03/02/2014. Gestão de Projetos. Tema 1. Motivação. Fatores que influenciaram as empresas ao longo do tempo: Motivação Tecnologia

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1 Gestão de Projetos Tema 1 A Natureza e a Estrutura da Gestão de Projetos Motivação Fatores que influenciaram as empresas ao longo do tempo: Tecnologia. Mercado. Sociedade. Clientes. Motivação Tecnologia A tecnologia pode alterar o formato de produção da empresa, tornando-a mais eficiente. Possibilita um fluxo de comunicação adequado e gera base de conhecimento. 1

2 Motivação Mercado O mercado influencia nas necessidades de soluções e serviços globais, a fim de garantir a qualidade uniforme ao redor do mundo. A sociedade impõe às empresas manutenção de boas práticas morais e éticas, preocupação com a preservação do meio ambiente, produtos saudáveis e empresas humanísticas. Motivação Clientes Os clientes estão mais exigentes, a qualidade está implícita na necessidade atual: qual a sensação ou experiência que o produto me proporcionará? Será que Sabemos o que o Cliente Deseja? Normalmente compreendemos o que o cliente não quer depois que o cliente enxerga o produto final. Durante o desenvolvimento do projeto se torna tangível aos clientes o produto do projeto, e, a partir daí, estes enxergam novas possibilidades, tendendo, com isso, a propor mudanças. 2

3 Introdução à Gestão de Projetos Oqueéimportanteparaquemdesenvolve um produto ou entrega um serviço? Descrever e compreender o desejo do cliente. Estruturar as atividades. Criar mecanismos auxiliares de controle. Criar estratégia para garantir o sucesso na construção e a satisfação do cliente. OqueéumProjeto? Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. (NBR 1006). NBR 1006 (norma brasileira para qualidade em gerenciamento de projetos). OqueéumProjeto? Para o PMI (Project Management Institute, PMBOK, 2011), um projeto é um esforço temporário com a finalidade de criar um produto/serviço único. 3

4 PMI O PMI (Project Management Institute) tem o objetivo de desenvolver e divulgar as melhores práticas de gerenciamento de projetos, atuando desde Segundo o PMI - São Paulo (http://www.pmisp.org.br/), há mais de 250 mil usuários. A organização tem não só programas de certificação e atualização, mas também um vasto acervo em seu site. Parte conteúdo está disponível apenas para associados. PMBOK É um guia que estabelece diretrizes para processos, ferramentas e técnicas para gerenciamento de projetos. Documento indispensável de leitura para quem deseja implementar gestão de projetos em uma empresa. Características e Ciclo de Vida Continuando 4

5 Características dos Projetos Para Keeling e Branco (2012), os projetos apresentam as seguintes características: São empreendimentos independentes. Possuem propósito e objetivos específicos. São de duração limitada. Entregam um resultado único. Contam com recursos, administração e estruturas próprios. Projeto Estabelecer um novo negócio. Processos (Atividades Contínuas) Administrar um negócio consolidado. Introdução de um Administração rotineira de sistema de controle de estoque. estoque. Lançar um novo modelo de tablet. Construir um novo aeroporto. Gerenciar o fornecimento das peças para a linha de montagem do tablet. Operar um terminal aeroportuário. Objetivos e Fases de um Projeto Grupo Iniciação Objetivo Processos para definição do projeto ou fase. (O que é o projeto?). Planejament o Definição de escopo, detalhamento dos objetivos e estratégia (Fase do Como fazer?). Execução Execução do trabalho definido no plano de projeto. 5

6 Objetivos e Fases de um Projeto Grupo Monitorament oecontrole Fechamento Objetivo Acompanhamento, revisão e controle do progresso das atividades; gestão do desempenho e identificação de mudanças. Processos executados para finalizar todas as atividades; encerramento formal do projeto Objetivos e Fases de um Projeto Fonte: PMBOK, Objetivos e Fases de um Projeto Quaisquer projetos passam por essas cinco fases e, mesmo que tenham custos semelhantes, possuem intensidade diferente em cada uma delas. A fase de maior intensidade vai depender da natureza do trabalho. 6

7 Objetivos e Fases de um Projeto Alguns autores, como Keeling (2012), resumem as fases de execução, monitoramento e controle em uma única. Com isso, existem quatro fases: Conceituação, planejamento, execução e conclusão. Apesar das vantagens da gestão de projetos, esta também oferece alguns desafios; entre eles está a estrutura administrativa. Infelizmente, a causa de fracasso de diversos projetos reside justamente em falhas na elaboração de tal estrutura, especialmente na interna. Necessidades: Comprometimento dos executivos. Clima organizacional motivador. Recursos financeiros. Pessoas. Maturidade dos gestores envolvidos na implantação, entre outros. O papel do gerente de projetos é transversal à atuação dos outros gestores da organização. Com isso, sua posição hierárquica pode afetar o formato e o resultado da gestão. 7

