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1 As organizações e seu ambiente Introdução O que são as organizações e por que elas são tão importantes? As organizações são extremamente complexas. Elas afetam todos os aspectos da vida humana, ou seja, nascimento, crescimento, desenvolvimento, educação, trabalho, relacionamento social, saúde, entre outros fatores. Organizações Conceito As organizações são complexas e dinâmicas, e possuem uma serie de definições. Contudo a mais comum é: Uma organização é definida como duas ou mais (1) pessoas trabalhando (2) juntas, cooperativamente, dentro de (3) limites identificáveis, para (4) alcançar um objetivo ou metas comuns. Nesta definição estão implícitos quatros aspectos conforme segue: 1. as organizações são feitas por pessoas - complexidade dos relacionamentos sociais e da variabilidade ou diversidade dos seres humanos. Estes fatores fazem das organizações um dos s mais complexos e apresentam os maiores desafios; 2. nas organizações as pessoas trabalham juntas - portanto, dividem o trabalho e partilham habilidades e conhecimentos - outro fator é assegurar que todos trabalhem na mesma direção das metas organizacionais neste contexto também e fundamental ter uma estrutura formal que especifique papéis, responsabilidade relacionamentos entre os participantes organizacionais; 3. as organizações devem ter limites - delimitações, fronteiras, ênfase em atividades, foco (o que fazer e o que comprar produtos e serviços); 4. as organizações são arranjos com propósitos que procuram alcançar objetivos as organizações não são agrupamentos transientes e temporários de pessoas; elas existem para perseguir objetivos e metas permanentes. Teoria Geral de s A Teoria Geral de Sistemas (T.G.S.) ou, mais simplesmente, Teoria de Sistemas foi criada nos anos 30 por um biólogo chamado Ludwig Von Bertalanffy, para tentar responder á complexidade dos organismos vivos. A Teoria de Sistemas afirma que as propriedades dos s não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados. A compreensão dos s somente ocorre quando estudamos os s globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes. Por volta da década de 1960, a inclusão da Teoria Geral de Sistemas na administração mostrou que nenhuma organização existe no vácuo ou é autônoma e livre no seu funcionamento.

2 Cada organização vive e opera num ambiente do qual recebe (como materiais, energia, informação) e no qual coloca os seus produtos ou (como, por exemplo, informação). As organizações podem ser vista como s abertos, tomando do ambiente (saída de outros s), e processá-las tornando-as em saída para outro ambiente (entrada para outro ). Todas as empresas precisam ter objetivos claros e definidos. O feedback pode ser medido por meio da consecução destes objetivos. Todos os s abertos compartilham algumas características (o corpo humano, a sociedade, o meio ambiente, ou mesmo o solar) A Teoria de Sistemas fundamenta-se em três premissas básicas: 1. os s existem dentro de s; 2. s são abertos; 3. as funções de um dependem de sua estrutura. Holismo: Ao serem reunidos para constituir uma unidade funcional maior, os componentes individuais de um desenvolvem qualidades não encontradas em seus componentes isolados. As totalidades representam mais do que a soma de suas partes. A Administração Holística tem como base que a empresa não pode mais ser vista como um conjunto de departamentos, que executam atividades isoladas, mas sim como em conjunto único, um aberto em continua interação Tipos de Sistemas: Quanto à sua constituição. Quanto à sua natureza. 1. Quanto à sua constituição: 1. s físicos ou concretos: quando compostos de equipamentos de maquinarias e de objetos e coisas reais; 2. s abstratos ou conceituais: quando compostos de conceitos, planos, hipóteses e idéias. -> ambos se complementam 2. Quanto à sua natureza: 1. s fechados: são s que não apresentam intercambio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental; 2. s abertos: são os s que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, por meio de e. Trocam matéria e energia regularmente com o ambiente. São eminentemente adaptativos.

