MANUAL SICCL SQL SRTVS 701 Bloco O Ed. MultiEmpresarial Sala 804 Brasília/DF CEP Fone/Fax: (061)

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1 MANUAL SICCL SQL

2 ÍNDICE ACESSANDO O SISTEMA SG - COMPRAS E CONTRATOS... 3 ATENDENDO SOLICITAÇÕES DE ITENS E SERVIÇOS... 5 VERIFICANDO A DISPONIBILIDADE DE RECURSOS... 7 ATENDER SOLICITAÇÕES COM PROCESSO DE COMPRAS / SERVIÇO... 7 EFETUANDO COTAÇÃO EFETUANDO COTAÇÕES SEM UTILIZAR O MÓDULO DE COTAÇÕES WEB ESCOLHENDO A MELHOR COTAÇÃO ATENDENDO SOLICITAÇÕES COM CONTRATO VIGENTE APÓS PROCESSO DE COMPRA/SERVIÇOS ASSOCIAR A SOLICITAÇÃO A UM PROCESSO EM ANDAMENTO ATENDER SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS COM LICITAÇÃO EM ANDAMENTO GERAR ORDEM DE COMPRAS OU SERVIÇO PARA SOLICITAÇÕES COM PROCESSO DE COMPRAS ATENDER SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS SEM PROCESSO DE COMPRAS ATENDENDO SOLICITAÇÕES COM CONTRATO VIGENTE ATRAVÈS DA OPÇÃO POR ORDEM DE COMPRA/SERVIÇO CANCELANDO SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS O FORNECEDOR NA INTERNET EFETUANDO COTAÇÃO UTILIZANDO O MÓDULO DE COTAÇÕES - WEB ASSOCIANDO PROCESSO DE COMPRAS/ SERVIÇOS A LICITAÇÃO GERAR ORDEM DE SERVIÇO REGISTRANDO A EXECUÇÃO DO SERVIÇO PRESTADO GERAR ORDEM DE COMPRA EFETUAR CONTRATO CRIANDO UMA LICITAÇÃO E ASSOCIANDO AO PROCESSO ACOMPANHANDO AS FASES E REGISTRANDO OS DOCUMENTOS COMO INCLUIR UM NOVO FORNECEDOR COMO EXCLUIR UM FORNECEDOR AJUSTES NOS DADOS DE FORNECEDORES MANUTENÇÃO DAS TABELAS CONFIGURANDO PARÂMETROS DE COMPRAS E CONTRATOS

3 ACESSANDO O SISTEMA SG - COMPRAS E CONTRATOS Quando as unidades do Conselho efetuam as solicitações através do módulo de Pedidos Online, (vide manual específico deste sistema), ou através de requisições dentro do conselho, podem solicitar itens do almoxarifado, patrimoniais, itens não existentes no almoxarifado ou serviços. Os itens já cadastrados no almoxarifado e que possuem disponibilidade serão atendidos pelo sistema SG Controle do Almoxarifado (vide manual específico deste sistema). Os itens não cadastrados no almoxarifado, itens patrimoniais ou serviços estarão disponíveis no sistema de Compras e Contratos para análise e atendimento pela unidade de compras. O acesso ao sistema de Compras e Contratos, é feito executando o módulo de segurança (logon). É solicitado o usuário e senha para acesso. Após a informação do usuário e senha clicar na opção SG Compras e Contratos. A tela abaixo ilustra estes procedimentos: Selecione o sistema de Compras e Contratos 3

4 Observações: Caso o sistema SG Compras e Contratos, não apareça habilitado, provavelmente ele não esteja instalado no seu computador. Neste caso, entre em contato com a área de informática do Conselho. Ao passar o mouse sobre os nomes dos sistemas ou módulos habilitados, é informado se o usuário tem ou não permissão de acesso. Ao clicar em um sistema ou módulo sem permissão, este não será carregado. Na tela principal do sistema de Compras e Contratos é possível selecionar os sistemas de Controle Patrimonial e Controle do Almoxarifado. Opção para alternar entre os sistemas SG - Almoxarifado, SG - Patrimônio e SG - Compras e Contratos opções: Na barra de menu e na barra de ferramentas,. são apresentadas algumas 4

5 Estas opções compreendem as seguintes funcionalidades: SOLICITAÇÕES permite que se verifique, analise e inicie o processo de atendimento dos itens ou serviços solicitados. ATENDENDO SOLICITAÇÕES DE ITENS E SERVIÇOS As solicitações de compras de itens não existentes no catálogo de itens do Almoxarifado, ou solicitações de serviços já contratados ou não, realizadas pelas diversas unidades do Conselho, serão atendidas pela unidade responsável das compras, utilizando este sistema SG - Compras e Contratos. Também poderão ser atendidas por este sistema, as solicitações criadas para reposição de estoque. As solicitações realizadas pelos usuários das diversas unidades do Conselho ou as realizadas para fins de reposição de estoque, ficam a disposição da unidade de compras e podem ser visualizadas selecionando as opções Solicitações Atendimento, na barra de menu, como mostrado na figura abaixo: Na tela que se apresenta, serão mostradas todas as solicitações que ainda não foram iniciadas o atendimento pela unidade de Compras. 5

