantes. 7

21 Sugestões de Compra A guia visualização permite distribuir os itens por Biblioteca, UO, Solicitante e Disciplina. Para as instituições que fazem o processo de aquisição pela internet, todos os dados desta tela serão preenchidos automaticamente. Figura: Distribuição de materiais Biblioteca Figura: Biblioteca Procedimentos: 8

22 Sugestões de Compra Selecionar o Título; Clicar em na pasta Biblioteca; Selecionar a Biblioteca; Digitar a Quantidade; Digitar Dados compl. se necessário; Clicar em Gravar. Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados Unidade Organizacional (UO) Figura: UO Procedimentos: Pesquisar a Unidade; Digitar a Quantidade; Selecionar a Verba; Clicar em Gravar. Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados. Solicitante 9

23 Sugestões de Compra Figura: Solicitante Procedimentos: Selecionar o Solicitante; Clicar em Gravar. Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados. Disciplina Figura: Disciplina Selecionar a UO (Curso); Selecionar a Disciplina; Selecionar a Bibliografia (Texto ou Complementar); Clicar em Gravar. Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados. 10

24 Sugestões de Compra 1.4 Consulta geral e geração de licitação Nesta tela é possível realizar consultas de sugestões de aquisição para formação da licitação. Esta consulta pode ser realizada utilizando alguns filtros: Prioridade, solicitante, UO responsável ou Área de Conhecimento. Filtros Tabela de resultados Mostra todos os títulos de acordo com a(s) opções filtros desejados(s) Gera um item em uma licitação formada, mas sem formação de pedido. Cria uma nova licitação para iniciar o processo de compra de materiais O botão Imprimir permite agrupar por UO ou Biblioteca Pesquisa dos títulos sugeridos para compra A data de criação do item é padrão a data atual (segue o calendário da máquina onde esta logado o sistema). Não esquecer de verificar a data de criação do item ao montar uma licitação. Para gerar uma nova licitação: 11

25 Sugestões de Compra Procedimentos: Entrar na tela Sugestões de compra; Selecionar a pasta Consulta geral e geração de licitação; Especificar a Data de criação Inicial e Final da sugestão; Clicar no botão Mostrar; Selecionar a Prioridade; Selecionar um Filtro (é possível preencher somente um ou todos os filtros); Selecionar a opção licitação, clicar OK; Anotar o Número fornecido; Entrar na tela Licitação. Figura: Informação do sistema Para incluir itens em uma licitação já existente: Procedimentos: Entrar na tela Sugestões de compra; Selecionar a pasta Consulta geral e geração de licitação; Especificar a Data de criação Inicial e Final da sugestão; Clicar no botão Mostrar; Clicar no botão Todos ou selecionar os itens a serem incluídos; Digitar o número da licitação existente; Clicar OK. Entrar na tela Licitação. Para mostrar todos os itens pendentes (que ainda não foram licitados): Procedimentos: Entrar na tela Sugestões de compra; Selecionar a pasta Consulta geral e geração de licitação; Clicar em Pendentes; Especificar a Data de criação Inicial e Final da sugestão; Pressionar o botão Mostrar. O Sistema irá então, exibir todos os itens pendentes na tabela de resultado. 12

26 Sugestões de Compra 1.5 Solicitantes Indica quem solicitou determinado título. Para vincular todos os títulos ao solicitante, clicar em Sim para todos e Gravar. Figura: Solicitantes Procedimentos: Pesquisar o Solicitante; Dar duplo clique ou <OK>; Selecionar o título pedido, clicando em Não na coluna Solicitante até aparecer Sim; Clicar em Gravar; Selecionar o Título para visualizar todos os solicitantes. Figura: Solicitante 13

27 3. Licitação LICITAÇÃO É o procedimento que seleciona, entre várias propostas de cotação, a que melhor atende ao interesse da instituição. A licitação pode ser gerada a partir do processo de Sugestão de Compras ou Licitação. Com o número da licitação, inicia-se o processo de envio de listagens aos fornecedores. Figura: Licitação DATA PREVISTA PARA DEVOLUÇÃO DA COTAÇÃO/PROFORMA: Data prevista para entrega da cotação pelo fornecedor; DATA FECHAMENTO: Data de entrega efetiva da cotação pelo fornecedor; RELAÇÃO DE PEDIDOS FORMADOS PELA LICITAÇÃO - Relação de códigos de pedidos formados através do fechamento da licitação; OBSERVAÇÃO Observações adicionais da licitação; INDIQUE AS OPERAÇÕES JÁ REALIZADAS Indicação de relatórios já emitidos; CABEÇALHO - Indicação de cabeçalho que deverá ser impresso nos relatórios para auxílio na identificação de um pedido. RODAPÉ DOS RELATÓRIOS - Informações no rodapé do pedido. 1

28 Licitação 1.6 INFORMAÇÕES Nesta pasta são cadastradas todas as informações que serão visualizadas nos relatórios dos Procedimentos gerais. Indicar a data em que o fornecedor deverá entregar a cotação. Título da licitação (curso) Informações de interesse interno estarão disponíveis na impressão do pedido. São recomendações para os fornecedores. Para baixar em default, cadastrar em Parâmetros/Biblioteca/Mensagem -21 Os campos Cabeçalho e Rodapé dos Relatórios são utilizados para emissão dos relatórios da pasta Procedimentos Gerais. O Campo Rodapé dos Relatórios é preenchido automaticamente com os dados da Instituição (Parâmetros/Instituição) e o login do operador. Estes campos podem ser preenchidos ao término de cada processo para o controle interno da licitação. Figura: Informações Para Excluir uma licitação que ainda não tenha sido fechada, informar o número da Licitação e clicar no botão Excluir. 2

29 Licitação 1.7 ITENS Relaciona os itens gerados na Sugestão de Compras. A Biblioteca que não optou por Sugestões de Compra, o processo de formação de listagens para licitação terá início nesta pasta. Gera uma nova licitação sem passar pelo processo de sugestão Insere um novo item na licitação informada Permite vincular a obra a uma biblioteca, uma unidade, uma pessoa solicitante ou disciplina. Permite alterar a quantidade dos itens solicitados Figura: Itens Figura: Distribuição de Materiais 3

30 Licitação 1.8 FORNECEDORES/ITEM Esta pasta possibilita vincular um ou mais Fornecedores para o envio de listas dos materiais a serem cotados. Seleciona todos os itens para formação da cotação. Opções para ordenar as listagens de formação para a cotação. Clicar neste botão somente após o envio das cotações pelos fornecedores Figura: Fornecedores / Item Procedimentos: Pesquisar/Selecionar o(s) Fornecedor (es); Selecionar os itens a serem cotados (marcando-o com um (X)) ou; Clicar Todos para selecionar todos os itens; Clicar em Gravar. 4

31 Licitação Análise da cotação Figura: Análise da cotação Procedimentos: Escolher as Opções de visualização; Escolher a Opção de análise; Na planilha o valor em destaque na cor verde indica que este foi escolhido. Para escolher um outro valor que não tenha sido escolhido basta clicar duas vezes sobre o valor desejado. O botão Exportar possibilita gravar um arquivo em formato TXT o qual pode ser aberto via planilha eletrônica, por exemplo, Excel. 5

32 Licitação Mostra o grupo de fornecedores definidos como padrão para as licitações. Possibilita associar todos ou selecionar apenas os Desejados. Conecta-se a home page do fornecedor selecionado, se o campo estiver preenchido no cadastro do fornecedor. Se preenchido pelo fornecedor na WEB os dados serão visualizados nesta tela. Para as instituições que não trabalham com a WEB estes dados deverão ser preenchidos nesta tela. Passar para pasta Procedimentos Gerais. 6

33 Licitação 1.9 PROCEDIMENTOS GERAIS Esta pasta permite a impressão de relatórios sobre o processo de licitação e envio de licitações ou mensagens, aos fornecedores, via . A pasta Procedimentos Gerais Opções de Impressão será utilizada cada vez que for necessária à impressão de um relatório. Para Instituições que utilizam o Edital Para demais Instituições, com ou sem exportação para o Sistema Financeiro (BENER) Figura: Procedimentos Gerais Para exportar Sistema Financeiro (BENER) Figura: Exportar para o Bener Procedimentos: Criar Arquivo; Clicar em Exportar. 7

34 Licitação Para envio de aos fornecedores IMPORTANTE: Verificar em Parâmetros/Biblioteca/ , o Mail host da Instituição; Em Parâmetros / Instituição/ geral /, se estiver marcado a opção carta licitação deverá ter um arquivo com o nome carta_licitação.doc no diretório c:; Em Fornecedor/editora, deverá estar cadastrado o do fornecedor; Em Usuários, estar cadastrado o do usuário que logou na máquina. OPÇÕES DE IMPRESSÃO Edital Este procedimento gera uma relação dos itens a serem cotados. Usado para as Instituições Públicas que necessitam deste processo para realizar aquisições. Figura: Edital 8

35 Licitação Etiqueta com endereçamento dos fornecedores A etiqueta é utilizada para Licitações enviadas pelo correio. Gera uma relação de etiquetas com endereço dos fornecedores. Figura: Etiqueta com endereçamento dos fornecedores IMPORTANTE: Para que o processo de aquisição seja concluído com sucesso, é indispensável preencher todas as informações referentes aos fornecedores no momento de seu cadastro, no Módulo /Fornecedor/Editora. Emissão para os Fornecedores É a relação de todos os materiais que serão enviados para os fornecedores escolhidos. Podendo ser automático aviso de liberação na internet (se o fornecedor tiver login e senha para acesso a licitação na internet) ou envio da planilha. 9

36 Licitação Aviso de liberação na Internet Este procedimento é usado para avisar, via , que a licitação encontra-se disponível na Internet. As informações referentes a nome, e mensagem podem ser alteradas antes de clicar em Enviar. Figura:Aviso de liberação na Internet Envio da Planilha Este procedimento é usado pelas Instituições que não realizam todo o processo de aquisição pela Internet. As informações referentes a nome, e mensagem podem ser alteradas antes de clicar em Enviar. Figura2:Envio da Planilha Relação de materiais para a cotação que é encaminhada, em anexo, aos fornecedores via . 10

