2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Suprimentos 3

4 Sumário 1 Compras Parametrizações Cadastros Cadastro de unidades - Locais de entrega da unidade - Pad_CadUnidade.dll Cadastro de cliente - FIN_CadCliente.dll Cadastro de liberação de movimentos - Sup_CadLiberacaoMovimentos.dll Cadastro tipos de processo de compra - SUP_CadTipoProcessoCompra.dll Grupo cotação Cadastro de tipo de documento fiscal - SUP_CadTipoDocumentoFiscal.dll Cadastro perfis de usuários - SUP_CadPerfilUsuario.dll Aba - Dados gerais Aba - Tipo de processo de compra Aba - Centros de custo Manutenção de usuários de suprimentos - SUP_ManUsuarioSuprimentos.dll Manutenção de alçadas - SUP_ManAlcadas.dll Cadastro de transportadoras - SUP_CadTransportadora.dll Cadastro de condições de pagamento - SUP_CadCondicaoPagamento.dll Número de controle - SUP_ManNumeroControle.dll Manutenção número de controle - Sup_ManNumeroControle.dll Cadastro de solicitações - SUP_CadSolicitacao.dll Histórico de operações da solicitação Inclusão de item de solicitação - SUP_CadSolicitacao.dll Aba - Centro de custo Aba - Anexos Aba - Fornecedores Botão - Operações Manutenção de solicitação - SUP_ManSolicitacao.dll Edição de itens de solicitação Botão - Operações Aprovação de solicitação - Sup_ManSolicitacao.dll Visualizar histórico de operações da solicitação Definir tipo de processo de compra Aprovar solicitação Gerar cotação Geração de pedidos de cotação Incluindo um novo item na cotação Geração de pedidos de cotação Pedidos de cotação - Fornecedores GVDASA Sistemas Suprimentos 4

5 Pedidos de cotação Dados da cotação Emitir cotação Nova cotação - SUP_GeracaoPedidoCotacao.dll Excluir cotação Gerar consumo Espelho de nota fiscal - Sup_RegistroMovimento.dll Gerar compra rápida Emissão ordem de compra Manutenção de compra SUP_ManCompra.dll Grupo cotações Aba - Item de cotação Orçamentos - botão Aba - Itens de orçamento Aba - Anotações Aba - Anexos Quadro comparativo Itens de solicitações à cotação Operações - botão Aprovar compra Gerar ordem de compra Cancelar ordem de compra Emitir pedido de cotação - SUP_EmissaoPedidoCotacao.dll Recebimento de ordem de compra Manutenção período movimentação - SUP_ManPeriodoMovimento.dll Criar período Reabrir período Encerrar período Manutenção de lista de preços - SUP_ManListaPreco.dll Cadastrar itens na lista de preços Relatórios Relatório de compra - SUP_RelCompra.dll Ordens de compra e informações relacionadas Orçamentos e informações relacionadas Quadro comparativo de preços Tipos de critério de avaliação de fornecedor Critérios de avaliação do fornecedor Avaliação de fornecedor Gerenciador de compras - SUP_GerenciadorCompras.dll Aba - visualização GVDASA Sistemas Suprimentos 5

6 2 Estoque Cadastro de parâmetros - SUP_CadParametro.dll Suprimentos Compras Aba - Configuração de Aba - Solicitação Aba - Ordem de compra Aba - Dotação Aba - Aprovação Aba - Cotação Cadastros Cadastro de naturezas de operação - SUP_CadNaturezaOperacao.dll Cadastro de famílias e subfamílias de produto Inclusão de famílias Inclusão de subfamílias Aba - Centros de Custos Aba - Locais de estoque Aba - Padrões Cadastro de unidade de medida - SUP_CadUnidadeMedida.dll Cadastro de locais de estoque - SUP_CadLocalEstoque.dll Cadastro de produtos -SUP_CadProduto.dll Aba - Dados principais Aba - Fornecedores Aba - Dados adicionais Aba - Fotos Aba - Dados SPED PIS/COFINS Cadastro de tipos de movimento - SUP_CadTipoMovimento.dll Aba - Parâmetros Aba - Naturezas de operação Aba - Tipos de documento fiscal Aba - Despesas associadas Manutenções Cadastros de liberações de movimentos - SUP_ CadLiberacaoMovimentos.dll Registros de movimento - SUP_RegistroMovimento.dll Aba - Itens Aba - Tributos - Item do movimento Aba - Rateio - Item do movimento Aba - Outras informações - Item do movimento Aba - Dados adicionais GVDASA Sistemas Suprimentos 6

7 Aba - Despesas associadas Aba - Adicionais Aba - Tributos Aba - Financeiro Aba - Contabilização Aba - Avaliação de fornecedores Operações com registro de movimentos Registro de movimento com ordem de compra Registro de movimento de saída Manutenção de alíquotas - FIS_ManAliquota.dll Integração contábil automática Relatórios Relatório de movimentos - SUP_RelMovimento.dll Relatório de produtos e serviços DIRF - FIN_GeracaoDirf.dll Relatório impostos retidos - FIN_RelImpostosRetidos.dll Leiaute DIRF Dotação orçamentária Parâmetros da dotação nos suprimentos Parâmetros da dotação no acadêmico Aprovador de dotação orçamentária Dotação orçamentária insuficiente Geração e disponibilização do histórico no cadastro de solicitações Geração e disponibilização do histórico na manutenção de solicitações Registro de movimentação para gerar e disponibilizar histórico Dotação orçamentária Web Permissões da dotação orçamentária Web Aprovação e reprovação de dotação Verificar saldo GVDASA Sistemas Suprimentos 7

8 Convenções: Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVCollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Checkbox: Abrir cadastro: Limpar campo: Incluir: Incluir vários: Editar: Excluir: Localizar: Consulta cadastro: Carregar: Selecionar tudo: Desfazer tudo: Selecionar: Desfazer seleção: Exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. Quando o campo estiver vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Possibilita incluir um cadastro por vez. Possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Possibilita editar/alterar um cadastro. Possibilita excluir um cadastro. Permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo Consulta. Exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Permite carregar informações ainda não listadas na tela. Possibilita selecionar todos os itens de uma única vez. Desfaz toda a seleção de itens em uma única vez. Seleciona um item por vez. Desfaz a seleção de um item por vez GVDASA Sistemas Suprimentos 7

9 1 Compras O módulo de compras possibilita que o usuário realize a gestão de todo um processo de compras de produtos e serviços, permitindo criar solicitações de compras, através das quais pode-se gerar consumo e ordens de compra para posterior recebimento no registro de movimento. 1.1 Parametrizações Para consultar as configurações do Módulo de Compras, consultar as parametrizações no item 2 - Estoque. 1.2 Cadastros Em grande parte dos cadastros, há um campo Compartilhar, onde indica se aquele cadastro (registro em questão) será compartilhado ou não por todas as empresas, e na maioria das telas que tiver esse campo também existirá no menu Opções o item Configuração, onde o usuário indicará qual será o valor inicial para esse campo ao incluir um novo registro (marcado ou desmarcado) Cadastro de unidades - Locais de entrega da unidade - Pad_CadUnidade.dll No cadastro de unidades está disponível a aba de Locais. Nela é possível definir, para cada unidade, se a mesma terá ou não definição de locais. As informações de local, consistem em nome e endereço completo. Para as unidades que tiverem definição de local, no cadastro de solicitações será obrigatório informar o Local de entrega GVDASA Sistemas Suprimentos 8

10 1.2.2 Cadastro de cliente - FIN_CadCliente.dll de saída. Nessa tela é possível realizar o cadastro dos clientes que irão compor as notas fiscais Cadastro de liberação de movimentos - Sup_CadLiberacaoMovimentos.dll Nesse cadastro é possível determinar liberações para usuários e períodos específicos. Assim, as validações de período de lançamento de notas fiscais e/ou limite mínimo antes do vencimento serão desconsiderados e será permitido fazer os lançamentos em caráter de exceção. É importante salientar que a liberação pode ser feita de dois tipos: Digitação de movimentos e títulos: ao utilizar esse tipo de liberação o usuário está liberado para realizar a digitação de movimentos e títulos, fora do período de lançamento e/ou limite mínimo antes do vencimento. Vencimento de títulos: ao utilizar esse tipo de liberação o usuário está liberado apenas para realizar a digitação de títulos, fora do período limite mínimo antes do vencimento GVDASA Sistemas Suprimentos 9

11 1.2.4 Cadastro tipos de processo de compra - SUP_CadTipoProcessoCompra.dll O tipo de processo de compra define se a compra necessita ou não de orçamentação, caso necessite, qual a quantidade de orçamentos. Além desta verificação, é possível indicar o intervalo de valores de compra para o tipo de processo. Para fins de permissão, o tipo de processo de compras, deverá ser vinculado ao usuário. Para maiores detalhes, consultar o item Perfis de usuários. Os tipos de processos cadastrados e definidos serão utilizados na manutenção de solicitação, de certa forma define o fluxo de compras no processo de compra (dispensa de orçamento, quantidade de orçamento, valores de compras). Para a inclusão de um tipo de processo de compra é necessário clicar no botão correspondente a inclusão e após preencher os seguintes campos: Descrição: Define a descrição do tipo de processo de compra; Compartilhar: Se marcado, indica que o tipo de processo de compras será compartilhado entre todas as empresas, se desmarcado, indica que será compartilhado apenas pelas unidades da empresa em que foi cadastrado. Enquanto o registro estiver sendo incluído, o usuário poderá marcar/desmarcar esse campo quantas vezes desejar, porém, ao deixá-lo marcado e salvar, não poderá mais desmarcá-lo quando efetuar a manutenção desse registro. Não podem existir dois tipos de processo de compra com a mesma descrição que sejam compartilhados ou que pertençam à mesma empresa, caso isso ocorra, ao tentar salvar, o usuário é alertado GVDASA Sistemas Suprimentos 10

12 Grupo cotação Ao marcar o campo Dispensa cotação (Compra rápida), indica que esse tipo de processo de compra será usado para realizar uma compra rápida (ver Processo de compra rápida, nesse mesmo manual). Ao marcar a opção Exige cotação, indica que há necessidade de realizar cotação com fornecedores. Será solicitada a quantidade mínima de orçamentos para o processo de compras. Serão geradas solicitações de cotação aos fornecedores, além de gerar quadro comparativo entre os orçamentos registrados. Os itens definidos com esse tipo de processo de compra serão submetidos a um processo de compra, passando por várias etapas, desde a cotação dos itens envolvidos, passando pelo orçamento, aprovação e ordem de compra (ver Processo de compra normal, nesse mesmo manual). Ao marcar a opção Dispensa cotação e ordem de compra (Apenas autorização de solicitação), indica que essa opção não exigirá cotação nem ordem de compra, ou seja, a solicitação que for definida com este novo tipo de processo de compra é concluída imediatamente após definir o tipo de processo de compra ou se estiver sendo utilizada aprovação de solicitação, a mesma é concluída imediatamente após a aprovação ser realizada. O campo Quantidade mínima de orçamentos indica o número mínimo de fornecedores que deverão orçar a solicitação de compra. Essa opção pode ser parametrizada na rotina Cadastro de parâmetros. Grupo Limites: permite ao usuário informar se o processo de compra terá verificação de valores, se marcado, habilita os demais campos do grupo. Limite mínimo: define o limite mínimo para o tipo de processo de compra, somente são permitidos valores maiores ou igual a 0 (zero). Limite máximo: define o limite máximo para o tipo de processo de compra, somente são permitidos valores maiores que 0 (zero). Limite máximo ilimitado: quando marcado, desabilita o campo Limite máximo e indica que o limite máximo para a compra é ilimitado. Validar pelo valor total da ordem de compra: se marcado, indica que a validação dos limites do tipo de processo de compra será feita baseado no valor total da ordem de compra. Validar pelo valor do item da ordem de compra: se marcado, indica que a validação dos limites do tipo de processo de compra será feita baseado no valor de cada item da ordem de compra GVDASA Sistemas Suprimentos 11

13 1.2.5 Cadastro de tipo de documento fiscal - SUP_CadTipoDocumentoFiscal.dll Este programa deve ser usado para cadastrar os tipos de documento fiscais que serão selecionados durante a inclusão de um movimento (ver Inclusão de um Registro de Movimento neste mesmo manual). Para a inclusão de um tipo de documento fiscal, é necessário clicar no botão correspondente à inclusão e após preencher os seguintes campos: Descrição: define a descrição do tipo de documento fiscal, seu preenchimento obrigatório. Código documento fiscal: deve ser preenchido com o código do documento fiscal, seu preenchimento é opcional. Esta informação corresponde à tabela de Documentos fiscais disponibilizada no Site da Receita Federal do Brasil. Modelo documento fiscal: também de preenchimento opcional, deve ser preenchido com o modelo do documento fiscal. Esta informação corresponde à tabela de Documentos fiscais disponibilizada no Site da Receita Federal do Brasil Cadastro perfis de usuários - SUP_CadPerfilUsuario.dll Este programa visa manter os perfis de usuários que serão associados através da Manutenção de Usuários do Suprimento. Possibilita a inclusão de nomenclaturas livre conforme o papel desempenhado no processo, como por exemplo, solicitante, comprador, aprovador de compra. Ao incluir um novo perfil, deve-se preencher os seguintes campos: Descrição: define a descrição do perfil. Compartilhar: se marcado, indica que o perfil será compartilhado entre todas as empresas e unidades, se desmarcado, indica que pode ser usado apenas para a empresa/unidade para o qual foi cadastrado. Enquanto o registro estiver sendo incluído, o 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 12

14 usuário poderá marcar/desmarcar esse campo quantas vezes desejar, porém, ao deixá-lo marcado e salvar, não poderá mais desmarcá-lo quando efetuar a manutenção desse registro. Não pode existir dois perfis com a mesma descrição que sejam compartilhados ou que pertençam à mesma empresa, caso isso ocorra, ao tentar salvar, o usuário é alertado Aba - Dados gerais Papel: permite informar o papel do perfil, ou seja, para o nome definido, qual o vínculo com os papéis disponíveis no sistema. Os papéis disponíveis e suas principais funções são: Almoxarifado: perfil responsável por Gerar de consumo. No processo de negócio, é o responsável por realizar as liberações do consumo de materiais. Aprovador de compra: perfil também responsável pela manutenção de compras (aprovação das compras). No processo de negócio, é o responsável por realizar as aprovações de compra. Aprovador de solicitação: perfil que será responsável em realizar a aprovação das solicitações criadas no sistema. Ao definir um perfil com esse papel, também será possível definir quais tipos de processo de compra podem ser aprovados para o perfil de aprovador de solicitação. Comprador: perfil que emite ordem de compra e pedido de cotação. Ao informar esse papel, a aba Tipo de processo de compra fica disponível. No processo de negócio, este perfil é o responsável por vincular os tipos de processo de compra, na manutenção de solicitação, organizar as solicitações e encaminhá-las, definir os fornecedores, solicitar cotações aos fornecedores, cadastrar cotações, escolher a melhor compra, após aprovada a compra pelo aprovador, poderá dispara a ordem de compra GVDASA Sistemas Suprimentos 13

15 Solicitante: este perfil inicia o processo de compras através do cadastro de solicitação. Ao informar esse papel, a aba Centros de custo fica disponível. No processo de negócio é o responsável por realizar as solicitações de materiais ou serviços. Aprovador em conjunto: quando marcada esta opção o registro em questão será de aprovador em conjunto, ou seja, um aprovador em grupo. Esta opção estará disponível no perfil quando o papel for igual a aprovador de compra ou aprovador de solicitação. Quando uma solicitação/compra necessitar de aprovação e existir mais de um aprovador em conjunto para aquela alçada que ainda não realizou a aprovação, e um destes aprovar a solicitação/compra, então esta ficará com a situação igual a parcialmente aprovada. Quando uma solicitação/compra necessitar de aprovação e existir apenas um aprovador em conjunto para aquela alçada que ainda não realizou a aprovação, e ele aprovar a solicitação/compra, então esta ficará com a situação igual a aprovada. Aprovador único: quando a opção de Aprovador em conjunto estiver desmarcada e o perfil for igual a aprovador de compra ou aprovador de solicitação, esse usuário tem poder master, assim liberando qualquer solicitação. Em solicitações que dependam de aprovações de um grupo misto de aprovadores em conjunto e/ou aprovadores únicos, quando aprovada por um aprovador único a solicitação encontra-se com status de liberada, porem quando ocorre por um usuário com perfil de aprovação em conjunto esta encontrase com o status parcialmente aprovada. Aprovador em conjunto: quando a opção de Aprovador em conjunto estiver desmarcada e o perfil for igual a aprovador de compra ou aprovador de solicitação, esse usuário tem poder master, assim liberando qualquer solicitação. Em solicitações que dependam de aprovações de um grupo misto de aprovadores em conjunto e/ou aprovadores únicos, quando aprovada por um aprovador único a solicitação encontra-se 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 14

16 com status de liberada, porem quando ocorre por um usuário com perfil de aprovação em conjunto esta encontra-se com o status parcialmente aprovada. Quando uma solicitação/compra necessitar de aprovação e existir apenas um aprovador em conjunto para aquela alçada que ainda não realizou a aprovação, e ele aprovar a solicitação/compra, então esta ficará com a situação igual a aprovada. Pode aprovar compras sem dotação orçamentária: Esta opção estando marcada significa que o usuário que tiver este perfil vinculado e o mesmo estiver aprovando uma compra, mesmo que o Sistema esteja todo configurado para verificar a dotação (ver Apêndice A), essa verificação não será realizada. Ao selecionar o perfil Aprovador de solicitação o sistema disponibilizará uma nova aba Tipo de processo de compra, para que seja selecionado os tipos de processos de compras que o perfil poderá aprovar na tela de Manutenção de solicitação Aba - Tipo de processo de compra Permite que sejam informados os tipos de processo de compra disponíveis e associando-os ao perfil de comprador (Disponível na aba Dados gerais ) Aba - Centros de custo Permite selecionar e manter os centros de custos disponíveis (se a instituição utilizar centros de custos), associando-os ao perfil de solicitante (Disponível na aba Dados gerais ). Os registros da grid são estruturados na forma de tópicos, onde inicialmente aparecem somente às empresas referentes aos centros de custo já selecionados, o usuário poderá expandir os dados exibindo os detalhes (unidades e centros de custo) de uma determinada 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 15

17 empresa clicando no + (sinal de mais) à esquerda do nome da empresa, após expandir, para esconder os detalhes, basta clicar no (sinal de menos). A ação dos botões Editar, Excluir e Visualizar será pertinente à empresa do registro que estiver selecionado, dessa forma, ao clicar em Editar ou Visualizar, será aberta a janela de dialogo mostrando somente os centros de custo da empresa em questão, da mesma forma ao clicar em Excluir, serão excluídos somente os registros relacionados com a empresa em questão. Ao clicar nos botões Incluir, Editar e Excluir, será aberto à tela onde é possível incluir/remover centros de custo para uma determinada empresa/unidade ou somente visualizá-los, dependendo da ação escolhida. Empresa: permite selecionar a empresa desejada, e o comportamento desse campo dependerá do estado do campo Compartilhar da tela principal. Caso o campo Compartilhar esteja desmarcado, então o campo Empresa ficará desabilitado, disponibilizando apenas o nome da empresa em que o usuário estiver logado. E caso o campo Compartilhar esteja marcado, o campo Empresa ficará habilitado, disponibilizando todos os nomes das empresas que o usuário possui acesso. Ao trocar de empresa, os campos Unidade e Centros de custo disponíveis são limpos, pois esses campos dependem da empresa selecionada, e são listados novos valores para o campo Unidade conforme a empresa selecionada. Unidade: permite selecionar a unidade desejada, e o comportamento desse campo também dependerá do estado do campo Compartilhar da tela principal. Caso o campo Compartilhar esteja desmarcado, então o campo Unidade fica desabilitado, disponibilizando apenas o nome da unidade em que o usuário estiver logado, e caso o campo Compartilhar esteja marcado, o campo Unidade fica habilitado, disponibilizando todos os nomes das unidades que o usuário possui acesso. Ao trocar de unidade, os Centros de custo disponíveis são limpos, pois dependem da empresa/unidade selecionada GVDASA Sistemas Suprimentos 16

