Manual SPED Contábil DESENVOLVENDO SOLUÇÕES. Autora: Laila M G Gechele Doc. Vrs. 02 Aprovado em: Maio de 2013.

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1 DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autora: Laila M G Gechele Doc. Vrs. 02 Aprovado em: Maio de Nota de copyright Copyright 2013 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

2 1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO: Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e contábil dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Conforme manual da ECD. A Teorema Sistemas apresenta a sua solução para atender as exigências advindas da determinação do SPED, com comprovado sucesso. 1.2 ÍNDICE 1. VISÃO GERAL MOTIVAÇÃO: INTRODUÇÃO: COMO COMEÇOU: OBJETIVO FAZEM PARTE DO PROGRAMA O QUE DEVE SER ACRESCENTADO APRESENTAÇÃO DO ARQUIVO SOLUÇÃO TEOREMA PREMISSAS SPED CONTÁBIL CÓDIGO IBGE CÓDIGO BACEN TITULAR DA EMPRESA CONTADOR DA EMPRESA JUNTA CÓDIGO REFERENCIAL PADRÃO DA RECEITA DIFERENÇA POR LANÇAMENTO FECHAMENTO DOS PERÍODOS CONTÁBEIS GERAÇÃO SPED CONTÁBIL INFORMAÇÕES GERADAS PARA O SPED CONTÁBIL GERAÇÃO DO ARQUIVO SPED CONTÁBIL REFERÊNCIAS ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS Site: / / Fone: (42)

3 1.3 INTRODUÇÃO: Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos algum outro módulo Teorema, bem como do segmento de contabilidade. Vídeoaulas de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no curso Contábil Fiscal no Ambiente de Aprendizagem da área restrita Teorema. Para funcionamento correto certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de hardware e sistema operacional solicitados: Processador Pentium IV ou superior AMD 2.0 ou superior; RAM 1GB ou mais; Disco Rígido de 120GB ou mais; Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8); Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta; Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup; Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada; O sistema foi projetado para atender as necessidades de empresas de lucro real que possuem obrigação de emissão do SPED Contábil. Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais dúvidas de procedimentos não realizados cotidianamente. Os assuntos pontuais foram divididos em duas grandes partes, a primeira trata de forma geral das implicações do módulo para a correta geração do arquivo para transmissão do SPED Contábil, a segunda parte descreve a geração propriamente dita do arquivo realizada no módulo de. A penúltima seção trata das referências utilizadas e por último as siglas e abreviaturas citadas no decorrer deste documento são detalhadas para melhor compreensão dos assuntos. Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva. 1.4 COMO COMEÇOU: O Sistema Público de Escrituração Digital instituído como decreto em 2007 faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento - PAC do Governo Federal. Advém do avanço da informatização atual, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica exclusivamente em forma digital. A participação dos contribuintes fornece o aprimoramento destes novos mecanismos garantindo um novo tipo de legitimidade social, baseado em transparência mútua. Site: / / Fone: (42)

4 1.5 OBJETIVO Dentre as medidas anunciadas pelo Governo Federal, o Programa tem por objetivo promover a aceleração do crescimento econômico no país removendo obstáculos administrativos e burocráticos ao crescimento econômico, consta no tópico referente ao Aperfeiçoamento do Sistema Tributário, a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). 1.6 FAZEM PARTE DO PROGRAMA O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital abrange, entre outros, os subprojetos. Cada um deles deve ser apresentado em arquivo separado, maiores detalhes no Portal Nacional do SPED. É composto por cinco grandes subprojetos: NF-e - Nota Fiscal eletrônica; CT-e - Conhecimento de Transporte eletrônico; EFD - Escrituração Fiscal Digital; ECD - Escrituração Contábil Digital; NFS-e - Nota Fiscal de Serviços eletrônica; 1.7 O QUE DEVE SER ACRESCENTADO A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: I - livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787/07, a partir do ano-calendário 2009, ficaram obrigadas ao SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real. Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa. As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação. As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade empresária teve ou não movimento no período. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil. Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias (como apresentação de DCTF e DIPJ), entre outras. 1.8 APRESENTAÇÃO DO ARQUIVO A periodicidade de apresentação é anual. O prazo de entrega da ECD é definido no art. 5º da Instrução Normativa nº 787/07: Site: / / Fone: (42)

