Manual para DIRF. Manual de Procedimentos - WFOLHA

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1 Para gerar o arquivo da DIRF, existem algumas informações importantes a serem revisadas antes de qualquer processo. Desta forma dividimos o manual em sequencias as quais estão explicadas a diante: Prazo: A Dirf 2013, relativa ao ano-calendário de 2012, devera ser entregue ate as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 28 de fevereiro de Manual para DIRF 1) Conferência de incidência do irrf...2 2) Ausência de nº do CPF do funcionário...3 3) Geração do arquivo da DIRF...4 4) Geração do arquivo Comprovante de Rendimentos...5 5) Importando os dados no sistema DIRF...6 6) Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf...8 7) Inconsistências mais comuns durante a geração e importação:...9 9) Suporte Técnico...12 Página 1

2 1) Conferência de incidência do irrf Opções: Folha de Pagamento Cadastros Gerais - Eventos Para uma conferência mais rápida, emita o relatório do cadastro de eventos em Folha de Pagamento - Relatório Cadastrais Gerais - Eventos. Lembramos que a geração do arquivo da DIRF, será efetuada conforme o preenchimento do campo <IRRF> do cadastro de eventos. Se um evento estiver com o campo <IRRF> marcado, este será somado no Rendimento da Dirf se for um provento ou será subtraído no Rendimento da Dirf caso seja um desconto. Importante: Sempre que o evento estiver com o campo <IRRF> marcado, o outro campo <Comprovante de Rendimentos> também deverá estar preenchido com uma das seguintes opções: A1-Total dos rendimentos (inclusive férias) C1-Décimo terceiro salário Desta forma, o rendimento informado na Dirf estará igual ao Rendimento informado no Comprovante de Rendimentos. Esta observação é muito importante, pois será nestes itens que a Receita Federal poderá realizar o cruzamento de informações entre a Dirf apresentada pelo empresário com a Declaração do Imposto de Renda apresentada pelo funcionário ou autônomo. OBS.: Caso algum evento que tenha incidência de IRRF esteja desmarcado, e esta incidência tenha sido alterada após os cálculos de folha já terem sido realizados, o usuário deverá recalcular as folhas já fechadas anteriormente e recolher diferenças caso existam. Página 2

3 2) Ausência de nº do CPF do funcionário Opções: Folha de Pagamento Funcionários Nesta opção, selecione cada funcionário, escolha a aba Documentos e confira o CPF do funcionário; Acesse também a opção Dependentes e verifique o grau de dependência verificando a quantidade de dependentes para o IR. Para verificar o CPF dos funcionários, acesse o menu Relatórios / Funcionário / Relatório Selecionado e liste apenas os campos Chapa, Nome e CPF. Página 3

4 3) Geração do arquivo da DIRF Opções: Processamento - Geração Arquivos Dirf Anual - A partir de 2007 Ao acessar esta opção, o sistema apresentará algumas abas aonde deverão ser preenchido as informações gerais, do responsável e do plano de saúde. Lembramos que a DIRF é apresentada pela empresa Matriz, contendo os funcionários da matriz e de suas filiais. Durante a geração do arquivo, o sistema já unifica automaticamente todos os funcionários e autônomos diretamente na dirf da matriz. À partir do ano de 2011 os rendimentos isentos são gerados automaticamente pelo sistema juntamente com os comprovante de rendimentos sem que seja preciso efetuar a geração manual destes comprovantes para DIRF. O sistema irá gerar um arquivo com o nome DIRFXXXX.txt onde XXXX é o código da base de dados que foi gerada a DIRF. Observações Importantes: 1. Caso a empresa possua plano de saúde empresarial deve-se informar os dados da Unidade de saúde, cnpj, nome e o registro ANS. 2. A identificação do plano de saúde por dependente deve ser informado diretamente na Dirf, devido o desconto do plano de saúde no sistema ser por titular. 3. Caso a empresa possuiu no ano algum funcionário que passou a exercer a função de autônomo, deve-se gerar arquivos separados para que a DIRF efetue a soma dos rendimentos durante a importação dos dois arquivos. Página 4