37 Licitação O envio ou impressão dos itens possibilitará uma mensagem padrão para o envio. Para isto é necessário cadastrar em Parâmetros/ Biblioteca/ Mensagens a mensagem 20. Os dados que não foram preenchidos no cadastro de fornecedores aparecem em branco. Figura: Relação de material para cotação 11

38 Licitação Próximo passo: retornar para a pasta Informações. Marcar com (X) a opção Emissão para os fornecedores Clicar em Gravar. Figura: Informações Após a resposta dos fornecedores retornar à pasta Fornecedor/Item. Na entrega das cotações preenchidas pelos fornecedores, acrescentar em Fornecedores/item seus respectivos preços e a quantidade. Para as Instituições que realizam todo o processo de pela Internet estes dados virão preenchidos. 12

39 Licitação A licitação pode ser Ordenada por Item, por Editora ou Título. Quantidade indicada pelo fornecedor Este botão possibilita Selecionar o menor preço, ou outra forma de análise dentre todos os fornecedores escolhidos para a mesma licitação. Figura3: Fornecedores / Item Mensagem exibida quando o valor da verba for menor do que o valor empenhado. Esta mensagem aparecerá neste momento se a distribuição foi feita antes da opção Selecionar o menor preço. Procedimentos: Selecionar o Fornecedor; Digitar a Data de entrega da cotação (data em que a cotação foi entregue pelo fornecedor); Digitar a Data de vencimento (estipulada pelo fornecedor); Informar Condição de pagamento, Taxa, Desconto (não obrigatório); Digitar o Prazo de entrega (estipulada pelo fornecedor), clicar na seta vermelha para transferilo para todos os títulos; Digitar a Quant., Preço, Observação; Clicar em Gravar. 13

40 Licitação IMPORTANTE: Após realizar o procedimento acima para todos os fornecedores da licitação informada, clicar no botão Análise da cotação. Voltar à pasta de Procedimentos Gerais Planilha de Concorrência É a relação de materiais descritos por fornecedor, é utilizada para conferência dos Preços com Prazo e Quantidade indicados na cotação. Esta planilha pode ser ordena de duas maneiras: Ordenar pelo fornecedor Figura: Ordenar pelo fornecedor 14

41 Licitação Ordenar pelo menor preço Figura: Ordenar pelo menor preço Na pasta Informações, marcar a opção Planilha de concorrência e clicar em Gravar. Voltar na pasta Procedimentos Gerais Valor Estimado É a relação de gastos estimados de uma determinada licitação. Figura: Valor estimado para aquisição 15

42 Licitação Para que este relatório seja gerado corretamente é necessário preencher o valor estimado na sugestão de compras. Previsão de gastos na licitação É a previsão de gastos para uma determinada licitação, podendo ser ordenada por Fornecedor ou Área de Conhecimento. Por Área de Conhecimento Figura: Por Área de Conhecimento Para que este relatório seja gerado corretamente é necessário preencher a área de conhecimento na sugestão de compras. Por Fornecedor Figura: Por Fornecedor 16

43 Licitação Autorização prévia para o pedido É a relação dos itens indicados para compra, caso seja necessária autorização prévia, para se efetuar o pedido de uma determinada licitação. Será gerada uma autorização para cada fornecedor Figura: Autorização prévia para o pedido IMPORTANTE: Antes de formar o pedido é necessário preencher a Distribuição e Solicitantes. Após o fechamento do pedido não será mais possível fazer alterações na licitação Após a verificação de todos os relatórios, clicar no botão Formação do pedido. 17

44 Licitação Formação do pedido É o encerramento da licitação relacionando os materiais indicados para aquisição, gerando pedidos a serem repassados aos fornecedores. Figura: Formação do pedido Será gerado um número de pedido para cada fornecedor escolhido. Os pedidos gerados deverão ser enviados aos fornecedores por ou Fax. 18

45 Licitação Após o encerramento da Licitação (formação do pedido), é possível visualizar os pedidos gerados na pasta Informações/Relação de pedidos formados pela licitação. Número do pedido. Cada fornecedor receberá um número individual. Figura: Informações/Relação de pedidos formados pela licitação 19

46 1.10 Licitação Distribuição Esta pasta possibilita vincular um título a uma Biblioteca e a uma Unidade Organizacional. Figura: Distribuição Por biblioteca Figura: Por biblioteca Distribuir todos os itens para a mesma Biblioteca significa que todos os itens serão gravados para a Biblioteca especificada, não necessitando a entrada item por item. Figura: Distribuir todos os itens para a mesma Biblioteca 20

47 Licitação Procedimentos: Selecionar o item Cadastrado; Selecionar a Biblioteca ou clicar em Distribuir todos os itens para a mesma biblioteca, se for o caso; Digitar a Quantidade; Clicar em Gravar. Se a distribuição tiver sido realizada durante o processo de sugestão este procedimento será gerado automaticamente pelo sistema. 21

48 Licitação Unidade Organizacional Responsável Selecionar a verba e usar a opção Distribuir todos para a mesma UO. Figura: Unidade Organizacional Responsável Distribuir todos os itens para a mesma UO significa que todos os itens serão gravados para uma UO especificada, não necessitando a entrada item por item. IMPORTANTE: As Instituições que trabalham com verbas por UO sempre terão que realizar este procedimento. Procedimentos: Selecionar o departamento ou clicar em Distribuir todos os itens para o mesmo departamento, se for o caso; Digitar a Quantidade; Selecionar a Verba; Clicar em Gravar. Figura: Informação do sistema 22

49 Licitação Mensagem exibida quando o valor da verba for menor do que o valor empenhado. Esta mensagem aparecerá neste momento se a distribuição foi feita depois da opção Selecionar o menor preço na pasta Fornecedor Item. IMPORTANTE: Aparecendo a mensagem acima é necessário voltar à tela Orçamento e corrigir o valor da verba. Quando a licitação for gerada a partir de uma Sugestão de Compra, os dados de UO já virão preenchidos. Se houver verba associada à Unidade responsável, selecioná-la no campo Verba. Se o campo Vincular ao Exemplar for marcado, no momento da geração dos exemplares o mesmo será vinculado a uma UO. 23

50 1.11 Licitação Solicitantes Para as instituições que utilizam a Sugestão de Compra, os Solicitantes na Licitação já virão cadastrados. Figura4: Solicitantes Procedimentos: Pesquisar o Solicitante; Dar duplo clique ou <OK>; Selecionar o título pedido, clicando em Não na coluna Solicitante até aparecer Sim; Clicar em Gravar; Selecionar o Título para visualizar todos os solicitantes. Para vincular todos os títulos ao solicitante, clicar em Sim para todos e Gravar. 24

51 1.12 Licitação Consulta Geral Esta pasta permite visualizar a relação das obras de uma determinada licitação. Figura: Consulta Geral 25

52 1.13 Licitação Copiar itens Esta pasta permite realizar cópias de itens para gerar novas licitações. Figura5: Copiar itens Gerar nova licitação a partir de itens não encontrados Procedimentos Informar o número da licitação antiga; Marcar os filtros desejados; Selecionar com (X) o(s) item s) desejados; Clicar no botão Gerar nova licitação; Continuar o processo a partir do tópico Fornecedores/Item. 26

53 4. Recebimento RECEBIMENTO Controle do recebimento do material. É neste módulo que será executada a criação de acervos e exemplares que serão importados da aquisição para a catalogação. Para iniciar o Recebimento, é necessário preencher o campo Número do Pedido, digitando o número correspondente. Figura: Recebimentos PEDIDOS PENDENTES Relaciona as pendências em determinado período; ORÇAMENTOS PENDENTES Relaciona os pedidos com orçamentos pendentes, aqueles que não foram baixados no orçamento; PREGÃO - Realiza consultas de todos os pregões realizados; DATA DO PEDIDO Data de criação do Pedido; DATA DO VENCIMENTO Data do vencimento do Pedido; DATA PREVISTA DA ENTREGA Data prevista de recebimento do material; LICITAÇÃO Número da licitação que originou o pedido; SITUAÇÃO Situação em que o pedido se encontra; DATA DE FECHAMENTO DO PEDIDO Data em que o último item do pedido foi recebido (o sistema fecha automaticamente); PAGAMENTO Forma de pagamento do pedido: Boleto bancário, Cartão de crédito, etc. (Cadastrado em Parâmetros / / Tipo de pagamento); CONDIÇÃO DE PAGAMENTO Informações sobre prazos e condições de pagamento do pedido; CARTÃO Cartão de crédito que será usado para efetuar o pagamento (se necessário); 1

54 Recebimento TRANSPORTE - Despesas adicionais com o transporte; FRETE Taxa cobrada pelo transporte do pedido; TAXA Taxas adicionais ao pedido; DESPESA ADICIONAL Despesas adicionais com o pedido; DESCONTO Valor recebido como desconto no pedido; DESCONTO % - Taxa percentual recebida como desconto no pedido; MEIO DE TRANSPORTE Meio de transporte do pedido: aéreo, terrestre, etc.; CABEÇALHO Mensagem que será impressa no topo do pedido; OBSERVAÇÃO INTERNA Observação que será visualizada apenas pelos operadores; OBSERVAÇÃO DO PEDIDO Observação do pedido que será visualizada pelo fornecedor; INFORMAÇÕES ADICIONAIS AO FORNECEDOR Observações adicionais sobre o pedido ao fornecedor; RODAPÉ DO PEDIDO Informações no rodapé do pedido. IMPORTANTE: Para trabalhar com Pregão utilizar o Guia Técnico Pregão 2

55 Recebimento INFORMAÇÕES 1.14 PEDIDOS Nesta pasta encontram-se os dados do pedido realizado. Existem dois processos que podem ser realizados na formação de um pedido, são eles: 1. Processo de formação do Pedido pela Licitação. 2. Processo de formação do Pedido pela COMPRA DIRETA Pedidos realizados passando pelo processo de Licitação Permite desativar o pedido a qualquer momento. Estas informações virão preenchidas da tela de Licitação Figura: Informações Procedimentos: Digitar o Número do Pedido ou utilizar a Tela de Pesquisa; Selecionar a forma de Pagamento; Selecionar o Cartão, para efetuar o pagamento; Preencher os campos necessários Taxa, Desconto, etc.. 3

