Instruções SPED Fiscal ECF

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1 Instruções SPED Fiscal ECF DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autora: Laila Maria Doc. Vrs. 02 Revisão: Aprovado em: Agosto de Nota de copyright Copyright 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

2 Arquivos Digitais Contábil Fiscal 1. VISÃO GERAL 1.1 OBJETIVO: A partir do ano-calendário de 2014, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a apresentação da DIPJ, deve ser entregue até 30 de setembro de 2015 no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Este documento é uma diretriz para auxiliar nossos clientes que possuem a obrigação de entregar o SPED ECF. A versão do sistema preparada para a geração das informações necessárias para a Escrituração Contábil Fiscal, encontra-se em fase de testes e estará liberada em 1º de setembro para atualização geral. Portanto, os usuários que tem esta obrigação, devem se organizar para iniciar os trabalhos para a realização do SPED ECF o quanto antes, para não perder o prazo. 1.2 ÍNDICE: 1. VISÃO GERAL OBJETIVO: ÍNDICE: INSTRUÇÕES OPERACIONAIS ATUALIZAR O PLANO REFERENCIAL FECHAMENTO CONTÁBIL ARQUIVOS DIGITAIS INFORMAÇÕES PARA GERAÇÃO DO SPED ECF GERAÇÃO SPED ECF REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA VALIDADOR ECF DO SPED CONTAS REFERENCIAIS INCORRETAS ATUALIZAÇÕES DO VALIDADOR DA RECEITA CÓDIGO REFERENCIAL PADRÃO DA RECEITA - SPED

3 Arquivos Digitais Contábil Fiscal 2. INSTRUÇÕES OPERACIONAIS Seguir atentamente a sequência de instruções descritas a seguir. Caso houver dúvidas quanto a manipulação do validador ECF consultar Perguntas Frequentes da ECF em: E as respostas nos Fóruns da Receita Federal. 2.1 ATUALIZAR O PLANO REFERENCIAL É o mesmo plano referencial utilizado para o SPED Contábil ECD, então para as empresas que emitiram não há necessidade de nova atualização. Entretanto, para as empresas que não emitiram a ECD e estão com o plano referencial anterior ao 3.1 é necessário realizar a atualização, instruções na seção 2.5 deste documento. 2.2 FECHAMENTO CONTÁBIL O fechamento contábil realizado para a competência atendida será utilizado na geração, e indicado se é um fechamento trimestral, Figura 1, ou anual. IMPORTANTE: Como a ECF objetiva o contexto fiscal da empresa, isso significa que as demonstrações contábeis na ECF devem ser obrigatoriamente geradas de acordo com o regime de tributação da empresa, portanto, para empresas de Lucro Presumido, cujo período de apuração é trimestral deve-se utilizar o Fechamento Trimestral, ainda que na ECD tais informações tenham sido apresentadas de forma anual. Figura 1 Exemplo Fechamento trimestral. 3

4 Arquivos Digitais Contábil Fiscal 2.3 ARQUIVOS DIGITAIS Procedimentos a serem realizados no módulo de Arquivos Digitais INFORMAÇÕES PARA GERAÇÃO DO SPED ECF A geração do SPED ECF ficou dividida em Informações e Geração ECF. Preencher inteiramente as Informações, pois todos os campos serão inclusos na geração do ECF, Figura 2 Figura 2 Arquivos Digitais - Lançamento ECF - Informações. Preencher inteiramente as Informações para Dados Iniciais, Figura

5 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 3 Dados Iniciais. Dados do Representante e responsável pelos lançamentos do SPED ECF, Figura

6 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 4 Dados do Representante e Responsável. Figura 5. E na aba 3 Outras informações indicar o método de avaliação de Estoques utilizado pela empresa, Figura 5 Método de Avaliação de Estoques. Para auxiliar o usuário e diminuir erros durante os lançamentos das informações foram incluídas várias validações, Figura

7 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 6 Validações na inclusão das informações. Quando a empresa é Lucro Presumido e não foi obrigada a entregar o SPED EDC, no Cadastro das Informações do ECF, o campo "Tipo de Escrituração" deverá ser marcado, obrigatoriamente, como "Livro- Caixa", Figura 7. Figura 7 Tipo de Escrituração - Livro-Caixa. 7

8 Arquivos Digitais Contábil Fiscal GERAÇÃO SPED ECF Geração do arquivo TXT para ser importado no validador do SPED ECF. Na tela de Geração ECF preencher todos os campos e informar se a empresa entregou o SPED Contábil ECD, Figura 8. Gerar o arquivo. Quando a empresa for Lucro Presumido e não é obrigada a entregar o ECD, ao marcar a opção "Empresa entregou SPED CONTÁBIL" o sistema não gerará os registros J e K. Figura 8 Geração de SPED ECF - Existe SPED Contábil REGISTROS GERADOS PELO SISTEMA Registros que geramos em nossas ferramentas para atender ao SPED ECF: Dados de Cadastro; Registro J; Registro K; Registro L; O sistema permite visualizar e até mesmo editar qualquer empresa, entretanto, para gerar o arquivo TXT somente para a empresa corrente, Figura