5 ... A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao anocalendário a que se refira a escrituração... Ocorrem exceções que devem ser consultadas no manual de Orientação da ECD. 1.9 SOLUÇÃO TEOREMA É apresentado a seguir um resumo de toda a implicação e necessidades para a geração do SPED Contábil: Integração total dos módulos de Gestão Administrativa e Gestão ; Faturamento com Livros Fiscais; Folha com Contabilidade; Financeiro com Contabilidade; Livros com Contabilidade; Estoque com Contabilidade; Vínculo com Contador; Conta Contábil para tipo de Item; Códigos de Operação; Lançamento Contábil Conciliado; Uso de macros; Natureza de Planos de Conta; Numeração de IBGE e Inclusão do código BACEN do país; Inclusão de Chave de acesso na NF-e; Cadastro e Movimentação de Bens; Referencia de documentos e vinculação dos Documentos Referenciados a Nota Fiscal: Documento de arrecadação, Processo (Justiça Federal, Justiça Estadual, SEFAZ,...) e tipo importação; Apuração de ICMS e IPI, ajustes de saldos, obrigações do ICMS a recolher, informações adicionais como valores declaratórios; Movimentação CIAP mensal - Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP): o Saldo de ICMS do CIAP; o O somatório das parcelas de ICMS passíveis de apropriação de cada bem ou componente; o O valor do índice de participação do somatório do valor das saídas tributadas e saídas para exportação no valor total das saídas; o O valor de ICMS a ser apropriado como crédito, apropriado diretamente no Registro de Apuração do ICMS; o O valor de outras parcelas de ICMS a ser apropriado. Todas as Situações Fiscais, tanto de entradas quanto de saídas da empresa devem estar cadastradas corretamente, com os respectivos, Código de Situação Tributaria (CST) de ICMS, IPI, PIS e COFINS. Site: / / Fone: (42)

6 2. PREMISSAS SPED CONTÁBIL Para que a geração do SPED Contábil seja possível é necessário realizar uma verificação, alterar e completar os campos se necessário, nas seções seguintes cada campo é descrito e destacado nas telas correspondentes. Confirmar informações nas referidas tabelas no sítio do SPED Contábil, 2.1 CÓDIGO IBGE No cadastro do estado da empresa deve estar cadastrado o respectivo código IBGE, Figura 1. Figura 1 Cadastro de Estado. No cadastro do município da empresa também, Figura 2. Figura 2 Cadastro do Município. 2.2 CÓDIGO BACEN No cadastro do país cadastrar código do BACEN do referente país, para empresa no Brasil o código é 1058, Figura 3. Site: / / Fone: (42)

7 Figura 3 Cadastro de País. 2.3 TITULAR DA EMPRESA Cadastrar o nome e o CPF do titular da empresa no cadastro da empresa, Figura 4. Figura 4 Cadastro da Empresa - Titular. 2.4 CONTADOR DA EMPRESA Cadastrar o nome, o CPF e o CRC de onze dígitos (11) do contador, Figura 5. Site: / / Fone: (42)

8 Figura 5 Cadastro da Empresa - Contador. O Contador deve ser cadastrado como um Cliente/Fornecedor para que seja relacionado a Empresa, Figura 6. Figura 6 Cadastro de Empresa - Relacionamento da Empresa com o Contador. Site: / / Fone: (42)

9 Informações como , endereço e outros devem estar registrados no cadastro do Contador, inclusive o CRC do Contador, e o CNPJ do escritório de contabilidade, se a empresa é atendida por escritório, Figura 7. Figura 7 Cadastro de Cliente/Fornecedor - Contador. 2.5 JUNTA Cadastrar o Número na Junta da Empresa, Figura 8. Figura 8 Cadastro da Empresa - Número Junta. 2.6 CÓDIGO REFERENCIAL PADRÃO DA RECEITA Plano de Contas (ou Elenco de Contas) é o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. Formado por uma relação padronizada de contas, uma tabela de atributos contábeis e pelos lançamentos típicos padronizados. Cada ente da Federação utilizará a estrutura padronizada conforme o Plano de Contas padrão da Receita Federal, tendo a flexibilidade para detalhar os níveis inferiores. O link oferece acesso a um arquivo com todos os atributos do plano de contas detalhados para as instituições sujeitas à regulamentação do Banco Central do Brasil utilizarão Plano Contábil das Instituições Financeiras (Cosif). O Site: / / Fone: (42)

