Manual Operacional Vendedores

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1 Manual Operacional Vendedores Versão 1.0 Abril/ ACESSO AO SISTEMA SSE a) Localize em seu Desktop ou menu de acesso o ícone do sistema conforme abaixo. b) Após localizar, clique 2 vezes para acessar o sistema. c) Aguardando a inicialização do sistema, informe seus dados de acesso conforme imagem abaixo: Observação: Caso o usuário deseje alterar a senha de acesso, é possível após inicializar o sistema selecionando o menu sistema, sub opção Trocar Senha ou utilize o F1. d) Após essa etapa, caso usuário e senha informados estejam corretos e o status do usuário esteja como Ativo, será apresentada a tela do menu principal conforme a seguir: 1

2 2. EFETUAR PEDIDOS/ORÇAMENTOS a) Esta funcionalidade poderá ser acessada de quatro formas: Acessar o menu Movimentações, utilizando a barra de atalhos, pressionando a tecla F2 ou também utilizando o atalho F1 e digitando Orçamentos conforme imagens abaixo. A sub opção a ser selecionada é Orçamento/O.S./Pedidos. b) Com a tela exibida atente-se para os seguintes pontos. 2

3 Explanação sobre as enumerações: 1 Informações sobre o pedido, data de emissão tipo do pedido (revenda, remessa, amostra, etc.) e número do mesmo, sendo esta última informação gerada automaticamente ao gravar. 2 Dados relacionados ao cliente e vendedor que estão envolvidos nesta operação. Para visualizar demais informações sobre o cliente, é necessário clicar em Exibir Dados Adicionais. 3 Informações pertinentes a forma de pagamento, vínculo com Ordem de Compra e observações. Campo Assina é usado para observação interna da empresa e Observ. Será impressa no pedido e também na nota fiscal no momento de faturamento. 4 Local destinado a pesquisa/input de informações referentes ao produto que está sendo comercializado, bem como a data prevista de entrega do mesmo. Habitualmente é utilizada a opção de pesquisa de preços e estoques (F10), após localizar o item, pressione * (asterisco) para transportar o item selecionado para o orçamento/pedido. Atenção: A data prevista e a quantidade são pontos chaves que definem em conjunto com regras internas do sistema a forma de reserva de estoque, sendo Imediata (estoque disponível em armazém) ou Futura (Compra Efetuada, porém ainda não disponível no armazém). Ainda é possível caso não esteja o material comprado, efetuar um pedido de Planejamento, ou seja, será adicionado um pedido no status indicado automaticamente pelo sistema para que o setor de compras utilize o mesmo em suas rotinas para atendimento desta solicitação em um momento futuro. Essa funcionalidade citada, é efetuada após gravar o pedido de venda, os itens que são adicionados neste status poderão serem consultados através de opção especifica na parte inferior da tela. Caso não seja informada a data prevista, será utilizado por padrão a data atual, ou seja, a data do dia que está sendo digitado o pedido. 3

4 Caso não seja possível atender o item informado na data solicitada e não conste compras para o mesmo, será exibida a seguinte mensagem solicitado confirmação do usuário: Caso o usuário clique em sim, o item será adicionado como planejamento e a consulta a estes itens poderá ser feita clicando na opção na parte inferior da tela conforme imagem: Caso o item que está sendo informado não contenha sua totalidade em estoque imediato, serão exibidas mensagens de sugestão, leia atentamente e selecione a que melhor atenda sua necessidade. Exemplo: solicitado venda de 1000 MT com entrega prevista para 30/04/15 do item SUEDE AMASSADA cuja quantidade geral disponível é de 203,7 e possui 2 compras futuras conforme imagem abaixo. Observe item 1 quantidade disponível do item no centro de custo. Item 2 compras que estão disponíveis para reserva com previsões de chegada pertinentes e possível de vínculo com o item que está sendo informado. Abaixo sugestões de datas e quantidades fornecidas automaticamente pelo Sistema. 4