6 Lista de solicitações a serem atendidas Detalhes solicitação selecionada da Para itens de consumo não catalogados na tabela de itens do almoxarifado, a unidade de compras deve verificar a existência de itens similares na tabela de itens do Almoxarifado. Para itens do patrimônio, verificar a existência em depósito (consultar a unidade de patrimônio) no sistema de Patrimônio. Na tela que foi apresentada, é possível efetuar o cancelamento da solicitação clicando no botão (vide item Cancelando solicitações de itens e serviços ). Quando a tela de solicitações passa muito tempo aberta, pode ser necessário verificar se novas solicitações chegaram para atendimento. Clique no botão será atualizada. e a tela Através do botão, é possível filtrar as solicitações pendentes á um determinado grupo, para ser atendido pelo mesmo processo ou ordem. A opção, permite que seja cadastrada uma nova solicitação diretamente no sistema SG Compras e Contratos. Através do botão serviços já atendidos., o usuário poderá localizar processo de compras e 6

7 VERIFICANDO A DISPONIBILIDADE DE RECURSOS Antes do atendimento da solicitação, pode-se verificar a disponibilidade de recursos. Para tanto, clique no botão. Será apresentada a seguinte tela: Exemplo de tela de verificação de disponibilidade orçamentária Escolha a conta relacionada e a data ao item a ser atendido, e clique no botão, o valor disponível para a conta será apresentado no campo Saldo da Conta e também é apresentado o número do último empenho para a conta, e total dos empenhos e pré-empenhos. ATENDER SOLICITAÇÕES COM PROCESSO DE COMPRAS / SERVIÇO Para o atendimento de Solicitações via Licitação, selecionar as solicitações, marcar o botão, na janela de formas de atendimento e clicar no botão. A figura abaixo ilustra este procedimento. 7

8 Exemplo de atendimento de serviços com abertura de processo. A partir deste momento será criado um processo. Na tela que será apresentada, pode-se cancelar este atendimento clicando no botão. Neste caso, a solicitação volta a fazer parte da lista de solicitações pendentes. 8

9 Para dar continuidade ao atendimento, marque o botão, ou ou caso as solicitações sejam de serviços, itens do almoxarifado ou itens que não estejam cadastrados no almoxarifado. Para solicitações de serviços ou itens existentes na tabela do Almoxarifado, escolha na tabela de serviços ou tabela de itens do almoxarifado que se apresenta o serviço ou item correspondente àquelas solicitações, e clique no botão. Repita esta operação para todos os itens ou serviços que serão atendidos por este processo (Licitação). Para itens do almoxarifado informe também a quantidade. Para solicitações de itens inexistentes na tabela do Almoxarifado, descreva os itens a serem adquirido nesta Licitação, informe a quantidade e clique no botão. Repita esta operação para todos os itens inexistente no catálogo do Almoxarifado que serão atendidos por este processo (Licitação). No mesmo processo (Licitação), pode-se atender qualquer um dos tipos de solicitações acima. Observação: Caso não seja possível efetuar todos os procedimentos do atendimento (associar todos os itens solicitados às tabelas de itens ou serviços, cotar etc.), pode-se fechar a tela de tratamento da solicitação e dar continuidade ao atendimento posteriormente. Para localizar este processo utilize a localização do processo em andamento, clicando no botão solicitação (vide item Localizar Processo )., na tela de atendimento da 9

10 A partir deste momento o Conselho poderá: Efetuar cotação para ter uma referência dos valores envolvidos na prestação do serviço ou compra dos itens; Associar a solicitação a um processo já existente e em andamento; Associar a solicitação a uma Licitação já existente e em andamento; Criar uma nova Licitação. EFETUANDO COTAÇÃO O levantamento de preços junto aos prestadores de serviços ou fornecedores, pode ser feito utilizando o módulo COTAÇÃO-WEB, ou através de registro no próprio sistema de Compras e Contratos na tela de Processos de Compras/Serviços. EFETUANDO COTAÇÕES SEM UTILIZAR O MÓDULO DE COTAÇÕES WEB A unidade de compras e Contratos do Conselho pode realizar cotações sem utilizar o módulo Cotações - WEB. Para registrar estas cotações, selecione o item na grade de solicitações da tela de Processos de Compras/Serviços. 10

11 item. Clique no botão e será criado um processo de compras para o determinado Na tela que será apresentada, existe a opção de criar uma solicitação de cotação, para que seja enviada aos interessados através do botão. Na opção, deverão ser cadastradas as informações referentes à coleta de dados dos interessados na cotação. Preencha os campos da tela de manutenção da cotação que será apresentada, de acordo com a especificação. 11

