MANUAL DO USUÁRIO. SISTEMA CONTÁBIL WEB versão: GA2.0.5

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1 MANUAL DO USUÁRIO SISTEMA CONTÁBIL WEB versão: GA2.0.5 Atualizado em: 30/01/2010 Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 1/25

2 CONSIDERAÇÕES: Este manual é destinado somente às empresas de serviços que estejam no Lucro Presumido ou Simples Nacional. 1. Acesso ao Sistema Efetue login. Informe seu e senha. Se não lembrar a senha, clique em cancelar e depois em Esqueci a minha senha. O de acesso deve ser o mesmo informado no momento que preencheu a proposta de abertura de empresa ou o orçamento de assessoria contabil. Depois do login podera alterar os seus dados ( , senha) clicando no link ALTERAR CADASTRO. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 2/25

3 2. Contabilidade Todo mês, até o dia 04 do mês subsequente ao faturamento você deve nos informar sobre o seu faturamento e retiradas de pró-labore. Estas informações devem ser lançadas no sistema. Mesmo que não tenha movimento você deverá acessar o sistema e confirmar que não teve movimento no período efetuando o encerramento sem lançar notas fiscais. A seguir sera mostrado passo a passo como efetuar o registro de faturamento. Para acessar a área contábil de lançamentos, clique em CLIENTE Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 3/25

4 Voce tera acesso as seguintes funcionalidades: Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 4/25

5 DADOS CADASTRAIS Consulte e altere dados básicos da sua empresa. Protocolos Permite consultar os protocolos encaminhados e efetuar download dos documentos. - Clique no ano para filtrar os protocolos...e faça download dos documentos/anexos. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 5/25

6 ESTATÍSTICA Consultar faturamento anual Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 6/25

7 REPOSITÓRIO Envio de arquivos digitalizados Quando tiver algum documento digitalizado para encaminhar para a nossa equipe utilize o repositório. Não envie documentos da sua empresa por pois não é eficiente. Usando o repositório temos como controlar todos os documentos enviados para processamento enquanto o esta sujeito a perder informações. Para enviar um novo arquivo clique em Novo Documento Todo lote de arquivo deve possuir um titulo e opcionalmente alguma observação com mais detalhes do que esta sendo enviado. Deve tambem selecionar o departamento: Contabil/Fiscal -> Notas Fiscais, cupom, relatorios de despesas, extratos, etc... Pessoal -> apontamentos de funcionários, aviso de férias, etc... Societario -> contrato social, registro de empresário, etc... Informe o titulo para os arquivos Selecione o departamento Opcional: detalhes ou mais instruções Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 7/25

8 O proximo passo é efetuar o Upload dos arquivos. Clique no botão SELECIONAR ARQUIVOS e selecione um ou mais arquivos a enviar. Selecione o(s) arquivo(s) para enviar. Voce pode selecionar simultaneamente todos os arquivos e depois clicar em ABRIR. O tamanho máximo de cada arquivo não pode ultrapassar 5Mb. Opcionalmente pode compactar todos os arquivos com o WinRAR, WinZip, TAR ou Gzip o que minimizara o tempo de upload. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 8/25

9 Aguarde o Upload dos arquivos acompanhando o processo: Quando terminar a lista de Arquivos a Gravar contera os arquivos deste lote. Podera enviar mais arquivos ou então clique em ENVIAR para gravar este lote. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 9/25

10 Este lote podera ser consultado na tela de listagem. Quando efetuar o Download notara que todos os arquivos foram compactados no formato ZIP. Isso para facilitar o manuseio e minimizar espaço de armazenamento. Caso não tenha como descompactar o ZIP procure na internet e instale o programa WinRAR. Com este software instalado podera descompactar os arquivos de cada lote. Quando ocorrer o processamento dos arquivos a Data Processamento e o Status serão alterados. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 10/25

11 CAIXA E BANCO Informe as contas correntes que mantem movimento Conta caixa é aquela na qual você guarda o dinheiro em espécie, isto é, em papel moeda. A conta Caixa já é previamente cadastrada. Utilize o comando Editar ( ) para informar o saldo inicial do seu Caixa. Clique em Salvar ou cancelar para simplesmente retornar. Esta interface não substitui o Livro Caixa. No Livro Caixa você deverá manter os registros de entrada e saída de disponibilidades. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 11/25