10 plano de contas referencial tem por finalidade estabelecer uma relação (DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um plano de contas padrão. Nos cadastros de Plano de Contas vincular o Código Referencial Padrão da Receita Federal nas contas analíticas do Plano de Contas da Empresa, ou seja, as contas de último nível, Figura 9. Outra informação que deve ser levada em conta é a validade das contas referenciais, por exemplo, a conta: para Títulos e Valores Mobiliários teve validade até 31/12/2008, portanto não deve ser mais utilizada, verificar a validade no arquivo descritivo dos planos de contas referenciais citado anteriormente. Figura 9 Cadastro do Plano de Contas - Referencial. Entretanto para que na lista do campo Referencial as opções apareçam é necessário atualizar a tabela CVN com a última versão do arquivo "contasref-srf.txt" liberado no sítio SPED em Tabelas de Código do SPED Contábil, Figura 10, ou ainda, este arquivo pode ser encontrado em Utilitários na página da Teorema Sistemas. O plano de contas referencial não tem contas de compensação e nem as transitórias (como a de encerramento do resultado). Preferencialmente, no campo natureza da conta informar o código 09 (outras) para as contas transitórias. Site: / / Fone: (42)

11 Figura 10 Parte sítio SPED - Tabelas de Códigos. No computador com o Sistema Teorema incluir o caminho de pastas dentro da pasta Teorema especificamente tal como: C:\Teorema\SPED\SPED_CONTABIL\receita. A Figura 11 mostra a organização de pastas no Explorer. Site: / / Fone: (42)

12 Figura 11 Organização de Pastas. A Figura 12 mostra a tela de consulta das inclusões dos Códigos Referenciais. Figura 12 Consulta Plano de Contas. 2.7 NATUREZA DA CONTA No Cadastro do Plano de Contas informar para cada Conta Contábil a natureza da conta, o destaque da Figura 13. Os tipos de Natureza da Conta são: 01-Contas de ativo; 02-Passivo circulante e passivo não circulante; 03-Patrimônio líquido; 04-Contas de resultado; 05-Contas de compensação; 09-Outras. Site: / / Fone: (42)

13 Figura 13 Cadastro de Plano de Contas - Natureza. 2.8 DIFERENÇA POR LANÇAMENTO Verificar diferenças por Lançamento na Movimentação Contábil, o procedimento é na Movimentação Contábil (F7), incluir o período para a análise, na aba Seleção marcar a opção Visualiza Consistência SPED, esta ação ativa a aba Inconsistentes, Figura 14. Figura 14 Seleção para Visualizar Consistência SPED. Na sequência clicar em Localiza Erros SPED do botão, Figura 15, para que o sistema localize e apresente na grid da aba Inconsistentes todas as diferenças de lançamentos, conforme o período, para que o usuário acerte. Site: / / Fone: (42)

14 Figura 15 Movimento Contábil - Localiza Erros SPED. A Figura 16 mostra o exemplo de uma (01) diferença de lançamento somente com crédito e três (03) diferenças somente débito, observando que as transações são distintas. Figura 16 Erros Localizados na Movimentação Contábil. É possível realizar acerto na própria gris da aba Inconsistentes na mesma transação (01) para compensação de valores correspondentes (02) de crédito e débito, colocar uma determinada sequência exclusiva e selecionada (03) e clicar na opção Acerta SPED (04) do botão. A Figura 17 demonstra a localização e a ordem das informações a serem consideradas, para que o procedimento de correção de diferenças de lançamento seja possível é necessário que o período não esteja fechado. Site: / / Fone: (42)

15 Figura 17 Acerto do Movimento. Outra forma de correção das diferenças de lançamento é diretamente no movimento Contábil da respectiva transação. A Figura 18 mostra a consulta realizada sobre a transação e valor R$ 8,04. Figura 18 Consulta Transação. Ao abrir a transação é possível lançar a compensação ou apagar a diferença, Figura 19. Site: / / Fone: (42)

