Orientações Contabilidade - EMS2

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1 Orientações Contabilidade - EMS2 Programa para Cadastrar os Códigos de Relacionamentos (CT0801) Esta funcionalidade permite o relacionamento do cadastro pessoa física e jurídica com a tabela de códigos de relacionamento da Receita Federal. Para a Receita Federal participante é a pessoa jurídica ou física que se relaciona com a empresa que está entregando o arquivo do SPED Contábil. Somente será necessário fazer esse cadastro se a empresa possuir participantes conforme a tabela de relacionamentos definida pela Receita Federal. Botão Relação: Vincular o participante aos lançamentos. Vincular os Emitentes (Participantes) relacionados ao código da tabela abaixo. Sem esse cadastro não será gerado o participante para o SPED Contábil. O código de relacionamento segue os códigos definidos pela Receita Federal conforme tabela abaixo: CÓDIGO DESCRIÇÃO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. 1

2 No botão de Relações é possível relacionar o participante às apropriações/lançamentos dos módulos parametrizados. Selecionando os lançamentos que existiram entre a empresa e o participante. 2

3 Selecionar os lançamentos dos módulos para fazer o vínculo com o participante. O Vínculo será automático se encontrar o movimento que originou a referência e tem código de relacionamento vinculado ao emitente do movimento origem, caso contrário deverá incluir manualmente o participante na referência. Importante: - Se for gerado apenas o Livro Diário Geral, (os módulos foram contabilizados de forma analítica), o participante deverá ser vinculado na contabilidade no programa Relacionamento Participante x Lançamento. - Se for gerado Livro Diário Geral e Livro Diário Auxiliar, somente será necessário fazer o relacionamento do Lançamento com o Participante para os lançamentos manuais na contabilidade. Para os demais módulos o vinculo será feito no momento da Extração do SPED Contábil (LF0302) através do emitente/fornecedor dos movimentos e do cadastro de Manutenção Relacionamento. Se o cadastro de Manutenção Código Relacionamento (programa) não for realizado, não será gerado o participante no no módulo MFL (Layout Fiscal). 3

4 Manutenção Movimentação Contábil CT0301 Alterado programa de lançamento contábil para permitir a inclusão do participante ao fazer um lançamento manual: 4

5 Orientações EMS5 Manutenção País (prgint/utb/utb000aa.r) Informar no campo País Siscomex o Código do País de acordo com a tabela do Banco Central e também informar se este país tem tributação favorecida. Sem o código do País Siscomex, não será possível utilizar o participante para o SPED Contábil. Manutenção Códigos de Relacionamentos (prgfin/fgl/fgl008aa.r) Vincular o Código de Relacionamento a uma pessoa física ou jurídica que será o Participante. Vincular os Emitentes (Participantes) relacionados a esse código. Sem esse cadastro não será gerado o participante para o SPED Contábil. 5

6 Nesse botão é possível fazer o vínculo com os lançamentos. As pessoas físicas ou jurídicas serão os participantes O código de relacionamento deve seguir os códigos definidos pela Receita Federal conforme tabela abaixo: CÓDIGO DESCRIÇÃO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. 6

7 Programa para vincular o participante ao lançamento. Botão modifica para inclusão do participante Nesse programa poderá fazer o vínculo dos participantes com os lançamentos. Para lançamentos feitos diretamente na contabilidade ou para lançamentos em que a contabilidade é de forma Sintética ou Resumida. Nos parâmetros é possível selecionar os módulos e a faixa de lançamentos que deseja fazer o vínculo 7

8 O programa fará o vínculo automático do participante para os lançamentos que encontrar o movimento que deu origem ao lançamento e se nesse movimento origem possui uma pessoa vinculada com informação de código de relacionamento. Se o programa não conseguir fazer o vínculo com o participante, poderá faze esse vínculo manualmente. Importante: - Se for gerado apenas o Livro Diário Geral, (os módulos foram contabilizados de forma analítica), o participante deverá ser vinculado na contabilidade no programa Relacionamento Participante x Lançamento. - Se for gerado Livro Diário Geral e Livro Diário Auxiliar, somente será necessário fazer o relacionamento do Lançamento com o Participante para os lançamentos manuais. Para os demais módulos o vinculo será feito no momento da Extração do SPED Contábil (LF0302) através do emitente/fornecedor dos movimentos e do cadastro de Manutenção Relacionamento. Se não o cadastro de Manutenção Código Relacionamento (programa) não foi feito, não será gerado o participante no SPED Contábil. Manutenção Lançamentos Contábeis (prgfin/fgl/fgl702aa.r) Alterado programa de lançamento contábil para incluir o participante ao fazer um lançamento manual. 8

9 Programas de Importação de Lançamentos também foram alterados para que possam informar o participante na importação do arquivo. Ao fazer a extração das informações do SPED Contábil, o programa buscará o participante onde está a contabilidade, se a contabilidade está no EMS2 buscará o participante no EMS2, se estiver no EMS5, buscará no EMS5 o participante. Se possuir apenas a contabilidade no EMS5, para que possa gerar o participante de forma automática para o SPED Contábil, deverá cadastrar a pessoa jurídica/física no EMS5, junto com o fornecedor ou cliente Para alterar as informações de participantes geradas pelo extrator, verificar orientações no tópico Cadastro 3: Cadastro Participante. 9

10 *RESUMO ETAPAS A SEREM EXECUTADAS NO MÓDULO MLF *RESUMO DOS REGISTROS ARQUIVO SPED CONTÁBIL BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS REGISTRO 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do empresário ou da sociedade empresária (dwf-pessoa, dwfender) REGISTRO 0001: Abertura do Bloco 0 REGISTRO 0007 Outras inscrições Cadastrais do Empresário ou Sociedade Empresária (dwf-instint-dados) REGISTRO 0020: Escrituração Contábil Descentralizada (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO 0150: Tabela de Cadastro do Participante (dwf-participan,dwf-pessoa,dwf-ender) REGISTRO 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante (dwf-participan) REGISTRO 0990: Encerramento do Bloco 0 Observação informações do registro 0000: O campo Indicador de existência de NIRE será gerado automaticamente no arquivo, se o campo NIRE do estabelecimento (tabela Estabelecimento Extensão) estiver preenchido será gerado 1 no arquivo, se não será gerado 0. Indicador de existência de NIRE (IND_NIRE) 0 Escrituração não possui registro na junta comercial (não possui NIRE) 1 Escrituração possui registro na junta comencial (possui NIRE) 10

11 BLOCO I: LANÇAMENTOS CONTÁBEIS REGISTRO I001: Abertura do Bloco I REGISTRO I010: Identificação da Escrituração Contábil REGISTRO I012: Livros Auxiliares ao Diário (dwf-livro-aux-diário) diários auxiliares REGISTRO I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar (dwf-item-lancto-ctbl) diarios auxiliates REGISTRO I020: Campos Adicionais (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I030: Termo de Abertura do Livro (dwf-livro-aux-diario,dwf-pessoa,dwf-ender) diários auxiliares REGISTRO I050: Plano de Contas (dwf-cta-ctbl,dwf-cta-ctbl-refer) REGISTRO I051: Plano de Contas Referencial (só contas analíticas - dwf-cta-ctbl-refer, dwf-livro-aux-diario) REGISTRO I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação(dwf-cta-aglut) REGISTRO I075: Tabela de Histórico Padronizado (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I100: Centro de Custos (quando contabilidade é no ems2 este registro não é gerado) REGISTRO I150: Saldos Periódicos Identificação do Período (período informado no parâmetro de geração - só Diário Contabilidade) REGISTRO I155: Detalhe dos Saldos Periódicos (dwf-sdo-ctbl - só diário contabilidade) REGISTRO I200: Lançamento Contábil (dwf-lancto-ctbl) lotes normais e de apuração REGISTRO I250: Partidas do Lançamento (dwf-item-lancto-ctbl) REGISTRO I300: Balancetes Diários Identificação da Data (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I310: Detalhes dos Balancetes Diários (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento Identificação da Data Ap. Resultado - só Diário Contabilidade REGISTRO I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento (dwf-sdo-ctbl-antes-encert - só diário contabilidade e só contas de apuração) REGISTRO I500: PARÂMETROS DE IMPRESSÃO E VISUALIZAÇÃO DO LIVRO RAZÃO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZÁVEL (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I510: PARÂMETROS DE IMPRESSÃO E VISUALIZAÇÃO DO LIVRO RAZÃO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZÁVEL (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I550: DETALHES DO LIVRO RAZÃO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZÁVEL (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I555: TOTAIS NO LIVRO RAZÃO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZÁVEL (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO I990: Encerramento do Bloco I Observação informações do registro I051: Layout na geração do arquivo, se a Instituição Responsável pelo Plano de Contas (definida na tabela DWF LIVROS AUXILIARES DO DIÁRIO) for 20(Banco Central) será gerado o registro I051, se 10 (RFB) não será gerado o registro I051. BLOCO J: DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS REGISTRO J001: Abertura do Bloco J REGISTRO J005: Demonstrações Contábeis (dwf-demonst-ctbl-bloco) REGISTRO J100: Balanço Patrimonial ((dwf-balan-patrim) REGISTRO J150: Demonstração do Resultado do Exercício (dwf-demonst-restdo-exerc) REGISTRO J200: Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que modifica a conta Lucros Acumulados - Novo Layout 2.00 ( Registro não obrigatório) REGISTRO J210: DLPA Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados - Novo Layout 2.00 ( Registro não obrigatório) REGISTRO J215: Fato Contábil que altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou todo o Patrimônio - Novo Layout 2.00 (Registro não obrigatório) REGISTRO J800: Outras Informações (não contemplado no projeto Datasul, Registro não obrigatório) REGISTRO J900: Termo de Encerramento (dwf-libro-aux-diario,dwf-pesoa,período informado tela lf0200) REGISTRO J930: Identificação dos Signatários da Escrituração (dwf-ident-signatario) REGISTRO J990: Encerramento do Bloco J Observação informações dos registros J200, J210 e J215: 11

12 Somente serão gerados no arquivo se as respectivas tabelas forem preenchidas manualmente, através da digitação pelo programa LF0203 ou importação via importador genérico LF0303. Irão constar no arquivo Diário Geral (Detalhado ou Resumido) e se tiver balanço patrimonial no período (registro J100). Os registros J200 e J210 estão no mesmo nível do registro J100 (Balanço Patrimonial) já existente. O registro J215 é filho do registro J detalhes consultar em Na estrutura fica assim: J005 J100 J150 J200 (novo) J210 (novo) J215 (novo) BLOCO 9: CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL REGISTRO 9001: Abertura do Bloco 9 REGISTRO 9900: Registros do Arquivo REGISTRO 9990: Encerramento do Bloco 9 REGISTRO 9999: ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL 12

