Boletim Técnico. O objetivo desse documento é apresentar de forma macro, todas as alterações efetuadas no módulo do Patrimônio

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1 SPED CIAP Produto : LOGIX 05.10/10.01/10.02 Chamado : AABV09 Data da criação : 09/08/2011 Data da revisão : 24/08/11 País(es) : Brasil : O objetivo desse documento é apresentar de forma macro, todas as alterações efetuadas no módulo do Patrimônio Logix para atender ao SPED CIAP. Alterações efetuadas Devido ao fato do bloco G do SPED CIAP exigir que os imobilizados em andamento, que são tratados por meio de ordens de serviço no LOGIX, já indiquem seus respectivos números de inventário quando forem imobilizados, foram efetuadas alterações no processo de cadastro de ordens de serviço e no módulo Patrimônio LOGIX para atender a esta necessidade. 1. Instalação do chamado Para instalação desse chamado, os seguintes passos devem ser executados: 1 Executar o conversor de tabelas PAT00136.cnv ; 2 Executar o conversor de parâmetros PAT00139.cnv para a versão 05.10/10.02 ou PAT00140.cnv para quem já estiver utilizando a versão metadados. Esse conversor irá criar o parâmetro Consistir relacionamento ordem de serviço X inventário que será utilizado na rotina de fechamento mensal do patrimônio. No detalhamento dessa rotina, a funcionalidade desse conversor será melhor detalhada. Pré requisito Execução do conversor de tabelas PAT00137.cnv disponibilizado no chamado SDJTFO. 2. Sugestão de inclusão no menu No desenvolvimento desse chamado foram desenvolvidos os programas PAT4060/PAT10140 (versão metadados) e sugere se que sua rotina seja posicionada no caminho: Patrimônio Processos Ordens Serviço. 3. Cadastro de Ordens de Serviço/Projetos (CON0490/CON10151) Rotina alterada para quando cadastrar uma ordem de serviço de investimento ou operacional, permitir relacionar um inventário/parcela padrão. 1

2 Nota: O inventário/parcela relacionado à ordem de serviço servirá como sugestão no processo de inclusão/importação de suas parcelas, permitindo sua alteração. Exemplo de inclusão de uma ordem de serviço: Cadastrando OS com o tipo Investimento, para exibir a tela com as informações do módulo Patrimônio. Incluído os campos: Projeto Esse campo já existia na tela de manutenção da ordem de serviço dentro do módulo do Patrimônio para permitir o relacionamento entre ordens de serviço e projetos e foi incluído nessa tela apenas para facilitar esse processo. A finalidade desse campo é permitir a criação de projetos para controle de todos os gastos (construções/manutenções/aquisições/etc), sendo possível relacionar a ele várias ordens de serviço e realizar acompanhamento por meio de relatório. Exemplo para explicar esse processo. Projeto: Construção prédio administrativo OS 1000: Gastos construção prédio OS 1001: Equipamentos Informática OS 1002: Móveis e Utensílios Analisando os dados acima, foi desenvolvido um projeto para controle da construção do prédio administrativo e relacionado a ele todas as OS s que foram abertas para essa construção. Com esse campo, será permitido efetuar um melhor controle de todos os gastos realizados, desde a construção do prédio propriamente dito até o processo de aquisição de móveis, equipamentos de informática, etc, permitindo uma análise individualizada dos gastos (por OS), ou do projeto como um todo. Estimativa efetivação Indicador da estimativa de efetivação de cada parcela da ordem de serviço que está sendo cadastrada. No mês: estima se que todas as parcelas desta ordem de serviço serão imobilizadas no mesmo mês que houve o gasto. Para esta situação, não será solicitado relacionamento de inventário/parcela, visto que a imobilização da parcela será no período e desta forma, o bloco G do SPED CIAP irá considerar a informação diretamente do Imobilizado. A partir do mês subseqüente: estima se que todas as parcelas desta ordem de serviço não serão imobilizadas no mesmo mês que houve o gasto. Para essa situação será exigido o relacionamento de inventário/parcela para esta ordem serviço, visando facilitar o cadastro das parcelas desta ordem de serviço. Toda parcela incluída de uma ordem de serviço que possui relacionamento com inventário já cadastrado, automaticamente irá assumir como padrão o mesmo relacionamento, podendo este ser alterado se necessário; Ao selecionar essa opção, será exibida a tela Informações do Inventário que permite relacionar o inventário/parcela com a Ordem de Serviço e onde serão preenchidos os campos: Inventário: Número do inventário que será gerado a partir da ordem de serviço ao ser imobilizada (transferida para o controle o imobilizado). Descrição inventário: Descrição do inventário que será gerado a partir da ordem de serviço ao ser imobilizada. Parcela: Número da parcela do inventário que será gerado a partir da ordem de serviço ao ser imobilizada. 2