5 Ao selecionar a primeira opção, ou seja, reservar de estoque imediato a quantidade que possui e também vincular o restante com a compra prevista, o pedido ficará sendo exibido da seguinte forma: Note que foram adicionados 2 itens com mesmo código porém um reservando quantidade do estoque imediato e outro vinculado este item ao pedido de compra futura de número O item vinculado a P.O. por motivos óbvios, somente será faturado quando a mercadoria ser recebida no armazém/depósito. 5 Listagem de itens integrantes do pedido. Através das opções do lado esquerdo, é possível excluir e ordenar os itens conforme necessidade do usuário. 6 Nesta etapa do pedido são informados dados referentes ao Frete do pedido, transportador, modalidade, volumes, pesos e também o valor do Frete. Este último, é calculado automaticamente com base em regras estabelecidas pela Empresa. Caso haja divergência dúvida nos valores praticados, entre em contato com o Setor Comercial. 7 Neste painel são exibidos para acompanhamento os totalizadores referentes ao Orçamento/Pedido. 8 Relação de documentos em aberto do cliente. Algumas regras comerciais são aplicadas também sobre esta informação. Exemplo: O Orçamento/Pedido ficará bloqueado no setor financeiro caso existam títulos vencidos. 5

6 3. PESQUISA DE ITENS/DISPONIBILIDADE/LOCALIZAÇÃO DE ESTOQUES a) Para consultar as informações referentes a estoques e localizações, acesse a opção Lista de Preços de Produtos presente no menu Pesquisas, utilize a tecla de atalho F10, ou pressione F1 e digite preços e pressione Ok. Explanação sobre colunas exibidas. Segmento, Família, Grupo, Subgrupo e Categoria são informações para classificação de produtos conforme dados fornecidos pela empresa. Possibilita divisão e filtro dos itens para melhor organização no trabalho diário. Código Identificador Único de cada produto, também utiliza regra das informações de classificação na sua composição. Vlr. Venda Valor de Venda dentro do estado com base no Centro de Custo selecionado no sistema. Vlr. Venda Fora Valor de Venda fora do estado com base no Centro de Custo selecionado no sistema. Un. Unidade de medida do produto para comercialização. Exemplo: UM (unidade), PCT (pacote), LT (litros), etc. Estoque CC Estoque disponível no centro de custo/armazém selecionado no sistema. Para alterar o centro de custo é possível através do atalho CTRL + F12 ou teclando F1 e digitando a palavra cc, após isso, selecione a opção Escolhe CC e clique em OK. 6

7 Após selecionar a opção, informe o centro de custo deseja e clique em OK. Estoque Geral Estoque disponível do produto somando todos os centros de custo do sistema. 7

8 4. ACOMPANHAMENTO DO STATUS DE PEDIDOS Para esta ação é necessário o usuário acessar o menu Pesquisas, sub opção Orçamentos. Pode-se utilizar o atalho do teclado F9 ou apenas digitar orçamentos na tela de acesso rápido F1. Explanação sobre a tela numerada acima: 1 Campo para pesquisa do pedido por toda e qualquer informação visível na listagem. Exemplo (código, fluxo, data emissão, centro de custo, nome do cliente, tipo de orçamento/pedido) 2 Campo para pesquisa nos itens dos pedidos. 3 Opção rápida de pesquisa para listagem de todos os orçamentos/pedidos emitidos Ontem. Pode-se utilizar o atalho ALT + O. 4 Opção rápida de pesquisa para listagem de todos os orçamentos/pedidos emitidos Hoje. Pode-se utilizar o atalho ALT + H. 5 Barra de Status/Situação dos Orçamentos/pedidos, através destas guias é possível saber em qual etapa estão os pedidos e/ou filtrar rapidamente todos os orçamentos/pedidos por etapa. Etapas: a) Aguardando Start Todo orçamento/pedido digitado entrará automaticamente neste status, aguarda o usuário iniciar o andamento do mesmo no sistema. b) Aguardando Liberação Financeira Todo orçamento/pedido que foi startado passará por esta etapa para validação do setor pertinente. c) Aguardando Separação Nesta etapa o pedido é impresso pelo setor pertinente e o mesmo é encaminhado a separação. 8