13 DETALHAMENTO DAS ETAPAS *1) EXTRATOR SPED CONTÁBIL (LF0302) Executar o programa de Extrator SPED Contábil (LF0302). Esse programa tem objetivo de buscar as informações necessárias para gerar o arquivo do SPED Contábil. O arquivo do SPED Contábil será gerado em uma etapa posterior. (Caminho: Módulo: Distribuição Controle Fiscal Configurador Layout Fiscal Tarefas Extrator SPED Contábil.) Para correta extração observar as orientações dos tópicos deste documento:. Pré-Requisitos. Cadastros MLF. Definição De_Para A seguir seguem orientações de parametrização de cada pasta de parametrização da tela do programa extrator: Pasta Impressão: Para execução Batch somente de forma enfileirada. Livros: indicar qual o Livro que será extraído as informações: - Diário Geral: buscará as informações da Contabilidade, com todos os lançamentos contabilizados (de todos os módulos). - Diário Auxiliar: Somente utilizar essa opção para gerar o módulo que teve contabilização Sintética (Resumida). Obs.: Se todos os módulos foram contabilizados Analíticos (Abertos), somente precisam gerar o Livro Diário Geral. - Em qual Produto está a sua Contabilidade: Para identificar qual é o produto a ser selecionado, deverá identificar onde se encontra o módulo de Contabilidade, se a Contabilidade é do EMS2, o produto selecionado deve ser o EMS2, se a Contabilidade é do EMS5, selecionar EMS5. O que determinará o produto é a Contabilidade, mesmo que existam outros módulos em outro produto. 13

14 Sempre extrair primeiro marcando a opção de Diário Geral e depois Diário Auxiliar. Se Diário Auxiliar habilita opções Módulos. Está previsto que a partir do Datasul essa opção deixará de existir, pois as informações do TMS (Frete Embarcador) serão extraídas juntamente com as informações do módulo de Contas a Pagar. Ao selecionar Diário Auxiliar, deverá marcar os módulos que foram contabilizados de forma sintética (resumida). Não é mais necessário gerar os diários auxiliares com a opção de Atualiza Dados FISCO, o extrator foi alterado para buscar as informações diretamente nos módulos selecionados. 14

15 Atenção: Para os diários auxiliares tem uma coluna com os módulos do EMS2 e outra com os módulos do EMS5. Exemplo o módulo Patrimônio é do EMS2, mas o módulo Contas a Pagar é do EMS5, observar para selecionar o módulo da Coluna correta. Seleção informar o período que será extraído as informações, bem como: Empresa e cenário contábil. - Empresa: informar a empresa do EMS2 (Se não tem nenhum módulo no EMS2, deixar o campo da empresa do EMS2 em branco) - Empresa EMS 5: informar a empresa do EMS5 (Se não tem nenhum módulo no EMS5, deixar o campo da empresa em branco) - Data da Extração: Para empresas que sofreram: Cisão, Fusão, Incorporação e Encerramento, pode ser necessário enviar o SPED Contábil com uma faixa de datas que não englobe o período completo. Exemplo: Data de envio: 01/03/2009 até 16/03/2009. Para isso o extrator do SPED foi alterado para que possam informar a faixa de datas necessária para gerar o arquivo para a Receita Federal. Removido da tela o campo Matriz de contas SPED e o botão de zoom das matrizes. Objetivo é permitir o cadastro de mais de uma matriz de tradução para o SPED no mesmo período, para Planos de Centros de Custos diferentes. 15

16 IMPORTANTE: Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS 5 em função de alteração do plano de contas, deverá fazer a extração e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz, depois gerar para a outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 até 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de 01/06/2008 até 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar até 31/05/2008 e depois fazer nova extração a partir de 01/06/2008. O campo Cenário Contábil, somente ficará habilitados quando selecionar o Produto EMS5 ou existir algum módulo no EMS5. Se não tem nenhum módulo no EMS2, não informar Se não tem módulos no EMS5, manter em branco Pressionar botão Executar para que as informações sejam extraídas do EMS para o Módulo do Layout Fiscal. Caso ocorrerem divergências, efetuar a correção das inconsistências e extrair novamente. O processo gera relatório com todas as informações extraídas para MLF. Ver **Erros mais comuns** (final deste tópico) Parâmetros: - Atualiza Cadastro Participantes: Somente extrairá as informações do Participante se esse parâmetro estiver marcado. - Relaciona Lançamento x Participante: Também não será extraído o participante do lançamento se não estiver marcado. Obs: Verificar como fazer o vínculo do Participante na explicação sobre Participante. - Gerar J100 em períodos sem apuração de lucros e perdas Este campo será habilitado quando o diário selecionado for o Diário Geral. Objetivo: Permitir a extração do bloco J100 (Balanço Patrimonial) em períodos que não possuam apuração de lucros e perdas. Atualmente, este bloco só é gerado em períodos com apuração de lucros e perdas. Somente usar para empresas que durante o exercício não tiveram movimentação nas contas de resultado. 16

17 - Demonstrações Contábeis: Deverá também indicar se os dados para o bloco J serão do Balancete Contábil ou do Demonstrativo Contábil (para a opção de Demonstrativo Contábil, deverá ter um cadastro de demonstrativo contábil cadastrado para o Balanço Patrimonial o outro para a Demonstração de Resultado). - Apuração de Lucros e Perdas: Opções: - Utiliza apuração de resultados realizada no produto; Mantém a funcionalidade anterior, gera o bloco J em períodos com apuração de lucros e perdas. - Realiza apuração de resultados no período selecionado (somente para o SPED Contábil). Importante: Caso o usuário tenha realizado uma apuração de resultados pelo SPED, todas as outras apurações daquele período em diante, no mesmo ano, deverão obrigatoriamente ser realizadas pelo SPED. Para isso, quando o usuário informar o cenário, empresa e período, o extrator irá verificar se a extração do período anterior no mesmo ano apurou resultados pelo SPED. Caso tenha apurado, o campo para seleção da apuração será marcado para apurar pelo SPED e será desabilitado. Para gerar apuração de resultados somente para o SPED Contábil (com periodicidade: mensal, trimestral, ou qualquer outra faixa de datas), marcar esta opção. A apuração de resultados será gerada para a faixa de datas informada na extração. Essa apuração será visualizada apenas no MLF (Módulo de Layout Fiscal), não será visualizada no módulo de contabilidade. Se o objetivo é gerar apuração trimestral, deverá fazer a extração informando faixa de datas trimestrais (exemplo: 01/01/2010 até 31/03/2010, 01/04/2010 até 30/06/2010, etc). Para gerar apuração para uma situação especial (incorporação, cisão, etc), poderá informar faixas de datas menores do que um período, exemplo: 01/01/2010 até 23/01/2010. Essa opção deverá ser utilizada pelos clientes: - com a contabilidade no EMS2 e querem, no sped contábil, considerar a apuração com periodicidade diferente de anual, porque no módulo de contabilidade somente conseguirão fazer apuração anual. - no EMS5 é possível fazer a apuração de resultados no módulo da contabilidade de forma mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual, não deve utilizar essa opção. 17

18 Se selecionado Diário Geral na pasta Livros, habilita campos Demonstrações Contábeis (para geração do Bloco J). Informar a opção de extração pelo Balancete Contábil ou pelo Demonstrativo Contábil. Ver detalhes página anterior. Campo Nível: utilizado quando a opção é balancete estruturado. Se estiver com 999 todos os níveis da estrutura serão gerados. Após parametrizado todas as informações necessárias, clicar no botão Executar para que as informações sejam geradas para o Módulo do Layout Fiscal. Ao final do processamento será gerado um relatório, observar se ocorreram erros, nesse caso deverá corrigir as inconsistências e gerar novamente. Se não ocorrerem erros o programa gerará um relatório com todas as informações geradas para MLF Na extração do Diário Geral (Detalhado ou Resumido) no período em que ocorreu a Apuração de Resultados. Serão gerados os blocos: J100- Balanço Patrimonial (ativo,passivo,patrimônio líquido). J150- Demonstração de Resultado (contas de resultado). J200, J210 e J215: Somente serão gerados no arquivo se as respectivas tabelas forem preenchidas manualmente, ou através da importação genérica. (+ detalhes ver: ) I052- Códigos de Aglutinação ( O código de aglutinação deve ser entendido como um código que vai ligar os valores gerados no bloco J com o plano de contas. É gerado automaticamente conforme a parametrização escolhida). I350- Saldos das Contas de Resultado antes do Encerramento I355- Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado antes do Encerramento. 18

19 Detalhamento das formas de extração para a opção Balancete Contábil: Conta Contábil: - Aparecerão todas as contas analíticas. - Desta forma então o código de aglutinação será preenchido com o próprio número da conta contábil I052. SUGESTÃO: Para os clientes com contabilidade do EMS2 utilizar a forma por conta contabil. Só usar a opção estrutura no ems2 se a definição (através do programa CT0110) esteja realizada de forma correta, com o risco de ocorrer erros na apresentação dos saldos no bloco J. Por estrutura, apresenta o saldo das contas sintéticas e analíticas. Já por conta contábil, só sai o nível 1, com dados somente das contas analíticas. Estrutura: - Quando selecionada a opção estrutura deve-se informar o nível da estrutura. O extrator irá considerar o nível informado pelo usuário e todos os níveis superiores conforme plano de contas da empresa. Caso o usuário deseje reportar também as contas analíticas, além das sintéticas e de forma estruturada, ele deve informar o nível mais baixo da estrutura do plano de contas (999) para considerar todas as contas. - Desta forma então o código de aglutinação gerado no registro I052 obedecerá ao nível da estrutura informado pelo usuário. Detalhamento da forma de extração através Demonstrativo Contábil - ter um cadastro de demonstrativo contábil cadastrado para o Balanço Patrimonial; - ter um cadastro de demonstrativo contábil para a Demonstração de Resultado. - o código de aglutinação é gerado seguindo duas regras: Conta Contábil + / + Seqüência do item : Seqüência do Item + / + número do demonstrativo : Na apresentação dos valores será considerado o saldo final do período onde ocorreu a apuração de resultados. Erros mais comuns (Programa Extrator SPED Contábil): Cta.Ctbl não cadastrada no pl.referencial para o período selecionado!, verificar se a conta contábil está cadastrada no DE-PARA para a data em que está executando o programa. Empresa não cadastrada, verificar se o código informado para empresa está correto. Nenhuma informação foi extraída para o MLF, devido aos seguintes erros: Se essa frase foi listada no arquivo, indica que existem erros que precisam ser corrigidos, para então gerar novamente o extrator. Concluído o processo, os dados extraídos constarão em relatório, manter saldo este arquivo, caso necessário estar disponível para consulta. Relação de tabelas do MLF populadas pelo processo de extração. dwf-lancto-ctbl/dwf-item-lancto-ctbl; dwf-sdo-ctbl; dwf-cta-ctbl; dwf-ccusto; dwf-estab; dwf-pessoa; dwf-ender; 19