12 Cadastro de Conta Corrente: Clique no link Novo Registro para cadastrar uma conta corrente. Informe o código do banco, nome banco, código da agencia, nome agencia, numero da conta e o saldo inicial e clique no botão SALVAR. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 12/25

13 Clique no botão VOLTAR para retornar ao menu de opções: IMPORTANTE: Não utilize a sua conta corrente pessoa física como se fosse da sua empresa. Abra uma conta corrente pessoa juridica. Usando a conta corrente dos sócios como se fosse da empresa pode caracterizar rendimento pessoa física (pro-labore disfarçado) e neste caso você estará sujeito a recolher imposto de renda pessoa fisica e INSS. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 13/25

14 CLIENTES Cadastre e consulte os seus clientes pessoa jurídica. Pessoa fisica não precisa de cadastro previo e sera informado no lancamento da Nota Fiscal. Primeiro é apresentada a tela de pesquisa com opção de filtros. Você tem a opção de editar, excluir ou incluir um novo cliente. Clique em Novo Registro e será mostrada a tela de cadastro conforme a seguir: Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 14/25

15 Os dados obrigatórios são os identificados com * : fantasia, razão social, CNPJ, município e estado. Os demais são opcionais e apenas para o seu controle. O nome fantasia não precisa ser necessariamente o da empresa e pode ser outro para uma facil identificação. Os demais campos obrigatórios devem ser preenchidos de forma correta. Após informar os dados, clique no botão OK para gravar. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 15/25

16 LANÇAMENTOS Nesta seção mostraremos como efetuar os lançamentos de Notas Fiscais. Voce pode efetuar o lançamento conforme for emitindo as notas aos seus clientes ou no final do mês caso tenha poucas emissões. Os lancamentos devem ser feitos mensalmente, o sistema não permitira o lançamento de notas fiscais fora do mês corrente. Clique em Novo Registro para informar uma nota fiscal que tenha emitido. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 16/25

17 A seguir é explicado os detalhes de cada campo e instruções de preenchimento: Status: Emitida ou Cancelada informe se a NF foi cancelada. As NFs canceladas tambem devem ser informadas no sistema. Tipo de Cliente: pessoa física (consumidor) ou pessoa jurídica (empresa). Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 17/25

18 Cliente: selecione na caixa de seleção o cliente aparece somente se for pessoa Juridica. Conta Débito (destino de recursos): Informe a conta onde o seu cliente estará efetuando o pagamento deste serviço. Informe a conta Caixa se for receber em dinheiro. Data de Emissão: é a data de emissão da NF, deve estar dentro do período contábil. Numero da Nota: Informe o numero da Nota Fiscal. Valor Bruto: é o valor bruto total especificado na nota fiscal emitida. Comentários: opcional - poderá detalhar o serviço/produto vendido. Calcular Impostos: o sistema preenche os campos de impostos retidos. As notas fiscais emitidas ao consumidor não tem imposto retido. ATENÇÃO: Clientes do Simples Nacional não têm disponivel a opção Calcular Impostos. Como regra geral este tipo de tributação não preve retenção de impostos. Impostos Retidos na Fonte: Informe exatamente os impostos retidos pelo seu cliente, mesmo que não corresponda o calculo efetuado pelo sistema e mesmo que tenha apurado errado. A regra geral de retenção de imposto é como segue: 1- Empresa esta no Simples Nacional? Não deve ter retenção de imposto, deixe os campos zerados. 2- O seu cliente é pessoa fisica? Não deve ter retencao de imposto, deixe os campos zerados. 3- Não esta no Simples e seu cliente é pessoa juridica? 3.1 Calcule 1,5% de Imposto de Renda Retido Caso este valor seja inferior a R$10,00 não tera retenção de Imposto de Renda. Obs: Algumas poucas atividades tem aliquota de 1,00% ou não ter retenção. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 18/25