12 Para registro de outras cotações para o mesmo item, clique no botão e insira-as. Os dados digitados nesta tela serão transportados para a grade de Cotações da tela Processos de Compras e Serviços. ESCOLHENDO A MELHOR COTAÇÃO Após as cotações estarem registradas na grade de Cotações da tela Processos de Compras e Serviços, pode-se escolher a melhor cotação clicando no botão ou, que o sistema transportará o nome do fornecedor que ofereceu o menor preço global, ou por itens (de acordo com a opção selecionada), para o campo Nome da grade denominada Tratamento da solicitação (Processo de Compra). A figura abaixo ilustra um exemplo da escolha de cotação. 12

13 Fornecedor que foi escolhido para atender a solicitação Clique aqui para escolher o fornecedor pelo menor preço global ou por itens. Duplo clique na cotação para escolhê-la como vencedora Através do botão, o usuário poderá visualizar ou imprimir um quadro comparativo dos itens cotados. O botão usuário visualize um demonstrativo de preços., permite que o ATENDENDO SOLICITAÇÕES COM CONTRATO VIGENTE APÓS PROCESSO DE COMPRA/SERVIÇOS Quando as solicitações de itens ou serviços puderem ser atendidas por contratos em vigência, selecionar as opções Solicitações Atendimento na barra de menu. 13

14 Na tela acima, é possível efetuar o cancelamento da solicitação clicando no botão (vide item Cancelando solicitações de itens e serviços ). Para atendimento do item, selecionar as solicitações que serão atendidas pelo mesmo contrato e autorizar a solicitação através do botão. Selecione a opção. Na tela que será apresentada, o usuário deverá selecionar o contrato que será vinculado à solicitação. 14

15 Clique no botão ao contrato selecionado., e os itens ou serviços solicitados serão vinculados ASSOCIAR A SOLICITAÇÃO A UM PROCESSO EM ANDAMENTO Uma das opções para atendimento é associar as solicitações a um Processo de Atendimento em andamento. Selecione as opções Solicitações Atendimento na barra de menu. Marque os itens a serem atendidos e deixe selecionada a opção Por processo de compra/serviços, clique no botão. 15

16 Será apresentada a seguinte tela: Clique no botão. Na tela seguinte, clique no botão processos em andamento: e serão apresentados todos os O usuário deverá selecionar o processo em que as solicitações devam ser associadas. As solicitações serão concatenadas com as demais já existentes do processo escolhido. A tela abaixo ilustra um exemplo de solicitação dos itens: 16

17 Solicitação associada a um processo que já estava em andamento A partir da associação, o processo deve seguir o seu tramite normal, efetuando ou não cotação para o novo item incluído, etc. ATENDER SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS COM LICITAÇÃO EM ANDAMENTO Uma das opções para atendimento é associar as solicitações a uma Licitação em andamento. Neste caso, estando na tela de tratamento da solicitação, após associar as solicitações a itens do almoxarifado, a serviços ou outros itens, clique no botão e escolha a Licitação em andamento que as solicitações devam ser associadas. 17

18 escolhida. A solicitação será vinculada às demais solicitações já existentes na Licitação Processos de compras vinculados a mesma Licitação já existente 18

19 GERAR ORDEM DE COMPRAS OU SERVIÇO PARA SOLICITAÇÕES COM PROCESSO DE COMPRAS. Quando verificar, após o processo de compras que os itens ou serviços não puderem ser atendidos por contratos em vigência e estes itens ou serviços puderem ser atendidos diretamente por um prestador ou fornecedor (baixo valor), o atendimento poderá ser feito por ordem de compra ou serviço. Selecione a opção, na tela de atendimento da solicitação. ATENDER SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS SEM PROCESSO DE COMPRAS Quando itens ou serviços não puderem ser atendidos por contratos em vigência, e estes itens ou serviços puderem ser atendidos diretamente por um prestador ou fornecedor sem a necessidade de licitação, (baixo valor ou características que dispensam licitação), o atendimento será feito da seguinte maneira: Selecionar as solicitações, marcar o botão, na janela de formas de atendimento e clicar no botão. A figura abaixo ilustra este exemplo: 19

20 Marcar para atender serviços sem abertura de processo. Marque as Solicitações a serem atendidas pelo mesmo fornecedor Exemplo de atendimento de solicitação de itens, sem abertura de processo. Na tela que será apresentada, pode-se cancelar este atendimento clicando no botão. As solicitações voltam a fazer parte da lista de solicitações pendentes de atendimento. Marque o botão, caso seja um serviço a ser atendido ou marque o botão, caso seja um item. O campo Número Ordem será preenchido automaticamente conforme máscara definida em configurações, (vide item configuração). No campo Processo, pode ser informado os dados do processo que 20

21 deu origem ao contrato. No campo valor (campo não obrigatório), informe o valor do serviço/item. O campo Nota Fiscal só deve ser preenchido quando o fornecedor atender o item ou o serviço. Preencher a data da ordem e a previsão de atendimento. Para ordem de compra, escolha o item na tabela de itens, informe a quantidade e clique no botão, para que o item seja transferido para a grade de itens da ordem. Repita esta operação para completar todos os itens da ordem de compra. Caso o item não pertença à tabela de itens, inclua-o via sistema SG Almoxarifado. Para ordem de serviço, preencha os campos Responsável, com o nome do empregado que irá acompanhar o serviço (geralmente quem o solicitou), o campo Serviço, com o serviço correspondente as solicitações e o campo descrição com os detalhes do serviço. 21