56 Recebimento Os campos Cabeçalho e Rodapé do Pedido são utilizados para emissão dos relatórios da pasta Procedimentos Gerais. O campo Rodapé do Pedido é preenchido automaticamente com os dados da Instituição (Módulo Parâmetros Item I) e o Login do operador. Pedidos realizados através de Compra Direta Esta pasta permite fazer uma compra direta, sem passar pelo processo de Sugestão de Compras ou Licitação. Figura: Pedidos realizados através de Compra Direta Procedimentos: Entrar no Módulo ; Clicar no botão Recebimento do Material; Clicar no botão Novo. Ao clicar em Novo, o sistema gerará um número seqüencial de Licitação para efeito de controle. IMPORTANTE: Após clicar em Novo é indispensável informar o Fornecedor para dar prosseguimento ao processo de inclusão dos itens 4

57 Recebimento ITENS Relação de títulos esperados de determinado fornecedor (Dados preenchidos na licitação ou pelo processo de COMPRA DIRETA). Existem duas maneiras de efetuarmos o processo de inclusão de dados para cada item. 1. Itens: vindos da Licitação. 2. Itens vindos da COMPRA DIRETA. Itens vindos da Licitação Para facilitar o cadastro, os itens poderão ser ordenados pelo código, pelo título ou pela editora. Os itens pendentes aparecerão em destaque. Figura: Itens vindos da Licitação ITEM Número que o item recebe na licitação (este número pode ser seqüencial ou pode-se manter o mesmo código que ele recebeu na sugestão); MOSTRAR SOMENTE ITENS PENDENTES Mostra somente os itens que ainda não foram recebidos; SOLICITADO - Quantidade de material solicitado para cada item; VALOR UNITÁRIO Valor unitário de cada item; MOEDA Descrição da moeda a ser utilizada no pagamento; SITUAÇÃO Indica o status do atendimento do item; OBSERVAÇÃO Informações adicionais sobre o item; ACERVO Indicação se o material possui um cadastro identificado na biblioteca; TOTAL DE ITENS SOLICITADOS Mostra a soma total dos itens solicitados; 5

58 Recebimento SOMA DOS ITENS SOLICITADOS Total monetário dos itens solicitados; GRAVAR Grava as informações dos itens que estão na tela; Ao chegar o material, é necessário pesquisar no acervo da Biblioteca para verificar se o mesmo foi incorporado ao acervo. Para preencher a Situação Procedimentos: Duplo clique na coluna Situação; Escolher a opção desejada; Repetir o procedimento para todos os itens; Clicar em Gravar Para vincular um título a um acervo já existente: Selecionar a linha do título desejado; Digitar no campo Acervo o número atual do acervo, já pesquisado; Clicar no botão Mudança de acervo: Selecionar a linha do título desejado; o número do acervo irá para o campo Acervo; Trocar o número; Clicar no botão Para excluir um acervo: Selecionar a linha do título desejado; Clicar no campo Acervo; Clicar no botão Para fazer a catalogação de um acervo: Selecionar a linha do título desejado; Clicar no botão Inserir os campos definidos A seguir, será ilustrado o processo de Catalogação, preenchido conforme os parágrafos/campos estipulados entre os setores de e Catalogação. 6

59 Recebimento Figura: Pré-catalogação Pesquisa as tabelas para catalogação (cutter, PHA, idioma etc.) Terminada as alterações ou inclusões, clicar em Sair. IMPORTANTE: Após realizar todos os procedimentos acima é indispensável clicar no botão Gravar na tela itens. 7

60 Recebimento Itens vindos da Compra Direta Relação de títulos que serão enviados ao fornecedor. Figura: Itens vindos da Compra Direta Para títulos não existentes Procedimentos: Clicar em Item Selecionar o Tipo de obra; Clicar em Pré-catalogação - Cadastro Digitar o Autor, Título da obra e Editora; Clicar em sair (na tela pré-catalogação); Especificar a Quantidade; Digitar o Valor Unitário; Selecionar a Moeda; Selecionar o campo Bibliografia; Selecionar a Situação; Clicar em Criar acervo; Clicar em Gravar. Repetir o processo quantas vezes forem os títulos desejados. 8

61 Recebimento Para títulos existentes Procedimentos: Clicar em Item Selecionar o Tipo de obra; Digitar o Acervo; Clicar no botão Transportar; Especificar a Quantidade; Digitar o Valor Unitário; Selecionar a Moeda; Selecionar o campo Bibliografia; Selecionar a Situação; Clicar em Criar acervo; Clicar em Gravar. Figura: Pedido de Compras 9

62 Recebimento RECEBIMENTO A pasta recebimento é usada para controlar o processo administrativo de recebimento e distribuição do material adquirido NOTAS FISCAIS Controle e cadastro do número e valor das notas fiscais referentes ao pedido. Figura: Notas fiscais Procedimentos: Informar o Nº da Nota fiscal; Informar o Valor total da Nota fiscal; Informar a Data da nota fiscal; Informar as Taxas e Descontos se necessário; Clicar no botão Incluir. Utilizar esta opção somente se as Taxas e/ou Descontos forem lançados Faz o vínculo da tela Cadastro das Unidades organizacionais e verbas Faz o estorno de taxas 10

63 Recebimento Baixa do orçamento Figura: Baixa do orçamento Procedimentos: Pesquisar a UO; Digitar o valor da taxa para baixar; Dividir o valor caso existam mais de uma UO; Clicar em Baixar no orçamento; Clicar em Sair. 11

64 Recebimento ITENS Na pasta Item, selecionar o título desejado e clicar no botão Recebimento. É a relação de títulos recebidos de determinado fornecedor. O mesmo pedido pode ser atendido em datas diferentes, fazendo com que o campo Data entregue seja sempre verificado. A visualização do pedido pode ser feita conforme o campo Ordenar por. Qtd. Solicitada, informação automática da licitação. Preenchendo a primeira linha do Valor da Moeda, Número da NF e Valor da NF, Data da NF basta dar um duplo clique nestes campos para que o restante seja gerado automaticamente. Figura: Itens Procedimentos: Preencher a Qtd. Recebida (pode ser diferente da quantidade solicitada); Dar duplo click no campo Número da NF; Selecionar NF referente ao item recebido; Duplo click no campo Valor da NF; (selecionar a NF) Selecionar a Data da NF; Clicar no botão Gravar. Para escolher o número da nota fiscal deve-se clicar duas vezes na coluna Número da NF Para repetir o número da nota fiscal para os demais itens clicar duas vezes sobre a coluna Número da NF depois de preenchida a primeira linha. 12

65 Recebimento A visualização dos títulos pode ser ordenada por: Item, Título ou Editora. É válido lembrar que, caso seja escolhida Editora, a pré-catalogação deve estar com o campo 260 $b preenchido. Para itens com situação Parcialmente atendida, o sistema abrirá a caixa para selecionar a data desejada para o recebimento. Marcando esta opção o sistema mostrará apenas os itens que se encontram pendente. IMPORTANTE: Na coluna Valor da NF, é digitado o valor total da Nota Fiscal e não o valor unitário da obra. A coluna Valor da Moeda é preenchida somente quando o valor for outra moeda que não Real. Digitar o valor da moeda no campo correspondente. Ex.:. 1 dólar = 2,90. 13

66 Recebimento VOLUMES Permite a visualização dos itens que são volumes com seus valores correspondentes. Para excluir: Selecionar a linha desejada e clicar em excluir. Figura: Volumes Procedimentos: Preencher a Volume; Digitar a Quantidade; Digitar a Valor Unitário; Clicar Incluir. 14

67 Recebimento DISTRIBUIÇÃO POR BIBLIOTECA Esta pasta possibilita vincular título(s) a Biblioteca(s). Figura: Distribuição por biblioteca Visualiza somente os itens com distribuição pendente. Utilizado quando a quantidade entregue for igual à solicitada. Repete a distribuição realizada no processo de licitação. Utilizado para consultar um título específico. Utilizado quando existe a necessidade de redistribuir todos os itens para outra Biblioteca ou a quantidade recebida for diferente da licitada. IMPORTANTE: Após realizar a distribuição ou redistribuição é indispensável clicar no botão Gravar. 15

68 Recebimento DISTRIBUIÇÃO POR UNIDADE ORGANIZACIONAL Esta pasta possibilita vincular título(s) a Unidade Organizacional. Figura: Distribuição por UO A baixa do orçamento poderá ser feita item a item ou todos de uma vez Visualiza somente itens com distribuição pendente e baixa no orçamento pendente. Atalho para tela de cadastro de orçamentos Vincula a unidade organizacional ao exemplar. Utilizado quando a quantidade entregue for igual à solicitada. Repete a distribuição realizada no processo de licitação. Clicando neste botão o sistema irá distribuir todos os itens para a mesma UO da licitação. Utilizado quando existe a necessidade de redistribuir todos os itens para outra UO ou a quantidade recebida for diferente da licitada. Procedimentos: Selecionar o UO; Digitar a Quantidade; Selecionar a Verba; Clicar em Incluir. 16

69 Recebimento Figura: Mensagem do sistema Mensagem exibida se não for vinculada uma verba a uma UO. Quando a licitação for gerada a partir de uma Sugestão de Compra, os dados de UO já virão preenchidos. Se houver verba associada à Unidade responsável selecioná-la no campo Verba. Se o campo Vincular ao Exemplar for marcado, no momento da geração dos exemplares o mesmo será vinculado a uma UO. Figura: Baixa do orçamento Mensagem exibida quando o valor da verba disponível for menor que o valor gasto. Esta mensagem aparecerá neste momento se não foi feita à correção de verba na licitação. Para cada título selecionado é necessário dar Baixa no Orçamento, para que o mesmo não fique pendente. 17

70 Recebimento. Na pasta Orçamento é possível visualizar o Valor empenhado e valor disponível. Figura: Orçamento 18

71 Recebimento PATRIMÔNIO ESCOLHA DE ITENS PARA IMPRESSÃO Esta tela permite cadastrar o Patrimônio, não necessitando cadastrar um a um depois no módulo Catalogação / Cadastro / Exemplar. Para as instituições que utilizam a entrada manual de código de exemplar, nesta tela é possível vincular os códigos dos exemplares. Figura: Patrimônio Procedimentos: Clicar na linha do título; Digitar o Patrimônio, ou, Clicar em Repetir patrimônio, para bibliotecas que utilizam o mesmo patrimônio por acervo. Clicar em Gravar. Para preencher o código de exemplar manual Procedimentos: Clicar na linha do título; Digitar o cód. exemplar Clicar em sequencial, para código seqüenciais; Clicar em Gravar. 19