5 5) Importando os dados no sistema DIRF Acesse o sistema Dirf O mesmo apresentará uma tela contendo as seguintes opções: Criar uma nova declaração; Importar Dados; Abrir uma declaração já existente; Marque a opção Importar Dados e clique em OK. Na tela seguinte, selecione o caminho aonde esta gravada a declaração que deseja importar: C:\DirfXXXX.txt onde XXXX é o código da base da empresa que foi gerada. Clique em avançar e siga os procedimentos apresentados pelo programa. Observações Importantes: Registros de beneficiários com o CPF zerado serão rejeitados. No caso de importação do mesmo beneficiário mais de uma vez, o sistema da Dirf apresentará as seguintes perguntas: 1- Deseja manter o atual? 2- Substituir pelo importado? 3- Substituir pela soma dos dois? Onde aplicar cada caso: 1- Deseja manter o atual: Será no caso de estar importando o mesmo arquivo, apenas para incluir novos beneficiários, mantendo os beneficiários importados anteriormente. 2- Substituir pelo importado: Quando estiver importando novamente o(s) mesmo(s) beneficiário(s) e quiser que este(s) seja(m) substituído(s). 3- Substituir pela soma dos dois: Este caso pode ocorrer quando se tem alguns valores em uma base de dados e outros valores em outra base de dados. Ex: Importar 1ª DIRF ref. à Folha Normal e posteriormente importar uma 2ª DIRF ref. à uma Folha Complementar ou Dissídio que esteja em outro diretório ou base de dados. Após concluir a importação, o usuário deverá conferir os dados constantes na declaração. Esta conferência poderá ser efetuada diretamente no sistema da Dirf. Relatórios do sistema Wsolução utilizados para conferência dos valores constantes na DIRF: Folha de Pagamento Relatórios Anuais - Relatórios de Eventos Anuais: Além de apresentar todos os eventos utilizados para os funcionários durante o ano, apresentam também as Página 5

6 configurações dos eventos para a DIRF e comprovante de rendimentos. competência. É imprescindível que este relatório seja impresso por data de pagamento e não por Observações Importantes: Informamos que na DIRF, devem ser relacionados todos os rendimentos pagos durante o ano. Serão informados todos os beneficiários (funcionários e autônomos) que sofreram retenção de Imposto de Renda ou que obtiveram rendimento superior a R$ 6.000,00 no ano para autônomos e funcionários R$24.556,65. Deve ser observado que os valores informados nas fichas dos beneficiários se referem ao mês em que foi pago o rendimento e não o mês de competência. Veja os exemplos abaixo: Férias de 01/01/12 a 30/01/12: Pagamento em 30/12/11. Não será informado nesta declaração, pois o pagamento foi efetuado na Dirf de Férias de 01/01/13 a 30/01/13: Pagamento em 30/12/12. Mesmo as férias sendo no ano de 2013, o pagamento foi efetuado em 2012, portanto, entrará na DIRF correspondente ao exercício de Folha Mensal de 12/2012 c/ pagamento em 05/01/13: não será informado o rendimento na DIRF de 2012, pois o pagamento foi efetuado em Folha mensal de 12/2011 c/ pagamento em 05/01/2012: será informado o rendimento na DIRF de 2012, pois o pagamento foi efetuado em Na geração de qualquer informação para a DIRF, sempre serão consideradas as seguintes datas: Data de pagamento informada em Folha de Pagamento Parâmetros Parâmetros Cálculo Data do recibo de férias Data de pagamento de rescisão Página 6

7 6) Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf FUNCIONARIOS Rendimento Tributável: soma-se os proventos e diminui os descontos dos eventos que estão com o campo <Irrf> marcado. Previdência Oficial: soma-se os valores descontados de INSS Normal, INSS férias E INSS 13º. Previdência Privada e Fapi: soma-se os valores descontados dos eventos código 5152-Valor Previdência Privada, 5153-Outras Deduções Legais IRRF. Dependentes: soma-se a quantidade de dependentes e multiplica-se pelo valor da dedução por dependente informado nas tabelas de irrf (opção Cadastro/Gerais/Tabelas Inss/Irrf) Pensão Alimentícia: soma-se os valores descontados de eventos do grupo 265-Pensão Alimentícia. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF. Plano de Saúde: soma-se os valores descontados dos eventos Plano de Saúde, 5106-Plano Odontológico. AUTONOMOS Rendimento Tributável: soma-se os totais de serviços mais os totais de 40% de fretes. Previdência Oficial: soma-se os valores de INSS retido. Dependentes: soma-se o total de dedução dos dependentes. Para achar este valor, temos que somar o campo <Deduções Permitidas> e diminuir os campos <Inss Retido> e <Desc.Pensão Alimentícia>. Pensão Alimentícia: Soma-se os valores de pensão alimentícia descontado em cada serviço do autônomo. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF retido no lançamento. Campo <Irrf a reter>. Observações Importantes: Foi incluso no sistema Wfolha o comprovante de rendimentos analítico, no menu <Processamentos/ Geração de Arquivos/ Dirf Anual/ Comprovante de Rendimentos> marcando a opção Imprimir Analítico, afim de facilitar a conferência para os usuários. Exemplo de Configuração de alguns eventos: Pensão Alimentícia -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A4 Pensão Alimentícia s/ferias -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A4 Pensão Alimentícia s/13º -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Inss -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A2 Inss Férias -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A2 Inss 13º -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Irrf -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A5 Irrf Ferias -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A5 Irrf 13º -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 13º Salário -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Página 7