3 Finalidade Indica a finalidade de imobilização da ordem de serviço cadastrada. Nota: Essa informação afetará diretamente as parcelas desta ordem de serviço que serão importadas do módulo de Suprimentos. Construção/manutenção. Indica que a ordem de serviço refere se a um imobilizado que está em fase de construção ou manutenção. Independente da quantidade declarada para cada item da nota, o sistema irá gerar uma parcela da ordem de serviço para cada item (conforme o sistema trabalha atualmente). Aquisição imobilizado. Indica que a ordem de serviço refere se a aquisição de imobilizado (compra de ativo). Nesse caso, o sistema irá gerar para cada item da nota o número de parcelas conforme a respectiva quantidade declarada. Exemplo: Se possuo uma nota com 1 item e este possui uma quantidade declarada de 10. Nota: Item: Armário 6 gavetas Quantidade: 10 Valor: ,00 Ao importar essa nota para o controle de ordem de serviço do patrimônio, o sistema ao invés de gerar uma parcela da OS no valor de R$ ,00, irá gerar 10 parcelas no valor de R$ 1.000,00 cada uma. 4. Manutenção das Ordens de Serviço (PAT0310/PAT10031) Esta rotina teve alterações em várias funcionalidades para se adequar ao SPED CIAP conforme detalhamento abaixo: Incluída as opções de menu: Relacionamento Permite verificar se a ordem de serviço consultada possui relacionamento com inventário/parcela cadastrado. Modificação Na modificação de uma ordem de serviço, caso esta possua cadastrado relacionamento com inventário/parcela, será permitido alterar este relacionamento. Nota: Ao efetuar a modificação de um relacionamento com um inventário/parcela, o sistema não irá alterar o relacionamento das parcelas já existentes. 5. Manutenção das parcelas das Ordens de Serviço (PAT0440/PAT100311) Para a rotina de cadastro e manutenção das parcelas das ordens de serviço, foram alteradas as seguintes funcionalidades: As rotinas de Inclusão e modificação de uma parcela para permitir o relacionamento com inventário; Desenvolvida a funcionalidade para permitir o desmembramento de uma parcela da ordem de serviço. O relacionamento entre parcela de ordens de serviço e inventário será emitido no bloco G do SPED CIAP. Desta forma, todas as empresas que possuem o módulo CIAP do LOGIX e emitirão o SPED CIAP por meio do LOGIX, devem ter relacionamento com inventário de todas as parcelas de ordem de serviço em aberto que não serão imobilizadas no período. Funcionalidades alteradas: Incluir Todas as parcelas que forem incluídas manualmente poderão efetuar o cadastro do relacionamento com o inventário. 3

4 Se a ordem de serviço já possui relacionamento cadastrado, este será exibido na tela como valor padrão e poderá ser alterado; Se a ordem de serviço não possuir relacionamento cadastrado, a tela será exibida com as informações em branco e permitirá a alteração. Para esse caso, será permitido deixar as informações em branco, indicando que não haverá o relacionamento. A tela Relacionamento Ordem de Serviço x Inventário exibe a informação padrão, conforme sugestão da ordem de serviço. Essa tela possui alguns campos diferentes com relação à tela de sugestão de relacionamento para ordem de serviço. Inventário novo? Indica se será novo ou não o inventário/parcela relacionado à ordem de serviço/parcela, ou seja, se este já está cadastrado no PAT0060/PAT10028 (Informações Básicas do Bem). Esse campo permite alterar o relacionamento. Utilizar numeração automática? Indica se será utilizada ou não a numeração automática. Somente poderá ser marcada essa opção se o campo Inventário novo estiver preenchido e se a empresa estiver parametrizada para trabalhar com numeração automática. Quando for assinalada a opção que não será utilizada a numeração automática, permitirá que o número do inventário/parcela seja informado, em caso afirmativo, o número do inventário será exibido automaticamente de acordo com a numeração automática e será solicitada a descrição do inventário e agrupamento. Inventário pai Número do inventário pai que estará relacionado à parcela da ordem de serviço. Agrupamento Agrupamento do inventário pai que estará relacionado à parcela da ordem de serviço. O agrupamento exibido como padrão será sempre o informado no cadastro da ordem de serviço, podendo ser alterado. Se o número do inventário/parcela informado já estiver relacionado a uma outra parcela da OS, o sistema automaticamente irá exibir a descrição do inventário e agrupamento, não permitindo a sua alteração. Modificar Somente as parcelas ativas de ordem de serviço e que tiverem a data de aquisição no mesmo mês/ano do sistema (parâmetro), permitirão a alteração do relacionamento com o inventário. Nota: Se a parcela de ordem de serviço já possuía relacionamento cadastrado, não será permitido deixar as informações em branco. Desmembrar Essa funcionalidade tem a finalidade de efetuar o desmembramento de uma parcela de ordem de serviço em várias, para permitir o relacionamento destas com inventários distintos. A necessidade do desenvolvimento dessa rotina surgiu em virtude do SPED CIAP bloco G, não permitir que uma mesma parcela de OS esteja relacionado a mais de 1 inventário. Nota: Quando a parcela desmembrada já possuir relacionamento cadastrado, este será copiado para as parcelas criadas e exibirá uma rotina para permitir a manutenção destes relacionamentos. O desmembramento de uma parcela de ordem de serviço pode ser efetuado de duas formas: por quantidade ou valor. Somente um desses campos pode ser informado em tela. Quantidade permite desmembrar a parcela em partes iguais. Se for informada a quantidade 4, todos os valores da parcela origem serão divididos por 4 e serão criadas 3 novas parcelas com os mesmos dados. Nota: Nessa opção, a parcela origem sempre será considerada na quantidade informada. 4