72 Recebimento Relação das novas aquisições por Biblioteca, constando nela a Biblioteca e o número do acervo de cada material. Figura: Escolha de itens para impressão A planilha impressa irá para o Processamento Técnico juntamente com o material para facilitar a localização dos Códigos de acervo. 20

73 Recebimento Figura: Cadastro Exemplar Após completar a catalogação do Acervo. Clicar aqui para inserir os exemplares. Tela para importação dos dados dos exemplares da aquisição para a Catalogação. Figura: Importar dados dos exemplares da aquisição 21

74 Recebimento SOLICITANTE Relaciona todas as obras com seus respectivos solicitantes. Figura: Solicitante Procedimentos: Pesquisar o Solicitante; Dar duplo clique ou <OK>; Selecionar o título pedido, clicando em Não na coluna Solicitante até aparecer Sim; Clicar em Gravar; Selecionar o Título para visualizar todos os solicitantes. Figura: Pesquisando o solicitante Para vincular todos os títulos ao solicitante, clicar em Sim para todos e Gravar. 22

75 Recebimento CONSULTA Relaciona todos os itens de um determinado pedido. Figura: Consulta 23

76 Recebimento VISUALIZAR Indica os itens pedidos e a distribuição por Biblioteca Mostra a sigla da biblioteca com a quantidade de itens solicitada Figura: Visualizar 24

77 Recebimento IMPRESSÃO Permite uma segunda (2) via de impressão dos pedidos. Figura: Impressão 25

78 Recebimento Espaço para observação interna Figura: Impressão do Pedido Escolher a situação do pedido Figura: Relação dos Itens 26

79 Recebimento Figura: Resultado da relação de itens 1.15 Pedidos Pendentes Relaciona todos os pedidos pendentes com situação: Aguardando entrega, Parcialmente atendido e Não atendido em uma data determinada. 27

80 Recebimento Figura: Pedidos pendentes Procedimentos: Selecionar a Biblioteca, se necessário; Selecionar a UO, se necessário; Selecionar o Pregão, se necessário; Digitar a Data entrega prevista inicial e final; Marcar a(s) Situação (ões); Clicar no botão Mostrar Orçamentos Pendentes Na tela Recebimento do Material o botão Orçamentos Pendentes relaciona os pedidos com orçamentos pendentes, os que não foram marcados com Baixa no Orçamento. 28

81 Recebimento Figura: Orçamento Pendente Procedimentos: Selecionar a Biblioteca, se necessário; Selecionar a UO, se necessário; Clicar em Mostrar; Clicar em Baixa no orçamento. 29

82 5. Fornecedor / Editora FORNECEDOR / EDITORA Neste processo, são informados os dados referentes às Editoras e Fornecedores. Pesquisa o fornecedor pela descrição Identifica qual é a categoria Fornecedor ou Editora Código atribuído ao fornecedor para acesso ao Módulo de pela Internet Figura: Fornecedor / Editora Os campos, Sigla, Razão Social, Usuário, são utilizados nos processos de. Sigla Utilizado no relatório Planilha de Concorrência; Razão Social - Utilizado no relatório Emissão para os Fornecedores; Usuário - Utilizado no Pedido de Compras pela internet; - Utilizado nos Procedimentos Gerais, para enviar das licitações. Procedimentos: Digitar os dados referentes ao Fornecedor/Editor; Clicar em Inserir, surgindo o Código do Fornecedor; Clicar em Área editor/fornecedor. de Conhecimento para relacionar áreas de conhecimento 1 ao

83 1.17 Fornecedor / Editora Cadastro Neste processo são informados os dados referentes às Editoras e aos Fornecedores. Os Campos: sigla, razão social e são utilizados nos processos de. Figura: Cadastro Procedimentos: Digitar os dados referentes ao Fornecedor/editora; Clicar em Inserir, surgindo o Código do Fornecedor; Clicar em Vínculos para relacionar áreas de conhecimento ao Editor/Fornecedor. Para alteração de dados: Pesquisar o Fornecedor; Realizar as alterações necessárias; Clicar em Alterar. Se houver duas Editoras / Fornecedores iguais, realizar a transferência e nunca substituir por outra descrição, pois a troca é feita em todo o Bibliográfico. Nunca substituir um fornecedor por outro, pois todos os fornecedores do campo 260 $b serão trocados também. 2

84 Fornecedor / Editora HISTÓRICO Fornece um histórico de todas as alterações efetuadas no cadastro Fornecedor, mostrando a data do movimento, a pessoa e o tipo de atualização realizada. Figura: Histórico 3

85 Fornecedor / Editora VÍNCULOS Esta tela possibilita montar relações de equivalência entre o Fornecedor e as áreas de conhecimento (classes) que estes abrangem; e as relações entre Fornecedores e Editoras que trabalham. Figura: Vínculos 4

86 Fornecedor / Editora ÁREA DE CONHECIMENTO Esta pasta é usada para cadastramento de todas as áreas do conhecimento (classes) em que o Fornecedor atua. Para as Instituições que possuem classificações distintas a tela será acrescentada o Tipo, para a escolha da classificação utilizada. Figura: Área de conhecimento Procedimentos: Selecionar o Tipo de classificação adotada; Clicar em Pesquisar (para pesquisar pela descrição) ou digitar o Código da área; Clicar em Inserir. 5

87 Fornecedor / Editora EDITORA/FORNECEDOR Nesta tela é possível vincular Editoras (fornecedores) para um Fornecedor (livraria). Figura: Editora / Fornecedor Procedimentos: Digitar o Código ou Pesquisar pela descrição do fornecedor (Editora); Clicar em Inserir. 6

88 1.18 Fornecedor / Editora Consulta Esta pasta permite consultar as áreas de conhecimento e as editoras vinculadas a um fornecedor. Figura: Consulta 7

89 Fornecedor / Editora ÁREA DE CONHECIMENTO Possibilita a consulta de todos os Fornecedores que foram vinculados a uma determinada área de conhecimento. Para as Instituições que possuem classificações distintas, será acrescentado o Tipo, para a escolha da classificação utilizada. Figura: Área de conhecimento Procedimentos: Clicar em Pesquisar (para pesquisar pela descrição) ou digitar o Código da área; Selecionar o Tipo de classificação adotada; Clicar em Mostrar; Clicar Sobre o fornecedor. 8

90 Fornecedor / Editora EDITORAS / FORNECEDOR Possibilita a consulta de todas as Editoras (fornecedoras) que foram vinculados a um determinado Fornecedor (livraria). Figura: Editoras / Fornecedor Procedimentos: Pesquisar o Fornecedor ou digitar o Código; Clicar OK; Clicar em Mostrar, para visualizar todas as Editoras relacionadas ao Fornecedor. 9

91 1.19 Fornecedor / Editora Padrão licitação Esta pasta permite criar uma lista padrão de fornecedores. Esta lista será usada na licitação. Figura: Padrão licitação Procedimentos: Informar o código do fornecedor; Acionar a tecla Tab; Clicar no botão Inserir. Figura: Padrão de fornecedores 10

92 6. Consulta CONSULTAS Esta tela possibilita consultas e emissão de relatórios referentes ao processo de aquisição; utilizados para conferência nos processos de renovações de periódicos, periódicos pendentes e pró-formas atrasados. Figura: Consultas 1

93 1.20 Consulta Sugestão / Licitação / Pedido Esta pasta permite realizar consultas de Sugestões, Licitações e Pedidos. Figura: Sugestão / Licitação / Pedido 2

94 Consulta UNIDADE ORGANIZACIONAL Relaciona todos os materiais pedidos por determinada UO, mostrando a situação do processo. Figura: Unidade Organizacional Procedimentos: Pesquisar o código da UO; Digitar a Data Inicial e Data Final; Selecionar o Tipo de Obra; Selecionar a Biblioteca; Marcar a Situação; Escolher a Ordem (tipo de ordenação do relatório) Escolher o Tipo de relatório; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. 3

95 Consulta SOLICITANTE Relaciona todos os materiais pedidos por determinado usuário/solicitante, mostrando a situação do processo. Figura: Solicitante Procedimentos: Pesquisar o Código do Usuário Solicitante; Digitar a Data Inicial e Data Final; Selecionar o Tipo de obra; Selecionar a Biblioteca; Selecionar a Situação; Selecionar a Ordem; Selecionar o Tipo de Relatório; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. 4

96 Consulta TÍTULO Esta pasta permite realizar consultas de Licitações, Sugestões ou Pedidos pelo título do item. Figura: Título Procedimentos: Selecionar o Tipo de obra; Digitar o Título; Selecionar o Tipo da pesquisa; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. 5

97 Consulta FORNECEDOR Esta pasta permite consultar a relação de materiais por fornecedor ou UO. Figura: Fornecedor Procedimentos: Pesquisar o Fornecedor; Pesquisar a UO; Selecionar a Situação; Digitar a Data prevista para a entrega Inicial e Final; Clicar em Imprimir. 6

98 Consulta ENTREGA COTAÇÃO Relação de cotações atrasadas em um período determinado. Figura: Entrega cotação Procedimentos: Digitar o código do Fornecedor ou Pesquisar; Digitar a Data Inicial e Data Final; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. 7

99 Consulta NOTA FISCAL Relatório para o controle de Notas Fiscais. Relaciona as Notas Fiscais de um período determinado ou um Número de NF específico. Figura: Nota Fiscal Procedimentos: Digitar o Número NF. Selecionar o Tipo de obra; Selecionar o Fornecedor; Digitar a Data Inicial e Data Final; Escolher um tipo Sintético ou Analítico; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. 8

100 Consulta Figura: Sintético Figura: Analítico 9

101 Consulta PENDÊNCIAS/CATALOGAÇÃO Relaciona todos os pedidos atendidos e que ainda não foram importados para a catalogação. Figura: Pendências / Catalogação Procedimentos: Digitar a Data Recebimento Inicial e Final; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. A Data Recebimento Inicial é a data prevista de entrega retirada da Pasta Recebimento 10

102 1.21 Consulta AGENDA Esta pasta permite controlar todas as atividades, registradas mensais/diárias, a serem realizadas. Figura: Agenda 11