18 Centros de custo disponíveis : permite selecionar um ou mais centros de custo disponíveis, ao dar OK, os mesmos são vinculados ao perfil juntamente com a empresa e unidade selecionados. Durante a inclusão do registro, caso o usuário tenha selecionado o papel Solicitante, tiver vinculado centros de custo ao perfil (aba Centros de custo) e após, marcar/desmarcar o campo Compartilhar, os mesmos serão excluídos (desvinculados do perfil). E também é possível criar vários perfis de usuários com o mesmo papel. Dependendo apenas da necessidade da instituição. Um exemplo é a criação de vários perfis de usuários do tipo solicitante, e associá-los a diferentes centros de custos Manutenção de usuários de suprimentos - SUP_ManUsuarioSuprimentos.dll Ao incluir um novo usuário do Suprimentos, deve-se preencher os seguintes campos: Usuário: nesse campo são listados todos os usuários do APS (ativos e inativos), bastando selecionar um deles. É o próprio usuário do sistema (login) esse campo poderá ser preenchido para qualquer usuário, mas será obrigatório para os usuários que possuem o perfil de Comprador ou Aprovador de solicitação, uma vez que estas pessoas podem enviar para cotação dos fornecedores GVDASA Sistemas Suprimentos 17

19 Após inserir as informações para o novo usuário, clique em Incluir para atribuir o Perfil de Usuário. Na tela Perfil de Usuário, indique a Empresa, a Unidade em que o usuário possuirá o Perfil a ser selecionado. Após selecionar um perfil de usuário que seja compartilhado, ao dar OK, os valores para os campos Empresa e Unidade ficarão Empresa Compartilhada e Unidade Compartilhada. Por default a opção Visualiza solicitações de outras unidades encontra-se desabilitada. Um usuário pode ter quantos perfis for necessário, porem apenas o perfil que possuir o papel solicitante tem a permissão para ativar ou desativar a opção Visualiza solicitações de outras unidades. Quando a opção estiver desativada o usuário não tem permissões para visualizar as solicitações de outras unidades. Com esse processo a rotina de Cadastro de solicitações sofre atualizações não disponibilizando o critério de busca por Unidade. Após salvar o registro, o usuário do APS também passa a ser definido como sendo também usuário do Módulo Suprimentos. Um usuário pode ter vários perfis em quantas empresas e/ou unidades for necessário Manutenção de alçadas - SUP_ManAlcadas.dll Alçada são os limites de valores das permissões concedidas aos usuários associados ao perfil de Aprovador de compra e Aprovador de solicitação na Manutenção de usuários de suprimentos. Para cadastrar alçada para determinado usuário, clique no botão Incluir e selecioneo no Campo de seleção Usuário. Indique o Valor mínimo alçada, ou seja, o valor mínimo da compra que ele poderá aprovar (este campo pode ser 0 ). Se ele possuir um limite máximo de aprovação do valor da compra, indique tal valor no campo Valor máximo alçada. Caso a 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 18

20 alçada não possuir limite máximo de aprovação, selecione a Checkbox Valor máximo ilimitado. No campo Usuário da dialog Cadastro de alçada são listados somente os usuários cadastrados na Manutenção de usuários de suprimentos vinculados aos perfis Aprovador de compra e/ou Aprovador de solicitação Cadastro de transportadoras - SUP_CadTransportadora.dll Este cadastro funciona da mesma forma que o cadastro de pessoa, porém, é utilizado para associar a pessoa ao papel de Transportadora e que será utilizada pelo processo de compras em alguns momentos como na geração de ordem de compra, por exemplo. O cadastro é aberto na tela de pesquisa, onde é possível adicionar os filtros desejados antes de realizar a consulta. Antes de clicar no botão Pesquisar, pode-se ainda marcar a opção Somente transportadoras, para que sejam listados somente as pessoas que possuem o papel de transportadora. No menu Exibir, ao marcar a opção Papéis, passa a ser exibido na parte inferior da tela a grid Papéis da pessoa, onde aparecem todos os papéis vinculados à pessoa selecionada GVDASA Sistemas Suprimentos 19

21 Uma pessoa pode ter um ou mais papéis vinculados, ou ainda não ter nenhum papel vinculado a ela. Para incluir uma transportadora, pode-se inserir o registro da pessoa diretamente no cadastro de pessoa (Pad_CadPessoa.dll), e posteriormente vincular o papel de transportadora através da edição da pessoa no Cadastro de Transportadora, ou então, a partir dessa mesma rotina de cadastro de transportadora, incluir a pessoa que, automaticamente será vinculada ao papel de transportadora. Quando realizado uma pesquisa no cadastro de transporte é possível exibir somente as transportadoras cadastradas. Observe no diagrama abaixo os conceitos sobre o que o sistema trata como Papel : 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 20

22 Cadastro de condições de pagamento - SUP_CadCondicaoPagamento.dll Neste programa devem ser cadastradas as condições de pagamento que serão usadas em algumas rotinas do processo de compras, inclusive na Geração de pedido de cotação, por exemplo. Não é possível cadastrar mais de uma condição de pagamento com o mesmo nome, o usuário é alertado, caso venha tentar salvar um registro com a mesma descrição de um outro já existente. Também não é possível excluir ou editar um registro que já tenha sido referenciado anteriormente em alguma cotação/orçamento/ordem de compra Número de controle - SUP_ManNumeroControle.dll Nessa tela é possível incluir um número de controle para cada tipo de processo de compra da instituição. Esse cadastrado facilitará as consultas, pois será mais fácil localizar os registros de compras, de acordo com o número de controle. É necessário, nessa tela, que seja informado um ano de controle para a consulta. Para a inclusão de um número a um tipo de processo de compra, é necessário que seja clicado sobre o botão de Incluir e selecionar o respectivo dado no campo Tipo de processo de compra e Próximo número de controle que o sistema deverá assumir GVDASA Sistemas Suprimentos 21

23 Manutenção número de controle - Sup_ManNumeroControle.dll Essa rotina está disponibilizada para permitir definir e alterar os próximos números de controle que serão gerados por tipo de processo de compra. Após ter sido gerado, o número de controle fica disponível em todos os processos de compra (da solicitação até a ordem de compra) através de campos informativo e também como filtro, auxiliando a pesquisa de solicitações, cotações e ordens de compra Cadastro de solicitações - SUP_CadSolicitacao.dll Somente usuários que tenham perfil com papel de solicitante podem utilizar esta funcionalidade, do contrário, ao tentar abrir a tela, ao invés de abrir o cadastro, será exibida uma mensagem ao usuário. Nessa tela é onde são cadastradas as solicitações que, posteriormente, serão utilizadas em um processo de compra. Ao SALVAR qualquer cadastro de solicitação é feita a verificação de saldo nas contas, uma vez que haja parametrização de integração com a Contabilidade.Net e rotina Cadastro de parâmetros. O usuário não precisará se preocupar com o preenchimento dos campos do quadro Solicitação, pois são preenchidos de forma automática pelo sistema ao salvar e ao encaminhar a solicitação, são eles: Número: é o número da solicitação, sendo que o mesmo nunca se repetirá para outra solicitação. Data: mostra a data em que a solicitação foi encaminhada. Situação: mostra o status da solicitação, sendo essas as possíveis: Não encaminhada, Encaminhada, Em atendimento, Concluída e Cancelada GVDASA Sistemas Suprimentos 22

24 Não encaminhada: indica que a solicitação ainda pode ser alterada, possibilita a inclusão e exclusão de itens da solicitação. Nesta situação, o setor de compras ainda não tem a visão da solicitação. Encaminhada: situação atribuída após o encaminhamento da solicitação. Nesta situação não são permitidas alterações na solicitação. A partir deste momento o setor de compras passa a ter a visibilidade da solicitação e poderá iniciar o processo de compra. Em Atendimento: indica que a solicitação já teve o processo de compra iniciado. Concluída: indica que o processo de compra já foi concluído (ordem de compra gerada). Cancelada: indica que a ordem de compra foi cancelada. Solicitante: apresenta o usuário do Módulo Suprimentos que cadastrou a solicitação. Já, os campos abaixo, o usuário é quem deverá preencher: Empresa: contém uma lista das empresas que o usuário possui permissão e que tenha o papel de solicitante, com exceção da empresa compartilhada. Na inclusão de uma nova solicitação, é verificado se o usuário possui permissão e se tem papel de solicitante na empresa logada e caso tenha deve ser preenchido com a empresa logada, caso contrário deve permanecer em branco. Unidade: contém uma lista com todas as unidades da empresa selecionada no campo anterior que o usuário possui permissão e que tenha o papel de solicitante, com exceção da unidade compartilhada. Na inclusão de uma nova solicitação, é verificado se o usuário possui permissão e se tem papel de solicitante na unidade logada e caso tenha deve ser preenchido com a unidade logada, caso contrário deve permanecer em branco. A lista das unidades sempre será atualizada ao alterar o valor do campo Empresa. Local de entrega: o usuário poderá selecionar o local de entrega da solicitação, possibilitando disponibilizar na ordem de compra o endereço exato que uma solicitação deve ser entregue. IMPORTANTE: somente será disponível esse campo se houverem locais de entrega previamente cadastrados no Cadastro de unidade. O campo Empresa somente ficará habilitado enquanto ainda não existirem itens de solicitação informados, e o campo Unidade somente permanecerá habilitado se o campo Empresa estiver preenchido e se não existirem ainda itens de solicitação informados. Observação: é possível (não obrigatório) cadastrar uma observação para a solicitação; Quadro Itens de solicitação : Nesse quadro é exibida a lista dos itens de solicitação cadastrados para a solicitação atual GVDASA Sistemas Suprimentos 23

25 Histórico de operações da solicitação Na tela da rotina cadastro de solicitação, tem a opção Visualizar histórico de operações da solicitação junto ao botão Operações. Nessa opção é possível que o usuário possa visualizar o histórico da solicitação no que diz respeito às operações realizadas. Além disso, foi desenvolvida a gravação desses históricos para as seguintes operações: cadastrar solicitação, encaminhar solicitação, cancelar solicitação, voltar para não encaminhada, aprovar/reprovar solicitação. IMPORTANTE: nessa opção também serão apresentados os históricos referentes a dotação orçamentária, caso a instituição utilize essa rotina Inclusão de item de solicitação - SUP_CadSolicitacao.dll Para incluir itens, basta clicar no botão correspondente do quadro Itens de solicitação. Produto (Obrigatório): pode ser informado digitando o código (composto ou reduzido) correspondente ao produto desejado no campo Código ou selecionando-o através do campo Descrição (Para mais informações sobre os produtos, consultar Cadastro de produtos do módulo Suprimentos Estoque). Descrição: campo livre para digitação deve ser preenchido pelo usuário com a descrição do item, ou seja, informações complementares ao item que está sendo solicitado. Botão para acessar a tela de cadastro de produtos. A tela de cadastro de produtos permite efetuar uma busca mais ampla e com mais recursos 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 24

26 pelos registros de produtos. Ao concluir a pesquisa, deve selecionar o produto e clicar em transferir, item selecionado irá ser direcionado para os campos de código do produto e descrição do produto na tela de cadastro de item da solicitação. Botão lupa tem a função de acessar a tela de cadastro de produtos em modo de navegação/pesquisa. Unidade medida (Obrigatório): é um Campo de seleção em que o usuário deverá selecionar uma unidade de medida anteriormente cadastrada no Cadastro de unidades de medida ou do Cadastro de produto (se o produto estiver configurado para controlar estoque) ambos do módulo Suprimentos Estoque. Esta informação será utilizada para o cálculo do valor da solicitação. Quantidade (Obrigatório): permite informar a quantidade de itens para o produto em questão. Vlr. Unitário estimado: permite que o valor unitário estimado do item da solicitação seja informado, caso o parâmetro permita alterações. Caso contrário, o sistema buscará o valor unitário estimado atribuído ao produto na tela de Cadastro da lista de preço. Na inclusão do item, o campo Vlr. Unitário estimado recebe por padrão o valor da última compra do produto selecionado. Valor total do item: campo de preenchimento automático exibe o total do item (Quantidade * Vlr. Unitário estimado). Descrição: campo livre para digitação deve ser preenchido pelo usuário com a descrição do item, ou seja, informações complementares ao item que está sendo solicitado; Justificativa: permite que seja preenchida uma justificativa para o item, geralmente utilizada a fim de justificar a data necessidade. Situação: campo de preenchimento automático, no momento da inclusão do item o valor desse campo será Não encaminhado. Data necessidade: deve ser informado de acordo com a data em que a solicitação deverá ser atendida. Quadro Solicitação original : mostra os valores originais do produto solicitado (código composto e descrição) e da quantidade solicitada, pois esse item poderá sofrer alterações no decorrer do processo de compra GVDASA Sistemas Suprimentos 25

27 Caso o produto informado na solicitação seja atendido por Contrato de fornecimento, o sistema irá verificar se o parâmetro Permitir alteração no valor estimado para os produtos de autorização de fornecimento está marcado. Se não estiver marcado, o campo Valor unitário ficará desabilitado, não possibilitando edição. Caso o produto informado na solicitação seja atendido por Contrato de fornecimento, o sistema irá verificar se o parâmetro Permitir encaminhar solicitação com produto atendido por contrato de fornecimento não vigente está marcado. Caso a solicitação que estiver com um produto incluído fora do período vigente (informado na manutenção de lista de preços) poderá ser encaminhada normalmente Aba - Centro de custo Na parte inferior da tela Itens de solicitação há duas abas, Centros de custo e Anexo. A aba Centros de custo exibe os centros de custo vinculados ao item de solicitação, só fica habilitada se um produto tive sido selecionado e somente será possível informar centros de custo caso o perfil do usuário solicitante possua algum centro de custo associado. Neste caso será possível selecionar qualquer um dos centros de custo a que o usuário pertence. Caso o perfil do usuário solicitante não possua um centro de custo vinculado, ao tentar incluir um centro de custo o usuário será alertado GVDASA Sistemas Suprimentos 26

28 Centro de custo (Obrigatório): permite selecionar o centro de custo digitado no código reduzido do mesmo ou selecionando - o na lista; Quantidade (Obrigatório): permitir informar a quantidade do produto para o centro de custo selecionado Aba - Anexos A aba Anexo permite visualizar e inserir anexos dos itens da solicitação de compra. Este recurso pode ser utilizado para facilitar o entendimento do que está sendo solicitado através de imagens, por exemplo. Descrição: permite que a descrição do anexo seja informada; Pelo botão Selecionar arquivo, é aberta uma caixa de diálogo para a seleção de um arquivo de qualquer tipo, e o botão Abrir arquivo permite que o anexo seja visualizado através do comando de abertura padrão do sistema operacional. É recomendável inserir anexos apenas com tamanho inferior a 2MB para que o desempenho do sistema não seja prejudicado Aba - Fornecedores A aba fornecedores permite incluir, excluir, editar e manter dados de fornecedores em solicitações concluídas. A edição de Itens de solicitação nas rotinas de cadastro de 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 27

29 solicitações e Manutenção de Solicitações pode ocorrer quando a solicitação concluída requer manter os fornecedores e as quantidades de itens forem entregues. Na parte inferior da janela de Cadastro de Solicitações no grupo Itens de solicitação clique em Editar para abrir a janela de Itens de solicitação. Clique em Novo para incluir. É possível a inserção ou edição de quantidades entregues relativa a itens que estejam sendo adquiridos por meio de solicitação, de forma que os fornecedores em questão, que poderão ser oriundos do processo de compra, ou ainda da relação geral de fornecedores da instituição, poderão entregar quaisquer quantidades, desde que estejam dentro do solicitado. No campo fornecedor é possível expandir uma lista para selecionar o fornecedor desejado e no campo quantidade deve ser informada a quantidade de itens que se está recebendo. Clique em OK para prosseguir GVDASA Sistemas Suprimentos 28

30 Caso seja apresentada uma mensagem referente a incompatibilidade de quantidades de itens, será aberta uma janela para ajustes de quantidades de itens. Os ajustes ocorrem quando a quantidade de Itens entregues exceder a quantidade solicitada. Serão listados todos os fornecedores envolvidos nas entregas da solicitação. Informe os ajustes de quantidades de itens para cada um dos fornecedores, uma vez não ultrapasse o total geral solicitado Botão - Operações Ao clicar neste botão, presente na tela principal do cadastro de solicitações, aparecerá um menu de contexto com as opções: Encaminhar solicitação, Cancelar solicitação e Voltar para não encaminhada, estas opções deverão ficar habilitadas caso o usuário tenha acesso aos seus respectivos subprogramas, definido no cadastro desta dll, e se a solicitação atual não estiver sendo inserida/editada, segue abaixo a descrição de cada operação: Encaminhar solicitação : para que seja possível dar prosseguimento ao processo de compra é necessário que a solicitação seja encaminhada, e para que essa opção fique habilitada, além dos critérios acima, a solicitação deve estar com a situação Não encaminhada. Após encaminhar, as solicitações, bem como seus itens, passam para encaminhados. Ao cadastrar uma nova solicitação, quando o usuário clicar em salvar, o usuário será questionado se deseja ou não já encaminhar a solicitação, sem a necessidade de fazê-lo posteriormente. Cancelar solicitação : faz com que à situação da solicitação mude para Cancelada, para que essa opção fique habilitada, além dos critérios descritos anteriormente, a solicitação 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 29

31 deve estar com a situação Encaminhada. Ao cancelar a solicitação, será necessário informar uma justificativa do cancelamento. Após cancelar, as solicitações, bem como seus itens, passam para cancelados. Voltar para não encaminhada : retorna à situação da solicitação para Não encaminhada, para que essa opção fique habilitada, além dos critérios descritos anteriormente, a solicitação deve estar com a situação Cancelada. Após isso, a solicitação, bem como seus itens, voltar a estar não encaminhados novamente. Ao mandar salvar, se os parâmetros da dotação estiverem devidamente configurados, será realizada a verificação da dotação GVDASA Sistemas Suprimentos 30

32 Manutenção de solicitação - SUP_ManSolicitacao.dll Somente usuários que tenham perfil com papel de comprador ou almoxarifado podem utilizar esta funcionalidade, do contrário, ao tentar abrir a tela, ao invés de abrir, será exibida uma mensagem ao usuário. Neste programa é feita a manutenção das solicitações. Existem duas estruturas de filtros que podem ser utilizadas para buscar as solicitações desejadas, o Filtro principal e o Filtro adicional: Filtro principal formado pelos campos: Empresa: que contém a lista das empresas que o usuário possui permissão e que tenha perfil de comprador ou de almoxarifado ou de aprovador de solicitação, também contém a opção <Todas>, que indica que serão filtradas todas as solicitações das empresas que estiver nesta lista. Unidade: que contém a lista das unidades da empresa selecionada, que o usuário possui permissão e que tenha perfil de comprador ou de almoxarifado ou de aprovador de solicitação, também contém a opção <Todas>, que indica que serão filtradas todas as solicitações das unidades que estiver nesta lista e que pertençam à(s) empresa(s) selecionada. Centro de custo: Somente poderá ser possível selecionar um filtro para o centro de custo quando tiver sido selecionada uma unidade no campo Unidade, do contrário, aparecerá somente a opção <Todos> nesse campo, a lista contempla somente os centros de custos ativos e analíticos da(s) empresa(s) e unidade(s) em questão. Fornecedor: que contém a lista de fornecedores da empresa selecionada, que o usuário possui permissão e que tenha perfil de comprador ou de almoxarifado ou de aprovador de solicitação, também contém a opção <Todos>, que indica que serão filtradas todas as 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 31

33 solicitações de fornecedores que estiverem nesta lista e que pertençam à(s) empresa(s) selecionada. Filtro adicional formado pelos campos: Número solicitação: Permite informar o número da solicitação desejada; Número controle: Permite informar o número de controle da solicitação, de acordo com o seu tipo de processo de compra; Ano: Permite informar o ano de controle da solicitação; Grupo Data: Permite informar um filtro por período usando como base a data de solicitação ou a data de necessidade dos itens de solicitação; Situação: Permite informar se deseja filtrar somente as solicitações cuja situação das mesmas seja Em atendimento ou Encaminhada ; Solicitante: Permite que seja informado um filtro por solicitante. Ao definir os filtros desejados, basta clicar em Consultar. A tela possui ainda dois quadros onde são exibidas as solicitações e seus respectivos itens, dados estes retornados da consulta realizada. Os dois quadros possuem a coluna Selecionar, no quadro Solicitações, o usuário poderá selecionar uma ou mais solicitações, e caso o usuário deseje selecionar apenas um, ou parte, dos itens cadastrados da solicitação, é possível selecioná-los um a um no quadro Itens de solicitação. Quadro Solicitações : 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 32

34 Quadro itens de solicitação: A fim de facilitar a visualização, o sistema indica ao lado da coluna Selecionar, que ao clicar com o botão direito do mouse apresenta o quadro Solicitações GVDASA Sistemas Suprimentos 33