3 Organizações como um Sistema Aberto Uma organização é um criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam os clientes, os fornecedores, os concorrentes, as entidades sindicais, os órgãos governamentais e muitos outros agentes externos. Uma organização influi sobre o meio ambiente e recebe influência dele. Além disso é um integrado por diversas partes relacionadas entre si, que trabalham em harmonia, umas com as outras, com a finalidade de alcançar uma série de objetivos, tanto da organização como de seus participantes. Organizações como s abertos Com base nos conceitos da Cibernética que se definem alguns parâmetros dos s: Entrada; Processamento; Saída; Feedback; Ambiente; Homeostasia Matérias-primas Informações Recursos Processo de transformação (subs interrelacionados) Bens e/ou Serviços Ambiente Feedback Subs organizacionais Os subs interagem com outros s formando redes. Qualquer que seja o tipo da organização, a transformação ou conversão de em é um fator comum entre elas. Na organização as seções, departamentos, gerências, diretorias, áreas, setores, são subs que interagem entre si dando origem ao organização que numa visão ampliada interage com outras organizações,... Subs organizacionais Bens Compras Produção Logística e/ou Serviços Feedback Financeira Organização

4 Produtos Produtos Compras Produção Logística e Serviços Compras Produção Logística e Serviços Feedback Financeira Feedback Financeira Organização Organização Mercado Feedback Os s e o meio ambiente os s existem em um meio ambiente e são por eles condicionados; meio (ambiente) é tudo aquilo que existe fora e ao redor de um e influencia a operação de um ; os limites (fronteiras) definem o que é o e o que é o ambiente. Pode-se classificar os s segundo sua hierarquia: Super (eco ) - O todo, o é parte dele Sistema - O que se está estudando no momento. Eco Sub Sub Sub - As partes identificadas que integram o Eco Eco Características das Organizações Sistemas Abertos 1. Comportamento probabilístico e não determinístico das organizações 2. São partes integrantes de uma sociedade maior e constituída de partes menores 3. Interdependência das partes 4. Fronteiras ou limites: é a linha que serve para demarcar o que está dentro e o que está fora do ou sub. Nem sempre a fronteira existe fisicamente 5. Morfogênese: é a capacidade de modificar suas maneiras estruturais básicas. 6. Resiliência: capacidade do superar o distúrbio imposto por um fenômeno externo (determina a vulnerabilidade ou grau de defesa). 7. Homeostase ou estado firme: tendência do em permanecer estáticos ou em equilíbrio mantendo seu status quo interno. (o estado atual das coisas)

5 Sistemas auto-reguláveis Adaptabilidade: é a mudança na organização do, na sua interação ou nos padrões requeridos para conseguir um novo e diferente estado de equilíbrio com o ambiente externo, mas alterando os seus status quo interno. Entropia Negativa A entropia é um processo pelo qual o organizado tende à exaustão, desorganização, desintegração e, no fim, à morte. Para sobreviver, os s abertos precisão mover-se para deterem o processo entrópico e se reabastecerem de energia, mantendo indefinidamente sua estrutura organizacional. É um processo reativo de obtenção de reservas de energia que recebe o nome de entropia negativa ou negentropia. Homem Funcional O indivíduo comporta-se em um papel dentro das organizações, interrelacionando-se com os outros, como um aberto. Administrando suas expectativas e se ajustando as novas realidades ou a novos papeis que lhe são atribuídos Teoria da Contingência É com a Teoria da Contingência que acontece o deslocamento da visão de dentro para fora da organização. A ênfase dada para o ambiente e as demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional. Na abordagem contingencial as características ambientais condicionam as características organizacionais, desta forma, não há uma única melhor maneira de se organizar. Tudo depende das características ambientais importantes para a organização. O processo de administração tornou-se complexo. Fatores situacionais poder e controle características dos membros da organização (habilidades e experiência) necessidades e motivações dos membros da organização Estrutura Organizacional Preferência da gerência mais alta cultura da organização