22 Neste momento, pode-se também efetuar o empenho, para tanto, clique no botão, e informe os dados para efetuar o empenho (vide item efetuar empenho). Para que se possa efetuar empenho na ordem de serviço ou ordem de compra, é necessário que os parâmetros e estejam assinalados (vide item configuração). Apesar de o atendimento ter sido realizado sem Licitação, o Conselho poderá estabelecer um contrato com o Fornecedor. Neste caso, selecione a ordem de serviço (opção Ordens de Serviços manutenção no menu da tela principal) faça a associação com um contrato existente ou a um novo contrato. Após o serviço ter sido executado pelo prestador, pode-se registrar este atendimento (vide instruções Registrando a execução do serviço prestado). O registro do recebimento dos itens da ordem de compra deve ser feito no sistema SG Almoxarifado. 22

23 Caso o Conselho queira cotar preço do serviço antes de selecionar o Fornecedor, deverá escolher a opção de atendimento por processo de compra/serviços na tela de atendimento de solicitações. Após efetuar as cotações aí então criar a ordem de serviço. ATENDENDO SOLICITAÇÕES COM CONTRATO VIGENTE ATRAVÈS DA OPÇÃO POR ORDEM DE COMPRA/SERVIÇO. Selecionar as opções Solicitações Atendimento na barra de menu. Marcar para atender serviços com contratos em vigência. Solicitações a serem atendidas por contrato em vigência. Selecione os itens a serem atendidos e marque a opção Por ordem de compra/serviço, clique no botão. Será apresentada a seguinte tela: 23

24 Nesta tela pode-se cancelar este atendimento clicando no botão solicitações voltam a fazer parte da lista de solicitações pendentes de atendimento.. As Para dar continuidade ao atendimento, marque o botão, caso seja um serviço a ser atendido, ou marque o botão, caso seja um item e clique no botão. Será apresentada a seguinte tela: 24

25 Clique no botão vigentes na seguinte tela:, após o procedimento aparecerão todos os contratos Localize o contrato correspondente ao Fornecedor que presta o serviço, ou atende a compra do item, (vide item localizando contratos), clique no botão da tela de localização de contratos e o nome da empresa irá ser transportado para o campo Fornecedor na tela de ordem. O campo Número Ordem, será preenchido automaticamente conforme máscara definida em configurações (vide item configuração). No campo Processo, pode ser informado os dados do processo que deu origem ao contrato. No campo valor, (campo não obrigatório), informe o valor do serviço/item. O campo Nota Fiscal só deve ser preenchido quando o fornecedor atender o item ou o serviço. Preencher a data da ordem e a previsão de atendimento. Para ordem de serviço, preencha o campo Responsável com o nome do empregado que irá acompanhar o serviço (geralmente quem o solicitou), o campo Serviço com o serviço correspondente as solicitações e o campo descrição com os detalhes do serviço. 25

26 Neste momento, pode-se também efetuar o empenho, para tanto, clique no botão, e informe os dados para efetuar o empenho, (vide item efetuar empenho). Para que se possa efetuar empenho na ordem de serviço ou ordem de compra, é necessário que os parâmetros e estejam assinalados (vide item configuração). A figura abaixo exemplifica o preenchimento de uma ordem de serviço. 26

27 Após o serviço ter sido executado pelo prestador, pode-se registrar este atendimento (vide instruções, Registrando a execução do serviço prestado). O registro do recebimento dos itens da ordem de compras, deve ser feito no sistema SG Almoxarifado. CANCELANDO SOLICITAÇÕES DE ITENS OU SERVIÇOS Para efetuar o cancelamento de solicitações de itens ou Serviços, selecione no menu da tela de entrada, a opção Solicitações Atendimento, e na tela que se apresenta, selecione os itens a serem cancelados. Clique no botão cancelamento no campo motivo do cancelamento e clique no botão, justifique o para dar continuidade ou ilustra um exemplo de cancelamento:, caso deseje anular o procedimento. A figura abaixo Exemplo de cancelamento de solicitações. Cotações WEB permite que se efetue exportação de cotações para o módulo de cotação WEB para que os fornecedores informem seus preços. Nesta opção também 27

