PRONIM ED - EDUCAÇÃO Financeiro

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1 PRONIM ED - EDUCAÇÃO Financeiro

2 SUMÁRIO 1. FINANCEIRO ED - SECRETARIA ED - ESCOLA USUÁRIOS POR ENTIDADE NO ED SECRETARIA E ESCOLA FINANCEIRO - SECRETARIA TABELAS Customização Plano Contábil Padrão INTEGRAÇÃO Exportação do Pano Padrão Importação do Movimento Financeiro Relatórios Balancete Financeiro Consolidação Contas a Receber e a Pagar SUPORTE Visualização de Relatórios Visualização de Planilhas AJUDA Ajuda do EDcetil (Financeiro) Sobre FINANCEIRO - ESCOLA TABELAS Plano Contábil Padrão Customização Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário Histórico Plano de Contas Evento Contábil Parâmetros de Contas a Receber Parâmetros de Contas a Pagar MOVIMENTO Contas a Receber Valor Específico Geração Automática de Parcelas Outros Devedores Manutenção Contas a Receber Conta Corrente Devedores Relatórios Relatório de Contas a Receber Relatório de Parcelas Baixadas Contas a Pagar Credores Manutenção Contas a Pagar Conta Corrente Credores Relatórios Relatório de Contas a Pagar Relatório de Documentos Baixados Tesouraria... 41

3 Inicialização de Saldo Recebimentos Pagamentos Lançamentos Diversos Manutenção de Previsão Relatórios Livro Caixa Fluxo de Caixa Ficha Analítica Balancete Financeiro Evolução Financeira Diário Contábil INTEGRAÇÃO Importação do Pano Padrão Gera Movimento de Exportação Exportação do Movimento Financeiro SUPORTE Visualização de Relatórios Visualização de Planilhas AJUDA Ajuda do PRONIM - ED (Financeiro) Sobre... 59

4 1. FINANCEIRO A opção de menu Programas/Financeiro acessa as funções para o controle da movimentação financeira das escolas do município, através das suas entidades. O acesso também é realizado através do botão ED - Secretaria O uso do módulo Financeiro se dá através módulo Secretaria, no qual é definido a customização do ano corrente, da máscara e plano contábil padrão, bem como a consolidação do momento financeiro mediante a importação dos mesmos. Para uma melhor organização as funções foram agrupadas nas seguintes opções: Tabelas e Integração. No módulo Secretaria, é possível também acessar o módulo Financeiro para acesso e controle da movimentação financeira de suas entidades. Este acesso ocorre através da função Programas/Financeiro/Entidades da Secretaria. O manual do módulo Financeiro Escola, descreve o uso das funções disponíveis para o mesmo. Cabe, ainda, salientar que o módulo Financeiro estará liberado apenas para clientes que o contratarem, mediante a senha de ativação do referido módulo ED - Escola O uso do módulo Financeiro através do módulo Escola permite parametrizar os eventos contábeis, definição de históricos padrão, plano de contas e registrar a movimentação de contas a pagar e a receber mediante o controle de tesouraria. Permite gerar a exportação das informações, possibilitando consolidar no módulo Financeiro - Secretaria. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 5

5 Para uma melhor organização as funções foram agrupadas nas seguintes opções: Tabelas, Movimento e Integração Usuários por Entidade no ED Secretaria e Escola Nesta função são indicadas as entidade nas quais o usuário cadastrado estará autorizado a acessar, para fazer o controle financeiro do estabelecimento. Este procedimento é individual, para a Secretaria e para as unidades de ensino, que devem indicar os usuário autorizados. Os usuários com permissão para realizar a movimentação financeira das entidades são indicados na função Suporte/Usuários por Entidades. Estabelecimento: Indica o código do estabelecimento atrelado a esta permissão de uso. Usuário: Indica o código do usuário cadastrado. Identificação: Nesta caixa é mostrado: o nome completo, o documento de identificação (CPF/CNPJ) e o número da matrícula do usuário. Entidade: Neste campo estarão disponibilizadas todas as entidades disponibilizadas que utilizam a base de dados em comum. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 6

6 Cadastrando Usuários por Entidade 1. Informe ou selecione o código do estabelecimento;; 2. Informe ou selecione o código do usuário; 3. Selecione a entidade que o usuário estará autorizado a acessar; 4. Clique no botão Grava. 2. FINANCEIRO - SECRETARIA Nesta opção de menu tem-se acesso ao módulo Financeiro, o qual disponibilizará para a Secretaria de Educação informações pertinentes às movimentações financeiras ocorridas em seus estabelecimentos de ensino, por intermédio das entidades de classe. IMPORTANTE! No módulo Financeiro - Secretaria, será definida a máscara e o plano contábil padrão a serem utilizados pelos estabelecimentos, permitindo assim a exportação do plano padrão e posteriormente a importação do movimento financeiro Tabelas Customização Faz-se a definição da máscara padrão a ser aplicada anualmente para o plano de contas contábil utilizado pelos estabelecimentos de ensino. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 7

7 Ano Corrente: Indica o ano corrente em que o cliente se encontra. Ano: Indica o ano com definição de máscara padrão. Máscara: Define a máscara padrão do plano contábil. Customizando 1. Informe o ano corrente; 2. Informe o ano para definição da máscara; 3. Defina a máscara padrão; 4. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! A máscara padrão define os níveis e sub-níveis das contas do plano de contas Plano Contábil Padrão Nesta função faz-se o cadastro do plano contábil padrão, de acordo com a máscara definida na customização. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 8