20 dwf_cta_ctbl_refer; dwf_cta_aglut (usada pelo bloco J). dwf-histor-sped-ctbl Dica: Ao realizar a extração, confirmar que estão com todos os pacotes atualizados. Lembre-se! Ao atualizar os programas, atualizar também o Layout. (Ver tópico LAYOUT DO SPED) HISTÓRICO DA EXTRAÇÃO A cada extração realizada é gerado um histórico, com o total de Débito e Crédito do período para o módulo selecionado, e a data da extração. Desta forma é possível controlar os períodos já extraídos. Caso necessite extrair novamente um período, os posteriores não serão mais eliminados automaticamente, somente haverá um alerta. 20

21 *ORIENTAÇÕES SOBRE ERROS OU ADVERTÊNCIAS NA EXTRAÇÃO (Programa: LF0302) - Mensagem 51898: Na estrutura de conta as contas filhas: de natureza: 3 e de natureza 2 estão com naturezas diferentes. Para o SPED Contábil, contas que estão na mesma estrutura devem ter a mesma natureza. Ocorrerá mensagem de advertência no validador do SPED Contábil se as naturezas permanecerem como estão. A mensagem ocorre porque, contas que estão na mesma estrutura deverão ter a mesma natureza. Isso não impede a execução, mas dará mensagem de advertência no validador do Sped Contábil. Para corrigir deverá rever as naturezas informadas na matriz do sped (prgint/utb/utb119aa.r) contábil ou verificar se a conta contábil está informada na estrutura (print/utb/utb080aa.r) corretamente. Terá situações em que as naturezas estarem diferentes estará correta, isso pode ocorrer conta contas do Passivo (natureza: 2) e do Patrimônio Líquido (natureza: 3). Exemplo do que pode ser o problema: Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta A2 - natureza = 2 Conta A22 - natureza = 2 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 Algumas contas filhas da conta A estão com a natureza diferente, algumas contas estão com natureza 1 e outras com natureza 2. Para corrigir o problema tem duas alternativas: 1 - mudar a natureza das contas: A2 e A22 para 1 no programa de Matriz Tradução Contas (prgint/utb/utb119aa.r), com essa alteração as contas ficariam da seguinte forma: Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta A2 - natureza = 1 Conta A22 - natureza = 1 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 21

22 2 - ou retirar as contas (A2 e A22) dessa estrutura e vincular abaixo de um pai que também tem natureza 2. Com essa alteração as contas ficariam da seguinte forma: Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 Conta A2 - natureza = 2 Conta A22 - natureza = 2 -Mensagem 17006: Conta de Lucros e Perdas não cadastrada. A conta de lucros e perdas deve estar informada na Manutenção de Planos de Contas Contábeis (prgint/utb/utb080aa.r). Link da documentação que detalha parametrização para que esta mensagem não ocorra: Ver Tópico: <<A conta de contrapartida da apuração de Lucros e Perdas é informada no modifica do Plano de Contas: >> Se não identificar problema na parametrização da conta de apuração, a ocorrência da mensagem pode estar relacionada ao parâmetro do programa de LF0302 (ver orientações deste parâmetro acima): - Apuração de Lucros e Perdas -Mensagem 52349: Diferença entre soma de saldo DB e CR! Ajuda: Diferença entre a soma dos saldos finais devedores ( ,58) e a soma dos saldos finais credores ( ,83) no período de 01/02/12 até 29/02/12. Para validar os saldos quando apresentar o erro (Diferença entre soma de saldo DB e CR!). - Emitir o balancete do período com problema marcando as opções Consid Apurac Restdo e Somente Contas Analíticas ; - Pegar a coluna de saldo final do balancete e somar os saldos a DB; - Pegar a coluna de saldo final do balancete e somar os saldos a CR; - Os totais devem bater. Se tiver diferença é necessário verificar onde está a diferença; - Para verificar a diferença, emitir a verificação de saldos e também analisar as informações do balancete. Se existir diferença de saldo na verificação é necessário executar a recomposição; - Se não apresentar diferença no balancete nem na verificação, abrir chamado enviando em anexo: extrato de versões da extração pelo LF0302, relatório gerado pelo LF0302 ao final da extração, balancete do período com problema (marcando as opções Consid Apurac Restdo e Somente Contas Analíticas ), relatório da verificação de saldos, exportação de um lote do período com problema e DUMP de dados (arquivo.d) das tabelas matriz_trad_cta_ctbl_ext, trad_cta_ctbl_ext e sdo_ctbl. 22

23 OBS.: Se apresentar o erro para mais de um período, fazer análise no primeiro período com o erro. Para abrir chamado e enviar os anexos também deverá considerar o primeiro período com erro. Dúvida sobre a geração a partir do EMS2 ou do EMS5? Situação 1: Migração do módulo de contabilidade...do EMS2 para o EMS5 no meio de um exercício: Situação 1.1: Migração do módulo de contabilidade do EMS2 em maio de 2010, levando a movimentação contábil do EMS2 a partir de 01/2010 para o módulo de contabilidade do EMS5. Orientação 1.1: A extração poderá ser feita considerando o módulo contábil do EMS5, desde 01/2010, assim como poderá ser feita a extração de 01/2010 até 05/2010 considerando o EMS2 e a partir de 06/2010 considerando a contabilidade do EMS5. Situação 1.2: Migração do módulo de contabilidade do EMS2 para o EMS5 em maio de 2010, informando somente o saldo em 31/05/2010 na contabilidade do EMS5. Orientação 1.2: A extração deverá ser feita de 01/2010 até 05/2010, informando o módulo de contabilidade do EMS2, a partir de 06/2010 informar o módulo contábil do EMS5. Situação 2: Migração dos módulos auxiliares(financeiros): Situação 2.1: Migração do módulo de contas a pagar em 05/2010 do EMS2 para o EMS5. Orientação 2.1: De 01/2010 até 05/2010 fazer a extração informando o módulo auxiliar do EMS2, a partir de 06/2010 informando o módulo do EMS5. 23

24 *2) LAYOUT DO SPED É necessário atualizar o Layout do SPED antes da geração do arquivo Sped. O layout importado terá versão indicando que o mesmo foi atualizado. Observar que nos pacotes oficiais de atualização dos programas, os arquivos para importação de layout também são disponibilizados, a orientação é sempre que atualizar os programas, realizar a atualização do layout, os arquivos ficam disponibilizados na pasta LFP (ambiente de programas do ems2). Quando o layout for incompatível com a versão dos programas em uso, na geração do arquivo Sped, pode ocorrer problema de performance e incidência de erros progress: Invalid widget-handle. Not initialized or points to a deleted widget (3135). Exemplo ocorrência de erro no relatório de geração do arquivo em função do layout desatualizado : XXX DO BRASIL LTDA. Relatório de Geração de Arquivos Página: /07/ :48:48 Layout Desc Param Nome Campo Conteudo Inicial Conteudo Final Situação Especial indsitesp 9 - Normal 20 Escrituração Contábil indesc A - Livro Diário Auxiliar 20 Módulo indmodul 7 - Estoque 20 Módulo Externo indmodext 20 Geração Arquivo indger 0 - Centralizado 20 Empresa codempresa 1 20 Estabelecimento codestabel 1 20 Número da Ordem numordem Indicação das Demonstrações inddemonst 1 - Do empresário/sociedade a 20 Cabeçalho das Demonstrações cabdemonst 20 Data Geração dtgeracao 01/05/ /05/2009 tttot_totri015 BREAK_cod-modul-dtsul must be a quoted constant or an unabbreviated, unambiguous buffer/field reference for buffers known to query. (7328) QUERY-OPEN for query requires a previous QUERY-PREPARE. (7312) Cannot run GET methods on query until it is opened. (7313) BUFFER-FIELD BREAK_cod-modul-dtsul was not found in buffer tttot_totri015. (7351) Invalid handle. Not initialized or points to a deleted object. (3135) Cannot access the BUFFER-VALUE attribute because the widget does not exist. (3140) tttot_totri015 BREAK_cod-modul-dtsul must be a quoted constant or an unabbreviated, unambiguous buffer/field reference for buffers known to query. (7328)) Programa de Importação/Exportação de Layout, informar parâmetros pasta Seleção/Parâmetro e Impressão: Código do Layout SPED CONTÁBIL é 20, não setar a opção Importação Layout Sped Fiscal Após atualização é gerado relatório com a informação dos arquivos importados: \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi155.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi156.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi157.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi160.d 24

25 \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi161.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi162.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi163.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi165.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi166.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi170.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi171.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi172.d \\distems2\ems206b-ro\lfp\fi167.d Informar sempre o diretório em que houve a última atualização. Caso utilizarem diretório temporário (quarentena): se no diretório não constarem todos os arquivos, antes da importação, copiar para o diretório temporário(quarentena) os arquivos que faltam. Buscar do diretório oficial do produto, pasta lfp. Opção Importar atualiza o layout a partir do diretório informado; Opção Exportar, disponibiliza em arquivo informações do layout no diretório informado, esta função pode ser solicitada em chamados de acompanhamento do processo de geração do Sped Contábil. Como localizar a pasta com os arquivos para efetuar a importação do layout? Selecionar a funcionalidade executar programas (CTRL+ALT+X) e digitar o comando protools\_propath.r, localizar o diretório onde estão os programas EMS2 e também onde está o diretório lfp. Esse caminho deve ser informado para a importação. Informar até o diretório \lfp, Após execução da importação deverá acessar o programa LF0200 para verificar se o layout do SPED Contábil está correto. [NR 8} layout atual Histórico nas versõs do layout 20 sped contábil, ver no link: O Boletim Técnico com informações sobre o desenvolvimento do Layout 2.00 do Sped Contábil foi publicado no TDN, no endereço abaixo: Ver detalhes tópico: *5) GERAÇÃO DO ARQUIVO SPED Contábil 25

26 *3) PARÂMETROS LAYOUT FISCAL (LF0101) - Opcional Nesse programa é informado o diretório onde os arquivos do SPED serão gerados. Caminho menu Manutenção Parâmetros Layout Fiscal Campos: estabelecimento pode ser deixado em branco, ou informar o estabelecimento central. banco poderá ser deixado em branco, pois não será utilizado para o SPED Contábil. diretório destino: informar um diretório onde serão gerados os arquivos do SPED Contábil. Observação: Os arquivos gerados para o SPED Contábil terão a seguinte nomenclatura: Nome do Layout + código estabelecimento + módulo + ano + mês + dia da data fim da extração. (Exemplos: ECD_SPEDContábil1001FAS txt, CD_SPEDContabil201CEP txt) No momento da geração do arquivo é possível informar o diretório desejado no programa Gerador de Arquivos do Layout LF0201, se não for informado será usado o diretório definido neste programa. Em processos batch orienta-se sempre informar no programa LF0201 o diretório do servidor de execução. 26