28 pode-se enviar aos fornecedores, informando a existência de novos itens para serem cotados. Para o módulo de COTAÇÂO-WEB, é necessário à figura de um Provedor de informações na Internet para armazenamento de um banco de dados (SQL-Server) e páginas WEB. Este banco é totalmente independente do banco de dados utilizado pelas demais aplicações. A partir do Sistema de Compras e Contratos, o Conselho cadastra neste banco de dados o item ou o serviço a ser cotado. O sistema envia aos fornecedores já cadastrados para a linha de fornecimento do item ou serviço, informando a existência de novo item ou serviço a ser cotado. O FORNECEDOR NA INTERNET O módulo COTAÇÂO-WEB tem funcionalidades para que o Fornecedor efetue o seu cadastramento, altere seu cadastro, cote seus preços e consulte as cotações. O fornecedor pode ser uma Pessoa Física ou Jurídica. Para Pessoas Físicas serão exigidos dados Pessoais, endereço, conta corrente e duas referências. Para Pessoa Jurídica serão exigidos dados principais, informações societárias, capital social, endereço, telefones conta corrente e referências. Após o cadastramento, o fornecedor recebe um confirmando o seu cadastramento e a senha para acesso. Para que o fornecedor efetue alteração cadastral, cotar preços e efetuar consultas, o sistema irá solicitar a identificação do usuário (composta pelas 6 primeiras posições do CPF ou CGC) e a senha. Somente os itens e serviços correspondentes às linhas de fornecimentos cadastradas pelo fornecedor, serão disponibilizados para cotação. Após o registro de uma cotação, o fornecedor não poderá alterar dados daquela cotação, mas poderá registrar uma nova cotação. O sistema irá considerar a última informação de cotação do fornecedor. 28

29 EFETUANDO COTAÇÃO UTILIZANDO O MÓDULO DE COTAÇÕES - WEB Para cadastrar o item ou serviço no banco da Internet, clique no botão, na tela de Processos de Compras/Serviços. Na tela que se apresenta informe os detalhes do item ou serviço ser cotado. A figura abaixo ilustra um exemplo desta tela. Exemplo de tela para cadastramento de item ou serviço a ser cotado Para importar as cotações feitas na Internet pelos fornecedores, para o sistema de Compras e Contratos, clique no botão, na tela de Processos de Compras/Serviços. O sistema mostrará na grade de cotações desta mesma tela as cotações trazidas na WEB. Processos de compras/serviços Através desta opção pode-se criar ou manter um processo de compra/serviço, para compras ou contratações diretas não é necessário à criação de processo. 29

30 Na opção Processo de compras/serviço Manutenção podemos consultar, criar ou excluir processos de compras/serviços. Através do botão compras selecionando-os por diversos critérios., o usuário poderá localizar um determinado processo de 30

31 ASSOCIANDO PROCESSO DE COMPRAS/ SERVIÇOS A LICITAÇÃO Na tela de menu, selecione a opção Processo de Compras/Serviços Manutenção e o processo que deve ser associado a Licitação. No campo Licitação escolha a Licitação para a qual o processo deve ser associado. A figura abaixo ilustra esta operação. Informe neste campo a Licitação criada anteriormente. Desta forma este processo fica vinculado a Licitação. Exemplo de associação de processo com a Licitação Este vínculo também estará visível na tela que apresenta a Licitação. Selecione novamente a opção Licitações manutenção, na barra de menu e selecione a Licitação que foi associada. No painel Outros dados, grade de Vínculos, será mostrado o processo. Ordens de Serviços Nesta opção podemos criar, alterar, excluir e consultar ordens de serviços. Também podemos registrar os atendimentos e execuções dos serviços contratados. 31

32 GERAR ORDEM DE SERVIÇO Ordens de Serviços são instrumentos utilizados para registrar as autorizações de execuções de serviços. Para registrar uma ordem de Serviço, clique na opção Ordem de Serviço Manutenção, no menu da tela de entrada do sistema. Na tela que se apresenta, preencha os campos Tipo Serviço, Compra/Serviço, Fornecedor, Empenho, e opcionalmente o Contrato, processo, Previsão, valor da ordem e Descrição. O Campo Nota Fiscal, se for o caso, deve ser preenchido somente após a realização dos serviços. O campo Número Ordem é preenchido automaticamente pelo sistema. Tela exemplo de geração de ordem de serviço. A grade de Execução, será preenchida quando da realização dos Serviços. Durante o processo de geração de ordem de serviço, é possível verificar a disponibilidade orçamentária através da opção. 32

33 REGISTRANDO A EXECUÇÃO DO SERVIÇO PRESTADO O registro da execução do serviço pode ser feito de duas maneiras: Pelo sistema de Compras e Contratos, pelo responsável pela unidade de compras e contratos ou pelo usuário que acompanhou o serviço na unidade onde o mesmo foi executado. Neste caso, utilizará o módulo de Pedidos On-Line (vide instruções no manual deste módulo). Para registrar a execução do serviço utilizando o sistema de Compras e Contratos, na tela principal selecione a opção Ordens de Serviços Execução, como mostrado abaixo: Selecione esta opção para registrar a execução de serviços Na tela que se apresentou denominada Execução do Serviço, informe a data de atendimento, nome do responsável pelo acompanhamento do serviço, nome do técnico que realizou o serviço e no campo observações, o que foi realizado, forma de realização e outras informações relevantes. A figura abaixo exemplifica a execução de um serviço. 33