8 Ano: Indica o ano a que se refere o plano contábil. Código: Indica o código das contas contábeis, conforme a definição de máscara padrão. Nome Conta: Define o nome das contas contábeis. Natureza: Define a classificação da conta contábil, conforme os tipo pré-definidos. Cadastrando o Plano Contábil Padrão 1. Informe o ano; 2. Informe o código da conta; 3. Defina o nome e a natureza da conta contábil; 4. Clique no botão Grava Integração Exportação do Pano Padrão Gera o arquivo de exportação das informações do plano contábil padrão, para os estabelecimentos de ensino. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 9

9 Ano: Indica o ano a que se refere o plano a ser exportado. Destino: Indica a localização e o nome do arquivo a ser gerado. Opção: Exportação dos dados: Gera o arquivo com os dados do plano padrão. Copia: Grava uma cópia do arquivo gerado para os estabelecimentos. Tabelas: Apresenta as tabelas que serão exportadas para os estabelecimentos. Origem/Destino: Opções apresentadas, quando da escolha do item Copia de dados, apresentando a estrutura de diretórios e pastas para indicar a origem do arquivo gerado e o destino para a cópia do mesmo. Exportando o Plano Padrão 1. Informe o ano; 2. Escolha a opção exportação de dados; 3. Clique no botão Exporta. Realizando Cópia dos Dados 1. Depois de gerado o arquivo de exportação, informe novamente o ano e escolha a opção cópia de dados; 2. Selecione o arquivo na pasta de origem onde foi gerado; PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 10

10 3. Indique o local (diretório/pasta) de destino para o arquivo; 4. Clique no botão Copia Importação do Movimento Financeiro Esta função realiza a importação do movimento financeiro realizado nos estabelecimentos de ensino através da cópia e importação do arquivo gerado pelas unidades escolares. Este procedimento permitirá a Secretaria de Educação, efetuar a emissão do balancete financeiro do município e consolidação das contas a receber e a pagar das suas unidades escolares. DICA: Para realizar a importação do momento financeiro, é necessário que a cópia do arquivo gerado pelo estabelecimento seja realizada na pasta de instalação do sistema de educação. Ano: Indica o ano a que se refere o movimento financeiro. Estabelecimento: Identifica o estabelecimento de ensino. Entidade: Identifica a entidade reguladora do movimento financeiro da escola. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 11

11 Mês: Indica o mês a que se refere a movimentação a ser importada. Origem: Indica a localização e o nome do arquivo a ser importado. Opção: Copia: Grava uma cópia do arquivo gerado pelos estabelecimentos. Importação de dados: Efetua a importação do arquivo com os dados do movimento financeiro. Origem/Destino: Opções apresentadas na escolha do item Copia de dados, apresentando a estrutura de diretórios e pastas para indicar a origem do arquivo gerado e o destino para a cópia do mesmo. Tabelas: Apresenta as tabelas que serão importadas para o módulo Secretaria. Realizando Cópia dos Arquivos 1. Informe o ano; 2. Selecione o estabelecimento e a entidade; 3. Informe o mês e escolha a opção Cópia de dados; 4. Selecione o arquivo na pasta de origem onde foi gerado; 5. Indique o local (diretório/pasta) de destino para o arquivo; 6. Clique no botão Copia. Importando o Movimento Financeiro 1. Informe o ano; 2. Selecione o estabelecimento e a entidade; 3. Informe o mês e escolha a Importação de dados; 4. Clique no botão Importa. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 12

12 IMPORTANTE! Este procedimento é necessário apenas para os arquivos gerados em bases de escolas descentralizadas Relatórios Balancete Financeiro Esta função disponibiliza a geração do balancete financeiro dos estabelecimentos de ensino. Pode-se definir o nível das contas e gerar o balancete mensal ou anual, consolidado para a rede de ensino (sintético) ou analiticamente por estabelecimento Consolidação Contas a Receber e a Pagar Permite gerar o relatório de contas a receber e a pagar, consolidado para a rede de ensino (sintético) ou analiticamente por estabelecimento. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 13

13 2.3. Suporte Visualização de Relatórios Permite selecionar e visualizar qualquer relatório que tenha sido gerado anteriormente em arquivo, sem a necessidade de gerá-lo novamente Visualização de Planilhas Permite selecionar e visualizar no MS-Excel relatórios que tenham sido gerados anteriormente em arquivo, sem a necessidade de gerá-lo novamente Ajuda Ajuda do EDcetil (Financeiro) Essa opção acessa a ajuda on-line e tem a finalidade de esclarecer dúvidas do usuário e auxiliá-lo na utilização do sistema. As informações poderão ser obtidas em nível de menus, funções e campos. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 14

14 2.4.2 Sobre Fornece informações a respeito da versão que está sendo utilizada, sobre registros do produto e sobre a desenvolvedora da solução PRONIM - ED. 3. FINANCEIRO - ESCOLA Nesta opção de menu tem-se acesso ao módulo Financeiro, que é disponibilizado para uso pelas escolas da rede de ensino através da entidade (ou entidades) devidamente habilitadas ao uso deste recurso. Com a definição da máscara e do plano contábil padrão no módulo Financeiro - Secretaria, cada entidade poderá realizar o cadastro de suas contas contábeis, obedecendo ao plano padrão, o que possibilitará a consolidação financeira da rede de ensino. O módulo Financeiro - Escola permite definir os históricos de lançamentos, eventos contábeis e parâmetros de contas a receber e a pagar, os quais facilitarão e agilizarão o procedimento de registro das movimentações contábeis. Nas movimentações, permitirá executar a geração automática de parcelas de mensalidades, o cadastro de credores e devedores, a manutenção das contas a receber e a pagar, o acompanhamento diário da tesouraria com atualização de receitas e despesas e a geração de relatórios do livro caixa, do fluxo de caixa e do balancete contábil e diário Tabelas Compreende as funções de parametrização do módulo, onde ocorre a manutenção dos registros contábeis, visando o uso otimizado das funções de movimentação Plano Contábil Padrão PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 15