35 Edição de itens de solicitação Permite editar os itens que possuírem a situação Encaminhado. Neste caso, o comprador ou o usuário do almoxarifado poderá alterar alguns campos do item, para isso, basta selecionar o item de solicitação desejado e clicar no botão Editar registro, porém, existem vários critérios para que o mesmo fique habilitado: Critério 1: O item de solicitação selecionado deve estar com a situação igual a Encaminhado ; Critério 2: O usuário deve ter o papel de comprador e o produto relacionado ao item de solicitação deve estar configurado como solicitado via Processo de compra (ver Cadastro de produtos do módulo Suprimentos Estoque) ou o item de solicitação já tiver um processo de compra definido; Critério 3: O usuário deve ter o papel de almoxarifado e o produto relacionado ao item de solicitação deve estar configurado como solicitado via Almoxarifado (ver Cadastro de produtos do módulo Suprimentos Estoque). Portanto, para a ativação do botão Editar registro, deve-se levar em consideração: (Critério 1 + Critério 2) ou (Critério 1 + Critério 3). Ao clicar no botão, aparecerá uma janela (Itens de solicitação). Percebe-se que se trata da mesma tela de inserção/edição/, consulta de itens de solicitação vista no item Inclusão de item de solicitação deste mesmo manual, com a diferença de que só é permitido alterar os campos Produto, Unidade medida e Quantidade, além desses, caso o item já tenha um tipo de processo de compra definido e este NÃO exige cotação, então os campos Vlr. Unitário estimado e Descrição também poderão ser alterados GVDASA Sistemas Suprimentos 34

36 Ao dar OK, os parâmetros da dotação estiverem devidamente configurados, será realizada a verificação da dotação Botão - Operações Através do botão Operações será possível realizar as seguintes operações para o(s) item(s) que estiver(em) selecionado(s): Aprovação de solicitação - Sup_ManSolicitacao.dll É possível consultar solicitações com situação Aguardando aprovação e também possibilita realizar aprovação de solicitação. Envio de de notificação de aprovação GVDASA Sistemas Suprimentos 35

37 É possível enviar de notificação com todos os itens da solicitação que deve ser aprovada, além de enviar o apenas para os aprovadores que possuem alçada para aprovar o valor total da solicitação e que possuem perfil com permissão para todos os tipos de processo de compra dos itens da solicitação Visualizar histórico de operações da solicitação Na tela da rotina Manutenção de solicitação, tem a opção Visualizar histórico de operações da solicitação junto ao botão Operações. Nessa opção é possível que o usuário possa visualizar o histórico da solicitação no que diz respeito às operações realizadas. Além disso, foi desenvolvida a gravação desses históricos para as seguintes operações: cadastrar solicitação, encaminhar solicitação, cancelar solicitação, voltar para não encaminhada, aprovar/reprovar solicitação. IMPORTANTE: Nessa opção também serão apresentados os históricos referentes a dotação orçamentária, caso a instituição utilize essa rotina Definir tipo de processo de compra Opção acessível apenas para usuários com perfil de compradores, antes de gerar uma cotação ou compra rápida, é necessário informar um tipo de processo de compra para todos os itens desejados, clicando nessa opção abrirá a tela onde deve ser informado qual o tipo de processo de compra que será usado para aquele item em questão, após clicar no OK GVDASA Sistemas Suprimentos 36

38 Se nos parâmetros o sistema estiver configurado para Aprovação de solicitação, ao definir um tipo de processo de compra a uma solicitação, a situação do item da solicitação será alterada para Aguardando aprovação. Caso contrário, a situação do item será Aprovado. Ao confirmar a escolha do tipo de processo de compra e o sistema estiver configurado para Aprovar solicitação, será enviado s aos aprovadores de solicitações. Ao definir o tipo de processo de compra, o sistema gerará o número e ano de controle da solicitação Aprovar solicitação Quando nos parâmetros estiver configurado para Aprovar solicitações, será necessário que todas as solicitações sejam aprovadas ou não, seja por Solicitação ou por Itens de Solicitação, conforme as telas abaixo. Aprovação de Solicitação por Item: 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 37

39 Aprovação por Solicitação: Gerar cotação Opção acessível apenas para usuários com perfil de compradores, todos os itens que estiverem selecionados farão parte uma mesma cotação, ou seja, entrarão em um processo de cotação, onde posteriormente, após passar pelas etapas do processo, incluindo a aprovação, a emissão de ordem de compra entrará no estágio final que é o recebimento da ordem de compra pelo registro de movimento (ver Inclusão de um Registro de Movimento neste mesmo manual). Antes, é importante destacar que, para gerar uma cotação, todos os itens selecionados devem ter o mesmo tipo de processo de compra definido (ver item Definir tipo de processo de compra ), este deve exigir cotação (ver item Tipos de Processo de Compras, nesse mesmo manual), caso esses critérios não forem respeitados, o usuário será alertado e a ação será abortada, caso contrário, os itens ainda passarão por outra verificação: se possuírem vínculo com algum movimento será automaticamente desmarcado, ao final, se não restar nenhum selecionado, o usuário também será alertado e a operação será abortada, caso contrário, o processo continuará. A geração de uma cotação também poderá ser realizada diretamente através da própria rotina responsável por gerar as cotações (SUP_GeracaoPedidoCotacao.dll), o mais comum é gerar a partir do botão Operações, por se tratar de uma forma direta de gerar a cotação, não necessitando abrir a outra rotina e passando pelas etapas iniciais de seleção dos itens de solicitação GVDASA Sistemas Suprimentos 38

40 Geração de pedidos de cotação Após selecionar os itens e clicar em Gerar cotação, já com os itens escolhidos anteriormente. É possível incluir ou excluir algum item à cotação. A ação excluir não excluirá o item de solicitação, apenas o removerá da cotação atual. Na imagem anterior o botão Voltar está desativado porque a rotina em questão foi aberta a partir da manutenção de solicitação, caso tivesse sido aberta diretamente a rotina SUP_GeracaoPedidoCotacao.dll, teria outras etapas anteriores antes de chegar nessa tela. O botão Avançar avança até a próxima tela do assistente e o botão Cancelar simplesmente cancela a geração dessa cotação, nesse caso, voltaria para a tela de manutenção de solicitação Incluindo um novo item na cotação Caso queira incluir um item, basta clicar no botão incluir registro. Podem-se filtrar os itens desejados por meio de vários filtros, a forma de configurá-los é praticamente a mesma descrita na tela principal da manutenção de solicitação (ver Manutenção de Solicitação ), após a definição dos filtros, basta clicar no botão Consultar, que exibirá os itens retornados pela consulta, pode-se selecionar um ou mais itens pela coluna Selecionar e clicar em Adicionar e depois em Fechar, voltará para a tela anterior e os novos itens irão compor também a cotação, juntamente com os demais Geração de pedidos de cotação Ao mandar Avançar, o usuário será direcionado até a página Itens de cotação, onde a tela se divide em duas partes, sendo que a parte superior contém a lista dos itens de cotação formados pela lista dos itens de solicitação anteriormente selecionados, porém, agrupados por produto e unidade de medida, ou seja todos os itens de solicitação que sejam do mesmo produto e mesma unidade de medida se tornam um item de cotação, somando 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 39

41 as suas respectivas quantidades. A parte inferior exibe o(s) item(s) de solicitação de cada item de cotação formado a partir deste(s). Na parte superior ainda há o botão Editar registro que apenas posiciona o cursor na coluna Descrição adicional do produto, pois é a única coluna que pode ser alterada nesta tela, pode-se alterar diretamente o valor desse campo sem a necessidade de clicar neste botão Pedidos de cotação - Fornecedores Ao clicar no botão avançar, o usuário será direcionado até a tela Seleção de fornecedores, onde poderá selecionar um ou mais fornecedores que irão fazer a cotação dos itens selecionados. A tela é carregada com todos os fornecedores que estiverem ativos, e inicialmente já virão selecionados de forma automática os fornecedores que estiverem vinculados aos produtos dos itens de solicitação selecionados anteriormente. Ao avançar, caso o número de fornecedores selecionados for menor do que o número que estiver configurado no tipo de processo de compra (ver Tipos de Processo de Compras, nesse mesmo manual) que estiver vinculado aos itens de solicitação, o usuário será alertado pelo sistema GVDASA Sistemas Suprimentos 40

42 Pedidos de cotação Dados da cotação Deverão ser preenchidas as informações finais da cotação, tais como: a Data da cotação, ou seja, a data em que a cotação está sendo montada; a data Limite para resposta que o fornecedor deverá enviar e a data Limite para entrega que deverá ser realizada pelo fornecedor. Também é necessário selecionar uma Condição de pagamento para a cotação, e informar a Transportadora que realizará a entrega do produto, todos são de preenchimento obrigatório, com exceção do campo Transportador, que só será obrigatório seu preenchimento caso o tipo de frete escolhido tenha sido FOB (Frete a pagar, ou seja, o pagamento do frete será feito pelo destinatário). Ao clicar em Concluir, caso os dados preenchidos estejam corretos, será exibida a página final apresentando o número da cotação gerada GVDASA Sistemas Suprimentos 41

43 Na parte inferior desta tela há três botões: Nova cotação, Emitir cotação e Fechar, o botão fechar apenas fecha a tela, voltando, neste caso, para a tela de manutenção de solicitação, que foi quem executou esta funcionalidade Emitir cotação É necessária que se faça a emissão da cotação para que seja possível realizar e aprovar orçamentos (ver item Orçamento e item Aprovar compra ) e posteriormente gerar a ordem de compra (ver item Gerar ordem de compra ). A emissão da cotação também poderá ser realizada através da manutenção de compra (ver Emitir pedido de cotação ) ou executando a própria rotina de emissão de pedidos de cotação. Neste momento a cotação está com a situação Gerada, mas para dar prosseguimento no processo de compra, é necessário que se faça a emissão da mesma GVDASA Sistemas Suprimentos 42

44 Clicando no botão Emitir cotação é a forma mais direta de emitir a cotação recém-criada, ao clicar, o usuário será direcionado à rotina de Emissão de Pedido de Cotação (SUP_EmissaoPedidoCotacao.dll). Caso optar por abrir a rotina Emissão de pedidos de cotação de forma direta, o assistente se posicionará na primeira tela, onde devem ser definidos os filtros necessários para que se busquem as cotações desejadas para as suas respectivas emissões. Depois de definir os filtros, basta avançar para a próxima página, aparecerá uma lista com todas as cotações retornadas da consulta. Será realizada a emissão somente da cotação que estiver selecionada. Ao dar um clique duplo em uma cotação, aparecerá a tela onde existem duas abas: Item e Fornecedores onde se podem visualizar os itens da cotação bem como os fornecedores vinculados à cotação, respectivamente. Após clicar no botão Avançar o assistente se posicionará na última página do assistente, onde o usuário poderá, efetivamente, emitir a cotação. Através desta tela será possível entrar no Gerenciador de relatórios (se o usuário possuir permissão para este recurso), enviar o documento para a Impressora, exibi-lo em Tela, ou ainda, enviar uma notificação ao fornecedor com os dados da cotação através de . Ao clicar em concluir, caso a opção selecionada for Impressora ou Tela (desde que, posteriormente seja realizada a impressão), a situação da cotação é alterada para Emitida, mas caso a opção selecionada seja , é aberta uma tela na qual aparecem todos os fornecedores vinculados à cotação, 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 43

45 Os fornecedores envolvidos precisam ter o(s) seu(s) respectivo(s) (s) cadastrado(s). Caso não tenham , é possível informar/alterar neste momento, contudo esta alteração não será refletida no cadastro de fornecedores, mas somente para esta atividade de envio de . O utilizado como remetente será o informado na Manutenção de usuários de suprimentos do comprador. O destinatário do será o cadastrado no Cadastro de fornecedor. Clicando em enviar o sistema verifica nos parâmetros do Suprimentos, se deve usar Autenticação SMTP, em caso afirmativo, abrirá uma outra tela, onde o usuário deverá realizar a autenticação, para só então, os s serem enviados, e caso o campo Autenticação SMTP estiver desmarcado, os s serão enviados sem autenticação GVDASA Sistemas Suprimentos 44

46 Após o envio do a situação da cotação é alterada para Emitida Nova cotação - SUP_GeracaoPedidoCotacao.dll Ao clicar no botão Nova Cotação, o usuário será conduzido até a página inicial desta rotina (SUP_GeracaoPedidoCotacao.dll), para que seja dado início à uma nova cotação, com outros itens, ou para que o usuário possa excluir alguma cotação realizada anteriormente. Selecione a opção desejada e clique em avançar para continuar. Escolhendo a opção Gerar cotação e ao clicar no botão avançar, será apresentada a próxima página do assistente, onde o usuário definirá um tipo de processo de compra, essa informação será usada na próxima tela, ao consultar os itens de solicitação (item Incluindo um novo item na cotação ) serão consultados apenas os itens de solicitação com este tipo de processo de compra. Ao mandar avançar, o usuário será direcionado até a página Seleção de itens de solicitação, para continuar, basta seguir as seções a partir da Geração de pedidos de cotação Excluir cotação Caso haja necessidade de excluir alguma cotação gerada anteriormente, o usuário poderá selecionar a opção Excluir cotação e avançar, o assistente irá para a próxima tela, na qual o usuário poderá configurar vários filtros (pelo menos um filtro é obrigatório), a fim de facilitar a busca pelas cotações desejadas, além dos filtros informados, o sistema leva em consideração também apenas as cotações que não possuem orçamentos vinculados e que não estejam canceladas e nem concluídas GVDASA Sistemas Suprimentos 45

47 Ao clicar no botão avançar e o sistema retornar algum registro, será apresentada a tela na qual o usuário poderá selecionar as cotações desejadas clicando no item correspondente da coluna Selecionar, após confirmação do usuário, as cotações são excluídas do sistema e os itens de solicitação que estavam vinculados às cotações excluídas poderão ser reutilizadas em uma outra cotação que venha a ser criada GVDASA Sistemas Suprimentos 46

48 Gerar consumo Este recurso é utilizado por usuários com perfil de Almoxarifado, que através de solicitação de materiais que estão em estoque, entregam ao setor solicitante o material, gerando baixa e movimentação do estoque. Para Gerar consumo, selecione a opção correspondente no botão Operações, será exibida a tela onde será possível selecionar os itens de solicitação desejados e que serão utilizados na geração de consumo. Os itens de solicitação selecionados para gerar consumo devem ter o seu respectivo produto configurado como solicitado via Almoxarifado (consultar Cadastro de produtos do módulo Suprimentos Estoque), além disso, todos os itens devem pertencer à empresa logada e também pertencer à mesma unidade, caso os itens selecionados não respeitarem esses critérios, o usuário será alertado e a operação será abortada. Os itens que possuírem vínculo com algum movimento, serão automaticamente desmarcados, ao final, se não restar nenhum selecionado, o usuário será alertado e a operação também será abortada, caso contrário, o processo continuará. Somente pode ser gerado consumo no registro de movimento para itens que são solicitados via almoxarifado (definido no cadastro do produto no campo Solicitação via ). Esta tela mostra todos os itens que foram selecionados na tela anterior. O campo Tipo movimento lista todos os tipos de movimento que são compartilhados ou que pertençam às mesmas empresas dos itens de solicitação selecionados, e que forem do tipo de movimento de consumo (consultar o item Cadastro de tipos de movimento, neste 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 47

49 manual), como é obrigatório o seu preenchimento, deve-se, portanto, selecionar o tipo de movimento desejado. O campo Local estoque lista todos os locais de estoque que estejam ativos e que pertençam à mesma empresa/unidade dos itens de solicitação selecionados, mas somente ficará habilitado e de preenchimento obrigatório caso algum dos produtos dos itens de solicitação controlem estoque (ver Cadastro de produtos do módulo Suprimentos Estoque). O usuário também precisará informar a natureza de operação para cada um dos itens, para isso, basta clicar no botão em forma de três pontos (...) da coluna Natureza operação da figura anterior, irá apresentar a tela onde o usuário poderá selecionar a natureza de operação desejada, após, basta clicar no botão OK para voltar para a tela anterior. Ao clicar em OK, será aberta a tela do registro de movimento. Para ver o funcionamento do registro de movimento, favor consultar o item Inclusão de um Registro de Movimento neste mesmo manual, porém, será apresentado novamente em detalhes o funcionamento do registro de movimento no que tange recebimentos de consumo. O registro de movimento será aberto em modo de inclusão, com algumas informações sendo preenchidas automaticamente da seguinte forma: Os campos Tipo movimento e Unidade são preenchidos respectivamente pelo tipo de movimento definido, e com a unidade da(s) solicitação(ões) selecionadas na manutenção de solicitações (nesse caso sempre será a mesma). Para indicar a natureza de operação é possível digitar o seu Código, ou então, selecionar a Natureza de operação no respectivo Campo de seleção GVDASA Sistemas Suprimentos 48

50 Tipo documento fiscal deverá ser configurado de acordo com o Cadastro de tipo de documento fiscal caso a Checkbox Nota fiscal do Tipo de movimento selecionado estiver marcada. Nele é possível indicar o tipo de documento fiscal que está vinculado aos itens da solicitação. Normalmente a operação Consumo do Tipo de movimento não utiliza o parâmetro Nota fiscal selecionado, por utilizar os produtos do almoxarifado e não emitir nota fiscal. Caso o tipo de movimento controle estoque (checkbox Controla estoque do Cadastro de tipo de movimento ), então o campo Local estoque deve ser preenchido com o local de estoque definido, podendo ser alterado. Fornecedor é um Campo de seleção que estará disponível somente se o parâmetro Altera fornecedor do Cadastro de tipo de movimento estiver selecionado. Nele deve ser informado o fornecedor do item da solicitação que está sendo atendida. Informe também a Data movimento (data em que o movimento está sendo registrado). Caso o tipo de movimento selecionado possua o parâmetro Controla estoque indicado, a Data movimento deverá estar dentro do período de estoque aberto. Da mesma forma, se o parâmetro Gera contabilidade estiver configurado como Sim no Cadastro de tipo de movimento selecionado, a Data movimento deverá estar dentro do Período de lançamentos contábeis. Os campos Data emissão, Número e Série não são de preenchimento obrigatório durante a geração de consumo. Isto porque eles são exigidos apenas quando o parâmetro Nota fiscal (usado pelo processo de compras), do Tipo de movimento selecionado, estiver marcado. No caso de geração de consumo, o quadro Ordem compra não é utilizado. Este recurso será especificado neste manual (módulo Suprimentos Estoque). Os itens de movimento também são incluídos de forma automática, e agrupados por: produto, unidade de medida, natureza de operação e valor unitário, então, por exemplo, se haviam sido selecionados dez itens de solicitação para a geração do consumo, não necessariamente serão criados 10 itens de movimento, tudo depende dos itens de solicitação envolvidos e do agrupamento citado acima, que sempre será respeitado. Além disso, caso o tipo de movimento controle estoque e os produtos vinculados a cada item de solicitação também controle estoque, então os centros de custo dos itens de solicitação também deverão ser incluídos na forma de rateios para cada item de movimento correspondente. Segue abaixo a tela do registro movimento, aberta com os dados da(s) solicitação(ões) GVDASA Sistemas Suprimentos 49

51 A partir daqui o usuário poderá conferir o item Inclusão de um Registro de Movimento neste mesmo manual, para concluir o cadastro do movimento Espelho de nota fiscal - Sup_RegistroMovimento.dll Na rotina registro de movimento foi disponibilizada, pelo botão operações a opção para emissão de espelho de nota fiscal. Importante: só será possível a impressão do espelho de nota fiscal quando o tipo de movimento for da nota for de entrada. Quando for um tipo de saída, será disponibilizada a opção Imprimir nota Gerar compra rápida No botão Operações, o usuário poderá realizar uma compra rápida dos itens de solicitação que estiverem selecionados, essa é uma forma mais direta de realizar uma compra sem precisar passar por todas as etapas bem definidas que envolvem um processo de compra, que são: gerar e emitir cotação, cadastrar e escolher orçamento, aprovar a compra, gerar e emitir a ordem de compra, o usuário através de uma única tela, consegue realizar todas essas etapas. Para realizar uma compra rápida, são vários os critérios que são analisados antes de prosseguir com a operação, em primeiro lugar o usuário precisa ter perfil com papel de 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 50