19 3.2 O valor da Nota Fiscal é superior a R$5.000,00? Calcule 0,65% de PIS Calcule 3,00% de COFINS Calcule 1,00% de CSLL Obs: se no mesmo mês emitir mais de uma NF para o mesmo cliente então a regra da retenção é aplicada a soma de todas as NFs e esta sendo superior a R$5.000,00 devera efetuar a retenção de Pis, Cofins e Csll. Obs: algumas atividades podem ter aliquotas diferenciadas ou não ser obrigadas a retenção. Esta é a regra geral para a maioria das empresas prestadoras de serviços. Como toda regra tem suas excessoes. Nos consulte antes de emitir suas primeiras Notas Fiscais ou agende uma visita ao nosso escritório. O INSS sera retido quando ocorrer cessao de mão de obra e o ISS quando for serviço de limpeza e conservação, obras, segurança/vigilancia entre outros que são executados no estabelecimento do seu cliente. O valor líquido é a diferença do valor bruto com os impostos retidos. Deve ser o valor que estara recebendo do seu cliente. Valor Líquido = Valor Bruto Impostos Retidos Depois de preencher os dados da Nota Fiscal clique no botão salvar. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 19/25

20 Enquanto não encerrar o período contábil você tem a opção de editar ou excluir os lançamentos: Após cadastrar todas as NFs clique no botão VOLTAR e depois em ENCERRAMENTO para terminar o período contábil. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 20/25

21 LANCAMENTOS AUTOMATICOS Esta funcionalidade é somente para empresas do município de São Paulo e que emitem Nota Fiscal eletrônica de serviços. Com o lançamento automático voce não precisa digitar os dados das Notas Fiscais. O primeiro passo é efeutar o UPLOAD do arquivo TXT gerado pelo sistema da prefeitura de São Paulo. Veja a seguir como isso deve ser feito. a) Acesse o sistema de emissão de nota fiscal da prefeitura de São Paulo Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 21/25

22 b) Selecione Exportação das NF-e com as seguintes opções Desmarque esta opção. Queremos tambem as NFs Canceladas. NF-e Emitidas Selecione sempre o mês Completo, do primeiro ao ultimo dia. Layout TXT Depois clique em Exportar Arquivo e grave em alguma pasta no seu HD. c) Volte a tela do Planeta Contábil e informe o arquivo TXT da prefeitura que esta no seu HD. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 22/25

23 A seguir clique em PROXIMA ETAPA. Voce podera visualizar as NFs antes de prosseguir. OBS: As regras de retenções segue a configuração do seu cadastro. Ocorrendo necessidade depois de gravar as Notas Fiscais no processo automático devera editar manualmente as Notas Fiscais que foram emitidas fora da regra. Até este momento nenhuma Nota Fiscal foi gravada no banco de dados. Quando clicar em Proxima Etapa o sistema ira gravar na base de dados as Notas Fiscais carregadas do arquivo. Na etapa 3/3 as notas fiscais já estão gravadas e um resumo sera mostrado na tela. Mais uma vez, se as retenções não estiverem condizentes com a realidade, acesse a edição manual de Notas Fiscais e faça os ajustes antes de encerrar o mês. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 23/25

24 ENCERRAMENTO Somente depois do encerramento é que tomaremos conhecimento do seu faturamento. Você tem até o dia 04 do mês subseqüente ao movimento para efetuar os lancamentos e encerramento. Ultrapassando esta data não temos como garantir que as guias de recolhimento serao enviadas no prazo. Informe as retiradas de pró-labore, se houver, especificando o nome, cpf, quantidade de quotas e o valor da retirada de cada sócio naquele período. Verifique as informações e clique em ENCERRAR O PERIODO. Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 24/25

25 Confirme mais uma vez o encerramento do periodo. Após esta confirmação sera encerrado o mês travando qualquer lancamento dentro deste periodo e estara aberto o periodo seguinte para os novos lançamentos. Voce recebera por um resumo do fechamento. Devera aguardar alguns dias até ocorrer a escrituracao e apuracao dos resultados quando entao recebera por protocolo ( ) as guias de recolhimento dos impostos. 3. Em caso de dúvidas Encaminhe um com a sua dúvida para sistema@planetacontabil.com.br ou ligue para o nosso escritório. Caso tenha duvidas sobre o preenchimento de Notas Fiscais encaminhe um para fiscal@planetacontabil.com.br Planeta Contábil 2009 Todos os Direitos Reservados ( 25/25