15 Esta função apresenta, para consulta e com a possibilidade de impressão por parte das entidades, o plano de contas padrão definido pela Secretaria de Educação. Imprimindo plano contábil padrão 1. Informe o ano; 2. Clique no botão Imprime Customização A customização tem por objetivo especificar a máscara do plano de contas a ser utilizado pela entidade, respeitando a estrutura da máscara e do plano contábil padrão. Possibilita identificar as contas de caixa, de numerários, do passivo e de resultado, bem como do mês corrente e do último dia útil de registro do caixa e do livro diário. Proporciona também a definição dos parâmetros de emissão do livro diário. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 16

16 Ano: Indica o ano a que se refere o movimento financeiro. Máscara: Define a máscara do plano contábil da entidade, baseado na máscara padrão da Secretaria. Máscara Padrão: Identifica a máscara padrão do plano contábil da Secretaria. Lançto. Ger. Automática: Define se os lançamentos automáticos serão gerados individualmente por alunos ou se serão totalizados. Código Conta Caixa: Identifica a conta de caixa, para contabilização dos gastos. Último dia Livro Caixa: Identifica o último dia de registro do livro caixa no mês. Última Folha Impressa: Identifica a última folha impressa do livro caixa. Código Conta Disponibilidades: Identifica a conta de disponibilidades, para contabilização das mesmas. Código Conta Passivo: Identifica a conta de passivo, para as respectivas contabilizações. Código Conta Resultado: Identifica a conta de resultados, para as respectivas contabilizações. Mês Corrente: Identifica o mês corrente da movimentação financeira. Nro. Último Lançto. Contábil: Identifica o número do último lançamento contábil do diário. Último Dia Diário Contábil: Identifica o último dia de registro do livro diário no mês. Última Numeração Impressa: Identifica a última numeração do livro diário. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 17

17 Customizando a contabilização do plano de contas 1. Informe o ano; 2. Defina a máscara contábil e selecione o campo das contas de acordo com as contas definidas no plano de contas; 3. Informe o último dia de registro ou de lançamentos, para as movimentações de caixa e diário; 4. Clique no botão Grava. OBS.: O acesso à função de parametrização da emissão do Livro Diário, se dará através do botão Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário Esta função norteará a emissão mensal do livro diário, conforme os registros contábeis efetuados no decorrer de cada mês. Número do Livro Diário: Define o número de seqüência do livro diário. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 18

18 Natureza da Numeração: Define se a numeração do livro diário será por folha ou por página. Para facilitar o preenchimento das demais informações, a janela Customização foi dividida em 3 guias: a Guia Dados Comuns apresenta dados da identificação jurídica e da localização da entidade; já as guias Abertura e Encerramento identificam o responsável legal pelos registros contábeis e definem os textos padrões do termo de abertura e de encerramento do livro diário. Definindo o termo de abertura e encerramento 1. Na função Tabelas/Customização, clique no botão Termo de Abertura e Encerramento do Livro Diário; 2. Informe o número do livro diário e defina o tipo de numeração a ser aplicado para as folhas do livro; 3. Confira os dados de registro da entidade, faça a identificação do contador e defina o texto padrão do termo de abertura e encerramento do livro; 4. Clique no botão Grava Histórico Esta função apresenta a lista de históricos padrão para uso na realização das movimentações contábeis, agilizando o registro das mesmas. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 19

19 Cadastrando históricos 1. O sistema sugere o código seqüencial. Tecle, TAB; 2. Digite o nome do histórico; 3. Clique no botão Grava Plano de Contas Esta função permite a cada entidade criar seu próprio plano de contas, obedecendo a máscara definida para a entidade na função Customização. O plano de contas individual seguirá o plano contábil padrão e a máscara do mesmo, de forma a permitir realizar a consolidação das contas e emissão do balancete contábil e do livro diário. Ano: Indica o ano a que se refere o plano de contas. Código: Indica o código das contas contábeis, conforme a definição de máscara contábil. Nome Conta: Define o nome das contas contábeis. Natureza: Define a natureza, o tipo de conta contábil. Tipo: Define se a conta será sintética ou analítica. Cód. Reduzido: É o código das contas que receberão as movimentações contábeis. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 20

20 Cadastrando o plano de contas 1. Informe o ano; 2. Informe o código da conta, conforme a máscara da entidade; 3. Defina o nome da conta e confirme o código reduzido; 4. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - Os campos Natureza e Tipo, serão preenchidos de acordo com a propriedade definidas no cadastro da conta raiz. - O código reduzido será atribuído apenas para contas analíticas. Este campo é preenchido pelo sistema, sendo possível alterar o mesmo no momento do cadastro Evento Contábil Esta função visa criar um conjunto de registros padrão para uso no lançamento das movimentações contábeis para cada registro efetuado, tendo pré-definido o registro de contrapartida contábil. O uso de eventos agiliza e dá segurança ao registro das movimentações realizadas, minimizando a ocorrência de registros indevidos. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 21

21 Ano: Indica o ano para o qual o evento será válido. Código: Código de identificação do evento. Identificação: Nome atribuído ao evento contábil. Débitos: Nesta tabela, indica-se a conta a ser debitada quando do registro do referido evento. - Identificação da Operação: Identifica o tipo de registro a ser realizado. - Código Conta: Identifica a conta contábil de débito da operação - Código Histórico: Identifica o histórico padrão a ser utilizado no registro da operação. - Com Valor: Identifica operações com movimentação de valores. Créditos: Nesta tabela, indica-se a conta a ser creditada quando do registro do referido evento, identificando a contrapartida do registro. Cadastrando eventos 1. Informe o ano; 2. Informe o código do evento e a identificação do mesmo; PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 22