5 Valor permite desmembrar da parcela origem um determinado valor. Nessa opção, deverá informar o valor da parcela que será gerada. Exemplo: Se for informado o valor R$1.000,00, esse valor será descontado do valor de aquisição da parcela origem e criado uma nova parcela. Os outros valores existentes (PIS/COFINS/ICMS) serão alterados proporcionalmente e os demais dados serão copiados. Uma vez efetuado um desmembramento, este não poderá ser cancelado. Quando a parcela desmembrada já possui relacionamento cadastrado, será exibida a tela Relacionamento entre Ordem de Serviço X Inventário, apresentando o mesmo relacionamento da parcela de origem do desmembramento e permitindo a sua manutenção. Transferência (Imobilização) Esta funcionalidade foi alterada para atender ao novo formato de relacionamento entre a ordem de serviço/parcela com o inventário que, com a chegada do SPED CIAP, precisa ser efetuado no mês/ano em que ocorrer o gasto e não mais no momento de sua transferência. Como existem situações (aquisição imobilizado onde a efetivação ocorre no mesmo mês/ano do gasto) onde o processo de transferência não irá sofrer alterações com relação ao processo antigo, foi necessário alterar esta rotina para conseguir identificar estas situações conforme detalhado abaixo. Quando for informada a ordem de serviço a ser imobilizada, identificamos internamente todas as parcelas disponíveis para imobilização e podemos encontrar três situações distintas: 1. Todas as parcelas da ordem de serviço não têm relacionamento com inventário. Para essa situação, o processo de imobilização em nada muda com o formato antigo. Caberá ao usuário definir quais parcelas pretende imobilizar e informar os dados necessários. Nota: Esse caso é comum quando o gasto e a transferência para o imobilizado é efetuado no mesmo mês (campo Estimativa efetivação no cadastro da ordem de serviço está marcado com a opção No mês ). 2. Todas as parcelas da ordem de serviço têm relacionamento com inventário. Para essa situação, o processo mudou. Neste formato, serão exibidos todos os inventários relacionados a esta ordem de serviço e caberá ao usuário definir quais inventários serão criados no processo de imobilização. Permite selecionar mais de um inventário no processo. 3. Algumas parcelas da ordem de serviço possuem relacionamento e outras não. Para esta situação atípica, a rotina exibirá o seguinte questionamento: Foram encontradas parcelas com e sem relacionamento à inventários, sendo necessário imobilizá las em momentos distintos. Deseja imobilizar agora as parcelas que possuem relacionamento cadastrado? Caso a opção selecionada seja Não, ocorerrá como descrito no item 1, permitindo selecionar as parcelas a serem imobilizadas. E se a opção selecionada for Sim, ocorrerá como descrito no item 2, trazendo os inventários selecionados e permitindo a seleção. 6. Importação de Ordens de Serviço (PAT0350/PAT10062) Assim como as demais rotinas do patrimônio, a importação de ordens de serviço foi alterada para agilizar e facilitar o processo de relacionamento entre a ordem de serviço/parcela e inventário realizado pelo usuário. 5