34 Ao fechar, a tela os dados são transportados para a tela de ordem de serviços como mostrado abaixo: Informação sobre a execução dos serviços desta ordem. Duplo clique para alterar dados. Ordens de Compras opção que permite criar, alterar, excluir e consultar ordens de compras de itens novos ou do almoxarifado. Nesta opção é sugerida uma lista de itens para compra, obtida em função dos pedidos, estoque mínimo e máximo. GERAR ORDEM DE COMPRA Ordens de Compra são instrumentos utilizados para registrar no sistema as autorizações das compras dos itens do Almoxarifado. Para registrar uma ordem de compras, clique na opção Ordem de Compra Manutenção, no menu da tela de entrada do sistema. Na tela que se apresenta, preencha os campos Contrato, Nº Compra/Serviço, Fornecedor, Empenho, processo e valor da ordem. O Campo valor da nota deve ser preenchido somente após o recebimento do material. O campo Número Ordem é preenchido automaticamente pelo sistema. 34

35 Na grade denominada itens da ordem, serão relacionados todos os itens que farão parte da ordem de compra. Para incluir itens nesta grade, selecione o item na tabela de itens, informe a quantidade e clique no botão incluído, pode-se registrar o cronograma de entrega.. Para cada item Para compor as ordens de Compras, os itens devem fazer parte da tabela de itens do almoxarifado. Caso o item não exista na tabela do Almoxarifado, inclua-o através do sistema SG Almoxarifado. 35

36 Durante o processo de geração de ordem de compras, é possível verificar a disponibilidade orçamentária (vide item Verificando disponibilidade Orçamentária) bem como criar empenho (vide item Criando Empenho ). itens. A figura abaixo ilustra um exemplo de geração de ordem para compra de dois Exemplo de tela de geração de ordem de compra Contratos Para efetuar a inclusão, exclusão e alteração nos dados de contratos, utilizamos esta opção. Além dos dados básicos como número, tipo, contratantes, gestor, dados de vigência, reajuste e previsão de pagamentos, podemos registrar os vínculos existentes com processos e licitações bem como os documentos relacionados ao contrato. Várias opções de consultas também estão disponíveis nesta opção. 36

37 EFETUAR CONTRATO No menu do sistema, selecione a opção Contratos Manutenção e na tela que se apresenta clique no botão. Preencha os dados solicitados na tela. No campo número da Licitação, escolha a Licitação a ser associada ao contrato. A figura do Fiscal/Gestor do Contrato é a pessoa do Conselho responsável por fiscalizar e acompanhar a execução do Contrato. No campo empenho, caso o valor já tenha sido empenhado, informe o número do empenho, e no campo Valor Total, o valor total a ser pago para o fornecedor. A figura abaixo ilustra um exemplo de criação de um contrato. Licitações Permite manter as licitações, informando a modalidade, a comissão responsável, as propostas dos participantes, o participante vencedor, o acompanhamento das fases, os documentos envolvidos e os vínculos existentes com os contratos e processos. Podemos também registrar as propostas e efetuar consultas, utilizando diversos critérios de filtros. 37

38 CRIANDO UMA LICITAÇÃO E ASSOCIANDO AO PROCESSO A unidade de Compras, após efetuadas as cotações, decidindo então pela criação de uma nova Licitação, selecionar a opção Licitações manutenção, no menu da tela principal do sistema, como mostrado na tela abaixo: Na tela que se apresenta, clique no botão, para criar uma nova Licitação. Preencha os campos data início, modalidade, Tipo e comissão selecionando da tabela oferecida ou criando novos elementos nestas tabelas clicando no botão. O campo número da Licitação será preenchido automaticamente pelo sistema. Preencha também o campo objeto. As fases serão preenchidas automaticamente conforme o tipo de licitação escolhida. As datas previstas de início e fim de cada fase, são preenchidas automaticamente em função da configuração do tipo de licitação e a data início da licitação. Para excluir uma fase, selecione-a e clique no botão e todas as datas previstas das fases posteriores serão alteradas em função da data final da fase anterior a excluída. A tela abaixo ilustra um exemplo da criação e uma nova Licitação. Exemplo de criação de Licitação com as suas fases 38

39 ACOMPANHANDO AS FASES E REGISTRANDO OS DOCUMENTOS A unidade de compras e contratos, poderá ir registrando as datas de início e fim de cada fase da Licitação, as ocorrências de cada fase e a documentação envolvida. Selecione a opção Licitações manutenção, na barra de menu e selecione a Licitação em questão. Na grade de Fases, registre a data início e a data final de cada fase da Licitação a medida que forem ocorrendo. As datas de início e fim de das próximas fases, vão se ajustando em função destas datas. No painel Outros dados, na grade denominada documentos relacionados a Licitação, registre os documentos envolvidos nas fases da Licitação, apontando o caminho onde o documento está armazenado, quando este for armazenado de forma eletrônica. Dê um duplo clique sobre o documento ou sobre o elemento de vínculo (contrato, processo etc.)e este será aberto para visualização ou manutenção. A figura abaixo mostra o painel em referência: duplo clique para o documento ser disponibilizado para consulta ou atualização Grade que mostra os diversos documentos vinculados a esta Licitação. duplo clique para o processo ser disponibilizado para consulta ou atualização Grade que mostra os diversos elementos vinculados a esta Licitação. Na fase de recebimento das propostas, a unidade de Compras e Contratos poderá registrá-las na grade de propostas do painel Dados da Licitação, bem como registrar o documento da proposta no painel Outros Dados. 39