27 *4) CADASTROS DO MLF Para a geração dos arquivos SPED Contábil, faz-se necessário a parametrização do MLF, conforme descrito nos itens abaixo. As tabelas dwf-estab, dwf-pessoa e dwf-ender deverão ser extraídas pelo sistema. Abaixo ilustramos os cadastros relacionados a essas tabelas, caso haja necessidade de alguma intervenção manual. Qualquer problema relacionado à extração dessas tabelas, abrir um chamado para análise. Menu Tarefas ou Consultas Manutenção / Consulta das Informações de Todas as Tabelas (LF0203) Nessa lista tem todas as informações extraídas do EMS e geradas para o MLF, e que posteriormente serão usadas para gerar o arquivo do SPED Contábil. Algumas informações precisam ser informadas manualmente, neste tópico é detalhado o que é necessário informar manualmente. Observação: Em todos os cadastros que existir o campo de estabelecimento, deverá preencher com o código do estabelecimento definido como central. 27

28 Cadastro 1: Estabelecimento: Verificar se a informação de estabelecimento central está em branco, se estiver é necessário informar qual é o código do estabelecimento central ou estabelecimento Matriz. (Ver a tela demonstrando como fazer a verificação e cadastro). Se a coluna de Estab Central estiver em branco acessar o botão de Manutenção do Registro. 28

29 Modificar para informar o estabelecimento Central, se estiver em branco. Cadastro 2: Instituição Resp. Entidade (Registro 007) Esse cadastro é Obrigatório, deverá cadastrar as outras instituições responsáveis pela empresa que, tenham direito de acesso ao livro contábil digital. Caso a empresa não tenha nenhuma instituição, deverá ser feito o cadastro com o código da instituição igual a 00 (zero), significa que a empresa não tem nenhuma inscrição em outras entidades/instituições. 29

30 Estab. Centralizador Nessa tela são incluídas as instituições. Aconselha-se o cadastro das filiais fora do estado da empresa gerado do arquivo SPED. Detalhes página seguinte. Campos: Instituição: informar o código da instituição conforme tabela abaixo. (Dúvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Inscrição: informar o código da inscrição da empresa na instituição e os órgãos que possuem acesso aos livros digitais. Recomenda-se que sejam incluídas inscrições estaduais de pelo menos duas filiais existentes em cada UF. Exemplo: uma instituição financeira deve informar no registro

31 o Banco Central; uma empresa sujeita às normas da CVM, deve informar a CVM. (Dúvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Data Início: informar a data inicial de acesso das Instituições aos livros. Fim Período: informar a data final de acesso das Instituições aos livros. Ser for período indeterminado preencher com 31/12/9999. Tabela de Instituição: CÓDIGO DESCRIÇÃO 00 Sem inscrição cadastral em outra entidade. 01 Banco Central; 02 Superintendência de Seguros Privados - Susep; 03 Comissão de Valores Mobiliários CVM; 04 Agência Nacional de Transportes Terrestres ANTT; Secretarias de Fazenda (ou equivalente) das seguintes Unidades da Federação: AC Acre; AL Alagoas; AM Amazonas; AP Amapá; BA Bahia; DF Distrito Federal; CE Ceará; ES Espírito Santo; GO Goiás; MA Maranhão; MT Mato Grosso; MS Mato Grosso do Sul; MG Minas Gerais; PA Pará; PB Paraíba; PE Pernambuco; PR Paraná; PI Piauí; RJ Rio de Janeiro; RN Rio Grande do Norte; RS Rio Grande do Sul; RR Roraima,; RO Rondônia; SC Santa Catarina; SE Sergipe; SP São Paulo; TO Tocantins; 31

32 Cadastro 3: Cadastro Participante (Registro 0150) Cadastrar as Empresas Ligadas que tem participação na empresa em questão. Esse cadastro não é obrigatório para geração do arquivo do SPED Contábil. Se informado os participantes, deverão ser os mesmos informados na DIPJ da empresa. O processo foi alterado e o cadastro do Participante deve ser feito pelo EMS. Olhar opção *CADASTRO PARTICIPANTE que está no índice. 32

33 Ver tabela abaixo. Campos: Código do Participante: Pode ser numérico ou o próprio nome da empresa Ligada. Esse código não pode ser repetido. È o mesmo nome do participante do cadastro de Pessoa no campo Pessoa. Pessoa: Informar um código para a pessoa ligada a empresa (mais instruções no cadastro de Pessoa). Data Início: Informar a data de início do participante na empresa. Fim Período: Informar a data final do participante na empresa, caso esteja ativo na empresa informar o ano como Código do Relacionamento: Informar o código de relacionamento conforme tabela: CÓDIGO DESCRIÇÃO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. 33

34 Cadastro 4: Pessoa: Informar o código da pessoa utilizado no cadastro de participante (cadastro 3). Informar códigos de 6 dígitos para evitar estouros de campos. Não Obrigatório, informar se Física ou Jurídica se possuir Cad. Específico do INSS Para pessoa quando Jurídica se possuir 1 - Território Nacional, 2 - União Européia, 3 - Outros Países, 4 - País, território ou região sujeito a um regime fiscal claramente mais favorável. Obrigatório, Consultar código em: 34

35 35

36 Campos: Pessoa: informar o código da pessoa informado no cadastro de participante. Tipo Pessoa: informar o tipo da pessoa, sendo: 1 - Pessoa Física 2 - Jurídica. Endereço: informar um código de endereço da pessoa (esse código será utilizado no cadastro 5 (cadastro de endereço). Domicílio Fiscal: Informar o domicílio fiscal, sendo: 1 Território Nacional, 2 União Européia, 3 Outros Países, 4 País, território ou região sujeito a um regime fiscal claramente favorável. Município IBGE: Informar o município IBGE da pessoa quando física ou jurídica, Informação Obrigatória. (Consultar código em: PIS: informar o PIS quando pessoa física. (Esse campo está na aba de Dados 2). Cadastro 5: Endereço Informar o código do endereço informado no cadastro de pessoa. 36

37 Informar códigos de 6 dígitos para evitar estouros de campos. A descrição do País deve coincidir com a descrição da tabela disponibilizada pelo Banco Central. Considerado campo chave, não podem existir 2 registros com o mesmo CEP Campos: Endereço: informar o código de endereço informado no cadastro Pessoa. Código País: informar o código país conforme tabela disponibilizada pelo Banco Central. (Informação está no Folder Dados 2) - s/tabela%20de%20c%c3%93digos%20dos%20pa%c3%8dses.htm 37

38 Cadastro 6: Livros Auxiliares do Diário (Registro I012 e I030) Sugerimos cadastrar UM livro para cada período e para cada módulo. Se o livro contiver mais de um período, o tamanho do arquivo não poderá ultrapassar 1G. IMPORTANTE: O módulo da contabilidade também deve ter um livro cadastrado. O cadastro do módulo da contabilidade é obrigatório, independente se gerar com as opções de Diário Geral Detalhado ou Diário Geral Resumido. 38

39 Estab. Central Conforme tabela abaixo Seguir a ordem da última impressão do livro oficial, mudando em cada período de geração. Este código sofre validação por parte da fiscalização, podendo ocorrer rejeição do arquivo. Sempre 0 = digital Ex.: Alteração de Ltda para S/A 40 posições ( s/pontos e sem o número após hífen) Mais detalhes na Observação 4. - Observar datas quando ocorrer cisão, fusão, incorporação, ou encerramento da empresa; - Para informar período de geração dos livros diários auxiliares, levar em consideração limite de 1GB para arquivos de mais de um mês gerado. No caso do arquivo ser somente de um mês permite tamanho maior de 1GB. Campos: Módulos: Seguirá a seguinte nomenclatura para os módulos: Módulos - EMS5 Módulos - EMS2 Módulos EMS2 Contabilidade no EMS5 ou EMS2 Contabilidade no EMS2 Contabilidade no EMS5 Código Descrição Código Descrição Código Descrição ACR Contas a Receber MCR Contas a Receber CRP Contas a Receber APB Contas a Pagar MAP Contas a Pagar APP Contas a Pagar APL Aplicações e Empréstimos MCB Caixa e Bancos CBP Caixa e Bancos CMG Caixa e Bancos MPT Patrimônio PTP Patrimônio FAS Ativo Fixo MCE Estoque CEP Estoque FGL Contabilidade - EMS5 MFT Faturamento FTP Faturamento MCT Contabilidade - EMS2 MTR Transporte TRP Transporte MRI Recuperação de Impostos RIP Rec. De Impostos MCT Contabilidade EMS2 FGL Contabilidade EMS5 39

40 Ordem: Informar o número do LIVRO. Atentar para o número de livros conforme já estiverem impressos (Registrados na Junta Comercial) e cadastrar na seqüência. Na legislação em vigor o livro tem que conter no máximo 500 folhas. Para o SPED não existe controle de números de páginas apenas o controle do tamanho físico do arquivo, que não pode ultrapassar 1 Giga. Exemplo de opção de geração a ser seguido. 1) Cadastrar 3 livros e fazer a geração desta forma. 2) Se já registrou na junta esses livros, no momento de cadastrar o livro, pode indicar na natureza, os livros que fazem parte do livro no SPED, exemplo: Diário Auxiliar do Estoque ref. Livros 53 e 54 já registrados na Junta Comercial. Natureza: Informar o termo de Abertura e Encerramento resumido, colocar nesse campo a que módulo refere-se. Exemplos.: o Este livro se destina a lançamentos das Aplicações e Empréstimos o Diário Auxiliar do Estoque ref. Livros 53 e 54 já registrados na Junta Comercial Tipo: Informar 000, pois esse é o código para escrituração por meio eletrônico. Identificação Trans: Informar o código HASH disponibilizado após validação, esse campo armazena o código sem pontos, nem hífen e sem o dígito; Já é disponibilizado de forma automática ao gerar os arquivos do Sped relacionados aos Diários. Porém caso o arquivo seja alterado manualmente e validado com sucesso no PVA, deverão atualizar o código do HASH gerado pelo PVA no DWF-Livro-Auxiliares-do-Diário respectivamente. Arq. Ato Constitutivo: Informar a data de constituição da empresa, olhar no Contrato Social para empresas limitas ou na Ata de Constituição para Empresas Sociedades Anônimas. Arq. Ato Conversão: Informar data de conversão (ex.: Ltda para S.A.). Se não houver, deixar a data em branco informando o caractere? (Interroga). Inst. Resp. Plano de Contas: Informar 10 para Receita Federal ou 20 para Banco Central até a versã (até ano base 2013). Para a versão 3.00, novos valores foram definidos (Campo 02 - Registro I051), conforme tabela: 40