22 3. Identifique a operação de débito e defina, respectivamente, a conta contábil e o histórico padrão a serem utilizados no registro da operação; 4. Indique se a operação movimentará valor; 5. Identifique a operação de crédito e defina, respectivamente, a conta contábil e o histórico padrão a serem utilizados no registro da operação; 6. Indique se a operação movimentará valor; 7. Clique no botão Grava Parâmetros de Contas a Receber Esta função permite parametrizar o tratamento a ser dado no momento de efetuar o registro das contas a receber (inclusive quanto à geração das parcelas de mensalidades), agregando os eventos contábeis e facilitando assim o registro das movimentações de contas a receber. A parametrização das contas a receber agiliza e dá segurança no registro destas movimentações, minimizando a ocorrência de registros indevidos. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 23

23 Ano: Indica o ano para o qual o parâmetro estará válido. Código: Código de identificação do parâmetro. Identificação: Nome atribuído ao parâmetro. Evento de Lançamento: Identifica evento contábil que origina o registro do lançamento. Evento de Recebimento: Identifica o evento contábil que indica a baixa do registro. Geração Automática: Indica que para este parâmetro o sistema gerará parcelas automaticamente quando o mesmo for indicado na função Geração Automática de Parcelas. Todas as Parcelas: Ocorrerá a geração de todas as parcelas previstas para o ano letivo. Cobrança Familiar: Identifica a geração de parcelas de cobrança familiar. Curso: Indica o curso para o qual serão geradas as parcelas de mensalidade. Indicador de Cobrança: identifica como serão geradas as parcelas, no caso de cobrança familiar. Parcelas: Esta tabela apresenta a quantidade de parcelas, o mês de competência, o valor e a data de vencimento previstos para cada parcela. - Nº: Código seqüencial que indica o número de parcelas. - Competência: Identifica o mês de competência da parcela. - Valor: Identifica o valor da parcela. - Vencimento: Identifica a data de vencimento da parcela. - Status: Indica o status da parcela, conforme as movimentações realizadas no contas a receber. Membros parcela: Esta tabela será habilitada somente no caso de cobrança familiar, para indicar o valor das parcelas de acordo com o número de membros da família. - Qtde. Até: Define as faixas de número de familiares, para aplicação do valor da parcela. - Valor: Valor da parcela para cada número de familiar. Parametrizando contas a receber PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 24

24 1. Informe o ano; 2. Informe o código do parâmetro e a identificação do mesmo; 3. Defina respectivamente o evento de lançamento e de recebimento atribuídos ao parâmetro; 4. Informe se haverá geração automática de parcelas, se deverão ser geradas todas as parcelas e se ocorrerá cobrança familiar; 5. Identifique o curso para o qual serão geradas as parcelas; 6. Defina as especificações das parcelas, nas tabelas Parcelas e Membros parcela 2; 7. Clique no botão Grava Parâmetros de Contas a Pagar Esta função permite parametrizar o tratamento a ser dado no momento de efetuar o registro das contas a pagar, facilitando assim o registro destas movimentações. A parametrização das contas a pagar agiliza e dá segurança no registro destas movimentações, minimizando a ocorrência de registros indevidos. Ano: Indica o ano para o qual o parâmetro estará válido. Código: Código de identificação do parâmetro. Identificação: Nome atribuído ao parâmetro. Evento de Lançamento: Identifica evento contábil que origina o registro do lançamento. Evento de Pagamento: Identifica o evento contábil que indica a baixa do registro. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 25

25 Parametrizando contas a pagar 1. Informe o ano; 2. Informe o código do parâmetro e a identificação do mesmo; 3. Defina, respectivamente, o evento de lançamento e de pagamento atribuídos ao parâmetro; 4. Clique no botão Grava Movimento Esta opção de menu compreende as funções nas quais ocorre a manutenção das movimentações de contas a pagar e a receber, do fluxo de caixa e demais registros contábeis, as quais possibilitarão acompanhar o movimento financeiro das entidades e a emissão de demonstrativos financeiros e do balancete contábil Contas a Receber Valor Específico Esta função serve para indicar o valor especifico da parcela de mensalidade para alunos, independente da geração automática de parcelas. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 26

26 Ano: Indica o ano para o qual os valores específicos serão válidos. Evento de Geração: Identifica evento a ser utilizado para gerar o registro contábil, de acordo com as opções cadastradas nos parâmetros de contas a receber. Aluno: Identifica o aluno para o qual será definido o valor específico para mensalidades. Alunos: Nesta tabela serão apresentados os demais alunos vinculados à cobrança familiar, quando assim definido pelo parâmetro de contas a receber. - Nome/Código: Nome e matrícula do aluno pertencente à mesma família. - Curso/Etapa: Informa o curso e a etapa em que o aluno encontra-se matriculado. - Valor: Valor específico atribuído a cada aluno. - Repres. Todos: Define o aluno indicado como representante familiar. Cadastrando valor específico 1. Informe o ano; 2. Selecione o evento de geração, conforme cadastrado nos parâmetros de contas a receber; 3. Selecione o aluno para o qual será definido valor específico de mensalidade; PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 27

27 4. Na tabela Alunos, informe o respectivo valor definido para a parcela; 5. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - Ao selecionar o evento de geração, o sistema já indicará se o mesmo trata de cobrança familiar e indica, respectivamente, o curso a que se refere e o valor padrão definido para a parcela por aluno. - Após a seleção do aluno, a tabela Alunos já será preenchida pelo sistema, observando o indicativo de cobrança familiar para informar os demais alunos pertencentes à família. - Para que o sistema informe os alunos pertencentes à mesma família, é necessário que esta identificação tenha sido registrada no cadastro de Educável do módulo Escola Geração Automática de Parcelas Esta função efetuará a geração automática de parcelas da mensalidade, além de permitir que se defina as contas contábeis para gerar a efetiva contabilização das movimentações. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 28