52 comprador, todos os itens selecionados devem ter o mesmo tipo de processo de compra definido (ver item Definir tipo de processo de compra, logo acima), e este precisa estar marcado como Dispensa cotação (Compra rápida), isso pode ser verificado em Tipos de Processo de Compras, nesse mesmo manual, além disso, todos os itens de solicitação selecionados devem ter um valor unitário estimado maior do que 0 (zero), os itens de solicitação deverão pertencer à mesma empresa, e, por último, o tipo de processo de compra vinculado aos itens de solicitação envolvidos deverá estar vinculado ao perfil de comprador do usuário do módulo de Suprimentos (ver item Tipos de Processo de Compras). Caso algum desses critérios não for respeitado, o usuário será alertado e a ação será abortada, caso contrário, os itens ainda passarão por outra verificação: os itens que possuírem vínculo com algum movimento, serão automaticamente desmarcados, ao final, se não restar nenhum selecionado, o usuário também será alertado e a operação será abortada, caso contrário, o processo continuará. Após todas as validações citadas anteriormente, ainda será realizada uma última verificação antes de prosseguir: caso o tipo de processo de compra valide os limites da compra (isso poderá ser verificado no item Tipos de Processo de Compras ), então a soma total dos itens de solicitação selecionados ou o total individual de cada item deverá ser validado, conforme a configuração definida no cadastro do tipo de processo de compra, caso estiver fora do limite, o usuário será alertado e a operação será abortada. Segue abaixo a lista dos campos que devem ser preenchidos e uma breve explicação de cada um deles: Fornecedor : Seu preenchimento é obrigatório. A lista contém todos os fornecedores ativos cadastrados. Transportadora : Contém a lista de todas as transportadoras cadastradas (consultar item Transportadoras ), e somente será obrigatório seu preenchimento quando o tipo de frete selecionado for FOB. Condição de pagamento : Contém a lista de todas as condições de pagamento cadastradas no sistema (ver item Condições de pagamento ), seu preenchimento é obrigatório. Previsão de entrega : De preenchimento obrigatório, deve ser preenchido com a data de previsão de entrega, data esta que irá compor a cotação e orçamento. Tipo frete : Também de preenchimento obrigatório, deve ser escolhido entre as opções CIF ou FOB, onde CIF é o frete pago na origem pelo destinatário, já incluso no valor total das mercadorias, e FOB é frete pago no destino pelo destinatário. Valor frete : Somente deverá ser preenchido se o valor do campo Tipo frete acima for FOB GVDASA Sistemas Suprimentos 51

53 Abaixo desses campos, é exibida a lista com todos os itens de solicitação selecionados anteriormente, ordenados pelo Código empresa, Código unidade e Código composto do produto. A única coluna que poderá ser alterada pelo usuário é a coluna Local entrega, essa coluna é composta por uma lista de todas as unidades da empresa relacionada ao item de solicitação que o usuário possua acesso e tenha o perfil de comprador, e inicialmente essa coluna virá preenchida com a unidade na qual o item está vinculado. Ao clicar no botão Concluir da figura acima, serão realizadas algumas validações pertinentes ao valor do frete e previsão de entrega, caso os valores destes campos estejam corretos, será realizada uma verificação nos itens, se tiver mais do que um item com o mesmo produto e mesma unidade de medida, porém, com valor estimado diferente, o usuário será alertado de que a ordem de compra será gerada com base no valor médio calculado para aqueles itens em questão, o usuário então poderá prosseguir ou não com a operação. No processo de compra rápida, todas as tabelas físicas do banco de dados e que são alimentadas num processo de compra normal, também são alimentadas de forma automática nesse processo de compra rápida, no entanto, o usuário deverá prestar atenção a alguns detalhes: caso o usuário não tenha alçada suficiente para a aprovação da compra, a mesma ficará aguardando a aprovação, e nesse caso, também, não será gerada a ordem de compra, e um alerta será disparado ao usuário: Você não possui alçada suficiente para a aprovação desta compra, a mesma ficará aguardando aprovação na manutenção de compras., devendo, portanto, um usuário que possua alçada o suficiente, posteriormente, aprovar, gerar e emitir a ordem de compra pelo método tradicional, porém, se o usuário possuir alçada para tal e se 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 52

54 tiver permissão para emitir ordens de compra (permissão para executar a rotina Emissão de Ordem de compra SUP_EmissaoOrdemCompra.dll ), depois de gerada a ordem de compra, o mesmo será questionado se deseja emitir a ordem de compra nesse momento, caso responda sim, será aberta a tela de emissão de ordem de compra, onde o usuário poderá realizar a emissão dessa ordem Emissão ordem de compra A emissão da ordem de compra é necessária para que seja possível efetuar o recebimento dessa ordem através do registro de movimento. (Consultar Inclusão de um Registro de Movimento neste mesmo manual). A emissão da ordem de compra também poderia ser realizada abrindo a própria rotina de emissão de ordem de compra, neste caso, é preciso selecionar um filtro para que sejam buscadas todas as ordens de compra desejadas, após, basta clicar em avançar, o assistente se posicionará na segunda página. Porém, ao dar sequência no processo de emissão de ordem de compra a partir da compra rápida, neste caso, a tela é aberta diretamente na penúltima página do assistente. Neste momento a ordem de compra está com a situação Gerada, realizando a emissão da mesma, ficará com situação Emitida. g 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 53

55 Nessa tela, é exibida a ordem de compra recém-criada, pode-se visualizar os itens que compõe a ordem, para isso, basta dar um clique duplo sobre a ordem de compra, deve aparecer uma tela com os itens da ordem de compra em questão. Para dar prosseguimento à emissão, o usuário deverá selecionar a ordem de compra clicando no checkbox correspondente na coluna Selecionar, após, basta clicar no botão Avançar, irá aparecer a próxima tela do assistente. Através desta tela será possível entrar no Gerenciador de relatórios (se o usuário possuir permissão para este recurso), enviar o documento para a Impressora, exibi-lo em Tela, ou ainda, enviar uma notificação ao fornecedor com os dados da ordem de compra em formato.pdf através de . Ao clicar em concluir, caso a opção selecionada for Impressora ou Tela (desde que, posteriormente seja realizada a impressão), a situação da ordem de compra é alterada para Emitida, mas caso a opção selecionada seja , o sistema verifica nos parâmetros do Suprimentos, se deve usar Autenticação SMTP (Ver Aba Configuração de neste manual), em caso afirmativo, abrirá outra tela onde o usuário deverá realizar a autenticação, 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 54

56 para só então, os s serem enviados, e caso o campo Autenticação SMTP estiver desmarcado, os s serão enviados sem autenticação. O fornecedor vinculado à ordem de compra precisa ter o(s) seu(s) respectivo(s) e- mail(s) cadastrado(s) (ver Cadastro de Fornecedores no manual de Contas a pagar) para que o possa ser enviado corretamente. O utilizado como remetente será o que estiver informado na Manutenção de usuários de suprimentos do comprador. O destinatário do será o cadastrado no Cadastro de fornecedor. Após o processo a situação da ordem de compra é alterada para Emitida. Ao término do envio do(s) (s), é exibido um log, mostrando os fornecedores cujo foi enviado com sucesso e os fornecedores cujo houve problemas no envio e a causa do problema GVDASA Sistemas Suprimentos 55

57 Manutenção de compra SUP_ManCompra.dll Este recurso é usado por usuários que possuem perfil de Comprador para manterem compras (cadastrar orçamentos, visualizar quadro comparativo, adicionar novas solicitações ou remover solicitações); e para usuários do perfil Aprovador de compra para visualizarem orçamentos e o quadro comparativo conforme as permissões do APS. Antes de utilizar os recursos da manutenção de compras é necessário informar os dados do Filtro principal como: Empresa de onde os dados serão utilizados; Unidade específica onde estão os dados que devem ser utilizados ou indicar a opção <Todas> para que os dados de todas as unidades possam ser consultados; Tipo processo compra onde serão listados os tipos de processo de compras que exigem cotação e que pertencem à empresa selecionada. Serão listadas apenas as empresas e unidades às quais o usuário possui permissão de acesso de acordo com configurações do APS. Na área do Filtro adicional é possível filtrar as cotações pelo Número de pedido de cotação, Número controle, Ano e pela Data inicial e Data final do Pedido de cotação ou do Limite para resposta. Após realizar os filtros, o usuário poderá clicar em Consultar para visualizar os dados resultantes dos filtros. Serão listadas as Cotações de acordo com a filtragem (no grupo Cotações ), os itens de cotação (aba Itens de cotação ) pode-se parametrizar a visualização dos itens (vide subtítulo ) e os fornecedores que fazem parte da cotação (aba Fornecedores da cotação ) GVDASA Sistemas Suprimentos 56

58 A coluna descrição evidência a diferença dos produtos e está atrelado as informações do Cadastro de Solicitação no grupo Itens de Solicitação. O filtro Situação pedido cotação possibilita a filtragem de qualquer situação das cotações para que sejam listadas na consulta. E através do filtro Situação itens de cotação pode-se filtrar apenas as cotações cujos itens possuam determinadas situações, caso o usuário logado tiver perfil de comprador, as situações Em cotação, Aprovado, Não aprovado e Ordem de compra já virão selecionadas automaticamente, e caso tiver o perfil de aprovador de compra, a situação Aguardando aprovação também virá selecionada automaticamente, mas nada impede que o usuário, independente de qual desses dois papéis possua, possa marcar ou desmarcar quaisquer dessas opções. Após realizar os filtros, o usuário poderá clicar em Consultar para visualizar os dados resultantes dos filtros. Serão listadas as Cotações de acordo com a filtragem (quadro Cotações ), os itens de cotação (aba Itens de cotação ) e os fornecedores que fazem parte da cotação (aba Fornecedores da cotação ). No botão Operações apresenta a opção Aprovar compra essa varia de acordo com a parametrização em Cadastro de parâmetros Grupo cotações É possível editar uma cotação, desde que o tipo de processo de compra vinculado não exija cotação (originada de compra rápida) e a cotação ainda não tenha sido emitida, ou seja, a situação da mesma deve estar ainda como Gerada, caso queira alterar alguns dados da cotação, basta clicar no botão Editar cotação do quadro Cotações, abrirá uma janela, os únicos campos que poderão ser alterados são: Data da cotação, Limite para reposta, Limite para entrega, Condição de pagamento e Transportadora GVDASA Sistemas Suprimentos 57

59 Aba - Item de cotação Quando definir aprovar ou não aprovar a solicitação deve ser informada um motivo, pois essa justificativa será apresentada na rotina Manutenção de Compras (SUP_ManCompra.dll) em dois momentos: na aprovação de compras (botão operações) e no quadro comparativo (botão quadro comparativo). O aprovador da compra terá visualização dos critérios que contribuíram a aprovação ou a não aprovação da solicitação. Também é possível alterar os dados dos itens da cotação, desde que o tipo de processo de compra vinculado não exija cotação (originada de compra rápida) e a situação do item de cotação esteja com uma das seguintes situações: Em cotação ou Aguardando aprovação, caso queira alterar os dados de algum item, basta clicar no botão correspondente da aba Itens de cotação, o único campo que poderá ser alterado nessa tela é o campo Produto Orçamentos - botão Ao clicar no botão Orçamentos, aparecerá uma tela onde o usuário poderá incluir, editar, excluir e visualizar orçamentos, desde que tenha as respectivas permissões para isso. Para usar as operações acima citadas, além do usuário ter as permissões do APS, a cotação selecionada precisa estar emitida. Depois que abrir a tela de orçamentos, para incluir um novo orçamento, basta clicar no botão correspondente, aparecerá uma tela onde deve-se preencher os seguintes campos: Fornecedor : Contém uma lista com todos os fornecedores relacionados à cotação, selecionar um fornecedor. Cada fornecedor vinculado à cotação deve possuir um orçamento cadastrado. Número do orçamento : Disponibilizado pelo fornecedor; Data orçamento : Inicialmente esse campo é preenchido com a data atual, podendo ser alterada; Prazo de validade : Define o prazo de validade do orçamento, somente serão aceitos valores maiores do que 0 (zero); Data de entrega : Permite que a data de entrega seja informada; 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 58

60 Tipo frete : Escolher entre as opções CIF e FOB ; CIF (Cost, Insurance and Freight) inclui no preço da mercadoria vendida, as despesas com seguro e frete até o local de destino. FOB (Free On Board) atribui ao vendedor o encargo de entregar a mercadoria a bordo, pelo preço estabelecido, ficando as despesas decorrentes do transporte (frete e seguro) por conta do comprador, bem como os riscos, até o porto de destino. Valor frete : Somente será obrigatório o preenchimento se o tipo de frete selecionado for FOB. Ainda na tela de inclusão de orçamento, são exibidas as abas: Itens de orçamento (onde é possível Incluir, Editar, Excluir e Visualizar itens do orçamento), Anotações (campo de livre digitação de anotações sobre o orçamento), Anexo (que permite a inclusão de arquivos referentes ao orçamento) Aba - Itens de orçamento Para incluir um item de orçamento, basta clicar no botão correspondente da aba Itens de orçamento, também pode-se incluir múltiplos itens, sem que o usuário precise clicar no botão Incluir múltiplas vezes, neste caso após clicar no botão OK da tela de diálogo a inclusão deve ser chamada automaticamente até que seja clicado no botão Cancelar da tela de diálogo de inclusão de item de orçamento GVDASA Sistemas Suprimentos 59

61 Segue abaixo a descrição de como preencher os campos, alguns valores normalmente são fornecidos pelos fornecedores vinculados à cotação: Produto: definir o produto preenchendo com o código composto do mesmo no campo Código, ou selecionando-o através do campo Descrição ; Descrição adicional do produto: pode-se definir uma breve descrição a respeito do item em questão, não é obrigatório o seu preenchimento; Unidade de medida: trata-se apenas de um campo informativo, seu conteúdo é alterado ao trocar o produto; Quantidade: campo informativo é preenchido automaticamente pela quantidade informada no item de cotação correspondente. Esse pode ser editado para trabalhar com múltiplas cotações com quantidades de itens fracionadas desde que o somatório de itens não exceda o total contido no documento de solicitação que as cotações referem-se. Para atender essa rotina é necessário a parametrização, no Cadastro de Parâmetros, marcando a opção Gerar cotações com quantidades fracionadas na aba cotação. Veja o caminho para parametrização: Cadastro de parâmetros >> Aba Compras o Aba Cotação Gerar cotações com quantidades fracionadas Valor unitário: Deve ser preenchido com o valor unitário do produto; Valor subtotal: possui preenchimento automático, armazena o resultado do valor do campo Quantidade multiplicado pelo valor do campo Valor unitário ; % desconto: deve permitir que um percentual de desconto seja informado, não são aceitos valores menores do que 0 (zero), nem maiores ou iguais a 100 (cem); Valor total: de preenchimento automático, armazena o valor total do item de orçamento, considerando o desconto, caso tenha sido informado; 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 60

62 Condição de pagamento: exibe uma lista com todas as condições de pagamento cadastradas, e inicialmente, é preenchido com a condição de pagamento relacionada à cotação. Após o preenchimento dos campos, basta clicar em OK, este procedimento deve ser repetido para os demais produtos também Aba - Anotações Esta aba permite que anotações referentes ao orçamento sejam informadas Aba - Anexos Nesta aba são exibidos os anexos vinculados, bem como permitir incluir, editar, excluir estes e também abrir os arquivos em anexos. A forma de manutenção destes anexos é a mesma já descrita no item Inclusão de anexos GVDASA Sistemas Suprimentos 61

63 Quadro comparativo No quadro comparativo, são listados os orçamentos cadastrados de cada fornecedor. Os produtos (itens de cotação) serão listados nas linhas, e os orçamentos, nas colunas. Selecione o orçamento desejado e, através do botão Operações, utilize a opção Visualizar detalhes para abrir a tela de visualização com os dados do orçamento referentes ao produto. Para indicar que o produto será comprado de determinado fornecedor, selecione o orçamento que ficará com situação Aguardando aprovação, clique no botão Operações e selecione a opção Definir compra no fornecedor GVDASA Sistemas Suprimentos 62

64 O sistema irá solicitar que o usuário digite o motivo pelo qual a compra está sendo escolhida através do campo Informar motivo escolha. Caso a definição de compra no fornecedor tenha sido equivocada, é possível revertêla através do botão Operações na opção Excluir definição de compra. Dependendo da situação atual dos orçamentos, o fundo dos mesmos ficará com uma cor diferente, conforme legenda no rodapé do quadro Itens de solicitações à cotação Permite que sejam visualizadas as solicitações vinculadas à cotação e também adicionar ou remover novas solicitações. O botão Adicionar itens de solicitação deve ser utilizado para incluir itens de solicitação aos itens de cotação. Para excluir um item de solicitação (desde que o item não esteja cancelado), clique no botão Remover itens de solicitação. Isto fará com que este item seja excluído também da cotação. Caso exista orçamento, o mesmo seja recalculado, após a exclusão. Os botões Adicionar itens de solicitação e Remover item de solicitação estarão disponíveis somente se a situação da solicitação for Gerada ou Emitida GVDASA Sistemas Suprimentos 63

65 Operações - botão funcionalidades. Este botão da manutenção de compras possui as seguintes opções e suas respectivas Aprovar compra Este recurso permite visualizar os itens de cotação que foram escolhidos através da opção Definir compra no fornecedor do botão Operações do Quadro comparativo. Ao clicar na opção Aprovar compra, abrirá uma tela onde após selecionar o checkbox (coluna Selecionar ) referente ao item desejado, é possível Aprovar (incluindo uma observação de aprovação) ou Não aprovar a compra através dos respectivos botões. O campo Valor total da compra será atualizado após a aprovação de cada item de cotação. Somente usuários com perfil de Aprovador de compra poderão, evidentemente, aprovar as compras. O botão de Aprovar compra somente ficará visível quando nos parâmetros estiver configurado para Aprovação de compra. Abaixo dos itens de cotação, são disponibilizadas as seguintes abas: Orçamento do item: onde são exibidos todos os itens de orçamento relacionados ao item de cotação selecionado. Solicitações do item: onde são exibidas as informações dos itens de solicitações vinculados ao item de cotação selecionado acima. Nessa aba é possível consultar os Centros de Custos quais foram cadastrados na rotina cadastrados de solicitações, clique no botão Consulta CC, para abrir a janela com a listagem GVDASA Sistemas Suprimentos 64

66 Históricos dos solicitantes: onde é exibido o histórico das solicitações realizadas pelo solicitante informado no Campo de seleção Solicitante em um determinado dia, definido no campo Data base. Histórico de compras: onde é exibido o histórico das compras já realizadas para o item de cotação selecionado Por padrão, o sistema listará o historio de 12 meses anteriores até a data atual. Após a aprovação dos itens de cotação, os mesmos ficarão com a situação Aprovado. Ao aprovar a compra, se os parâmetros da dotação estiverem devidamente configurados, será realizada a verificação da dotação Gerar ordem de compra A geração de ordem de compra é uma das etapas necessárias em um processo de compra, até agora, têm-se as cotações devidamente orçadas e aprovadas para compra, porém, para que a mesma possa ser recebida através do registro de movimento, é necessário realizar o procedimento de geração de ordem de compra. Existem duas formas de realizar a 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 65

67 geração de ordem de compra, uma delas é através do próprio programa (Geração de ordem de compra), e a outra é através da manutenção de compra. A diferença entre estas duas formas é que no programa de geração de ordem de compra é necessário realizar alguns filtros e seleções, enquanto na manutenção de compras, basta selecionar a cotação desejada e selecionar a opção Geração de ordem de compra. Existem duas opções nessa primeira tela: Gerar ordem de compra e Cancelar ordem de compra. Reativar ordem de compra: essa opção é utilizada quando há uma ordem de compra cancelada que precisa ser novamente reativada no sistema. Excluir ordem de compra: utilize a opção de excluir ordem de compra quando houver a necessidade de excluir uma ordem de compra do sistema. Para realizar a geração de ordem de compra basta selecionar a opção correspondente na tela e clicar no botão Avançar, apresentará à tela onde deve-se selecionar o tipo processo compra que será utilizado para a ordem de compra. A tela de Seleção de orçamentos aprovados, onde é possível adicionar orçamentos aprovados à ordem de compra ou excluí-los ou ainda retirá-los da ordem de compra GVDASA Sistemas Suprimentos 66

68 Para adicionar um orçamento, basta clicar no botão incluir e informar os filtros necessários para visualizar os orçamentos desejados. A forma de configurar os filtros e adicionar os itens é muito parecida com a já descrita no item Incluindo um novo item na cotação. Após adicionar o(s) orçamento(s) desejados e clicar no botão adicionar deve aparecer uma tela onde deverão ser informados os dados finais da ordem de compra, da seguinte forma: 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 67

69 Empresa : Exibe a lista das empresas que estiverem relacionados aos orçamentos selecionados anteriormente, basta selecionar o primeiro da lista; Fornecedor : Mantém a lista dos fornecedores que estiverem relacionados às cotações e também à empresa selecionada anteriormente, deve-se selecionar um dos que estiverem na lista, ao selecionar o fornecedor, deverá exibir automaticamente os valores correspondentes à ordem de compra do fornecedor selecionado, nos campos: Transportadora (permitindo ser alterado), Tipo frete (permitindo ser alterado), Valor frete (permitindo ser alterado caso o tipo de frete selecionado seja FOB ) e Valor total (que é a soma dos itens mais o frete), também deverá exibir os Itens de ordem de compra; Executar os mesmos procedimentos acima para cada combinação Empresa/Fornecedor disponíveis nas respectivas listas. Ainda nesta tela, é possível editar o local de entrega dos produtos. Isto é feito ao clicar na coluna Local entrega e na linha do produto em questão. Será exibida uma lista das unidades às quais o usuário tem permissão de acesso, onde poderá selecionar a unidade de destino desejada, inicialmente, virá já selecionado o local de entrega do item de cotação. Caso essa rotina tenha sido executada a partir da opção Gerar ordem compra do botão Operações da rotina Manutenção de compras (SUP_ManCompra.dll - item Gerar ordem de compra ), abrirá diretamente nesta tela, com o botão Voltar desabilitado. O botão editar tem a função de Alterar o valor da ordem de compra ficara disponível no momento em que o cliente definir uso no Cadastro de parâmetros GVDASA Sistemas Suprimentos 68

