Início, identificar uma necessidade ou oportunidade, o problema e sua solução, e a estimativa inicial dos custos e prazos;

Transcrição

1 O projeto Os projetos estão sempre vinculados às organizações, são de caráter transitório e seu objetivo é satisfazer ou exceder as expectativas dos mercados ou das partes interessadas (stakeholders). O projeto também possui o objetivo principal de executar ações direcionadas ao produto do projeto, possuindo ação definida, objetivos e os requisitos. Essa operação acontece através de atribuições de reponsabilidades aos participantes, descritas qualitativa e quantitativamente e com prazos definidos. Os recursos a serem disponibilizados ao projeto são os recursos humanos, financeiros e materiais, obviamente o projeto obedece a um ciclo de vida, que são as suas fases de início, meio e fim: Início, identificar uma necessidade ou oportunidade, o problema e sua solução, e a estimativa inicial dos custos e prazos; Planejamento, tem como objetivo o planejamento do direcionamento do projeto; o o Preliminar, avalia o problema ou necessidade e define o produto e sua forma de obtê-lo; Detalhado, define as atividades que envolvem a utilização dos recursos, visa à execução e controle. Definição da equipe; Execução, é literalmente a execução das ações planejadas, visando a alcançar o objetivo proposto, e a coordenação do trabalho em equipe sob a gerencia do gerente do projeto; Controle, disponibiliza métodos de controle, acompanhando a execução, se houve desvio ações corretivas devem ser tomadas. Encerramento, o projeto é encerrado após atingir os objetivos propostos, é feita uma avaliação de qualidade, os contratos relacionados ao projeto são encerrados. E dissolve-se a equipe; Sistema de informações gerenciais, sistema em tempo real, que auxilia na coordenação do proejto.

2 O gerente do projeto. Assim como qualquer colaborador o gerente de projetos precisa evidenciar conhecimentos e habilidades e utilizar essas habilidades afim de atingir os objetivos propostos para aplicá-los ao projeto a fim de atingir/exceder às expectativas das partes interessadas. Alguns atributos desejáveis são: Conhecimentos organizacionais, envolvendo os sistemas administrativos e financeiro, recursos humanos, processos e operação, produtos, mercados e clientes e etc; Conhecimentos técnicos, relacionados a área de atuação; Habilidades de comando, planejamento, organização, capacidade de liderança, e controle recursos e tomada de decisão; Outras habilidades: capacidade de trabalhar sob pressão, capacidade de trabalhar em equipe, criatividade, relacionamento interpessoal, concisão e clareza, posicionamento em relação aos diversos aspectos da gestão, atitude de estrategista. As atribuições e responsabilidades dos gerentes são: Fase de iniciação do projeto, caracterização dos objetivos, estimar os custos, prazos e direcionamento dos esforços da organização; Fase de planejamento do projeto, selecionar e avaliar a equipe do projeto, elaborar e coordenar o planejamento geral do projeto, estabelecer a estrutura e planejamento do trabalho bem com o produto a ser entregue, dirigir e coordenar os esforços para atingir os objetivos propostos, obter as devidas aprovações;

3 Fase de execução do projeto, motivar a equipe do projeto, iniciar a implantação, delegar tarefas e definir hierarquia e responsabilidades, disponibilizar os insumos necessários, administrar os conflitos da equipe (internos e externos), oferecer apoio à equipe, estabelecer e preservar a comunicação com toda a matriz de relacionamentos; Fase de controle do projeto, criar e estabelecer mecanismos de controle do projeto, custos, prazos e objetivos, negociar alterações, tomar as ações corretivas necessárias; Fase de encerramento do projeto, conclusão do projeto através da demonstração e avaliação de resultados, prestação de contas, encerramento de contratos, dissolver a equipe, encaminha as documentações geradas no projeto e encerrar o projeto. Definição da equipe do projeto. Podemos considerar a equipe do projeto como um grupo de pessoas com responsabilidades previamente definidas, comprometidos em atingir os objetivos estabelecidos, os recursos humanos são as peças fundamentais para o desenvolvimento de projetos de qualquer espécie. A construção de um bom time é o maior desafio, o gerente de projetos desenvolve um trabalho com pessoas de formações distintas, experiências e especializações diferenciadas, e deve motivar todos a alcançar objetivos em comum. As fases evolutivas do desenvolvimento da equipe são: Formação, início, definição e propósitos do grupo e as respectivas responsabilidades; a comunicação ainda não é a ideal, não existe comprometimento, sentimento de pertencimento a equipe e o ambiente é confuso; Turbulência, como em qualquer organização, com o início dos relacionamentos, surgem os conflitos, entre membros da equipe e com o gerente do projeto, resistências e desistências são comuns, há ainda a formação de pequenos sub grupos. Desempenho, com o decorrer do projeto a equipe do projeto alcança e proporciona um ambiente produtivo, criativo e cooperativo, flexibilidade e coesão complementam a formação da equipe, o estabelecimento dos objetivos e dos meios para alcança-lo vão determinar a motivação e energia necessária para tal. Normalização, padrões de comportamento e processos de entendimento surgem a equipe se mostra coesa e o feedback é positivo Administração de conflitos na equipe Especificamente na gerência de projetos, o conflito é gerado quando comportamentos de pessoas ou grupos interferem, impedem ou dificultam o alcance dos objetivos da outra parte, é um choque de interesses entre pessoas, grupos e ideias.