28 Ano: Indica o ano para o qual serão geradas as parcelas. Última parcela gerada: Opção para definir que a geração de parcelas considerará a última parcela gerada. Evento de Geração: Identifica o evento a ser utilizado para gerar o registro contábil, de acordo com as opções cadastradas nos parâmetros de contas a receber, das parcelas a serem geradas. Cursos: Identifica os cursos para os quais serão geradas automaticamente as parcelas. Parcelas a serem geradas: Identifica as parcelas que serão geradas automaticamente pelo sistema. Lançamento Contábil: Nesta tabela apresentam-se as informações para que ocorra o efetivo registro contábil das parcelas a serem geradas. Nela também são indicadas as contas para débito e crédito, o mês e o dia do efetivo registro do lançamento das parcelas. Gerando parcelas automaticamente 1. Informe o ano para o qual as parcelas serão geradas; 2. Selecione o evento de geração, conforme cadastrado nos parâmetros de contas a receber; 3. No rótulo Lançamento contábil, informe (se necessário) as contas de débito e de crédito e o dia efetivo do lançamento; 4. Clique no botão Gera para gerar as parcelas. IMPORTANTE! - Ao selecionar o evento de geração, o sistema indicará os cursos e respectivas parcelas a serem geradas. - O lançamento contábil também estará previamente definido, em função da parametrização definida para o evento de geração, nos parâmetros de contas a receber. - O código reduzido para lançamento contábil poderá ser informado no momento da geração caso se tenha utilizado uma conta sintética na parametrização do evento. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 29

29 Outros Devedores Função específica para realizar o cadastro de outros clientes (devedores) que a entidade atenda, com quaisquer tipo de serviço que possam gerar recursos para a entidade e que necessitem ser registrados contabilmente. Consiste em uma tabela simples, identificando apenas o código e o nome de cada cliente (devedor). Cadastrando outros devedores 1. O sistema sugere o código seqüencial. Tecle, TAB; 2. Digite o nome do cliente (devedor); 3. Clique no botão Grava Manutenção Contas a Receber Esta função tem por objetivo receber o registro do lançamento das contas a receber. É utilizada para efetuar lançamentos manuais, tanto para alunos como para outros devedores, seja em função de parcelas de mensalidades, seja em razão de outros serviços prestados ou produtos ofertados pela entidade. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 30

30 Ano: Indica o ano para o qual será gerado um lançamento de contas a receber. Tipo de Devedor: Indica se o lançamento será para aluno ou para outros devedores. Evento de Geração: Identifica evento a ser utilizado para gerar o registro de contas a receber, de acordo com as opções cadastradas nos parâmetros de contas a receber. Devedor: Proporciona selecionar o respectivo devedor para o qual será gerado o lançamento, permitindo a seleção através do Nome ou Código. Parcela: Identifica a parcela para a qual será gerado o lançamento da conta a receber. Para facilitar o preenchimento e visualização das demais informações, a janela foi dividida em 3 guias: Guia Dados da Parcela: nesta guia identificam-se as informações pertinentes à parcela que gerará o lançamento de contas a receber, como o mês de competência, a data de vencimento e o valor da parcela. O registro de contas de devedores do tipo Aluno permitirá informar também a quantidade de membros da família. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 31

31 Guia Lançamento Contábil: nesta guia apresentam-se as informações para que ocorra o efetivo registro contábil de lançamento das contas a receber, indicando-se as contas para débito e crédito, o mês e o dia do efetivo lançamento. Guia Pagamento: guia meramente informativa, que apresentará a baixa dos lançamentos de contas a receber à medida que os mesmos sejam registrados através da função Movimento/Tesouraria/ Recebimentos. Registrando a manutenção de contas a receber 1. Informe o ano; 2. Escolha o tipo de devedor e selecione o evento de geração, conforme cadastrado nos parâmetros de contas a receber; 3. Selecione o devedor para o qual será gerado o lançamento de contas a receber; 4. Informe ou selecione a parcela que será gerada ou que receberá manutenção; 5. Preencha os campos das guias Dados da Parcela e Lançamento Contábil; 6. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - A tabela de devedores será apresentada de acordo com o tipo de devedor selecionado, ora apresentando a tabela de alunos, ora a tabela de outros devedores. - A informação do curso é pertinente ao tipo de devedor Aluno, cujo vinculo está definido pela matricula dos mesmos. - Quando selecionado um evento de geração que esteja definido como de geração automática, as informações da guia Lançamentos Contábeis serão preenchidas de acordo com a parametrização anteriormente realizada. - As informações da guia Pagamento somente serão preenchidas quando ocorrer o efetivo pagamento do débito. - Uma vez efetuado o pagamento do débito, a parcela ficará disponível apenas para consultas Conta Corrente Devedores PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 32

32 Esta função tem por objetivo apresentar um extrato individualizado dos registros efetuados para cada devedor, em forma de consulta em tela ou mediante a impressão do extrato. Ano: Indica o ano para o qual será gerado o extrato da conta corrente. Data Base: Delimita o período em que as informações serão apresentadas. Tipo de Devedor: Indica se a consulta será para alunos ou para outros devedores. Devedor/Código: Permite selecionar o devedor, conforme seu tipo. Extrato: Após indicados os filtros para a geração da consulta da conta corrente, todas as informações pertinentes ao registro de contas a receber (competência, parcela, valor, vencimento, pagamento, dias em aberto, desconto, acréscimo, valor pago e situação) serão apresentadas. Também é apresentada uma segunda tabela que informa um resumo anual das parcelas pagas, em aberto ou canceladas. Consulta/impressão da conta corrente de devedores 1. Informe o ano e a data base para considerar as parcelas vencidas e a vencer; 2. Escolha o tipo de devedor e o respectivo devedor para gerar o extrato; PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 33