70 Para habilitar o botão editar é necessário estar com o parâmetro marcado e com um item selecionado. Para exibir o item que é necessário ter empresa e fornecedor selecionado. O ajuste do valor ocorre mediante a alteração do campo valor unitário ou atribuindo um desconto no campo % desconto. O campo de % desconto permite desconto de 0% a 99% e o campo valor unitário permite ajustes para um valor menor ou igual ao aprovado. A escolha ocorre conforme negociação entre instituição e fornecedor. Clica em OK para prosseguir. Na próxima janela clique em concluir para gerar as ordens de compras. Na janela de emissão de ordem de compra, selecione o fornecedor clique em avançar. Selecione o tipo de saída e clique em concluir. Após clicar no botão Concluir a geração de ordem de compra estará pronta. Para emitir o relatório, clique no botão Emitir ordem compra GVDASA Sistemas Suprimentos 69

71 As ordens de compra serão geradas por fornecedor e por empresa, ou seja, quando forem selecionados itens de empresas diferentes, a ordem de compra será dividida de acordo com os itens de cada uma delas, mesmo que sejam para um mesmo fornecedor. Caso essa rotina tenha sido executada de forma direta, a tela da imagem acima terá também um outro botão: Nova ordem compra, ao lado do botão Emitir ordem compra, se não tiver esse botão, é porque foi aberta a partir de outra rotina. Ao clicar no botão Nova ordem compra, caso exista, voltará para a primeira página do assistente, onde o usuário poderá dar início à criação de uma nova ordem de compra, bastando executar os mesmos passos já descritos a partir do item Gerar ordem de compra. Através do botão Emitir ordem compra, é possível então, emitir a ordem de compra que acabou de ser criada, para isto, basta clicar no botão correspondente da tela, e após, seguir os mesmos passos já descritos no item Emissão ordem de compra Cancelar ordem de compra Para realizar o cancelamento de uma ordem de compra basta selecionar a opção correspondente na tela e clicar no botão Avançar, deve aparecer uma tela onde deve-se selecionar a empresa na qual pertence(m) a(s) ordem(ns) de compra que se deseja cancelar GVDASA Sistemas Suprimentos 70

72 Após selecionar a empresa desejada, basta clicar em avançar, deve aparecer uma tela onde é possível definir um filtro para pesquisar as ordens de compras que se deseja excluir. Serão retornadas as ordens de compra que pertençam à empresa selecionada na etapa anterior, que já não tenham sido canceladas e nem recebidas integral ou parcialmente pelo registro de movimento, e ainda que respeitem os filtros configurados nesta etapa. Após definir o filtro, basta mandar avançar, caso a consulta realizada retornar registros, irá avançar para a próxima página, nesta tela, serão exibidas duas listas, a primeira mostra as ordens de compra e na segunda os itens relacionados a cada ordem. Deve-se selecionar as ordens de compra desejadas clicando no checkbox das linhas correspondentes e clicar no botão Concluir GVDASA Sistemas Suprimentos 71

73 Se o cancelamento ocorrer sem erros, o assistente automaticamente se posicionará na primeira página do assistente, onde poderá dar início à criação ou ao cancelamento de outra ordem de compra Emitir pedido de cotação - SUP_EmissaoPedidoCotacao.dll Nesta opção é possível emitir/reemitir o pedido de cotação realizado, desde que a situação da cotação seja Gerada ou Emitida. Basta clicar nessa opção, e após, seguir os passos descritos no item Emitir cotação para dar continuidade à emissão Recebimento de ordem de compra Para saber como realizar o recebimento de uma ordem de compra, favor consultar Inclusão de um Registro de Movimento com ordem de compra do módulo Suprimentos Estoque Manutenção período movimentação - SUP_ManPeriodoMovimento.dll Permite criar, reabrir ou encerrar períodos de movimentações, esses períodos normalmente são utilizados pelo registro de movimento para impedir que movimentos controlem estoque sejam cadastrados fora de um período aberto Criar período Ao selecionar essa opção, o campo Período passa a ser obrigatório, depois de informar o período, basta clicar em avançar, o sistema somente avançará à próxima página caso existam unidades que o usuário logado possua acesso e que não possuam período em aberto ou nenhum registro de período, caso contrário o usuário será alertado GVDASA Sistemas Suprimentos 72

74 Nesta página é preciso selecionar a(s) unidade(s) desejada(s) onde o novo período precisará ser criado. Depois de selecioná-las, basta clicar em avançar. Nesta página, basta clicar no botão Concluir, o período informado na primeira página será criado para cada uma das unidades informadas anteriormente. Ao final da operação, será exibido um log informando as unidades em que o período foi criado e as unidades em que o período não foi criado, bem como as causas da não criação do período GVDASA Sistemas Suprimentos 73

75 Reabrir período Selecionando essa opção e clicando em avançar, será feita uma busca pelas unidades que o usuário logado possui acesso e que possuam período encerrado, se tiver, o assistente se posicionará na próxima página, caso contrário o usuário será alertado. Depois de selecionar a(s) unidade(s) desejada(s) onde o período deverá ser reaberto. Clicando no botão Concluir, serão realizadas tentativas de reabrir o período informado na primeira página para cada uma das unidades informadas anteriormente. Ao final da operação, informando as unidades em que o período foi reaberto e as unidades em que o período não foi reaberto, bem como as causas da não abertura do período Encerrar período Selecionando essa opção e clicando em avançar, será feita uma busca pelas unidades que o usuário logado possui acesso e que possuam período aberto, se tiver, o assistente se posicionará na próxima página, caso contrário o usuário será alertado. Depois de selecionar a(s) unidade(s) desejada(s) onde o período deverá ser encerrado. Clicando no botão Concluir, serão realizadas tentativas de encerramento do período informado na primeira página para cada uma das unidades informadas anteriormente. Ao final da operação, será exibido um log informando as unidades em que o período foi encerrado e as unidades em que o período não foi encerrado, bem como as causas do não encerramento do período GVDASA Sistemas Suprimentos 74

76 Manutenção de lista de preços - SUP_ManListaPreco.dll Através deste programa é possível cadastrar listas de preços que estarão vigentes em períodos pré-determinados para certos produtos de fornecedores. Esses valores serão utilizados como referência quando o usuário realizar uma solicitação de compra através do cadastro de solicitação. A tela de manutenção de lista de preços é composta por um conjunto de opções para pesquisa. Pode-se pesquisar utilizando o fornecedor, o código e descrição de um produto e ainda, pelo período inicial e final. A opção de inclusão de registro á habilitada somente se o usuário tiver permissão e após clicar no botão de consultar. Os itens cadastrados no sistema virão ordenados pelos campos Fornecedor, Produto, Data inicial, Data final Valor Cadastrar itens na lista de preços Ao clicar no botão de incluir, sistema exibe a tela abaixo. Quando estiver sendo realizada uma inclusão, caso o campo Fornecedor do filtro esteja preenchido, então o sistema preenche automaticamente este campo com o mesmo fornecedor. Caso o fornecedor estiver bloqueado pelo sistema, será exibida uma mensagem ao usuário dizendo que o fornecedor selecionado não poderá ser selecionado porque está bloqueado. Para o campo produto, sistema somente retornará produtos que estejam ativos no sistema. Os campos de data inicial e data final são disponibilizados para a inclusão do período. No campo valor, o usuário cadastrará o valor que o sistema usará como referência quando uma solicitação for feita na tela de cadastro de solicitação pelo usuário dentro do período cadastrado (Ver item de cadastro de solicitação de compras). O valor será exibido no campo Vlr. Unitário estimado no cadastro de itens de solicitação da tela de solicitação de compras (SUP_CadSolicitacao.dll) GVDASA Sistemas Suprimentos 75

77 1.3 Relatórios Relatório de compra - SUP_RelCompra.dll Através deste programa é possível emitir os seguintes tipos de relatórios: Ordens de compra. Ordens de compra e informações relacionadas. Orçamentos e informações relacionadas. Quadro comparativo de preços. É permitido filtrar uma busca pelo número de controle. No botão Avançado é possível configurar o programa para que sejam adicionadas ao assistente as seguintes páginas para filtro: Fornecedor, Tipo processo compra e ainda Família/Subfamília ou Produto Ordens de compra e informações relacionadas Ao selecionar esta opção, e passar por todas as páginas de filtros definidas no botão Avançado realizando as respectivas seleções dos dados, chegará na página onde deve-se informar quantos filtros forem necessários para realizar a busca pelas ordens de compra desejadas GVDASA Sistemas Suprimentos 76

78 Ao definir os filtros desejados, basta clicar em avançar, se retornar registros, o assistente se posicionará na última página, onde o usuário poderá escolher entre abrir o gerenciador de relatório (desde que tenha permissão no APS para tal) para que possa criar e editar modelos de relatórios utilizando os dados retornados, ou ainda, imprimir ou visualizar os modelos de relatórios já prontos Orçamentos e informações relacionadas Ao selecionar esta opção, e passar por todas as páginas de filtros definidas no botão Avançado realizando as respectivas seleções dos dados, chegará à página onde deve-se informar quantos filtros forem necessários para realizar a busca pelos orçamentos desejados GVDASA Sistemas Suprimentos 77

79 Ao definir os filtros desejados, basta clicar em avançar, se retornar registros, o assistente se posicionará na última página, onde o usuário poderá escolher entre abrir o gerenciador de relatório (desde que tenha permissão no APS para tal) para que possa criar e editar modelos de relatórios utilizando os dados retornados, ou ainda, imprimir ou visualizar os modelos de relatórios já prontos Quadro comparativo de preços Essa opção serve para impressão do quadro de orçamentos de uma determinada cotação realizada, ao selecioná-la, será necessário preencher o campo Número cotação. Ao avançar, caso a cotação exista, o assistente se posicionará na última página, onde o usuário poderá escolher entre abrir o gerenciador de relatório (desde que tenha permissão no APS para tal) para que possa criar e editar modelos de relatórios utilizando os dados retornados, ou ainda, imprimir ou visualizar os modelos de relatórios já prontos Tipos de critério de avaliação de fornecedor Nessa rotina é possível criar/editar/excluir/visualizar os tipos de critérios que serão utilizados na tela de Manutenção de critérios de avaliação de fornecedor GVDASA Sistemas Suprimentos 78

80 Critérios de avaliação do fornecedor Na manutenção de critérios de avaliação de fornecedor é possível criar/editar/excluir/visualizar os critérios de avaliação que serão utilizados para avaliar o fornecedor no registro de movimento Avaliação de fornecedor Na aba Avaliação de fornecedor no registro de movimento, é possível realizar a avaliação do fornecedor utilizando os critérios configurados na Manutenção de critérios de avaliação de fornecedor desse manual. A aba para a realização da avaliação só estará disponível caso o tipo de movimento esteja parametrizado para obrigar a avaliação do fornecedor GVDASA Sistemas Suprimentos 79

81 1.4 Gerenciador de compras - SUP_GerenciadorCompras.dll Essa rotina tem como objetivo a consulta de processos de compras e cancelamento de determinadas etapas. É possível realiza consulta através dos filtros principais e adicionais. A rotina Gerenciador de compras apresenta a linha do tempo, onde pode ser acompanhado todas as etapas vinculadas no processo compras. Conforme o andamento do processo a visualização vai alterando e alternando as cores do processo. No grupo Etapas permite a exclusão de algumas etapas de compras. Exclui-se a partir do botão excluir as etapas devem estar selecionadas. Quando o processo todo de onde estou estiver concluído e houver necessidade de exclusão, seleciona-se a etapa de solicitação e por padrão todas as outras etapas serão automaticamente selecionadas Aba - visualização Essa aba é composta pelas colunas de Número de solicitação, Controle/Ano e Descrição do produto e as solicitações são apresentados. Quando selecionado uma solicitação e possível visualizar os itens da solicitação GVDASA Sistemas Suprimentos 80

82 2 Estoque O módulo de estoque possibilita que o usuário realize um controle sobre os produtos que estão disponíveis em estoque, permitindo que o usuário realize o lançamento de notas de entrada, bem como a geração de consumo de produtos que estão estocados. 2.1 Cadastro de parâmetros - SUP_CadParametro.dll A seguir, são detalhadas as parametrizações que o sistema dispõe a esse módulo. Elas são de grande importância, pois é através das configurações realizadas nelas que o sistema saberá como a instituição trabalhará no estoque. Para o correto funcionamento do módulo é necessário que sejam configurados os parâmetros. Eles dividem-se em: Suprimentos e Compras Suprimentos Nos parâmetros dos Suprimentos, poderá ser configurado se o módulo utilizará integrações com a contabilidade e com o financeiro. Para essa configuração é necessário marcar os respectivos campos, Integra contabilidade e Integra financeiro. Uma outra funcionalidade disponível nos Parâmetros de Suprimentos é a possibilidade de definir o uso da emissão de título único com diferentes origens tributarias. Marque a opção usa título único (produto e serviço) no registro de movimento. Porem para disponibilizar a parametrização de Usa título único em Cadastro de parâmetros é necessário ativar via controle de permissões no Cadastro de Programas os parâmetros de suprimentos e buscar os subprogramas e ativar a permissão de uso. Além disso, também é necessário informar ao sistema a quantidade de casas que serão utilizadas nos códigos das famílias, subfamílias e produto GVDASA Sistemas Suprimentos 81

83 2.1.2 Compras Nessa tela pode-se configurar as informações para o funcionamento das compras, no módulo Suprimentos Aba - Configuração de Nessa aba o usuário informa os dados para a configuração do seu . O será utilizado na etapa de compras, ao enviar pedidos de cotações aos fornecedores. Para incluir uma configuração de , é necessário clicar sobre o botão referente a inclusão e o sistema abrirá uma tela para o preenchimento das informações. Para efetivar a conclusão da configuração, é preciso informar o endereço de SMTP (protocolo de envio que o utilizará) de seu , bem como a porta do servidor. Também é preciso informar se o irá ou não autenticar o protocolo SMTP e ainda os dados para notificação por . No campo empresa, o sistema atualizará com o nome da empresa que o usuário estiver logado GVDASA Sistemas Suprimentos 82

84 Aba - Solicitação Nessa aba poderá ser marcada a opção Permitir alteração no valor estimado para os produtos de autorização de fornecimento. Caso ela seja marcada, para os produtos atendidos por Contrato de fornecimento, ao incluir uma solicitação será possível alterar o campo de Valor unitário estimado. Solicitações com produto atendido por contrato de fornecimento não vigente. É possível definir se a solicitação permitirá cadastrar itens onde o produto é atendido por contrato de fornecimento não vigente. Solicitações contendo itens atendidos de diferentes formas. Nesse parâmetro é possível definir se o sistema permitirá cadastrar solicitações com itens atendidos por diferentes formas (almoxarifado, contrato de fornecimento, processo de compra). Definições de obrigatoriedade da descrição do item de solicitação. Nessas definições é possível definir para quais itens (atendidos por almoxarifado, atendidos por contrato de fornecimento, atendidos por processo de compra) a descrição será obrigatória, e ao cadastrar um item no cadastro de solicitação, caso o sistema esteja parametrizado para exigir o preenchimento do campo, não será possível prosseguir sem que a condição seja atendida. A descrição informada ficará disponível para ser utilizada na emissão da ordem de compra, como uma descrição adicional do produto GVDASA Sistemas Suprimentos 83

85 Aba - Ordem de compra Nessa aba deve-se informar como as etapas de compras irá funcionar na instituição. Essas informações serão validadas no momento da inclusão do registro de movimento. Para isso, deve-se verificar os campos a seguir: Bloquear recebimento de notas com valor superior a ordem de compra: caso esta opção esteja marcada, significa que ao incluir um movimento que esteja vinculado a uma ordem de compra (ver item registro de movimento, desse manual) e que o valor seja superior ao da ordem de compra, o sistema irá bloquear. % de diferença permitido no item: essa opção somente habilitará quando o item anterior estiver marcado. Nesse caso, ao incluir um movimento em que o valor do item seja superior a ordem de compra e ultrapassa o percentual informado, nesse campo, o sistema irá bloquear. O sistema permite que esse campo tenha valor igual a zero. Bloquear recebimento de notas com quantidade superior a ordem de compra: caso esta opção esteja marcada, significa que ao incluir um movimento que esteja vinculado a uma ordem de compra e que a quantidade informada seja maior que a quantidade da ordem de compra, o sistema irá bloquear GVDASA Sistemas Suprimentos 84

86 Vincular ordem de compra à raíz do CNPJ: quando marcada essa opção é possível a vinculação das ordens de compra pela raiz do CNPJ do fornecedor possibilitando que uma matriz possa entregar as notas e cadastra-las em registro de movimentos. Permitir alterar valor na geração da ordem de compra: possibilita a alteração do valor do item no momento da geração da ordem de compra. A opção de uso do parâmetro deve ser configurada conforme necessidade do cliente. Apagar todas as etapas do processo de compra ao excluir ordem de compra: quando marcada essa opção exclui todos os vínculos do sistema com o processo de Compras. No grupo Usuários com permissão de liberação: no caso de as opções de bloqueio estejam marcadas, o sistema permite que a instituição cadastre usuários que poderão liberar compras onde o valor ou a quantidade sejam superiores a ordem de compra. Para a inclusão, é necessário clicar sobre o botão correspondente a incluir e o sistema abrirá uma tela para o preenchimento das demais informações. Nessa tela, deverá ser selecionado qual o usuário que terá a permissão para liberar a compra onde o valor ou a quantidade sejam superiores a ordem de compra. Também deverá ser informada a unidade onde esse usuário terá permissão de liberação Aba - Dotação Para que o GVcollege realize as devidas validações relacionadas à dotação, abra a tela de parâmetros do módulo Suprimentos, clique na aba Compras, e após, clique na aba Dotação, depois, marcar o checkbox (caixa de seleção) do grupo Usa integração com a dotação, ao marcar irá habilitar as seguintes opções: Verificar dotação ao salvar solicitação: estando marcado o parâmetro, ao clicar no botão Salvar, o sistema irá verificar se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de contabilidade, tela Orçamento. Nesse caso, o(s) item(ns) ficarão pendentes de aprovação e as informações de dotação terão caráter informativo; Verificar dotação no encaminhamento de solicitações: marcando essa opção, toda vez que uma solicitação for encaminhada na tela de cadastro de solicitações, será 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 85

87 realizada a verificação da dotação disponível. O sistema avaliará se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de Contabilidade exibirá a tela da dotação. Verificar dotação ao definir tipo de processo de compra: estando marcado o parâmetro, ao Definir tipo de processo de compra, o sistema irá verificar se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de Contabilidade e exibirá a tela da dotação. Verificar dotação na aprovação de compra: marcando essa opção, toda vez que for efetuada a aprovação de orçamentos, será realizada a verificação da dotação disponível; Verificar dotação somente se não foi liberado anteriormente: quando marcado significa que somente será verificada a dotação (item anterior) caso os itens de solicitação envolvidos não tenham sido sujeitados à validação da dotação anteriormente a partir da tela de cadastro de solicitação, e quando desmarcado, vale o que diz o item anterior. É habilitado somente quando a opção Verificar dotação na aprovação de compra estiver marcada. Verificar dotação na atualização do movimento: marcando essa opção, toda vez que for atualizar um movimento no registro de movimento e o tipo de movimento selecionado tiver a operação Lançamento, será realizada a verificação da dotação disponível; Verificar dotação no consumo: marcando essa opção, toda vez que for atualizar um movimento no registro de movimento e o tipo de movimento selecionado tiver a operação Consumo, será realizada a verificação da dotação disponível GVDASA Sistemas Suprimentos 86