16 Figura 19 Movimento Contábil da Transação FECHAMENTO DOS PERÍODOS CONTÁBEIS Utilizar o registro para Fechamento dos Períodos Contábeis desde quando teve movimento contábil na Empresa. Período Fechado não pode ser editado. Somente Período Reaberto ou que não foi Fechado ainda, acesso como indica a Figura 20. Figura 20 Menu para Fechamentos Contábeis. Para cadastrar o Fechamento dos Períodos Contábeis, usar o botão, indicar o período e incluir as respectivas contas contábeis, Figura 21. Se por algum motivo for necessário alterar algo depois de ter realizado o fechamento do período é possível reabrir o período ao utilizar o botão do cadastro. Site: / / Fone: (42)

17 Figura 21 Cadastro do Fechamento dos Períodos Contábeis. Anteriormente ao SPED o sistema utilizava Zeramento Contábil, que importava os zeramentos para realização do fechamento, atualmente não é mais usado, porém permanece a opção se for necessário a algum usuário. Site: / / Fone: (42)

18 3. GERAÇÃO SPED CONTÁBIL 3.1 INFORMAÇÕES GERADAS PARA O SPED CONTÁBIL A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: I - livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real são obrigadas a emissão do SPED Contábil, para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa. Tabela 1. Relação de Blocos. Bloco Descrição 0 Abertura, Identificação e Referências I J Lançamentos Contábeis e Saldos das Contas no Período Demonstrações Contábeis (DRE, Balanço Patrimonial) 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital 3.2 GERAÇÃO DO ARQUIVO SPED CONTÁBIL No módulo de abrir a opção para Geração de SPED Contábil, tal como mostra a Figura 22. Figura 22 Menu SPED Contábil. Na aba SPED Contábil incluir as informações concernentes com o período a ser transmitido a Receita Federal, Figura 23. Site: / / Fone: (42)

19 Figura 23 Geração de SPED Contábil. No bloco J incluir os arquivos das demais demonstrações contábeis da empresa tais como: DRE, planilhas, notas explicativas entre outras. Os arquivos anexados devem estar na extensão.rtf. Para sanar dúvidas a respeito da conversão dos arquivos solicitar as videoaulas da Ferramenta Gestão de Planilhas. A indicação Sem Plano Refer. permite a geração do SPED sem o envio dos planos referenciais da empresa, evitando assim as ocorrências de planos com data de validade vencida. No campo Nro de Ordem do instrumento da Escrituração incluir o número do registro do livro fiscal de uso da empresa no período da geração. Para gerar o arquivo utilizar o botão e indicar uma localização para que o arquivo gerado seja salvo, o sistema avisa sobre o sucesso da geração do arquivo e mostra as mesmas informações do arquivo na aba Registro Gerado, Figura 24. Site: / / Fone: (42)

20 Figura 24 Registro gerado. Figura 25. Após a geração do arquivo, utilizar o validador da Receita Federal para conferir possíveis erros, Figura 25 Parte da página SPED Contábil - Validador. Site: / / Fone: (42)

21 4. REFERÊNCIAS Manual de Orientação da ECD. Disponível em: Acesso em: 08 de Maio de Sítio SPED Contábil. Disponível em: Acesso em: 09 de Maio de ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices. BACEN Banco Central do Brasil. CIAP Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente. COFINS - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social. COSIF - Plano Contábil das Instituições do Sistema Financeiro Nacional. CPF - Cadastro de Pessoas Físicas. CRC - Conselho Regional de Contabilidade. CST - Código de Situação Tributária. CT-e Conhecimento de Transporte Eletrônico. CVN Arquivos de dados. DCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais. DRE - Demonstração do Resultado do Exercício. ECD Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil). EFD Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal). GB Gigabyte. ICMS - Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados. NF-e Nota Fiscal Eletrônica. NFS-e Nota Fiscal Eletrônica de Serviço. PAC Programa de Aceleração do Crescimento. PIS - Programa de Integração Social. SEFAZ Secretaria da Fazenda Estadual. SPED Sistema Público de Escrituração Fiscal. SRF - Secretaria da Receita Federal do Brasil. TXT - Extensão para arquivos de texto que geralmente contêm pouca formatação. Site: / / Fone: (42)

22 Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Teorema Sistemas (42) Site: / / Fone: (42)

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