6 Principais alterações efetuadas: Para ordens de serviço importadas do módulo de Suprimentos, a rotina irá considerar a finalidade da ordem de serviço informada no cadastro da ordem de serviço (Se construção/manutenção ou Aquisição imobilizado). Nesse caso, se a ordem de serviço estiver cadastrada com finalidade igual a Aquisição de imobilizado, para cada item da nota a rotina automaticamente irá efetuar o desmembramento das parcelas conforme quantidade declarada. Caso contrário, será gerada uma parcela para cada item da nota como já ocorre atualmente. Ao final do processo de importação, será exibida uma tela com todas as ordens de serviços/parcelas importadas, permitindo efetuar a manutenção dos relacionamentos. Nota: O número do inventário, parcela e descrição exibidos nessa tela como padrão, têm sua origem no relacionamento efetuado na rotina do CON0490/CON10151 (Cadastro das Ordens de Serviço). 7. Relacionamento entre ordem de serviço e inventário (PAT4060/PAT10140) Programa desenvolvido para efetuar o relacionamento entre as parcelas de ordem de serviço com o número do inventário. Essa rotina visa facilitar o processo de inclusão e manutenção destes relacionamentos. Principais funcionalidades: Incluir Permite a inclusão de um relacionamento, quando este ainda não existir. Nessa opção, o relacionamento será incluído um a um. Para efetuar o relacionamento de várias parcelas de OS, poderá ser utilizada a opção Inclusão_grid que será detalhado ainda nesse processo. Modificar Permite efetuar a modificação de um relacionamento, desde que a data de aquisição da parcela da ordem de serviço esteja dentro do período do sistema (parâmetros do sistema). Exclui Permite efetuar a exclusão de um relacionamento, desde que a data de aquisição da parcela da ordem de serviço esteja dentro do período do sistema (parâmetros do sistema). Carregar Permite efetuar o cadastro do relacionamento por meio de carga via arquivo texto. Para efetuar esse procedimento, os procedimentos abaixo deverão ser seguidos: O arquivo a ser carregado deve estar salvo na pasta UNL definida no LOG1100 (Caminhos de Diretórios); O arquivo a ser importado deve ter o seguinte leiaute: Empresa Ordem de serviço Parcela OS Inventário Parcela inventário Descrição inventário Inventário pai Agrupamento Nota: O arquivo somente será importado quando todas as informações estiverem corretas. Caso exista alguma inconsistência, seja de informação duplicada ou leiaute, será emitido um relatório de erros. Inclusao_grid Permite efetuar a inclusão do relacionamento por meio de um grid (array), visando agilizar o processo. 6

7 Nota: O objetivo desta funcionalidade é facilitar o cadastro, permitindo incluir vários relacionamentos simultaneamente. 8. Fechame nto Mensal do Patrimônio (PAT0340/PAT10076) Alterada rotina para impedir o fecha mento mensal quando houver ordens de serviço em aberto sem relacionamento com inventário. O objetivo dessa validação é de evitar que o mês seja fechado no patrimônio e fiquem ordens de serviço sem relacionamento com o número do inventário, evitando problemas futuros na geração do SPED CIAP. Como podem existir situações em que será necessário que a rotina não efetue essa validação (reprocessamento de períodos muito antigos, implantação, etc.), foi desenvolvido no LOG2240 (Manutenção Parâmetros Sistema) o parâmetro Consistir relacionamento ordem de serviço X inventário para indicar a consistência ou não dessa validação. Esse parâmetro está localizado em Processo Adm/Financ / Patrimônio / Parâmetros Gerais. O parâmetro foi desenvolvido para efetuar a consistência da existência do relacionamento entre a ordem de serviço/parcela e o número do inventário. A alteração para não efetuar essa consistência somente deve ser efetuada em caso muito específico e esporádico. Se no parâmetro estiver selecionda a opção S (Sim), a rotina efetuará a consistência ao efetuar o fechamento mensal, caso contrário, a consistência não será realizada. Caso parametrizado para efetuar a consistência, todas as parcelas de ordem de serviço que estiverem em aberto e não possuírem relacionamento cadastrados, serão emitidas em um relatório e somente permitirão o fechamento do módulo após o seu cadastro Processo efetuado quando o parâmetro Consistir relacionamento ordem de serviço X inventário estiver com S (Sim) selecionado: Ao executar a rotina de fechamento do patrimônio e a empresa ainda possuir algumas ordens de serviço sem relacionamento cadastrado, será exibida a mensagem: Foram encontradas ordens de serviço que não possuem relacionamento com inventário/parcela. Ao confirmar o botão OK, será gerado um relatório para exibir as ordens de serviço/parcelas sem relacionamento para facilitar o processo de cadastrado. Selecionado o formato de geração do relatório, será questionado se o usuário irá ou não executar a rotina de relacionamento. Informando S (Sim), será exibida automaticamente a tela de cadastro de relacionamento já com as ordens de serviço inconsistentes, para que o relacionamento seja informado. 9. Demais alterações no sistema Os programas abaixo relacionados foram alterados para efetuar a consistência do número do inventário, e para não permitir que um inventário que já esteja relacionado a uma ordem de serviço seja utilizado. PAT0060/PAT10028 Informações Básicas do Bem; PAT2100/PAT10030 Importa Dados Suprimentos sem Ordem de Serviço; PAT2070/PAT10079 Inclusão de Bens com Data Retroativa. Todo inventário que estiver relacionado a uma ordem de serviço, tem seu número reservado no sistema e somente será incluído quando a ordem de serviço em questão for imobilizada. 7