88 Grupo Verificação do Saldo da Dotação: Usa saldo acumulado na dotação mensal: marcando essa opção, será utilizado o saldo acumulado, seja esse positivo ou negativo. Caso a opção Usa integração com a dotação esteja desabilitada, será necessário ativar a permissão para o subprograma correspondente a esta no cadastro da rotina Parâmetros do Suprimentos (SUP_CadParametro.dll) no APS. Conforme exibido na figura anterior, é possível restringir ou informar os itens dos parâmetros de suprimentos. A escolha entre restringir ou informar terá reflexo diretamente na tela abaixo onde o botão destacado em azul irá alterar sua função conforme configurado nos parâmetros de suprimentos. Restringir: o botão apresentará o texto e função Solicitar aprovação, ou seja, ao clicar no botão o usuário realizará uma solicitação de aprovação para o item que está sem saldo de dotação, e após isso, um usuário com perfil de aprovar de dotação deverá realizar a aprovação da solicitação para que seja possível dar continuidade à operação que estava sendo realizada. Informar: o botão apresentará o texto e função Continuar mesmo assim, ou seja, ao clicar no botão o usuário demonstrará que está ciente de que está excedendo o limite orçamentário, mas que deseja continuar com o processo mesmo assim, e após isso, o sistema dará prosseguimento à operação que estava sendo realizada sem necessitar de liberação por parte de um usuário com perfil de aprovador de dotação Utiliza validação por login: indica que ao solicitar a liberação de dotação orçamentária insuficiente, o sistema exigirá que seja realizado login com um usuário com permissão de aprovador de dotação, caso o usuário logado não possua esta permissão. Utiliza fluxo padrão de aprovação: indica que o sistema seguirá o fluxo padrão ao solicitar a liberação de dotação orçamentária insuficiente, ou seja, mesmo que o usuário logado não possua permissão de aprovador de dotação, o sistema dará prosseguimento à operação sem que seja necessário realizar login com um usuário que possua permissão de aprovador de dotação Aba - Aprovação Nessa aba deve ser informado como que a instituição irá trabalhar com aprovações, podendo ser por Compra e/ou Solicitação GVDASA Sistemas Suprimentos 87

89 Se no parâmetro do suprimento o Tipo de aprovação estiver definido que a aprovação da solicitação ocorrerá por solicitação completa, na tela de Manutenção de solicitação as solicitações serão aprovadas por solicitação e não por item de solicitação, ou seja, todos os itens deverão ser aprovados/reprovados ao mesmo tempo, e para isso será disponibilizada uma tela onde o usuário poderá visualizar todos os itens das solicitações selecionadas, para dessa forma definir quais solicitações deverão passar pelo processo de aprovação. Além da aprovação por solicitação inteira, o sistema validará se o aprovador possui alçada para aprovar a solicitação pelo valor total da solicitação e se o perfil possui permissão para todos os tipos de processo de compra dos itens da solicitação. Utilizar aprovação de compra por alçada, quando marcada a opção será possível realizar aprovações apenas das cotações que cujo valor se enquadre nos valores estipulados para os aprovadores em questão. Aprovação somente com mínimo de orçamentos informados: Quando marcada essa opção implica em informar a quantidade mínima de orçamentos na rotina Tipo de processo de compra (SUP_CadTipoProcessoCompra.dll), essa informação deve ser respeita. Essa parametrização comunica com a rotina Manutenção de compras (SUP_ManCompra.dll) habilitando a opção Aprovar compra, quando atingir o mínimo de orçamento informado. Quando desmarcada a opção Aprovar compra, mantem-se habilitada na rotina de Manutenção de compras GVDASA Sistemas Suprimentos 88

90 Aba - Cotação Na aba cotação pode-se parametrizar itens de cotação quanto as visualizações agrupadas ou individualizados. Agrupadas: visualiza-se os itens total da cotação, ou seja, agrupado por produto, indiferente a descrição; Individual: Visualiza-se os itens conforme sua descrição. Por padrão esse campo vem marcando. 2.2 Cadastros O módulo de estoque possui vários cadastros que deverão ser informados pelo usuário. Eles serão utilizamos no momento do lançamento das notas de entradas ou de movimentações de estoque Cadastro de naturezas de operação - SUP_CadNaturezaOperacao.dll Nessa tela deverão ser informadas as naturezas de operações, contidas na legislação estadual que a instituição irá utilizar. Posteriormente, elas serão vinculadas ao lançamento do registro de movimento (nota fiscal de entrada) GVDASA Sistemas Suprimentos 89

91 Para a inclusão de uma natureza de operação é necessário clicar no botão correspondente a inclusão e, após, preencher os seguintes campos: Código da natureza: informe o código da natureza de operação. Tipo: informe o tipo de natureza que está sendo cadastrada (produto ou serviço). Descrição da natureza: informe a descrição da natureza. Observação: caso haja necessidade de informar uma observação, pode ser acrescentada nesse campo. Tributa ICMS: caso essa natureza de operação tributará ICMS, esse campo deverá ser marcado. Caso contrário, permanecerá desmarcado. Tipo de tributação de ICMS: caso o campo anterior tenha sido marcado, então deverá ser informado o tipo de tributação para a natureza (com crédito de ICMS ou sem crédito de ICMS). ICMS sobre adicional: caso haja a necessidade que seja calculado ICMS sobre adicional, esse campo deverá ser marcado. Tributa IPI: caso essa natureza de operação tributará IPI, esse campo deverá ser marcado. Caso contrário, permanecerá desmarcado. Tipo de tributação de IPI: caso o campo anterior tenha sido marcado, então deverá ser informado o tipo de tributação para a natureza (com crédito de IPI, sem crédito de IPI ou IPI não destacado). IPI sobre adicional: caso haja a necessidade que seja calculada IPI sobre adicional, esse campo deverá estar marcado GVDASA Sistemas Suprimentos 90

92 2.2.2 Cadastro de famílias e subfamílias de produto Nessa tela é necessário primeiro informar as famílias as quais os produtos estarão vinculados e após, as subfamílias que estarão vinculadas a elas. Essa informação é essencial, é através dela que saberemos os grupos aos quais os produtos estarão vinculados. Depois, utilizar-se-á essa informação no lançamento de notas de entrada. Todo produto deverá estar vinculado a uma família Inclusão de famílias Para a inclusão de uma família, clique no botão correspondente a inclusão e, na parte superior da tela, informe a descrição para a família. Perceba que o campo código já vem preenchido com o próximo código disponível. Caso haja necessidade de compartilhar essa família com as demais unidades da empresa, marque o campo Compartilhar Inclusão de subfamílias Para a inclusão de uma subfamília, clique no botão correspondente a inclusão, na parte inferior da tela, conforme demonstrado na figura abaixo GVDASA Sistemas Suprimentos 91

93 O sistema abrirá uma tela para a inclusão dos dados da subfamília. Deverá ser preenchida qual a descrição da subfamília a ser cadastrada. Perceba que os campos da família já vêm preenchidos com os dados da família a qual essa subfamília estará vinculada. O campo de código subfamília, também já vem preenchido com o próximo número disponível Aba - Centros de Custos Nessa aba o sistema apresentará os centros de custos que estarão liberados para a empresa e subfamília. Para as instituições que trabalham com centros de custos, essa informação é importante, para que no lançamento o sistema disponibilize apenas os centros de custos liberados para o produto em questão. Caso haja necessidade, é possível bloquear centros de custos. Para isso, é necessário selecionar os centros de custos a serem bloqueados e após passá-los, através das setas, para o quadro de Centros de custos bloqueados. Os centros de custos são bloqueados por unidades Aba - Locais de estoque Nessa aba o sistema apresentará os locais de estoque que estarão liberados para a empresa e subfamília. Essa informação será utilizada no momento do lançamento das notas fiscais de entrada ou nas movimentações de estoque. Caso haja necessidade, é possível bloquear locais de estoque. Para isso, é necessário selecionar os locais a serem bloqueados e após passá-los, através das setas, para o quadro de Locais de estoque bloqueados. Os locais de estoque são bloqueados por unidades GVDASA Sistemas Suprimentos 92

94 Aba - Padrões Nessa aba poderá ser informada qual a unidade de medida de compra default (padrão) que será utilizada para essa subfamília. Isso irá facilitar ao usuário, pois cada vez que essa subfamília será utilizada, o sistema trará por default a informação da unidade de medida de compra informada nesse campo GVDASA Sistemas Suprimentos 93

95 Após o preenchimento do campo de unidade de medida compra, o sistema libera o campo de Unidade de medida estoque, que também deverá ser informado. Também poderá ser informado o tipo de produto que estará vinculado a essa subfamília: produto ou serviço Cadastro de unidade de medida - SUP_CadUnidadeMedida.dll Informe nessa tela todas as unidades de medida que a instituição utilizará no lançamento do registro de movimento. O sistema também possibilita a conversão de uma unidade de medida para outra. Essa informação será utilizada no lançamento das notas fiscais de entrada, quando forem incluídos produtos a ela. Para a inclusão da unidade de medida, é necessário clicar sobre o botão de inclusão e após informar a sigla, a descrição de unidade que será cadastrada e se ela será a menor fração dessa unidade. Ou seja, se ela é a menor fração dessa unidade de medida e não poderá mais ser fracionada. Na parte inferior da tela de inclusão há a funcionalidade de fator de conversão. Casa haja necessidade de converter a unidade, clique no botão correspondente a inclusão e o sistema abrirá uma tela para informar os dados da conversão. Na tela de fator de conversão, informe a unidade a qual será convertida e qual o seu fator de conversão. Exemplo: o item caneta é cadastrado como unidade, ao dar entrada em 01 caixa com 10 canetas, para a unidade de medida da caixa, deve-se informar um fator de conversão, onde a unidade convertida será unidade e o fator 10 (quantidade) GVDASA Sistemas Suprimentos 94

96 2.2.6 Cadastro de locais de estoque - SUP_CadLocalEstoque.dll Nessa tela informe os locais de estoque que estarão disponíveis na instituição para estocar os produtos. É importante salientar que o usuário poderá também informar uma estrutura que corresponde a organização do estoque, no espaço destinado a locais de armazenagem. Para a inclusão de um local de estoque, clique sobre o botão de inclusão e após na parte superior da tela informe a unidade, descrição do local, se esse local está ativo ou inativo e também as observações. Na parte inferior da tela, clique no botão de incluir para informar seus locais de armazenagem. Nos locais de armazenagem o sistema disponibiliza uma estrutura em forma de árvore, a fim de facilitar ao usuário a organização do estoque. Ao incluir um local de armazenagem, o sistema abrirá uma tela onde deverá ser informada a descrição do local, a sigla correspondente e se ela será o último nível de organização do estoque ou não GVDASA Sistemas Suprimentos 95

97 2.2.7 Cadastro de produtos -SUP_CadProduto.dll Esse cadastro é de grande importância para o correto funcionamento do sistema. É aqui que o usuário irá informar quais os produtos que movimentará no estoque e nas compras. Essa informação será utilizada no lançamento da nota fiscal de entrada e nas movimentações de estoque. Além de ser utilizada também no cadastro de solicitações de compras (ver item cadastro de solicitação de compras). Para a inclusão de produtos é necessário preencher os dados das abas de Dados principais e Fornecedores. Quando marcada a opção de "utilizar pré-cadastro", indica que é possível analisar a integração de pré-cadastrado no patrimônio, dessa forma podendo visualizar, editar e excluir o Bem Aba - Dados principais Nessa aba deve-se informar os dados principais para o cadastro de um produto GVDASA Sistemas Suprimentos 96

98 Para a inclusão, clique no botão correspondente a inclusão e informe os seguintes campos: Família: selecione a família a qual o produto estará vinculado. Subfamília: ao preencher o campo de família, o sistema habilitará esse campo e o usuário deverá informar qual subfamília estará vinculado. Compartilhar: caso o produto seja compartilhado as demais unidades da empresa, deverá ser marcado o campo compartilhar. Tipo: informe o tipo de produto que está sendo cadastrado (produto ou serviço). Ativo: no momento da inclusão de um produto esse campo sempre virá marcado, uma vez que o produto estará ativo. Caso haja a necessidade de desativar um produto já cadastrado esse campo deverá ser desmarcado. Controla estoque: caso esse produto deverá controlar estoque, esse campo obrigatoriamente deverá estar marcado. Ao marcar esse campo, o sistema disponibiliza as abas de Dados adicionais, Locais de estoque e Fotos. Atendido por: para esse campo deverá ser informado o tipo de solicitação que será feita a esses produtos Almoxarifado: caso escolha essa opção, significa que para esse produto, quando for realizada uma solicitação de compra, retirar-se-á o produto do almoxarifado. Através de um movimento chamado gerar consumo (ver manual de compras). Contrato de fornecimento: caso escolha essa opção, significa que para esse produto, quando for realizada uma solicitação de compra, será seguido o processo de compra rápida. Processo de compra: caso escolha essa opção, significa que esse produto, quando for realizada uma solicitação de compra, será seguido o processo de compra por solicitação. Entrada/Saída: possibilita que o usuário informe o tipo de produto (entrada ou saída). Esse tipo definirá os produtos que poderão ser incluídos em notas de entrada ou saída. Descrição completa: informar a descrição completa do produto. Reduzido: informar o nome reduzido do produto. Unidade medida: caso o produto não controle estoque, deverá ser informado esse campo, caso contrário não. Os campos que possuem o botão... ao lado, o usuário poderá clicar sobre o botão para inserir uma nova informação no campo Aba - Fornecedores É possível vincular um fornecedor ao produto que está sendo cadastrado. Dessa forma, toda vez que for cadastrada uma solicitação a esse produto, o sistema já vinculará por 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 97

99 padrão o fornecedor informado nessa tela. Porém, é importante salientar que o sistema permite que esse fornecedor seja alterado, caso haja necessidade. Para a inclusão de fornecedores, é necessário clicar sobre o botão de inclusão e o sistema abrirá uma nova tela para o preenchimento dos dados. Nessa tela, é necessário informar o nome do fornecedor e o prazo de entrega. Essas informações serão utilizadas no cadastro de solicitações, quando a solicitação necessitar de orçamentos, neste manual (módulo Suprimentos - Compras) GVDASA Sistemas Suprimentos 98

100 Aba - Dados adicionais Nessa tela pode-se informar os dados referentes à característica do produto (pesos, comprimento, largura, espessura) e as suas tributações. Essa aba só será habilitada caso o produto utilize controle estoque Aba - Fotos Nessa tela, o sistema disponibiliza ao usuário que se anexe fotos do produto informado. Para a inclusão de fotos é necessário clicar sobre o botão de incluir e informar o local onde as fotos estão salvas no computador. Essa aba só será habilitada caso o produto controle estoque GVDASA Sistemas Suprimentos 99

101 Aba - Dados SPED PIS/COFINS Permite a inclusão de dados SPED e PIS/COFINS Cadastro de tipos de movimento - SUP_CadTipoMovimento.dll Nessa tela deverão ser cadastrados os tipos de movimentações que serão informadas no registro de movimento (nota fiscal de entrada). O sistema disponibiliza seis tipos operações GVDASA Sistemas Suprimentos 100

102 Aba - Parâmetros Tipos de Operação: Lançamento: essa operação é utilizada para realizar lançamentos de entrada no registro de movimento. Portanto, para incluir um movimento de uma nota de entrada é necessário ter um tipo de movimento de operação Lançamento cadastrado. Consumo: essa operação é utilizada para realizar consumo de produto no registro de movimento. Ou seja, quando já há um produto em estoque e somente será dada a saída dele do local de estoque definido. Portanto, para gerar um movimento de consumo é necessário ter um tipo de movimento de operação Consumo cadastrado. Despesa adicional: essa operação é utilizada para lançar despesas adicionais no registro de movimento. Portanto, para gerar um movimento com despesas adicionais é necessário ter um tipo de movimento de operação Despesa adicional cadastrado. Ajuste: essa operação é utilizada para lançar ajustes de lançamentos no estoque através do registro de movimento. Portanto, para gerar um movimento de ajuste é necessário ter um tipo de movimento de operação Ajuste cadastrado. Transferência: essa operação é utilizada para lançar transferências no registro de movimento. Portanto, para gerar um movimento de transferência é necessário ter um tipo de movimento de operação Transferência cadastrado. Cancelamento: essa operação é utilizada para lançar cancelamento de movimentações no registro de movimento. Portanto, para gerar um movimento de cancelamento é necessário ter um tipo de movimento de operação Cancelamento cadastrado. Tipo: informar se o tipo de movimento será de entrada ou de saída. Tipo produto: informar se o tipo de movimento será produto, serviço ou ambos. Forma rateio: nesse campo deverá ser informado de que forma o sistema deverá realizar o rateio dos produtos Nota fiscal: permitirá ao usuário informar se o tipo de movimento estará vinculado a uma nota fiscal. Obriga informação complementar: caso essa opção esteja marcada, ao incluir um movimento que utilizará esse movimento, o sistema obrigará que o usuário acrescente uma informação complementar. Obrigar avalição do fornecedor: no Cadastro de tipos de movimento, foi disponibilizado um novo parâmetro Obrigar avaliação do fornecedor, onde o usuário poderá 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 101

103 definir se o tipo de movimento exigirá que seja realizada a avaliação do fornecedor no registro de movimentos. Alterar fornecedor: permitirá ao usuário informar se o tipo de movimento deixará alterar o fornecedor. Fornecedor padrão: informar qual será o fornecedor padrão para esse tipo de movimento. Quando preenchido esse campo, ao criar o registro de movimento utilizando esse tipo de movimento, o sistema automaticamente irá informar como padrão o fornecedor cadastrado nessa tela. Unidade: se escolher essa opção, quando esse tipo de movimento for utilizado o rateio será feito apenas pelas unidades. Centro de custos: se escolher essa opção, quando esse tipo de movimento for utilizado, o rateio será feito apenas pelos centros de custos. Unidades e centros de custos: se escolher essa opção, quando esse tipo de movimento for utilizado o rateio será feito pelas unidades e ainda pelos centros de custos. Atualização movimento: nesse campo o usuário deverá informar como deverá ser feita a atualização do registro de movimento. Podendo ser: Automático: caso essa opção seja selecionada, toda vez que for criado um registro de movimento, ele será atualizado de forma automática logo após a digitação. Manual: caso essa opção seja selecionada, o movimento somente será atualizado quando o usuário manualmente clicar em Atualizar (ver item de registro de movimento, desse manual). Rótulo data movimento: nesse campo o usuário deverá informar qual o rótulo de data que será utilizado no lançamento dos movimentos. Controla estoque: caso essa opção esteja marcada, significa que toda movimentação que for lançada com esse tipo de movimento controlará estoque. Essa opção somente estará habilitada quando a operação for igual a Lançamento. Para os movimentos onde a operação é igual a Ajuste esse campo sempre estará marcado. Informa quantidade e valor: esse campo somente estará habilitado quando a operação for igual a Ajuste. Nesse caso, o usuário deverá informar nesse campo se o ajuste no estoque será feito por quantidade, valor ou ambos. Utiliza custo médio: permite ao usuário definir se para o valor unitário dos itens no Registro de Movimentos, será utilizado o Custo Médio do produto selecionado. Tipo movimento cancelamento: informe nesse campo o tipo de movimento que correspondente a operação de Cancelamento. Gera contabilidade: caso essa opção esteja marcada, significa que todo movimento gerado com esse tipo gera contabilização GVDASA Sistemas Suprimentos 102

104 Gerar financeiro: caso essa opção esteja marcada, significa que para todo movimento que for gerado com esse tipo deverá ser informado um título que será incluído no Financeiro. Faturamento futuro: permite ao usuário informar se o Tipo de Movimento é de faturamento futuro Aba - Naturezas de operação Nessa tela o sistema apresenta a lista de todas as naturezas de operações disponíveis no sistema. O usuário poderá selecionar apenas as naturezas que estarão vinculadas ao tipo de movimento cadastrado. Nesse caso, ao incluir um registro de movimento com esse tipo, o sistema irá disponibilizar somente as naturezas selecionadas nessa tela. Para vincular as naturezas, é necessário selecionar aquelas que estarão vinculadas e com o auxílio das setas e passá-las para o quadro de Selecionadas. Além de selecionar as naturezas que deverão estar vinculadas ao tipo de movimento é possível informar ao sistema qual natureza selecionada deverá aparecer no registro de movimento como padrão. Para isso, informe a natureza padrão no campo correspondente GVDASA Sistemas Suprimentos 103

105 Aba - Tipos de documento fiscal Nessa tela o sistema apresenta a lista de todos os tipos de documento fiscal disponíveis no sistema, neste manual (Módulo Suprimentos - Compras). O usuário poderá selecionar apenas os tipos de documentos que estarão vinculadas ao tipo de movimento cadastrado. Nesse caso, ao incluir um registro de movimento com esse tipo, o sistema irá disponibilizar somente os documentos fiscais selecionadas nessa tela. Para vincular os documentos, é necessário selecionar aqueles que estarão vinculados e, com o auxílio das setas, passá-los para o quadro de Selecionados. Além de selecionar os documentos que deverão estar vinculadas ao tipo de movimento é possível informar ao sistema qual documento selecionado deverá aparecer no registro de movimento como padrão. Para isso, informe o tipo de documento fiscal padrão no campo correspondente GVDASA Sistemas Suprimentos 104