33 3. O sistema apresentará as informações; 4. Caso deseje imprimir o extrato, clique no botão Imprime Relatórios Relatório de Contas a Receber Permite gerar o relatório de contas a receber, possibilitando delimitar a data base para considerar as parcelas vencidas ou a vencer e a opção entre a emissão das parcelas vencidas, das parcelas a vencer ou de ambas Relatório de Parcelas Baixadas Permite gerar o relatório de parcelas baixadas, possibilitando classificar a listagem por data de baixa ou por devedor, listar as parcelas cuja situação seja paga ou anulada e definir o período desejado para gerar a emissão do relatório. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 34

34 Emitindo o relatório 1. Escolha a opção de classificação do relatório; 2. Escolha a situação das parcelas; 3. Defina o período para geração do relatório; 4. Clique no botão Imprime para iniciar a geração do relatório; 5. Defina as configurações do relatório e clique no botão OK Contas a Pagar Credores Função específica para realizar o cadastro de fornecedores que atendem a entidade com qualquer tipo de serviço ou produto e que geram gastos e necessitam ser registrados contabilmente. Consiste em uma tabela simples, identificando apenas o código e o nome de cada fornecedor (credor). PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 35

35 Cadastrando outros devedores 1. O sistema sugere o código seqüencial. Tecle, TAB; 2. Digite o nome do fornecedor (credor); 3. Clique no botão Grava Manutenção Contas a Pagar Esta função tem por objetivo receber o registro do lançamento das contas a pagar para cada credor que forneça produtos e/ou serviços para a entidade. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 36

36 Ano: Indica o ano para o qual será gerado um lançamento de contas a pagar. Credor: Permite selecionar o credor para o qual será gerado o lançamento, permitindo a seleção através do Nome ou Código. Documento: Identifica o documento para o qual será gerado o lançamento da contas a pagar. Para facilitar o preenchimento e visualização das demais informações, a janela foi dividida em 3 guias: Guia Dados do Documento: nesta guia identificam-se as informações pertinentes ao documento que gerará o lançamento de contas a pagar, como o evento de geração, a data de vencimento e o valor do documento. O Evento de Geração identifica evento a ser utilizado para gerar o registro de contas a pagar, de acordo com as opções cadastradas nos parâmetros de contas a pagar. Guia Lançamento Contábil: nesta guia apresentam-se as informações para que ocorra o efetivo registro contábil de lançamento das contas a pagar, indicando-se as contas para débito e crédito, o mês e o dia do efetivo lançamento. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 37

37 Guia Pagamento: guia meramente informativa, que apresentará a baixa dos lançamentos de contas a pagar à medida que os mesmos sejam registrados através da função Movimento/Tesouraria/ Pagamentos. Registrando a manutenção de contas a pagar 1. Informe o ano; 2. Selecione o credor para o qual será gerado o lançamento de contas a pagar; 3. Informe ou selecione o documento a ser registrado ou que receberá manutenção; 4. Preencha os campos das guias Dados da Parcela e Lançamento Contábil; 5. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - As informações da guia Pagamento somente serão preenchidas quando ocorrer o efetivo pagamento do crédito. - Uma vez efetuado o pagamento do crédito, o documento ficará disponível apenas para consultas Conta Corrente Credores Esta função tem por objetivo apresentar um extrato individualizado dos registros efetuados para cada devedor, em forma de consulta em tela ou mediante a impressão do extrato. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 38

38 Ano: Indica o ano para o qual será gerado o extrato da conta corrente. Data Base: Delimita o período em que as informações serão apresentadas. Credor/Código: Permite selecionar o devedor, conforme definido o tipo de devedor. Extrato: Após indicados os filtros para a geração da consulta da conta corrente, todas as informações pertinentes ao registro de contas a receber (competência, parcela, valor, vencimento, pagamento, dias em aberto, desconto, acréscimo, valor pago e situação) serão apresentadas. Também é apresentada uma segunda tabela que informa um resumo anual das parcelas pagas, em aberto ou canceladas. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 39

39 Consulta/impressão do conta corrente de credores 1. Informe o ano e a data base para considerar os documentos vencidos e a vencer; 2. Escolha o respectivo credor para gerar o extrato; 3. O sistema apresentará as informações. Caso deseje imprimir o extrato, clique no botão Imprime Relatórios Relatório de Contas a Pagar Permite gerar o relatório de contas a pagar, possibilitando delimitar a data base para considerar os documentos vencidos ou a vencer, optar entre a emissão por credor ou por vencimento. Possibilita, também, optar por emitir somente os documentos vencidos, os a vencer ou ambos e por informar os credores para os quais se deseja gerar o relatório. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 40

40 Relatório de Documentos Baixados Permite gerar o relatório de documentos baixados, possibilitando classificar a listagem por data de baixa ou por credor e definir o período desejado para gerar a emissão do relatório. Emitindo o relatório 1. Escolha a opção de classificação do relatório; 2. Defina o período para geração do relatório; 3. Clique no botão Imprime para iniciar a geração do relatório; 4. Defina as configurações do relatório e clique no botão OK Tesouraria Inicialização de Saldo plano de contas. Esta função tem por objetivo informar o saldo inicial das contas analíticas cadastradas no PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 41

41 Ano: Indica o ano inicial de implantação do saldo contábil das contas analíticas. Contas: Esta tabela apresenta a lista de contas contábeis cadastradas, de acordo com o plano de contas da entidade, possibilitando informar o respectivo saldo inicial. Código Reduzido, Código Contábil e Descrição da Conta: Estas informações são preenchidas pelo sistema, conforme cadastrado no plano de contas. Saldo (R$): Identifica o saldo inicial das contas. Inicializando o saldo das contas contábeis 1. Informe o ano de implantação do saldo contábil das contas; 2. Informe o saldo atribuído a cada conta; 3. Clique no botão Grava; 4. Caso deseje imprimir as informações, clique no botão Imprime. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 42