8 Atenção: Os valores informados na dirf, devem ser iguais aos valores impressos no comprovante de rendimentos, com exceção do 13º, que no comprovante de rendimentos é informado o liquido do 13º. Página 8

9 7) Inconsistências mais comuns durante a geração e importação: 1 Ao importar o arquivo, não aparece o rendimento de janeiro/2012. Verifique se no mês de janeiro de 2012, o funcionário não estava em gozo de férias e se estas férias não foram pagas nos 3 dias antes do gozo, o que geralmente acontece em dezembro de Exemplo: férias de 02/01/2012 a 30/01/2012 pagto de férias em 31/12/ Não aparece o rendimento no mês de dezembro/2012. Verifique se no mês de dezembro, o funcionário não teve rescisão com data de pagamento da mesma em janeiro de Exemplo: Demissão em 30/12/2012 pagto em 09/01/ O rendimento informado na DIRF é diferente do valor no WFolha Verifique que a informação do rendimento na DIRF é feita com base nos meses em que foram pagos os rendimentos, ou seja, nem sempre o valor da competência de um mês será informado no mesmo mês dentro da DIRF. Isso depende de quando é pago os rendimentos. No 5º dia útil do mês seguinte ou no último dia útil do próprio mês. Exemplos: a) Folha de Janeiro/2012 Pagto em 31/01/2012 Neste caso, a folha de janeiro será informada no próprio mês de janeiro na DIRF b) Folha de Janeiro/2012 Pagto em 05/02/2012 Neste caso, a folha de janeiro será informada na coluna de fevereiro na DIRF. Assim ocorrerá com todos os demais meses. 4 Durante a validação, aparece a mensagem -> Total [deducoes+irrf] maior do que o rendimento. Verifique os valores informados Geralmente este aviso ocorre quando o funcionário possui em um determinado mês um rendimento inferior às deduções por dependente. Exemplo: Funcionário admitido em 30/01/2012, com um salário de R$ 40,00, porem com dedução por dependente de R$ 144,20. Neste caso, como é somente um aviso, a DIRF está correta. 5 Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso com valor zerado Na impressão do comprovante de rendimentos, os valores ref. ao 13º, são sempre impressos o valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por Página 9

10 dependente, podendo neste caso ficar este campo zerado. Exemplo: (+) 13º Salário R$ 600,00 (-) Inss s/13 R$ 40,00 (-) Deducao Dependente R$ 629,88 (4 dependentes * 157,47) (=) Rendimento liquido R$ -69,88' Como o rendimento foi negativo, informamos no comprovante o rendimento liquido do 13º como R$ 0,00 6 Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 02-Contribuição previdenciária oficial está sendo impresso com valor diferente do WFolha Neste campo, são impressos os eventos de Inss e Inss férias, sendo que o Inss s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º, no campo 01-Decimo Terceiro Salário. Verifique tambem se somente os eventos de inss normal e inss férias estão marcados como A2 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos 7 Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso com valor diferente do WFolha Os valores ref. ao 13º, são sempre impressos com valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por dependente. Neste caso o campo sempre será diferente dos valores da parcela final. Exemplo: (+) 13º Salário R$ 2500,00 (-) Inss s/13 R$ 275,00 (-) Deducao Dependente R$ 144,20 (1 dependente ) (-) Irrf s/13º R$ 48,47 (=) Rendimento liquido R$ 2032,33 Neste exemplo, em vez de ser impresso o valor de R$ 2.500,00 como 13º, o correto é ser impresso o rendimento liquido de R$ 2032,33 Página 10

11 8 Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 05-Imposto de renda retido está sendo impresso com valor diferente do WFolha Devem ser impressos os eventos de Irrf e Irrf férias, sendo que o Irrf s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º. Verifique se os eventos de irrf normal e irrf férias estão marcados como A5 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos. Página 11

12 9) Suporte Técnico Para dúvidas sobre como gerar a DIRF e o comprovante de rendimentos pelo sistema WFolha da SulProg, entre em contato pelos canais: (42) suporte@sulprog.com.br De Segunda a Sexta-feira das 08:30 às 11:30 e das 13:30 às 18:00 Página 12