106 Aba - Despesas associadas Nessa tela o sistema apresenta a lista de todas as despesas associadas disponíveis. O usuário poderá selecionar apenas as despesas que estarão vinculadas ao tipo de movimento cadastrado. Nesse caso, ao incluir um registro de movimento com esse tipo, o sistema irá disponibilizar somente as despesas selecionadas nessa tela. Para vincular as despesas, é necessário selecionar aquelas que estarão vinculadas ao tipo e com o auxílio das setas e passá-las para o quadro de Selecionados. 2.3 Manutenções Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades do módulo de estoque Cadastros de liberações de movimentos - SUP_ CadLiberacaoMovimentos.dll Nessa tela poderão ser informados os períodos de liberação de movimento para que os usuários possam realizar os movimentos. Caso exista uma regra no banco de dados, somente será possível realizar lançamentos no período de 1 a 25 de cada mês. Dessa forma, usa-se a tela de liberação quando houver a necessidade de cadastrar um movimento fora desse intervalo de datas. Caso não houver essa regra no banco de dados, não será realizada essa validação GVDASA Sistemas Suprimentos 105

107 Para a inclusão de período de liberação, é necessário clicar sobre o botão de Incluir e informar os respectivos dados, conforme será descrito a seguir. Para a inclusão torna-se necessário que sejam preenchidos os seguintes campos: Período: deverá ser informada a data inicial e final para a liberação de período. O sistema irá validar essa data para que o usuário possa ou não cadastrar um movimento fora do período (1 ao dia 25 do mês). Tipo liberação: deverá ser selecionada qual a opção que o usuário terá permissão para liberação de movimento. Podendo ser: digitação de movimentos e títulos ou vencimento de títulos. Usuário liberado: deverá ser selecionado qual o usuário que terá permissão para incluir movimentos fora do período. Justificativa: é necessário que seja informada uma justificativa para a liberação do período de movimento. Liberação ativa: quando o período de validade da liberação estiver encerrado, deverá ser desmarcado esse campo. Assim, o usuário liberado não terá mais permissão para cadastro de liberação GVDASA Sistemas Suprimentos 106

108 2.3.2 Registros de movimento - SUP_RegistroMovimento.dll Nessa tela deverão ser realizados os lançamentos referentes a movimentações de estoque e de notas fiscais de entrada. Nesse momento também é realizada a contabilização dos movimentos, bem como a geração de títulos no financeiro e a movimentação de produtos no estoque. Os lançamentos serão realizados de acordo com os tipos de movimentos. Para a inclusão de um movimento, é necessário clicar sobre o botão correspondente a incluir e após, preencher os seguintes campos: Tipo movimento: informe o tipo de movimento correspondente a operação que deverá ser lançada. O sistema listará os tipos de movimento disponíveis. Unidade: esse campo já virá preenchido com o nome da unidade a qual o usuário estará logado. Porém, é possível alterar essa informação. Período estoque: caso o tipo de movimento selecionado, esteja marcado para controlar estoque, então nesse campo trará o período em que o estoque está (ver item manutenção período de movimentação, desse manual). Natureza de operação: selecione a natureza de operação correspondente ao movimento que está sendo inserido. O sistema listará as naturezas disponíveis. Nesse campo o usuário poderá informar ou o código da natureza ou a sua descrição. Tipo documentos fiscal: selecione nesse campo o tipo de documento referente a movimentação. Local de estoque: informe qual o local de estoque onde será movimentado o(s) produto(s) GVDASA Sistemas Suprimentos 107

109 Cliente/Fornecedor: informe o cliente/fornecedor ao qual será realizado o movimento. Essa funcionalidade permite com que sejam incluídos movimentos de entrada e de saída. Data movimento: informe a data do movimento. O rótulo desse campo é informado de acordo com o a máscara de data informada no tipo de movimento. É nessa data que será movimentado estoque, gerado financeiro e realizada validações do período de contabilização. Data da emissão: deverá ser informada a data de emissão da nota fiscal, no movimento. Número: deverá ser informado o número da nota fiscal de entrada. Série: deverá informar a série da nota fiscal de entrada. Valor de serviço: esse campo somente será habilitado quando o tipo de movimento for vinculado a serviço. Nesse caso, deverá ser informado o valor correspondente aos serviços. Valor tributo serviço: esse campo somente será habilitado quando o tipo de movimento for vinculado a serviço. Nesse campo deverá ser informado o valor total de tributos de serviços que irão deduzir no total do movimento. Valor de Produto: esse campo somente será habilitado quando o tipo de movimento for vinculado a produto. Nesse caso, deverá ser informado o valor correspondente aos produtos. Valor de ICMS: esse campo somente será habilitado quando o tipo de movimento for vinculado a produto. Nesse campo, deverá ser informado o valor correspondente ao ICMS. Valor de IPI: esse campo somente será habilitado quando o tipo de movimento for vinculado ao produto. Nesse campo, deverá ser informado o valor correspondente ao IPI. Valor de desconto: esse campo somente será habilitado quando a operação do tipo de movimento for diferente de Ajuste e Transferência. Nesse caso, deverá ser informado o valor de desconto para o movimento. Valores adicionais: esse campo somente será habilitado quando a operação do tipo de movimento for diferente de Ajuste e Transferência. Nesse caso, deverá ser informado o valor de adicionais que será informado na aba Adicionais do movimento. Total movimento: nesse campo, o sistema informará o total de movimentos, de acordo com os valores informados. Esse campo é somente para visualização, portanto não é possível alterações. Informações Complementares: Campo destinado ao Número da Ordem de Compra a inclusão é feita pelo botão Incluir, podendo ser eliminada pelo botão Excluir e o campo Parcela lista todas as parcelas GVDASA Sistemas Suprimentos 108

110 Ordem de Compra: Campo destinado ao número da autorização para efetivar a entrega dos materiais ou a execução dos serviços. Parcela: Campo destinado para visualizar quais parcelas estão envolvidas na nota fiscal. NFS-e: Botão destinado ao registro do retorno da Nota Fiscal Eletrônica. As informações devem ser inseridas após a liberação da chave de autenticação da nota fiscal por parte da prefeitura. Tal opção deve ser inserida no campo ChaveNFS-e. Essa opção é habilitada para Notas de Saída (Prestação de Serviço). Caso seja necessário ajustar o valor total do movimento o usuário deverá verificar todos os valores informados e ajustar diretamente no campo correspondente. Ao salvar um movimento do tipo Serviço, o sistema verificará se no sistema existe uma regra que permita o usuário cadastrar movimentos somente entre os dias 1º e 25 de cada mês. Caso exista essa regra, então será realizada uma validação entre o período (1º a 25), Data do movimento. Caso a Data do movimento não estiver dentro do período, será apresentada uma mensagem ao usuário e não permitirá prosseguir. Sendo necessário incluir movimento nessas condições, é preciso que seja cadastrado uma liberação de movimentos Aba - Itens É nesse momento que é informada ao movimento (nota fiscal de entrada), quais os produtos ou serviços que estarão vinculados a ela. Essas informações foram informadas no item de cadastro de produtos, desse manual GVDASA Sistemas Suprimentos 109

111 Ao clicar em Novo na aba Itens, será exibida a tela Cadastro de Item do Movimento, exibida no próximo item Aba - Tributos - Item do movimento Para a inclusão de itens no movimento, é necessário estar na aba correspondente a Itens e clicar sobre o botão de inclusão. O sistema abrirá uma tela, onde deverá ser preenchido os seguintes campos: Natureza de operação: selecione a natureza de operação de acordo com o movimento realizado no produto / serviço. Nesse campo é possível informar o código ou a descrição da natureza. Produto: selecione o produto / serviço que estará vinculado ao movimento. Nesse campo é possível informar o código ou a descrição do produto / serviço. Caso o tipo de movimento estiver marcado para controlar estoque, o produto selecionado nesse campo atualizará a movimentação de estoque. Conta contábil: nesse campo poderá ser informada uma conta contábil ao movimento. Caso o tipo de movimento estiver marcado para contabilizar, o sistema irá contabilizar o movimento na conta informada nesse campo. Unidade de medida: no momento que seleciona um produto / serviço, o sistema habilitará esse campo. Deverá ser informada a unidade de medida para o produto selecionado. Quantidade: nesse campo deverá ser informada a quantidade de produto ou serviço que está sendo movimentado. Valor unitário: nesse campo deverá ser informado o valor unitário do produto / serviço informado. % desconto: nesse campo deverá ser informado nesse campo o percentual de desconto que foi concedido ao produto / serviço. Valor desconto: nesse campo deverá ser informado nesse campo o valor de desconto que foi concedido ao produto / serviço. Adicionais: nesse campo deverá ser informado o valor correspondente aos valores adicionais do movimento GVDASA Sistemas Suprimentos 110

112 Total item: nesse campo, o sistema informará o total dos itens, de acordo com os valores informados. Esse campo é somente para visualização, portanto não é possível alterações Aba - Rateio - Item do movimento Caso a instituição trabalhe com rateios (ver item cadastro tipo de movimento), nessa aba é possível informar como que será rateado o valor dos produtos ou serviços informados na nota fiscal de entrada. Para a inclusão de rateios aos itens do movimento, é necessário estar na aba correspondente Rateio e clicar sobre o botão de inclusão. O sistema abrirá uma tela, onde deverão ser preenchidos os seguintes campos: Unidade: nesse campo o sistema trará a unidade que o usuário está logado. Esse campo somente ficará habilitado quando o tipo de movimento estiver configurado que o rateio será por unidade. Conta contábil: caso no item do movimento tenha sido informado uma conta contábil, esse campo virá preenchido com a mesma conta. Porém o usuário poderá editá-la caso haja necessidade. Esse campo não é obrigatório e por isso, pode ficar em branco GVDASA Sistemas Suprimentos 111

113 Centro de custos: o usuário deverá informar em qual (is) o(s) centro(s) de custo(s) será realizado o rateio dos itens. Esse campo somente ficará habilitado quando no tipo de movimento estiver configurado que o rateio será por centro de custos. Nesse campo somente listará os centros de custos disponíveis para a conta contábil selecionada. Caso não tenha conta selecionada, serão listados todos os centros de custos informados no sistema. Percentual de rateio: nesse campo deverá ser informado qual o percentual de rateio para o(s) centro(s) de custo(s) informado(s). Ao preencher esse campo, o sistema automaticamente calculará o valor do rateio. Valor rateio: nesse campo deverá ser informado qual o valor de rateio para o(s) centro(s) de custo(s) informado(s). Ao preencher esse campo, o sistema automaticamente calculará o percentual do rateio. Histórico: nesse campo poderá ser informado um histórico para o rateio Aba - Outras informações - Item do movimento Nessa tela somente será possível incluir uma observação ao item de movimento cadastrado. Porém o sistema disponibiliza as informações de valores rateados, somente para visualização GVDASA Sistemas Suprimentos 112

114 Aba - Dados adicionais Caso haja a necessidade de informar observações complementares a nota de entrada ou informar a transportadora (quando houver frete), preencha as informações da aba de dados adicionais. Para a inclusão de dados adicionais no movimento, é necessário estar na aba correspondente a Dados adicionais. O sistema disponibilizará ao usuário o preenchimento de dois campos: informações complementares e transportadora. Caso tenha sido utilizado no movimento, um tipo que movimento que esteja com a opção Obriga informação complementar marcada, sistema obrigará que o usuário acrescente uma informação complementar ao movimento Aba - Despesas associadas Para a inclusão de despesas associadas no movimento, é necessário estar na aba correspondente a Despesas associadas e clicar sobre o botão de incluir. O sistema abrirá um novo registro de movimento, que será vinculado ao que está sendo cadastrado. Essa aba será exibida apenas se no cadastro tipo de movimento tiver o campo tipo de produto definido como Produto, e se tiver pelo menos uma despesa associada GVDASA Sistemas Suprimentos 113

115 Aba - Adicionais Para a inclusão de adicionais no movimento, é necessário estar na aba correspondente a Adicionais e clicar sobre o botão de incluir. O sistema abrirá uma tela para o preenchimento das informações. Nessa tela, deverá ser informada a descrição, o valor e a natureza de operação referente ao adicional que será informado no movimento GVDASA Sistemas Suprimentos 114

116 Aba - Tributos Para a inclusão de tributos a movimentos de entrada, é necessário estar na aba correspondente a Tributos e clicar sobre o botão Calcular tributos. Para o cálculo dos tributos o sistema irá considerar o enquadramento tributário que está vinculado ao fornecedor (ver manual de Contas a pagar). Caso não tenha enquadramento no fornecedor, o sistema verificará o percentual de tributo informado na tela de Manutenção de alíquotas (para maiores informações verifique o item Manutenção de alíquotas desse manual). Para os movimentos de saída, os tributos não serão calculados e sim incluídos manualmente pelo usuário. Nesse caso o sistema listará todos os tributos cadastrados (ver item cadastro de tipo de tributação). O sistema somente habilitará a aba de tributos de serviços quando o tipo de movimento for igual a Serviços e Gerar financeiro. Caso contrário, sistema habilitará a aba de tributos de produto GVDASA Sistemas Suprimentos 115

117 Além de calcular tributos, o sistema também permite que seja incluído manualmente um tributo ao movimento. Para isso é necessário clicar sobre o botão de incluir e preencher os campos: tipo de tributo, deduz valor, recolher, isento, base tributável, valor retido, data e retenção Aba - Financeiro Caso para a nota cadastrada deverá ser gerado título(s), nessa tela deverão ser informados os dados do título. Depois, ao realizar a atualização do movimento, o sistema lançará o(s) título(s) no financeiro. É possível gerar um Título Único com diferentes origens tributarias (produto e serviço) para um determinado fornecedor. Para a inclusão de títulos no movimento, é necessário estar na aba correspondente a Financeiro e clicar sobre o botão de inclusão. O sistema abrirá uma tela, onde deverão ser preenchidas as demais informações. Nessa tela, deverão ser informados os seguintes campos: origem do título, sequência, data vencimento, valor e banco portador GVDASA Sistemas Suprimentos 116

118 Ao salvar um título de origem Serviço, o sistema verificará, internamente, se no sistema existe uma regra que permita o usuário cadastrar movimentos somente entre os dias 1º e 25 de cada mês. Caso exista essa regra, então será realizada uma validação entre o período (1º a 25) e Data do vencimento. Caso a Data do vencimento não estiver dentro do período, será apresentada uma mensagem ao usuário e não permitirá prosseguir. Sendo necessário incluir movimento nessas condições, é preciso que seja cadastrado um liberação de movimentos. O sistema também irá validar se a Data de vencimento é dez dias maior que a data de entrada do título. Caso não seja, será apresentada uma mensagem na tela, informando essa situação ao usuário Aba - Contabilização Caso o movimento cadastrado esteja vinculado a um tipo de movimento que gerará contabilidade, essa aba ficará disponível, porém ficará disponível ao usuário para consulta após a atualização do movimento GVDASA Sistemas Suprimentos 117

119 Nela, é possível consultar as contas para a movimentação realizada, bem como seus centros de custos. É importante salientar que na contabilização dos movimentos, o sistema sempre irá verificar as regras informadas no integrador contábil. Também é apresentado o número desse lançamento no diário contábil (entradas e saídas) Aba - Avaliação de fornecedores Nessa tela é possível realizar a avaliação do fornecedor utilizando os critérios configurados na Manutenção de critérios de avaliação de fornecedor. Para cada um dos critérios o usuário terá que responder Sim ou Não marcando as opções, e também poderá opcionalmente preencher uma observação sobre a avaliação. IMPORTANTE: Somente será disponibilizada a aba de Avaliação de fornecedor quando no tipo de movimento estiver marcada a opção Obriga avaliação de fornecedor Operações com registro de movimentos Na tela de registro de movimento, o sistema disponibiliza cinco operações que podem ser aplicadas ao movimento. Sempre que um registro de movimento é cadastrado no sistema ele assumirá a situação de DIGITADO. Atualizar movimento: caso no tipo de movimento esteja informada que a atualização será manual, então será disponibilizada essa opção no botão de operações. No momento da 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 118

120 atualização que o sistema irá movimentar estoque, vincular os tributos ao título, gerar título no financeiro e gerar contabilização. Após a atualização, o movimento estará na situação Atualizado. Emitir espelho movimento: quando o movimento for de entrada e estiver na situação Atualizado, a opção de emissão do espelho do movimento ficará habilitada. Assim, permitirá que o usuário emita o espelho do movimento. Imprimir nota: quando o movimento for de saída e estiver na situação Atualizado, a opção de imprimir nota ficará habilitada. Permitindo ao usuário essa operação. Cancelar movimento: essa situação somente estará disponível quando tiver um movimento na situação Atualizado. Ao realizar o cancelamento do movimento, o sistema irá desfazer o lançamento do estoque, estornar o título no financeiro e estornar a contabilização gerada. Após o cancelamento, o movimento estará na situação Cancelado. Quando o movimento estiver na situação Cancelado, o sistema irá liberar a operação Voltar para digitado. Assim, o movimento voltará para a situação Digitado para que seja novamente movimentado. Estornar movimento: essa situação somente estará disponível quando tiver um movimento na situação Atualizado. Ao realizar o cancelamento do movimento, o sistema irá desfazer o lançamento do estoque, estornar o título no financeiro e estornar a contabilização gerada. Após o cancelamento, o movimento estará na situação Cancelado. Voltar para digitado: essa situação somente estará disponível quando tiver um movimento na situação Cancelado. Ao voltar o movimento para digitado, o sistema permite que o usuário realize as alterações necessárias no momento e após, atualize-o. Visualizar histórico de situações: nessa operação o usuário poderá verificar o histórico de situações do movimento. Bem como serão apresentados os históricos referentes a dotação orçamentária, caso a instituição utilize essa rotina. Ao atualizar um movimento, se os parâmetros da dotação estiverem devidamente configurados, será realizada a verificação da dotação. Nesse momento também será validado 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 119

121 se a data do movimento está dentro do período (1º a 25) e se os títulos do movimento possuem data de vencimento maior que 10 dias em relação à data de entrada Registro de movimento com ordem de compra Para a inclusão de um movimento que esteja vinculado a uma ordem de compra, é necessário que tenha uma solicitação cadastrada e siga as orientações definidas no manual de compras. Para a criação do registro de movimento vinculado a OC, o usuário deverá clicar no botão de incluir ordem de compra, conforme demonstrado na figura a seguir. Nessa tela preencha com o número da ordem de compra e informe o código da natureza de operação. Caso a quantidade de itens seja inferior a quantidade da ordem de compra, o sistema irá verificar os dados informados no parâmetro. Para realizar pesquisa de ordens de compra, clique sobre o botão GVDASA Sistemas Suprimentos 120

122 Clicado sobre o botão de pesquisa..., abrirá a tela a seguir, sendo possível que o usuário utilize os filtros disponibilizados na tela para a consulta das OC Registro de movimento de saída Permite a geração de notas fiscais de saída para as parcelas. Ao gerar uma nota de saída a partir de uma parcela, o movimento inicialmente é incluído como digitado, possibilitando assim que seja realizada conferência e posterior atualização do movimento. Também é permitido o lançamento um movimento fiscal de saída. Nesse caso é necessário informar o cliente, os itens que compõe a nota fiscal e também incluir manualmente os tributos da nota de saída. Por fim, as notas de saída podem ser impressas, através da opção Imprimir nota. Ter cadastrada uma natureza de operação do tipo Serviço. É necessário ter cadastrado um tipo de movimento de Saída, vinculado a natureza de operação informada anteriormente Manutenção de alíquotas - FIS_ManAliquota.dll Essa tela proporciona criar uma matriz de alíquotas de tributação com as seguintes combinações: Tipo tributação, empresa, unidade e produto (produto do tipo serviço); Tipo tributação, empresa e unidade; Tipo tributação e produto (produto do tipo serviço) GVDASA Sistemas Suprimentos 121

123 Assim, se torna possível que através de um registro incluído será possível definir que determinado serviço tem uma alíquota fixa para qualquer unidade. Através de mais um registro é possível definir que o mesmo serviço tem uma alíquota diferenciada em uma unidade (prefeitura) específica. IMPORTANTE: todos os tributos informados nessa tela somente serão calculados com os percentuais informados, quando for realizado o Cálculo de tributos, na tela de Registro de Movimento. Ao fazer o cálculo de tributos pela Manutenção de títulos a pagar o sistema SEMPRE buscará os percentuais de tributos informados no Cadastro de fornecedor, opção de Enquadramento tributário. Para a inclusão, é preciso clicar sobre o botão de Incluir e informar um percentual para o tributo. Após, o usuário deverá escolher se irá informar empresa/unidade ou se irá informar o produto, pois os mesmos são de preenchimento obrigatório. IMPORTANTE: o sistema somente buscará percentuais de tributos da manutenção de alíquotas se no fornecedor não tiver o tributo vinculado no enquadramento tributário e no tipo de tributação não tiver fornecedor vinculado na aba Por empresa e unidade. Caso contrário o sistema irá utilizar o percentual do tributo informado no fornecedor. Também é importante destacar que se houver cadastrado um tributo com percentual X para um determinado produto e ao incluir a nota fiscal seja informado um produto Y, ao realizar o cálculo o sistema irá buscar o percentual informado no fornecedor e não na tela de Manutenção de alíquotas. Isso ocorre porque foi cadastrado o tributo com percentual para um determinado produto e ao utilizar outro produto o sistema uma diferença nas informações GVDASA Sistemas Suprimentos 122