41 Data Início: Informar a data de início para geração do livro Fim Período: Informar a data de fim de geração do livro. Observações: 1) Os livros devem ser cadastrados conforme a periodicidade da geração. Por exemplo: Se for gerado mensalmente deverão cadastrar 12 livros. Se for gerado anualmente, deverá ser cadastrado 1 livro. (Para cada módulo) 2) Para gerar um livro Diário Auxiliar de qualquer módulo, deverá ter cadastrado o livro/diário para o Modulo da contabilidade (FGL (Se EMS5), MCT (Se EMS2). 3) Caso esteja gerando o livro Diário Geral Resumido, todos os livros auxiliares que foram gerados, devem estar cadastrados já com o identificador da Transmissão (HASH). 4) Os diários auxiliares devem ser validados primeiro no programa de validação do SPED, será fornecido um código HASH, esse código será atualizado automaticamente no MLF, ao fazer a geração do Livro Auxiliar (Novo) 41

42 Cadastro 7: Estabelecimento Extensão Cadastrar o NIRE(Número de Identificação no Registro de Empresas) e o código EMPRESA onde é feita a contabilização. Somente para o estabelecimento principal é necessário informar o NIRE. O código EMPRESA para todos os estabelecimentos relacionados a ela. 42

43 Somente p/ o estabelecimento Centralizador. Código empresa onde é feita a contabilização. Cadastro 8: Identif Signatário (Registro J930) Dados dos responsáveis pela escrituração contábil da empresa. Obrigatório cadastro de dois assinantes. Registro do Contabilista + um responsável legal. 43

44 Estab. Centralizador Obrigatório 1 registro com o código 900 Data Inicio:Inicio de atuação do Signatário na empresa. Fim Período: Data Final de atuação, e no caso desse Signatário ainda estar atuando na empresa, informar no ano Obrigatório para cód. assinante = 900, informar s/pontos e barras. Valida Descrição e código conforme tabela (p.pág) Campos: Código Assinante: informar o código do assinante conforme tabela abaixo. Qualificação: Informar a qualificação conforme função do Signatário. A qualificação deve estar igual a descrição da tabela de signatário. Exemplo: Se informar o código de assinante 204, na qualificação deverá informar: Conselheiro de Administração, se informar diferente ocorrerá erro na validação do arquivo. Inscr. Contabilista: Composição do número de CRC. Observação: Deve conter no mínimo dois cadastros: responsável pela empresa e contador, ou seja, quem assina os Livros Contábeis. CÓDIGO DESCRIÇÃO 203 Diretor 204 Conselheiro de Administração 205 Administrador 206 Administrador do Grupo 207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial Pessoal Física 222 Administrador Judicial Pessoa Jurídica Profissional 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 44

45 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contabilista 999 Outros Cadastro 9: Identif Signatário Extensão (Registro J930 novos campos obrigatórios layout 2.00) Dados obrigatórios para o Signatário Contador/Contabilista. As informações FONE, , UF_CRC,NUM_SEQ_CRC, DT_CRC da nova tabela deverão ser preenchidas manualmente. O programa especial (spp\lfp\splf008.r) criará na nova tabela o vinculo dos registros existentes na tabela Identif. Signatário. É programa facilitador e poderá ser executado a qualquer momento. Não sobrepõem informações incluídas manualmente. 45

46 Após execução são incluídos os registros: Desta forma, somente informar os registros dos novos campos. 46

47 Relacionado a expedição do CRC Observar Formato: UF/ano/número Campos: Telefone do signatário. do signatário Indicação da Unidade da Federação relacionado a expedição do CRC Número seqüencial deve ser informado no formato UF/ano/número Data de validade do CRC do contador. 47

48 *5) GERAÇÃO DO ARQUIVO SPED Contábil Importante: Caso tenha ocorrido uma extração depois de realizado o preenchimento dos cadastros manuais, é necessário cadastrar novamente os seguintes cadastros: Pessoa, Endereço, Estabelecimento (Extensão). Acessar: Tarefas -> Interpretador de Layout (LF0200). Selecionar a opção de ECD SPED Contábil, e clicar no botão Executar para disponibilizar programa Gerador do Arquivo Sped Contábil LF0201. Como atualizar o layout ver tópico: *2) LAYOUT DO SPED NR 8 - versão atual do layout 20 Parâmetro para informar a versão do layout (1.00 ou 2.00) em que o arquivo deverá ser gerado. Exemplo: ano-calendário 2012 versão 1.00 ano-calendário 2013 versão 2.00 (esta versão habilita *** novos campos). A faixa de datas informada na Data de Geração do arquivo deve compreender o período completo do mês informado, quando a situação do arquivo enviado para a Receita for normal, ou seja, não é nenhuma cisão, fusão, incorporação, ou encerramento da empresa. Informar as mesmas datas informadas para cada livro cadastrado, dentro do exercício. A geração por período também está condicionado ao tamanho do arquivo. (máximo 1 GB). Quando ocorre incorporação da empresa, é necessário separar as informações, em função do aumento do volume de informações contábeis da empresa. Observar que alguns processos do EMS são anuais ou mensais, neste caso para correta geração das informações é necessário alguns processos manuais para adaptar os dados à necessidade de geração. Se precisar de mais detalhes sobre procedimentos específicos ou para atender necessidades de cisão, fusão, incorporação, consultar a Consultoria Telefônica paga no fone (opção: 2-3 Consultoria Técnica-4 Datasul-2 Controladoria Finanças- 3 Contábil). *** NOVOS Campos - quando versão layout 2.00 As opções escolhidas na tela serão geradas no arquivo no registro 0000: Indicador do início do período (IND_SIT_INI_PER) 0 normal (início no primeiro dia do ano) 48

49 1 abertura 2 Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão, ou realizou incorporação 3 Início de obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano calendário Indicador de finalidade da escrituração (IND_FIN_ESC) 0 Original 1 Substituta da escrituração com NIRE 2 Substituta da escrituração sem NIRE 3 Substituta da escrituação com troca de NIRE Hash da escrituração substituída (COD_HASH_SUB) NIRE da escrituração que está sendo Substituída (NIRE_SUBS) Data encerramento do exercício social (DT_EX_SOCIAL) não obrigatório, se informado constará no registro I030. Primeiro Gerar Diários Auxiliares,(gerar cada livro auxiliar e validar) por último gerar o Diário Geral Se enviar somente o Diário Geral informar G Se enviar Diários Auxiliares e o Geral deve informar R Livro Diário Geral Resumido. Para habilitar esse campo, deverá nformar o código 8 para o campo módulo. Se gerar "R - Livro Diário Geral Resumido", então deverão ser cadastrados todos os livros Diários Auxiliares (MAP, ACR, APB, APP etc) e já com o Identificador da Transmissão (HASH) gravado, que é disponibilizado após validação dos Diários Auxiliares. Conforme informado Cad Livro No botão Registros têm todos os blocos gerados pelo SPED Contábil Campos: Situação Especial (registro 0000): 0 Abertura (não deve ser utilizada no layout 2.00) 1 Cisão 2 Fusão 3 Incorporação 49

50 4 Encerramento (informar no período em que ocorreram) 5 Transformação (pode ser utilizada nos layouts 1.00 e 2.00, por exemplo quando a empresa passar de limitada para sociedade anônima). 9 Normal (informar nos períodos em que não há nenhuma das situações anteriores). Na geração do arquivo, quando for layout 2.00 e o campo situação especial for informado na tela de geração (lf0200) 0(abertura), o arquivo será gerado com, pois o layout 2.00 não é mais permitida esta opção. Isto já ocorre também para a opção 9(normal). Escrituração Contábil: Se gerar o arquivo com a opção de diário geral detalhado, não é necessário gerar os diários auxiliares. G Livro Diário Geral Detalhado R Livro Diário Geral Resumido A Livro Diário Auxiliar Módulo: 1 Contas a Pagar 2 Contas a Receber 3 Aplicações e Empréstimos 4 Caixa e Bancos 5 Patrimônio / Ativo Fixo 6 Faturamento 7 Estoque 8 Outro Módulo Externo 9 Contabilidade Módulo Externo: Para habilitar esse campo, deverá informar o código 8 para o campo módulo. Geração do Arquivo: Sempre será 0 centralizado Empresa: Informar a empresa para geração do arquivo. Estabelecimento: Esse campo ficará desabilitado, é preenchido o estabelecimento principal da empresa selecionada. Se estiver em branco, deverá informar manualmente no Cadastro de Estabelecimento, no programa LF0203. A informação de estabelecimento centralizador também está relacionada a atribuição automática deste campo. Avaliar todos os cadastrados do tópico *4) CADASTROS DO MLF. (Além do Estabelecimento, Estabelecimento Extensão, existem outros cadastros onde o estabelecimento centralizador precisa estar corretamente informado). Número da Ordem: Informar o mesmo número de Ordem que foi informado no cadastro dos Livros Auxiliares do Diário, para o período em que estão gerando o arquivo, programa: LF0203. Tela disponibilizada pressionando o Botão Registros: As informações são visualizadas conforme bloco selecionado. 50

51 Alguns blocos estão habilitados porque não são obrigatórios, poderão desmarcar para que não sejam gerados no arquivo. 51

52 Incluída a opção de listar o bloco J800. Lembrando que esse bloco somente será gerado para o período que possui apuração de lucros e perdas padrão do sistema. Para gerar o J800, deverá informar diretório onde encontram-se os arquivos.rtf, para cada arquivo será gerada uma linha no J800. Importante: O bloco J800 somente será gerado no arquivo se para o período que estão fazendo a geração possui movimento de lucros e perdas gerado pelo sistema. Se foi feito o zeramento manual das contas, o programa não reconhece como sendo lançamento de lucros e perdas. Folder Impressão: 52

53 ON-LINE: Poderá informar um diretório diferente do diretório informado no programa LF0101. Se deixar em branco irá assumir o diretório do programa: LF0101. BATCH: Deverá informar o diretório no servidor de execução para que os arquivos sejam criados. Se não informar vai processar a geração e ao final aparecerá mensagem informando que não encontrou o arquivo. Executar esse programa para que o arquivo do SPED seja criado e possa ser posteriormente validado. IMPORTANTE 1): Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS5, deverá fazer a extração e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz depois gerar para outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 até 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de: 01/06/2008 até 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar o arquivo até 31/05/2008 e depois a partir de 01/06/2008. IMPORTANTE 2) : Erro no RELATÓRIO DE GERAÇÃO DE ARQUIVOS, referente a geração do Sped Contábil. Deve atualizar o layout conforme orientações do tópico 2) LAYOUT DO SPED deste documento. Ver Exemplo ocorrência de erro no relatório de geração do arquivo em função do layout desatualizado. 53

54 *ORIENTAÇÕES SOBRE ERROS OU ADVERTÊNCIAS NA GERAÇÃO (Programa: LF0201) Quando executar a geração do SPED pelo LF0201 e ocorrer o erro (Matriz da Empresa não definida). Verificar o preenchimento das informações no LF0203 conforme os tópicos. - Cadastro 1: Estabelecimento - Cadastro 7: Estabelecimento Extensão 54