9 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 9 Arquivo gerado. Algumas informações virão do arquivo do SPED Contábil ECD gerado pelo cliente; Não geramos todas os registros do SPED ECF; O cliente terá que lançar os demais registros diretamente no programa validador da receita federal para o SPED ECF. 2.4 VALIDADOR ECF DO SPED Baixar o programa SPED ECF no site da Receita e instalar. Importar o arquivo TXT gerado pelo sistema para o SPEC ECF, Figura 10. Figura 10 Menu para importar o TXT gerado no Arquivos Digitais. 9

10 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Se a empresa gerou o SPED Contábil-ECD realizar a recuperação, pois alguns registros são importados diminuindo os lançamentos e acertos manuais, Figura 11. Figura 11 Recuperar a ECD. alertas. Somente então, iniciar a validação do ECF com os lançamentos faltantes e correções de erros e IMPORTANTE: A Teorema Sistemas disponibiliza a ferramenta para auxiliar na geração do SPED ECF, entretanto dúvidas com relação a legislações, obrigações, lançamentos financeiros e tributáveis procurar uma Consultoria apropriada, por exemplo: IOB CONTAS REFERENCIAIS INCORRETAS Quando a ECD foi entregue com as contas referenciais incorretas, o usuário deverá importar novamente o TXT gerado pelo sistema para o SPED ECF, sobrescrevendo o registro J. Portanto, prosseguir da seguinte maneira, se na validação do ECF, ocorrer o erro: Não foi encontrada nenhuma conta referencial (JXXX) cadastrada para esta conta contábil. 10

11 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Se acontecer mesmo que as contas referenciais validas do plano Referencial da Receita estiverem no arquivo do ECF importado, conferir se no arquivo do SPED ECD que foi recuperado durante a validação existem contas referenciais, ou ainda se existem contas inválidas. Pois o programa validador da Receita atualiza as contas referenciais conforme o arquivo do SPED ECD para montar o bloco J do ECF. Então, para que o programa utilize as contas referenciais que estão contidas no próprio arquivo ECF para montar o bloco J, é necessário proceder a validação do arquivo ECF, importando todos os Blocos como destaca a Figura 12. Figura 12 Importação por Blocos. Na sequência recuperar o arquivo do SPED ECD e na tela de seleção, marcar o campo utilizar os dados recuperados da ECD para preenchimento automático do balanço e/ou DRE, de acordo com a Figura 13. Localizar o arquivo TXT do ECD e prosseguir. 11

12 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 13 Utilização dos dados recuperados da ECD para preenchimento automático do balanço e/ou DRE. A confirmação da sobreposição dos dados de balanço e/ou DRE é solicitada, Figura 14. Figura 14 Confirmação da sobreposição do balanço e/ou DRE. Então após a recuperação do arquivo do SPED ECD, realizar novamente a opção de importação do ECF no validador, importando novamente o arquivo ECF, entretanto, desta vez marcar para sobrescrever apenas o bloco J, conforme a Figura 15 destaca, atualizado o plano de contas. 12

13 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Figura 15 Importação do Bloco J - Plano de Contas. Confirmar a sobreposição e em seguida, realizar a validação normalmente. IMPORTANTE: esta alternativa somente é válida quando o arquivo ECF tiver contas referenciais para cada conta analítica do plano de contas ATUALIZAÇÕES DO VALIDADOR DA RECEITA Constantemente o sistema validador da receita está liberando novas versões com correção de erros de sistema. Existem casos em que o apontamento de erros e alertas de uma versão não é apontado na versão mais recente, então proceder a atualização sempre que uma nova versão for disponibilizada, e verificar se os erros ainda permanecem para realizar os ajustes. 2.5 CÓDIGO REFERENCIAL PADRÃO DA RECEITA - SPED Cada ente da Federação utilizará a estrutura padronizada conforme o Plano de Contas padrão da Receita Federal, tendo a flexibilidade para detalhar os níveis inferiores. Primeiramente é necessário atualizar a tabela CVN com a última versão do arquivo "contasref-srf.txt". 13

14 Arquivos Digitais Contábil Fiscal Incluída Atribuição Automática do Plano de Contas Referencial da Receita no Cadastro de Plano de Contas: 1) Descompacte o arquivo "contasref-srf.rar"; 2) Copie o arquivo "contasref-srf.txt" especificamente para: C:\Teorema\SPED\SPED_CONTABIL\receita (se não existir estes diretórios em "c:\teorema", devem ser criados); 3) Ao entrar na tela de "Cadastro de Plano de Contas" aparecerá no campo "Referencial", a relação do "Plano de Contas Referencial Publicado pelo SPED"; Figura 16 Organização de Pastas. Este mesmo arquivo pode ser copiado também do Programa SPED Contábil, quando instalado: 1) Em C:\Arquivos de programas\programas SPED\ContabilXX\TabelasExternas\contasref-SRF.txt; 2) Copiar este arquivo "contasref-srf.txt" para C:\Teorema\SPED\SPED_CONTABIL\receita, (se não existir estes diretórios em "c:\teorema", devem ser criados); 3) Ao entrar na tela de "Cadastro de Plano de Contas" aparecerá no campo "Referencial", a relação do "Plano de Contas Referencial Publicado pelo SPED"; 14

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