103 Consulta AGENDA Esta pasta permite controlar as atividades diárias da Biblioteca referentes à, Renovação de assinaturas, etc. Figura:Agenda Procedimentos: Especificar o Ano e o Mês; Clicar no Dia que está em vermelho; Selecionar o Tipo de consulta; Selecionar a Biblioteca; Pesquisar a UO ou Fornecedor, se necessário; Clicar em Imprimir. 12

104 Consulta AGENDA POR PERÍODO Fornece informações sobre o que foi adquirido e o que foi gasto em determinado período. Figura: Agenda por período Procedimentos: Selecione o Tipo de consulta e Biblioteca; Selecione se necessário, a UO e Fornecedor; Selecionar o Modo de aquisição, se necessário; Digitar a Data Inicial e Data Final; Marcar a Ordem de impressão; 13

105 Consulta Clicar em Imprimir 1.22 Permutas Controle das permutas por meio de relatórios e estatísticas, possibilitando o envio de correspondências por . Figura: Permutas Nas cartas, os dados do destinatário são referentes ao cadastro do Fornecedor/Editora O cabeçalho e rodapé devem ser cadastrados no Módulo Parâmetros/ Modelos de cartas/mensagens; O remetente é referente ao usuário que acessou o sistema Pergamum. 14

106 Consulta Os Modelos de cartas para envio de todas as correspondências poderão ser cadastrados conforme o padrão de cada Instituição. O cadastro deverá ser feito no Módulo Parâmetro/Modelos de cartas/mensagens. Figura: Modelos de cartas e mensagens 15

107 Consulta Carta de Agradecimento Possibilita informar o recebimento das publicações que foram permutadas. Data de cadastro dos fascículos - Kardex Seleciona todos os itens para impressão. Figura: Carta de agradecimento Procedimentos: Entrar no Módulo /Consultas/Permutas; Selecionar a opção Agradecimento; Selecionar a Biblioteca; Selecionar a Biblioteca remetente; Digitar a Data inicial e Data final do cadastro de fascículo; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir ou Enviar . 16

108 Consulta Figura: Impressão Carta Agradecimento Carta de Agradecimento verifica: Os exemplares (fascículos) cadastrados no kardex (títulos recebidos), no período indicado com modo de aquisição permuta; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Títulos permutados (recebidos) Etapas: Inserir exemplar(es) no kardex; Encaminhar carta de Agradecimento a Instituição que enviou o exemplar. 17

109 Consulta Solicitação de periódicos atrasados - Possibilita verificar a situação das coleções recebidas por permuta e solicitar os fascículos atrasados via . Seleciona todos os itens para impressão. Figura: Carta de solicitação de periódicos atrasados Procedimentos: Selecionar a opção Solicitação de periódicos atrasados; Selecionar a Biblioteca remetente; Clicar em Imprimir ou Enviar . 18

110 Consulta Figura: Impressão Carta de Solicitação de periódicos atrasados Carta de Solicitação de periódicos atrasados verifica: Os títulos que são permutados com Data de Previsão dos fascículos (exemplares) em atraso, indicada na tela do kardex, pasta Previsão; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Títulos permutados (recebidos). Etapas: Cadastrar a Assinatura; Cadastrar a Previsão de chegada dos fascículos; Encaminhar carta de Solicitação de periódicos atrasados a Instituição que permutou o título. 19

111 Consulta Carta Interrupção de recebimento (reclamação) - Possibilita emitir carta solicitando informações sobre a interrupção de recebimento de títulos permutados, indicando o último fascículo (exemplar) recebido. Figura:Carta de interrupção de recebimento (reclamação) Procedimentos: Selecionar a opção Interrupção do recebimento (reclamação) Selecionar a Biblioteca remetente; Selecionar a Biblioteca dos fascículos recebidos; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir ou Enviar . 20

112 Consulta Figura: Impressão Interrupção de recebimento Carta Interrupção de recebimento (reclamação) verifica: Ter no mínimo um exemplar cadastrado no acervo com modo de aquisição Permuta; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Títulos permutados (recebidos) Etapas: Emitir relatório de periódicos atrasados no Módulo relatórios/dados de /Assinaturas/Periódicos atrasados; Verificar os títulos que estão algum tempo sem recebimento; Na tela de impressão da carta Interrupção, selecionar o(s) título(s) identificado(s) como interrompido(s); Encaminhar carta de Interrupção de recebimento (reclamação) a Instituição que permutou o título. 21

113 Consulta Carta de Emissão Possibilita a impressão de uma carta com a relação dos títulos e fascículos que estão sendo encaminhados como permuta. Figura: Carta de Emissão Procedimentos: Selecionar a opção Carta de emissão; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Digitar a Data inicial e Data final de emissão dos fascículos; Selecionar a Biblioteca; Clicar em Imprimir. 22

114 Consulta Figura: Impressão Envio de fascículos 23

115 Consulta Carta de Divulgação Possibilita divulgar os novos títulos que a biblioteca possui. Figura: Carta de Divulgação Procedimentos: Selecionar a opção Carta de divulgação; Pesquisar ou cadastrar a Instituição que irá receber a relação de títulos; Digitar o(s) Título(s) a ser(em) divulgado(s). Os títulos devem ser digitados um abaixo do outro; Selecionar a Biblioteca remetente; Clicar em Imprimir ou Enviar . 24

116 Consulta Figura: Impressão Divulgação 25

117 Consulta Carta de Interesse Possibilita enviar uma carta solicitando novos títulos de periódicos. Figura: Carta de Interesse Procedimentos: Selecionar a opção Carta de interesse; Pesquisar ou cadastrar a Instituição que irá receber a relação de títulos; Digitar o(s) Título(s) de interesse. Os títulos devem ser digitados um abaixo do outro; Selecionar a Biblioteca remetente; Clicar em Imprimir ou Enviar . 26

118 Consulta Figura: Impressão interesse 27

119 Consulta Etiquetas Permite a impressão de etiquetas para correspondência de envio do material solicitado, por biblioteca ou todas. Figura: Etiquetas Procedimentos: Selecionar a opção Etiquetas; Selecionar a Biblioteca dos fascículos enviados; Selecionar o modo de visualização Por tipo ou Por instituição; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir. 28

120 Consulta Dados retirados do campo Informações adicionais Figura: Impressão de Etiquetas A Etiqueta verifica: O cadastro das Instituições no Módulo /Fornecedor/Editora; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Permuta/Instituição (enviados) Etapas: Cadastrar a Instituição que receberá a permuta em Fornecedor/Editora com todas as informações pertinentes a ela; Imprimir as etiquetas; Encaminhar o material. 29

121 Consulta Relatório Envio de material Possibilita controlar a emissão das publicações indicando o nome da Instituição destino e quais os fascículos permutados. Figura: Relatório Envio de material Procedimentos: Selecionar a opção Envio de material; Digitar a Data inicial e Data final de emissão dos fascículos; Selecionar a Biblioteca dos fascículos enviados; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir. 30

122 Consulta Figura: Impressão Envio de material O relatório de Envio do material verifica: Os títulos permutados com Data de Envio dos fascículos (exemplares) cadastrada na pasta Permuta / Controle de emissão e recebimento; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Permuta/Instituição (enviados) Etapas: Cadastrar a Instituição na tela Periódicos/Assinatura/Permuta; Na pasta Permuta/Emissão/Controle de emissão e recebimento indicar a Data de emissão que o(s) fascículo(s) estão sendo enviados; Imprimir o relatório Envio de material para obter o controle dos materiais enviados. 31

123 Consulta Relatório Permutas enviadas (sem agradecimento) Possibilita controlar por Título e por Instituição as publicações permutadas sem notificação de recebimento. Figura: Relatório Permutas enviadas (sem agradecimento) Procedimentos: Selecionar a opção Permutas enviadas (sem agradecimento); Selecionar a Biblioteca dos fascículos enviados; Selecionar o modo de impressão Por título ou Por instituição; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir. 32

124 Consulta Figura: Impressão por Título 33

125 Consulta Figura: Impressão por Instituição O relatório Permutas enviadas (sem agradecimento) verifica: Permutas em que a Data de Envio dos fascículos (exemplares) estejam entre o período indicado e a Data de Recebimento não esteja preenchida na pasta Permuta/Controle de emissão e recebimento; Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Permuta/Instituição (enviados) Etapas: Cadastrar a Instituição na tela Periódicos/Assinatura/Permuta; Na pasta Permuta/Emissão/Controle de emissão e recebimento indicar a Data de emissão que o(s) fascículo(s) estão sendo enviados; Imprimir o relatório Permutas enviadas (sem agradecimento) para obter o controle dos materiais enviados e sem a notificação de agradecimento. 34

126 Consulta Relatório Geral Permite emitir relatórios para controlar Por título, título recebido e instituição as publicações permutadas. Figura: Relatório Geral Procedimentos: Selecionar a opção Geral; Selecionar a Biblioteca dos fascículos enviados; Especificar o tipo de impressão Por título; título recebido ou instituição; Selecionar o(s) item(s) para a impressão; Clicar em Imprimir. 35

127 Consulta Figura: Impressão por Título O relatório Geral verifica: Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Permuta/Instituição (enviados) e na tela Títulos permutados (recebidos). Etapas: Cadastrar a Instituição que receberá a permuta na tela Permuta/Instituição; Cadastrar o título que será permutado na tela Permuta/Títulos permutados; Imprimir o relatório Geral para obter o controle dos títulos enviados e recebidos. 36

128 Consulta Estatística Figura: Estatística Procedimentos: Marcar a opção Estatística; Informar o Ano de Referência que deseja fazer a impressão; Selecionar a Biblioteca dos fascículos enviados; Clicar em Imprimir. 37

129 Consulta Figura: Impressão Estatística A Estatística verifica: Situação da permuta cadastrada como Normal (ativa) na tela Permuta/Instituição (enviados) e na tela Títulos permutados (recebidos) Títulos enviados permutas cadastradas na tela Permuta/Emissão/ Controle de emissão e recebimento; Fascículos enviados campo Qtd. Enviada na tela Permuta/Emissão/ Controle de emissão e recebimento; Títulos recebidos nacionais e estrangeiros permutas cadastradas na tela Permuta/Títulos permutados, os exemplares do kardex com modo de aquisição permuta e o campo 008 posição 35; Fascículos recebidos - permutas cadastradas na tela Permuta/Títulos permutados e os exemplares do kardex com modo de aquisição permuta. 38