55 *6) VALIDAÇÃO ARQUIVO SPED- SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITUAÇÃO DIGITAL Validador: Para validar o arquivo acessar o Menu: Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil (conforme tela abaixo). Será aberta a seguinte janela: Informar o arquivo que deseja-se validar Clicar no botão Validar, aparecerá o status de validação do arquivo. Quando estiver concluída a validação, aparecerá o resultado da Validação, onde terá os erros que ocorreram ou a mensagem: Arquivo de Escrituração Contábil validado com sucesso. 55

56 DICAS sobre a apresentação das informações geradas pelo Sistema Público de Escrituração Digital: Situação Demonstração DRE através Programa Receita: Após executar rotina de apuração de lucros e Perdas pela rotina do EMS, os dados do Balanço Patrimonial e DRE foram gerados, com exceção de duas contas. As contas e não foram geradas para o DRE. As contas em referência não estavam cadastradas no plano de contas referencial (DE-PARA), após inclusão das mesmas e após nova extração e geração do arquivo o problema foi resolvido. Situação Balanço Patrimonial através Programa Receita: A ordenação deste relatório não atende a ordenação desejada pela empresa. Deve confirmar as informações de estrutura no EMS ou DATASUL11 e o código de Natureza das contas analíticas. Se a natureza não está correta no arquivo Sped Contábil, deve validar a informação de natureza no de-para e também a estrutura do plano de contas. Segue um exemplo de arquivo gerado com problemas de estrutura: I S ATIVO I S CIRCULANTE I S DISPONIVEL I S CAIXA I A CAIXA ESPECIE Veja que a conta ATIVO tem definido a natureza 09 e que não existe relação entre as contas com com com Só existe definição de um nível de estrutura (apresentada pelo relatório ) e a natureza incorreta das outras contas afeta a sequência de visualização no relatório. *EXTRAINDO HASH DO ARQUIVO VALIDADO Com a versão atual o HASH será atualizado automaticamente, após gerar os Diários Auxiliares. Se necessário buscar a informação do HASH, seguir procedimento que segue. Para o usuário extrair o HASH do arquivo validado, deverá acessar o menu Escrituração Contábil/Consultar Situação da Escrituração Contábil, onde aparecerá informação de Empresa, selecionando a linha que corresponde a empresa e clicar em OK, aparecerá uma tela com a Situação da Escrituração e o HASH do arquivo. IMPORTANTE: Não atendemos no suporte ou consultoria dúvidas de como utilizar o validador do arquivo ou com encontrar o HASH gerado, esses são programas da Receita Federal e devem esclarecer as dúvidas com a Receita Federal. Essas instruções que colocamos nesse documento é apenas um facilitador. 56

57 57

58 *ORIENTAÇÕES SOBRE ALGUNS ERROS OU ADVERTÊNCIAS AO VALIDAR O ARQUIVO Na ocorrência de erro ao validar o arquivo, editar o arquivo validado e verificar se todas as linhas do arquivo respeitam a seqüência de registros de acordo com cada bloco de informação (a seqüência e quais os registros obrigatórios encontra-se detalhado em Resumo dos registros Arquivo Sped Contábil, relacionado ao erro Mensagem <Registro encontrado diferente do esperado> (abaixo, neste tópico). As linhas do arquivo devem iniciar com a indicação de registro a que se refere a informação: I001,I010,I Não podem iniciar com informação em outro formato: Exemplo VILA VELHA Esta situação pode mascar a ocorrência de erros não relacionados. Mensagem Advertência <Um lançamento pode ter vários registros a débito e vários a crédito somente quando relativos ao mesmo fato contábil (Resolução CFC 1299/2010). Verifique se a situação está correta > Fatos contábeis são ocorrências que alteram, qualitativa e/ou quantitativamente, o patrimônio. Esta validação ocorre porque em um mesmo lançamento (I200) aparecem várias (I250) contas debitadas e várias contas creditadas. Na resolução citada acima, ao utilizar esta modalidade de lançamentos só pode se referir a um único fato contábil. Se observar, esta orientação já está na Resolução: Lançamento contábil 1. O lançamento contábil deve ter como origem um único fato contábil e conter: (a) um registro a débito e um registro a crédito; ou (b) um registro a débito e vários registros a crédito; ou (c) vários registros a débito e um registro a crédito; ou (d) vários registros a débito e vários registros a crédito, quando relativos ao mesmo fato contábil. Esta advertência seria apenas para fazer a verificação se os lotes estão corretos. É apenas para chamar a atenção em relação ao fato de um lançamento ter várias contas debitadas e várias contas creditadas, pois não tem como o PVA validar se pertencem ao mesmo fato contábil. Se persistir sua dúvida verificar também no site da receita federal dúvidas frequentes: (dúvida 25). Mensagem Advertência <A validade da conta informada não está dentro do período de escrituração contábil> que ocorre ao validar registro I051: Plano de Contas Referencial. Em maio de 2009 a Receita Definiu um novo Plano de Contas, algumas contas deixaram de ser válidas para 2009 e houve inclusão de novas contas referenciais. Deve buscar informações da alteração do site da Receita Federal Para verificar a validade da conta no plano referencial de receita, consultar o arquivo contasref-srf.txt na pasta TabelasExternas no diretório de instalação do validador. 58

59 Exemplo da ocorrência: Registro do arquivo contasref-srf.txt ;(-) Contas Retificadoras;; ;A a partir de 2008 esta conta deixou de ser válida. ATENÇÃO: Depois da correção é necessário fazer nova extração do diário geral. Mensagem Advertência <Conta não existe no cadastro de Plano de Contas Referencial> (Reg.I051) Conta informada como referencial não existe no plano de contas da Receita, deve verificar se não foi efetuado o cadastro de código da conta referencial inválido. Mensagem Advertência < O plano de contas com todas as suas contas sintéticas e analíticas deve conter no mínimo 4 níveis (Resolução CFC 1299/2010). Desse modo contas analíticas devem ser nível 4 ou maior. O não atendimento gerará erro a partir do ano calendário de Validação a partir da versão do programa SPED CONTÁBIL Sistema Público de Escrituração Digital. Para não ocorrer a validação reveja a definição da estrutura de seu plano de contas. No ems2, o programa é o ctp/ct0110.r e no ems5 é o prgint/utb/utb080aa.r (botão Estrutura). Exemplo do arquivo que gera a validação: I S ATIVO I S ATIVO CIRCULANTE I S DISPONIVEL I S CAIXA I A CAIXA GERAL Verifique que a conta Caixa Geral está definida SOMENTE como filha da conta Caixa e definida como nível 2. Após correção da estrutura (ems2 ou ems5), nova extração e geração do arquivo: I S ATIVO I S ATIVO CIRCULANTE I S DISPONIVEL I S CAIXA I A CAIXA GERAL Para conta analítica de nível 5 a mensagem de advertência não ocorre. Desta forma, as contas analíticas devem ficar, no mínimo, abaixo de 3 contas sintéticas. Exemplo: ATIVO (sintética) ATIVO CIRCULANTE (sintética) DISPONIVEL (sintética) CAIXA GERAL (analítica) No EMS 5, a validação da estrutura pode ser efetuada: - através do programa Manutenção Plano de Contas(prgint/utb/utb080aa.r), botão estrutura; - emitir o relatório Plano Contas Contábeis (prgint/utb/utb310aa.r), marcar a opção Apresenta Contas Contábeis e Imprime Estrutura das Contas. 59

60 No EMS 2, a validação da estrutura de contas pode ser efetuada: - através programa Estrutura de Contas (ct0110) - (ver tópico *Estrutura de contas no EMS2). - emitir os relatórios Plano de Contas Estrutura/Onde se Usa Mensagem de Advertência <Um lançamento pode ter vários registros a débito e vários a crédito somente quando relativos ao mesmo fato contábil (Resolução CFC 1299/2010). Verifique se a situação está correta> Mensagem: Um lançamento pode ter vários registros a débito e vários a crédito somente quando relativos ao mesmo fato contábil (Resolução CFC 1299/2010). Verifique se a situação está correta. Fatos contábeis são ocorrências que alteram, qualitativa e/ou quantitativamente, o patrimônio. Esta validação ocorre porque em um mesmo lançamento (I200) aparecem várias (I250) contas debitadas e várias contas creditadas. Na resolução citada acima, ao utilizar esta modalidade de lançamentos só pode se referir a um único fato contábil. Se observar, esta orientação já está na Resolução: Lançamento contábil 1. O lançamento contábil deve ter como origem um único fato contábil e conter: (a) um registro a débito e um registro a crédito; ou (b) um registro a débito e vários registros a crédito; ou (c) vários registros a débito e um registro a crédito; ou (d) vários registros a débito e vários registros a crédito, quando relativos ao mesmo fato contábil. Esta advertência seria apenas para fazer a verificação se os lotes estão corretos. É apenas para chamar a atenção em relação ao fato de um lançamento ter várias contas debitadas e várias contas creditadas, pois não tem como o PVA validar se pertencem ao mesmo fato contábil. Mensagem Advertência <Conta de nível superior deverá ter a mesma natureza da subconta>. (Registro I050) Verificar se não houve alertas referente a natureza do relatório de extração e então corrigir as contas indicadas. 60

61 O código de Natureza, das contas analíticas, é definido através do DE-PARA, se a mesma não existir no DE-PARA busca das contas irmãs. Se a natureza não está correta no arquivo, deve validar a informação do de-para e também a estrutura do plano de contas. Se existir contas em uma mesma estrutura, naturezas diferentes no DE-PARA, as contas sintéticas da estrutura herdarão a natureza de uma das contas filhas. Acertar as naturezas para que as contas tenha mesma natureza dentro da estrutura (exemplo: Contas do ativo que estão na mesma estrutura devem ter a mesma natureza). No EMS 5, a validação da estrutura pode ser efetuada: - através do programa Manutenção Plano de Contas(prgint/utb/utb080aa.r), botão estrutura; - emitir o relatório Plano Contas Contábeis (prgint/utb/utb310aa.r), marcar a opção Apresenta Contas Contábeis e Imprime Estrutura das Contas. No EMS 2, a validação da estrutura de contas pode ser efetuada: - através programa Estrutura de Contas (ct0110) - (ver tópico *Estrutura de contas no EMS2). - emitir os relatórios Plano de Contas Estrutura/Onde se Usa EXEMPLO 1) Se existirem contas analíticas de naturezas diferentes (no DE-PARA) relacionadas a uma mesma estrutura contábil, pode gerar o problema, veja exemplo que segue: Conta analítica de natureza 02 relacionada a conta sintética : I A JUROS S/CAPITAL AJUSTES Conta analítica de natureza 04 relacionada a mesma conta sintética : I A IOF O sistema gera a informação da conta sintética com natureza 02, mesmo tendo outras contas analíticas com outras naturezas informadas: I S ATIVO No caso do exemplo, corrigir as informações de estrutura de contas. EXEMPLO 2) Determinada conta contábil não existe no plano DE-PARA (somente é obrigatório se existir saldo contábil na conta contábil). Porém esta conta contábil está listada no registro I050 com indicação de natureza inválida. Verificar todas as contas irmãs do DE-PARA, provável que exista alguma conta irmã com definição da natureza diferente das demais contas, deve corrigir esta conta, ou incluir a conta do DE- PARA. Mensagem <Conta informada deve existir no plano de contas e ser analítica.> Registro I155 Verificar a estrutura de contas. Emitir o relatório Plano Contas Contábeis (prgint/utb/utb310aa.r), marcar as opções - Apresenta Contas Contábeis, - Imprime Estrutura das Contas; Tentar localizar a conta relacionada a mensagem no relatório. Se não descobrir o erro abrir Fo e encaminhar dump de dados (.d) das tabelas: (junto com os anexos informar se houve alteração da estrutura através de programa específico). cta_ctbl estrut_cta_ctbl matriz_trad_cta_ctbl_ext 61