42 Recebimentos Esta função tem por objetivo realizar o registro dos recebimentos das contas. É utilizada para quitar os débitos em aberto, tanto de alunos como de outros devedores, seja em função de parcelas de mensalidades, seja em razão de outros serviços prestados ou produtos ofertados pela entidade. Ano: Indica o ano do recebimento do débito de contas a receber. Tipo de Devedor: Indica se o recebimento será de aluno ou de outros devedores. Devedor: Proporciona selecionar o respectivo devedor para o qual será efetuada a baixa do débito, permitindo a seleção através do Nome ou Código. Ano Geração: Identifica o ano em que o débito foi originado. Parcela: Identifica a parcela a ser baixada das contas a receber. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 43

43 Evento de Geração: Identifica o evento a ser utilizado para gerar o registro do recebimento e da baixa das contas a receber, de acordo com as opções cadastradas nos parâmetros de contas a receber. Dados da Parcela: Estes campos são informativos, sendo preenchidos pelo sistema de acordo com as informações cadastradas para a respectiva parcela informada. Dados do Pagamento: Contém opções para informar a respectiva data do recebimento do débito e o dia em que ocorreu o registro do lançamento. Lançamentos Contábeis: Nesta tabela são identificadas as operações e respectivas contas contábeis que serão debitadas e creditadas, com o registro do pagamento do débito. Apenas a coluna Valor pode receber manutenção, uma vez que podem ocorrer registros parciais para os débitos em questão. Registrando recebimentos de contas a receber 1. Informe o ano do recebimento, escolha o tipo de devedor e o respectivo devedor; 2. Informe o ano de geração do débito e a parcela que está sendo paga; 3. Informe a data do recebimento e o dia do lançamento da operação; 4. Caso os valores de recebimento sejam diferentes dos valores do lançamento do débito, informe o valor real recebido; 5. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - O uso desta função está relacionado aos registros de débitos originados nas funções Movimento/Contas a Receber/Geração Automática de Parcelas e Manutenção Contas a Receber. - Quando selecionado o registro de um pagamento de parcela relacionado a um tipo de devedor Aluno, será informado o curso no qual o mesmo está matriculado. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 44

44 - Para o campo Ano Geração o sistema sugere o mesmo ano informado para o recebimento do débito. - O campo Evento de Geração é preenchido pelo sistema conforme tenha sido definido para o registro de lançamento da parcela. - Após a quitação, ao consultar a parcela, a mesma aparecerá com a indicação Parcela Paga. No rótulo Dados do Pagamento será informado também o número de registro do lançamento da operação no livro diário Pagamentos Esta função tem por objetivo receber o registro dos pagamentos das contas a pagar. É utilizada para quitar os créditos em aberto, junto aos credores, seja em função de serviços utilizados ou produtos adquiridos pela entidade. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 45

45 Ano: Indica o ano do pagamento do crédito de contas a pagar. Credor: Identifica o credor para o qual será efetuado o pagamento do crédito, permitindo a seleção através do Nome ou Código. Ano Geração: Identifica o ano em que o crédito foi originado. Nro. Documento: Identifica o documento a ser baixado das contas a pagar. Dados da Parcela: Estes campos são informativos, sendo preenchidos pelo sistema, de acordo com as informações cadastradas para o respectivo documento informado. Dados do Pagamento: Contém opções para informar a respectiva data do pagamento do crédito e o dia em que ocorreu o registro do lançamento. Lançamentos Contábeis: Nesta tabela são identificadas as operações e respectivas contas contábeis que serão debitadas e creditadas, com o registro do pagamento do crédito. Apenas a coluna Valor pode receber manutenção, uma vez que podem ocorrer registros parciais para os créditos em questão. Registrando pagamentos de contas a pagar 1. Informe o ano do pagamento e selecione o respectivo credor; 2. Informe o ano de geração do crédito e o documento que está sendo pago; 3. Informe a data de pagamento e o dia do lançamento da operação; 4. Caso os valores de pagamento sejam diferentes dos valores do lançamento do crédito, informe o valor real pago; 5. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - O uso desta função está relacionado aos registros de créditos originados na função Movimento/Contas a Pagar/Manutenção Contas a Pagar. - Para o campo Ano Geração o sistema sugere o mesmo ano informado para o pagamento do crédito. - Após o pagamento, ao consultar o documento, o mesmo aparecerá com a indicação Parcela Paga. No rótulo Dados do Pagamento será informado também o número de registro do lançamento da operação no livro diário. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 46

46 Lançamentos Diversos Esta função tem por objetivo permitir que se realizem registros contábeis diversos a partir do uso dos eventos contábeis parametrizados. Ano: Indica o ano a que se refere o registro. Consulta Lançamento: O uso deste campo permite realizar a consulta a lançamentos já registrados, informando o respectivo Número do Lançamento. Data do Lançamento: Identifica a data de ocorrência do registro. Evento de Contábil: Identifica evento a ser utilizado para gerar o registro contábil do lançamento, de acordo com as opções cadastradas na função Tabelas/Evento Contábil. Contas: Nesta tabela são identificados os grupos de contas e respectivas contas contábeis, conforme cadastrado para cada evento contábil. Da mesma forma, é apresentado o histórico padrão, que será sugerido para o lançamento. Nas colunas Histórico Complementar e Valor, faz-se uma complementação descritiva do histórico do lançamento e do respectivo valor da operação. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 47