130 1.23 Consulta Duplicatas Esta pasta permite realizar consultas dos pedidos de duplicatas. Esta consulta pode ser realizada utilizando alguns filtros: Data solicitação do pedido, Solicitante, Acervo e Biblioteca. Figura: Duplicatas Procedimentos: Digitar a Data de solicitação das duplicatas inicial e final; Selecionar a Biblioteca; Marcar a opção Mostrar (não atendido, atendido, ambos); Clicar em Mostrar Figura: Duplicatas 39

131 Consulta Figura: Impressão das duplicatas 40

132 1.24 Consulta Circulação de Periódicos Esta guia permite gerar relatórios dos títulos que possuem listas para circulação ou de títulos que determinado usuário recebe. Estes dados foram alimentados no módulo ou Catalogação / kardex / Lista para circulação. Figura: Circulação de periódicos Procedimentos: Digitar o código do Usuário ou pesquisar o nome. Este campo não será obrigatório na hora de gerar o relatório. Selecionar a Biblioteca; Digitar a Data envio inicial e final. Data em que foi gerada a lista para circulação. Clicar em Mostrar, para visualização em tela; Marcar uma das opções para Impressão; Clicar em Imprimir. 41

133 Consulta A impressão pode ser por usuário ou por titulo Figura: Impressão - Circulação interna de periódicos / Usuário Figura: Impressão - Circulação interna de periódicos / Título 42

134 7. Periódicos PERIÓDICOS Após o cadastro do periódico no módulo Catalogação, passar para o Registro e Controle de fascículos e Assinaturas que poderá ser feito pelo Módulo de Catalogação ou pelo Módulo de Periódicos. 1

135 Periódicos Existem dois tipos de Kardex que será definido de acordo com a periodicidade no Cad.Acervo, na Catalogação. Figura: Kardex Quando a periodicidade é alterada no Cad. acervo e o tipo de kardex é o mesmo, fica apenas a periodicidade atual. Quando a periodicidade é alterada no Cad. acervo e o tipo de kardex é diferente, as duas periodicidades serão visualizadas. Este campo será visualizado para as Bibliotecas que adotam número de Chamada (campo 90) 2

136 Periódicos Para o preenchimento do Kardex, é necessário que a revista esteja catalogada previamente no Módulo Catalogação. Este campo será visualizado para as Bibliotecas que adotam número de Chamada (campo 90) Figura: Coleção de periódicos 3

137 1.25 Periódicos ADICIONAR COLEÇÃO Para localizar o título desejado, clicar no botão Acervo. ou digitar o número do acervo no campo Gera exemplar para todos os fascículos informados no Kardex. Inserir os fascículos da coleção de periódicos Permite excluir um item da biblioteca selecionada. Inserir os índices da coleção de periódicos Permite excluir toda a coleção, ou parte dela, de uma ou de todas as bibliotecas. Aumenta o tamanho das células do Kardex Procedimentos: Clicar em Periódicos; Clicar em Pesquisar; Pesquisar o Título do Periódico em Argumento de Pesquisa; Selecionar a linha do título desejado, clicar OK. Caso existam vários títulos iguais, os mesmos serão diferenciados pela sigla ao lado. Por isso a importância da Rubrica da Biblioteca no Módulo Parâmetros. A sigla da Biblioteca será visualizada na pesquisa somente se for gerado exemplares para os fascículos e após rodar o automático dia. 4

138 Periódicos IMPORTANTE: Os botões Excluir item e Excluir coleção apagam fisicamente os exemplares da base, não sendo possível recuperá-los nem constar em relatórios do sistema. Não preenchendo o campo periodicidade no cadastro Cad Acervo aparecerá a mensagem abaixo. Neste caso volte ao Cadastro e preencha a periodicidade no Cad Acervo, em seguida retorne ao Kardex. Figura: Kardex 5

139 Periódicos Incluindo exemplares Procedimentos: Selecionar o ano correspondente ou Digitar o ano em Adicionar ano; Dar duplo clique no mês/dia desejado; Adicionar o fascículo. 6

140 Periódicos Na pasta Adicionar a Coleção em Cadastro de Fascículos, escolher os dados referentes à Biblioteca, Situação, UO ( Unidade Organizacional ), Modo de, etc Figura: Dados da Coleção Cadastro de Fascículos É o cadastro de cada exemplar em particular, sendo responsável pela geração de etiquetas de cada fascículo. Figura: Cadastro de fascículo 7

141 Periódicos Quantidade Quantidade de exemplar a ser inserido Data de aquisição Data em que o fascículo chegou à biblioteca Coleção Dados do fascículo (campo preenchido automático ao preencher dados da coleção); Cód. do exemplar Número do Exemplar em questão Dados de Coleção - É o cadastro das informações referentes ao fascículo. v. Volume do fascículo n. Número do fascículo pt. Parte do fascículo supl. Preencher esta opção somente quando o suplemento tiver numeração própria. Cópias São os exemplares avulsos em duplicata. Cadastrar somente a quantidade, pois para estes itens não serão geradas etiquetas. Estes dados serão exportados para arquivo, a fim de montar a lista de duplicatas. Material Adicional Possibilita vincular o material adicional ao seu exemplar principal para facilitar o empréstimo. Os dados que aparecem no campo Coleção, em Cadastro de Fascículos são os dados da etiqueta. Os Dados de Coleção são os visualizados no kardex. O campo abaixo permite identificar todos os dados dos exemplares 8

142 Periódicos A inclusão das datas está aqui ilustrada na tela <Coleção de Periódicos>. Periódicos com Datas Simples. Figura: Adicionar a Coleção Periódico contendo Datas Diferentes que formam um único período de cobertura. Usa-se a Barra diagonal entre as datas. Figura: Adicionar a Coleção 9

143 Periódicos Periódico em CD-ROM Um único CD-ROM contendo os anos de 1996 a 1999, do v. 8, n.49 a v.11, n.96. Figura: Adicionar a Coleção São cadastrados todos os fascículos, usando a opção alterar (para que não gere registro para todos os fascículos). Em seguida opta-se por um só fascículo a fim de ser gerada uma única etiqueta que representará toda a coleção. Feito isso se alteram os dados da etiqueta em Dados de Coleção. 10

144 Periódicos Periódicos impressos Para ilustração da inclusão do fascículo será utilizado apenas o lado direito da tela <Dados de Coleção>. Journal of agricultural and food chemistry Volume 44, Número 3 (Um fascículo com volume gerando apenas uma etiqueta.) e número, Bate byte Volume 8, Número 78 com Suplemento sem numeração própria. A especificação da numeração de suplemento deverá ser registrada logo após a numeração do volume ou fascículo correspondente, precedido da abreviatura supl sem uso do ponto. (Um fascículo com volume, número e mais um suplemento sem numeração, gerando duas etiquetas) Batavo Volume 4, Número 41, e Suplemento com numeração própria. (Um fascículo com volumes, números e mais um suplemento com volume e número próprio, gerando duas etiquetas.) 11

145 Periódicos Educação & Filosofia Volumes 5 e 6, Números 10 e 11 em um único fascículo. Barra </> Usada como um conector entre anotações que formam uma entidade única, tal como dois anos diferentes que formam um período único de cobertura ou um número de volume ou fascículo duplo. (Um fascículo com volume e número duplo, gerando apenas uma etiqueta.) Acta biológica Volume 18, Números 1, 2, 3, 4 em um único volume. (Um fascículo com volume único e números geminados, gerando apenas uma etiqueta) Index medicus Volume 3, Número 7 e 8. Dois fascículos no mesmo mês. Hífen <-> - O uso do hífen está restrito à ligação entre dados numéricos. Usado como elemento de ligação entre: seqüência cronológica contínua de anos. (Dois fascículos do mesmo volume com números distintos, gerando duas etiquetas. Este periódico é mensal, mas eventualmente chegam duas revistas no mesmo mês.) 12

146 Periódicos Meio e mensagem Volume 21, Número 844 e 846. Dois fascículos no mesmo mês. (Dois fascículos do mesmo volume com números distintos, gerando duas etiquetas.) OBS.:Este periódico do qual a biblioteca possui, somente dois números é mensal, publicando eventualmente três números no mesmo mês. Revista economia política Volume 21, número 1 (81)jan./março. (Fascículo com volume, numeração do trimestre mais o número do fascículo gerando apenas uma etiqueta.) OBS: A numeração do trimestre será ignorada. Acrópole Volume 26, Número 304 com duas cópias (duplicatas). (Um fascículo com volume e número com duas duplicatas, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: Se a Biblioteca guarda no acervo mais de um exemplar de cada periódico, cada exemplar deverá ter uma etiqueta. O campo cópia destina-se a esse material para doação ou permuta. 13

147 Periódicos Journal of american studies Volume 30, parte 1 (Um fascículo com volume e parte, gerando apenas uma etiqueta.) Contra relógio Ano 10, Número 100 (Fascículo com ano e número, sem indicação de volume, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: O ano será substituído por volume. Revista da ESPM Volume 8, Ano 7, Edição 7 (Fascículo com volume, ano e edição, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: O ano será ignorado e a edição será substituída pelo número. 14

148 Periódicos Cultura vozes Ano 95, Volume 95, Numeração 6. (Fascículo com volume e número, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: Quando o fascículo possuir ano e volume, desconsiderar o ano. Os Caminhos da terra Ano 11, Número 1, Edição 117 (Fascículo com volume e número, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: O ano será substituído por volume e a edição será desconsiderada. Revista T&D desenvolvendo pessoas - Ano IX, Edição 108 (Fascículo com volume e número, gerando apenas uma etiqueta.) OBS: O ano será substituído por volume e a edição será substituída por número. 15

149 Periódicos Volume acompanhado com dados alfabéticos - devem ser registrados tal como aparecem na publicação (Fascículo com volume acompanhado de numeração, gerando apenas uma etiqueta.) Veja - Volume 34, Número 51 e mais um número especial, sem numeração própria. (Um fascículo com volume e número + um número especial sem numeração, gerando duas etiquetas.) Chest somente especial (Fascículo sem identificação de volume e número, trazendo somente número especial, gerando apenas uma etiqueta.) 16