62 trad_cta_ctbl_ext Se não identificar problema na estrutura, verificar se as linhas do arquivo validado, iniciam com a indicação de registro a que se refere a informação, caso verificar problema reportar a situação através de chamado: I I I I Mensagem < Soma das partidas do lançamento a débito ou a crédito diferente do valor informado no registro Lançamento Contábil> Verificar a data e origem do lançamento. Se Contabilidade (sigla do arquivo FGL) EMS 2: Abrir FO e reportar o problema. Se Contabilidade (sigla do arquivo FGL) EMS 5: Emitir o Relatório Diagnóstico Contabilidade (prgfin/fgl/fgl319aa.r), selecionar a opção: Diferença entre débito e crédito). Se ocorrer indicação de referência com problema: descontabilizar, corrigir a situação e efetuar nova contabilização. Extrair e gerar o arquivo para nova validação. Se não ocorrer indicação de problema, abrir FO e reportar. Se a origem for módulos (ex. sigla CEP), SPED versão 2009 (origem movimentos através emissão dos diários). Verificar a data e origem do lançamento. Ativar o extrato de versão e fazer a emissão a partir do diário, extração e geração do arquivo e validar o arquivo. Se persistir validar o extrato no portal de clientes para verificar se não existem programa desatualizado, se existir, fazer a atualização e repetir orientação acima. Caso persistir abrir FO e encaminhar o extrato de versão do processo. Se a origem for módulos (ex. sigla CEP), SPED versão Ativar o extrato de versão e fazer extração e geração do arquivo, abrir FO e encaminhar o extrato de versão, o arquivo validado e o relatório de validação. Mensagem <Conta cadastrada no plano de contas não é conta de resultado.> Erro registro I355. O erro ocorre porque as contas que sofrem apuração de resultados devem ser cadastradas com a natureza 4 (Contas de Resultado) no cadastro do De-Para. Alterar a natureza da conta no cadastro do De-Para, e fazer a extração, geração do arquivo e nova validação. Se a conta não está informada no De-PARA, fazer o cadastro, informar natureza, fazer nova extração, geração do arquivo e validação. 62

63 Mensagem <Saldo da conta antes do encerramento não corresponde ao total dos lançamentos de encerramento> Esta validação também pode ocorrer em função da existência de erros de saldos. Se a contabilidade for no ems5: > Executar o programa de Verificação de Saldos para as contas com problemas (programa: prgfin\fgl\fgl323aa.r), caso ocorra indicação de contas com problemas deve executar o programa de recomposição (prgfin\fgl\fgl730aa.r). Documento que orienta a Verificação de Saldos: Documento que orienta a Recomposição de Saldos Se na verificação de saldos não ocorrer indicação de erro, emitir o balancete para as contas contábeis indicadas na validação para o período da apuração de resultados. Parametrizar a opção Imprime Parâmetros e no botão [Mais] desmarcar a opção sumaria centro de custo, marcar a opção mostra apropriação por centro de custo e considera apuração de resultados. Verificar se existe saldo final, em contas de resultados com centro de custo. Se existirem saldos iniciais sem centro de custo e com centro de custo e/ou saldo final diferente de zero pode justificar a ocorrência. (Dúvida na análise do relatório encaminhar o mesmo em chamado). Para fazer os ajustes indicados abaixo, deve antes desfazer a apuração do período. Para realizar a apuração de resultados o sistema utiliza o critério de distribuição atual das contas e por esse motivo a orientação de correção é avaliar o critério de distribuição atual da conta e transferir os saldos que conflitam com este critério. EXEMPLO: se a conta contábil deveria ter apenas saldos com o centro de custo preenchido, então transferir o saldo da conta com o centro de custo em branco, fazendo um lançamento para a conta e centro de custo preenchido. (Fazer o ajuste no período anterior da apuração de resultados). Exemplo de lançamento de zeramento do saldo final (a) ======================================== - Conta com o centro de custo branco: ,28 D - Conta transitória: ,28 C Em seguida retirar o saldo da transitória (b): ====================================== - Conta transitoria: ,28 D - Conta com o centro de custo preenchido: ,28 C Quando fizer o lançamento (a) a conta contábil não deve ter o critério definido. Depois de atualizar o lançamento (a), incluir o critério de distribuição novamente e fazer o lançamento b. Se não existirem valores sem centro de custo e com centro de custo nos saldos iniciais, mas existirem valores de débitos e/ou créditos nesta condição, o problema pode ser gerado por erro na definição do critério de distribuição indevido no momento da execução da rotina de apuração. Exemplo de erro de definição: A data de fim do critério atual não pode ser o último dia do exercício ou do período de apuração, deve ser pelo menos um dia posterior. (Exemplo: Não informar 31/12/2013 informar 01/01/2014). Verificar também orientação do documento: 63

64 Se a contabilidade for no ems2: > gerar o balancete e razão das contas com problemas e verificar se o saldo do balancete está correto, caso tenha problema de saldo executar o programa ct0306. Para executar o programa ct0306, o período em que foi verificado o erro de saldo no balancete deve estar habilitado (programa p/ habilitar período: ct0501). Para habilitar períodos congelados de exercícios anteriores, onde a apuração de lucros e perdas já foi realizada, é necessário desfazer a apuração para conseguir reabrir os períodos. Congelar os períodos anteriores ao período com problemas (programa: ct0514). O programa transfere o saldo final do último período fechado/congelado para o saldo inicial do primeiro período em aberto, recalculando o saldo com base na movimentação, para todos os períodos em aberto. Para verificar a situação dos períodos consultar o programa cd0120- Manutenção Ano Fiscal. Outras mensagens associadas a existência de problema de saldo: Mensagens <Saldo inicial diferente do saldo final do período anterior>; <Soma dos saldos finais credores é diferente da soma dos saldos finais devedores no período>; <Soma dos saldos iniciais credores é diferente da soma dos saldos iniciais devedores no período informado nos registros de Saldos Periódicos>. Mensagem Advertência: <O valor informado nas contas de maior detalhamento do registro da DRE não corresponde a soma dos valores informados nos registros de Saldos das Contas de Resultado antes da Apuração na mesma data.>; Mensagens Erros: <O saldo final da conta no registro de Saldos Periódicos (i155) é diferente de zero na data do encerramento.>; <Saldo da conta antes do encerramento não corresponde ao total dos lançamentos de encerramento (para a conta )>;. A conta de apuração de resultado não é conta do passivo, para corrigir a ocorrência das mensagens acima alterar o grupo da conta de apuração para conta de passivo, fazer uma nova apuração, extrair, gerar o arquivo e fazer nova validação. (Observação: sempre que desfazer um lote de apuração, é importante executar o relatório de Verificação de Saldos para a faixa de contas que sofrem apuração de resultados.) Para verificar qual é a conta de apuração de resultados: 64

65 Esta conta deve estar definida como grupo Passivo, verifique através coluna acima, indicada pela seta. Mensagem <O saldo da conta de resultado antes do encerramento não foi informado no registro correspondente (i355) (para a conta )>; Verificar a Natureza da conta contábil informada do DE-PARA (plano de contas referencial) deve ser 2-Passivo ou 3-Patrimônio Líquido. Para corrigir a ocorrência da mensagem, fazer a alteração da natureza da conta indicada na mensagem, fazer nova extração e geração do arquivo. Validar para verificar se ocorre nova validação. Mensagens: <Soma das partidas do lançamento, a débito, diferente do valor informado no registro Lançamento Contábil>; <Soma dos lançamentos a débito, nos registros de Partidas do Lançamento, é diferente do valor informado no registro Saldos Periódicos (no período referente ao mês 1 para a conta )>; 65

66 <Soma dos lançamentos a débito, nos registros de Partidas do Lançamento, é diferente do valor informado no registro Saldos Periódicos (no período referente ao mês 12 para a conta )>. Fazer análise de saldos, balancete x razão. Na situação acompanhada foi identificado que a extração não levava um lote. O motivo estava relacionado ao plano de centro de custo de um dos itens do lançamento daquele lote estar diferente do plano de centro de custo da Matriz SPED. Foi alterado o plano de centro de custo do item para ficar igual ao plano da Matriz, e os 3 erros deixaram de ocorrer. As contas indicadas pela mensagem ( e ) eram do mesmo lançamento. Mensagem < Registro duplicado em relação à chave num_lancto >Indicação de erro para registro I200 Abrir FO reportando a situação, não podem existir registros i200 com o mesmo código de lançamento. Exemplo: O código do lançamento é e encontra-se duplicado no arquivo sped contábil. I ,70 N I ,70 D MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP I ,70 C MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP I ,70 N I ,70 C MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP I ,70 D MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP Mensagem <Estrutura da linha inválida; As linhas da escrituração não terminam com os caracteres CR (Carriage Return) e LF (Line Feed)>. O erro ocorre porque o arquivo foi gerado via RPW no Unix, e o caracter que o Unix utiliza para quebrar a linha não é compatível com o validador do SPED Contábil. Para resolver o problema o cliente precisa abrir o arquivo, copiar o conteúdo e salvar em outro editor, o editor do progress por exemplo, salvar o arquivo nesse editor e validar novamente. Mensagem <Registro encontrado diferente do esperado ou tipo de registro é desconhecido>. Normalmente faltou algum cadastro no LF0203. Seguir orientações tópico 4 deste documento. Exemplo: Se no arquivo auxiliar do SPED não gerou os registros I012 e I015 é porque não foi cadastrado o livro auxiliar para o módulo FGL. (No caso deste exemplo ver cadastro 6 do tópico 4*) Cadastro MLF. Se no arquivo SPED não gerou o registro 0007 (quando na linha da validação indicar campo = não se aplica, registro = 0007), ver orientação do Cadastro 2: Instituição Resp. Entidade (Registro 0007) do tópico 4*) Cadastros MLF. Ver tópico * Resumo dos Registros. Mensagem <Conta não existe no plano de contas referencial informado> Deve verificar se a conta não foi definida no DE-PARA, corrigir e extrair os dados novamente. Mensagem <No Balanço Patrimonial, a soma das parcelas deverá ser igual aos totais e subtotais> (bloco J) 66