8 Funcional: Estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da Presidente especialização das funções; o gerente de projeto tem pouca autonomia. Assessor Produção Financeiro Marketing PMO Projetizada: Em uma organização projetizada o gerente de projetos tem autoridade total na gestão do projeto. Gerente de Projeto I Gerente de Projeto II Gerente de Projeto III A empresa trabalha em função de projetos. Matricial: É uma especialização das organizações funcionais e projetizadas. As equipes funcionais são alocadas por gerentes de projetos com diferentes níveis de autonomia. Matriz Fraca GP é um facilitador. Matriz Forte GP é dedicado 100%. Balanceado GP tem prioridade, porém não tem autoridade total no projeto. 8

9 Organização Matricial Forte Executivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional PMO Gerente de Projetos Gerente de Projetos Fonte: Resumo de estrutura versus formato da gestão (PMBOK, 2008). A Natureza e a Estrutura da Gestão de Projetos Agora é sua vez 9

10 Influência do Tipo da Organização na Gestão de Projeto Suponha que você está gerenciando um projeto em uma empresa com organização funcional. O projeto está atrasado em razão de um problema de desempenho de um membro do projeto que é da área de engenharia e produz os desenhos técnicos para o projeto. Qual a sua atitude como gerente de projeto em relação a essa pessoa? Influência do Tipo da Organização na Gestão de Projeto O ideal seria conversar com este membro e cobrar dele um desempenho melhor. Porém, como se trata de uma estrutural funcional, isso significa que ele não está subordinado a você, mas sim ao responsável da área de engenharia. Influência do Tipo da Organização na Gestão de Projeto Você deve, então, reunir as informações de desempenho e levá-las para discuti-las com o responsável da área de engenharia, com o objetivo de esclarecer, recomendar e apoiar a condução de uma solução, que pode ser desde uma conversa até a troca dessa pessoa. 10

11 Influência do Tipo da Organização na Gestão de Projeto Alguns cuidados devem ser tomados nesse tipo de estrutura, pois a hierarquia deve ser respeitada. Isso significa que o gerente de projeto não tem autonomia de cobrar desempenho, apenas de sugerir alocação e desalocação de pessoas. Influência do Tipo da Organização na Gestão de Projeto Nesse tipo de estrutura é necessário jogo de cintura e flexibilidade por parte do gerentedeprojeto. Entretanto, não se deve perder o foco do sucesso do projeto. A Natureza e a Estrutura da Gestão de Projetos Finalizando 11

12 Projeto versus Processo Algumas pessoas confundem processo com projeto, pois há características similares de organização entre eles. Um projeto traz sempre data de início e término, ao passo que o processo é contínuo. Existem projetos que se transformam em processo. A Gestão de Projetos O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto com objetivo de atingir o resultado estipulado no escopo do projeto (PMBOK 2008). Um gerente de projetos pode gerir um projeto, um programa ou um portfólio de projetos. O Perfil do Gerente de Projetos Kerzner (1992), ao realizar pesquisas e experiências, chegou à conclusão de que existem dez importantes habilidades inerentes ao gerente do projeto. Habilidades Características Construção de s Capacidade de formar e gerenciar equipes de trabalho. Liderança Capacidade de direcionar a equipe e todos envolvidos no projeto. Resolução de Conflito Capacidade de identificar e resolver conflitos relacionados ao projeto. Competência Técnica Capacidade de coordenar as ações do projeto. Planejamento Capacidade de elaborar planos e executá-los. 12

13 O Perfil do Gerente de Projetos Habilidades Características Organização Capacidade de estabelecer estratégia de trabalho. Empreendedor Capacidade de gerar e gerenciar negócios para o projeto. Administração Capacidade de desenvolver técnicas de controle, orçamento etc. Suporte Gerencial Capacidade de gerenciar todos os envolvidos no projeto. Alocar Recursos Capacidade de estabelecer os recursos necessários ao projeto. Gerente de Projeto versus Estrutura Organizacional O gerente de projeto tem que possuir habilidades não técnicas para transpor dificuldades que podem ser inerentes ao projetoouaomeioemqueoprojetoestá inserido. 13

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