150 Periódicos Flora ilustrada catarinense Fascículo somente com indicação do nome da Planta (Um fascículo somente com o nome científico da Planta, gerando apenas uma etiqueta.) Sumário econômico Mês fevereiro A designação dos meses, ou estações do ano deve estar no idioma que aparece no periódico e em letra minúscula. (Um fascículo, somente com indicação do ano e mês, gerando uma etiqueta.) Library trends - Publicações seriadas cujos fascículos são indicados pela estação do ano Para fascículo cuja identificação é a estação do ano, transcrever a estação, por extenso, no idioma original (Fascículo somente com identificação de estação do ano volume e número, gerando apenas uma etiqueta.) 17

151 Periódicos Alteração e Exclusão de exemplares o Para Alterar Dar duplo clique na linha desejada; Os dados irão para a tela de Cadastro de fascículos e Dados de coleção; Fazer as alterações necessárias nos dados referentes a Fascículos e Coleção; Clicar em Alterar. 18

152 o Periódicos Para Excluir A exclusão depende da liberação das atividades de cada usuário no Módulo Parâmetros/ Permissões de Usuários / Catalogação. o Excluindo um item Esta opção é para aqueles fascículos, que por algum motivo não devem mais constar no kardex. Ex. Fascículo cadastrado no mês errado ou descarte de determinado ano Figura: Excluindo item Selecionar o item desejado; Clicar no botão Excluir item Figura: Excluindo item Clicar em Yes (exclui dados do kardex e exemplar) 19

153 o Periódicos Excluindo um exemplar fisicamente Esta opção é para aqueles periódicos que tem mais de um exemplar cadastrado e que por algum motivo algum(s) não faz (em) mais parte da coleção ou foram cadastrados por engano. Selecionar a linha desejada Clicar em Excluir Exemplar. (Não exclui informações do kardex, apenas o número do exemplar). o Excluindo toda coleção Esta opção é para aqueles periódicos que por algum motivo necessitam ser excluídos toda a coleção. Figura: Excluindo toda coleção 20

154 o Periódicos - Excluindo a coleção Clicar no botão Excluir coleção abrirá a tela abaixo; Figura: Exclusão da coleção Selecionar Toda Coleção; Selecionar todas as Bibliotecas ou uma biblioteca específica; Clicar em OK. o Excluindo a coleção por ano ou período Figura: Exclusão da coleção por data ou intervalo de datas Selecionar o Ano(s) desejado(s); Selecionar todas as Bibliotecas ou uma biblioteca específica; Clicar em OK. Para excluir um determinado ano de uma biblioteca específica é necessário preencher somente a primeira opção de Ano. 21

155 Periódicos Ao clicar no botão OK o sistema sempre exibirá uma mensagem solicitando a confirmação da exclusão. - Selecionando Todas as bibliotecas -- Ao tentar excluir toda a coleção de periódicos, usando o botão Excluir coleção, o sistema mostrará a seguinte mensagem: Figura: Mensagem de exclusão da coleção do acervo - Selecionando uma Biblioteca específica -- Ao tentar excluir toda a coleção de periódicos de uma biblioteca, usando o botão Excluir toda coleção, o sistema mostrará a seguinte mensagem: Figura: Mensagem de exclusão da coleção de uma biblioteca 22

156 Periódicos Índice Figura: Índice Procedimentos: Entrar a coleção desejada; Clicar no botão Índices; Selecionar o ano correspondente na barra de rolamento ou Digitar o ano em Adicionar ano; Dar duplo clique no mês/dia desejado; Preencher os dados referentes à Biblioteca, Situação, Modo de, etc.; Preencher os dados de v., n. se necessário e, em Obs.,digitar Índice; 23

157 Periódicos Clicar em Inserir, visualizando todas as informações do índice; Clicar em Sair. Voltando a tela principal Clicar em Periódicos, voltando para a tela principal. Inserindo índice 24

158 Periódicos Índice com datas diferentes. Índice contendo datas diferentes que formam um único período de cobertura usa-se a Barra diagonal entre as datas. Índice sem identificação de volume, número e mês. Registrar no último mês do ano correspondente. 25

159 Periódicos Índice contendo volumes geminados. Cobertura de janeiro de 1970 a dezembro de 1991, número 483 a 494. Índice apenas com identificação de mês e ano. Registrar o mês correspondente. A designação dos meses deve estar no idioma que aparece no periódico. 26

160 Periódicos Fascículos indexados Fascículos indexados na biblioteca serão destacados, em azul, no kardex. Somente será visualizado os fascículos indexados a partir da 7 versão. Figura: Fascículos indexados Impressão do Kardex Coleção e Indexação 27

161 Periódicos Kardex Coleção e índice Figura: Impressão kardex 28

162 Periódicos Indexação Relação de artigos indexados Figura: Impressão indexação 29

163 Periódicos VÍNCULOS Este botão permite vincular sumário digitalizado aos fascículos correspondentes para disponibilizálo na Internet. Figura: Vínculos Procedimentos: Liberar servidor de imagem web; Preencher o caminho da imagem em Parâmetros/Instituição/Vínculos; Digitalizar o sumário em formato jpg; Salvar a imagem em uma pasta no computador; Dar duplo clique no número que deseja anexar o sumário; Clicar em Vínculos; 30

164 Periódicos Figura: Vínculos Digitar em Título do Vínculo, o nome para o arquivo; Selecionar a pasta no Drive \c onde está a imagem; Dar duplo click sobre a pasta; Selecionar com um click a imagem do sumário correspondente; Clicar no botão Gravar Arquivo; Aparecerá a mensagem Arquivo gravado com sucesso. Exclui o vínculo selecionado Selecionando Vínculos existentes, é possível visualizar o sumário. 31

165 1.26 Periódicos ASSINATURAS Esta pasta permite controlar as assinaturas de toda a coleção de periódicos da Biblioteca. Com o preenchimento desta pasta, o controle do processo de aquisição quanto à assinatura (periódicos atrasados, previsão e renovação de assinaturas) poderá ser verificado no Módulo Relatórios/Dados de aquisição/assinaturas. Visualiza assinaturas ainda não renovadas efetivamente ou somente as assinaturas de uma biblioteca Figura: Assinatura Procedimentos: Inserir a Data de Assinatura (início); Inserir a Data de Renovação Prevista; Selecionar a Moeda; Digitar a Data de Pagamento e Valor da Assinatura; Digitar o Código do Assinante; Selecionar o Modo de ; Inserir a Unidade Organizacional Resp. pela Compra; Clicar em Inserir. 32

166 Periódicos Para Excluir Selecionar a Assinatura desejada; Clicar em Excluir. IMPORTANTE: Para realizar uma nova assinatura deve-se preencher a Data Efetiva Renovação da assinatura antiga e posteriormente abrir a nova. Observação O campo observação permite cadastrar contatos com os fornecedores (comunicações/solicitações/pedido) entre o representante da revista com o setor de periódicos. Permite expandir ou reduzir o campo de observações Procedimentos: Digitar as informações no campo Observação; Clicar em Alterar. Biblioteca O campo Biblioteca permite cadastrar várias assinaturas para diferentes bibliotecas (vários kardex) em um único acervo (título do periódico) 33

167 7.1.2 Periódicos FORMAÇÃO DO PEDIDO Permite formar um pedido direto a partir da tela de assinatura. Novo pedido Controle interno que identifica o cadastro das assinaturas. Assim será possível criar mais de um cadastro com a mesma data de assinatura. É um seqüencial para cada acervo que é gerado automaticamente pelo sistema. Gera um Pedido com um item referente à assinatura selecionada. Os campos "Valor da Assinatura" e "Distribuidor" (Fornecedor no pedido) terão que ser preenchidos. Após a formação do pedido o código aparecerá no campo "Pedido". Procedimentos: Preencher a Data efetiva renovação (data que a renovação foi realizada); Abrir nova Assinatura; Clicar no botão Formar pedido; (automaticamente o sistema criará um novo pedido); Entrar no Módulo /Recebimento; Figura: Pedido Indicar o Número do Pedido, registrado na tela de assinaturas e; Seguir as orientações do / Pedido de Compras 34

168 7.1.3 Periódicos HISTÓRICO Fornece um histórico de todas as alterações efetuadas no cadastro de Assinaturas, mostrando a data do movimento, a pessoa e o tipo de atualização realizada. Figura: Histórico da assinatura 35

169 1.27 Periódicos PREVISÃO Esta pasta permite controlar o recebimento dos fascículos de toda a coleção de periódicos. Serão visualizadas as assinaturas ainda não renovadas efetivamente nas opções do campo "Assinaturas", assim as previsões são geradas pela assinatura selecionada. Figura: Previsão - Adicionar data - Utilizado para os casos que sejam necessários colocar datas adicionais não geradas automaticamente pelo botão "Gerar Previsão" IMPORTANTE: A coluna Circulação será exibida para os operadores que tiverem marcada no Módulo Parâmetros / Permissões de Usuários /, a permissão Periódicos Lista para circulação. Procedimentos: Preencher os dados referentes à Assinatura; Clicar na pasta Gerar Previsão; Informar o primeiro Volume a ser recebido e marcar, de acordo com o periódico as opções ao lado; 36

170 Periódicos Informar o primeiro Número a ser recebido e marcar, de acordo com o periódico as opções ao lado; Os dados do Volume e Número devem ser preenchidos de acordo com o kardex da coleção. Informar o próximo volume e número da coleção. Estes dados devem ser preenchidos de acordo com as características da numeração da coleção. Volume Seqüencial muda o volume a cada novo fascículo. Acrescenta volume quando trocar o ano muda o volume quando troca o ano. Número Seqüencial muda o número a cada novo fascículo. Recomeça o número quando trocar o ano muda o número quando troca o ano Clicar em Gerar Coleção (gerar os volumes e números da previsão). IMPORTANTE: Para as instituições que não utilizam a Lista para circulação, ao incluir o fascículo no Kardex, automaticamente será excluído o mesmo da Previsão. 37