6 A abordagem contingencial pode ser vista como uma matriz se-então. Se certos fatores situacionais existem, então certas variáveis na estrutura da organização e certos s de gerenciamento são mais apropriados. n Então (Variáveis na estrutura organizacional e nos s de gerenciamento) A abordagem contingencial estabelece que situações diferentes exijam práticas diferentes, apregoando o uso das teorias tradicionais, comportamentais e de s separadamente ou combinadas para resolver problemas das organizações. Origens da Teoria das Contingências Se (Fatores situacionais, como tamanho, tecnologia e ambiente) n Características do ambiente Determinam o projeto da estrutura de uma organização e os s de controle. Organizações em ambientes estáveis escolhem uma estrutura mecanística. Organizações em ambientes mutantes escolhem uma estrutura orgânica. Não existe um modo melhor de organizar; a estrutura depende do ambiente no qual a organização opera. Teoria das Contingências - Joan Woodward Considerou que a tecnologia possui um papel tão ou mais importante que a estrutura e os processos da organização e classificou a empresa de acordo com três tipos distintos de de produção:

7 1 Unitário e de pequenos lotes: a produção é baseada nos pedidos da empresa, tendo somente o marketing como primeira atividade. A pesquisa e o desenvolvimento é a segunda atividade mais importante. É necessária uma estrutura orgânica, devido a uma maior necessidade de integração e flexibilidade. 2. Grande quantidade e produção em massa: os programas de produção não são diretamente dependentes dos pedidos da empresa. A primeira fase da fabricação é o P&D, seguido da produção que é a função mais importante, e, então, o marketing. As três funções são independentes e não se apóiam em relacionamentos operacionais das pessoas. 3. Processo contínuo: Os produtos são difíceis ou impossíveis de estocar, ou então, a capacidade de estocagem é limitada. O fluxo de produção é determinado pela situação do mercado. A ênfase do conhecimento técnico está mais sobre como os produtos podem ser usados, do que, como são feitos. Tom Burns e George M. Stalker Estruturas mecanísticas O modelo mecanístico descreve o funcionamento das organizações como o de uma máquina, para o alcance de seus objetivos e metas, de maneira eficiente. Características de uma estrutura mecanística: 1. a extensão dos cargos é estreita, provocando especialização dos funcionários; 2. as tarefas são muito bem definidas por regras e procedimentos, de modo que um desempenho padrão é alcançado; 3. as responsabilidades são claras, e as pessoas sabem o que é esperado delas; 4. uma clara hierarquia de autoridade existe para controlar e coordenar o trabalho dos especialistas; todos sabem a quem se reportar; 5. os empregados são selecionados com base em suas habilidades para fazer o trabalho requerido, e não com base em seus atributos pessoais; 6. os empregados se relacionam somente em base oficial, isto é, profissionalmente. Estruturas orgânicas Modelos orgânicos descrevem o funcionamento das organizações para alcance de seus objetivos e metas, pela procura da maximização da satisfação, flexibilidade e desenvolvimento do potencial humano. Características de uma estrutura orgânica: 1. é flexível às mudanças ambientais; 2. os cargos são amplamente definidos, permitindo uma larga variedade de tarefas; 3. as tarefas não são governadas por regras, padrões ou procedimentos;