9 d) Em Separação Nesta etapa o separador efetua a separação propriamente dita, informando dados de quantidade de volumes e também peso bruto e líquido das mercadorias. e) Aguardando Faturamento Nesta etapa os pedidos são analisados pelo setor de faturamento e o orçamento/pedido é enviado para a nota fiscal eletrônica. f) Faturado Etapa que sucede o aguardando faturamento, nesta etapa já é possível obter o XML e Danfe da nota fiscal eletrônica. Também é enviado de forma automática esses arquivos as pessoas envolvidas na operação (Cliente, Vendedor e Transportador). g) Embarcado Etapa que sucede o Faturado, após esta etapa o processo natural de emissão -> faturamento -> entrega estará concluído ; h) Quarentena Etapa em que o orçamento/pedido poderá entrar caso esteja sob análise dos setores pertinentes aos processos. i) Rejeitado Financeiramente Etapa em que o orçamento/pedido não será separado/faturado, para maiores informações, entrar em contato com o setor pertinente. j) Cancelado Etapa que orçamento/pedido deixa de percorrer o fluxo. Uma vez cancelado, não voltará mais ao fluxo, somente é possível caso o usuário clone um pedido cancelado. As reservas de estoque são desfeitas caso o motivo informado seja pertinente com tal operação. k) Aguardando Liberação Comercial Nesta etapa o pedido passa por análise do setor pertinente, descontos, comissão, prazo, valores de venda e também quantidades de reserva são itens avaliados nesta etapa. l) Bloqueado por Alteração no Pedido Etapa na qual o pedido fica bloqueado para reanálise dos setores que já percorreu caso o pedido seja alterado no decorrer dos fluxos. 6 Listagem de Pedidos localizados com base nos parâmetros de pesquisa informados. É possível visualizar o status atual do pedido conforme imagem abaixo: 7 Listagem de Itens que integram o Orçamento/Pedido. Nesta listagem é possível acompanhar a situação do item, bem como visualizar as quantidades autorizadas para faturamento, quantidades faturadas, quantidades que não serão faturadas, reservas de estoque e também os motivos pelo qual o item foi bloqueado. 9

10 8 Painel de observações do Orçamento/Pedido. Nesta área é exibido um pequeno Log das operações efetuadas no orçamento/pedido. 9 Barra de operações do Pedido. Através desta área, é possível Imprimir, Alterar, Clonar, imprimir separação do orçamento/pedido. 10 Painel de sinalizadores. Através desta área, é possível filtrar de forma rápida e direta orçamentos/pedidos em determinadas situações. 11 Painel de Históricos do Orçamento/Pedido. Através desta área é possível visualizar de forma rápida e organizada todas as etapas que o orçamento/pedido percorreu, bem como o usuário responsável, a data e hora que ocorreu e também a justificativa caso tenha sido informada conforme imagem abaixo: 10

11 5. OBTER DE FORMA MANUAL XML E DANFE DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA Para que seja satisfeita a solicitação acessar Menu Pesquisa sub opção Notas Fiscais, ou atalho do teclado ALT + P + N. Com a tela sendo exibida, informe os dados para localizar a nota fiscal, número da nota, cliente, ou data de emissão, após isso pressione ENTER. Coma nota selecionada dê um duplo clique sobre a mesma sendo exibida a tela a seguir: 11

12 Após exibida a tela, selecione a opção XML e Danfe e selecione o local a serem salvos os arquivos conforme abaixo e clique em OK. Caso tenha ficado dúvidas ou tenha sugestões, entrar em contato com SN Tecnologia da Informação com Gabriel ou na Bell Valley ramal 217. Gabriel Teixeira Skype: gabriel_snti 12

O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.

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