171 Periódicos Para instituições que fazem Lista de circulação interna de periódicos - Qtd. prevista É preenchida automaticamente de acordo com a quantidade de exemplares informada na guia Assinaturas, opção Qtde exemplares por fascículos. - Qtd. recebida - Devem ser inseridas manualmente, caso os exemplares não sejam registrados no kardex. Depois das alterações, clicar em Gravar coleção. - Circulação Permite definir os grupos, listas de usuários. A quantidade de listas esta relacionada com a quantidade cadastrada na guia Assinatura e os usuários deverão ser previamente incluídos na guia Lista para circulação. Figura: Previsão Procedimentos: Gerar a previsão; Gerar coleção; Informar a Qtda recebida; Gravar Coleção; Clicar em Lista para gravar os grupos por número de exemplar. Estes grupos ficarão gravados para todos os fascículos subseqüentes. 38

172 Periódicos Figura: Lista para circulação interna de periódicos o Gravando grupos Selecionar o Nº Exemplar; Clicar na coluna ao lado esquerda do Usuário, obedecendo à ordem que o mesmo ocupará na lista; Clicar no botão Alterar; Realizar a mesma operação quantas vezes for necessário. Impressão - O texto de Cabeçalho e Rodapé são preenchidos no Módulo Parâmetros / Modelo de cartas/mensagens opção 21 Lista para Circulação Interna de Periódicos. Exibir Permite selecionar o que será impresso no relatório; Itens Permite selecionar os grupos para impressão da lista. 39

173 Periódicos Os dados do usuário podem ser cadastrados no Módulo Usuários / Usuários / em Demais informações IMPORTANTE: Para as instituições que utilizam a Lista para circulação é necessário primeiro informar a quantidade recebida na Previsão, gerar a Lista de circulação e depois incluir o fascículo no Kardex.. 40

174 1.28 Periódicos PERMUTAS Esta pasta permite cadastrar e controlar a permuta de publicações periódicas editadas pela Instituição, proporcionando o intercâmbio com várias entidades de pesquisa, culturais e educacionais. Figura: Permuta Procedimentos: Entrar no Módulo do Sistema Pergamum; Clicar no botão Periódicos/Assinaturas; Pesquisar o título com o qual será feita a permuta; Selecionar a pasta Permutas. Situação Normal Permutas com envio e recebimento normal. Situação Desativado Permutas encerradas. 41

175 Periódicos INSTITUIÇÕES Esta pasta permite relacionar as Instituições aos títulos que serão permutados. Todos os títulos permutados devem estar cadastrados no sistema, antes de registrar a permuta. Cadastrar a Instituição Figura: Permuta / Instituição Procedimentos: Pesquisar a Instituição que solicitou a permuta; Escolher a Situação; Clicar em Inserir. 42

176 Periódicos Figura: Permuta Controle de Emissão do material permutado Permite o envio em lote dos fascículos. Figura: Permuta / Emissão Procedimentos: Preencher a Data de Emissão do material enviado; Selecionar a Biblioteca origem que está enviado o material, facilitando assim, a impressão das etiquetas; Informar a quantidade enviada para cada instituição, no campo Qtd. Enviada por instituição; Informar no campo Fascículos enviados os fascículos enviados; Selecionar a opção Todos para o envio para todas as instituições; Clicar em Inserir. 43

177 Periódicos Controle de Emissão/Recebimento do material permutado Permite a emissão individual de fascículos, controla a confirmação de recebimento do fascículo com indicação da data mantendo um histórico dos envios anteriores. Procedimentos: Entrar na pasta Permutas; Selecionar a Instituição desejada para habilitar o botão Emissão; Clicar no botão Emissão; A Data de recebimento deverá ser preenchida após o aviso de recebimento pela instituição para a qual o fascículo foi enviado. Clicar na linha do volume indicada na confirmação de recebimento (carta ou de recebimento); Preencher a Data do Recebimento do material; Informar a quantidade enviada por permuta na opção Qtd. enviada; Clicar em Alterar. 44

178 Periódicos Títulos permutados São os títulos que outras Instituições (externas) estão permutando. Procedimentos: Entrar na pasta Permutas; Selecionar a Instituição desejada para habilitar o botão Títulos Permutados; Clicar no botão Títulos Permutados; Todos os títulos permutados devem estar cadastrados no Pergamum, antes de registrar a permuta. Figura: Títulos Permutados Procedimentos: Pesquisar o Acervo da revista a ser permutada; Escolher a Situação; Clicar em Inserir. Os relatórios referentes à Permuta poderão ser visualizados e impressos no Módulo de / Consultas DUPLICATAS 45

179 Periódicos A pasta Duplicatas permite controlar os pedidos de duplicatas realizados pela internet. As duplicatas são as cópias que a Biblioteca tem para doar. Cadastrar a coleção na pasta Adicionar a coleção; Figura: Duplicatas Clicar em Dados de coleção/duplicatas; IMPORTANTE: 46

180 Periódicos Não confundir a cópia com quantidade de exemplares, as duplicatas ficam gravadas em uma tabela temporária, mas não estão disponíveis para empréstimo e não recebem código de exemplar. Abrirá a tela abaixo: Selecionar a Biblioteca que possui a cópia; Cadastrar no campo Quantidade o número de duplicatas (cópias), ou seja, quantidade excedente do documento disponível na Biblioteca para doação; Clicar em Inserir; Clicar em Sair. Figura: Duplicatas O campo Cópias está desabilitado para digitação. Mostra somente o total de cópias existentes nas Bibliotecas com único acervo. Total de cópias/ duplicatas para doação A opção Obs. duplicat. possibilita especificar o número de exemplares por biblioteca, que a instituição possui de um fascículo, cadastrado como duplicata (cópias). 47

181 Periódicos Após inserir as cópias, estas serão visualizadas na internet para que as instituições interessadas possam fazer as solicitações de doação. As solicitações feitas pela Internet, das duplicatas, serão visualizadas na pasta abaixo. Os Campos Solicitantes, Coleção, Data solicitação, Situação e Biblioteca serão preenchidos automaticamente pelo Sistema Pergamum. Pedidos vindos da Internet Figura: Duplicatas Para atender um pedido Clicar na linha do título do fascículo a ser atendido; Marcar a opção Atendido; Digitar a Data de atendimento; Clicar em Alterar. 48

182 Periódicos A visualização das duplicatas pode ser feita de três maneiras: Não atendidos Relaciona todos os fascículos ainda não atendidos. Atendidos Relaciona todos os fascículos atendidos. Ambos - Relaciona todos os fascículos atendidos e não atendidos. Após o material solicitado ser atendido, o campo Cópias ficará em branco e o título não será mais visualizado na Internet. 49

183 1.30 Periódicos ENCADERNAÇÃO Esta pasta permite encadernar os fascículos de um determinado título. Figura: Encadernação IMPORTANTE: Verificar corretamente todos os fascículos antes de clicar em Encadernar. É necessário marcar os fascículos em ordem seqüencial para que a coleção fique em ordem(v. 1,...) 50

184 7.1.5 Periódicos CADASTRO Permite mostrar todos os fascículos registrados durante o ano e agrupar todos em um único volume. Serão visualizados todos os exemplares referentes ao acervo selecionado e que ainda não estão encadernados. Figura: Encadernação Procedimento: Clicar na pasta Encadernação; Selecionar a opção Não encadernados; Marcar os fascículos que deseja encadernar (marcar as linhas referentes a cada coleção); Acertar o campo Coleção, se não estiver correto; Preencher os dados referentes a cadastro de fascículos (novo exemplar); Clicar em Encadernar. 51

185 Periódicos Figura: Encadernação A opção Encadernados mostra todos os fascículos que foram encadernados em um único volume. 52

186 7.1.6 Periódicos CONSULTA Permite consultar os fascículos encadernados com seus exemplares correspondentes, e, se necessário desvincular os fascículos já encadernados. Clicar no Exemplar encadernado para visualizar todos os fascículos que foram vinculados. Figura: Consulta Para desvincular os fascículos Clicar no Exemplar encadernado, Selecionar os Exemplares vinculados e Clicar Desvincular. 53

187 Periódicos No Módulo Consulta/Exemplares todos os fascículos encadernados serão visualizados e na Consulta/Coleção serão visualizados todos os fascículos que foram encadernados. Informações Coleção 54

188 1.31 Periódicos GERAR COLEÇÃO Esta pasta permite gerar coleção retrospectiva de um determinado título. Figura: Gerar coleção Procedimentos: Marcar se deseja gerar coleção para Periódicos ou Índice; Selecionar a Biblioteca; Digitar a Data inicial e final na qual serão gerados os fascículos; Preencher os dados iniciais da Coleção Volume e Número; 55

189 Periódicos Estes dados devem ser preenchidos de acordo com as características da numeração da coleção. Volume Seqüencial muda o volume a cada novo fascículo. Acrescenta volume quando trocar o ano muda o volume quando trocar o ano. Número Seqüencial muda o número a cada novo fascículo. Recomeça o número quando trocar o ano muda o número quando trocar o ano. Clicar em Simular coleção (gera somente as datas das previsões); Para inclusão de número especial, parte e suplemento fazer como modelo a seguir: 56

190 Periódicos Para volumes e números já existentes no kardex, ao Simular a coleção serão visualizados em vermelho conforme imagem abaixo: Adicionar data caso necessário; Para os casos que sejam necessários colocar datas adicionais não geradas automaticamente pelo botão "Adicionar data" Clicar em Gravar coleção (gerar os volumes e números da previsão), abrirá a tela acima; Preencher os dados referentes à coleção; Clicar em Gerar Exemplares; 57

191 Periódicos A seguir será exibida a mensagem abaixo; Ao Gerar Exemplares todo o kardex será preenchido automaticamente. 58

192 1.32 Periódicos LISTA PARA CIRCULAÇÃO Utilizada para instituições que realizam assinaturas exclusivamente para circular entre funcionários pré-definidos. Nesta guia serão inseridas todas as pessoas que irão receber o título informado no Acervo. Para os títulos que possuem mais de uma lista para circulação, inserir todas as pessoas nesta guia e realizar a divisão das listas na guia Previsão. Figura: Lista para circulação Procedimentos: Em Usuário informar a matrícula ou pesquisar o usuário pelo nome; Clicar no botão Inserir; Repetir o processo tantas vezes quanto necessário. Para os títulos que possuem apenas uma lista, a Impressão pode ser realizada nesta guia. Para títulos com mais de uma lista, a Impressão deverá ser realizada na guia previsão. 59