67 Fazer a extração do balancete pela opção Conta Contábil. Esse erro normalmente ocorre por problema na ordenação das contas sintéticas e analíticas, quando a extração foi efetuada através opção: Estruturado. Mensagem < Soma das partidas dos lançamentos a débito ou a crédito diferente do valor informado no registro Lançamento Contábil> Verificar se todos os pacotes já liberados foram atualizados. Ativar a geração do extrato de versão e gerar o diário auxiliar do módulo relacionado ao erro, extrair e gerar o arquivo novamente. Se ao efetuar nova validação e o problema persistir, efetuar a abertura de FO e encaminhar o extrato de versão, o Relatório Diário Auxiliar do módulo, o arquivo Sped. Mensagem < No Balanço Patrimonial, o valor informado para o Ativo deverá ser igual à soma dos valores informados par o Passivo e Patrimônio Líquido. > Procurar no arquivo que gerou a validação a linha indicada na validação. Validar o valor apresentando pelo total do registro J100 do arquivo referente ao ativo e ao passivo. Devem conferir com os valores do balancete. Exemplo de registro J A T I V O ,45 D O valor de R$ ,45 deve conferir com o apresentado pelo Balancete. Conferir também o valor do PASSIVO. O Total de Ativo deve ser igual ao Total do Passivo. Se não conferir pode existir problemas da natureza das contas ou erro na definição da estrutura de contas (quando a extração foi feita por Balancete/Estrutura). Se a opção de extração foi através do demonstrativo deve validar também a definição do demonstrativo. Mensagem <Conta do registro I355 não é de resultado> Ocorre quando é informado como conta de apuração, do programa Manutenção Plano de Contas (através botão Modifica), conta de resultados. Como se fosse uma transitória e faz um lançamento manual transferindo o valor desta conta para outra conta do passivo. Deve cadastrar a conta que realmente é de apuração no plano de contas, não informar conta de resultado e sim a conta contábil do passivo. Mensagem << Código da entidade não encontrado na Tabela de Entidades Responsáveis pela Manutenção do Plano de Contas Referencial Registro I051>> Verificar a instituição responsável informada no cadastro Cadastro 6: Livros Auxiliares do Diário (Registro I012 e I030), detalhes desse cadastro constam no tópico *4) CADASTROS DO MLF. Ref. Mensagem << O campo COD_HASH_AUX é obrigatório para escrituração Resumida e Balancete (campo IND_ESC do registro I010 = R ou B ) e campo TIPO do registro I012 = 0 (escrituração digital).>> Deve fazer a extração, primeiro do diário geral e depois dos diários auxiliares dos módulos. Para fazer a geração dos arquivo sped, primeiro realizar a geração dos livros auxiliares, depois por último, gerar o livro diário geral. Se o procedimento foi realizado corretamente, verificar no Cadastro 6: Livros Auxiliares do Diário (Registro I012 e I030), os registros existentes para módulo e período da geração do arquivo. Deve existir somente um registro para o módulo e período. (Verificar se não existe mais de um registro com ordens diferentes). Se não identificar problema encaminhar para análise o dump de dados (.d) da tabela dwf-livro-aux-diario. 67

68 Situação Signatário : O programa de validação da Receita apresenta apenas os três primeiros signatários para informar a assinatura eletrônica Através programa LF0203 é possível cadastrar quantos signatários lhe convier, ao gerar o arquivo Sped Contábil serão considerados todos. O programa de validação da Receita apresenta apenas os três primeiros signatários para informar a assinatura eletrônica, utiliza como critério o código por ordem crescente. 68

69 *ORIENTAÇÕES SOBRE ERROS NA TRANSMISSÃO Na transmissão do Livro Geral ocorrência do erro O Livro já foi enviado. Verificar o campo Escrituração Contábil ao gerar o arquivo, seguir orientações tópico 5 deste documento. *GERAÇÃO DOS DIÁRIOS AUXILIARES MULTI-PLANTA - Em todas as plantas filiais: gerar os diários auxiliares, com a opção "gera dados fiscalização" marcada (no caso do patrimônio, deve-se rodar o sumário); - Para o módulo MRI não é necessário gerar as informações no módulo de origem antes de fazer a exportação pelo cd4120. O programa cd4120 irá considerar todos os movimentos contabilizados do módulo MRI no período. - Nas bases filiais - Rodar o programa "CD Exportação Movimentos Arquivos Fiscalização"; - Na base matriz - Rodar o programa "CD Importação Movimentos Fiscalização"; - Na base matriz Executar o extrator LF0302 Extrator Sped Contábil, com isso as informações serão consolidadas para geração do arquivo; - Na base matriz - Rodar o programa "CD Eliminação Movimentos Externos Arquivos Fiscalização", este programa tem o objetivo de limpar as informações da tabela de exportação que não serão mais necessárias. Relação dos módulos e programas com a opção de gerar dados para a fiscalização: Módulo Descrição Programas a serem executados APB Contas a Pagar (ems5) PRGFIN/APB/APB319AA.r MAP Contas a Pagar (ems2) APP/AP0707.r ACR Contas a Receber (ems5) PRGFIN/ACR/ ACR709AA.r MCR Contas a Receber (ems2) CRP/ CR0802.r CMG Caixa e Bancos (ems5) PRGFIN/ CMG/CMG309AA.r MCB Caixa e Bancos (ems2) CBP/ CB0503.r APL Aplicações e Empréstimos (ems5) PRGFIN/APL/APL301AA.r MAE Aplicações e Empréstimos FAS Ativo Fixo (ems5) PRGFIN/FAS/ FAS358AA.r MPT Patrimônio (ems2) PT0904- Sumário MTR Transportes GT0903 MCE Estoque (ems2) CD4011 MFT Faturamento (ems2) CD

70 *DICAS EXTRAÇÃO POR DEMONSTRATIVO EMS2: Não utilizar matrizes já cadastradas, ctp/ct0111.r. Deverão ser criados ou copiados para uma nova matriz dois Demonstrativos. 1) Balanço Patrimonial: deverá conter apenas contas de ATIVO e PASSIVO 2) Demonstração de Resultados: deverá conter apenas contas de DESPESA e RECEITA O campo Defasagem pode interferir, por isso, para as matrizes criadas para o SPED Contábil, sempre deixar como 0. Não utilizar operadores (como por exemplo soma + ), pois pode ocorrer o erro abaixo: <O valor informado nas contas de maior detalhamento do registro do Balanço Patrimonial não corresponde à soma dos valores informados nos registros de Saldos Periódicos na mesma data.> Caso seja necessário abrir chamado para analise porque os registros J100 e J150 não estão conforme as matrizes criadas, enviar os anexos abaixo: - Arquivo ECD do Diário Geral - Relatório da extração do Diário Geral - Relatório dos dois Demonstrativos usados na extração, ctp/ct0507.r - Dump,.d, das tabelas: demonstra, det-demonst, conta-contab, saldo-conta, rel-conta EMS5: Não utilizar matrizes já cadastradas, prgfin/mgl/mgl003aa.r. Deverão ser criados ou copiados para uma nova matriz dois Demonstrativos. 1) Balanço Patrimonial: deverá conter apenas contas de ATIVO e PASSIVO 2) Demonstração de Resultados: deverá conter apenas contas de DESPESA e RECEITA O campo Tabulação pode interferir, por isso, para as matrizes criadas para o SPED Contábil, sugerimos deixar como 0. Os itens do Demonstrativo que usam fórmulas, as mesmas deverão ser escritas sem espaços. Exemplo: AC+AB+AA Não utilizar o sinal antes de um acumulador. Exemplo: -AC Caso seja necessário abrir chamado para analise porque os registros J100 e J150 não conforme as matrizes criadas, enviar os anexos abaixo: - Arquivo ECD do Diário Geral - Relatório da extração do Diário Geral - Relatório dos dois Demonstrativos usados na extração, prgfin/mgl/mgl204zb,r - Exportação dos Demonstrativos pelo programa prgint/ufn/ufn717aa.r 70

71 *ESTRUTURA DE CONTAS NO EMS2 Caso queiram um acompanhamento nessa situação/rotina liguem para nossa consultoria através do telefone: opção( ). A estrutura de contas definirá quem são as contas sintéticas e quem são as contas analíticas. As contas sintéticas são as contas títulos, as contas pai e as contas analíticas são as contas filhas. Exemplo: - Conta Bancos: Conta Sintética - Conta Banco do Brasil: Conta Analítica - Conta Banco Itaú: Conta Analítica A conta Bancos será pai das contas Banco do Brasil e Banco Itaú. A conta Bancos será a totalizadora das contas Banco do Brasil e Banco Itaú. Conta Bancos Conta Banco do Brasil Conta Banco Itaú Deve-se cadastrar a estrutura de contas porque a Receita Federal pede um documento que é a Normativa 86 e o SPED, e é necessário enviar a estrutura de contas que a empresa tem. Por esse motivo esse cadastro é obrigatório. O cadastro da estrutura de contas é feito no programa: CT

72 Essa conta é a conta Sintética (conta Título) A conta sintética deve aparecer no campo Conta. Para que a conta apareça nesse campo, deve estar cadastrada com conta Título no programa: Manutenção Contas (CD0105). Deverá definir quais são as contas contábeis que serão analíticas, filhas da conta sintética. Esse vínculo é feito no programa de Estrutura de Contas (CT0110). 72

73 Para incluir indicar quem serão as contas filhas dessa conta sintética, existem duas opções: 1) Utilizar o botão Incluir e informar cada conta que será filha dessa conta sintética. Se a conta pai possuir 10 contas, as 10 contas devem ser incluídas uma a uma na opção. Informar a conta analítica que será filha. Essa conta não pode ser do tipo Título 73

74 2) Utilizar o botão Faixa, onde poderá informar uma faixa que serão filhas. Nesse botão de faixas deverá informar a faixa de contas filhas. Exemplo: Conta Pai do Ativo: , a faixa de contas que será filha dessa conta pai é: até: Assim ao incluir uma nova conta que esteja nessa faixa, já será automaticamente vinculada como filha dessa conta pai. 74

75 Botão Eliminar Somente poderá utilizar o botão de Eliminar para retirar uma conta filha, se a conta foi incluída pelo botão Incluir. Se a conta foi incluída pelo botão de faixas, deverá mudar a faixa de contas e as contas que ficarem fora da faixa serão retiradas automaticamente. Exemplo: Conta Pai: Faixa de Contas: a Conta Pai Contas Filhas Se tentar eliminar essas contas pelo botão Eliminar, não conseguirá porque foram incluídas pela faixa. Para retirar essas contas deve alterar o botão Faixa. Para retirar a conta: , mudar a faixa para: a As contas que foram incluídas pelo botão Incluir, não serão eliminadas caso altere a Faixa de Contas. 75