40 Fornecedores A manutenção da tabela de fornecedores e as tabelas correlacionadas, é efetuada através desta opção. Como os módulos são integrados, as alterações realizadas serão refletidas em todos os demais módulos e sistemas. Diversas consultas também estão disponíveis. COMO INCLUIR UM NOVO FORNECEDOR Depois de acessar a tela de Manutenção, do Menu Fornecedores, basta clicar no botão, que será apresentada a tela com todos os campos em branco para a inclusão dos dados cadastrais do favorecido/fornecedor. COMO EXCLUIR UM FORNECEDOR Localizar o fornecedor e em seguida clicar no botão. Vale ressaltar que caso o fornecedor esteja sendo vinculado a qualquer outra tela, o sistema não permitirá a exclusão, enquanto permanecer o vínculo. Por exemplo, não poderá ser excluído um fornecedor que esteja sendo utilizado na tela de empenhos ou processos e etc. Quando o fornecedor possuir Filial, deverão ser preenchidos todos os campos com os dados da Filial, exceto o campo Matriz que deverá ter o nome da Matriz do Fornecedor. branco. Quando o cadastramento for da própria Matriz, o campo Matriz deverá ficar em Quando o campo estiver marcado, os relatórios levarão em conta aquele fornecedor, e quando não estiver marcado ele não constará dos relatórios. Os campos Tipo de Empresa e Natureza Jurídica, deverão ser preenchidos com o conteúdo constante na caixa de seleção de cada campo que melhor se adequar aquele Fornecedor. 40

41 Vale acrescentar que muitos outros dados vinculados ao Fornecedor, poderão ser inseridos ou visualizados na parte inferior da tela, conforme mostra a figura a seguir: Quando algum destes dados possuir mais de um registro, será mostrado o conjunto de botões de navegação que permitirão além da navegação a inclusão de novos registros. Além das abas mostradas acima, ainda existem, que ficam a direita do canto inferior da tela. AJUSTES NOS DADOS DE FORNECEDORES Os ajustes têm a finalidade de manter uma base consistente de Fornecedores evitando que existam na base dois ou mais fornecedores com nomes semelhantes, acentuados ou abreviados. Após escolher a opção e clicar no botão serão mostrado as duplicidades 41

42 Assim, ao verificar que há mais de um registro de um favorecido/fornecedor, e queira acabar com a duplicidade, mesmo que tenha movimentação (empenhos, pagamentos, etc), basta marcar os registros que deseja unir. O fornecedor que deverá permanecer, deve ser o último a ser marcado de forma que os seus dados estejam visíveis na tela ao lado, depois de efetuar corretamente a marcação, basta clicar no botão para que o sistema processe a junção eliminando os dados daqueles fornecedores que não estão na tela ao lado. Ressalta-se que as vinculações a empenhos, pagamentos, etc., registrados em favorecidos/fornecedores duplicados, ficarão vinculados ao Fornecedor escolhido para permanecer na base. Tabelas Nesta opção, pode-se efetuar a manutenção de tabelas de uso de Compras e contratos e outras tabelas de uso comum aos demais módulos ou sistemas. Para atualizar as tabelas de uso comum via SG Compras e Contratos, é necessário que o usuário tenha esta permissão (a permissão é feita via módulo de segurança - LOGON). MANUTENÇÃO DAS TABELAS Para criar, alterar ou excluir cargos, por exemplo, vá ao menu da tela inicial do sistema e selecione a opção Tabelas Cargos. Para inclusão de um cargo clique no botão e informe o cargo no campo em branco. Abaixo, apresentamos uma tela com exemplo de cargos: 42

43 Ferramentas Configurar alguns parâmetros do sistema, são funcionalidades disponíveis neste item. CONFIGURANDO PARÂMETROS DE COMPRAS E CONTRATOS Parâmetros são informações que personificam características do Conselho ou informações necessárias ao funcionamento do sistema e que podem variar de um Conselho para outro ou de forma temporal. O objetivo de criar parâmetros é evitar manutenção periódica no sistema à medida que algumas características do usuário se modifiquem. Os parâmetros estão divididos em específicos do Sistema ou Geral. Os parâmetros específicos do Sistema (patrimônio, almoxarifado ou compras e contratos), são aqueles que somente o sistema utiliza. Os parâmetros denominados Geral, são aqueles que podem ser utilizados por dois ou mais sistemas. Para configurar os parâmetros clique na opção Ferramentas configurações, na barra de menu, como mostrado na figura abaixo. 43