124 2.3.7 Integração contábil automática Ao realizar a contabilização entre GVcollege e GVcontábil agora será de forma automática. As tarefas para contabilização automática dos lançamentos do módulo suprimento. A contabilização pode ser realizada de forma automatizada, diariamente durante a noite. 2.4 Relatórios Para que o usuário possa realizar um controle sobre o seu estoque, o sistema disponibiliza relatórios que proporcionam essa gestão, conforme descrito a seguir Relatório de movimentos - SUP_RelMovimento.dll O relatório de movimentos dispõe seis relatórios que podem ser emitidos para o controle dos movimentos e do estoque. O sistema disponibiliza os seguintes relatórios: Listagem de movimentos: lista os movimentos lançados de acordo com o período e a situação em que se encontra. Curva ABC de fornecedores: lista os fornecedores que foram realizadas compras de acordo com o período e o número de maiores fornecedores GVDASA Sistemas Suprimentos 123

125 Curva ABC de produtos: lista os fornecedores que foram realizadas compras de acordo com o período e o número de maiores fornecedores. Movimento de estoque: lista os movimentos de estoque de acordo com o período e o produto. Posição de estoque: lista o posicionamento de produtos no estoque de acordo com a data do estoque e a forma a listar. Consumo de suprimentos por centro de custos: nesse relatório lista os consumos que foram realizados no sistema, de acordo com o centro de custos Relatório de produtos e serviços situação deles. Esse relatório lista os produtos e serviços movimentados, de acordo com o tipo e 2.5 DIRF - FIN_GeracaoDirf.dll Na rotina geração de DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) há quatro filtros: ano calendário, tipo declaração, recibo última declaração e modelo DIRF, que são de suma importância para a continuação da geração GVDASA Sistemas Suprimentos 124

126 Ano Calendário: esse filtro é obrigatório o preenchimento. Refere-se ao ano que deseja realizar a geração do arquivo da DIRF. Tipo Declaração: nesse filtro há duas opções: original e retificadora, as quais também são obrigatórias. O tipo original é quando a primeira vez que está sendo informada a receita. Se ela é retificadora, serve para corrigir uma já enviada e, neste caso, deverá ser informado obrigatoriamente o número do recibo da declaração original, no campo recibo última declaração. Recibo última declaração: esse campo serve para ser informado o número do recibo da última declaração realizada. Ficará disponível somente quando o Tipodeclaração for igual a Retificadora Modelo DIRF: esse campo é apresentado o modelo com layout da DIRF que é configurado no botão.... Após a seleção do modelo DIRF, clicar em avançar, onde será apresentada a opção de seleção de unidade. Logo após, clicar novamente em avançar é necessário selecionar o tipo de tributação. Por fim, o sistema apresentará a tela, conforme ilustra a figura, onde será armazenado o arquivo no formato (.txt), que será enviado a Receita Federal GVDASA Sistemas Suprimentos 125

127 DIRF. No filtro Diretório é informado o caminho onde será armazenado o arquivo da Relatório impostos retidos - FIN_RelImpostosRetidos.dll Nessa rotina é possível emitir o relatório com os impostos retidos, por unidade, tipo de tributação (PIS/COFINS/CSLL) e situação, assim como o modelo de relatório que pode ser customizado, com os campos, conforme a necessidade do cliente. Na opção situação é possível selecionar quais lançamentos desejo que sejam apresentados no relatório Impostos retidos GVDASA Sistemas Suprimentos 126

128 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 127

129 2.5.2 Leiaute DIRF Informações sobre leiaute do arquivo encontram-se no endereço: GVDASA Sistemas Suprimentos 128

130 2.6 Dotação orçamentária A dotação é um valor estimado para gasto por um determinado período (anual ou mensal) de determinadas contas, ou grupo de contas. Ao parametrizar o módulo de compras para verificar a dotação, nos pontos onde foi definida a checagem, o sistema passará a verificar a existência de saldo disponível para o item que está sendo movimentado. Para que o funcionamento da Dotação Orçamentária é necessário que os módulos: contábil, suprimentos e acadêmico estejam parametrizados para realizar a verificação da disponibilidade de saldo orçado x realizado Parâmetros da dotação nos suprimentos Para que o GVcollege realize as devidas validações relacionadas à dotação, abra a tela de parâmetros do módulo Suprimentos, clique na aba Compras, e após, clique na aba Dotação, depois, marcar o checkbox (caixa de seleção) do grupo Usa integração com a dotação, ao marcar irá habilitar as seguintes opções: Usa integração com à dotação : Quando marcada essa opção indica que há integração com a Contabilidade.Net; Verificar dotação ao salvar solicitação : Estando marcado o parâmetro, ao clicar no botão Salvar, o sistema irá verificar se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de contabilidade, tela Orçamento. Nesse caso, o(s) item(ns) ficarão pendentes de aprovação e as informações de dotação terão caráter informativo; Verificar dotação no encaminhamento de solicitações : Marcando essa opção, toda vez que uma solicitação for encaminhada na tela de cadastro de solicitações, será realizada a verificação da dotação disponível. O sistema avaliará se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de Contabilidade exibirá a tela da dotação. Verificar dotação ao definir tipo de processo de compra : Estando marcado o parâmetro, ao Definir tipo de processo de compra, o sistema irá verificar se o(s) item(ns) da solicitação possuem dotação configuradas no módulo de Contabilidade e exibirá a tela da dotação. Verificar dotação na aprovação de compra : Marcando essa opção, toda vez que for efetuada a aprovação de orçamentos, será realizada a verificação da dotação disponível; Verificar dotação somente se não foi liberado anteriormente : Quando marcado significa que somente será verificada a dotação (item anterior) caso os itens de solicitação envolvidos não tenham sido sujeitados à validação da dotação anteriormente a partir da tela de cadastro de solicitação, e quando desmarcado, vale o que diz o item anterior. É habilitado somente quando a opção Verificar dotação na aprovação de compra estiver marcada GVDASA Sistemas Suprimentos 129

131 Verificar dotação na atualização do movimento : Marcando essa opção, toda vez que for atualizar um movimento no registro de movimento e o tipo de movimento selecionado tiver a operação Lançamento, será realizada a verificação da dotação disponível; Verificar dotação no consumo : Marcando essa opção, toda vez que for atualizar um movimento no registro de movimento e o tipo de movimento selecionado tiver a operação Consumo, será realizada a verificação da dotação disponível. Conforme exibido na figura anterior, é possível restringir ou informar os itens dos parâmetros de suprimentos. Dentro de cada um dos itens acima descritos, existem duas opções para uso: Restringir ou Informar. Cada opção funcionará conforme descrito abaixo. Restringir: ao realizar uma movimentação para um item que não tem saldo de dotação disponível, o usuário deverá solicitar a aprovação da dotação orçamentária. Para que seja possível dar continuidade à operação que estava sendo realizada será necessário que um usuário com perfil de aprovador de dotação realize a aprovação dessa solicitação. Informar: ao efetuar uma movimentação para um item que não possua saldo de dotação orçamentária o usuário terá que preencher uma justificativa para informar que está 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 130

132 ciente da falta de saldo da dotação, e após isso, a dotação será liberada, sem necessitar de aprovação por parte de um usuário com perfil de aprovador de solicitação. Validação da Dotação: Utiliza validação por login: indica que ao solicitar a liberação de dotação orçamentária insuficiente, o sistema exigirá que seja realizado login com um usuário com permissão de aprovador de dotação, caso o usuário logado não possua esta permissão. Utiliza fluxo padrão de aprovação: indica que o sistema seguirá o fluxo padrão ao solicitar a liberação de dotação orçamentária insuficiente, ou seja, mesmo que o usuário logado não possua permissão de aprovador de dotação, o sistema dará prosseguimento à operação sem que seja necessário realizar login com um usuário que possua permissão de aprovador de dotação Parâmetros da dotação no acadêmico Orçamentária. No módulo Acadêmico existe a opção de configurar a utilização de verificar a Dotação No módulo acadêmico também existe as duas opções de Validação GVDASA Sistemas Suprimentos 131

133 Validação da Dotação: Utiliza validação por login: Ao solicitar a liberação de dotação orçamentária, o sistema abre uma nova tela para que o usuário com permissão de aprovador de dotação orçamentária informe o seu login e senha, para que o processo possa prosseguir. Utiliza fluxo padrão de aprovação: O sistema utilizará integração com o módulo de Dotação Orçamentária Web. Como a liberação de dotação orçamentária será efetuada pela pelo módulo web, os usuários que possuem o papel de Aprovador de Dotação poderão realizar a aprovação outro local. Ou seja, solicitante e aprovador não precisam estar no mesmo local para efetuar a liberação da dotação orçamentária. Ao marcar uma dessas opções o sistema irá verificar os contratos de professor com os valores disponíveis na dotação orçamentária (para saber mais sobre o funcionamento dessa rotina de controle do orçamento nos contratos de professor, consulte o manual do Acadêmico). No módulo Contabilidade (GVcontábil) deve-se informar as contas contábeis ou grupo de contas contábeis que usarão dotação, os valores disponíveis para cada conta e qual será o período utilizado no controle: mensal ou anual (para saber mais, consulte o manual da Contabilidade) Aprovador de dotação orçamentária Para utilizar a dotação orçamentária será necessário criar o papel de Aprovador de Dotação Orçamentária. Para isso acesse a tela de Cadastro de perfis de usuários, crie um novo com a descrição: Aprovador de Dotação Orçamentária vincule ao papel de Aprovador de Compra e marque a opção: Pode aprovar compras sem dotação orçamentária. Na tela Manutenção de usuários de suprimentos, vincule ao usuário que fará as aprovações da Dotação o perfil Aprovador de Dotação Orçamentária GVDASA Sistemas Suprimentos 132

134 2.6.4 Dotação orçamentária insuficiente O controle de dotação orçamentária validará lançamentos contábeis já realizados diretamente na conta contábil ou pelos módulos, itens de solicitação que estão em atendimento (ainda não foram comprados, ou estão em solicitação). A validação da disponibilidade de valor levará em conta o saldo da conta contábil comparado com o saldo definido para o orçamento. Caso não haja saldo disponível, abrirá a tela (figura abaixo) com as informações verificação da dotação e os valores que foram apurados GVDASA Sistemas Suprimentos 133

135 Caso o tipo de controle de dotação seja mensal, então o sistema validará até o mês da solicitação, entre os itens e lançamentos contábeis já realizados diretamente na conta contábil ou pelos módulos, itens de solicitação que estão em atendimento (ainda não foram comprados, ou estão em solicitação). A validação da disponibilidade de valor levará em conta o saldo da conta contábil comparado com o saldo definido para o orçamento. A tela anterior possui as seguintes informações: Itens verificados: Lista de todos os produtos que foram adicionados na verificação atual da dotação, o agrupamento é por produto e é formada pelas seguintes colunas: Empresa : Exibe o nome da empresa; Unidade : Exibe o nome da unidade; Código conta : Exibe o código da conta contábil relacionada ao produto; Cód. reduz : Exibe o código reduzido da conta contábil relacionada ao produto. Descrição conta : Exibe a descrição da conta contábil relacionada ao produto. Status : Exibe o status do item de acordo com o resultado da verificação. As situações de divergência são os seguintes: Produto sem conta contábil Produto sem saldo na dotação As situações de sucesso são os seguintes: Produto OK Conta do produto não usa dotação Dotação OK Se for um status de erro, é exibido na cor vermelha, senão é exibido na cor verde, com exceção do status Dotação OK que é exibido na cor azul. Cód. produto : Exibe o código reduzido do produto; Descrição do produto : Exibe a descrição do produto; Contas de dotação : Lista a conta contábil na qual está a dotação da conta do produto selecionado na grid Itens verificados. Abaixo da conta de dotação, são listados os centros de custo que foram adicionados na verificação. Essa lista é formada pelas seguintes colunas: Conta dotação : Exibe o código da conta de dotação ou o texto Centro custo ; Cód. reduz. : Exibe o código reduzido da conta de dotação ou o código reduzido do centro de custo; 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 134

136 Descrição conta/centro de custo : Exibe a descrição da conta de dotação ou a descrição do centro de custo; Saldo atual = : Exibe o saldo da conta de dotação atualizado de acordo com a movimentação atual, ou exibe o saldo do centro de custo, e caso o valor seja menor do que 0 (zero), o valor é exibido na cor vermelha; Saldo dotação : Exibe o valor previsto para a conta de dotação ou o valor previsto para o centro de custo; Total créditos : Exibe o total de créditos realizados para a conta de dotação ou o total de créditos realizados para o centro de custo; Total débitos : Exibe o total de débitos realizados para a conta de dotação ou o total de débitos realizados para o centro de custo; Valor atual : Exibe o valor atual que está sendo movimentado para a conta de dotação ou o valor atual do centro de custo; Solicitações : Exibir o valor dos itens de solicitação relacionados com a conta de dotação e que estão encaminhados ou em cotação, ou exibe o valor do centro de custo dos itens de solicitação relacionados; Ordens compra : Exibe o valor dos itens de ordem de compra relacionados com a conta de dotação e que não foram recebidos, ou exibe o valor do centro de custo dos itens de ordem de compra relacionados; Lançam. Diário : Exibe o valor dos lançamentos no diário relacionados com a conta de dotação e que não foram contabilizados, ou exibe o valor do centro de custo dos lançamentos no diário relacionados. Contas/produtos relacionados : Exibe a relação das contas contábeis que são filhas da conta de dotação do produto selecionado na grid Itens verificados. Abaixo da conta filha, exibir todos os produtos que estão vinculados com a conta. Se a conta de dotação não tiver nenhuma conta então é exibida a própria conta de dotação e seus respectivos produtos. Essa lista é formada pelas seguintes colunas: Conta contábil: Exibir o código da conta ou o texto Produto: ; Cód. reduz: Exibe o código reduzido da conta ou o código reduzido do produto; Descrição conta/produto: Exibe a descrição da conta ou a descrição do produto; Valor atual: Exibe o valor atual que está sendo movimentado para a conta, ou o valor atual do produto; 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 135

137 Lançam. diário: Exibe o valor dos lançamentos no diário relacionados com a conta e que não foram contabilizados, ou exibe o texto -, pois lançamentos no diário são feitos somente para a conta contábil; Solicitações: Exibe o valor dos itens de solicitação relacionados com a conta e que estão encaminhados ou em cotação, ou exibe o valor para o produto dos itens de solicitação relacionados; Ordens compra: Exibe o valor dos itens de ordem de compra relacionados com a conta e que não foram recebidos, ou exibe o valor para o produto dos itens de ordem de compra relacionados. No rodapé da tela também é exibida uma legenda mostrando a descrição dos campos, legenda esta que poderá ser ocultada ou reexibida, bastando para isso, clicar no botão Exibir/Ocultar legenda. Ao clicar no botão Solicitar aprovação e Restringir, caso o sistema esteja parametrizado para utilizar validação por login e o usuário não possuir perfil de aprovador de dotação, então será aberta uma tela para informar login e senha, e ao preencher os dados, o sistema novamente fará a validação para verificar se o login informado tem permissão para aprovar dotação, e caso o retorno seja positivo o sistema disponibilizará a tela para informar a justificativa para solicitação de aprovação. Se o login informado na tela acima não for de um usuário que possua perfil de aprovador de dotação, então o sistema exibe a mensagem a seguir. Se a dotação orçamentária estiver parametrizada para Utiliza fluxo padrão de aprovação (liberação através do módulo Dotação Orçamentária Web) e Informar abrirá uma tela para informar a justificativa. Porém se a dotação orçamentária estiver parametrizada para 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 136

138 Restringir o sistema disponibilizará a tela para informar a justificativa para solicitação de aprovação e após o preenchimento ficará aguardando a sua aprovação no módulo Dotação Orçamentária Web. Após informar a justificativa será exibirá a mensagem a seguir. Para que o sistema possa trabalhar com dotação, deve-se atentar para os seguintes detalhes: No módulo contábil (GVcontábil) deve-se configurar o sistema para que use dotação. Também é necessário configurar quais serão as contas que usarão dotação (para saber mais, consulte o manual da Contabilidade); O GVcollege também deve estar devidamente configurado para trabalhar com dotação, veja mais abaixo como configurar nos parâmetros do Suprimentos, os parâmetros referentes à dotação. O serviço de integração com a contabilidade deve estar devidamente configurado (ver manual do Serviço de integração contábil) Geração e disponibilização do histórico no cadastro de solicitações O cadastro de solicitação gera o histórico com as informações da solicitação de liberação de dotação, bem como informações sobre a própria liberação da dotação. As informações de histórico da dotação estarão disponíveis junto ao histórico das solicitações, que poderão ser acessadas através do botão Operações, na opção Visualizar histórico de operações da solicitação GVDASA Sistemas Suprimentos 137

139 2.6.6 Geração e disponibilização do histórico na manutenção de solicitações A manutenção de solicitação foi alterada para gerar histórico com as informações da solicitação de liberação de dotação ao definir o tipo de processo de compra, bem como informações sobre a própria liberação da dotação. As informações de histórico da dotação estarão disponíveis junto ao histórico das solicitações, que poderão ser acessadas através do botão Operações, na opção Visualizar histórico de operações da solicitação, conforme pode ser visualizado na imagem abaixo: Registro de movimentação para gerar e disponibilizar histórico O registro de movimento gera o histórico com as informações da solicitação de liberação de dotação ao atualizar movimento, bem como informações sobre a própria 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 138

140 liberação da dotação. As informações de histórico da dotação estarão disponíveis junto ao histórico do movimento, que poderão ser acessadas através do botão Operações, na opção Visualizar histórico de situações, conforme pode ser visualizado na imagem abaixo: Dotação orçamentária Web Permite ao usuário, com perfil de aprovador de dotação, visualizar as solicitações de dotação e realizar as aprovações ou reprovações em cada solicitação Permissões da dotação orçamentária Web Todos os usuários cadastrados no GVcollege podem acessar a Dotação Orçamentária Web com o mesmo usuário e senha utilizado no aplicativo, mas não será possível acessar os módulos disponíveis nesse portal se as suas permissões não estiverem configuradas. As permissões para acesso aos módulos do portal são definidas para os grupos de usuário esses grupos são os mesmos cadastrados no GVcollege. Não há a possibilidade de realizar a configuração de permissões para cada usuário. Para realizar essas configurações de permissões no portal, acesse o módulo Administração - menu Permissões Grupo e clique na lupa no canto direito do campo, conforme imagem abaixo: 2015 GVDASA Sistemas Suprimentos 139

141 Abrirá a lista com os grupos de usuários existentes no GVcollege, a tela lista 5 grupos por tela, use as setas que ficam na parte inferior da tela para visualizar os grupos disponíveis: Após definir o grupo, selecione o módulo Orçamento e marque a permissão ORC/Menu -conforme a imagem abaixo e depois clique em Salvar. Os grupos que tiverem essa permissão poderão acessar o portal e verificar a listagem de solicitações de Aprovação de Dotação, podendo verificar a situação de cada uma, se está pendente, aprovada ou reprovada GVDASA Sistemas Suprimentos 140

142 Aprovação e reprovação de dotação Aprovação: Para aprovar uma solicitação de dotação, é necessário que a Situação esteja como Pendente (conforme imagem abaixo). A justificativa para aprovação é opcional. Reprovar: A justificativa para reprovação é obrigatória. A Solicitação de dotação só pode ser reprovada quando sua situação for Pendente ou Aprovada. Caso a situação esteja como Aprovada, deve ser verificado também o Momento de Verificação, conforme as regras apresentadas abaixo: Somente será possível reprovar uma solicitação que já esteja aprovada quando: O momento de verificação for Encaminhar e a situação da solicitação de compra for Não Encaminhada. O momento de verificação for Aprovar Compra e a situação do item de cotação NÃO for Aprovado, Não Aprovado, ou Ordem Compra. O momento de verificação for Definir Processo de compra e a solicitação de dotação estiver vinculada a um item de solicitação de compra com situação Encaminhado. O momento de verificação for Definir Processo de compra e a solicitação de dotação estiver vinculada a um item de cotação onde a situação não for Aprovado ou Ordem de Compra. O momento de verificação for Movimento Atualizado e a situação do movimento NÃO for Atualizado. Nas demais situações, não será possível reprovar a solicitação de dotação GVDASA Sistemas Suprimentos 141

143 Verificar saldo Possibilita verificar o saldo orçamentário para a solicitação de dotação selecionada. As informações referentes a tela de Verificação de Saldo de Dotação (abaixo) estão detalhadas no item Dotação Orçamentária Insuficiente GVDASA Sistemas Suprimentos 142

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