8 4. as responsabilidades são de algum modo ambíguas, e frequentemente uma equipe divide a responsabilidade pelos resultados; 5. a hierarquia de autoridade pode existir, mas é comumente passada por cima ou ignorada no interesse das pessoas que tenham o conhecimento para resolver um problema particular; 6. existe dificuldade de ligar recompensas ao desempenho, por isso é dada pouca ênfase aos s formais de premiação; 7. os empregados são selecionados com base tanto nos critérios objetivos como nos intangíveis; 8. os empregados relacionam-se tanto informal como formalmente, e os relacionamentos sociais são importantes para a organização. Características e condições para estruturas mecanísticas e orgânicas Estruturas. Características Condições Mecanísticas cargos estreitos em conteúdo muitas regras e procedimentos claras responsabilidades hierarquia s objetivos de recompensas critérios objetivos de seleção oficial e impessoal tarefas e metas conhecidas tarefas divisíveis desempenho por medidas objetivas empregados responsivos e recompensas monetárias autoridade aceita como legítima Orgânicas cargos amplamente definidos poucas regras e procedimentos responsabilidades ambíguas s subjetivos de recompensas s subjetivos de seleção informal e pessoal tarefas e metas vagas tarefas indivisíveis desempenho por medidas subjetivas empregados motivados por necessidades complexas autoridade desafiada Desenho Organizacional Desenho organizacional se refere ao processo de determinar a forma organizacional apropriada, servindo como base da departamentalização e da coordenação Componentes principais da estrutura das organizações: alocação de responsabilidades e tarefas; relacionamento de subordinação; agrupamento dos indivíduos em departamentos; mecanismos de coordenação e de integração. Aspectos principais: fator crítico para o sucesso de longo prazo processo contínuo, que se altera pelas mudanças do ambiente; não existem projetos universalmente aplicáveis.

9 Tipos de Organizações: Organização Funcional Estrutura funcional: As organizações funcionais são altamente centralizadas. Seu mecanismo básico de coordenação é a hierarquia dos níveis. O nível mais alto é responsável pela direção estratégica e pela coordenação das operações; a administração média é responsável pela operação da organização. Os níveis mais baixos conduzem as atividades operacionais. Cada pessoa tem um gestor claramente definido, e as equipes são organizadas por funcionalidade (ex. área comercial, produção, financeira, etc.). Estrutura adequada às companhias que operam em uma atividade simples ou com poucos produtos funcionam em um ambiente estável e as tarefas podem ser padronizadas. Desvantagens: a responsabilidade esta no topo da organização; caso o ambiente se torne instável, ou haja uma proliferação de produtos, a alta direção torna-se sobrecarregada com decisões e pressões de coordenação. Exemplo parcial de uma organização funcional Fonte: Silva, Reinaldo O.- Teorias da Administração Tipos de Organizações: Organização Divisional Estrutura divisional: À medida que as empresas começam a crescer sua linha de produtos, a organização divisional se torna mais apropriada, a estrutura é dividida em grupos de clientes ou linhas de negócios.

10 A alta direção geri os gerentes divisionais, esses gerentes são responsáveis pelo desempenho geral de suas divisões. Para cada linha de negócio, todas as funções necessárias são agrupadas dentro de divisões, e o gerente divisional tem autoridade e responsabilidade por todas essas funções. Exemplo parcial de uma organização divisional Fonte: Silva, Reinaldo O.- Teorias da Administração Tipos de Organizações: Organização Matricial Estrutura matricial: Nas últimas décadas, muitas organizações vêm lutando contra a pressão dual da responsabilidade de mercado e da eficiência de operações. A estrutura funcional otimiza a eficiência e a divisional é mais ágil ao mercado. Neste sentido, visando obter as vantagens das duas muitas empresas estão adotando outra inovação institucional, chamada de forma matricial de organização. A característica mais marcante deste modelo é que sua implantação contempla as duas estruturas citadas anteriormente simultaneamente. Outro fato importante é que nesta estrutura os funcionários podem ter mais de um chefe. Nela há dois tipos de autoridade, uma é funcional, representada pelas linhas pontilhadas, a outra é hierárquica, representada pelas linhas cheias. Neste modelo, podem-se alocar recursos de outras áreas para atuar em projetos formando assim, uma equipe multifuncional.

11 Exemplo parcial de uma organização matricial Fonte: Silva, Reinaldo O.- Teorias da Administração Bibliografia básica 1. SILVA, Reinaldo O. da Teorias da Administração, São Paulo Pearson, MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração da Revolução Urbana a Revolução Digital. 3a. Ed. São Paulo: Atlas, 2002.