44 Abaixo apresentamos os parâmetros que devem ser configurados no sistema de Compras e Contratos. Parâmetro Máscaras dos seguintes elementos: Ordem de Serviço, Ordem de Compra, Contrato, Licitação, Processo de Compra/Serviço. Nome do Servidor ou endereço IP Painel Compras/Contratos/licitações Objetivo e Descrição Informar ao sistema como devem ser apresentados os códigos destes elementos que são numeradas seqüencialmente de 1 em 1, automaticamente, pelo sistema. O usuário poderá modificar a numeração na criação do elemento. Não podem existir dois ou mais elementos com o mesmo número. O sistema numera a partir do maior número existente. Caso não exista nenhum elemento, a numeração será criada a partir de 1. A máscara é composta por três campos: Prefixo: parte anterior da máscara (caracteres alfa, numérico ou especiais (ponto, asterisco, barra etc. são aceitos). Numeração: Parte que será incrementada automaticamente pelo sistema com a quantidade de numerais definidos no campo Qtd Caracteres incremento.. Sufixo: parte final da máscara (caracteres alfa, numérico ou especiais), são aceitos. Também é aceito a palavra ano para que o sistema coloque o ano corrente na numeração do elemento. Observações: Contratos poderão ter máscaras diferenciadas por tipo, neste caso inclua máscara específica na tabela de Tipos de Contratos. Os tipos que não tiverem máscara específica obedecerão à máscara geral. Licitações também podem Ter máscaras específicas conforme a modalidade. As regras são as mesmas de máscara para Contratos. Caminho no qual o sistema identifica onde está residente a base de dados das cotações WEB. O sistema de posse desta informação, consegue importar e exportar cotações mantendo o relacionamento com os fornecedores externos. Para informar este parâmetro obtenha mais informações com o administrador de rede na unidade de 44

45 Informática. Usuário de acesso ao Nome do usuário do banco de dados SQL Server que o sistema servidor utilizará para conseguir acessá-lo. Obtenha mais informações sobre este usuário com o administrador do banco de dados na unidade de Informática. Senha de acesso ao servidor Caso o usuário do banco de dados criado para o sistema fazer acesso tenha uma senha, informá-la neste campo. Esta senha terá seu código criptografado. Obtenha mais informações sobre esta senha com o administrador do banco de dados na unidade de Informática. Testar Conexão da cotação via WEB Host SMTP Porta Remetente Link Cotação Ao marcar esta opção, o sistema faz um teste de conexão com o banco de dados SQL Server, utilizando as informações colocadas nos campos Nome do Servidor ou endereço IP, Usuário de acesso ao servidor, Senha de acesso ao servidor. Endereço IP que será utilizado pelo sistema para enviar aos fornecedores. Obtenha mais informações sobre este endereço com o administrador de rede na unidade de Informática. Porta de comunicação utilizada pelo sistema para enviar aos fornecedores. Obtenha mais informações sobre esta porta com o administrador de rede na unidade de Informática. Endereço do Conselho para recebimento de mensagens. Este endereço é colocado nas mensagens enviadas para que o destinatário possa se comunicar com o Conselho. Endereço WEB que será colocado nas mensagens enviadas aos fornecedores para que estes efetuem as cotações. Abaixo apresentamos uma figura com um exemplo dos parâmetros do painel Compras/Contratos/Licitações. 45

46 Na tabela abaixo apresentamos os parâmetros do Painel Geral (parâmetros que são utilizados por dois ou mais sistemas). Parâmetro Máscara do Código de Centro de Custos Máscara do Código de Unidades Scanner para código de Barras Responsável deve pertencer à unidade Visualizar a sigla ao invés do nome da unidade Avisar se o tamanho do papel não for A4 Painel Geral Objetivo e Descrição O código do centro de custos poderá ter até três níveis. O usuário deverá informar neste parâmetro quantos dígitos serão utilizados em cada nível. Caso informe quantidade zero em um dos níveis, aquele nível não será utilizado. Idem ao campo Máscara, do código de centro de custos. Estas informações são utilizadas somente para os módulos de Almoxarifado e Patrimônio. Vide instruções nos manuais destes módulos. Em telas que sejam solicitadas informações de unidade e empregado responsável, se esta opção estiver marcada, somente os empregados daquela unidade serão visualizados para escolha. Se este parâmetro não tiver marcado, todos os empregados da tabela, independente da lotação serão visualizados para escolha. Nas telas que apresenta o campo unidade, será visualizado a sigla das unidades e não o nome da unidade. Na impressão de relatórios, quando a impressora a ser utilizada não estiver configurada para papel A4 e esta opção estiver marcada, o 46

47 Margem inferior extra (cm) sistema mostrará um aviso. Para alguns tipos de impressora, pode-se fazer necessário informar um valor neste campo para que ocorra a quebra de página corretamente. O usuário deverá testar a impressão de relatórios com mais de uma página e efetuar os ajustes até que a impressão esteja correta. Geral. Abaixo apresentamos uma figura com um exemplo de configuração do painel Ajuda Informações sobre o sistema. 47

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