4 Isso é muito comum e necessita ser admitido compreendido e administrado, objetivando tirar proveito do ocorrido, pois é um valioso aprendizado. Existem três tipos de conflitos: Conflito intrapessoal, está dentro do colaborador e não existe um entendimento a respeito dos aspectos do papel do indivíduo na empresa e sua a carga de trabalho, sobre os limites organizacionais ou funcionais. Conflito interpessoal, acontece entre os colaboradores, pode ocorrer entre os pares, subordinados e superiores, tem caráter profissional e pessoal. Na área profissional os conflitos são racionais e fáceis de resolver, os conflitos onde as características principais são pessoais são irracionais e as soluções mais complexas. Conflito intergrupal, nas organizações são muito comuns devido a existência de diferentes grupos e colaboradores, com diferentes valores pessoais. Portanto os conflitos no projeto são muito comuns devido a equipe ser formada por pessoas de diferentes características e formações, porém são possíveis algumas medidas preventivas, para prevenir ou minimizar seus efeitos. Conflitos intrapessoais, a organização deve estabelecer a descrição dos cargos e os limites de autoridade e responsabilidade, incentivar a cooperação e não a competição, estabelecer uma administração participativa, integrar a equipe e estabelecer um clima de franqueza e de confiança entre os integrantes; Conflitos interpessoais, além do descrito anteriormente, a organização deve estabelecer a missão, a visão e os valores éticos que estabeleça uma conduta que valorize a cooperação, e também deixar claro os critérios para promoções, prêmios etc, no âmbito do projeto, propiciar o ambiente participativo; Conflitos intergrupais, a organização deve controlar a formação de pequenos grupos, e subgrupos, incentivando a integração entre todos os colaboradores. A abordagem para esse tipo de conflitos deve priorizar a prevenção e a sua rápida identificação, facilitando a administração e resolução, a seguir algumas técnicas de resolução de conflitos: Confrontação, estabelece uma abordagem racional de soluções, com tendências a escolher conjuntamente a melhor alternativa para resolução dos conflitos; Comprometimento, existem negociações com a busca de soluções que atendem parcialmente as partes envolvidas, tem um resultado inferior aos desejáveis. Acomodação, sabemos muito bem o que é isso, dá ênfase as áreas comuns onde há entendimento, e não atende as áreas problemáticas isolando o problema, essa abordagem por pior que seja tem sua efetividade, identificando as áreas que apoiam o projeto, fazendo com que e o projeto possa continuar onde houver concordância entre as partes;

5 Prevalência, onde as opiniões de alguns são mais importantes que as dos demais, situação de grande competitividade usando o sistema ganha-perde, deve ser o último recurso usado pela gestão do projeto, pois abala o clima organizacional. Retirada, o gerente não administra os conflitos, mas os ignora; pode haver uma grande intensificação nos conflitos, podemos dizer que é uma estratégia temporária para esfriar o processo em curso, e avaliar ações posteriores. Os recursos humanos são os principais recursos do projeto, representados pelo gerente e a equipe, todos devem possuir habilidades, postura, técnicas e conhecimentos diversificado, devido a essas particularidades podem e devem ocorrer choques de opinião, levando a inevitáveis conflitos, que se tratados adequadamente, serão benéficos.