47 Registrando lançamentos diversos 1. Informe o ano para o qual será efetuado o lançamento contábil; 2. Informe a data do lançamento e o respectivo evento contábil; 3. Caso necessário, informe o histórico complementar e o valor pertinente ao registro; 4. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - O uso da opção Consulta permitirá efetuar apenas consulta a algum lançamento específico. - O grupo de contas e respectivas contas são fixados pela definição atribuída ao evento contábil indicado para o lançamento. - O histórico padrão é sugerido conforme cadastrado para o evento contábil, porém pode ser alterado no momento de efetuar um lançamento contábil Manutenção de Previsão Esta função possibilita ao usuário fazer o acompanhamento diário da previsão de receitas e despesas a serem realizadas. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 48

48 Ano: Indica o ano a que se refere a previsão. Data: Indica a data específica para a qual será apresentada a previsão de receitas e despesas. Receitas: Nesta tabela são apresentadas as contas de receitas que têm previsão de realização (recebimento) na data informada. Despesas: Nesta tabela são apresentadas as contas de despesas que têm previsão de realização (pagamento) na data informada. Efetuando a manutenção da previsão 1. Informe o ano para o qual será executada a manutenção da previsão; 2. Informe a data desejada para verificar ou dar manutenção na previsão; 3. Informe (se necessário) as contas de receitas e de despesas, com seus respectivos complementos e valores, as quais possuem previsão de realização na data referenciada; 4. Clique no botão Grava. IMPORTANTE! - A manutenção manual da previsão de contas de receitas e despesas pressupõe que a realização das mesmas ocorrerá em datas futuras. - A previsão de receitas e despesas também será gerada a partir da manutenção das contas a receber e a pagar, de acordo com as datas de vencimento dos valores previstos para devedores e credores da entidade. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 49

49 Relatórios Livro Caixa Permite emitir o livro caixa da entidade, de acordo com as movimentações realizadas através da conta de caixa. A partir da última emissão realizada, pode-se informar a data limite para a nova emissão do livro, sendo observada a numeração seqüencial das folhas Fluxo de Caixa Permite gerar o relatório do fluxo de caixa, demonstrando a previsão da situação do caixa da entidade, de acordo com o período desejado. Este relatório pode ser emitido de forma resumida ou detalhada (neste caso contemplando as movimentações e previsões de contas a receber e a pagar), conforme selecionado para a emissão do mesmo. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 50

50 Ficha Analítica Permite gerar o relatório da ficha analítica das contas contábeis, seja para uma conta específica, seja para um grupo de contas. Este relatório pode ser emitido para um grupo de contas ou para uma conta específica, conforme a opção de conta informada, optando também pela geração anual, mensal ou para um período específico. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 51

51 Balancete Financeiro Permite gerar o balancete financeiro, definindo o nível da conta para a qual devem ser consolidados os valores registrados, Permite definir também o período para a emissão do mesmo, optando entre a geração anual, mensal ou para um período específico Evolução Financeira Permite gerar o relatório da evolução financeira da entidade mediante a emissão de balancete contábil, definindo o nível da conta para a qual devem ser consolidados os valores registrados e a quantidade de períodos comparativos. Permite definir também se será gerado o balancete com todas as contas de resultado, o balancete com o resultado do período ou o demonstrativo de resultado. Quanto aos valores, pode-se optar para que sejam apresentados os valores acumulados até o período informado ou os valores pertinentes ao período informado. Os períodos são definidos pela indicação do número de colunas (neste caso, identificamse as mesmas na tabela Definição das Colunas). PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 52

52 Diário Contábil Permite gerar a emissão do livro diário da entidade, bem como emitir também os termos de abertura e de encerramento do livro. A partir da última emissão realizada, pode-se informar a data limite para a nova emissão do livro, sendo observada a numeração seqüencial das folhas ou páginas, observando-se as informações contidas na função Tabelas/Customização. Emitindo o relatório 1. Informe a última folha impressa do diário; 2. Indique se a emissão será do diário ou dos termos de abertura e encerramento; PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 53

53 3. Informe o período a ser impresso; 4. Clique no botão Imprime para iniciar a geração do relatório; 5. Defina as configurações do relatório e clique no botão OK. IMPORTANTE! Nos demais relatórios, deve-se observar as opções de impressão pertinentes as mesmos para que se obtenha a informação desejada Integração Importação do Pano Padrão Esta função executa a cópia e a respectiva importação do plano de contas padrão definido no módulo Financeiro - Secretaria. O uso do plano padrão permitirá à Secretaria de Educação consolidar o balancete das entidades de toda a sua rede de ensino. O plano padrão é a base para o cadastro do plano de contas da entidade, observando-se as máscaras definidas na função Tabelas/Customização. PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 54

54 Estabelecimento: Identifica o estabelecimento de ensino que utilizará o plano padrão. Entidade: Identifica a entidade responsável pela movimentação financeira do estabelecimento. Ano: Indica o ano a que se refere o plano a ser importado. Origem: Indica a localização e o nome do arquivo a ser copiado/importado. Opção: Copia de dados: Opção para efetuar a cópia do arquivo gerado para o estabelecimento. Importação de dados: Gera a importação do plano padrão a partir do arquivo gerado pela Secretaria e anteriormente copiado. Origem/Destino: Opções apresentadas na escolha do item Cópia de dados, apresentando a estrutura de diretórios e pastas para indicar a origem do arquivo gerado e o destino para a cópia do mesmo. Tabelas: Apresenta as tabelas que serão importadas pelos estabelecimentos. Realizando a cópia do arquivo 1. Informe o ano de movimentação; 2. No rótulo Origem, selecione o arquivo de exportação; 3. No rótulo Destino, indique o local (diretório/pasta) de destino para o arquivo; 4. Clique no botão Copia. IMPORTANTE! - Os campos de identificação do estabelecimento e da entidade são preenchidos automaticamente conforme o estabelecimento e entidade que estejam utilizando o sistema. - Depois de efetuada a cópia do arquivo do plano padrão, executa-se a importação do mesmo. Importando o plano padrão PRONIM ED Educação: Módulo Financeiro 55

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